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Lösung · Vertrieb & MarketingDer Arzt hat vier Sitzungen geplant. Die Patientin kommt zu allen vier, weil jemand die Termine für sie im Blick behält
Behandlungsserien rechtzeitig erinnert
Bei der ersten Behandlung einer Serie hält der Arzt den Plan fest: Anzahl der Sitzungen und Abstände. Ab dann schlägt ein Roboter der Patientin die nächste Sitzung zum geplanten Zeitpunkt vor, mit freien Slots beim richtigen Arzt und Gerät, und schweigt die Patientin, setzt er sie auf die Anrufliste des Empfangs. Plan und Änderungen bleiben beim Arzt; der Roboter sorgt dafür, dass sich der Plan nicht im Kalender auflöst.
Kurzfassung für die Geschäftsführung
Laserserien, Mesotherapie, Biostimulatoren und nach Empfehlung wiederholte Behandlungen haben einen Plan, der heute im Kopf des Arztes und im guten Willen der Patientin lebt; die nächsten Sitzungen werden gebucht, wenn jemand daran denkt.
Ein Roboter erfasst den Serienplan bei der ersten Behandlung, schlägt die nächste Sitzung vorab mit freien Slots beim richtigen Arzt und Gerät vor und macht aus einer abgebrochenen Serie einen Anruf auf der Empfangsliste.
Mehr beendete Serien und Ergebnisse nach Plan, vollere Gerätekalender, ein Empfang ohne manuelle Kalenderdurchsicht; Kommunikation im Rahmen der Patientenbetreuung, getrennt vom Marketing.
der Serienplan beim Termin im Praxissystem; Terminvorschläge aus Arzt- und Gerätekalendern; SMS und E-Mail an Patientinnen; eine Liste abgebrochener Serien in Microsoft Teams
Geschäftsproblem
Eine Serie, die nach der zweiten Sitzung endet, enttäuscht alle: Patientin, Arzt und Kalender
Viele ästhetische Behandlungen wirken in Serien. Der Arzt plant mehrere Sitzungen in festen Abständen, weil er nur so das Ergebnis erreicht, über das er mit der Patientin in der Beratung gesprochen hat. Nach der ersten Sitzung sind alle motiviert. Nach der zweiten kehrt die Patientin in den Alltag zurück, der nächste Termin sollte in einigen Wochen sein, und niemand hat ihn gebucht.
Heute werden Serien von Hand verfolgt, wenn überhaupt: Der Empfang sieht Kalender oder Tabelle durch und ruft an, wenn er einen Moment findet. In Spitzenwochen gibt es diesen Moment nicht. Die Patientin ruft nicht selbst an, weil sie annimmt, dass sich die Klinik meldet, und die Klinik nimmt an, dass die Patientin anruft. Der geplante Termin verstreicht in Stille.
Die Folgen sind drei, und keine ist gut. Die Patientin hat ein halbes Ergebnis und bewertet die Behandlung schlechter, als sie verdient. Der Arzt verliert die Kontinuität eines Plans, den er selbst entworfen hat. Und der Kalender der Klinik verliert Sitzungen, die schon geplant und im Gespräch verkauft waren, nur nie im Kalender ankamen.
Eine Erinnerung an die nächste Sitzung einer Serie ist kein Marketing, sondern das Zu-Ende-Bringen dessen, was der Arzt geplant hat. Sie verlangt das Wissen, wann und bei wem, und eine Geduld, die der Empfang in der Spitze nicht hat. Ein Roboter hat beides und überlässt Menschen das Gespräch mit einer Patientin, die aus irgendeinem Grund ausgestiegen ist.
Wie es heute läuft
So sieht die Arbeit aus, bevor irgendetwas automatisiert wird.
- MenschDer Arzt plant die Serie in der Beratung und bei der ersten Behandlung
- FehlerrisikoDer Plan steht in der Dokumentation, aber nicht im Kalender
- WartezeitDie nächste Sitzung wartet, bis jemand daran denkt
- FehlerrisikoDer Empfang sieht den Kalender von Hand durch, wenn er Zeit hat
- WartezeitDer geplante Termin verstreicht; die Patientin nimmt an, die Klinik meldet sich
- FehlerrisikoDie Serie endet auf halbem Weg, das Ergebnis auch
Warum der heutige Prozess mehr kostet, als es scheint
Die Rechnung, die in keinem Budget auftaucht.
- Wie viele Serien haben Sie im letzten Quartal begonnen, und wie viele endeten im geplanten Rhythmus?
- Wer sorgt heute dafür, dass eine Patientin nach der zweiten Sitzung die dritte gebucht hat?
- Wie viele Sitzungen geplanter Serien kamen nie im Kalender an?
