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Lösung · HR & MitarbeitendeAm ersten Tag wartet alles bereit: das Konto, die Zugänge, die Ausstattung und der Einarbeitungsplan
Mitarbeiter-Onboarding im kleinen Betrieb
Der Roboter bekommt ein Startdatum und arbeitet die Checkliste ab: Er legt Konto und Zugänge in Microsoft 365 an, verteilt terminierte Aufgaben, überwacht Untersuchungen und Schulungen, und am ersten Tag bekommt die neue Person ein funktionierendes Paket und den Plan der ersten Woche. Beim Austritt läuft dieselbe Liste rückwärts, bis zum letzten Zugang.
Kurzfassung für die Geschäftsführung
Onboarding im kleinen Betrieb ist eine Liste im Kopf des Inhabers: Das Konto entsteht am Dienstag, die Zugänge am Mittwoch, die Untersuchungen „diese Woche“, und die neue Person verbringt die ersten Tage auf fremdem Login mit halber Kapazität.
Das Startdatum löst die Checkliste aus: Konto und Zugänge entstehen automatisch nach Rolle, Aufgaben gehen an die richtigen Personen mit Fristen, Untersuchungen und Schulungen haben Erinnerungen, und Lücken eskalieren vor dem Starttag, nicht danach.
Der erste Tag hinterlässt einen ersten Eindruck statt eines ersten Knirschens, niemand arbeitet auf geliehenen Logins, und beim Austritt verschwinden die Zugänge bis zum letzten, noch am selben Tag.
die Checkliste in SharePoint; Microsoft-365-Konten und -Zugänge; terminierte Aufgaben in Teams; Erinnerungen an Untersuchungen und Schulungen
Geschäftsproblem
Der erste Tag auf fremdem Login
Die Einstellung im kleinen Betrieb endet mit einem Händedruck und beginnt mit Chaos: Bis Montag muss das Konto existieren, Zugänge vergeben, die Ausstattung bereit, die Untersuchung veranlasst, die Unterweisung gebucht sein, und jemand muss sich um die neue Person kümmern. Eine Liste gibt es nicht; es gibt das Gedächtnis des Inhabers und die Erfahrung, dass „es bisher irgendwie klappte“.
Es klappt zur Hälfte. Das Konto entsteht am Dienstag, der Laufwerkszugang am Mittwoch nach zwei Bitten, das Terminal am Freitag. Die neue Person, voller Energie der ersten Tage, verbringt sie mit Warten und Arbeit auf dem Login eines Kollegen, was demotivierend und schlicht unordentlich ist. Untersuchungen und Schulungen, an die separat zu denken ist, tauchen mitunter nach der Frist auf, im schlechtestmöglichen Moment.
Jede solche Einarbeitung kostet auch die Stunden der Person, die sie organisiert: ein Dutzend kleiner Aufgaben, jede bei jemand anderem, jede zu überwachen. Bei einigen Einstellungen im Jahr ist das eine unsichtbare Teilzeitstelle, und das Ergebnis hängt trotzdem davon ab, ob die Woche gerade ruhig war.
Austritte sind das Spiegelbild, nur gefährlicher: Das Konto bleibt wochenlang aktiv, Laufwerks- und Systemzugänge bestehen fort, die Zutrittskarte liegt in der Schublade. Niemand tut das aus bösem Willen; die Liste, die es am Eingang nicht gab, existiert am Ausgang erst recht nicht.
Wie es heute läuft
So sieht die Arbeit aus, bevor irgendetwas automatisiert wird.
- MenschDie Einstellung startet eine Liste im Kopf des Inhabers; jeder Punkt liegt bei jemand anderem
- WartezeitDas Konto am Dienstag, Zugänge am Mittwoch, Ausstattung am Freitag; die neue Person wartet
- FehlerrisikoTage der Arbeit auf geliehenem Login: demotivierend und unordentlich
- FehlerrisikoUntersuchungen und Schulungen separat erinnert; sie tauchen mitunter nach der Frist auf
- MenschEin Dutzend kleiner Aufgaben zu überwachen bei jeder Einstellung
- FehlerrisikoBeim Austritt bleiben Zugänge wochenlang; die Karte liegt in der Schublade
Warum der heutige Prozess mehr kostet, als es scheint
Die Rechnung, die in keinem Budget auftaucht.
