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Lösung · Betrieb & ProduktionPräparate in der Reihenfolge der Verfallsdaten verbraucht, nach Kalender bestellt und der Kühlschrank auch samstags um drei Uhr früh im Blick
Präparatelager: Verfallsdaten und Kühlschrank
Ein Roboter führt den Präparatebestand mit Chargen und Verfallsdaten: Lieferungen bucht er aus Dateien des Großhändlers, den Verbrauch zieht er aus Behandlungen ab, und jede Woche veröffentlicht er eine Liste der zuerst zu verbrauchenden Packungen. Er vergleicht den Bestand mit dem Behandlungskalender und schlägt eine Bestellung zur Freigabe in Teams vor. Außerdem liest er den Temperaturlogger im Kühlschrank, meldet jede Abweichung der Bereitschaft und kennzeichnet die Chargen im Kühlschrank zur Entscheidung des Arztes.
Kurzfassung für die Geschäftsführung
Präparate gehören zu den größten Kosten einer Klinik, doch Bestand, Verfallsdaten und Lagertemperatur werden heute mit Tabelle, Gedächtnis und einem Thermometer überwacht, das man während der Arbeitszeit ansieht.
Ein Roboter führt den Bestand mit Chargen und Daten, zieht den Verbrauch aus Behandlungen ab, zeigt, was zuerst zu verbrauchen ist, schlägt Bestellungen nach Kalender vor und liest rund um die Uhr die Kühlschranktemperatur, mit Alarm an die Bereitschaft.
Weniger abgelaufene Präparate, keine Behandlung wegen fehlender Ware verschoben, schnelle Reaktion auf einen Kühlschrankausfall und eine Inventur in einer Viertelstunde; geringere Kosten und weniger Risiko.
Lieferdateien des Großhändlers; Verbrauch aus Chargenregister und Praxissystem; ein WLAN-Temperaturlogger; ein Register in SharePoint; Freigaben und Alarme in Microsoft Teams
Geschäftsproblem
Das Lager einer Klinik sind Zehntausende Euro in Schrank und Kühlschrank, überwacht mit einer Tabelle und einem guten Gedächtnis
Toxine, Filler, Biostimulatoren, Anästhetika und Einwegmaterial gehören in einer ästhetischen Klinik zu den größten Kosten und sind zugleich anspruchsvolle Ware: Sie haben Verfallsdaten, ein Teil muss in den Kühlschrank, und Engpässe zeigen sich im schlechtesten Moment, mit der Patientin im Stuhl.
Heute wird der Bestand in einer Tabelle geführt, die am Zähltag stimmt. Eine neue Lieferung kommt vorn ins Regal, ältere Packungen rutschen nach hinten und warten, bis ihr Datum abläuft. An die Bestellung erinnert ein leerer Karton, und eine Eilbestellung mit Expresslieferung kostet mehr oder kommt nicht rechtzeitig, und die Behandlung muss verschoben werden.
Der Kühlschrank ist ein eigenes Kapitel. Die Temperatur wird während der Arbeitszeit geprüft, wenn überhaupt, und ein Ausfall am Freitagabend oder eine nach der Lieferung nicht ganz geschlossene Tür fällt am Montagmorgen auf. Dann weiß niemand, wie lange die Abweichung dauerte oder welche Chargen drin waren, und über Präparate im Wert von Tausenden Euro wird ohne Daten entschieden.
All diese Probleme haben eine gemeinsame Ursache: Niemand hat Zeit, jeden Tag aufs Lager zu schauen, und das Lager braucht jeden Tag einen Blick. Ein Roboter kann alle paar Minuten schauen, auch nachts und am Wochenende, und sich nur melden, wenn es nötig ist.
Wie es heute läuft
So sieht die Arbeit aus, bevor irgendetwas automatisiert wird.
- MenschEine Lieferung kommt ins Regal und in den Kühlschrank, neuere Packungen vorn
- FehlerrisikoBestand in einer Tabelle, stimmt am Zähltag
- WartezeitVerfallsdaten werden geprüft, wenn jemand daran denkt
- FehlerrisikoEin Präparat geht am Behandlungstag aus; eine Eilbestellung
- WartezeitAm Wochenende läuft der Kühlschrank ohne Zeugen
- FehlerrisikoAbgelaufene Packungen fallen bei der Behandlung auf
Warum der heutige Prozess mehr kostet, als es scheint
Die Rechnung, die in keinem Budget auftaucht.
