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Lösung · KundenserviceDie Patientin kommt vorbereitet, und der Arzt kennt ihre Anamnese, bevor er die Tür zum Behandlungsraum öffnet
Anamnese und Vorbereitung vor der Behandlung
Zwei Tage vor dem Termin bekommt die Patientin einen Anamnesebogen nach Ihrer Vorlage und die Vorbereitungshinweise, die Ihre Ärzte für genau diese Behandlung geschrieben haben. Ein Roboter ordnet die Antworten, hebt hervor, was der Arzt selbst als beachtenswert markiert hat, und legt eine Zusammenfassung zum Termin. Die Indikationsstellung bleibt vollständig beim Arzt; es verschwinden nur Klemmbrett, Abtippen und Überraschungen im Stuhl.
Kurzfassung für die Geschäftsführung
Die Anamnese füllt die Patientin heute am Empfang aus, mit dem Stift, fünf Minuten vor dem Eintritt, und Vorbereitungshinweise gibt man telefonisch aus dem Gedächtnis weiter; manche Behandlungen werden am Tag verschoben, weil etwas fehlte.
Zwei Tage vor dem Termin schickt ein Roboter den Bogen nach Ihrer Vorlage und die Hinweise für die jeweilige Behandlung, achtet auf den Rücklauf und legt eine Zusammenfassung zum Termin, hervorgehoben nach den Regeln Ihrer Ärzte.
Weniger verschobene Behandlungen und leere Slots, ein Empfang ohne Abtippen, ein Arzt, der mit dem Gespräch statt mit dem Lesen beginnt; die Entscheidung über die Indikation bleibt allein bei ihm.
Bogen und Hinweise in Microsoft Forms mit Logik je Behandlung; die Zusammenfassung beim Termin im Praxissystem oder in SharePoint; SMS-Erinnerungen; eine Lückenliste für den Empfang in Microsoft Teams
Geschäftsproblem
Die teuersten Minuten der Klinik gehen für das Lesen eines Blattes drauf, das man gestern hätte lesen können
In einer ästhetischen Klinik beginnt jede Behandlung mit der Anamnese: Medikamente, Erkrankungen, Allergien, frühere Behandlungen, Pläne für die kommenden Wochen. Heute füllt die Patientin sie am Empfang aus, auf dem Klemmbrett, fünf Minuten vor dem Eintritt. Sie schreibt in Eile, manchmal unleserlich, und der Arzt liest das Blatt im Laufen, zwischen zwei Patientinnen. Die teuersten Minuten der Klinik gehen für die Lektüre eines Dokuments drauf, das am Vortag hätte fertig sein können.
Die andere Hälfte des Problems ist die Vorbereitung. Jede Behandlung hat ihre Hinweise, die die Ärzte auswendig kennen und die Patientin einmal hört, am Telefon, bei der Buchung eine Woche vorher. Oder gar nicht, weil eine neue Kraft am Empfang abnahm. Die Folge kommt am Behandlungstag: Der Arzt entscheidet, dass heute nicht behandelt wird, der Termin ist verloren, und die Patientin geht enttäuscht, obwohl niemand etwas falsch gemacht hat.
Jede solche Verschiebung kostet doppelt. Der Slot im Kalender, oft zusammen mit einem teuren Gerät reserviert, bleibt leer, weil ihn niemand binnen einer Stunde füllt. Und die Patientin, die umsonst kam, merkt sich die Klinik als den Ort, an dem man ihr etwas nicht gesagt hat. Eine Beschwerde gibt es nicht, nur einen stillen Grund, die nächste Behandlung woanders zu machen.
Dabei brauchen weder Bogen noch Hinweise im Moment des Versands einen Menschen. Sie brauchen ihn zweimal: wenn die Ärzte einmal festhalten, was vor jeder Behandlung zu fragen und zu empfehlen ist, und wenn ein Arzt die Antworten einer bestimmten Patientin liest. Alles andere, Versand, Nachhalten, Erinnern und Ordnen, kann ein Roboter übernehmen.
Wie es heute läuft
So sieht die Arbeit aus, bevor irgendetwas automatisiert wird.