- Wie viele Bewertungen über ein schwaches Ergebnis betreffen abgebrochene Serien?
Kosten des Nichtstuns
Das Modell nimmt rund 60 begonnene Serien im Monat an, im Schnitt je drei Sitzungen, und einen Sitzungswert um 200 €. Eine abgebrochene Serie verliert im Schnitt anderthalb Sitzungen. Ihre eigene Zahl kennen Sie, wenn Sie begonnene und beendete Serien eines Quartals gegenüberstellen.
Die dritte Zeile hat keinen Betrag, aber Folgen: Eine Patientin, die eine Serie abgebrochen hat, sagt selten „meine Schuld". Sie sagt, die Behandlung hat nicht gewirkt.
Eine Modellorganisation mit realistischen Proportionen – die Zahlen dienen dazu, dieselbe Rechnung mit Ihren Daten zu machen; sie sind kein Kundenergebnis.
Eine ästhetische Klinik: 3 Behandlungsräume, 5 Ärzte und Kosmetologinnen, rund 600 Behandlungstermine im Monat, davon etwa 180 Seriensitzungen, Microsoft 365, Arzt- und Gerätekalender im Praxissystem.
März: Eine Patientin beginnt eine Serie von Laserbehandlungen. Der Arzt hält in der Dokumentation den Plan fest: vier Sitzungen in Abständen, die er selbst festlegt.
Fünf Tage vor der fälligen zweiten Sitzung schickt der Roboter der Patientin drei freie Slots beim selben Arzt und am selben Gerät. Sie wählt einen mit einem Klick.
Vor der dritten Sitzung antwortet die Patientin nicht. Nach einer Woche setzt der Roboter sie auf die Anrufliste des Empfangs in Teams, mit Serienplan und Vorschlagshistorie.
Der Empfang ruft an und erfährt, dass die Patientin zwei Wochen verreist war. Der Termin verschiebt sich in den vom Arzt gesetzten Grenzen, und die Serie ist wieder in der Spur. Hätte die Patientin Fragen zur Behandlung selbst gehabt, hätte der Arzt das Gespräch übernommen.
Juni: Die Patientin beendet die vierte Sitzung nach Plan. Im modellierten Quartal erreicht die Hälfte der Serien, die bisher abbrachen, ihr Ende. Das sind Modellzahlen, nicht die Bücher der Klinik.
Vorgeschlagene Lösung
Ausgangspunkt ist der Plan des Arztes. Bei der ersten Behandlung einer Serie hält der Arzt Anzahl der Sitzungen und Abstände fest, wie heute in der Dokumentation, nur in Feldern, die der Roboter lesen kann. Für periodisch wiederholte Behandlungen legt der Arzt den empfohlenen Rhythmus fest. Nichts im Plan entsteht ohne den Arzt, und nichts ändert sich ohne seine Entscheidung.
Den Rest führt der Roboter. Mit einem von der Klinik festgelegten Vorlauf schlägt er die nächste Sitzung vor: einige freie Slots beim richtigen Arzt und Gerät, mit einem Klick gewählt. Er erinnert, wenn die Patientin nicht antwortet, und setzt sie nach vereinbarter Zeit auf die Anrufliste des Empfangs in Teams, mit Plan und Historie. Ist eine Serie vorausbezahlt, verbindet er sie mit dem Paketregister, sodass die Patientin sieht, wie viele Sitzungen ihr bleiben.
Die Kommunikation betrifft nur die vom Arzt geplante Serie und die Betreuung der Patientin, und den Inhalt schreibt die Klinik. Erinnerungen an Wiederholungsbehandlungen gehen nur an Patientinnen, die eingewilligt haben; Marketingkampagnen sind ein eigener Weg mit eigener Einwilligung und nicht Teil dieser Lösung. Der Roboter wirbt nicht für Behandlungen; er hält die Termine aus dem Plan.
