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Für ästhetische KlinikenDer Arzt hat Zeit für die Patientin. Papierkram, Termine und Zahlen der Klinik erledigen sich von selbst
Wir haben 22 Lösungen für den ganzen Weg der Patientin beschrieben: von der Instagram-Nachricht um 22:40 Uhr über Anamnese, Einwilligungen und Fotos vor der Behandlung bis zu Präparatechargen, Arzthonoraren und einem Finanzagenten, mit dem die Inhaberin in Teams spricht. Jede ist ein eigenes, kleines Projekt auf Microsoft 365, das die meisten Kliniken ohnehin haben.
Eine Regel in jeder Lösung
Medizinische Entscheidungen trifft der Arzt. Alles andere kann ein Roboter dem Team abnehmen.
Der Roboter entscheidet nicht über die Eignung für eine Behandlung, bewertet keine Kontraindikationen, beantwortet keine Gesundheitsfragen und beurteilt weder Fotos noch Ergebnisse. Er nimmt Menschen das Abtippen, das Überwachen von Terminen und das Suchen von Unterlagen ab, damit Arzt und Empfang Zeit für die Patientin haben.
Was die Automatisierung übernimmt
- Daten, Formulare und Chargennummern abtippen
- Termine überwachen: Besuche, Serien, Kontrollen und Verfallsdaten
- Einwilligungen, Fotos und Unterlagen suchen
- Einnahmen, Pakete und Arzthonorare berechnen
- Berichte für die Inhaberin ohne Tabellen
Auf einen Blick
Zugeschnitten auf eine Klinik, nicht auf einen Konzern
Jede Lösung haben wir an einer Modellklinik mit drei Behandlungsräumen und fünf Ärzten und Kosmetologinnen beschrieben. Die Zahlen in den Beschreibungen sind illustrativ, und der Rechner auf jeder Seite nimmt Ihre eigenen auf.
Etappe 1 · Erstkontakt und Vorbereitung
Bevor die Patientin im Stuhl sitzt
Die meisten Patientinnen verliert eine Klinik, bevor sie sie überhaupt sieht: im verpassten Anruf, in der unbeantworteten Nachricht, in Unterlagen, die am Stuhl fehlen.
Die Frage nach dem Preis einer Lippenkonturierung kommt um 22:40 Uhr und wartet bis zum Morgen, und die Patientin hat drei Kliniken gefragt. Die KI entwirft eine Antwort aus Ihrer Preisliste und freien Beratungsterminen, der Empfang gibt sie mit einem Klick frei, und Gesundheitsfragen enden immer mit einer Einladung zur Beratung.
Lösung ansehen KundenserviceVerpasste Anrufe zurückgerufenDer Empfang ist bei einer Patientin, das Telefon klingelt zum dritten Mal, und die Anruferin bucht dort, wo jemand abgenommen hat. Zwei Minuten nach dem verpassten Anruf geht eine SMS mit Buchungslink raus, und die Nummer wartet in einer Rückrufliste in Teams, bis jemand das Gespräch abhakt.
Lösung ansehen Vertrieb & MarketingTermine bestätigt, freie Slots nachbesetztEin kurzfristig abgesagter Lasertermin heißt leerer Raum und ein teures Gerät, das stillsteht. Der Roboter bietet den frei gewordenen Slot der Warteliste an, und wer zuerst klickt, bekommt ihn.
Lösung ansehen KundenserviceAnamnese und Vorbereitung vor der BehandlungEin Anamnesebogen nach Ihrer Vorlage kommt zwei Tage vor dem Termin online, zusammen mit den Vorbereitungshinweisen Ihrer Ärzte. Der Arzt betritt den Raum vorbereitet, und die Entscheidung über die Eignung bleibt allein bei ihm.
Lösung ansehen Recht & ComplianceEinwilligungen komplett vor dem EingriffNach der Buchung erhält die Patientin die passende Einwilligung zur elektronischen Unterschrift, und der Empfang sieht am Vortag die Liste der Lücken. Eine fehlende Seite fällt nicht erst am Stuhl auf.
