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Lösung · Betrieb & ProduktionDie Patientin meldet sich in zwei Minuten am Tablet an. Der Empfang tippt kein einziges Feld ab, und der Behandlungsraum weiß, dass die Unterlagen vollständig sind
Klinikempfang auf dem Tablet
Ein Tablet am Empfang ersetzt das Klemmbrett. Die Patientin gibt ihre Telefonnummer ein oder scannt den Code aus der SMS, bestätigt die Daten, die die Klinik schon hat, korrigiert, was sich geändert hat, und liest und unterschreibt die für den heutigen Termin vorgesehenen Einwilligungen. Ein Roboter speichert die Daten im Praxissystem, die unterschriebenen Einwilligungen in der Akte und gibt dem Behandlungsraum in Teams Bescheid. Der Empfang kümmert sich um Menschen, nicht ums Abtippen.
Kurzfassung für die Geschäftsführung
Der Klinikempfang sammelt bei jedem Termin Daten, Einwilligungen und Antworten auf Papier und tippt sie dann zwischen Telefonaten ins System ab, mit Fehlern, die auffallen, wenn eine SMS nicht ankommt.
Eine Tablet-App meldet die Patientin an, zeigt ihr die Daten zur Bestätigung und die heutigen Einwilligungen mit Unterschrift auf dem Bildschirm, und ein Roboter speichert alles in System und Akte und benachrichtigt den Behandlungsraum.
Der Empfang gewinnt Dutzende Stunden im Monat zurück, Termine beginnen pünktlich, die Patientin gibt ihre Daten selbst ein, statt dass jemand ihre Handschrift entziffert; Marketingeinwilligungen getrennt und freiwillig.
ein Tablet im Ständer mit einer Power-Apps-App; die Terminliste des Tages aus dem Praxissystem; die Einwilligungsvorlagen der Klinik; unterschriebene PDFs in der Akte; der Terminstatus in Microsoft Teams
Geschäftsproblem
Die Patientin verbringt fünf Minuten mit dem Stift und der Empfang weitere drei mit der Tastatur. Bei jedem Termin
Jeder Termin in einer ästhetischen Klinik beginnt mit Papier. Eine neue Patientin füllt Personalien, den Datenschutzhinweis und Einwilligungen aus. Eine Stammpatientin bestätigt, dass sich nichts geändert hat, und unterschreibt die Einwilligungen für die heutige Behandlung. Alles auf dem Klemmbrett, mit dem Stift, im Wartezimmer.
Dann beginnt die zweite Hälfte der Arbeit. Der Empfang tippt die Daten ins Praxissystem ab, scannt die Einwilligungen oder legt sie in einen Ordner und prüft, ob alles unterschrieben ist. Das passiert zwischen Telefonaten, Zahlungen und der nächsten Patientin am Tresen, also kommt einiges erst nach einer Stunde im System an und einiges mit Fehlern: eine Ziffer in der Telefonnummer, ein Tippfehler in der E-Mail-Adresse.
Diese Fehler tun nicht sofort weh. Sie tun eine Woche später weh, wenn die Erinnerungs-SMS zur Kontrolle nicht ankommt und die Patientin nicht erscheint. Sie tun auch im Behandlungsraum weh, wenn ein Termin fünf Minuten später beginnt, weil eine Unterschrift fehlt und der Arzt wartet.
Das Tablet ist hier kein Spielzeug. Es sorgt dafür, dass die Daten die Person eingibt, die sie kennt, also die Patientin, und dass Einwilligungen unter einem Text unterschrieben werden, den die Klinik einmal festgelegt hat. Der Empfang kehrt zu dem zurück, was er am besten kann: mit Menschen sprechen.
Wie es heute läuft
So sieht die Arbeit aus, bevor irgendetwas automatisiert wird.