- MenschTermin telefonisch gebucht; Hinweise mündlich weitergegeben, wenn jemand daran dachte
- WartezeitDie Patientin kommt und bekommt am Empfang ein Klemmbrett mit dem Anamnesebogen
- FehlerrisikoDer Empfang tippt einen Teil der Antworten ins Praxissystem ab
- FehlerrisikoDer Arzt liest die Papieranamnese im Laufen, kurz vor der Behandlung
- WartezeitAm Behandlungstag zeigt sich, dass die Patientin die Vorbereitungshinweise nicht kannte
- FehlerrisikoBehandlung verschoben; Slot und Gerät stehen leer
Warum der heutige Prozess mehr kostet, als es scheint
Die Rechnung, die in keinem Budget auftaucht.
- Wie viele Behandlungen pro Monat werden am Tag verschoben, aus Gründen, die man früher hätte kennen können?
- Wie viele Empfangsminuten pro Termin kostet Ausgeben, Einsammeln und Abtippen des Anamnesebogens?
- Wie viele Arztminuten gehen fürs Lesen eines Blattes statt fürs Gespräch mit der Patientin drauf?
- Wer sorgt heute dafür, dass jede Patientin die Hinweise für ihre Behandlung bekommt, nicht allgemeine?
Kosten des Nichtstuns
Das Modell nimmt eine Klinik mit drei Behandlungsräumen, rund 600 Behandlungsterminen im Monat und einem mittleren Slotwert um 250 € an. Ein Teil der verschobenen Behandlungen kommt an einem anderen Tag zurück, den Slot selbst holt aber niemand zurück. Ihre eigene Zahl kennen Sie nach einem Monat, in dem die Gründe für Verschiebungen notiert werden.
Die Rechnung bepreist nicht die Patientin, die umsonst kam. In einer Branche, in der Kundinnen sich gegenseitig empfehlen, kann das der teuerste Posten von allen sein.
Eine Modellorganisation mit realistischen Proportionen – die Zahlen dienen dazu, dieselbe Rechnung mit Ihren Daten zu machen; sie sind kein Kundenergebnis.
Eine ästhetische Klinik: 3 Behandlungsräume, 5 Ärzte und Kosmetologinnen, rund 600 Behandlungstermine im Monat, Buchungen im Praxissystem, Microsoft 365. Anamnese auf Papier, Hinweise per Telefon.
Montag: Eine Patientin bucht eine Laserbehandlung für Mittwochmorgen. Im System erscheint der Termin mit der Behandlungsart.
Der Roboter schickt ihr sofort die Vorbereitungshinweise, die die Ärzte der Klinik für genau diese Behandlung geschrieben haben, und am Dienstagmorgen den Anamnesebogen der Klinik, mit Fragen passend zur Behandlungsart.
Die Patientin füllt den Bogen abends am Handy aus. Eine Antwort gehört zu denen, die der Arzt als gesprächsbedürftig markiert hat; der Roboter hebt sie in der Zusammenfassung hervor und hängt sie an den Termin.
Am Dienstagnachmittag sieht der Arzt die Zusammenfassungen für Mittwoch in fünf Minuten durch, ruft diese eine Patientin an, und gemeinsam klären sie, dass die Behandlung wie geplant stattfindet. Die Entscheidung ist seine, vorab getroffen, nicht im Stuhl.
Am Mittwochmorgen liegen alle Bögen in der Dokumentation, der Empfang gibt kein einziges Klemmbrett aus, und kein Slot geht aus einem vorhersehbaren Grund verloren. Das sind Modellzahlen, nicht die Bücher der Klinik.
Vorgeschlagene Lösung
Wir beginnen mit Ihren Ärzten. Gemeinsam halten wir den Anamnesebogen und die Vorbereitungshinweise für jede Behandlungsart fest, die Sie anbieten: Laser, Peelings, Filler, Toxin, apparative Behandlungen. Die Ärzte entscheiden, was gefragt wird und welche Antworten als beachtenswert hervorgehoben werden. Das ist der einzige Moment, in dem wir ihre Zeit brauchen, und er kommt einmal.