Lösung ansehen Betrieb & ProduktionEmpfang auf dem Tablet statt KlemmbrettDie Patientin meldet sich mit ihrer Telefonnummer an, bestätigt ihre Daten und unterschreibt Einwilligungen auf dem Bildschirm, und der Roboter speichert alles im System. Der Empfang tippt kein Feld ab, und der Behandlungsraum weiß, dass die Unterlagen vollständig sind.
Lösung ansehenEtappe 2 · Behandlung und Betreuung
Behandlung, Nachsorge und der nächste Termin
Hier entscheidet sich, ob die Patientin wiederkommt. Die Dokumentation muss tadellos sein, und die Nachsorge darf nicht davon abhängen, ob jemand daran gedacht hat.
Ein Foto vom Kliniktablet kommt per Terminkode in die Patientenakte, und auf dem Gerät bleibt nichts. Bei der Kontrolle hat der Arzt Vorher und Nachher nebeneinander, und veröffentlicht werden nur Fotos mit gesonderter Einwilligung.
Lösung ansehen Recht & ComplianceProduktchargen der Behandlung zugeordnetDie Assistentin fotografiert das Etikett, und der Roboter liest Charge und Verfallsdatum und speichert sie beim Termin. Meldet ein Hersteller eine Charge, steht die Patientenliste in Minuten bereit, und über die nächsten Schritte entscheidet der Arzt.
Lösung ansehen KundenserviceNachsorge und KontrollterminDie Hinweise zur jeweiligen Behandlung kommen per SMS und E-Mail, die Kontrolle wird nach dem Protokoll der Klinik angeboten, und nach einigen Tagen bekommt die Patientin eine kurze Frage zu ihrem Befinden. Jedes Warnsignal geht sofort an den Arzt in Teams.
Lösung ansehen Vertrieb & MarketingBehandlungsserien rechtzeitig erinnertDer Arzt hält den Serienplan bei der ersten Behandlung fest, und der Roboter schlägt die nächsten Sitzungen zu den geplanten Terminen vor. Eine abgebrochene Serie verschwindet nicht in Stille, sie landet als Anruf-Aufgabe beim Empfang.
Lösung ansehen KundenserviceGoogle-Bewertungen nach jedem BesuchJede Patientin bekommt nach dem Termin dieselbe freundliche Bitte um eine Bewertung, ohne Filter, wer sie erhält. Kritische Anmerkungen gehen zusätzlich an die Leitung, damit jemand anruft und die Sache klärt.
Lösung ansehen Finanzen & BuchhaltungBehandlungspakete bis zum Ende abgerechnetEin Paket mit fünf Behandlungen im März verkauft, drei genutzt, zwei offen. Jedes Paket hat ein Sitzungsregister, die Patientin wird an ungenutzte Sitzungen erinnert, und die Inhaberin sieht den Saldo der Vorauszahlungen.
Lösung ansehenEtappe 3 · Hinter den Kulissen
Präparate, Fristen und Dienstplan
Das sieht die Patientin nicht, bis etwas schiefgeht: eine abgelaufene Ampulle, eine überfällige Laserwartung, ein Arzt, den niemand vertreten hat.
Der Verbrauch geht direkt aus den Behandlungen vom Bestand ab, was zuerst abläuft, wird zuerst verbraucht, und die Bestellung wartet auf Freigabe in Teams. Die Kühlschranktemperatur ist rund um die Uhr im Blick, mit Alarm an die Bereitschaft.
Lösung ansehen Recht & ComplianceDie Fristen der Klinik im GriffAutoklav-Validierung, Laserwartung, Haftpflichtpolice und Personaluntersuchungen in einem Register mit Erinnerungen im Voraus. Die Nachweise liegen bei jeder Position, bereit zum Vorzeigen.
Lösung ansehen HR & MitarbeitendeDienstplan für Ärzte, Räume und GeräteEs gibt einen Laser, der Arzt behandelt dienstags und donnerstags, und die Kosmetologin braucht eine Vertretung. Der Plan achtet auf Menschen, Räume und Geräte zugleich, und Vertretungen werden vorgeschlagen, ohne alle anzurufen.
