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Lösung · Finanzen & BuchhaltungDie Eingangsrechnungen sammeln sich den ganzen Monat von selbst, nicht am Fünften in Panik
Eingangsrechnungen zur Buchhaltung ohne Ordner
Ein Roboter sammelt die Einkaufsrechnungen: aus dem Postfach, aus Lieferantenportalen, aus Handyfotos vom Kauftag. Er liest die Daten, führt ein Register, mahnt fehlende Rechnungen wiederkehrender Lieferanten an und übergibt der Buchhalterin den kompletten Satz, bevor sie fragen muss.
Kurzfassung für die Geschäftsführung
Eingangsrechnungen kommen von überall: per Mail, in Lieferantenportalen, auf Papier aus der Hand des Fahrers; gesammelt wird einmal im Monat in Panik, ein Teil verschwindet, und die Buchhalterin ruft am Fünften trotzdem mit der Lückenliste an.
Ein Kostenpostfach, die Portale und Handyfotos speisen ein Register; der Roboter liest die Dokumentdaten, überwacht die Vollständigkeit nach wiederkehrenden Lieferanten und übergibt der Buchhalterin das Paket in ihrem Format.
Die Suche verschwindet, Korrekturen nach verspäteten Rechnungen werden selten, und der Inhaber sieht die Monatskosten erstmals laufend, nicht drei Wochen nach dem Abschluss.
das Kostenpostfach; Handyfotos; Lieferantenportale; das Register in SharePoint; das Paket für die Buchhalterin und die Kostensicht in Microsoft Teams
Geschäftsproblem
Die monatliche Belegjagd
Jede kleine Firma kennt das Ritual: Der Termin für die Unterlagen an die Buchhaltung naht, und die Jagd beginnt. Die Tankrechnungen stecken in Mails, das Leasing im Portal, der Großhändler schickte Papier mit dem Fahrer, und der Strom „kam wohl aufs alte Postfach“. Stunden vergehen mit Suchen, und trotzdem rutscht etwas durch.
Das Durchrutschen kostet konkret: Eine Rechnung, die ihren Monat verpasst hat, ist eine Korrektur der Erklärung oder ein unwiederbringlich verlorener Steueraufwand. Die Buchhalterin ruft mit der Lückenliste an, der Inhaber verspricht, „abends zu suchen“, und eine Beziehung, die Partnerschaft sein sollte, wird ein zyklischer Austausch von Mahnungen.
Der zweite Preis ist leiser: Die Firma kennt ihre Kosten nicht laufend. Alles klärt sich erst, wenn die Buchhalterin den Monat schließt, praktisch also Mitte des nächsten. Entscheidungen, von der Preisliste bis zur Einstellung, fallen auf sechs Wochen alten Zahlen, weil es frischere schlicht nicht gibt.
Das Komischste: Die Lieferanten sind größtenteils berechenbar. Leasing, Strom, Telefon, Großhandel und Kraftstoff kommen monatlich, seit Jahren, von denselben Stellen. Dieses Überwachen braucht keinen Kopf; es braucht eine Liste wiederkehrender Lieferanten und jemanden, der nicht vergisst. Also einen Roboter.
Wie es heute läuft
So sieht die Arbeit aus, bevor irgendetwas automatisiert wird.
- MenschRechnungen kommen auf fünf Wegen; niemand sammelt sie laufend
- WartezeitDas Sammeln beginnt kurz vor dem Buchhaltungstermin, in Panik
- FehlerrisikoEin Teil der Belege verschwindet: altes Postfach, Handschuhfach, Jackentasche
- MenschDie Buchhalterin ruft am Fünften mit der Lückenliste an; der Inhaber verspricht zu suchen
- FehlerrisikoVerspätete Rechnungen kommen als Korrekturen oder verlorene Aufwände zurück
- FehlerrisikoDie Monatskosten sind Mitte des Folgemonats bekannt; Entscheidungen laufen auf alten Zahlen
Warum der heutige Prozess mehr kostet, als es scheint
Die Rechnung, die in keinem Budget auftaucht.
- Die Stunden des Inhabers bei der Monatsjagd sind die teuersten Stunden der Firma, ausgegeben für die Suche nach PDFs.
- Jede verlorene Rechnung ist ein verlorener Steueraufwand; bei Umsatz- und Einkommensteuersätzen ist das echtes Geld.
- Korrekturen der Erklärungen kosten bei der Buchhalterin und belasten eine Beziehung, die Partnerschaft sein sollte.
- Entscheidungen auf sechs Wochen alten Zahlen sind Fahren nur mit Blick in den Rückspiegel.