- Erste Tage im Warten verbrennen den Elan der neuen Person und verschieben den Moment, ab dem sie sich trägt.
- Die Stunden der Organisation jeder Einarbeitung sind eine versteckte Teilzeitstelle des Inhabers oder Büros.
- Eine Untersuchung oder Schulung nach der Frist ist ein Risiko, das im schlechtesten Moment auftaucht.
- Ein aktives Konto nach dem Austritt ist eine offene Tür, an die niemand denkt.
Kosten des Nichtstuns
Die ersten beiden Zeilen zählen Sie nach der letzten Einstellung: wie viele Stunden die Organisation kostete und an welchem Tag die neue Person wirklich alles hatte. Die dritte Zeile hat keine Summe, bis sie sich materialisiert; dann hat sie alle.
Das Modell setzt eine Firma auf Microsoft 365 voraus, wo Konto und Zugänge automatisch nach Rolle entstehen können; das ist die typische Lage und der kürzeste Einführungsweg.
Eine Modellorganisation mit realistischen Proportionen – die Zahlen dienen dazu, dieselbe Rechnung mit Ihren Daten zu machen; sie sind kein Kundenergebnis.
Eine Dienstleistungsfirma mit 25 Leuten: Microsoft 365, ein Teamlaufwerk, zwei Branchensysteme, mehrere bis ein Dutzend Ein- und Austritte im Jahr, die Einarbeitungen organisieren Inhaber und Büro.
Keine Onboarding-Liste; jede Einstellung ist Improvisation aus dem Gedächtnis; das volle Paket ist zwischen Mittwoch und Freitag fertig.
Untersuchungen und Schulungen in separaten Notizen; Verzögerungen kamen vor.
Nach dem letzten Austritt war das Konto des früheren Mitarbeiters drei Wochen aktiv; niemand bemerkte es.
Die Rekrutierung endet mit einem Eintrag: Rolle, Startdatum, Vorgesetzter; der Roboter startet die Checkliste der Rolle: Microsoft-365-Konto und Gruppen entstehen von selbst, Aufgaben (Ausstattung, Untersuchungen, Schulungen, Pate) gehen mit vom Startdatum gerechneten Fristen an die richtigen Personen, Lücken eskalieren zwei Tage vor dem Start; am ersten Tag bekommt die neue Person die Willkommensmail mit dem Wochenplan; der Austritt startet die Spiegelliste mit Zugangsentzug am selben Tag.
Im modellierten Fall ist das Paket am Starttag fertig, und Austritte schließen die Zugänge binnen Stunden. Zahlen aus dem Modell, nicht aus den Registern der Firma.
Vorgeschlagene Lösung
Wir beginnen mit dem Aufschreiben der Checkliste, die es heute nicht gibt: was zum Starttag fertig sein muss, je Rolle. Konto, Gruppen und Lizenzen, Systemzugänge, Ausstattung, Untersuchungen, Schulungen, der Pate der ersten Woche, der Einarbeitungsplan. Einmal geschrieben, ist die Liste versioniert und wächst mit der Firma; eine zweite, gespiegelte schreiben wir für Austritte.
Der Einstellungseintrag (Rolle, Startdatum, Vorgesetzter) setzt die Maschine in Gang: Das Microsoft-365-Konto mit den richtigen Gruppen und der Lizenz legt der Roboter an; die menschlichen Aufgaben, Ausstattung bestellen, Untersuchung veranlassen, Schulung buchen, gehen mit rückwärts vom Startdatum gerechneten Fristen an die richtigen Personen. Der Roboter erinnert, und was zwei Tage vor dem Start nicht abgehakt ist, eskaliert zum Inhaber. Am ersten Tag loggt sich die neue Person in ihr eigenes Konto ein und findet den Wochenplan im Postfach.
