Start · Rozwiązania · Operacje i produkcja
Rozwiązanie · Operacje i produkcjaPreparaty zużywane w kolejności dat ważności, zamawiane według grafiku, a lodówka pod okiem także w sobotę o trzeciej nad ranem
Magazyn preparatów: daty ważności i lodówka
Robot prowadzi stan preparatów z seriami i datami ważności: dostawy przyjmuje z plików hurtowni, zużycie odejmuje z zabiegów, a co tydzień publikuje listę opakowań do zużycia w pierwszej kolejności. Porównuje stan z grafikiem zabiegów i proponuje zamówienie do zatwierdzenia w Teams. Czyta też rejestrator temperatury w lodówce i o każdej nieprawidłowości informuje osobę dyżurną, a serie z lodówki oznacza do decyzji lekarza.
Streszczenie dla zarządu
Preparaty to jeden z największych kosztów kliniki, a ich stan, daty ważności i temperatura przechowywania są dziś pilnowane arkuszem, pamięcią i termometrem sprawdzanym w godzinach pracy.
Robot prowadzi stan z seriami i datami, odejmuje zużycie z zabiegów, wskazuje, co zużyć najpierw, proponuje zamówienia według grafiku i całą dobę czyta temperaturę lodówki z alarmem do osoby dyżurnej.
Mniej przeterminowanych preparatów, żadnego zabiegu przełożonego z braku towaru, szybka reakcja na awarię lodówki i spis z natury w kwadrans; niższe koszty i mniejsze ryzyko.
pliki dostaw z hurtowni; zużycie z rejestru serii i systemu gabinetowego; rejestrator temperatury z Wi-Fi; rejestr w SharePoint; zatwierdzenia i alarmy w Microsoft Teams
Problem biznesowy
Magazyn kliniki to kilkadziesiąt tysięcy euro w szafie i lodówce, pilnowane arkuszem i dobrą pamięcią
Toksyny, wypełniacze, stymulatory, znieczulenia i materiały jednorazowe to w klinice medycyny estetycznej jeden z największych kosztów, a zarazem towar wymagający: ma daty ważności, część musi leżeć w lodówce, a braki wychodzą na jaw w najgorszym momencie, czyli przy pacjentce na fotelu.
Dziś stan prowadzi się w arkuszu, aktualnym w dniu liczenia. Nowa dostawa ląduje na półce z przodu, więc starsze opakowania przesuwają się do tyłu i czekają, aż minie ich termin. O zamówieniu przypomina pusty karton, a pilne zamówienie z ekspresową dostawą kosztuje więcej albo nie przychodzi na czas i zabieg trzeba przełożyć.
Lodówka to osobny rozdział. Temperaturę sprawdza się w godzinach pracy, jeśli w ogóle, a awaria w piątek wieczorem albo niedomknięte drzwi po dostawie wychodzą na jaw w poniedziałek rano. Wtedy nie wiadomo, jak długo trwało wahanie ani które serie były w środku, a decyzja o losie preparatów wartych tysiące euro zapada bez danych.
Wszystkie te problemy mają wspólną przyczynę: nikt nie ma czasu codziennie patrzeć na magazyn, a magazyn potrzebuje codziennego patrzenia. Robot może patrzeć co kilkanaście minut, także w nocy i w weekend, i odzywać się tylko wtedy, kiedy trzeba.
Jak to wygląda dzisiaj
Poniżej to, jak wygląda praca, zanim cokolwiek zostanie zautomatyzowane.
- CzłowiekDostawa trafia na półkę i do lodówki, nowsze opakowania z przodu
- Ryzyko błęduStan magazynu w arkuszu, aktualny w dniu liczenia
- OczekiwanieDaty ważności sprawdza się, gdy ktoś sobie przypomni
- Ryzyko błęduPreparat kończy się w dniu zabiegu; zamówienie w pośpiechu
- OczekiwanieW weekend lodówka pracuje bez świadków
- Ryzyko błęduPrzeterminowane opakowania wychodzą na jaw przy zabiegu
Dlaczego obecny proces kosztuje więcej, niż widać
Rachunek, którego nie widać w budżecie.
