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Lösung · Management & PlanungDie Inhaberin fragt in Teams, was die Klinik mit Toxin nach Präparatkosten verdient hat. Eine Minute später hat sie Zahlen, Zeitraum und Quelle, statt eine Woche zu warten
Der Finanzagent der Klinik in Teams
Ein KI-Agent in Microsoft Teams hat Lesezugriff auf das Praxissystem, die Bücher im Buchhaltungssystem, Kontoauszüge und das Präparateregister. Er versteht Fragen in normalen Worten, antwortet mit Zahlen samt Zeitraum und Quelle, erstellt Berichte auf Wunsch und schickt jeden Morgen eine Nachricht mit den wichtigsten Zahlen. Er bucht nichts, zahlt nichts und sieht keine medizinischen Daten.
Kurzfassung für die Geschäftsführung
Die Zahlen einer Klinik liegen an mehreren Orten: Umsatz pro Behandlung und Arzt im Praxissystem, Kosten in der Buchhaltung, Geld auf der Bank, Präparatkosten in Rechnungen; eine einfache Frage verlangt, alles zusammenzutragen.
Ein KI-Agent in Teams greift lesend auf diese Quellen zu, beantwortet Fragen in normalen Worten mit Zahlen, Zeitraum und Quelle, erstellt Berichte auf Wunsch, schickt einen Morgenbericht und überwacht die Marge pro Behandlung.
Entscheidungen über Preise, Einkauf und Kalender auf Zahlen von gestern statt vom letzten Monat; weniger Stunden über Tabellen und weniger Fragen außerhalb des Vertrags ans Steuerbüro.
das Praxissystem per Export oder API; das Buchhaltungssystem per API oder Export; Kontoauszüge; Chargen- und Honorarregister; Gespräch und Berichte in Microsoft Teams
Geschäftsproblem
Die Klinik erzeugt jeden Tag Zahlen, und die Inhaberin sieht sie einmal im Monat, in der Aufstellung eines anderen
Die Inhaberin einer ästhetischen Klinik trifft jede Woche Entscheidungen, die von Zahlen abhängen: ob sie einen Behandlungspreis nach einer Präparatpreiserhöhung anhebt, ob sie einem Arzt mit vollem Kalender Stunden dazugibt, ob sie eine größere Toxinpartie mit Skonto bestellt. Die dafür nötigen Zahlen gibt es. Nur nicht an einem Ort.
Umsatz pro Behandlung und Arzt steht im Praxissystem. Kosten und Rechnungen in der Buchhaltung, im eigenen System oder beim Steuerbüro. Das Geld auf der Bank. Die Präparatkosten in Großhändlerrechnungen. Eine Frage zur Toxinmarge braucht alle vier, also kostet sie entweder einen Abend über Exporten oder geht per E-Mail an die Buchhaltung und kommt nach einer Woche zurück.
Die Folge ist absehbar. Entscheidungen fallen nach Gefühl oder auf Zahlen vom letzten Monat. Eine Präparatpreiserhöhung frisst ein Quartal lang die Marge, bevor es jemand bemerkt. Der wöchentlich geplante Bericht entsteht, wenn Zeit ist, also selten.
Ein Finanzagent ersetzt weder die Buchhaltung noch trifft er Entscheidungen. Er tut eines: Er lässt Sie nach Zahlen fragen, wie man einen Menschen fragt, und binnen einer Minute eine Antwort aus den Daten bekommen. Mit Angabe von Quelle und Zeitraum, damit die Inhaberin ihr vertrauen oder sie prüfen kann.
Wie es heute läuft
So sieht die Arbeit aus, bevor irgendetwas automatisiert wird.
- MenschDie Inhaberin hat am Mittwochabend eine Frage zu Zahlen
- FehlerrisikoDaten im Praxissystem, in der Buchhaltung und auf der Bank, getrennt
- WartezeitDie Frage geht per E-Mail an die Buchhaltung
- FehlerrisikoDie Buchhaltung baut die Antwort aus Exporten, wenn sie Zeit hat
- WartezeitDie Antwort kommt nach einer Woche; die Entscheidung wartet
- FehlerrisikoDie nächste Frage beginnt denselben Kreislauf
Warum der heutige Prozess mehr kostet, als es scheint
Die Rechnung, die in keinem Budget auftaucht.
