Start · Lösungen · HR & Mitarbeitende
Lösung · HR & MitarbeitendeDie Vertretung findet sich selbst: Nachricht an die Qualifizierten, die Schicht nimmt, wer zuerst bestätigt
Raumpläne und Vertretungen ohne Telefonate
Ein Roboter sammelt Verfügbarkeiten, entwirft den Dienstplan nach Ihren schriftlichen Regeln, veröffentlicht ihn dort, wo das Team wirklich hinschaut, und macht aus dem plötzlichen Ausfall ein Vertretungsangebot statt einer Stunde Telefonate. Die Leiterin genehmigt; sie wählt keine Nummern.
Kurzfassung für die Geschäftsführung
Der Dienstplan entsteht jede Woche neu: Verfügbarkeiten kommen per SMS und Zettel, der plötzliche Ausfall startet eine Telefonkette, und die Version im Pausenraum unterscheidet sich von der an der Rezeption.
Ein Formular sammelt Verfügbarkeiten, der Roboter entwirft den Plan nach schriftlichen Regeln, und ein Ausfall wird zur Nachricht an die Qualifizierten: Die Schicht nimmt, wer zuerst bestätigt.
Die Leiterin gewinnt über eine Stunde täglich zurück, der Plan hat eine gültige Version, und Patiententermine kollidieren nicht mehr mit Ausfällen, weil der Roboter Plan und Kalender vergleicht.
ein Verfügbarkeitsformular (Microsoft Forms); der Dienstplan in SharePoint; der Terminkalender; Nachrichten und Vorgänge in Microsoft Teams
Geschäftsproblem
Woche für Woche dasselbe Puzzle
In einem Dienstleistungsbetrieb mit Behandlungsräumen ist der Dienstplan kein Verwaltungsanhang, sondern die Existenzbedingung: Der Raum braucht seine Fachkraft, der Patient die Person, bei der er gebucht hat. Trotzdem entsteht der Plan in den meisten kleinen Firmen wie vor zwanzig Jahren: in einer Tabelle oder auf einem Ausdruck, mit per SMS gesammelten Verfügbarkeiten, im Kopf einer Person, die „alles im Griff hat“.
Teuer ist nicht das Planen, sondern das Zerfallen. Krankmeldung um 6:40, ein fieberndes Kind, ein Auto, das nicht anspringt: Ab dieser Minute ruft die Leiterin alle an, die die Schicht nehmen könnten, und jeder unbeantwortete Anruf kostet fünf Minuten und eine Unsicherheit mehr. Währenddessen empfängt die Rezeption Patienten, die bei jemandem gebucht sind, der heute nicht kommt.
Telefonisch vereinbarte Änderungen finden selten in die Tabelle zurück. Zwei Wochen später kann niemand sagen, wer welche Schicht wirklich gearbeitet hat: Die Lohnabrechnung entsteht aus Gedächtnis und Notizen, Überstundenstreit wird auf Zuruf entschieden. Die Wandversion, die Handyversion und die Tabellenversion des Plans leben ihr eigenes Leben.
Dazu kommt der Posten, den keine Spalte zeigt: Der Dienstplan kostet ein bis zwei Stunden täglich eine Person, die sich um Qualität und Verkauf kümmern sollte, nicht ums Telefonieren. In kleinen Firmen ist das oft der Inhaber.
Wie es heute läuft
So sieht die Arbeit aus, bevor irgendetwas automatisiert wird.
- MenschVerfügbarkeiten kommen per SMS, Mail und Zettel; jemand tippt sie in die Tabelle
- MenschDie Leiterin baut den Plan von Hand und hält Verträge, Qualifikationen und Vorlieben im Kopf
- FehlerrisikoDer plötzliche Ausfall startet die Telefonkette; jeder unbeantwortete Anruf kostet fünf Minuten
- WartezeitPatienten des Abwesenden warten, bis die Rezeption das Problem bemerkt und umbucht
- FehlerrisikoTelefonisch vereinbarte Änderungen erreichen die Tabelle nie; die Versionen laufen auseinander
- FehlerrisikoDie Lohnabrechnung entsteht aus dem Gedächtnis; Überstundenstreit wird auf Zuruf entschieden
Warum der heutige Prozess mehr kostet, als es scheint
Die Rechnung, die in keinem Budget auftaucht.