- Ile opakowań preparatów wyrzuciliście w zeszłym roku z powodu upływu terminu ważności?
- Ile razy w ostatnim kwartale zabieg trzeba było przełożyć albo ratować pilnym zamówieniem, bo zabrakło preparatu?
- Kto dowie się o awarii lodówki w sobotę o trzeciej nad ranem i ile czasu minie, zanim zareaguje?
- Ile trwa u Was spis z natury i jak bardzo jego wynik różni się od arkusza?
Koszt zaniechania
Model zakłada zakupy preparatów i materiałów na około 20 000 € miesięcznie, zabieg wart średnio około 250 € i dwa zabiegi przełożone miesięcznie z braku towaru. Własne liczby poznacie z faktur za przeterminowane opakowania i z kalendarza przełożonych wizyt.
Wiersz trzeci nie ma kwoty, ale jeden weekend awarii lodówki może kosztować więcej niż oba pozostałe wiersze razem. Albo nic, jeśli ktoś dowie się o problemie po kwadransie.
Przykładowa organizacja o realnych proporcjach – liczby służą do policzenia sprawy na Waszych danych, nie są wynikiem klienta.
Klinika medycyny estetycznej: 3 gabinety, 5 lekarzy i kosmetologów, około 600 wizyt zabiegowych miesięcznie, około 80 pozycji preparatów i materiałów, lodówka z preparatami, Microsoft 365.
Poniedziałek: przychodzi dostawa. Robot zakłada pozycje z pliku faktury hurtowni, a asystentka potwierdza w Teams liczbę opakowań, serie i daty ważności. Zajmuje jej to dwie minuty.
Wtorek: robot publikuje tygodniową listę do zużycia w pierwszej kolejności, cztery opakowania z terminem w ciągu 60 dni. Zużycie z zabiegów odejmuje na bieżąco na podstawie rejestru serii.
Środa: robot zestawia stan toksyn z zabiegami zaplanowanymi w grafiku na dwa tygodnie i proponuje zamówienie. Właścicielka zatwierdza je w Teams jednym kliknięciem, a zamówienie wychodzi mailem do hurtowni.
Sobota, 3:20: rejestrator pokazuje w lodówce 11 °C, powyżej zakresu ustawionego przez klinikę. Robot wysyła SMS i wiadomość w Teams do osoby dyżurnej i oznacza serie z lodówki jako do decyzji. Przyczyna to niedomknięte drzwi; o preparatach w poniedziałek decyduje lekarz, z pełnym zapisem temperatury.
Po roku: mniej przeterminowanych opakowań, żadnego zabiegu przełożonego z braku preparatu, spis z natury w kwadrans. Modelowa wartość to około 10 000 € rocznie. To liczby z modelu, nie z rejestrów kliniki.
Proponowane rozwiązanie
Podstawą jest rejestr magazynu z seriami i datami ważności. Dostawy robot zakłada z plików faktur albo zestawień hurtowni, a tam, gdzie ich nie ma, asystentka wpisuje dostawę w krótkim formularzu na telefonie. Zużycie robot odejmuje z zabiegów, korzystając z rejestru serii i z dokumentacji w systemie gabinetowym, więc stan jest aktualny każdego dnia, a nie tylko w dniu liczenia. Spis z natury robi się z telefonu w kwadrans, a różnice robot pokazuje od razu.