- MenschDie Patientin bekommt ein Klemmbrett mit Formular und einen Stift
- FehlerrisikoDaten, Einwilligungen und Antworten von Hand im Wartezimmer ausgefüllt
- WartezeitDer Empfang tippt alles zwischen Telefonaten ab
- FehlerrisikoEine unleserliche Telefonnummer oder E-Mail kommt mit Fehler ins System
- WartezeitDer Behandlungsraum wartet, bis die Unterlagen vollständig sind
- FehlerrisikoPapiereinwilligungen landen im Ordner
Warum der heutige Prozess mehr kostet, als es scheint
Die Rechnung, die in keinem Budget auftaucht.
- Wie viele Minuten pro Termin verbringt der Empfang mit dem Abtippen von Formularen und dem Ordnen von Einwilligungen?
- Wie viele SMS- und E-Mail-Erinnerungen kamen letzten Monat wegen falscher Kontaktdaten nicht an?
- Wie oft beginnt ein Termin später, weil eine Unterschrift oder ein Formular fehlt?
- Wo liegen heute die unterschriebenen Einwilligungen, und wie lange dauert es, eine von vor einem Jahr zu finden?
Kosten des Nichtstuns
Das Modell nimmt rund 150 neue Patientinnen im Monat mit vollständiger Registrierung an und rund 450 Termine von Stammpatientinnen mit Datenprüfung und Einwilligungen, im Schnitt 3 Minuten Empfangsarbeit pro Termin und Vollkosten von 28 € pro Empfangsstunde. Ihre eigene Zahl kennen Sie, wenn Sie eine Woche lang die Zeit von der Übergabe des Klemmbretts bis zum Abschluss des Termins im System messen.
Die dritte Zeile hat keinen Betrag, aber jede falsche Telefonnummer ist eine Erinnerung, die nicht ankommt, und ein Termin, der vielleicht nicht stattfindet.
Eine Modellorganisation mit realistischen Proportionen – die Zahlen dienen dazu, dieselbe Rechnung mit Ihren Daten zu machen; sie sind kein Kundenergebnis.
Eine ästhetische Klinik: 3 Behandlungsräume, 5 Ärzte und Kosmetologinnen, rund 600 Behandlungstermine im Monat, davon etwa 150 neue Patientinnen, eine Person am Empfang zu Stoßzeiten, Microsoft 365, ein Praxissystem.
Dienstag, 9:52 Uhr: Eine Patientin kommt zu ihrem Termin um 10:00 Uhr. Am Tablet am Empfang gibt sie ihre Telefonnummer ein; die App findet den heutigen Termin und begrüßt sie mit Namen.
Die App zeigt ihre Daten aus dem System zur Bestätigung. Sie korrigiert ihre E-Mail-Adresse, die sich geändert hat. Dann liest sie die Einwilligungen, die die Klinik für den heutigen Termin vorgesehen hat, und unterschreibt mit dem Finger auf dem Bildschirm. Marketingeinwilligungen sind getrennt, freiwillig und nicht angekreuzt.
Den Anamnesebogen hat sie am Vortag zu Hause ausgefüllt, also fragt das Tablet nur, ob sich seitdem etwas geändert hat. Nichts hat sich geändert.
9:56 Uhr: Der Roboter speichert die neue E-Mail im Praxissystem und die unterschriebenen Einwilligungen als PDF in der Akte, und der Behandlungsraum sieht in Teams: Patientin da, Unterlagen vollständig. Die Behandlungseinwilligung, die nach dem Verfahren der Klinik nach dem Gespräch mit dem Arzt unterschrieben wird, unterschreibt sie im Behandlungsraum.
Der Termin beginnt um 10:00 Uhr. Im modellierten Jahr gewinnt der Empfang rund 8 000 € Zeit zurück und die Behandlungsräume rund 100 Stunden. Das sind Modellzahlen, nicht die Bücher der Klinik.
Vorgeschlagene Lösung
Auf einem Tablet im Ständer am Empfang läuft eine Power-Apps-App. Die Patientin meldet sich mit ihrer Telefonnummer oder dem Code aus der SMS mit der Terminbestätigung an. Eine Stammpatientin sieht ihre Daten aus dem System und bestätigt oder korrigiert sie nur; eine neue füllt ein kurzes Registrierungsformular mit Datenschutzhinweis aus. Große Schrift, einfache Fragen, und der Empfang kann immer helfen oder Papier reichen, wenn jemand das lieber mag.
