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Lösung · Recht & ComplianceDer Hersteller nennt eine Charge. Minuten später hat der Arzt die Liste der Patientinnen, die sie bekommen haben, statt zwei Tage Aktensuche
Produktchargen der Behandlung zugeordnet
Bei der Vorbereitung einer Behandlung fotografiert die Assistentin mit dem Tablet das Etikett des Präparats. Ein Roboter liest Produkt, Chargennummer und Verfallsdatum, prüft das Datum und speichert die Charge beim Termin der Patientin und im Chargenregister der Klinik. Kommt eine Chargenmeldung, genügt die Eingabe der Nummer in Teams: Die Patientenliste ist sofort da, und über die nächsten Schritte entscheidet der Arzt.
Kurzfassung für die Geschäftsführung
Jedes Präparat hat eine Chargennummer und ein Verfallsdatum, und die Klinik sollte wissen, welche Charge jede Patientin bekommen hat; heute steckt dieses Wissen in Aufklebern in Papierakten und von Hand abgetippten Nummern.
Ein Roboter liest Produkt, Charge und Verfallsdatum aus einem Etikettfoto, prüft das Datum vor der Anwendung, speichert die Charge beim Termin und im Register und beantwortet eine Chargenabfrage in Sekunden mit einer Patientenliste.
Eine Herstellermeldung in Minuten statt Tagen bearbeitet, abgelaufenes Präparat vor der Behandlung gestoppt, keine Fehler durch abgetippte lange Nummern; weniger Risiko für Patientinnen und Klinik.
Etikettfotos vom Kliniktablet über OneDrive; Lieferrechnungen des Großhändlers; ein Chargenregister in SharePoint oder im Praxissystem; Abfragen und Alarme in Microsoft Teams
Geschäftsproblem
Die Chargennummer steht auf jeder Packung. Das Problem beginnt, wenn man sie drei Monate später finden muss
Toxine, Filler, Biostimulatoren und Fäden tragen eine Chargennummer und ein Verfallsdatum. Hersteller und Händler geben Meldungen zu bestimmten Chargen heraus, und die Klinik muss dann schnell feststellen, welche Patientinnen sie bekommen haben. Das passiert nicht jede Woche, aber wenn es passiert, zählt jede Stunde.
Heute gelangt die Charge auf zwei Wegen in die Dokumentation. Der Aufkleber von der Packung kommt in eine Papierakte, oder die Assistentin tippt die lange Nummer am Ende des Tages ins System, wenn sie einen Moment hat. Das Erste ist schwer zu durchsuchen, das Zweite anfällig für Fehler, die niemand bemerkt, bis die Nummer gebraucht wird.
Kommt eine Meldung, beginnt die Suche. Zwei Personen setzen sich über die Akten der letzten Monate und suchen Aufkleber mit der richtigen Nummer, während der Arzt auf die Liste wartet, um zu entscheiden, wen er kontaktiert. Nach zwei Tagen ist die Liste fertig, aber niemand ist sicher, dass sie vollständig ist.
Das zweite Risiko ist leiser: das Verfallsdatum. Eine für später zurückgelegte Ampulle, Präparat aus einer Lieferung vor einem halben Jahr, eine Packung hinter neueren versteckt. Prüft niemand das Datum bei der Vorbereitung der Behandlung, erfahren Sie erst hinterher davon. Ein Roboter prüft es jedes Mal.
Wie es heute läuft
So sieht die Arbeit aus, bevor irgendetwas automatisiert wird.
- MenschDie Assistentin zieht den Chargenaufkleber von der Packung
- FehlerrisikoDer Aufkleber kommt in die Papierakte, die Nummer manchmal ins System
- WartezeitDas Abtippen der Chargennummer wartet aufs Tagesende
- FehlerrisikoFehler in langen Chargennummern bemerkt niemand
- WartezeitEine Herstellermeldung: Suche durch Akten mehrerer Monate
- FehlerrisikoDie Patientenliste nach zwei Tagen, ohne Gewissheit, dass sie vollständig ist
Warum der heutige Prozess mehr kostet, als es scheint
Die Rechnung, die in keinem Budget auftaucht.
- Wie lange bräuchten Sie heute, um festzustellen, welche Patientinnen Präparat aus einer bestimmten Juni-Charge bekommen haben?
- Wer prüft das Verfallsdatum eines Präparats bei jeder Behandlungsvorbereitung und nicht nur bei der Lieferung?
- Wie viele Chargennummern in Ihrer Dokumentation wurden von Hand abgetippt, und wie viele davon hat jemand geprüft?
- Wissen Sie, welche Chargen heute in Ihrem Schrank und Kühlschrank liegen?