Der Austritt läuft andersherum, und noch am selben Tag: Konto gesperrt, Zugänge entzogen, Lizenz zurückgeholt, Ausstattung und Karte auf der Rückgabeliste, Postfach und Dateien nach Ihrer Regel übergeben. Nach jedem Ein- und Austritt bleibt ein Protokoll: was, wann, wer abhakte. Niemand muss mehr daran denken, denn die Liste denkt daran.
UiPath Orchestrator: datumsgesteuerte Checklisten, Aufgabenwarteschlange, Erinnerungen, Eskalationen und Audit-Trail; UiPath-Integration-Service-Konnektoren für Microsoft Teams, Outlook 365 und Microsoft Entra
Versionierte Rollenchecklisten für Ein- und Austritte, automatische Konten und Zugänge, terminierte Aufgaben, Eskalationen vor dem Start und Protokolle nach jedem Prozess
Konten und Gruppen in Microsoft 365 / Entra; Checklisten und Protokolle in SharePoint; Aufgaben und Erinnerungen in Teams; Branchensysteme gemäß ihren Schnittstellen
So läuft der automatisierte Prozess
- SystemDie Einstellung ist ein Eintrag: Rolle, Startdatum, Vorgesetzter; die Checkliste startet von selbst
- AutomatisierungMicrosoft-365-Konto, Gruppen und Lizenz entstehen automatisch nach Rolle
- AutomatisierungMenschliche Aufgaben gehen mit vom Startdatum gerechneten Fristen an die richtigen Personen
- AutomatisierungLücken eskalieren zwei Tage vor dem Start zum Inhaber, nicht danach
- MenschAm ersten Tag loggt sich die neue Person in ihr Konto ein und hat den Wochenplan
- SystemDer Austritt startet die Spiegelliste: Zugänge verschwinden am selben Tag, mit Protokoll
Zusammenspiel von Mensch und Automatisierung
Die Automatisierung übernimmt
- Konten, Gruppen und Lizenzen nach Rolle und die Überwachung der ganzen Checkliste
- Terminierte Aufgaben, Erinnerungen und Eskalationen vor dem Start
- Die Spiegelliste der Austritte und die Protokolle beider Prozesse
Menschen entscheiden
- Die inhaltliche Einarbeitung: die Gespräche, das Lernen, die Betreuung der ersten Woche
- Die physischen Aufgaben der Liste: Ausstattung, Untersuchungen, Schulungen; die Liste überwacht, der Mensch macht
- Die Rollenchecklisten und ihre Änderungen, wenn sich die Firma ändert
Vorher und nachher
Systeme und Integrationen
Der Stack ist bewusst kurz: ein Motor, eine Ausführungsschicht, ein Ort, an dem ein Mensch entscheidet.
Eingänge
- der Einstellungseintrag: Rolle, Startdatum, Vorgesetzter
- Rollenchecklisten mit Aufgaben und Fristen
- der Rollenkatalog in Microsoft 365 / Entra
- die Austrittsmeldung
Automatisierungsschicht
- UiPath Orchestrator
- UiPath Robots
- UiPath Integration Service
- UiPath Action Center
Zielsysteme
- Konto, Gruppen und Lizenzen fertig zum Starttag
- abgehakte Aufgaben mit Historie
- Ein- und Austrittsprotokolle in SharePoint
Berührungspunkte mit Menschen: Aufgaben und Erinnerungen in Teams; Eskalationen vor dem Start; ein Protokoll nach jedem Prozess; Checklistenreview einmal im Quartal
Eingesetzte Technologien
Datumssteuerung, Aufgabenwarteschlange, Erinnerungen, Spur jedes Schritts
Aautomatische Konten, Gruppen und Lizenzen nach Rolle
AAufgaben, Erinnerungen, Eskalationen, die Willkommensmail
ARollenchecklisten, Protokolle und Prozesshistorie
AZugänge über ihre Schnittstellen, wo vorhanden; sonst eine terminierte Menschenaufgabe
BIllustratives Wirtschaftlichkeitsmodell
Zahlen, die Sie mit eigenen Daten prüfen können.
