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Für öffentliche EinrichtungenÖffentlicher Sektor: gesetzliche Fristen, Korrespondenz und Dokumente unter Kontrolle
Die Bibliothek beschreibt 26 Lösungen für Behörden und öffentliche Einrichtungen: von Informationsanfragen und elektronischer Zustellung über KSeF-Rechnungen nach Haushaltsgliederung bis zum Archiv nach Aktenplan und Personalfällen. Davon sind 12 typisch für die Branche und 14 Prozesse, die viele Branchen teilen. Jede hat ein Wertmodell für die eigenen Daten der Einrichtung. Die Lösungen folgen polnischen Regeln und Systemen: KSeF ist das nationale E-Rechnungssystem, e-Doręczenia die elektronische Zustellung und JRWA der einheitliche Aktenplan für Behörden in Polen.
Fristen und Bürgerservice
Anfragen, Meldungen und gesetzliche Fristen
Eine Informationsanfrage hat eine gesetzliche Frist, die Meldung eines Bürgers kommt per E-Mail, Telefon und Formular, und eine Frist in einem Verfahren verstreicht, weil niemand die ganze Liste sah. Der Roboter erfasst, verteilt und überwacht Fristen; die inhaltliche Antwort erstellt die Sachbearbeitung.
Anträge kommen über vier Kanäle, die Frist läuft auf jedem, und das Register entsteht im Nachhinein.
Lösung ansehen Management & PlanungKeine gesetzliche Frist läuft unbemerkt abFristen leben im Vorgangssystem, in einer Fachbereichstabelle und im Gedächtnis einer Person.
Lösung ansehen KundenserviceEine Anlaufstelle für alles, was Bürger meldenEine defekte Straßenlaterne, dreifach gemeldet, ergibt drei getrennte Aufträge, zwei davon unsichtbar.
Lösung ansehen IT & Systemee-Doręczenia als Post behandeln, nicht als zweites PostfachVier Eingangskanäle, ein von Hand geführtes Register und Zustellnachweise, die erst nachträglich abgelegt werden.
Lösung ansehen Recht & ComplianceDas öffentliche Bulletin, das seine Lücken selbst meldetLücken im Bulletin findet ein Bürger, ein Journalist oder ein Prüfer, nie die Behörde selbst.
Lösung ansehen IT & SystemeBarrierefreiheit wöchentlich geprüft, nicht einmal im JahrDie Erklärung wird einmal geschrieben. Der Auftritt ändert sich täglich, und dazwischen prüft niemand.
Lösung ansehenFinanzen und Vergabe
KSeF, lokale Steuern, Fördermittel und Vergabeverfahren
KSeF-Rechnungen müssen der Haushaltsgliederung zugeordnet, Konten lokaler Steuern mit Zahlungen abgestimmt und Fördermittelabrechnungen mit allen Belegen eingereicht werden. Vergabeunterlagen entstehen aus einer freigegebenen Klauselbibliothek statt aus einer Kopie des letzten Verfahrens.
Eine strukturierte Rechnung nennt den Betrag. Sie nennt nicht die Einheit, die bestellt hat.
Lösung ansehen Finanzen & BuchhaltungKommunale Abgabenkonten, die sich selbst abstimmenFormulare doppelt erfasst, Zahlungen ohne brauchbaren Verwendungszweck, und das erste Schreiben an Bürger ist die Mahnung.
Lösung ansehen Finanzen & BuchhaltungFördermittelabrechnung ohne die Woche am KopiererIhre Projektleiter verlieren eine Woche je Antrag, um bereits gebuchte Kosten zu belegen.
Lösung ansehen EinkaufVergabeverfahren aus einer geprüften KlauselbibliothekJedes neue Verfahren beginnt als Kopie des letzten, samt dessen Fehlern.
Lösung ansehen Management & PlanungBudget- und Forecast-Erhebung ohne VersionschaosSchluss damit, ein Vierteljahr Analystenzeit mit dem Einsammeln von Tabellen zu verbringen.
Lösung ansehenDokumente und Archiv
Archiv, Verträge und Lieferanten mit Datenzugang
Dokumente nach Aktenplan beschrieben, Archivkategorien und Aussonderung, Standardverträge und Sicherheitsprüfungen von Lieferanten mit Zugang zu Daten der Einrichtung.
Vorgänge enden, Akten nicht: Kategorien ungeprüft, Listen abgetippt, Aussonderung erneut verschoben.
Lösung ansehen Management & PlanungDas Archiv, das sich selbst ablegtIhre Dokumente liegen ohne Metadaten auf einem Netzlaufwerk, unter Aufbewahrungsregeln, die niemand anwendet.
Lösung ansehen Recht & ComplianceNDAs und Standardverträge an einem Tag unterschriebenEin zweiseitiges NDA auf eigenem Muster wartet neun Tage hinter einer Ausschreibungsprüfung und einem Streitfall.