Kosten des Nichtstuns
Das Modell nimmt an, dass bei rund 450 von 600 Behandlungsterminen im Monat Präparat verwendet wird, bei Vollkosten von 28 € pro Assistenzstunde. Ihre eigene Zahl kennen Sie, wenn Sie eine Woche lang die Chargenerfassung messen und versuchen, eine Charge aus dem letzten Quartal zurückzuverfolgen.
Die dritte Zeile hat keinen Betrag, weil ihre Kosten nicht in Euro zählen. Sie zählen im Vertrauen der Patientinnen und in Gesprächen, die die Klinik lieber nicht führen würde.
Eine Modellorganisation mit realistischen Proportionen – die Zahlen dienen dazu, dieselbe Rechnung mit Ihren Daten zu machen; sie sind kein Kundenergebnis.
Eine ästhetische Klinik: 3 Behandlungsräume, 5 Ärzte und Kosmetologinnen, rund 600 Behandlungstermine im Monat, etwa 450 davon mit Präparat, Microsoft 365, Dokumentation im Praxissystem.
Dienstag, 10:40: Die Assistentin bereitet eine Fillerbehandlung vor und fotografiert mit dem Kliniktablet das Etikett auf der Packung. Das Foto geht in den Eingangsordner der Klinik.
Der Roboter liest Produkt, Chargennummer und Verfallsdatum und ordnet das Foto per Terminkode oder nach Raum und Uhrzeit aus dem Kalender dem Termin zu. Das Datum passt; die Charge kommt in die Akte der Patientin und ins Chargenregister.
Donnerstag: Bei einer anderen Behandlung erkennt der Roboter ein Präparat, dessen Verfallsdatum eine Woche zuvor abgelaufen ist, und schickt innerhalb einer Minute einen Alarm in Teams an den Raum. Das Präparat wird zurückgelegt, bevor es jemand anwendet.
Ein Quartal später schickt ein Händler eine Meldung zu einer Filler-Charge. Die Leiterin gibt die Chargennummer in einem Teams-Kanal ein und hat nach Sekunden die Liste der Patientinnen mit Behandlungsdaten und behandelnden Ärzten. Über die Kontaktaufnahme entscheiden die Ärzte.
Statt zwei Tagen Aktensuche: ein paar Minuten. Im modellierten Jahr gewinnt die Klinik rund 7 000 € an Assistenzzeit und Meldungsbearbeitung zurück. Das sind Modellzahlen, nicht die Bücher der Klinik.
Vorgeschlagene Lösung
Die Chargenerfassung beginnt mit einem Foto. Bei der Vorbereitung einer Behandlung fotografiert die Assistentin mit dem Kliniktablet das Etikett auf der Packung, so wie sie heute einen Aufkleber abzieht. UiPath Document Understanding liest Produkt, Chargennummer und Verfallsdatum aus dem Etikettentext oder dem Code auf der Packung, und der Roboter ordnet das Foto per Terminkode oder nach Raum und Uhrzeit aus dem Kalender dem Termin zu. Ist etwas unleserlich oder mehrdeutig, fragt der Roboter die Assistentin in Teams, statt zu raten.
Jede Lesung wird geprüft. Der Roboter prüft das Verfallsdatum und alarmiert den Raum innerhalb einer Minute, wenn es abgelaufen ist; er prüft auch, ob diese Charge überhaupt in den Lieferungen der Klinik war, sofern der Großhändler Chargen auf Rechnung oder Lieferschein angibt. Die Charge kommt in die Akte der Patientin und ins Chargenregister, das den Weg jeder Charge zeigt: Lieferung, Behandlungen, Patientinnen.
Das Wichtigste geschieht selten: Eine Chargenmeldung kommt. Dann genügt die Eingabe der Chargennummer in einem Teams-Kanal, und der Roboter liefert die Liste der Patientinnen mit Behandlungsdaten und behandelnden Ärzten. Der Roboter kontaktiert keine Patientinnen und bewertet die Meldung nicht; wen und wie man informiert, entscheidet der Arzt, und die Klinik hat für diese Entscheidung ab der ersten Stunde vollständige Daten.