- Wie viele Präparatepackungen haben Sie letztes Jahr weggeworfen, weil sie abgelaufen waren?
- Wie oft musste im letzten Quartal eine Behandlung verschoben oder mit einer Eilbestellung gerettet werden, weil Präparat fehlte?
- Wer erführe von einem Kühlschrankausfall samstags um drei Uhr früh, und wie lange bis zur Reaktion?
- Wie lange dauert Ihre Inventur, und wie weit weicht ihr Ergebnis von der Tabelle ab?
Kosten des Nichtstuns
Das Modell nimmt einen Einkauf von Präparaten und Material von rund 20 000 € im Monat an, eine Behandlung im Schnitt um 250 € und zwei Behandlungen im Monat, die wegen fehlender Ware verschoben werden. Ihre eigenen Zahlen kennen Sie aus den Rechnungen abgelaufener Packungen und dem Kalender verschobener Termine.
Die dritte Zeile hat keinen Betrag, aber ein Wochenende mit Kühlschrankausfall kann mehr kosten als die beiden anderen Zeilen zusammen. Oder nichts, wenn jemand nach einer Viertelstunde davon erfährt.
Eine Modellorganisation mit realistischen Proportionen – die Zahlen dienen dazu, dieselbe Rechnung mit Ihren Daten zu machen; sie sind kein Kundenergebnis.
Eine ästhetische Klinik: 3 Behandlungsräume, 5 Ärzte und Kosmetologinnen, rund 600 Behandlungstermine im Monat, etwa 80 Präparate- und Materialpositionen, ein Präparatekühlschrank, Microsoft 365.
Montag: Eine Lieferung kommt. Der Roboter bucht die Positionen aus der Rechnungsdatei des Großhändlers, und die Assistentin bestätigt in Teams Packungszahl, Chargen und Verfallsdaten. Das dauert zwei Minuten.
Dienstag: Der Roboter veröffentlicht die wöchentliche Liste der zuerst zu verbrauchenden Packungen, vier Packungen mit Ablauf binnen 60 Tagen. Den Verbrauch aus Behandlungen zieht er laufend aus dem Chargenregister ab.
Mittwoch: Der Roboter vergleicht den Toxinbestand mit den für zwei Wochen geplanten Behandlungen und schlägt eine Bestellung vor. Die Inhaberin gibt sie in Teams mit einem Klick frei, und die Bestellung geht per E-Mail an den Großhändler.
Samstag, 3:20 Uhr: Der Logger zeigt 11 °C im Kühlschrank, über dem von der Klinik gesetzten Bereich. Der Roboter schickt der Bereitschaft eine SMS und eine Teams-Nachricht und kennzeichnet die Chargen im Kühlschrank zur Entscheidung. Ursache ist eine nicht ganz geschlossene Tür; über die Präparate entscheidet am Montag der Arzt, mit vollständiger Temperaturaufzeichnung.
Nach einem Jahr: weniger abgelaufene Packungen, keine Behandlung wegen fehlenden Präparats verschoben, eine Inventur in einer Viertelstunde. Der modellierte Wert liegt bei rund 10 000 € im Jahr. Das sind Modellzahlen, nicht die Bücher der Klinik.
Vorgeschlagene Lösung
Grundlage ist ein Lagerregister mit Chargen und Verfallsdaten. Lieferungen bucht der Roboter aus Rechnungsdateien oder Aufstellungen des Großhändlers, und wo es keine gibt, erfasst die Assistentin die Lieferung in einem kurzen Formular auf dem Handy. Den Verbrauch zieht der Roboter aus den Behandlungen ab, mit Chargenregister und Dokumentation im Praxissystem, sodass der Bestand jeden Tag stimmt und nicht nur am Zähltag. Die Inventur geht in einer Viertelstunde per Handy, und Abweichungen zeigt der Roboter sofort.