- Eine Stunde täglich am Dienstplan ist übers Jahr mehr als ein Monat Arbeit der Person, die die Firma führen soll, nicht das Telefon.
- Jede unbemerkte Kollision zwischen Plan und Kalender ist ein Patient vor verschlossener Tür und ein Termin zum Umbuchen.
- Schichten ohne Spur in den Aufzeichnungen kommen als Lohnstreit zurück, immer in der schlimmsten Woche des Monats.
- Ein Team, das Änderungen zuletzt erfährt, sieht den Plan als Urteil, nicht als Vereinbarung; man erkennt es an der Fluktuation.
Kosten des Nichtstuns
Die erste Zeile ist einfache Arithmetik: die Zeit der planenden Person zu Vollkosten. In vielen Firmen ist das der Inhaber; die echten Kosten liegen dann über dem Lohnsatz, weil die Stunde dem Verkauf und dem Wachstum fehlt.
Die zweite Zeile ist vorsichtig: Sie zählt nur Termine, die verloren gingen oder umgebucht wurden, weil ein Patient bei einem Abwesenden gebucht war. In Firmen, die Plan und Kalender nie vergleichen, passiert das wöchentlich.
Eine Modellorganisation mit realistischen Proportionen – die Zahlen dienen dazu, dieselbe Rechnung mit Ihren Daten zu machen; sie sind kein Kundenergebnis.
Ein Zentrum für Physiotherapie und Massage: fünf Räume, vierzehn Mitarbeitende in verschiedenen Modellen, Rezeption, der Terminkalender in einem Branchensystem, Microsoft 365.
Der Plan entsteht wöchentlich in einer Tabelle bei der Leiterin; Verfügbarkeiten per SMS; im Schnitt zwei plötzliche Ausfälle pro Woche.
Vertretungen per Telefon; mündliche Änderungen erreichen die Tabelle nicht immer; die Lohnabrechnung braucht monatlich eine Ermittlung.
Patienten werden mitunter bei Personen gebucht, die nicht im Plan stehen, weil niemand beides vergleicht.
Der Roboter sammelt Verfügbarkeiten per Formular bis Mittwoch, entwirft den Plan nach schriftlichen Regeln, die Leiterin korrigiert und genehmigt; der Ausfall löst eine Nachricht an Qualifizierte aus, die Schicht nimmt, wer zuerst bestätigt, und das System prüft sofort, ob der Abwesende Termine zum Umbuchen hat.
Im modellierten Fall sinkt die Dienstplanarbeit von 90 auf rund 20 Minuten täglich, und Kollisionen mit dem Kalender werden sichtbar, bevor der Patient in der Tür steht. Zahlen aus dem Modell, nicht aus den Registern der Firma.
Vorgeschlagene Lösung
Wir beginnen damit, die Regeln aufzuschreiben, die heute im Kopf der planenden Person sitzen: Vertragsstunden, Raum- und Behandlungsqualifikationen, Paare, die nicht zusammen arbeiten können, Vorlieben, Mindestbesetzungen über die Öffnungszeiten. Zwei Seiten; der Roboter entwirft danach, der Mensch genehmigt. Die Regeln sind jederzeit änderbar.
Die Verfügbarkeit sammelt ein Formular mit Erinnerung: Wer bis Mittwoch nicht ausgefüllt hat, bekommt einen Stups, und am Donnerstag sieht die Leiterin die Lücken. Der genehmigte Plan wird an einem Ort veröffentlicht und nur dort; jede Änderung hat Autor und Uhrzeit. Der plötzliche Ausfall ist eine Nachricht: Der Roboter schreibt den Personen mit passender Qualifikation und freiem Stundenkonto, die Schicht bekommt, wer zuerst bestätigt, der Rest ein Dankeschön.