Ab dann arbeitet der Roboter allein. Ein neuer Termin im Praxissystem löst den Versand der Hinweise für diese Behandlung aus und vor dem Besuch einen zur Behandlungsart passenden Bogen. Der Roboter achtet auf den Rücklauf, erinnert per SMS, und kommt der Bogen bis zum Vortag nicht zurück, setzt er einen Anruf auf die Liste des Empfangs in Teams. Ausgefüllte Antworten landen als lesbare Zusammenfassung in der Termindokumentation, hervorgehoben wie mit den Ärzten vereinbart.
Die Grenze ist klar und gewollt. Der Roboter bewertet nichts und trifft keine Indikationsentscheidung: Er sagt der Patientin nicht, ob die Behandlung für sie passt, und beantwortet keine Gesundheitsfragen. Er hebt hervor, was der Arzt hervorheben ließ, und sorgt dafür, dass der Arzt es vorab sieht. Entscheidung, Gespräch und Verantwortung bleiben beim Arzt; sie wandern nur vom Stuhl auf den Vortag.
UiPath Orchestrator: behandlungsabhängiger Versand, Erinnerungen, Rücklaufkontrolle und Prüfspur jedes Bogens; Konnektoren des UiPath Integration Service zu Outlook 365, SharePoint und Teams; Microsoft Forms mit Fragelogik
Mit Ihren Ärzten verfasste Anamnesebögen und Vorbereitungshinweise je Behandlung, automatischen Versand nach der Buchung, eine hervorgehobene Zusammenfassung beim Termin und eine Lückenliste für den Empfang
Das Praxissystem mit Buchungen und Dokumentation per Export oder API; ein SMS-Gateway für Erinnerungen auf Ihrem eigenen Anbietervertrag
So läuft der automatisierte Prozess
- AutomatisierungDie Buchung einer Behandlung löst den Versand der passenden Hinweise aus
- AutomatisierungZwei Tage vor dem Termin bekommt die Patientin einen zur Behandlung passenden Bogen
- SystemOhne Antwort folgt eine SMS-Erinnerung, dann ein Anruf auf der Empfangsliste
- AutomatisierungDie Antworten landen als Zusammenfassung mit den Hervorhebungen der Ärzte beim Termin
- MenschDer Arzt liest die Zusammenfassung vorab und entscheidet allein über die Indikation
- MenschBei Bedarf ruft der Arzt die Patientin am Vortag an, nicht im Stuhl
Zusammenspiel von Mensch und Automatisierung
Die Automatisierung übernimmt
- Versand behandlungsspezifischer Hinweise und Bögen und die Rücklaufkontrolle
- Eine Zusammenfassung der Antworten mit den von den Ärzten vereinbarten Hervorhebungen
- Eine Liste der Lücken und Anrufe für den Empfang in Teams
Menschen entscheiden
- Inhalt der Bögen und Hinweise und welche Antworten beachtenswert sind: legen die Ärzte fest
- Die Indikationsstellung und jedes Gespräch über die Gesundheit der Patientin: allein der Arzt
- Der Kontakt mit Patientinnen, die nicht antworten oder Fragen haben: Empfang und Arzt
Vorher und nachher
Systeme und Integrationen
Der Stack ist bewusst kurz: ein Motor, eine Ausführungsschicht, ein Ort, an dem ein Mensch entscheidet.