- Wie lange dauert heute die Antwort auf eine Frage zur Marge einer Behandlungsart im letzten Monat?
- Wann haben Sie zuletzt einen Behandlungspreis erhöht, und war das vor oder nach der Präparatpreiserhöhung, die die Marge gefressen hat?
- Wie viele Fragen zu Zahlen schicken Sie monatlich ans Steuerbüro, und wie viele davon liegen außerhalb des Vertrags?
- Wissen Sie heute Morgen, was gestern einging, was auf dem Konto ist und welche Rechnungen diese Woche zu zahlen sind?
Kosten des Nichtstuns
Das Modell nimmt rund 30 Fragen zu Zahlen und Berichte im Monat an, 16 Minuten für eine Antwort, Vollkosten von 45 € pro Stunde der Inhaberin und rund 50 € pro Stunde Steuerbüro außerhalb des Vertrags. Ihre eigene Zahl kennen Sie, wenn Sie einen Monat lang jede Frage zu Zahlen und die Zeit bis zur Antwort notieren.
Die dritte Zeile hat keinen Betrag, ist aber oft die größte. Eine Präparatpreiserhöhung, die ein Quartal zu spät bemerkt wird, ist ein Quartal Behandlungen mit geringerer Marge.
Eine Modellorganisation mit realistischen Proportionen – die Zahlen dienen dazu, dieselbe Rechnung mit Ihren Daten zu machen; sie sind kein Kundenergebnis.
Eine ästhetische Klinik: 3 Behandlungsräume, 5 Ärzte und Kosmetologinnen, rund 600 Behandlungstermine im Monat, Bücher im Buchhaltungssystem beim Steuerbüro, ein Geschäftskonto, Microsoft 365.
Jeden Tag um 7:30 Uhr bekommt die Inhaberin in Teams eine Nachricht: gestrige Termine und Einnahmen, der heutige Kalender mit freien Slots, der Kontostand, diese Woche fällige Rechnungen und Präparate, deren Vorrat weniger als eine Woche reicht.
Am Mittwochabend schreibt sie: „Was haben wir im September mit Toxin und mit Fillern nach Präparatkosten verdient?“. Eine Minute später antwortet der Agent: Toxin 20 400 € Umsatz, 5 000 € Präparat, 15 400 € nach Präparat, also 75%; Filler 26 500 €, 9 100 €, 17 400 €, also 66%. Quelle: Praxissystem und Chargenregister, Stand 7:00 Uhr.
Sie fragt nach: „Und wie war es im August, und wie viele Pakete sind noch offen?“. Der Agent zeigt den Monatsvergleich und 38 Pakete mit 112 noch zu erbringenden Behandlungen im Wert von zusammen 9 800 €. Zum Schluss bittet sie um denselben Bericht an jedem ersten Montag im Monat; der Agent richtet ihn ein.
Eine Woche später meldet der Agent von sich aus, dass nach einer neuen Großhändlerrechnung die Marge eines Fillers unter die von der Inhaberin gesetzte Schwelle gefallen ist. Über eine Preisänderung entscheidet sie; der Agent zeigt nur die Zahlen.
Nach einem Quartal sind Fragen ans Büro außerhalb des Vertrags um drei Viertel gesunken, und Berichte entstehen von selbst. Der modellierte Wert liegt bei rund 5 600 € im Jahr, plus rechtzeitige Entscheidungen. Das sind Modellzahlen, nicht die Bücher der Klinik.