UiPath Orchestrator: ein Vorschlagsplan nach den Serienplänen, Erinnerungen, eine Liste abgebrochener Serien und Prüfspur; Konnektoren des UiPath Integration Service zu Outlook 365, SharePoint und Teams
Aus der Dokumentation gelesene Serienpläne, Terminvorschläge beim richtigen Arzt und Gerät, Eskalation abgebrochener Serien an den Empfang und eine Verbindung zum Register vorausbezahlter Pakete
Das Praxissystem mit Arzt- und Gerätekalendern per Export oder API; ein SMS-Gateway auf Ihrem eigenen Anbietervertrag
So läuft der automatisierte Prozess
- MenschDer Arzt hält den Serienplan bei der ersten Behandlung fest
- AutomatisierungDer Roboter schlägt die nächste Sitzung vorab mit freien Slots vor
- SystemDie Patientin wählt den Termin mit einem Klick
- AutomatisierungKeine Antwort: eine Erinnerung, dann ein Anruf auf der Empfangsliste
- MenschDer Empfang spricht mit der Patientin; Behandlungsfragen übernimmt der Arzt
- SystemDie Serie endet im vom Arzt geplanten Rhythmus
Zusammenspiel von Mensch und Automatisierung
Die Automatisierung übernimmt
- Serienpläne lesen und die nächsten Sitzungen mit freien Slots vorschlagen
- Erinnerungen und eine Liste abgebrochener Serien für den Empfang in Teams
- Die Verbindung zum Paketregister und ein Bericht beendeter Serien
Menschen entscheiden
- Serienplan, Abstände und jede Änderung daran: allein der Arzt
- Das Gespräch mit einer ausgestiegenen Patientin: der Empfang, bei Behandlungsfragen der Arzt
- Nachrichteninhalt und Einwilligung in Erinnerungen: legt die Klinik fest
Vorher und nachher
Systeme und Integrationen
Der Stack ist bewusst kurz: ein Motor, eine Ausführungsschicht, ein Ort, an dem ein Mensch entscheidet.
Eingänge
- von Ärzten in der Dokumentation erfasste Serienpläne
- Arzt- und Gerätekalender mit freien Slots
- Einwilligungen der Patientinnen in Erinnerungen
- das Register vorausbezahlter Pakete
Automatisierungsschicht
- UiPath Orchestrator
- UiPath Robots
- UiPath Integration Service
- UiPath Action Center
Zielsysteme
- den Patientinnen zugestellte Vorschläge für die nächste Sitzung
- eine Liste abgebrochener Serien im Teams-Kanal des Empfangs
- ein Bericht begonnener und beendeter Serien
Berührungspunkte mit Menschen: der Arzt erfasst den Plan bei der ersten Behandlung; der Empfang ruft Patientinnen von der Liste an; monatlicher Blick auf den Serienbericht
Eingesetzte Technologien
ein Vorschlagsplan nach den Serienplänen, Erinnerungen, Prüfspur
AEmpfangsliste, Berichte und E-Mail-Versand
Aein Serienregister mit Status, wenn das Praxissystem keines führt
APläne in der Dokumentation, Kalender und Buchungen per Export oder API
BTerminvorschläge und Erinnerungen; auf Ihrem eigenen Anbietervertrag
BIllustratives Wirtschaftlichkeitsmodell
Zahlen, die Sie mit eigenen Daten prüfen können.
Das Modell nimmt 60 begonnene Serien im Monat und die vorsichtige Annahme an, dass nur die Hälfte der heute abbrechenden beendet wird. Es geht um Umsatz aus Sitzungen, die der Arzt schon geplant hat, nicht um neuen Verkauf. Ihre eigenen Werte gehören in den Rechner nebenan.
Rechnen Sie mit Ihren Daten
Eine illustrative Schätzung auf Basis Ihrer Eingaben. Modelliert wird freigesetzte Kapazität, keine versprochene Einsparung.
Geschäftlicher Nutzen
- Mehr Serien erreichen ihr Ende im vom Arzt geplanten Rhythmus
- Die Patientin wählt den nächsten Termin mit einem Klick, ohne anzurufen
- Eine abgebrochene Serie verschwindet nicht in Stille, sie landet beim Empfang
- Arzt- und Gerätekalender füllen sich mit Sitzungen, die schon geplant waren
- Ergebnisse nach Plan werden zu besseren Bewertungen und Empfehlungen
Aus Sicht der Geschäftsführung
- Der beste Verkauf der Klinik ist das Zu-Ende-Bringen dessen, was der Arzt geplant hat; dieser Verkauf braucht keine Werbung
- Der Serienumsatz wird planbar, weil jede Serie ihre Fortsetzung im Kalender hat
- Ein Bericht begonnener und beendeter Serien zeigt, wo Patientinnen aussteigen und warum
KPIs für die Geschäftsführung
im geplanten Rhythmus beendete Serien · Zeit vom geplanten Datum bis zur Buchung · vom Empfang zurückgeholte abgebrochene Serien · Seriensitzungen in den Gerätekalendern · Ergebnisbewertungen nach vollständiger Serie
Sicherheit und Governance
Die Automatisierung hat genau die Berechtigungen, die sie braucht. Keine einzige mehr.