Eingänge
- Buchungen aus dem Praxissystem mit Behandlungsart
- von den Ärzten verfasste Bögen und Hinweise
- Antworten der Patientinnen aus dem Online-Formular
- Bestätigungen und Lücken aus den SMS-Erinnerungen
Automatisierungsschicht
- UiPath Orchestrator
- UiPath Robots
- UiPath Integration Service
- UiPath Action Center
Zielsysteme
- eine Anamnesezusammenfassung beim Termin in der Dokumentation
- der Patientin zugestellte Vorbereitungshinweise
- eine Liste der Lücken und Anrufe für den Empfang in Teams
Berührungspunkte mit Menschen: Durchsicht der Zusammenfassungen durch den Arzt am Vortag; Anrufe des Empfangs bei Patientinnen ohne Antwort; Aktualisierung der Hinweise durch die Ärzte bei geändertem Protokoll
Eingesetzte Technologien
behandlungsabhängiger Versand, Erinnerungen, Prüfspur jedes Bogens
Aein zur Behandlungsart passender Bogen, am Handy ausgefüllt
AZusammenfassungen, Empfangsliste und E-Mail-Versand
ABuchungen und Dokumentation per Export oder API, je nach Anbieter
BErinnerungen an Bogen und Hinweise; auf Ihrem eigenen Anbietervertrag
BIllustratives Wirtschaftlichkeitsmodell
Zahlen, die Sie mit eigenen Daten prüfen können.
Das Modell nimmt 600 Behandlungstermine im Monat und eine vorsichtige Annahme an: Nur die Hälfte der vorhersehbaren Verschiebungen verschwindet. Die Arztzeit bepreisen wir nicht, obwohl sie in der Klinik die teuerste ist. Ihre eigenen Werte gehören in den Rechner nebenan.
Rechnen Sie mit Ihren Daten
Eine illustrative Schätzung auf Basis Ihrer Eingaben. Modelliert wird freigesetzte Kapazität, keine versprochene Einsparung.
Geschäftlicher Nutzen
- Weniger Behandlungen, die am Tag aus vorhersehbaren Gründen verschoben werden
- Der Arzt kennt die Anamnese am Vortag und beginnt den Termin mit dem Gespräch
- Jede Patientin bekommt die Hinweise für ihre Behandlung, nicht allgemeine
- Der Empfang gibt keine Klemmbretter aus und tippt keine Blätter ab
- Die Bögen liegen vollständig, leserlich und datiert in der Dokumentation
Aus Sicht der Geschäftsführung
- Kalender und teure Geräte der Klinik arbeiten in geplanten Slots, statt nach Verschiebungen stillzustehen
- Die Anamnese hängt nicht mehr an Handschrift und Eile; die Dokumentation ist ab dem ersten Termin vollständig
- Die Patientin fühlt sich vom ersten Kontakt an geführt, und das ist in einem Empfehlungsgeschäft Währung
KPIs für die Geschäftsführung
am Behandlungstag verschobene Behandlungen · vor dem Termin zurückgekommene Bögen · Empfangszeit pro Termin · Termine mit vorab vom Arzt gesichteter Zusammenfassung · leere Slots in den Gerätekalendern
Sicherheit und Governance
Die Automatisierung hat genau die Berechtigungen, die sie braucht. Keine einzige mehr.
- Der Bogen enthält Gesundheitsdaten; er erhebt nur, was die Ärzte festgelegt haben, und geht direkt in die Dokumentation, DSGVO-konform
- Der Roboter bewertet keine Antworten und entscheidet nicht über die Indikation; er hebt nur hervor, was die Ärzte vorgegeben haben
- Die Patientin bekommt von der Automatisierung keinen medizinischen Rat; Gesundheitsfragen gehen an den Arzt
- Jeder Versand, jede Erinnerung und jeder Rücklauf hat eine Prüfspur: was, wann, an wen
- Die Daten bleiben in Ihrem Microsoft-365-Tenant; die Roboter laufen in der EU-Region der UiPath Automation Cloud
Warum jetzt
Patientinnen buchen und füllen Formulare am Handy aus; das Papierklemmbrett ist heute der altmodischste Teil des Besuchs.
Jeder leere Slot an einem teuren Gerät ist ein Verlust, der sich später nicht aufholen lässt; die Vorbereitung der Patientin ist der günstigste Schutz.
Ein Quick-Win-Projekt dauert Wochen, und die größte Arbeit, das Festhalten von Bögen und Hinweisen, bleibt der Klinik für Jahre.
