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Lösung · Finanzen & BuchhaltungJeder Arzt sieht seine Aufstellung Position für Position, mit der Regel, die sie berechnet hat. Die monatliche Tabelle und die monatliche Diskussion verschwinden
Ärztehonorare pro Behandlung
Die Abrechnungsregeln jedes Arztes und jeder Kosmetologin halten wir einmal fest: Prozent pro Behandlung, Abzug des Präparats, Pakete, Rabatte, Gutscheine und Nachbehandlungen. Ab dann berechnet ein Roboter die Aufstellungen selbst, aus Terminen und Zahlungen im Praxissystem und den Präparatkosten aus dem Chargenregister. Der Arzt sieht seinen Monat laufend, kommentiert einzelne Positionen, die Inhaberin entscheidet und gibt frei, und die Buchhaltung bekommt fertige Daten.
Kurzfassung für die Geschäftsführung
Ärzte und Kosmetologinnen in Kliniken werden oft mit einem Prozentsatz pro Behandlung nach Präparatkosten vergütet, mit anderen Sätzen für jede Person und Ausnahmen für Pakete, Rabatte und Nachbehandlungen; heute rechnen das eine Tabelle und die Inhaberin.
Ein Roboter berechnet die Aufstellungen nach festgehaltenen Regeln aus Terminen, Zahlungen, Paketen und Präparatkosten, zeigt jede Position mit ihrer Regel, sammelt Anmerkungen der Ärzte zu einzelnen Positionen und bereitet Daten für Rechnung oder Lohn vor.
Ein gutes Dutzend Stunden im Monat kommt zur Inhaberin zurück, Fehler werden seltener, und die Diskussion betrifft eine Position statt einer ganzen Tabelle; Transparenz, die Vertrauen im Team schafft.
Termine, Preise, Rabatte und Pakete aus dem Praxissystem; Präparatkosten aus dem Chargenregister; Regeln in SharePoint; Aufstellungen und Anmerkungen in Microsoft Teams; Daten für die Buchhaltung als Datei
Geschäftsproblem
Die Abrechnung eines Arztes sind Hunderte Positionen mit je eigener Ausnahme, und das Ergebnis geht als ein einziger Betrag raus
In einer ästhetischen Klinik ist die Vergütung eines Arztes selten ein einfaches Gehalt. Meist ist es ein Prozentsatz pro Behandlung nach Abzug der Präparatkosten, mit anderen Sätzen für verschiedene Behandlungen und verschiedene Personen. Dazu Beratungen, im Voraus verkaufte Pakete, Rabatte, Gutscheine und kostenlose Nachbehandlungen. Jedes davon hat seine Regel, und die Regeln leben oft im Gedächtnis der Inhaberin und in alten E-Mails.
Am Monatsende beginnt die Tabelle. Ein Export der Termine aus dem System, Preise und Rabatte abgleichen, die Präparatkosten pro Behandlung in Rechnungen suchen oder nach Augenmaß schätzen, Ausnahmen für Pakete und Gutscheine. Fünf Personen, Hunderte Positionen, ein gutes Dutzend Stunden Arbeit der Person, deren Zeit in der Klinik am teuersten ist.
Dann kommt die Diskussion. Der Arzt bekommt einen Betrag und fragt, warum er niedriger ist als im Vormonat. Er sieht die Positionen nicht und kann nicht zeigen, was nicht stimmt, und die Inhaberin weiß nicht mehr, wie sie eine Paketbehandlung von vor zwei Monaten gerechnet hat. Dasselbe Gespräch kehrt jeden Monat wieder und beschädigt langsam eine Beziehung, die in einer kleinen Klinik alles ist.
Fehler passieren in beide Richtungen. Eine Überzahlung kommt selten zurück, eine Unterzahlung kommt immer ans Licht, meist im ungünstigsten Moment. Ein Roboter hat kein besseres Gedächtnis als die Inhaberin, aber er hat die Regeln festgehalten und wendet sie auf jede Position gleich an, jeden Monat.
