Start · Lösungen · Recht & Compliance
Lösung · Recht & ComplianceAlle Fristen der Firma in einem Register, das erinnert, eskaliert und nicht vergisst
Firmenfristen im Blick: Policen, Prüfungen, Untersuchungen
Ein Roboter führt das Register der Fristen mit Konsequenzen: Policen, Geräteprüfungen, Eichungen, Vorsorgeuntersuchungen, Zertifikate, Verträge. Er erinnert die Verantwortlichen mit Vorlauf, eskaliert Schweigen zum Inhaber, und das Schließen einer Frist verlangt einen Nachweis, der sofort die nächste setzt.
Kurzfassung für die Geschäftsführung
Jede Firma hat Dutzende Fristen, deren Verpassen kostet: Policen, Prüfungen, Eichungen, Untersuchungen, Zertifikate, Kündigungsfenster; sie leben in Ordnern, Handys und Köpfen und tauchen auf, wenn sie schon abgelaufen sind.
Ein Register hält alle Fristen mit Verantwortlichen und Vorläufen; der Roboter erinnert im Rhythmus 60/30/7, eskaliert Schweigen, und das Schließen verlangt einen Nachweis, aus dem sofort die nächste Frist entsteht.
Nichts läuft still ab, die Verantwortung ist namentlich, die Nachweise liegen bei den Fristen, und der Inhaber sieht jederzeit, was grün, was gelb und was heute eine Entscheidung braucht.
das Fristenregister in SharePoint; Erinnerungen und Eskalationen in Microsoft Teams; Abschlussnachweise an den Fristen
Geschäftsproblem
Viele Kalender, kein Verantwortlicher
Eine kleine Firma hat keine Verwaltungsabteilung, aber alle ihre Pflichten: die Haftpflicht- und Sachpolice, Prüfungen von Feuerlöschern und Anlagen, Eichungen der Geräte, Vorsorgeuntersuchungen und Schulungen der Mitarbeiter, Zertifikate, Domains, Verträge mit Kündigungsfristen. Dutzende Positionen, jede mit Datum und Konsequenz, verstreut über Ordner, Postfächer und Köpfe.
Die Überwachung läuft auf drei Mechanismen zugleich und keinem ganz: Einen Teil der Fristen erinnert der Inhaber, an einen Teil erinnert der Anbieter (wenn es ihm passt), und der Rest taucht bei Gelegenheit auf, etwa bei einer Kontrolle. Die Verantwortung gehört niemandem: Wenn alle „irgendwie dran denken“, antwortet niemand für das Konkrete.
Die Folgen des Verpassens stehen in keinem Verhältnis zu den Ursachen. Ein Tag Lücke in der Police ist ein Risiko, das die Firma kosten kann; eine überfällige Prüfung kann den Versicherungsschutz genau dann aufheben, wenn er gebraucht wird; die Untersuchung eines Mitarbeiters nach dem Datum ist ein Problem bei jeder Kontrolle und jedem Unfall; und ein Vertrag mit verpasstem Kündigungsfenster verlängert sich um ein Jahr zu alten Konditionen.
Am schlimmsten ist die Entdeckung im Nachhinein: Abläufe schmerzen nicht am Tag des Ablaufs, sondern an dem Tag, an dem jemand danach fragt. Dann beginnen die Dokumentensuche, das Ermitteln, wer aufpassen sollte, und das Versprechen, dass es ab jetzt eine Liste gibt. Meist bis zum nächsten Mal.
Wie es heute läuft
So sieht die Arbeit aus, bevor irgendetwas automatisiert wird.