Lösung ansehen Recht & ComplianceJeder Dienstleister mit Datenzugriff ist aktuell geprüftDienstleisterprüfungen leben in einer Tabelle, Zertifikate in Postfächern, und den Ablauf entdeckt der Prüfer.
Lösung ansehenPersonal
Personalfälle ohne Papier und E-Mail
Urlaubsanträge, Bescheinigungen, Datenänderungen, Schulungen und Erklärungen, Fragen zu Dienstvorschriften. Die Mitarbeitenden reichen den Fall in Teams ein, der Roboter führt ihn unter Wahrung der Berechtigungen durch das Personalsystem.
Urlaub sollte nicht aus dem Gedächtnis freigegeben, zweimal abgetippt und erst auf Nachfrage bestätigt werden.
Lösung ansehen HR & MitarbeitendeArbeitsbescheinigung in Minuten statt in TagenEin Schreiben, dessen Felder alle im Personalsystem stehen, sollte keine drei Tage und keine Unterschriftensuche brauchen.
Lösung ansehen HR & MitarbeitendeAdresse, Name und Bankdaten ändern Mitarbeitende selbstEine dreizeilige E-Mail sollte nicht genügen, um ein Gehalt auf ein anderes Konto zu verschieben.
Lösung ansehen HR & MitarbeitendePflichtschulungen und Richtlinien nachverfolgt und belegtIhr Nachweispaket existiert nur in der Woche, in der jemand es baut, und zwei Namen auf der Liste gingen im März.
Lösung ansehen HR & MitarbeitendeDieselbe richtige Antwort auf jede HR-RichtlinienfrageZwei Beraterinnen beantworten das ganze Jahr dieselben Handbuchfragen, aus verschiedenen Fassungen des Handbuchs.
Lösung ansehen HR & MitarbeitendeStartklar am ersten Tag: Konten, Zugänge und AusstattungNeue Mitarbeitende warten Tage auf Rollen und Laptops, weil Onboarding fünf Prozesse sind, die E-Mails zusammenhalten.
Lösung ansehenLeistungen
Leistungen für öffentliche Einrichtungen
Szenarien
Szenarien, die in einer öffentlichen Einrichtung genauso funktionieren
Szenarien sind illustrative Modelle mit Berechnung, beschrieben an einem Beispielunternehmen.
Schluss mit ungewollten Verlängerungen; Klauseln und Verpflichtungen sofort sichtbar.
Szenario ansehen SzenarioDer HR-Agent auf TeamsAntwort in einer Sekunde statt in Tagen; HR gewinnt Zeit für Recruiting und Entwicklung.
Szenario ansehen SzenarioDer IT-Helpdesk-AgentLösung in Minuten statt Stunden; Ingenieure kehren zur Projektarbeit zurück.
Szenario ansehenWo anfangen
Vier Schritte vom Gespräch zum laufenden Roboter
Wählen Sie einen Prozess
Den, der heute die meisten Stunden bindet oder am häufigsten mit Fehlern zurückkommt. Die Liste auf dieser Seite ist ein guter Ausgangspunkt.
Wir messen ihn mit Ihren Daten
Bei mehreren Prozessen nutzen wir Task Mining und Process Mining (KYP.ai), um den Prozess mit der höchsten Rendite anhand von Daten auszuwählen.
Wertmodell und Umsetzungsplan
Jede Lösung der Bibliothek hat ein Wirtschaftlichkeitsmodell für Ihre Zahlen und Umsetzungsphasen von der Analyse bis zur Optimierung.
Go-live und Betrieb
Wir bauen, testen und starten die Lösung in Ihrer Umgebung und betreuen sie danach nach SLA, mit Berichten auf Ihrer Seite.
Häufige Fragen
Fragen öffentlicher Einrichtungen
Die Lösungen nutzen den eigenen Microsoft-365-Tenant der Einrichtung, und UiPath-Roboter können in der europäischen Region der UiPath Automation Cloud laufen. Den Datenumfang legen wir vor dem Go-live fest, und jede Aktion des Roboters hat einen Audit-Trail.
Nein. Der Roboter erfasst, verteilt, überwacht Fristen und bereitet Dokumente vor. Bescheide und inhaltliche Antworten erstellt und unterzeichnet die Sachbearbeitung.
Ja, und meist raten wir dazu. Jede Lösung der Bibliothek ist eine eigene Umsetzung mit eigenem Wertmodell. Sie können mit einer beginnen und weitere ergänzen, sobald die erste läuft.
Wählen Sie einen Prozess mit gesetzlicher Frist. Wir zeigen, wie er sich automatisch überwachen lässt.
Erzählen Sie uns von Prozess und Systemen der Einrichtung. Wir schicken eine Einschätzung und einen Plan für die erste Umsetzung.
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