UiPath Orchestrator: eine Warteschlange für Etikettfotos, Chargenerfassung beim Termin, Alarme zum Verfallsdatum und Prüfspur; UiPath Document Understanding für Etiketten und Lieferrechnungen; Konnektoren des UiPath Integration Service zu OneDrive, SharePoint und Teams
Das Lesen von Produkt, Charge und Verfallsdatum aus einem Etikettfoto, eine Datumsprüfung vor der Anwendung, ein Chargenregister von der Lieferung bis zur Patientin und die Chargensuche mit einer einzigen Abfrage in Teams
Ein Kliniktablet mit OneDrive; das Praxissystem mit Dokumentation per Export oder API; Großhändlerrechnungen aus einem Postfach in Outlook 365
So läuft der automatisierte Prozess
- MenschDie Assistentin fotografiert das Etikett bei der Behandlungsvorbereitung
- AutomatisierungDer Roboter liest Produkt, Charge und Verfallsdatum
- AutomatisierungEine Datumsprüfung; ein Alarm an den Raum, wenn das Datum abgelaufen ist
- AutomatisierungDie Charge beim Termin der Patientin und im Chargenregister gespeichert
- MenschEine Chargenmeldung: Jemand gibt die Nummer in Teams ein
- SystemDie Patientenliste in Sekunden; über den Kontakt entscheidet der Arzt
Zusammenspiel von Mensch und Automatisierung
Die Automatisierung übernimmt
- Etiketten lesen und Chargen den Terminen der Patientinnen zuordnen
- Datumsprüfung vor der Anwendung und Alarme an den Raum
- Das Chargenregister von der Lieferung bis zur Patientin und Antworten auf Chargenabfragen
Menschen entscheiden
- Das Etikett bei der Behandlungsvorbereitung fotografieren: die Assistentin
- Die Entscheidung über den Kontakt zu Patientinnen nach einer Meldung: allein der Arzt
- Unleserliche Etiketten und vom Roboter gemeldete Zweifel klären: ein Mensch
Vorher und nachher
Systeme und Integrationen
Der Stack ist bewusst kurz: ein Motor, eine Ausführungsschicht, ein Ort, an dem ein Mensch entscheidet.
Eingänge
- Etikettfotos der Präparate vom Kliniktablet
- Terminliste und Raumkalender aus dem Praxissystem
- Rechnungen und Lieferscheine des Großhändlers
- in Teams eingegebene Chargenabfragen
Automatisierungsschicht
- UiPath Orchestrator
- UiPath Robots
- UiPath Integration Service
- UiPath Action Center
Zielsysteme
- Charge und Verfallsdatum in der Akte der Patientin
- ein Chargenregister von der Lieferung bis zur Patientin
- Datumsalarme und Patientenlisten zu einer Charge in Teams
Berührungspunkte mit Menschen: die Assistentin fotografiert das Etikett bei der Behandlungsvorbereitung; klärt Rückfragen des Roboters zu unleserlichen Etiketten; der Arzt entscheidet über Schritte nach einer Meldung
Eingesetzte Technologien
Etikettwarteschlange, Chargenerfassung beim Termin, Alarme, Prüfspur
AProdukt, Charge und Verfallsdatum aus Etiketten und Lieferrechnungen lesen
AFotoordner, Chargenregister, Abfragen und Alarme in Teams
Aein Chargenregister: Lieferung, Behandlung, Patientin, wenn das Praxissystem keines führt
AChargen in der Akte per Export oder API; Fotos vom Tablet über OneDrive
BIllustratives Wirtschaftlichkeitsmodell
Zahlen, die Sie mit eigenen Daten prüfen können.
Das Modell nimmt 450 Behandlungen mit Präparat im Monat und eine Chargenmeldung im Jahr an. Die gesparte Zeit ist nur ein Teil des Bildes: Am wichtigsten ist, dass die Klinik eine Chargenfrage in Minuten beantwortet und sicher ist, dass die Liste vollständig ist. Ihre eigenen Werte gehören in den Rechner nebenan.
Rechnen Sie mit Ihren Daten
Eine illustrative Schätzung auf Basis Ihrer Eingaben. Modelliert wird freigesetzte Kapazität, keine versprochene Einsparung.
Geschäftlicher Nutzen
- Charge und Verfallsdatum bei jedem Termin, ohne lange Nummern abzutippen
- Abgelaufenes Präparat vor der Behandlung gestoppt, nicht hinterher bemerkt
- Eine Herstellermeldung in Minuten bearbeitet, mit vollständiger Patientenliste
- Der Weg jeder Charge von der Lieferung bis zur Patientin in einem Register
- Der Arzt entscheidet ab der ersten Stunde auf vollständiger Datengrundlage
Aus Sicht der Geschäftsführung
- Eine Klinik, die eine Chargenfrage in Minuten beantwortet, begegnet Hersteller, Händler und Patientinnen gelassen
- Das Chargenregister wird zur Grundlage für Präparatelager und Behandlungskostenrechnung
- Geordnete Rückverfolgbarkeit ist ein Argument, das Premium-Patientinnen zu bemerken beginnen
KPIs für die Geschäftsführung
Termine mit aus dem Etikettfoto erfasster Charge · Zeit von der Meldung bis zur Patientenliste · Datumsalarme vor der Anwendung · Etiketten, die eine menschliche Entscheidung brauchen · Chargen im Register mit vollständigem Weg ab Lieferung
Sicherheit und Governance
Die Automatisierung hat genau die Berechtigungen, die sie braucht. Keine einzige mehr.