- MenschFristen verstreut über Ordner, Postfächer und Köpfe; jede in einem anderen Kalender
- FehlerrisikoDie Verantwortung gehört niemandem: Alle „denken irgendwie dran“, niemand antwortet fürs Konkrete
- FehlerrisikoAn einen Teil der Fristen erinnert der Anbieter, wenn es ihm passt; der Rest vertraut dem Glück
- WartezeitDer Ablauf zeigt sich, wenn jemand danach fragt: beim Schaden, bei der Kontrolle, im Streit
- MenschDie Dokumentensuche beginnt, und das Ermitteln, wer aufpassen sollte
- FehlerrisikoVerträge mit verpassten Kündigungsfenstern verlängern sich um ein Jahr zu alten Konditionen
Warum der heutige Prozess mehr kostet, als es scheint
Die Rechnung, die in keinem Budget auftaucht.
- Ein Tag Lücke in der Police ist ein Risiko außer Verhältnis zur Prämie, die ohnehin zu zahlen war.
- Die überfällige Prüfung kann den Schutz genau dann aufheben, wenn er gebraucht wird.
- Die Untersuchung eines Mitarbeiters nach dem Datum ist ein Problem bei jeder Kontrolle und jedem Vorfall.
- Das verpasste Kündigungsfenster ist ein Jahr Zahlen für einen Vertrag, den niemand mehr wollte.
Kosten des Nichtstuns
Die ersten beiden Zeilen lassen sich zählen; die dritte ist der eigentliche Grund für diesen Prozess. Die Schutzlücke kostet monatelang nichts und dann an einem Tag alles; das Register bemisst sich nicht an Ersparnissen, sondern an den Ereignissen, die nie stattfinden.
Das Modell nimmt an, dass das Register einmal gebaut wird, aus Ordnern und Postfächern; das ist ein Arbeitstag, an dem meist sofort einige bereits abgelaufene oder im laufenden Monat ablaufende Fristen auftauchen.
Eine Modellorganisation mit realistischen Proportionen – die Zahlen dienen dazu, dieselbe Rechnung mit Ihren Daten zu machen; sie sind kein Kundenergebnis.
Eine Dienstleistungsfirma mit 20 Leuten, einem Behandlungsraum und vier Firmenwagen: 31 Fristen mit Konsequenzen, von Policen über Autoklav- und Feuerlöscherprüfungen bis zu Vorsorgeuntersuchungen und Domains, Microsoft 365.
Fristen in drei privaten Kalendern, einem Ordner und dem Gedächtnis; zwei Abläufe letztes Jahr im Nachhinein entdeckt.
Beim Registeraufbau kamen fünf gänzlich unbewachte Fristen und eine doppelt bezahlte Police ans Licht.
Der Inhaber konnte ohne Anruf beim Makler nicht sagen, wann der Haftpflichtschutz abläuft.
Das Register hält alle Fristen mit Verantwortlichen, Vorläufen und Konsequenzen; der Roboter erinnert den Verantwortlichen im Rhythmus 60/30/7, Schweigen eskaliert zum Inhaber; das Schließen verlangt einen Nachweis (Policen-Scan, Prüfprotokoll, Bescheinigung), der sofort die nächste Frist setzt; eine Ampelsicht zeigt jederzeit, was grün, gelb und rot ist.
Im modellierten Fall läuft nichts still ab, und die Kontrollvorbereitung besteht im Öffnen des Registers. Zahlen aus dem Modell, nicht aus den Registern der Firma.
Vorgeschlagene Lösung
Wir beginnen mit dem einmaligen Sammeln der Fristen: Wir setzen uns über Ordner, Postfächer und Köpfe und schreiben alles auf, was Datum und Konsequenz hat. Eine typische Firma findet 25-50 Positionen, darunter einige unbewachte und etwas doppelt Bezahltes. Jede Frist bekommt einen namentlichen Verantwortlichen, einen Vorlauf und ein Gewicht.
Ab dann wacht der Roboter: Der Verantwortliche bekommt Erinnerungen 60, 30 und 7 Tage vorher, mit Kontext und dem vorherigen Dokument zur Hand. Schweigen eskaliert zum Inhaber, sodass keine Frist unbemerkt sterben kann. Das Schließen verlangt einen Nachweis: den Scan der neuen Police, das Prüfprotokoll, die Bescheinigung; der Nachweis landet an der Frist, und aus seinen Daten legt der Roboter sofort die nächste Position an. Das Register hat keine Löcher zwischen den Zyklen.