- Erinnerungen gehen nur an Patientinnen, die eingewilligt haben; Marketing ist ein eigener Weg mit eigener Einwilligung
- Die Nachrichten enthalten keine Gesundheitsdetails; sie betreffen den Termin, nicht die Diagnose
- Den Serienplan legt allein der Arzt fest und ändert ihn; der Roboter verändert ihn nicht
- Jeder Vorschlag, jede Erinnerung und jede Eskalation hat eine Prüfspur: was, wann, an wen
- Die Daten bleiben in Ihrem Microsoft-365-Tenant; die Roboter laufen in der EU-Region der UiPath Automation Cloud
Warum jetzt
Jedes Quartal ohne Serienverfolgung bedeutet Sitzungen, die der Arzt geplant hat und die nie im Kalender ankommen.
Patientinnen erwarten, dass die Klinik sie durch den Plan führt, wie es jede gute Premiumleistung tut.
Ein Quick-Win-Projekt dauert Wochen und wirkt ab der ersten Serie, die nach dem Start beginnt.
Relevante Führungsrollen
Planbarer Serienumsatz und ein Kalender voller Sitzungen, die schon verkauft waren
Der Plan läuft, wie er ihn entworfen hat, und er sieht, wo Patientinnen aussteigen
Bekommt Termine rechtzeitig, wählt mit einem Klick und beendet die Serie mit vollem Ergebnis
Häufige Fragen und Einwände
Nein. Der Roboter erinnert nur an Sitzungen, die der Arzt im Rahmen einer Serie geplant hat, und nur Patientinnen, die eingewilligt haben. Er wirbt nicht für neue Behandlungen und verschickt keine Angebote. Kampagnen sind ein eigener Weg mit eigener Einwilligung.
Ja, weil er den Plan aus der Dokumentation liest. Ändert der Arzt Anzahl oder Abstände, folgt der nächste Vorschlag dem neuen Plan. Selbst ändert der Roboter den Plan nie.
Ja. Eine Serie lässt sich mit dem Paketregister verknüpfen, sodass die Patientin im Terminvorschlag sieht, wie viele Sitzungen ihr bleiben, und die Klinik weiß, wie viel Vorauszahlung auf Leistung wartet.
Wann diese Lösung nicht passt
- Eine Klinik, in der Serien selten sind: Der Gewinn rechtfertigt kein Projekt
- Serienpläne, die nirgends außer im Gedächtnis des Arztes stehen: erst den Plan erfassen, dann verfolgen
- Die Erwartung von Verkaufskampagnen an alle Patientinnen: Das ist eine andere Lösung mit anderen Einwilligungen
Eine Frage für die nächste Sitzung
Wie viele im letzten Quartal begonnene Serien endeten so, wie der Arzt sie geplant hatte?
Vorgehen bei der Umsetzung
Der Umfang ohne Unklarheiten, noch vor der Unterschrift.
Wir liefern
- Serienpläne in der Dokumentation in Feldern, die der Roboter lesen kann
- Vorschläge für die nächste Sitzung mit freien Slots beim richtigen Arzt und Gerät
- Erinnerungen und eine Liste abgebrochener Serien für den Empfang in Teams
- Eine Verbindung zum Paketregister und einen monatlichen Serienbericht
- Ein Handbuch für Ärzte und Empfang und zwei Wochen Begleitung nach dem Start
Wir brauchen von Ihnen
- Die Liste der Serienbehandlungen und mit den Ärzten vereinbarte Regeln zur Planerfassung
- Zugang zu Dokumentation, Kalendern und Buchungen im Praxissystem
- Vereinbarte Nachrichteninhalte und Regeln zur Einwilligung in Erinnerungen
Etappen
Aufnahme
Serienbehandlungen, heutige Planerfassung und Abbruchgründe; ein halber Tag in der Klinik
Pläne und Inhalte
Planfelder, Vorschlagsvorläufe, Nachrichteninhalte, Einwilligungen
Aufbau
Planlesen, Terminvorschläge, Erinnerungen, Empfangsliste, Bericht
Parallelbetrieb
Zwei Wochen mit neuen Serien, verglichen mit der manuellen Verfolgung
Start
Alle Serien im neuen Modus; Durchsicht der beendeten Serien nach einem Quartal
Ein Quick Win. Die größte Arbeit ist die einmalige Vereinbarung mit den Ärzten, wie ein Serienplan erfasst wird; danach läuft jede neue Serie von selbst.
März: Der Arzt plant vier Sitzungen. Juni: Die Patientin beendet die vierte. Dazwischen musste sich in der Klinik niemand an einen einzigen Termin erinnern.
Stellen Sie die im letzten Quartal begonnenen Serien den beendeten gegenüber. Schicken Sie uns beide Zahlen mit der Liste der Serienbehandlungen; Sie bekommen einen Entwurf der Serienverfolgung und die Rechnung der zurückholbaren Sitzungen.
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