- Das Chargenregister enthält nur das Nötige: Präparat, Charge, Datum, Termin; keine Gesundheitsdetails
- Die Patientenliste zu einer Charge sehen nur von der Klinik benannte Personen; jede Abfrage hinterlässt eine Spur
- Der Roboter kontaktiert nach einer Meldung keine Patientinnen; die Entscheidung liegt beim Arzt
- Unleserliche Etiketten gehen an einen Menschen; der Roboter rät nichts
- Die Daten bleiben in Ihrem Microsoft-365-Tenant; die Roboter laufen in der EU-Region der UiPath Automation Cloud
Warum jetzt
Eine Chargenmeldung lässt sich nicht planen; das Register muss es geben, bevor die erste kommt.
Jeder Monat mit Aufklebern in Papierakten bringt Hunderte Einträge, die sich nicht durchsuchen lassen.
Ein Quick-Win-Projekt dauert Wochen und wirkt ab dem ersten nach dem Start fotografierten Etikett.
Relevante Führungsrollen
Gewissheit, dass die Klinik eine Chargenfrage in Minuten beantwortet und abgelaufenes Präparat nie in eine Behandlung gelangt
Die vollständige Patientenliste zu einer Charge sofort und Zeit für eine überlegte Entscheidung
Ein Etikettfoto statt Nummern abtippen am Tagesende
Häufige Fragen und Einwände
Der Roboter rät nicht. Ist die Lesung unsicher, fragt er die Assistentin in Teams und zeigt das Foto, und sie bestätigt oder korrigiert die Nummer mit einem Handgriff. Jede solche Entscheidung wird festgehalten.
Nein. Will die Klinik die Aufkleber als zusätzlichen Nachweis behalten, spricht nichts dagegen. Nach einigen Monaten zeigt sich meist, dass niemand mehr hineinschaut.
Nein. Der Roboter erstellt die Liste der Patientinnen mit Behandlungsdaten und behandelnden Ärzten. Wen, wie und worüber man informiert, entscheidet der Arzt; danach kann der Roboter beim Versand der von der Klinik vorbereiteten Inhalte helfen.
Wann diese Lösung nicht passt
- Eine Klinik ohne Behandlungen mit Präparaten: Die Lösung hat nichts zu überwachen
- Kein Tablet und keine Kamera im Behandlungsraum: Das Etikettfoto ist der Ausgangspunkt
- Die Erwartung, dass der Roboter eine Meldung medizinisch bewertet: Das entscheidet der Arzt
Eine Frage für die nächste Sitzung
Käme morgen eine Meldung zu einer Filler-Charge aus dem Juni, wie viele Stunden bräuchten Sie für die vollständige Patientenliste?
Vorgehen bei der Umsetzung
Der Umfang ohne Unklarheiten, noch vor der Unterschrift.
Wir liefern
- Das Lesen von Produkt, Charge und Verfallsdatum aus Etikettfotos
- Eine Datumsprüfung vor der Anwendung mit Alarm an den Raum in Teams
- Ein Chargenregister von der Lieferung bis zur Patientin in SharePoint oder im Praxissystem
- Die Chargensuche mit einer einzigen Abfrage in Teams samt Patientenliste
- Ein Handbuch für Assistenz und Leitung und zwei Wochen Begleitung nach dem Start
Wir brauchen von Ihnen
- Ein Kliniktablet in den Behandlungsräumen und die Zustimmung des Teams, bei jeder Behandlung das Etikett zu fotografieren
- Zugang zu Terminliste und Dokumentation im Praxissystem
- Die Namen der Personen, die Chargenabfragen stellen und Patientenlisten sehen dürfen
Etappen
Aufnahme
Präparate, Etiketten, heutige Chargenerfassung und Lieferungen; ein halber Tag in der Klinik
Muster
Das Lesen auf den Etiketten Ihrer Präparate trainieren, Alarm- und Zugriffsregeln
Aufbau
Lesen, Datumsprüfung, Chargenregister, Abfragen in Teams
Parallelbetrieb
Zwei Wochen neben den Aufklebern; wir vergleichen jede Lesung
Start
Alle Räume; eine Probeabfrage zu einer Charge nach einem Monat
Ein Quick Win. Die meiste Arbeit steckt im Training des Lesens auf den Etiketten der verwendeten Präparate; ein neues Präparat kommt in Minuten hinzu.
Der Hersteller nennt eine Charge. Minuten später hat der Arzt die vollständige Patientenliste. Niemand verbringt zwei Tage mit Aktensuche.
Versuchen Sie festzustellen, welche Patientinnen Präparat aus einer Charge des letzten Quartals bekommen haben, und stoppen Sie die Zeit. Schicken Sie uns das Ergebnis mit der Liste Ihrer Präparate; Sie bekommen einen Entwurf des Chargenregisters für Ihre Klinik.
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