Der Roboter vergleicht den Plan auch mit dem Terminkalender: Hat die abwesende Person Patienten gebucht, bekommt die Rezeption sofort in Teams die Liste der umzubuchenden Termine, bevor jemand in der Tür steht. Zum Monatsende geht die Aufstellung der Schichten und Vertretungen an die Lohnabrechnung, so wie es wirklich war, mit der Historie jeder Änderung.
UiPath Orchestrator: Zeitpläne der Abfragen, Vertretungswarteschlange, Wiederholungen und Audit-Trail; UiPath-Integration-Service-Konnektoren für Microsoft Teams, Outlook 365 und SharePoint; Microsoft Forms für Verfügbarkeiten
Versionierte Besetzungsregeln, einen Planentwurf zur Genehmigung, Vertretungen mit Bestätigungen, Kollisionsprüfung mit dem Terminkalender und eine Monatsaufstellung für die Lohnabrechnung
Dienstplan und Änderungsprotokoll in SharePoint; der Terminkalender über Export oder API des Branchensystems; Nachrichten über Teams, SMS für alle ohne Teams
So läuft der automatisierte Prozess
- AutomatisierungDas Verfügbarkeitsformular geht montags raus; Stups am Mittwoch, Lücken sieht die Leiterin
- AutomatisierungDer Roboter entwirft den Plan nach den Regeln; die Leiterin korrigiert und genehmigt
- SystemDer Plan erscheint an einem Ort; jede Änderung hat Autor und Uhrzeit
- AutomatisierungDer Ausfall löst das Vertretungsangebot an Qualifizierte aus; es gilt: Wer zuerst bestätigt
- MenschDie Rezeption bekommt in Teams die Liste der umzubuchenden Termine, bevor der Patient kommt
- MenschZum Monatsende geht die Schicht- und Vertretungsaufstellung mit voller Historie an die Lohnabrechnung
Zusammenspiel von Mensch und Automatisierung
Die Automatisierung übernimmt
- Die Verfügbarkeitsabfrage mit Erinnerungen und den Planentwurf nach schriftlichen Regeln
- Die Vertretungen: Angebote, Bestätigungen, Planaktualisierung und Benachrichtigungen
- Die Kollisionsprüfung mit dem Kalender und die Monatsaufstellung für die Lohnabrechnung
Menschen entscheiden
- Die Besetzungsregeln: Verträge, Qualifikationen, Mindestbesetzungen, Vorlieben und Ausnahmen
- Die Genehmigung jedes Plans und Entscheidungen in strittigen Fällen
- Die Gespräche mit dem Team: Urlaub, Konflikte, alles, was keine Nachricht klärt
Vorher und nachher
Systeme und Integrationen
Der Stack ist bewusst kurz: ein Motor, eine Ausführungsschicht, ein Ort, an dem ein Mensch entscheidet.
Eingänge
- Verfügbarkeiten aus dem Formular
- Besetzungsregeln und Qualifikationen
- der Terminkalender (Export oder API)
- Ausfallmeldungen
Automatisierungsschicht
- UiPath Orchestrator
- UiPath Robots
- UiPath Integration Service
- UiPath Action Center
Zielsysteme
- der genehmigte Plan mit Änderungshistorie
- besetzte Vertretungen mit Bestätigungen
- die Umbuchungsliste und die Lohnaufstellung in Microsoft Teams
Berührungspunkte mit Menschen: Plangenehmigung einmal pro Woche; Vorgänge in Microsoft Teams; die Lohnaufstellung einmal im Monat
Eingesetzte Technologien
Zeitpläne, Vertretungswarteschlange, Wiederholungen, Protokoll jeder Planänderung
AVertretungsangebote, Rezeptionsvorgänge, Planveröffentlichung
AVerfügbarkeiten per Formular statt SMS
ADienstplan und Änderungsprotokoll mit Versionen und Berechtigungen
Adie Terminquelle für die Kollisionsprüfung; Umfang je nach Export oder API
BIllustratives Wirtschaftlichkeitsmodell
Zahlen, die Sie mit eigenen Daten prüfen können.