Lösung ansehenEtappe 4 · Geld und Zahlen
Das Geld der Klinik im Griff
Der Umsatz einer Klinik entsteht in mehreren Systemen zugleich. Roboter gleichen sie jede Nacht ab, und morgens sieht die Inhaberin ein Bild statt fünf.
Ein Muttertagsgutschein online verkauft, zweimal gedruckt, einmal eingelöst, vermutlich. Jeder Gutschein hat einen eindeutigen Code, der Empfang prüft ihn in einer Sekunde, und die Buchhaltung bekommt monatlich eine Aufstellung der verkauften, eingelösten und abgelaufenen.
Lösung ansehen Finanzen & BuchhaltungTageseinnahmen jeden Morgen abgestimmtKasse, Terminal, Praxissystem, Paketvorauszahlungen und Raten sind fünf Wahrheiten über denselben Tag. Der Roboter gleicht jede Nacht alle Quellen ab, schließt stimmige Tage wortlos und meldet morgens in Teams nur die Differenzen.
Lösung ansehen Finanzen & BuchhaltungPräparaterechnungen zur Buchhaltung ohne OrdnerRechnungen von Großhändlern und Lieferanten kommen per E-Mail und auf Papier, und am Fünften fragt die Buchhaltung nach den fehlenden. Der Roboter sammelt sie an einem Ort, liest die wichtigsten Felder und schickt dem Büro ein vollständiges Paket.
Lösung ansehen Finanzen & BuchhaltungArzthonorare pro BehandlungDie Abrechnungsregeln jedes Arztes einmal festgehalten, und die Aufstellung rechnet sich aus Behandlungen und tatsächlichen Präparatkosten von selbst. Der Arzt sieht jede Position mit ihrer Regel, und die Inhaberin entscheidet nur Anmerkungen und gibt frei.
Lösung ansehen Management & PlanungDer Morgenbericht der Inhaberin in einer NachrichtUm 7:30 Uhr eine Nachricht in Teams: gestrige Termine und Einnahmen, heutige freie Slots, Kontostand, fällige Rechnungen und knappe Präparate. Statt sich in drei Systeme einzuloggen und den Empfang anzurufen.
Lösung ansehen Management & PlanungAuslastung von Räumen und Geräten jede WocheEinmal pro Woche sieht die Inhaberin die Auslastung von Räumen und Geräten Stunde für Stunde. Man sieht, wo der Laser stillsteht und wo Stunden fehlen, bevor über einen weiteren Arzt oder ein Gerät entschieden wird.
Lösung ansehenFinanzagent in Teams
Die Inhaberin fragt nach Zahlen wie einen Menschen. Die Antwort kommt binnen einer Minute, mit Quelle.
Ein KI-Agent in Microsoft Teams hat Lesezugriff auf das Praxissystem, die Bücher im Buchhaltungssystem, die Bank und die Register, die die Roboter führen. Er antwortet im Gespräch, erstellt Berichte auf Wunsch und schickt jeden Morgen von selbst die wichtigsten Zahlen.
Die Grenzen sind fest: Der Agent liest und berichtet, er bucht und zahlt nichts, sieht keine Patientenakten und keine Patientennamen und überlässt Steuerfragen der Buchhaltung.
Illustratives Beispiel · Zahlen für das Gespräch erfunden
Womit beginnen
Fünf Schritte in der Reihenfolge, die sich am schnellsten auszahlt
Bestätigte Termine und Warteliste
Das am schnellsten sichtbare Geld: Jeder nachbesetzte Slot ist eine Behandlung, die sonst verloren wäre.
Anamnese, Vorbereitung und Einwilligungen vor dem Termin
Ein ruhigerer Empfang, ein Arzt, der vorbereitet in den Raum kommt, und Termine, die pünktlich beginnen.
Verpasste Anrufe und ein Posteingang
Mehr gebuchte Beratungen aus demselben Aufkommen, ohne zusätzliche Stelle am Empfang.