Die Einwilligungen richten sich nach dem heutigen Termin: Die App weiß, welche Behandlung geplant ist, und zeigt die Einwilligungsvorlagen, die die Klinik ihr zugeordnet hat. Die Patientin liest und unterschreibt auf dem Bildschirm. Marketingeinwilligungen sind getrennt, freiwillig und standardmäßig nicht angekreuzt, abgegrenzt von Einwilligungen zur Betreuung. Einwilligungen, die nach dem Verfahren der Klinik nach dem Gespräch mit dem Arzt unterschrieben werden, zeigt das Tablet im Behandlungsraum, nicht am Empfang; eine Unterschrift ersetzt kein Gespräch.
Den Rest erledigt ein UiPath-Roboter. Er speichert geänderte Daten im Praxissystem, die unterschriebenen Einwilligungen als PDF in der Patientenakte, schickt der Patientin auf Wunsch eine Kopie und setzt den Terminstatus. Der Behandlungsraum sieht in Teams, dass die Patientin mit vollständigen Unterlagen da ist, und fehlt etwas, weiß der Empfang es, bevor die Patientin den Raum betritt.
Power Apps als Empfangs-App auf einem gewöhnlichen Tablet; UiPath Orchestrator für das Speichern der Daten, die Archivierung der Einwilligungen und Status mit Prüfspur; Konnektoren des UiPath Integration Service zu SharePoint, Teams und Outlook 365
Anmeldung per Telefonnummer oder Code, Daten bestätigen statt ausfüllen, dem heutigen Termin zugeordnete Einwilligungen mit Unterschrift auf dem Bildschirm, getrennte Marketingeinwilligungen und ein Terminstatus für den Behandlungsraum
Das Praxissystem mit Terminliste und Patientendaten per Export oder API; ein Tablet im Ständer, gekauft von der Klinik; von der Klinik vorbereitete Einwilligungsvorlagen
So läuft der automatisierte Prozess
- MenschDie Patientin meldet sich am Tablet mit Telefonnummer oder SMS-Code an
- AutomatisierungDie App zeigt ihre Daten zur Bestätigung und die heutigen Einwilligungen
- MenschDie Patientin bestätigt und unterschreibt auf dem Bildschirm; der Empfang hilft bei Bedarf
- AutomatisierungDer Roboter speichert die Daten im System und die Einwilligungen als PDF in der Akte
- AutomatisierungDer Behandlungsraum sieht in Teams: Patientin da, Unterlagen vollständig
- SystemDer Termin beginnt pünktlich; der Empfang tippt nichts ab
Zusammenspiel von Mensch und Automatisierung
Die Automatisierung übernimmt
- Anmeldung, Terminsuche und Zuordnung der Einwilligungen zur heutigen Behandlung
- Speichern der Daten im System und der Einwilligungen in der Akte, Kopien für Patientinnen
- Terminstatus für den Behandlungsraum und ein Lückensignal für den Empfang
Menschen entscheiden
- Einwilligungstexte und ihre Zuordnung zu Behandlungen: legt die Klinik fest
- Das Gespräch über Behandlung, Risiken und Kontraindikationen: allein der Arzt
- Hilfe am Tablet und Papier für alle, die es lieber mögen: der Empfang
Vorher und nachher
Systeme und Integrationen
Der Stack ist bewusst kurz: ein Motor, eine Ausführungsschicht, ein Ort, an dem ein Mensch entscheidet.