Der Inhaber sieht eine Ampeltafel: Grün bewacht sich selbst, Gelb ist in Arbeit, Rot braucht heute eine Entscheidung. Bei Kontrolle, Schaden oder Bankfrage liegen die Dokumente an den Fristen statt in Ordnern; die Antwort auf „sind Ihre Prüfungen aktuell“ ist ein Öffnen des Registers. Die Mitarbeiterfristen (Untersuchungen, Schulungen, Berechtigungen) können direkt aus Ihrem Onboarding-Prozess einfließen, falls Sie einen führen.
UiPath Orchestrator: Erinnerungszeitpläne, Eskalationen, Wiederholungen und Audit-Trail; UiPath-Integration-Service-Konnektoren für Microsoft Teams und Outlook 365
Das einmalige Fristensammeln, ein Register mit Verantwortlichen und Gewichten, den Rhythmus 60/30/7, Schweigeneskalationen, Abschlussnachweise und die Ampeltafel des Inhabers
Register und Dokumente in SharePoint; Erinnerungen in Teams und per Mail; Mitarbeiterfristen aus dem Onboarding gespeist, wo der Prozess existiert
So läuft der automatisierte Prozess
- SystemAlle Fristen mit Konsequenzen leben in einem Register, mit Verantwortlichen und Gewichten
- AutomatisierungDer Verantwortliche bekommt Erinnerungen 60/30/7 mit Kontext und dem vorherigen Dokument
- AutomatisierungSchweigen eskaliert zum Inhaber; keine Frist stirbt unbemerkt
- MenschDas Schließen verlangt einen Nachweis: Policen-Scan, Protokoll, Bescheinigung
- AutomatisierungAus den Daten des Nachweises legt der Roboter sofort die nächste Frist an; die Zyklen haben keine Löcher
- MenschDie Ampeltafel: Grün bewacht sich selbst, Rot braucht heute eine Entscheidung
Zusammenspiel von Mensch und Automatisierung
Die Automatisierung übernimmt
- Den Erinnerungsrhythmus, die Eskalationen und die Vollständigkeit der Nachweise
- Das Anlegen der Folgefristen aus den Daten der Abschlussnachweise
- Die Ampeltafel und die Monatsübersicht für den Inhaber
Menschen entscheiden
- Das Erledigen selbst: die Police erneuern, die Prüfung buchen, die Untersuchung veranlassen
- Entscheidungen bei Rot: Verhandlungen, Anbieterwechsel, Kündigungen
- Das Register als Ganzes: neue Fristen ergänzen, wenn die Firma wächst
Vorher und nachher
Systeme und Integrationen
Der Stack ist bewusst kurz: ein Motor, eine Ausführungsschicht, ein Ort, an dem ein Mensch entscheidet.
Eingänge
- aus Ordnern, Postfächern und Köpfen gesammelte Fristen
- Verantwortliche, Vorläufe und Gewichte
- Abschlussnachweise (Scans, Protokolle, Bescheinigungen)
- Mitarbeiterfristen aus dem Onboarding (optional)
Automatisierungsschicht
- UiPath Orchestrator
- UiPath Robots
- UiPath Integration Service
- UiPath Action Center
Zielsysteme
- das Fristenregister mit Historie und Dokumenten
- Erinnerungen und Eskalationen mit Protokoll
- die Ampeltafel und Monatsübersicht in Microsoft Teams
Berührungspunkte mit Menschen: Erinnerungen an die Verantwortlichen; Eskalationen zum Inhaber; die Ampeltafel; Registerreview einmal im Quartal
Eingesetzte Technologien
Erinnerungszeitpläne, Eskalationen, Wiederholungen, Spur jeder Frist
AErinnerungen, Eskalationen, Übersichten
Adas Fristenregister mit Dokumenten, Versionen und Berechtigungen
Adie Quelle der Mitarbeiterfristen, wo der Prozess existiert
Beingehende Policen und Protokolle halbautomatisch an Fristen geheftet
BIllustratives Wirtschaftlichkeitsmodell
Zahlen, die Sie mit eigenen Daten prüfen können.