Na tym rejestrze pracują trzy strażniki. Pierwszy pilnuje dat: co tydzień lista opakowań do zużycia w pierwszej kolejności i alarmy z wyprzedzeniem ustalonym przez klinikę, a opakowanie po terminie trafia na listę do utylizacji według procedury kliniki. Drugi pilnuje zamówień: porównuje stan z zabiegami zaplanowanymi w grafiku i proponuje zamówienie, które zatwierdza człowiek. Trzeci pilnuje lodówki: czyta rejestrator temperatury co kilkanaście minut, całą dobę.
Przy wahaniu temperatury robot robi to, czego sam rejestrator nie umie: wie, które serie leżą w lodówce, kto ma dziś dyżur i jak długo trwało wahanie. Powiadamia osobę dyżurną SMS-em i w Teams, a serie z lodówki oznacza jako wymagające decyzji. O tym, czy preparaty nadają się do użycia, decyduje lekarz według zaleceń producenta; robot dostarcza mu pełny zapis temperatury i listę serii.
UiPath Orchestrator: rejestr stanów, alarmy dat ważności i temperatury, propozycje zamówień i ślad audytowy; konektory UiPath Integration Service do Outlook 365, SharePoint i Teams
Rejestr magazynu z seriami i datami, odejmowanie zużycia z zabiegów, listy do zużycia w pierwszej kolejności, zamówienia według grafiku do zatwierdzenia i całodobowy nadzór lodówki z listą osób dyżurnych
Rejestrator temperatury z Wi-Fi przez eksport lub API; system gabinetowy z grafikiem i zużyciem przez eksport lub API; pliki faktur hurtowni ze skrzynki w Outlook 365; bramka SMS na Waszej umowie
Jak działa proces po automatyzacji
- AutomatyzacjaDostawa w rejestrze z serią i datą ważności; asystentka potwierdza
- AutomatyzacjaZużycie odejmowane z zabiegów, stan aktualny każdego dnia
- AutomatyzacjaLista do zużycia w pierwszej kolejności i alarmy przed końcem terminu
- CzłowiekPropozycja zamówienia według grafiku; właścicielka zatwierdza w Teams
- AutomatyzacjaLodówka pod nadzorem całą dobę; alarm do osoby dyżurnej
- CzłowiekO preparatach po wahaniu temperatury decyduje lekarz, z pełnym zapisem
Model współpracy człowieka z automatyzacją
Automatyzacja obsługuje
- Rejestr stanów z seriami i datami, zużycie odejmowane z zabiegów
- Listy do zużycia najpierw, alarmy dat i propozycje zamówień według grafiku
- Całodobowy odczyt temperatury lodówki, alarmy do dyżurnych i zapis do dokumentacji
Człowiek decyduje
- Zatwierdzenie każdego zamówienia: właścicielka albo osoba przez nią wskazana
- Decyzja o preparatach po wahaniu temperatury: wyłącznie lekarz
- Potwierdzenie dostaw i spis z natury: asystentka
Przed i po
Systemy i integracje
Stos jest krótki celowo: jeden silnik, jedna warstwa wykonawcza, jedno miejsce decyzji człowieka.
Wejścia
- pliki faktur i zestawienia dostaw z hurtowni
- zużycie z rejestru serii i dokumentacji zabiegów
- grafik zabiegów na najbliższe tygodnie
- odczyty z rejestratora temperatury w lodówce
Warstwa automatyzacji
- UiPath Orchestrator
- UiPath Robots
- UiPath Integration Service
- UiPath Action Center
Systemy docelowe
- rejestr magazynu z seriami, datami i stanem na dziś
- propozycje zamówień i listy do zużycia najpierw w Teams
- alarmy temperatury do osób dyżurnych i zapis temperatury do dokumentacji
Punkty styku z człowiekiem: asystentka potwierdza dostawy i robi spis z natury raz w miesiącu; właścicielka zatwierdza zamówienia; osoba dyżurna reaguje na alarm lodówki
Wykorzystane technologie
rejestr stanów, alarmy terminów i temperatury, propozycje zamówień, ślad audytowy
Azatwierdzenia zamówień, alarmy, wysyłka zamówień do hurtowni
Arejestr magazynu z seriami i szybki spis z natury z telefonu
Aodczyty z lodówki przez eksport lub API; sprzęt kupowany przez klinikę
Bgrafik i zużycie przez eksport lub API; dostawy z plików faktur
BIlustracyjny model ekonomiczny
Liczby, które możecie sprawdzić na własnych danych.