Wie es heute läuft
So sieht die Arbeit aus, bevor irgendetwas automatisiert wird.
- MenschAm Monatsende exportiert die Inhaberin die Termine aus dem System
- FehlerrisikoEine Tabelle: Sätze jedes Arztes, Pakete, Rabatte, Gutscheine
- WartezeitPräparatkosten pro Behandlung geschätzt oder in Rechnungen gesucht
- FehlerrisikoDas Ergebnis geht als ein Betrag an die Ärzte
- WartezeitDer Arzt fragt nach Positionen, die er nicht sieht
- FehlerrisikoEine Diskussion über Pakete und Nachbehandlungen, jeden Monat neu
Warum der heutige Prozess mehr kostet, als es scheint
Die Rechnung, die in keinem Budget auftaucht.
- Wie viele Stunden im Monat kostet Sie die Abrechnung von Ärzten und Kosmetologinnen, samt Erklärungen?
- Sind die Regeln für Pakete, Rabatte und Nachbehandlungen irgendwo festgehalten, oder leben sie im Gedächtnis?
- Woher kommen die Präparatkosten einer bestimmten Behandlung: aus einer Rechnung, aus einer Preisliste oder geschätzt?
- Wie oft musste im letzten Halbjahr eine Abrechnung nach der Auszahlung korrigiert werden?
Kosten des Nichtstuns
Das Modell nimmt fünf prozentual vergütete Personen an, Auszahlungen von rund 35 000 € im Monat und Vollkosten von 45 € pro Stunde der Inhaberin oder Leitung. Ihre eigenen Zahlen kennen Sie, wenn Sie beim nächsten Monatsabschluss die Zeit messen und die Korrekturen des letzten Halbjahrs durchsehen.
Die dritte Zeile hat keinen Betrag, aber in einer kleinen Klinik kostet der Weggang eines Arztes wegen gefühlt unfairer Abrechnung mehr als alle Tabellen zusammen.
Eine Modellorganisation mit realistischen Proportionen – die Zahlen dienen dazu, dieselbe Rechnung mit Ihren Daten zu machen; sie sind kein Kundenergebnis.
Eine ästhetische Klinik: 3 Behandlungsräume, 5 Ärzte und Kosmetologinnen mit Prozent pro Behandlung, jede Person mit anderen Sätzen, rund 600 Behandlungstermine im Monat, Microsoft 365, ein Praxissystem.
September, Start: Die Inhaberin hält mit jedem Arzt die Regeln fest. Prozent pro Behandlung nach Präparatkosten, eigene Sätze für Beratungen, Regeln für Pakete, Rabatte, Gutscheine und kostenlose Nachbehandlungen. Beide Seiten stimmen zu.
Den ganzen Monat über rechnet der Roboter die Behandlungen täglich hinzu. Jeder Arzt sieht seinen laufenden Monat jederzeit in Teams, Position für Position.
Am 1. Oktober schließt der Roboter den September ab. Die Aufstellung jedes Arztes zeigt Terminnummer, Datum, Behandlung, Preis, Rabatt, Präparatkosten aus dem Chargenregister und die Regel, die seinen Anteil berechnet hat. Die Ärzte haben drei Tage für Anmerkungen.
Eine Ärztin meldet eine Position: Eine kostenlose Nachbehandlung wurde wie eine reguläre Behandlung gerechnet. Die Inhaberin entscheidet nach der festgehaltenen Regel, und der Roboter rechnet die Aufstellung in Sekunden neu.
5. Oktober: Abrechnungen freigegeben. Ärzte auf Honorarbasis bekommen Betrag und Beschreibung für ihre Rechnung, die Buchhaltung ein Datenpaket für die Lohnabrechnung. Statt 14 Stunden: zwei. Im modellierten Jahr sind das rund 9 000 €. Das sind Modellzahlen, nicht die Bücher der Klinik.