Die zählbaren Beträge sind hier der kleinste Teil des Werts: Das Register bemisst sich am Risiko, das aufhört zu existieren. Volumina gehören zum Szenario; Ihre eigene Fristenliste sehen Sie nach dem ersten Sammeltag, und meist entscheidet sie die Sache von selbst.
Rechnen Sie mit Ihren Daten
Eine illustrative Schätzung auf Basis Ihrer Eingaben. Modelliert wird freigesetzte Kapazität, keine versprochene Einsparung.
Geschäftlicher Nutzen
- Nichts läuft still ab; jede Frist hat einen Verantwortlichen und einen Erinnerungsrhythmus
- Die Nachweise liegen an den Fristen; Kontrollen und Schäden sind keine Suchaktionen mehr
- Kündigungsfenster verstreichen nicht mehr unbemerkt
- Der Inhaber sieht Ampeln, statt den Kalender im Kopf zu tragen
- Eine neue Frist ist ein Registereintrag, keine neue Sache zum Merken
Aus Sicht der Geschäftsführung
- Die Firma gewinnt die Verwaltungsdisziplin eines Konzerns ohne Verwaltungsstelle
- Namentliche Verantwortung mit Eskalation beendet die Ära von „alle denken irgendwie dran“
- Ein Register mit Nachweisen ist die fertige Antwort an Bank, Versicherer und Kontrolle
KPIs für die Geschäftsführung
vor dem Datum geschlossene Fristen · Eskalationen zum Inhaber · stille Abläufe · Zeit bis zur Antwort auf eine Dokumentenfrage · Fristen ohne Verantwortlichen
Sicherheit und Governance
Die Automatisierung hat genau die Berechtigungen, die sie braucht. Keine einzige mehr.
- Das Register hat Rollenberechtigungen; sensible Dokumente (Bescheinigungen) mit beschränktem Zugriff
- Jede Erinnerung, Eskalation und Schließung hat ein Protokoll: wer, wann, mit welchem Nachweis
- Mitarbeiterfristen mit minimalen Daten: Person, Typ, Daten; keine Bescheinigungsinhalte im Hauptregister
- Nachweise werden für die von Ihnen festgelegten Zeiträume aufbewahrt
- Die Daten bleiben in Ihrem Microsoft-365-Tenant; die Roboter laufen in der EU-Region der UiPath Automation Cloud
Warum jetzt
Die Fristenpflichten vermehren sich mit jedem Jahr und jedem Gerät; das Gedächtnis des Inhabers wächst nicht mit.
Versicherer und Kontrollen achten immer genauer auf Fristentreue; die formale Lücke kostet heute mehr als früher.
Die Erneuerungspreise steigen; das Kündigungsfenster ist der einzige Verhandlungsmoment, und es verstreicht unbemerkt.
Relevante Führungsrollen
Ist nicht mehr der Kalender der Firma und schläft vor jeder Kontrolle ruhig
Bekommt eine Erinnerung mit Kontext statt Vorwürfen im Nachhinein
Bekommen vollständige Dokumente rechtzeitig, ohne Suchaktionen
Häufige Fragen und Einwände
Manche ja, besonders wenn die Erneuerung in ihrem Interesse liegt; dann kommt die Erinnerung auch im schlechtesten Verhandlungsmoment. Das Register erinnert früher und Sie, nicht sie: 60 Tage vorher bleibt Zeit, Angebote zu vergleichen, im Fenster zu kündigen oder die Prüfung auf einen passenden Tag zu legen. Und die Fristen, an die niemand erinnert, Untersuchungen, Eichungen, Domains, haben gar keinen anderen Wächter.
Ein Kalender erinnert; er eskaliert kein Schweigen, verlangt keinen Abschlussnachweis, legt keine Folgefrist an und hält kein Dokument an der Position. Der Unterschied zeigt sich in der Praxis: Die weggeklickte Erinnerung verschwindet, während die Registerfrist beim Inhaber rot brennt, bis der Nachweis erscheint.