Model zakłada zakupy około 20 000 € miesięcznie i ostrożne założenie, że straty z przeterminowania spadną o trzy czwarte, a przekładane zabiegi o trzy czwarte. Nadzoru lodówki nie wyceniamy, choć jeden uratowany weekend może być wart więcej niż cały rok pozostałych wierszy. Własne liczby podstawicie w kalkulatorze obok.
Policz to na swoich danych
Szacunek ilustracyjny na podstawie Twoich danych. To model uwolnionej przepustowości, nie obietnica oszczędności.
Korzyści biznesowe
- Preparaty zużywane w kolejności dat ważności, mniej wyrzuconego towaru
- Zamówienia według grafiku zabiegów, żadnego zabiegu przełożonego z braku preparatu
- Temperatura lodówki pod nadzorem całą dobę, alarm po kilkunastu minutach, nie w poniedziałek
- Stan magazynu aktualny każdego dnia, spis z natury w kwadrans
- Pełny zapis temperatury i serii do decyzji lekarza i do dokumentacji
Perspektywa zarządu
- Magazyn przestaje być zamrożoną gotówką: mniej zapasu na wszelki wypadek, więcej towaru dokładnie na czas
- Rejestr zużycia na zabieg to podstawa rzetelnej marży i uczciwych rozliczeń z lekarzami
- Zapis temperatury i dat to dokumentacja, którą klinika pokazuje bez przygotowań
Wpływ na KPI zarządu
wartość preparatów wyrzuconych po terminie · zabiegi przełożone z braku preparatu · czas od wahania temperatury do reakcji · różnica między spisem a rejestrem · zamówienia zatwierdzone bez trybu pilnego
Bezpieczeństwo i nadzór
Automat ma dokładnie te uprawnienia, których potrzebuje. Ani jednego więcej.
- Rejestr magazynu nie zawiera danych pacjentek; zużycie łączy się z zabiegami tylko przez numer wizyty
- Robot proponuje zamówienia, ale niczego nie zamawia bez zatwierdzenia człowieka
- Decyzja o preparatach po wahaniu temperatury zawsze należy do lekarza; robot oznacza serie, nie ocenia ich
- Zapis temperatury i każda zmiana stanu mają ślad audytowy: co, kiedy, kto
- Dane pozostają w Waszej dzierżawie Microsoft 365; roboty pracują w regionie unijnym UiPath Automation Cloud
Dlaczego teraz
Każde opakowanie, któremu kończy się termin za nowszą dostawą, to pieniądze, które już wydaliście.
Awaria lodówki nie uprzedza; nadzór trzeba mieć, zanim zdarzy się pierwsza w weekend.
Wdrożenie klasy szybka wygrana trwa tygodnie i działa od pierwszej dostawy przyjętej po starcie.
Role zarządcze, których to dotyczy
Mniej wyrzuconych preparatów, zamówienia zatwierdzane jednym kliknięciem i spokojne weekendy
Preparat jest, kiedy ma być, a po awarii lodówki decyduje na pełnych danych
Koniec liczenia z arkuszem i szukania pudełek z najstarszą datą
Częste pytania i zastrzeżenia
Rejestrator wie, że jest za ciepło. Robot wie dodatkowo, które serie leżą w lodówce, kto ma dziś dyżur, jak długo trwało wahanie i co trzeba przygotować dla lekarza. Alarm rejestratora zostaje jako druga linia.
Nie. Robot przygotowuje propozycję zamówienia według grafiku i stanu, a wysyła ją dopiero po zatwierdzeniu przez właścicielkę albo osobę przez nią wskazaną.