Vorgeschlagene Lösung
Der Agent arbeitet in Microsoft Teams, wo die Inhaberin ohnehin arbeitet. Er hat Lesezugriff auf das Praxissystem, auf die Bücher im Buchhaltungssystem über Schnittstellen oder Exporte, auf Kontoauszüge und auf die Register, die die Klinik bereits führt: Präparatechargen, Lager und Arzthonorare. Eine in normalen Worten gestellte Frage verwandelt er in Abfragen an diese Quellen und baut eine Antwort mit Zahlen, Zeitraum und Quelle.
Über das Gespräch hinaus arbeitet der Agent auf drei Arten. Täglich zu einer festen Zeit schickt er den Morgenbericht. Auf Wunsch der Inhaberin richtet er wiederkehrende Berichte ein, etwa einen monatlichen Blick auf die Marge pro Behandlung. Er überwacht auch Schwellen: Fällt die Marge einer Behandlung nach einer Präparatpreiserhöhung, nähert sich das Konto einem vereinbarten Minimum oder laufen Gutscheine ab, meldet er es selbst. Jede Antwort und jeden Bericht hält er fest, sodass sich immer prüfen lässt, auf welchen Daten sie beruhen.
Die Grenzen sind klar. Der Agent liest und berichtet nur: Er bucht nichts, zahlt nichts und ändert keine Preise. Er sieht keine medizinischen Daten und keine Patientennamen, er arbeitet mit Behandlungen, Beträgen und Terminnummern. Fehlen Daten oder sind sie unvollständig, sagt er das offen, statt zu raten. Steuerfragen, etwa unterschiedliche Umsatzsteuersätze zwischen Behandlungen, zeigt er so, wie das Büro sie gebucht hat, und verweist an die Buchhaltung, statt sie auszulegen.
UiPath Agents als Gesprächsagent in Microsoft Teams, mit einem Werkzeug für jede Quelle; UiPath Orchestrator für den Berichtsplan und die Spur jeder Antwort; UiPath AI Trust Layer zur Kontrolle der an Modelle gehenden Daten
Gespräche über Zahlen in normalen Worten, Antworten mit Zeitraum und Quelle, einen Morgenbericht, wiederkehrende Berichte auf Wunsch, Alarme zu Marge, Kontostand und ablaufenden Gutscheinen
Das Buchhaltungssystem per API oder Export; das Praxissystem per Export oder API; Kontoauszug als CSV oder MT940 oder die Bank-API; Klinikregister in SharePoint
So läuft der automatisierte Prozess
- MenschDie Inhaberin tippt eine Frage in Teams, in normalen Worten
- AutomatisierungDer Agent greift auf Praxissystem, Bücher, Bank und Register zu
- AutomatisierungEine Antwort mit Zahlen, Zeitraum und Quelle binnen einer Minute
- SystemEin Bericht auf Wunsch oder jeden Tag um 7:30 Uhr
- AutomatisierungEin Alarm, wenn die Marge einer Behandlung unter die Schwelle fällt
- MenschÜber Preise und Einkauf entscheidet die Inhaberin; Steuern mit der Buchhaltung
Zusammenspiel von Mensch und Automatisierung
Die Automatisierung übernimmt
- Antworten auf Fragen zu Zahlen, mit Zeitraum und Quelle
- Der Morgenbericht und im Gespräch eingerichtete wiederkehrende Berichte
- Alarme zu Marge, Kontostand und ablaufenden Gutscheinen
Menschen entscheiden
- Entscheidungen über Preise, Einkauf, Kalender und Vergütung: die Inhaberin
- Buchführung, Steuern und Auslegung von Vorschriften: die Buchhaltung
- Alarmschwellen und wer Zugang zum Agenten hat: legt die Inhaberin fest
Vorher und nachher
Systeme und Integrationen
Der Stack ist bewusst kurz: ein Motor, eine Ausführungsschicht, ein Ort, an dem ein Mensch entscheidet.