Vorgeschlagene Lösung
Zuerst die Regeln. Mit der Inhaberin und jedem Arzt halten wir fest, wie sein Anteil berechnet wird: ein Prozentsatz je Behandlungskategorie, der Abzug des Präparats nach Einkaufspreis der Charge oder nach festem Satz aus dem Vertrag, Beratungen, vorausbezahlte Pakete, Rabatte, Gutscheine und kostenlose Nachbehandlungen. Die Regeln stehen in einer SharePoint-Liste, und jede Änderung trägt ein Datum und die Zustimmung beider Seiten. Das ist der wichtigste Schritt, denn er beendet den Streit darüber, wie es gemeint war.
Dann die Berechnung. Jeden Tag sammelt der Roboter Termine, Preise, Rabatte und Zahlungen aus dem Praxissystem, Präparatkosten aus dem Chargenregister und Paketeinlösungen und ordnet jeder Position eine Regel zu. Der Arzt sieht seinen laufenden Monat jederzeit in Teams. Am Monatsende schließt der Roboter die Aufstellungen ab, schickt sie an die Ärzte und sammelt Anmerkungen zu einzelnen Positionen statt zum Gesamtbetrag.
Entscheidungen bleiben bei Menschen. Anmerkungen der Ärzte entscheidet die Inhaberin, und der Roboter rechnet nur nach ihrer Entscheidung neu. Nach der Freigabe bereitet er Betrag und Beschreibung für die Rechnung eines Honorararztes oder ein Lohndatenpaket für die Buchhaltung vor, in dem Format, das sie nutzt. Die Aufstellungen enthalten Terminnummern, keine Patientennamen, und die Inhaberin sieht zusätzlich die Marge je Arzt und Behandlung.
UiPath Orchestrator: tägliches Hinzurechnen der Behandlungen, Monatsabschluss, Neuberechnung nach Entscheidungen und Prüfspur jeder Position; Konnektoren des UiPath Integration Service zu Outlook 365, SharePoint und Teams
Festgehaltene Abrechnungsregeln für jede Person, Aufstellungen Position für Position mit Regel, Anmerkungen der Ärzte zu Positionen, die Freigabe der Inhaberin und Daten für Rechnung oder Lohn
Das Praxissystem mit Terminen, Preisen, Rabatten und Paketen per Export oder API; Präparatkosten aus dem Chargenregister; Daten für die Buchhaltung als Datei passend zu ihrem System
So läuft der automatisierte Prozess
- MenschDie Abrechnungsregeln jedes Arztes einmal festgehalten und von beiden Seiten angenommen
- AutomatisierungDer Roboter verbindet Termine, Zahlungen, Pakete und Präparatkosten
- AutomatisierungDie Aufstellung jedes Arztes mit jeder Position und der Regel dahinter
- MenschDer Arzt prüft seine Aufstellung und kommentiert einzelne Positionen
- MenschDie Inhaberin entscheidet die Anmerkungen und gibt frei
- SystemDer Betrag für die Rechnung des Arztes oder Lohndaten für die Buchhaltung
Zusammenspiel von Mensch und Automatisierung
Die Automatisierung übernimmt
- Tägliches Hinzurechnen der Behandlungen nach den festgehaltenen Regeln
- Monatsabschluss, Aufstellungen für die Ärzte und Anmerkungen zu Positionen
- Neuberechnungen nach Entscheidungen und Daten für Rechnung oder Lohn
Menschen entscheiden
- Inhalt der Abrechnungsregeln und jede Änderung: Inhaberin und Arzt gemeinsam
- Entscheidung über Anmerkungen der Ärzte: die Inhaberin
- Freigabe der Abrechnung vor der Auszahlung: die Inhaberin
Vorher und nachher
Systeme und Integrationen
Der Stack ist bewusst kurz: ein Motor, eine Ausführungsschicht, ein Ort, an dem ein Mensch entscheidet.