Z rejestru serii, który powstaje przy zabiegach, i z dokumentacji w systemie gabinetowym. Tam, gdzie zużycie jest zmienne, liczy się faktycznie zapisane opakowanie, a spis z natury raz w miesiącu wyrównuje różnice.
Kiedy to nie jest właściwe rozwiązanie
- Klinika z kilkoma pozycjami preparatów i małym zapasem: arkusz wystarczy
- Brak jakiegokolwiek zapisu zużycia przy zabiegach: najpierw rejestr serii, potem magazyn
- Oczekiwanie, że robot zdecyduje o losie preparatów po awarii: to decyzja lekarza
Pytanie na najbliższe posiedzenie
Ile opakowań preparatów wyrzuciliście w zeszłym roku po terminie i kto dowiedziałby się o awarii lodówki w sobotnią noc?
Podejście wdrożeniowe
Zakres bez niedomówień, jeszcze przed podpisem.
Dostarczamy
- Rejestr magazynu z seriami i datami ważności, zasilany dostawami i zużyciem z zabiegów
- Listy do zużycia w pierwszej kolejności i alarmy dat w Teams
- Propozycje zamówień według grafiku z zatwierdzeniem w Teams i wysyłką do hurtowni
- Całodobowy nadzór temperatury lodówki z alarmami do dyżurnych i zapisem do dokumentacji
- Instrukcję dla zespołu, listę dyżurów i dwa tygodnie asysty po starcie
Potrzebujemy od Państwa
- Rejestratora temperatury z Wi-Fi w lodówce, jeśli jeszcze go nie macie
- Dostępu do grafiku i dokumentacji zużycia w systemie gabinetowym oraz faktur hurtowni
- Listy osób dyżurnych i zakresów temperatury ustalonych przez klinikę
Etapy
Rozpoznanie
Pozycje, dostawy, dzisiejszy arkusz, lodówka i dyżury; pół dnia w klinice
Rejestr
Spis otwarcia z seriami i datami, zasady alarmów, progi zamówień
Budowa
Dostawy, zużycie, listy dat, zamówienia, nadzór lodówki
Bieg równoległy
Dwa tygodnie obok arkusza; test alarmu lodówki z dyżurnym
Uruchomienie
Rejestr jako jedyne źródło; spis kontrolny po miesiącu
Szybka wygrana. Najwięcej pracy wymaga spis otwarcia z seriami i datami; potem rejestr prowadzi się sam, a spis kontrolny trwa kwadrans.
Preparaty zużyte w kolejności dat, zamówione na czas, a lodówka pod okiem także w sobotę o trzeciej nad ranem. Bez arkusza.
Zsumujcie wartość preparatów wyrzuconych w zeszłym roku po terminie i policzcie zabiegi przełożone z braku towaru. Prześlijcie nam obie liczby z informacją o Waszej lodówce; odeślemy projekt magazynu preparatów i rachunek dla Waszej kliniki.
Policz, ile preparatów wyrzucacieTen sam problem ma zwykle sąsiedni proces
Producent ogłasza komunikat o serii. Kto ją dostał? Odpowiedź leży w stu papierowych kartach.
Zobacz rozwiązanie Prawo i complianceTerminy firmy pilnowane: polisy, przeglądy, badaniaAutoklaw, gaśnice, polisa OC i badania personelu wygasają w różnych kalendarzach. Większość tak naprawdę w żadnym.
Zobacz rozwiązanie Finanse i księgowośćFaktury kosztowe do księgowej bez segregatoraPiątego dnia miesiąca księgowa pyta o brakujące faktury. Zaczyna się szukanie po skrzynkach, schowkach aut i kieszeniach kurtek.
Zobacz rozwiązanieBranże, w których wdrażamy to najczęściejMedycyna estetycznaMałe firmy i usługi