Eingänge
- die Terminliste des Tages aus dem Praxissystem
- Patientendaten, die die Klinik schon hat
- Behandlungen zugeordnete Einwilligungsvorlagen
- Status der Anamnesebögen
Automatisierungsschicht
- UiPath Orchestrator
- UiPath Robots
- UiPath Integration Service
- UiPath Action Center
Zielsysteme
- im Praxissystem aktualisierte Daten
- unterschriebene Einwilligungen als PDF in den Patientenakten
- Terminstatus und fehlende Unterlagen in Teams
Berührungspunkte mit Menschen: der Empfang hilft Patientinnen, die es brauchen; die Klinik legt Einwilligungsvorlagen und ihre Zuordnung zu Behandlungen einmal fest; monatlicher Blick auf die Anmeldestatistik
Eingesetzte Technologien
Anmeldung, Daten, Einwilligungen und Unterschrift auf dem Bildschirm eines gewöhnlichen Tablets
ASpeichern im Praxissystem, Einwilligungen in der Akte, Status, Prüfspur
AEinwilligungsarchiv, Hinweise an Behandlungsräume, Kopien für Patientinnen
Adie Terminliste des Tages und das Speichern von Daten per Export oder API
BStandard-Endgerät, gekauft von der Klinik; keine dedizierten Kioskgeräte
BIllustratives Wirtschaftlichkeitsmodell
Zahlen, die Sie mit eigenen Daten prüfen können.
Das Modell nimmt 600 Termine im Monat und die vorsichtige Annahme an, dass 20% der heutigen Papierarbeit am Empfang bleiben, weil manche Patientinnen Hilfe brauchen. Stunden im Behandlungsraum rechnen wir nicht in Euro um, weil ihr Wert davon abhängt, womit Sie sie füllen. Ihre eigenen Werte gehören in den Rechner nebenan.
Rechnen Sie mit Ihren Daten
Eine illustrative Schätzung auf Basis Ihrer Eingaben. Modelliert wird freigesetzte Kapazität, keine versprochene Einsparung.
Geschäftlicher Nutzen
- Der Empfang tippt weder Daten noch Einwilligungen ab
- Die Patientin gibt ihre Daten selbst ein, also stimmen die Kontakte und Erinnerungen kommen an
- Einwilligungen dem heutigen Termin zugeordnet, unterschrieben und in der Akte gespeichert
- Der Behandlungsraum weiß vor dem Eintreten, dass die Unterlagen vollständig sind
- Marketingeinwilligungen getrennt, freiwillig und klar
Aus Sicht der Geschäftsführung
- Die ersten zwei Minuten in der Klinik zeigen der Patientin, dass sie es mit einer modernen, gut geführten Marke zu tun hat
- Ein Empfang mit Zeit fürs Gespräch verkauft Pakete und bucht Folgetermine, statt abzutippen
- Dasselbe Tablet und dieselbe App tragen weitere Aufgaben: Anamnese, Bewertungen, Anzahlungen
KPIs für die Geschäftsführung
Tablet-Anmeldungen im Verhältnis zu allen Terminen · Zeit vom Eintreffen bis zur Behandlungsbereitschaft · Termine mit vollständigen Unterlagen vor dem Betreten des Raums · falsche Kontakte im System · Empfangsminuten für Unterlagen pro Termin
Sicherheit und Governance
Die Automatisierung hat genau die Berechtigungen, die sie braucht. Keine einzige mehr.
- Das Tablet zeigt nur die Daten der angemeldeten Patientin und leert den Bildschirm nach jeder Person
- Marketingeinwilligungen sind getrennt, freiwillig und standardmäßig nicht angekreuzt
- Unterschriebene Einwilligungen kommen in die Akte; auf dem Tablet bleibt nichts
- Jede Anmeldung, Datenänderung und Unterschrift hat eine Prüfspur
- Die Daten bleiben in Ihrem Microsoft-365-Tenant; die Roboter laufen in der EU-Region der UiPath Automation Cloud
Warum jetzt
Jeder Termin mit Klemmbrett sind drei Minuten Empfangszeit, die Sie nicht zurückbekommen.
Patientinnen von Premiumkliniken erwarten Service wie im Hotel, nicht wie auf dem Amt.
Ein Quick-Win-Projekt dauert Wochen und wirkt ab der ersten nach dem Start angemeldeten Patientin.