Eingänge
- Termine, Behandlungen, Preise, Rabatte und Zahlungen aus dem Praxissystem
- Präparatkosten aus dem Chargenregister und Einkaufspreisen
- Einlösungen von Paketen und Gutscheinen
- festgehaltene Abrechnungsregeln für jede Person
Automatisierungsschicht
- UiPath Orchestrator
- UiPath Robots
- UiPath Integration Service
- UiPath Action Center
Zielsysteme
- Aufstellungen der Ärzte Position für Position in Teams
- Beträge und Beschreibungen für Arztrechnungen oder Lohndaten für die Buchhaltung
- die Marge je Arzt und Behandlung für die Inhaberin
Berührungspunkte mit Menschen: einmaliges Festhalten der Regeln zum Start; monatliche Durchsicht der Aufstellung durch den Arzt; Entscheidung über Anmerkungen und Freigabe durch die Inhaberin
Eingesetzte Technologien
tägliche und monatliche Berechnungen nach den Regeln, Prüfspur jeder Position
AAufstellungen für Ärzte, Anmerkungen, Freigaben, das Paket für die Buchhaltung
AAbrechnungsregeln für jede Person und ein Archiv freigegebener Aufstellungen
ATermine, Behandlungen, Preise, Rabatte und Pakete per Export oder API
BPräparatkosten pro Behandlung; Lohndaten als Datei passend zum System der Buchhaltung
BIllustratives Wirtschaftlichkeitsmodell
Zahlen, die Sie mit eigenen Daten prüfen können.
Das Modell nimmt fünf prozentual vergütete Personen und die vorsichtige Annahme an, dass die Fehler um drei Viertel sinken, nicht auf null. Die wichtigste Wirkung hat keinen Betrag: Der Arzt sieht, wie jede Position gerechnet wurde, und das Gespräch über Geld hört auf, ein Gespräch über Vertrauen zu sein. Ihre eigenen Werte gehören in den Rechner nebenan.
Rechnen Sie mit Ihren Daten
Eine illustrative Schätzung auf Basis Ihrer Eingaben. Modelliert wird freigesetzte Kapazität, keine versprochene Einsparung.
Geschäftlicher Nutzen
- Abrechnungen nach festgehaltenen Regeln berechnet, jeden Monat gleich
- Jeder Arzt sieht seine Positionen laufend, nicht nur einen Betrag am Ende
- Präparatkosten pro Behandlung aus dem Chargenregister statt Schätzungen
- Anmerkungen zu einzelnen Positionen, per Regel entschieden, nicht aus der Erinnerung
- Fertige Daten für die Rechnung des Arztes oder für den Lohn, ohne Abtippen
Aus Sicht der Geschäftsführung
- Transparente Abrechnungen sind ein Argument bei der Gewinnung guter Ärzte, die die Wahl haben
- Die Marge je Arzt und Behandlung zeigt der Inhaberin, wo die Klinik wirklich verdient
- Festgehaltene Regeln erleichtern den Einstieg einer neuen Person und die Änderung von Sätzen ohne Missverständnisse
KPIs für die Geschäftsführung
Stunden bis zum Abschluss der Monatsabrechnung · Korrekturen nach der Auszahlung · Anmerkungen der Ärzte je hundert Positionen · Tag der Freigabe · Positionen mit Präparatkosten aus dem Chargenregister
Sicherheit und Governance
Die Automatisierung hat genau die Berechtigungen, die sie braucht. Keine einzige mehr.
- Die Aufstellungen enthalten Terminnummern, keine Patientennamen
- Jeder Arzt sieht nur seine eigene Aufstellung; Margen und Vergleiche sieht allein die Inhaberin
- Abrechnungsregeln ändern sich nur mit Datum und Zustimmung beider Seiten
- Der Roboter zahlt nichts aus; er bereitet die Daten vor, und ein Mensch gibt frei
- Die Daten bleiben in Ihrem Microsoft-365-Tenant; die Roboter laufen in der EU-Region der UiPath Automation Cloud
Warum jetzt
Jeder in einer Tabelle abgeschlossene Monat bedeutet ein weiteres Dutzend Stunden und eine weitere Gelegenheit zum Streit.
Gute Ärzte wählen Kliniken, in denen sie ihre Abrechnung verstehen.
Ein Quick-Win-Projekt dauert Wochen und wirkt ab dem ersten Monatsabschluss nach dem Start.