Das Modell nimmt an, dass das Planen nicht verschwindet, sondern auf Genehmigen und Ausnahmen schrumpft; die Regeln setzt weiter der Mensch. Sätze und Volumina gehören zum Szenario; Ihre eigenen Zahlen tragen Sie nebenan im Rechner ein.
Rechnen Sie mit Ihren Daten
Eine illustrative Schätzung auf Basis Ihrer Eingaben. Modelliert wird freigesetzte Kapazität, keine versprochene Einsparung.
Geschäftlicher Nutzen
- Die Leiterin gewinnt über eine Stunde täglich für Arbeit, die die Firma weiterbringt
- Vertretungen sind in Minuten besetzt, ohne Telefonkette im Morgengrauen
- Eine gültige Planversion beendet den Streit „mir wurde etwas anderes gesagt“
- Patienten werden nicht mehr bei Abwesenden gebucht; Kollisionen zeigen sich einen Tag früher
- Die Lohnabrechnung entsteht aus der echten Änderungshistorie, nicht aus dem Gedächtnis
Aus Sicht der Geschäftsführung
- Der Dienstplan hängt nicht mehr an einer Person und ihrem Notizbuch; die Regeln sind geschrieben und überstehen ihren Urlaub
- Die Historie der Schichten und Vertretungen ist vollständig: wer, wann, für wen, mit wessen Zustimmung
- Ein wachsendes Team heißt nicht wachsendes Chaos; Regeln skalieren besser als Gedächtnis
KPIs für die Geschäftsführung
Zeit fürs Bauen und Flicken des Plans · Zeit bis zur besetzten Vertretung · Kollisionen zwischen Plan und Kalender · Schichten ohne Beleg · Lohnstreitfälle pro Monat
Sicherheit und Governance
Die Automatisierung hat genau die Berechtigungen, die sie braucht. Keine einzige mehr.
- Der Roboter arbeitet mit minimalem Datenumfang: Name, Kontakt, Qualifikationen, Verfügbarkeiten und Schichten; keine Ausfallgründe in Nachrichten
- Jede Planänderung hat Autor, Uhrzeit und Grund
- Die Besetzungsregeln sind versioniert; nur eine berechtigte Person ändert sie
- Lohnaufstellungen sieht nur die Leitung; das Team sieht seinen Plan
- Die Daten bleiben in Ihrem Microsoft-365-Tenant; die Roboter laufen in der EU-Region der UiPath Automation Cloud
Warum jetzt
Der Arbeitnehmermarkt in Dienstleistungen hält an: Das Team erwartet einen verlässlichen Plan und ehrliche Aufzeichnungen, sonst geht es dorthin, wo es beides bekommt.
Die Vertragsformen vermehren sich (Anstellung, Honorar, B2B); Limits von Hand zu überwachen ist nicht mehr realistisch.
Die Stunde des Inhabers und der Leiterin wird jedes Jahr teurer; Vertretungen hinterherzutelefonieren ist ihre teuerste Verwendung.
Relevante Führungsrollen
Gewinnt eine Stunde täglich und die Gewissheit, dass die Firma nicht auf dem Notizbuch einer Person steht
Genehmigt und entscheidet Ausnahmen, statt zu bauen, zu telefonieren und Versionen geradezurücken
Sieht den Plan an einem Ort, nimmt Vertretungen mit einem Tipp und vertraut darauf, dass die Aufzeichnungen stimmen
Häufige Fragen und Einwände
Ausnahmen sind Regeln, nur ungeschriebene: wer mit wem nicht kann, wer was nicht macht, wessen Dienstag heilig ist. Wir schreiben sie einmal auf, und der Roboter entwirft, er entscheidet nicht endgültig; die Leiterin korrigiert und genehmigt. Nach einem Monat bleiben meist wenige Korrekturen, weil die Ausnahmen nicht mehr im Gedächtnis verloren gehen.
Darum kann das Vertretungsangebot parallel per SMS rausgehen, die Bestätigung funktioniert genauso. Das Verfügbarkeitsformular öffnet sich am Handy in einer halben Minute. Die Voraussetzung ist nicht digitale Gewandtheit, sondern eine Telefonnummer.