Relevante Führungsrollen
Ein Kalender ohne Überraschungen und eine vom ersten Termin an vollständige Dokumentation
Kennt die Anamnese am Vortag, spricht statt zu lesen, entscheidet ohne den Druck des Stuhls
Weiß, wie sie sich vorbereitet, füllt den Bogen zu Hause aus und kommt entspannt
Häufige Fragen und Einwände
Nein, und das wird er nie. Der Roboter versendet, hält nach und ordnet. Er hebt Antworten hervor, die der Arzt markiert hat, aber Bewertung, Indikation und jedes Gesundheitsgespräch gehören allein dem Arzt.
Genau darum geht es in dieser Lösung. Jede Behandlungsart hat ihren eigenen Bogen und ihre Hinweise, und der Roboter wählt sie automatisch anhand der Buchung. Eine Protokolländerung ist die Änderung eines Formulars.
Sie bekommt eine Erinnerung, und kommt nichts zurück, sieht der Empfang ihren Namen am Vortag auf der Anrufliste. Im Notfall füllt sie den Bogen vor Ort am Tablet aus. Die Ausnahme, nicht die Regel.
Wann diese Lösung nicht passt
- Eine Klinik ohne vereinbarte Vorbereitungsprotokolle: Erst müssen die Ärzte sie festhalten, dann können wir sie versenden
- Die Erwartung, die Automatisierung ersetze die ärztliche Beratung: Diese Lösung bereitet sie vor, sie ersetzt sie nicht
- Eine Handvoll Termine pro Woche: Ein Anruf des Empfangs reicht weiterhin
Eine Frage für die nächste Sitzung
Wie viele Behandlungen haben wir letzten Monat aus einem Grund verschoben, den wir am Vortag hätten kennen können?
Vorgehen bei der Umsetzung
Der Umfang ohne Unklarheiten, noch vor der Unterschrift.
Wir liefern
- Mit den Ärzten verfasste Anamnesebögen und Vorbereitungshinweise je Behandlung
- Automatischen Versand nach der Buchung und SMS-Erinnerungen
- Eine hervorgehobene Zusammenfassung der Antworten beim Termin in der Dokumentation
- Eine Liste der Lücken und Anrufe für den Empfang in Teams
- Ein Handbuch für Empfang und Ärzte und zwei Wochen Begleitung nach dem Start
Wir brauchen von Ihnen
- Zwei Stunden mit den Ärzten, um Bögen und Hinweise je Behandlung festzuhalten
- Zugang zu den Buchungen im Praxissystem per Export oder API
- Die Entscheidung, wo die Zusammenfassung landen soll: im Praxissystem oder in SharePoint
Etappen
Aufnahme
Behandlungsliste, heutiger Anamnesebogen und Gründe für Verschiebungen; ein halber Tag in der Klinik
Protokolle
Bögen, Hinweise und Hervorhebungen mit den Ärzten festgehalten
Aufbau
Formulare, Versand je Behandlung, Erinnerungen, Zusammenfassungen, Empfangsliste
Parallelbetrieb
Zwei Wochen: online neben Papier, die Ärzte beurteilen die Lesbarkeit der Zusammenfassungen
Start
Das Klemmbrett geht in Rente; Durchsicht der Verschiebungen nach dem ersten Monat
Ein Quick Win. Die meiste Arbeit ist das einmalige Festhalten von Bögen und Hinweisen mit den Ärzten; danach bereitet jede neue Buchung die Patientin von selbst vor.
Mittwoch, 8 Uhr: Die erste Patientin des Tages kommt vorbereitet, und der Arzt kennt ihre Anamnese seit Dienstag. Kein Klemmbrett, keine Überraschung im Stuhl.
Zählen Sie die verschobenen Behandlungen des letzten Monats und notieren Sie zu jeder den Grund. Schicken Sie uns diese Liste mit Ihrem heutigen Anamnesebogen; Sie bekommen einen Entwurf der Bögen je Behandlung und die Rechnung der zu rettenden Slots.
Zählen Sie Ihre verschobenen BehandlungenDer Nachbarprozess hat meist dasselbe Problem
Die Patientin sitzt im Stuhl, der Eingriff steht bevor, und in der Akte fehlt eine unterschriebene Seite. Schon wieder.
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