Präparatechargen der Behandlung zugeordnet
Ordnung, die sich im Lager, bei Arzthonoraren und in den Zahlen der Inhaberin auszahlt.
Der Finanzagent mit dem Morgenbericht
Zum Schluss, weil er am meisten bringt, wenn er schon Daten von den Robotern oben hat.
Jeder Schritt ist ein eigenes Projekt, gemessen in Wochen. Sie können nach dem ersten aufhören und den nächsten hinzunehmen, wenn der erste läuft.
Daten und Sicherheit
Gesundheitsdaten brauchen mehr als ein Versprechen
Eine Klinik verarbeitet besondere Kategorien personenbezogener Daten, also ist der Datenumfang jeder Lösung minimal und mit Ihnen abgestimmt, und die Patientenakte bleibt dort, wo Sie sie heute führen.
- Die Daten bleiben in Ihrem Microsoft-365-Tenant
- Die Roboter laufen in der EU-Region der UiPath Automation Cloud
- Jeder Eintrag, jede Nachricht und jede Antwort des Agenten hat eine Prüfspur
- Betreuungskommunikation getrennt vom Marketing, jede mit eigener Einwilligung
- Inhalte über die Leistungen schreibt die Klinik, nicht der Roboter
Die Website der Klinik
Eine Website, die nicht nur gut aussieht, sondern die Patientin weiterführt
Wir bauen auch Firmenwebsites im Abo: Wir gestalten, starten und betreuen die Website, und Änderungen beauftragen Sie per einfacher E-Mail. Wenn Sie so weit sind, verbinden wir sie mit den Lösungen auf dieser Seite, etwa das Beratungsformular mit der Empfangswarteschlange oder den Online-Verkauf von Gutscheinen.
- Gestaltung und Start in den Farben der Klinik
- Inhaltsänderungen per einfacher E-Mail, mit Vorschau vor der Veröffentlichung
- Hosting, SSL-Zertifikat, Backups und Monitoring inklusive
- Keine Einrichtungsgebühr, monatliche Abrechnung
Häufige Fragen
Fragen, die wir von Klinikinhaberinnen hören
Nein. Wir verbinden uns mit dem System, das Sie nutzen, per Export oder Schnittstelle, sofern das System eine bietet. Der Umfang hängt vom System ab, und wir prüfen ihn zu Beginn, bevor wir etwas bauen.
Nein. Die Eignung für eine Behandlung, die Bewertung von Kontraindikationen, Fotos und Ergebnissen und Antworten auf Gesundheitsfragen liegen allein beim Arzt. Der Roboter ordnet Daten und überwacht Termine und gibt jedes Warnsignal an den Arzt weiter.
Die Lösungen auf dieser Seite sind Quick-Win-Projekte: eines dauert meist einige Wochen, einschließlich eines zweiwöchigen Parallelbetriebs. Die meiste Zeit kosten Entscheidungen auf Seiten der Klinik, etwa Einwilligungsvorlagen oder Abrechnungsregeln.
Ein Angebot erstellen wir nach einem kurzen Gespräch und einem Blick auf Ihre Systeme, für jede Lösung gesondert. Jede Beschreibung enthält ein Wirtschaftlichkeitsmodell der Modellklinik und einen Rechner, in den Sie Ihre eigenen Zahlen eintragen können, bevor wir überhaupt sprechen.
Ja, und meist raten wir genau dazu: eine Lösung, ein Parallelbetrieb, erste Ergebnisse und erst dann die nächste. Spätere Projekte gehen schneller, weil sie dieselben Anbindungen und Register nutzen.
Wählen Sie die eine Lösung, die heute am meisten schmerzt. Den Rest ergänzen wir, wenn die erste läuft.
Erzählen Sie uns in einer Viertelstunde von Ihrer Klinik: wie viele Räume, welches Praxissystem, was heute die meiste Zeit kostet. Sie bekommen einen Vorschlag für das erste Projekt und die Rechnung mit Ihren Zahlen.
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