Eingänge
- Termine, Behandlungen und Umsatz pro Arzt aus dem Praxissystem
- Rechnungen, Kosten und Salden aus dem Buchhaltungssystem
- Kontoauszüge
- Klinikregister: Präparatechargen, Lager, Arzthonorare, Pakete und Gutscheine
Automatisierungsschicht
- UiPath Orchestrator
- UiPath Robots
- UiPath Integration Service
- UiPath Action Center
Zielsysteme
- Antworten in Teams mit Zahlen, Zeitraum und Quelle
- der Morgenbericht und wiederkehrende Berichte
- Alarme zu Marge, Kontostand und ablaufenden Gutscheinen
Berührungspunkte mit Menschen: die Inhaberin fragt, wenn sie es braucht; richtet Berichte und Alarmschwellen einmal ein; die Buchhaltung beantwortet nur Steuerfragen
Eingesetzte Technologien
Fragen verstehen, Quellen abfragen, Antworten mit Zeitraum und Quelle
ABerichtsplan, Spur jeder Antwort, Kontrolle der an Modelle gehenden Daten
AGespräch, wiederkehrende Berichte, Antwortarchiv
ABuchhaltungsdaten nur lesend per API oder Export; der Umfang hängt von der Schnittstelle ab
BUmsatz pro Behandlung und Arzt, Kontoauszüge; per Export oder API
BIllustratives Wirtschaftlichkeitsmodell
Zahlen, die Sie mit eigenen Daten prüfen können.
Das Modell zählt nur Zeit und Kosten, die sich messen lassen. Das Wertvollste am Agenten zählt es nicht: ein Behandlungspreis, der in der Woche der Präparatpreiserhöhung entschieden wird und nicht ein Quartal später. Ihre eigenen Werte gehören in den Rechner nebenan.
Rechnen Sie mit Ihren Daten
Eine illustrative Schätzung auf Basis Ihrer Eingaben. Modelliert wird freigesetzte Kapazität, keine versprochene Einsparung.
Geschäftlicher Nutzen
- Eine Antwort auf eine Frage zu Zahlen binnen einer Minute, mit Zeitraum und Quelle
- Die Marge pro Behandlung, Arzt und Raum immer zur Hand
- Eine Nachricht am Morgen statt drei Systeme und die Bank durchzusehen
- Ein Alarm, wenn eine Präparatpreiserhöhung die Marge frisst, bei der ersten Rechnung
- Wiederkehrende Berichte im Gespräch eingerichtet, ohne Tabellen
Aus Sicht der Geschäftsführung
- Die Inhaberin führt die Klinik mit Zahlen von gestern, nicht vom letzten Monat
- Gespräche mit der Buchhaltung verlagern sich von Aufstellungen zu Steuern und Strategie
- Derselbe Agent wächst mit der Klinik: Eine neue Quelle ist ein neues Werkzeug, kein neues Projekt
KPIs für die Geschäftsführung
Zeit von der Frage bis zur Antwort · automatisch entstehende Berichte · Fragen ans Büro außerhalb des Vertrags · Tage von der Präparatpreiserhöhung bis zur Preisentscheidung · als unvollständige Daten gekennzeichnete Antworten
Sicherheit und Governance
Die Automatisierung hat genau die Berechtigungen, die sie braucht. Keine einzige mehr.
- Der Agent hat nur Lesezugriff; er bucht, zahlt und ändert nichts
- Der Agent sieht keine medizinischen Daten und keine Patientennamen; er arbeitet mit Behandlungen, Beträgen und Terminnummern
- Mit dem Agenten sprechen nur von der Inhaberin benannte Personen; der Datenumfang hängt von der Rolle ab
- Jede Antwort hält Quellen und Zeitraum fest; die AI Trust Layer kontrolliert, welche Daten die Modelle erreichen
- Die Daten bleiben in Ihrem Microsoft-365-Tenant; die Roboter laufen in der EU-Region der UiPath Automation Cloud
Warum jetzt
Präparatpreise ändern sich öfter als die Behandlungspreisliste; ohne Marge zur Hand zahlt die Klinik die Differenz.
Ein Gesprächsagent in Teams ist heute erprobte Technik, kein Experiment; er braucht nur gut angebundene Quellen.
Ein Quick-Win-Projekt dauert Wochen und beginnt mit einem Morgenbericht, der ab dem ersten Tag wirkt.