Kosten des Nichtstuns
Die ersten beiden Zeilen zählen Sie zu Hause nach einem Monat: die Jagdstunden und die Liste der Belege, die ihre Periode verpassten. Die dritte Zeile ist die größte und unbenannte: Eine mit sechs Wochen alten Zahlen gesteuerte Firma trifft andere Entscheidungen als dieselbe Firma mit laufenden Kosten.
Das Modell nimmt an, dass die Buchhalterin Buchhalterin bleibt: Die Automatisierung bucht nicht, sie liefert ihr den kompletten Satz pünktlich und im Format, das sie mag. Steuerbüros sind meist die ersten Verbündeten dieser Einführung.
Eine Modellorganisation mit realistischen Proportionen – die Zahlen dienen dazu, dieselbe Rechnung mit Ihren Daten zu machen; sie sind kein Kundenergebnis.
Eine Dienstleistungs- und Handelsfirma: rund 140 Eingangsrechnungen im Monat aus fünf Quellen (Mail, drei Portale, Papier), ein externes Steuerbüro, Microsoft 365.
Belege am letzten Wochenende des Monats gesammelt; das Paket gemailt; am Fünften der Anruf mit der Lückenliste.
Monatlich verschwinden einige bis ein Dutzend Belege; quartalsweise passiert eine Korrektur der Erklärung.
Der Inhaber kennt die Monatskosten etwa am Fünfzehnten des Folgemonats.
Mailrechnungen fallen von selbst ins Register; der Roboter loggt sich in Lieferantenportale für die wiederkehrenden Belege ein; Papier wird am Kauftag mit dem Handy fotografiert; die Daten lesen sich automatisch, Duplikate werden erkannt, und die Liste wiederkehrender Lieferanten überwacht die Vollständigkeit: keine Stromrechnung bis zum 10. ist ein Alarm, keine Überraschung; das Paket für die Buchhalterin geht vor dem Termin in ihrem Format hinaus.
Im modellierten Fall verschwindet die Jagd, Korrekturen werden selten, und der Inhaber sieht die Kosten kumuliert in jedem Moment des Monats. Zahlen aus dem Modell, nicht aus den Registern der Firma.
Vorgeschlagene Lösung
Wir beginnen mit der Quellenkarte: woher Ihre Rechnungen kommen und welche Lieferanten wiederkehrend sind. Daraus entsteht die Vollständigkeitsliste: Der Roboter weiß, dass jeden Monat Leasing, Strom, Telefon, Kraftstoff und Großhandel da sein müssen, und mahnt jede Lücke an der Quelle an, bevor die Buchhalterin es bei Ihnen tut.
Das Sammeln läuft auf allen Wegen zugleich: Das Kostenpostfach fängt Mails mit Anhängen, der Roboter loggt sich in Lieferantenportale ein und holt die Belege, und Papier wird in der Minute des Kaufs mit dem Handy fotografiert, statt im Handschuhfach zu reisen. Jeder Beleg wird gelesen: Verkäufer, Nummer, Daten, Beträge, Steuer; Duplikate erkannt, und das Register wächst den ganzen Monat, statt an seinem letzten Sonntag geboren zu werden.
Vor dem Termin bekommt die Buchhalterin den kompletten Satz im Format, das sie mag: ein Paket benannter PDFs mit Aufstellung oder die direkte Übergabe in ihr System, wenn es eine Schnittstelle hat. Der Inhaber hat in Teams die laufende Kostensicht: wie viel, wofür, gegenüber dem Vormonat. Die Frage „wie viel gaben wir diesen Monat für Kraftstoff aus“ braucht keinen Anruf beim Steuerbüro mehr.