Relevante Führungsrollen
Ein Empfang mit Zeit für Menschen, pünktliche Termine, geordnete Akten
Schluss mit Abtippen und Unterschriftensuche, mehr Zeit fürs Gespräch
Zwei Minuten am Tablet statt fünf mit dem Stift, Daten einmal eingegeben
Häufige Fragen und Einwände
Die App hat große Schrift und einfache Fragen, und der Empfang kann immer helfen oder Papier reichen. Papier bleibt als Möglichkeit, nicht als Regel; die meisten Patientinnen wählen nach dem ersten Termin das Tablet.
Über die Form der Einwilligungen und darüber, welche am Empfang und welche im Behandlungsraum nach dem Gespräch mit dem Arzt unterschrieben werden, entscheidet die Klinik. Die App setzt dieses Verfahren um; sie ersetzt nicht das Gespräch des Arztes mit der Patientin.
Ja. Hat die Patientin den Bogen nicht zu Hause ausgefüllt, kann sie es am Tablet am Empfang tun, und die Antworten erreichen den Arzt vor dem Termin. Hat sie ihn ausgefüllt, fragt das Tablet nur, ob sich etwas geändert hat.
Wann diese Lösung nicht passt
- Eine Klinik mit wenigen Terminen am Tag: Der Empfang schafft es ohne Tablet
- Ein Praxissystem ohne Export oder API: erst der Datenzugang
- Die Erwartung, dass das Tablet den Empfang ersetzt: Es ersetzt das Abtippen, nicht Menschen
Eine Frage für die nächste Sitzung
Wie viele Minuten pro Termin verbringt Ihr Empfang heute damit, abzutippen, was die Patientin mit dem Stift geschrieben hat?
Vorgehen bei der Umsetzung
Der Umfang ohne Unklarheiten, noch vor der Unterschrift.
Wir liefern
- Eine Empfangs-App in Power Apps auf dem Tablet, mit Ihrem Logo und Ihren Farben
- Anmeldung per Telefonnummer oder Code, Datenbestätigung und Registrierung neuer Patientinnen
- Dem Termin zugeordnete Einwilligungen mit Unterschrift auf dem Bildschirm und getrennte Marketingeinwilligungen
- Speichern der Daten im System, der Einwilligungen in der Akte und den Terminstatus in Teams
- Ein Handbuch für den Empfang und zwei Wochen Begleitung nach dem Start
Wir brauchen von Ihnen
- Ein Tablet im Ständer am Empfang, falls Sie noch keines haben
- Zugang zu Terminliste und Patientendaten im Praxissystem
- Einwilligungsvorlagen und ihre Zuordnung zu Behandlungen, festgelegt von der Klinik
Etappen
Aufnahme
Heutige Formulare, Einwilligungen und Papierfluss am Empfang; ein halber Tag in der Klinik
Inhalte
Formular, Einwilligungsvorlagen, Zuordnung zu Behandlungen, Marketingeinwilligungen
Aufbau
Die Tablet-App, Speichern im System, Einwilligungsarchiv, Status in Teams
Parallelbetrieb
Zwei Wochen mit Tablet und Papier nebeneinander; wir sammeln die Rückmeldungen des Empfangs
Start
Das Tablet als Standardweg; eine Durchsicht der Statistik nach einem Monat
Ein Quick Win. Die meiste Arbeit macht das Ordnen der Einwilligungsvorlagen und ihrer Zuordnung zu Behandlungen; danach bekommt jede neue Behandlung ihre Einwilligungen in Minuten.
Die Patientin meldet sich in zwei Minuten an. Der Empfang tippt kein einziges Feld ab. Der Behandlungsraum weiß, dass die Unterlagen vollständig sind, bevor sie eintritt.
Messen Sie eine Woche lang die Zeit von der Übergabe des Klemmbretts bis zum Abschluss des Termins im System. Schicken Sie uns das Ergebnis mit Ihren Formularen und Einwilligungsvorlagen; Sie bekommen einen Entwurf des Tablet-Empfangs und die Rechnung der zurückgewonnenen Zeit.
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