Relevante Führungsrollen
Zahlen, wenn sie sie braucht, im Gespräch, ohne Warten und ohne Tabellen
Weniger Fragen nach Aufstellungen, mehr Gespräche über Steuern und Planung
Morgenbericht und Alarme in derselben App, in der sie den ganzen Tag arbeitet
Häufige Fragen und Einwände
Der Agent antwortet nur aus Quelldaten und nennt immer Zeitraum und Quelle. Fehlen Daten oder ist die Frage mehrdeutig, sagt er das und fragt nach. Er erfindet keine Zahlen, und jede Antwort lässt sich im Protokoll prüfen.
Nein. Führt das Büro die Bücher in einem System mit Schnittstelle oder Export, liest der Agent die Daten darüber, ohne etwas an der Arbeit des Büros zu ändern. Das stimmen wir zu Beginn mit dem Büro ab.
Nein. Der Agent arbeitet mit Behandlungen, Beträgen, Ärzten und Terminnummern. Patientennamen und Gesundheitsdaten liegen bewusst außerhalb seiner Reichweite.
Wann diese Lösung nicht passt
- Eine Klinik ohne elektronischen Zugang zu ihren Buchhaltungsdaten: erst der Zugang, dann der Agent
- Die Erwartung, dass der Agent bucht oder zahlt: Das ist eine andere Lösung mit anderen Berechtigungen
- Die Erwartung von Steuerberatung durch den Agenten: Das ist Aufgabe der Buchhaltung
Eine Frage für die nächste Sitzung
Welche drei Fragen zu Zahlen würde die Inhaberin heute stellen, wenn die Antwort binnen einer Minute käme?
Vorgehen bei der Umsetzung
Der Umfang ohne Unklarheiten, noch vor der Unterschrift.
Wir liefern
- Einen Finanzagenten in Microsoft Teams mit Lesezugriff auf Ihre Quellen
- Anbindungen an Praxissystem, Buchhaltungssystem, Bank und Klinikregister
- Einen Morgenbericht nach Ihrem morgendlichen Rundgang
- Alarme zu Marge, Kontostand und ablaufenden Gutscheinen mit von der Inhaberin gesetzten Schwellen
- Einen Leitfaden für Fragen und zwei Wochen Begleitung nach dem Start
Wir brauchen von Ihnen
- Lesezugriff auf Praxissystem und Buchhaltungssystem, mit dem Büro abgestimmt
- Exporte der Kontoauszüge oder Zugang zur Bank-API
- Eine Liste der Personen, die mit dem Agenten sprechen dürfen, und ihrer Datenbereiche
Etappen
Aufnahme
Quellen, heute gestellte Fragen, der Morgenrundgang der Inhaberin; ein halber Tag in der Klinik
Quellen
Lesezugriffe, Abstimmung mit dem Büro, ein Verzeichnis der Behandlungen und Kategorien
Aufbau
Der Agent in Teams, Quellenwerkzeuge, der Morgenbericht, Alarme
Probe
Zwei Wochen Fragen der Inhaberin; wir prüfen jede Antwort gegen die Daten
Start
Der Agent für benannte Personen; eine Durchsicht von Fragen und Schwellen nach einem Monat
Ein Quick Win. Die meiste Arbeit machen die Anbindung der Quellen und das Verzeichnis der Behandlungen; der Agent selbst arbeitet ab dem ersten Tag der Probe.
Eine Frage zur Marge am Mittwochabend. Eine Antwort mit Zahlen und Quelle eine Minute später. Eine Entscheidung in derselben Woche.
Schreiben Sie die drei Fragen zu Zahlen auf, auf die Sie heute am längsten warten. Schicken Sie sie uns mit den Namen Ihres Praxis- und Buchhaltungssystems; wir zeigen, wie der Agent sie in Ihrer Klinik beantworten würde.
Schicken Sie uns Ihre drei Fragen zu ZahlenDer Nachbarprozess hat meist dasselbe Problem
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