UiPath Orchestrator: Abholzeitpläne, Belegwarteschlange, Wiederholungen und Audit-Trail; UiPath-Integration-Service-Konnektoren für Microsoft Teams und Outlook 365; UiPath Document Understanding fürs Rechnungslesen
Das Kostenpostfach, das Abholen aus Lieferantenportalen, Lesen und Register der Belege, Vollständigkeitskontrolle nach wiederkehrenden Lieferanten, das Paket für die Buchhalterin und die kumulierte Kostensicht
Register und Archiv in SharePoint; Handyfotos über ein einfaches Formular; die Lieferung ans Steuerbüro per Mail oder in sein System, wenn es eine Schnittstelle hat
So läuft der automatisierte Prozess
- AutomatisierungMails mit Rechnungen fallen von selbst ins Register; die Portale werden planmäßig abgefragt
- MenschPapier wird in der Minute des Kaufs fotografiert; die Handschuhfach-Ära endet
- AutomatisierungJeder Beleg wird gelesen: Verkäufer, Nummer, Daten, Beträge; Duplikate erkannt
- AutomatisierungDie Liste wiederkehrender Lieferanten überwacht die Vollständigkeit; die Lücke ist ein Alarm an der Quelle
- SystemDas Paket für die Buchhalterin geht vor dem Termin hinaus, in ihrem Format, mit Aufstellung
- MenschDer Inhaber sieht die kumulierten Kosten in Teams in jedem Moment des Monats
Zusammenspiel von Mensch und Automatisierung
Die Automatisierung übernimmt
- Das Sammeln aus allen Quellen, das Datenlesen und das Register mit Archiv
- Die Vollständigkeitskontrolle nach wiederkehrenden Lieferanten, mit Alarmen
- Das pünktliche Paket für die Buchhalterin und die kumulierte Kostensicht
Menschen entscheiden
- Buchen und Steuererklärungen; das bleibt die Domäne der Buchhalterin
- Das Fotografieren der Papierrechnung am Kauftag; eine Teamregel
- Entscheidungen: die Freigabe ungewöhnlicher Belege und Streit mit Lieferanten
Vorher und nachher
Systeme und Integrationen
Der Stack ist bewusst kurz: ein Motor, eine Ausführungsschicht, ein Ort, an dem ein Mensch entscheidet.
Eingänge
- das Kostenpostfach
- Lieferantenportale (Zugänge)
- Handyfotos des Papiers
- die Liste wiederkehrender Lieferanten
Automatisierungsschicht
- UiPath Orchestrator
- UiPath Robots
- UiPath Integration Service
- UiPath Action Center
Zielsysteme
- Register und Archiv mit ausgelesenen Daten
- das Paket für die Buchhalterin in ihrem Format
- Lückenalarme und die Kostensicht in Microsoft Teams
Berührungspunkte mit Menschen: Lückenalarme; das Monatspaket zur Bestätigung; die Kostensicht; Lieferantenlistenreview einmal im Quartal
Eingesetzte Technologien
Abholzeitpläne, Belegwarteschlange, Wiederholungen, Spur jedes Belegs
Adas Lesen von Verkäufer, Nummern, Daten und Beträgen aus Rechnungen und Quittungen
Adas Kostenpostfach, Alarme, das Paket ans Büro
ARegister und Archiv mit Suche und Berechtigungen
Adie direkte Belegübergabe, wenn das System eine Schnittstelle hat; sonst das Mailpaket
BIllustratives Wirtschaftlichkeitsmodell
Zahlen, die Sie mit eigenen Daten prüfen können.
Das Modell zählt die Zeit und die verlorenen Belege; nicht den Wert der Entscheidungen auf frischen Zahlen, der den Rest meist übersteigt. Volumina gehören zum Szenario; Ihre eigenen Zahlen tragen Sie nebenan im Rechner ein.
Rechnen Sie mit Ihren Daten
Eine illustrative Schätzung auf Basis Ihrer Eingaben. Modelliert wird freigesetzte Kapazität, keine versprochene Einsparung.
Geschäftlicher Nutzen
- Die monatliche Belegjagd verschwindet aus dem Kalender
- Die Buchhalterin bekommt den kompletten Satz vor dem Termin; die Anrufe am Fünften enden
- Verlorene Aufwände und Korrekturen werden selten
- Papier verschwindet nicht mehr, weil es ab der Kaufminute als Foto lebt
- Der Inhaber sieht die Kosten laufend und entscheidet auf frischen Zahlen
Aus Sicht der Geschäftsführung
- Die Kostenbelege werden ein Prozess, kein monatlicher Kraftakt
- Ein Archiv mit ausgelesenen Daten antwortet in einer Sekunde: was, wann, von wem, für wie viel
- Die Beziehung zum Steuerbüro kehrt zur Partnerschaft zurück, weil der Mahnaustausch endet
KPIs für die Geschäftsführung
vor dem Termin gelieferte Belege · per Alarm an der Quelle gefangene Lücken · Korrekturen der Erklärungen · monatliche Sammelzeit · die Verzögerung des Kostenwissens
Sicherheit und Governance
Die Automatisierung hat genau die Berechtigungen, die sie braucht. Keine einzige mehr.
- Der Roboter arbeitet mit den Kostenbelegen der Firma; Registerzugriff nach Rollen
- Die Portalzugänge liegen in einem Anmeldedaten-Tresor, nicht in einer Tabelle
- Jeder Beleg hat eine Spur: Quelle, Abholzeit, ausgelesene Daten
- Das Archiv hat eine Aufbewahrungsfrist gemäß den Belegaufbewahrungspflichten
- Die Daten bleiben in Ihrem Microsoft-365-Tenant; die Roboter laufen in der EU-Region der UiPath Automation Cloud
Warum jetzt
Die Lieferanten wechseln massenhaft zu E-Rechnungen und Portalen; die Quellen vermehren sich, während das manuelle Sammeln in die andere Richtung skaliert.