Auf diesem Register arbeiten drei Wächter. Der erste achtet auf Daten: jede Woche eine Liste der zuerst zu verbrauchenden Packungen und Alarme mit einem von der Klinik gesetzten Vorlauf, und eine abgelaufene Packung kommt nach dem Verfahren der Klinik auf die Entsorgungsliste. Der zweite achtet auf Bestellungen: Er vergleicht den Bestand mit den geplanten Behandlungen und schlägt eine Bestellung vor, die ein Mensch freigibt. Der dritte achtet auf den Kühlschrank: Er liest den Temperaturlogger alle paar Minuten, rund um die Uhr.
Bei einer Temperaturabweichung tut der Roboter, was der Logger allein nicht kann: Er weiß, welche Chargen im Kühlschrank liegen, wer heute Bereitschaft hat und wie lange die Abweichung dauerte. Er benachrichtigt die Bereitschaft per SMS und in Teams und kennzeichnet die Chargen im Kühlschrank als entscheidungsbedürftig. Ob die Präparate verwendbar sind, entscheidet der Arzt nach den Vorgaben des Herstellers; der Roboter liefert ihm die vollständige Temperaturaufzeichnung und die Chargenliste.
UiPath Orchestrator: Lagerregister, Alarme zu Verfallsdaten und Temperatur, Bestellvorschläge und Prüfspur; Konnektoren des UiPath Integration Service zu Outlook 365, SharePoint und Teams
Ein Lagerregister mit Chargen und Daten, Verbrauchsabzug aus Behandlungen, Listen für den Erstverbrauch, Bestellungen nach Kalender zur Freigabe und eine Kühlschranküberwachung rund um die Uhr mit Bereitschaftsliste
Ein WLAN-Temperaturlogger per Export oder API; das Praxissystem mit Kalender und Verbrauch per Export oder API; Rechnungsdateien des Großhändlers aus einem Postfach in Outlook 365; ein SMS-Gateway auf Ihrem eigenen Vertrag
So läuft der automatisierte Prozess
- AutomatisierungDie Lieferung im Register mit Charge und Verfallsdatum; die Assistentin bestätigt
- AutomatisierungVerbrauch aus Behandlungen abgezogen, Bestand jeden Tag aktuell
- AutomatisierungEine Liste für den Erstverbrauch und Alarme vor dem Ablauf
- MenschEin Bestellvorschlag nach Kalender; die Inhaberin gibt ihn in Teams frei
- AutomatisierungDer Kühlschrank rund um die Uhr überwacht; ein Alarm an die Bereitschaft
- MenschÜber Präparate nach einer Abweichung entscheidet der Arzt, mit vollständiger Aufzeichnung
Zusammenspiel von Mensch und Automatisierung
Die Automatisierung übernimmt
- Das Lagerregister mit Chargen und Daten, Verbrauch aus Behandlungen abgezogen
- Listen für den Erstverbrauch, Datumsalarme und Bestellvorschläge nach Kalender
- Temperaturlesung rund um die Uhr, Alarme an die Bereitschaft und eine Aufzeichnung für die Unterlagen
Menschen entscheiden
- Freigabe jeder Bestellung: die Inhaberin oder eine von ihr benannte Person
- Die Entscheidung über Präparate nach einer Temperaturabweichung: allein der Arzt
- Lieferungen bestätigen und Inventur: die Assistentin
Vorher und nachher
Systeme und Integrationen
Der Stack ist bewusst kurz: ein Motor, eine Ausführungsschicht, ein Ort, an dem ein Mensch entscheidet.