Relevante Führungsrollen
Ein gutes Dutzend Stunden im Monat zurück, die Marge je Arzt und Behandlung, Schluss mit monatlichem Streit
Sieht jede Position und Regel laufend und meldet Anmerkungen zu einem bestimmten Termin
Bekommt fertige Lohndaten oder eine Aufstellung für Arztrechnungen, immer im selben Format
Häufige Fragen und Einwände
Ja. Die Regeln werden für jede Person und jede Behandlungskategorie getrennt festgehalten. Der Roboter braucht keine gleichen Regeln, nur festgehaltene.
So, wie Sie es in den Regeln festlegen: nach dem tatsächlich im Chargenregister erfassten Verbrauch, nach einem Anteil der Packung oder nach einem festen Satz pro Behandlung aus dem Vertrag. Wichtig ist, dass es eine Regel gibt und sie festgehalten ist.
Nein. Jeder sieht nur seine eigene Aufstellung. Vergleiche und Margen sieht nur die Inhaberin oder von ihr benannte Personen.
Wann diese Lösung nicht passt
- Eine Klinik, in der alle ein festes Gehalt haben: Hier gibt es nichts zu berechnen
- Keine Bereitschaft, Abrechnungsregeln festzuhalten: Ein Roboter ersetzt keine Vereinbarungen, die es nicht gibt
- Die Erwartung, dass der Roboter Sätze verhandelt: Das ist ein Gespräch zwischen Inhaberin und Arzt
Eine Frage für die nächste Sitzung
Wenn ein Arzt heute fragte, wie die dritte Position seiner Abrechnung von vor zwei Monaten berechnet wurde, wie lange würde die Antwort dauern?
Vorgehen bei der Umsetzung
Der Umfang ohne Unklarheiten, noch vor der Unterschrift.
Wir liefern
- Festgehaltene Abrechnungsregeln für jede Person in SharePoint, mit Änderungshistorie
- Tägliches Hinzurechnen der Behandlungen und eine Ansicht des laufenden Monats für Ärzte in Teams
- Den Monatsabschluss, Aufstellungen Position für Position und Anmerkungen zu Positionen
- Daten für Arztrechnungen oder Lohn für die Buchhaltung sowie die Marge je Arzt und Behandlung
- Ein Handbuch für Inhaberin und Ärzte und Begleitung bei den ersten zwei Abschlüssen
Wir brauchen von Ihnen
- Ihre heutigen Abrechnungsregeln, auch wenn sie nur in einer Tabelle und im Gedächtnis stehen
- Zugang zu Terminen, Preisen, Rabatten und Paketen im Praxissystem
- Ein mit der Buchhaltung vereinbartes Format für Lohn- oder Rechnungsdaten
Etappen
Aufnahme
Heutige Tabelle, Verträge, Ausnahmen; ein Gespräch mit Inhaberin und Ärzten
Regeln
Die Regeln für jede Person festhalten und von beiden Seiten annehmen lassen
Aufbau
Tägliches Hinzurechnen, Aufstellungen, Anmerkungen, Neuberechnungen, Daten für die Buchhaltung
Parallelbetrieb
Ein Monat neben der Tabelle gerechnet; wir erklären jede Abweichung
Start
Abrechnungen nur noch vom Roboter; eine Durchsicht der Regeln nach einem Quartal
Ein Quick Win. Die meiste Arbeit macht das Festhalten von Regeln, die heute nur in Köpfen existieren; danach sagt das Team meist, dass genau dieser Schritt der wertvollste war.
Jeder Arzt sieht seine Abrechnung Position für Position. Die Inhaberin gibt in einer Viertelstunde frei. Tabelle und monatliche Diskussion verschwinden.
Messen Sie beim nächsten Abrechnungsabschluss die Zeit, Erklärungen eingeschlossen. Schicken Sie uns diese Zahl mit einer Beschreibung Ihrer heutigen Regeln, gern in Stichpunkten; Sie bekommen einen Entwurf der Abrechnung für Ihre Klinik und die Rechnung der zurückgewonnenen Stunden.
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