Die Digitalisierung der Steuermeldungen verteuert Verspätungen und Lücken; Ordnung an der Quelle wird billiger als Korrekturen.
Steuerbüros belohnen Mandanten mit pünktlichem Komplettsatz; immer öfter offen, in der Preisliste.
Relevante Führungsrollen
Bekommt das Sammelwochenende zurück und sieht die Kosten laufend
Bekommt den kompletten Satz pünktlich, im Lieblingsformat; die Mahnungen enden
Fotografiert Papier in der Kaufminute und vergisst es; der Rest passiert von selbst
Häufige Fragen und Einwände
Und darum ist der erste Schritt das Gespräch mit ihr: Das Paket entsteht im Format, das sie benennt, von benannten PDFs mit Aufstellung bis zur direkten Übergabe in ihr System, wenn es eine Schnittstelle hat. Steuerbüros sind meist die wärmsten Befürworter dieser Einführung, weil sie deren monatliche Jagd auf Ihre Belege beendet.
Darum steckt das Handyfoto im Prozess: eine Teamregel, „fotografiere in der Kaufminute“, und Papier verschwindet nicht mehr. Das Datenlesen funktioniert auf Fotos wie auf PDFs, und das Original heften Sie in Ruhe ab, denn sein Inhalt ist längst im Register.
Stimmt, und darum holt ein Roboter ab, mit Anmeldedaten-Tresor, Wiederholungen und einem Alarm, wenn sich ein Portal ändert. Selbst wenn eines einmal im Quartal einen Handklick braucht, laufen die übrigen neun Quellen von selbst, und die Vollständigkeitsliste fängt ohnehin jede Lücke.
Wann diese Lösung nicht passt
- Ein Dutzend Rechnungen im Monat aus zwei Quellen: Ordner und Disziplin genügen
- Interne Buchhaltung mit eigenem OCR und Workflow: Das würde einen bestehenden Prozess verdoppeln
- Die Erwartung automatischen Buchens und automatischer Erklärungen: Wir liefern der Buchhalterin den Komplettsatz, wir ersetzen sie nicht
Eine Frage für die nächste Sitzung
Wie viele Stunden und wie viele verlorene Aufwände kostete uns letztes Jahr, dass die Belege einmal im Monat, in Panik, gesammelt werden?
Vorgehen bei der Umsetzung
Der Umfang ohne Unklarheiten, noch vor der Unterschrift.
Wir liefern
- Das Kostenpostfach und das Abholen aus Lieferantenportalen
- Das Belegelesen, das Register mit Archiv und die Duplikaterkennung
- Die Liste wiederkehrender Lieferanten mit Lückenalarmen
- Das Paket für die Buchhalterin in ihrem Format, vor dem Termin
- Die kumulierte Kostensicht und zwei Wochen Parallelbetrieb
Wir brauchen von Ihnen
- Die Liste der Rechnungsquellen und wiederkehrenden Lieferanten
- Die Portalzugänge (sie kommen in einen Anmeldedaten-Tresor)
- Das mit Ihrer Buchhalterin vereinbarte Paketformat
Etappen
Analyse
Quellen, Volumina, wiederkehrende Lieferanten, das Format der Buchhalterin
Regeln
Die Vollständigkeitsliste, die Kaufminuten-Fotoregel, Pakettermine
Aufbau
Postfach, Portale, Lesen, Register, Alarme, Paket, Sicht
Parallelbetrieb
Ein voller Monat neben dem bisherigen Sammeln; Vollständigkeit verglichen
Go-live
Das Paket übernimmt die Lieferung; Lieferantenlistenreview nach dem Quartal
Ein Quick Win. Postfach, Lesen und Register arbeiten ab der ersten Woche; die Lieferantenportale kommen eines nach dem anderen dazu, größte Volumina zuerst.
Sonntag, Monatsende: der Inhaber mit dem Laptop, auf der Jagd nach der Stromrechnung in drei Postfächern. Die Tankrechnung steckt in der Jacke. In der anderen Jacke.
Schreiben Sie Ihre Rechnungsquellen auf und schicken Sie uns die Liste mit Monatsvolumina. Wir schicken den Entwurf der Vollständigkeitsliste und die Rechnung der Stunden, die Sie nicht mehr mit der Jagd verbringen.
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