Das Register beherrscht beide Rhythmen: Daten und Zähler (Betriebsstunden, Kilometer, Nutzungszahlen), gespeist per Eintrag oder Ablesung, wo es eine gibt. Die Frist „alle 20 000 km“ bekommt ihre Erinnerung nach der Schwelle, genau wie die Dezemberfrist.
Wann diese Lösung nicht passt
- Eine Firma mit fünf Fristen im Jahr: Kalender und Gewissenhaftigkeit genügen
- Keine Bereitschaft zum einmaligen Sammeln: Ein unvollständiges Register erzeugt eine Illusion, und die ist schlimmer als nichts
- Die Erwartung, der Roboter erledige die Erneuerungen: Er überwacht und eskaliert; die Police unterschreibt ein Mensch
Eine Frage für die nächste Sitzung
Welche unserer Fristen würden binnen eines Quartals ablaufen, wenn zwei bestimmte Personen gleichzeitig lange ausfielen?
Vorgehen bei der Umsetzung
Der Umfang ohne Unklarheiten, noch vor der Unterschrift.
Wir liefern
- Das einmalige Sammeln der Fristen aus Ordnern, Postfächern und Köpfen
- Ein Register mit Verantwortlichen, Gewichten und dem Rhythmus 60/30/7
- Schweigeneskalationen und Schließungen mit Nachweisen
- Das automatische Anlegen der Folgefristen aus Nachweisdaten
- Die Ampeltafel, die Monatsübersicht und einen Review nach dem Quartal
Wir brauchen von Ihnen
- Einen Tag fürs gemeinsame Fristensammeln (Ordner, Postfächer, Köpfe)
- Die Zuordnung von Verantwortlichen zu den Positionen
- Entscheidungen über Gewichte und Erinnerungsrhythmen
Etappen
Sammeln
Ein Tag über den Ordnern: alle Fristen mit Daten und Konsequenzen
Register
Verantwortliche, Vorläufe, Gewichte; Dokumente an den Positionen
Aufbau
Erinnerungen, Eskalationen, Nachweise, Folgefristen, die Ampeltafel
Erster Zyklus
Ein Monat Betrieb mit Review der Vorlaufgenauigkeit
Go-live
Das Register übernimmt die Überwachung; Quartalsreview
Ein Quick Win. Das größte Stück ist ein Tag Fristensammeln; Register und Erinnerungen laufen auf dem Microsoft 365, das Sie schon haben.
Ein Schaden im Behandlungsraum. Der Versicherer bittet um das letzte Prüfprotokoll der Anlage. Das Protokoll existiert. Dreizehn Monate alt, bei einer Zwölf-Monats-Vorgabe.
Zählen Sie grob Ihre Fristen mit Konsequenzen: Policen, Prüfungen, Untersuchungen, Verträge, Zertifikate. Schicken Sie die Zahl, und wir schicken einen Registerentwurf plus die Liste der Positionen zurück, die kleine Firmen am häufigsten vergessen.
Zählen Sie die Fristen, die heute das Gedächtnis bewachtDer Nachbarprozess hat meist dasselbe Problem
Die Kladde am Tresen kann nur eine Person lesen, und Fragen nach Beständen kommen unangekündigt.
Lösung ansehen Betrieb & ProduktionVerleih: Reservierungen, Kautionen, PrüfungenEin Kunde reservierte zwei Räder, die gerade jemand auslieh. Die Kaution im Heft, der Service im Gedächtnis.
Lösung ansehen HR & MitarbeitendeMitarbeiter-Onboarding im kleinen BetriebDie neue Kollegin fängt Montag an. Konto, Zugänge, Untersuchungen, Schulungen: Was davon ist fertig?
Lösung ansehenBranchen, in denen wir das am häufigsten umsetzenÄsthetische MedizinKleine Unternehmen & Dienstleistungen