Eingänge
- Rechnungsdateien und Lieferaufstellungen des Großhändlers
- Verbrauch aus Chargenregister und Behandlungsdokumentation
- der Behandlungskalender der kommenden Wochen
- Messwerte des Temperaturloggers im Kühlschrank
Automatisierungsschicht
- UiPath Orchestrator
- UiPath Robots
- UiPath Integration Service
- UiPath Action Center
Zielsysteme
- ein Lagerregister mit Chargen, Daten und dem heutigen Bestand
- Bestellvorschläge und Listen für den Erstverbrauch in Teams
- Temperaturalarme an die Bereitschaft und eine Temperaturaufzeichnung für die Unterlagen
Berührungspunkte mit Menschen: die Assistentin bestätigt Lieferungen und macht monatlich die Inventur; die Inhaberin gibt Bestellungen frei; die Bereitschaft reagiert auf einen Kühlschrankalarm
Eingesetzte Technologien
Lagerregister, Alarme zu Verfallsdaten und Temperatur, Bestellvorschläge, Prüfspur
ABestellfreigaben, Alarme, Versand von Bestellungen an den Großhändler
Aein Lagerregister mit Chargen und eine schnelle Inventur per Handy
AKühlschrankwerte per Export oder API; Hardware kauft die Klinik
BKalender und Verbrauch per Export oder API; Lieferungen aus Rechnungsdateien
BIllustratives Wirtschaftlichkeitsmodell
Zahlen, die Sie mit eigenen Daten prüfen können.
Das Modell nimmt einen Einkauf von rund 20 000 € im Monat und die vorsichtige Annahme an, dass Verfallsverluste und verschobene Behandlungen um drei Viertel sinken. Die Kühlschranküberwachung bepreisen wir nicht, obwohl ein gerettetes Wochenende mehr wert sein kann als ein ganzes Jahr der übrigen Zeilen. Ihre eigenen Werte gehören in den Rechner nebenan.
Rechnen Sie mit Ihren Daten
Eine illustrative Schätzung auf Basis Ihrer Eingaben. Modelliert wird freigesetzte Kapazität, keine versprochene Einsparung.
Geschäftlicher Nutzen
- Präparate in der Reihenfolge der Verfallsdaten verbraucht, weniger weggeworfene Ware
- Bestellungen nach Behandlungskalender, keine Behandlung wegen fehlenden Präparats verschoben
- Kühlschranktemperatur rund um die Uhr überwacht, Alarm binnen Minuten, nicht am Montag
- Bestand jeden Tag aktuell, Inventur in einer Viertelstunde
- Eine vollständige Temperatur- und Chargenaufzeichnung für die Entscheidung des Arztes und die Unterlagen
Aus Sicht der Geschäftsführung
- Das Lager ist kein eingefrorenes Geld mehr: weniger Vorrat für alle Fälle, mehr Ware genau rechtzeitig
- Ein Verbrauchsnachweis je Behandlung ist die Grundlage ehrlicher Margen und fairer Arzthonorare
- Temperatur- und Datumsaufzeichnungen sind Unterlagen, die die Klinik ohne Vorbereitung zeigen kann
KPIs für die Geschäftsführung
Wert der nach Ablauf weggeworfenen Präparate · wegen fehlenden Präparats verschobene Behandlungen · Zeit von der Temperaturabweichung bis zur Reaktion · Abweichung zwischen Inventur und Register · ohne Eilmodus freigegebene Bestellungen
Sicherheit und Governance
Die Automatisierung hat genau die Berechtigungen, die sie braucht. Keine einzige mehr.
- Das Lagerregister enthält keine Patientendaten; der Verbrauch ist nur über die Terminnummer mit Behandlungen verbunden
- Der Roboter schlägt Bestellungen vor, bestellt aber nichts ohne Freigabe eines Menschen
- Die Entscheidung über Präparate nach einer Temperaturabweichung liegt immer beim Arzt; der Roboter kennzeichnet Chargen und bewertet sie nicht
- Temperaturaufzeichnung und jede Bestandsänderung haben eine Prüfspur: was, wann, wer
- Die Daten bleiben in Ihrem Microsoft-365-Tenant; die Roboter laufen in der EU-Region der UiPath Automation Cloud
Warum jetzt
Jede Packung, die hinter einer neueren Lieferung abläuft, ist Geld, das Sie schon ausgegeben haben.
Ein Kühlschrankausfall kündigt sich nicht an; die Überwachung muss stehen, bevor der erste an einem Wochenende passiert.
Ein Quick-Win-Projekt dauert Wochen und wirkt ab der ersten nach dem Start gebuchten Lieferung.