Die Aufzeichnung der Schichten existiert heute auch, nur in der Version, die Streit verliert: Gedächtnis und Zettel. Das System schreibt auf, was ohnehin vereinbart wird, und tut es offen: Jeder sieht seinen Plan, seine Vertretungen, seine Historie. In der Praxis gewinnt das Team am meisten, weil „mir wurde etwas anderes gesagt“ verschwindet.
Wann diese Lösung nicht passt
- Ein Team unter fünf Personen mit festen Zeiten: Tabelle und Gespräch genügen
- Ein Plan, der mündlich zigmal täglich geändert wird, ohne Willen zur einen Version: erst die Disziplin, dann die Automatisierung
- Die Erwartung, das System löse persönliche Konflikte: Es ordnet Schichten, nicht Beziehungen
Eine Frage für die nächste Sitzung
Wie viele Stunden pro Woche kostet uns das Bauen und Flicken des Dienstplans, und wessen Stunden sind das?
Vorgehen bei der Umsetzung
Der Umfang ohne Unklarheiten, noch vor der Unterschrift.
Wir liefern
- Geschriebene Besetzungsregeln mit Versionen
- Die Verfügbarkeitsabfrage per Formular mit Erinnerungen
- Den Planentwurf zur Genehmigung und Vertretungen mit Bestätigungen
- Die Kollisionsprüfung mit dem Terminkalender und Rezeptionsvorgänge in Teams
- Die monatliche Schicht- und Vertretungsaufstellung für die Lohnabrechnung
Wir brauchen von Ihnen
- Den aktuellen Plan und die informellen Regeln; wir schreiben sie gemeinsam in einem Termin auf
- Die Teamliste mit Verträgen, Qualifikationen und Kontakten
- Zugang zum Terminkalender (Export oder API), wenn die Kollisionsprüfung laufen soll
Etappen
Analyse
Wie der Plan heute entsteht: Regeln, Ausnahmen, Versionen, Zeit und Brennpunkte
Regeln
Besetzungen, Qualifikationen, Limits, Vorlieben; Vorlagen der Vertretungsnachrichten
Aufbau
Formular, Planentwurf, Vertretungsangebote, Kollisionsprüfung, Aufstellungen
Parallelbetrieb
Zwei Wochen: Der Roboter entwirft, die Leiterin vergleicht mit ihrer Version
Go-live
Der Plan wechselt aufs System; Regelreview nach dem ersten Monat
Ein Quick Win. Formular, Plan und Vertretungen laufen auf dem Microsoft 365, das Sie schon haben; die einzige Integration ist der Terminkalender, abhängig von seiner Schnittstelle.
Mittwoch, 6:40: die Krankmeldung. Patienten ab 8:00. Die Leiterin wählt die siebte Nummer, und die Rezeption weiß noch nichts.
Beschreiben Sie uns Ihren Dienstplan: wie viele Personen, wie viele plötzliche Ausfälle im Monat, wer ihn baut und wie lange. Wir schicken die Stundenrechnung und einen Regelentwurf zurück, mit dem wir bei Ihnen anfangen würden.
Zählen Sie Ihre DienstplanstundenDer Nachbarprozess hat meist dasselbe Problem
Drei Sätze, vier Verträge, Stunden aus dem Gedächtnis. Der Zahltag endet jeden Monat in einer Diskussion.
Lösung ansehen HR & MitarbeitendeMitarbeiter-Onboarding im kleinen BetriebDie neue Kollegin fängt Montag an. Konto, Zugänge, Untersuchungen, Schulungen: Was davon ist fertig?
Lösung ansehen Management & PlanungDer Morgenbericht für den Inhaber in einer NachrichtDer gestrige Umsatz, die heutige Besetzung, offene Zahlungen. Eine Nachricht statt drei Systeme.
Lösung ansehenBranchen, in denen wir das am häufigsten umsetzenÄsthetische MedizinKleine Unternehmen & Dienstleistungen