Relevante Führungsrollen
Weniger weggeworfene Präparate, Bestellungen mit einem Klick freigegeben und ruhige Wochenenden
Das Präparat ist da, wenn es da sein soll, und nach einem Kühlschrankausfall entscheidet er auf vollständigen Daten
Schluss mit dem Zählen per Tabelle und der Suche nach dem Karton mit dem ältesten Datum
Häufige Fragen und Einwände
Der Logger weiß, dass es zu warm ist. Der Roboter weiß zusätzlich, welche Chargen im Kühlschrank liegen, wer heute Bereitschaft hat, wie lange die Abweichung dauerte und was der Arzt sehen muss. Der Loggeralarm bleibt als zweite Linie.
Nein. Der Roboter erstellt einen Bestellvorschlag aus Kalender und Bestand und verschickt ihn erst nach Freigabe durch die Inhaberin oder eine von ihr benannte Person.
Aus dem Chargenregister, das bei den Behandlungen entsteht, und aus der Dokumentation im Praxissystem. Wo der Verbrauch schwankt, zählt die tatsächlich erfasste Packung, und die monatliche Inventur gleicht Unterschiede aus.
Wann diese Lösung nicht passt
- Eine Klinik mit wenigen Präparatepositionen und kleinem Vorrat: Eine Tabelle reicht
- Gar keine Verbrauchserfassung bei Behandlungen: zuerst das Chargenregister, dann das Lager
- Die Erwartung, dass der Roboter nach einem Ausfall über Präparate entscheidet: Das entscheidet der Arzt
Eine Frage für die nächste Sitzung
Wie viele Präparatepackungen haben Sie letztes Jahr nach Ablauf weggeworfen, und wer erführe in einer Samstagnacht von einem Kühlschrankausfall?
Vorgehen bei der Umsetzung
Der Umfang ohne Unklarheiten, noch vor der Unterschrift.
Wir liefern
- Ein Lagerregister mit Chargen und Verfallsdaten, gespeist aus Lieferungen und Behandlungsverbrauch
- Listen für den Erstverbrauch und Datumsalarme in Teams
- Bestellvorschläge nach Kalender mit Freigabe in Teams und Versand an den Großhändler
- Temperaturüberwachung des Kühlschranks rund um die Uhr mit Alarmen an die Bereitschaft und Aufzeichnung für die Unterlagen
- Ein Handbuch fürs Team, eine Bereitschaftsliste und zwei Wochen Begleitung nach dem Start
Wir brauchen von Ihnen
- Einen WLAN-Temperaturlogger im Kühlschrank, falls Sie noch keinen haben
- Zugang zu Kalender und Verbrauchsdokumentation im Praxissystem und zu Großhändlerrechnungen
- Die Bereitschaftsliste und von der Klinik festgelegte Temperaturbereiche
Etappen
Aufnahme
Positionen, Lieferungen, heutige Tabelle, Kühlschrank und Bereitschaft; ein halber Tag in der Klinik
Register
Eine Eröffnungsinventur mit Chargen und Daten, Alarmregeln, Bestellschwellen
Aufbau
Lieferungen, Verbrauch, Datumslisten, Bestellungen, Kühlschranküberwachung
Parallelbetrieb
Zwei Wochen neben der Tabelle; ein Test des Kühlschrankalarms mit der Bereitschaft
Start
Das Register als einzige Quelle; eine Kontrollinventur nach einem Monat
Ein Quick Win. Die meiste Arbeit macht die Eröffnungsinventur mit Chargen und Daten; danach führt sich das Register selbst, und eine Kontrollinventur dauert eine Viertelstunde.
Präparate in der Reihenfolge der Verfallsdaten verbraucht, rechtzeitig bestellt und der Kühlschrank auch samstags um drei Uhr früh im Blick. Ohne Tabelle.
Summieren Sie den Wert der letztes Jahr nach Ablauf weggeworfenen Präparate und zählen Sie die wegen fehlender Ware verschobenen Behandlungen. Schicken Sie uns beide Zahlen mit einem Satz zu Ihrem Kühlschrank; Sie bekommen einen Entwurf des Präparatelagers und die Rechnung für Ihre Klinik.
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