Das Modell zählt die Stunden und Anlauftage; nicht das bei Austritten geschlossene Risiko, das der Hauptgrund für diesen Prozess ist, und nicht den ersten Eindruck der neuen Person. Volumina gehören zum Szenario; Ihre eigenen Zahlen tragen Sie nebenan im Rechner ein.
Rechnen Sie mit Ihren Daten
Eine illustrative Schätzung auf Basis Ihrer Eingaben. Modelliert wird freigesetzte Kapazität, keine versprochene Einsparung.
Geschäftlicher Nutzen
- Der erste Tag hinterlässt den ersten Eindruck: Alles funktioniert, der Plan wartet im Postfach
- Niemand arbeitet auf geliehenen Logins; Ordnung ab der ersten Stunde
- Untersuchungen und Schulungen haben Fristen und Erinnerungen statt separater Notizen
- Austritte schließen die Zugänge am selben Tag, bis zum letzten, mit Protokoll
- Der Inhaber ist keine Checkliste mehr; ihm bleibt das Willkommenheißen des Menschen
Aus Sicht der Geschäftsführung
- Einarbeitungen hängen nicht mehr an einer ruhigen Woche; sie sind bei der dritten und der dreißigsten Einstellung gleich
- Ein- und Austrittsprotokolle sind Ordnung, die sich bei jedem Audit und Streit zeigt
- Die Rollencheckliste ist aufgeschriebenes Firmenwissen, das bleibt, wenn Menschen wechseln
KPIs für die Geschäftsführung
das Paket fertig am Starttag · Zeit vom Austritt bis zur Zugangsschließung · vor der Frist abgehakte Aufgaben · Verzögerungen bei Untersuchungen und Schulungen · Organisationsstunden je Prozess
Sicherheit und Governance
Die Automatisierung hat genau die Berechtigungen, die sie braucht. Keine einzige mehr.
- Zugänge nach Rolle aus der Checkliste vergeben, nicht nach Ermessen; jede Vergabe hat ein Protokoll
- Der Austritt entzieht die Zugänge spiegelbildlich, bis zum letzten, mit Protokoll
- Personendaten im Prozess aufs Nötige beschränkt; Personalakten bleiben an ihren Orten
- Eskalationen und Protokolle sehen der Inhaber und die von ihm Benannten
- Die Daten bleiben in Ihrem Microsoft-365-Tenant; die Roboter laufen in der EU-Region der UiPath Automation Cloud
Warum jetzt
Der Arbeitsmarkt verzeiht schwache erste Tage nicht mehr: Die neue Person vergleicht Sie ab Montagmorgen mit dem letzten Arbeitgeber.
Systeme und Zugänge vermehren sich in jeder Firma; Vergeben und Entziehen von Hand ist nicht mehr sicher.
Zugänge ehemaliger Mitarbeiter gehören heute zu den häufigsten Vorfallquellen kleiner Firmen; die Spiegelliste kostet daneben Pfennige.
Relevante Führungsrollen
Begrüßt den Menschen, statt die Liste zu organisieren; schläft bei Austritten ruhig
Bekommt terminierte Aufgaben, statt an alles zugleich zu denken
Loggt sich am ersten Tag in ihr eigenes Konto ein und weiß, was die Woche bringt
Häufige Fragen und Einwände
Der Prozess bemisst sich nicht an der Zahl der Einstellungen, sondern an den Kosten einer schlechten: verbrannter Elan, Wochen des Anlaufs, und bei Austritten offene Konten. Die Checkliste arbeitet bei drei Prozessen im Jahr genauso wie bei dreißig, und ihr größter Wert, die Ordnung bei Austritten, hängt gar nicht von der Größe ab.
Darum sind die Checklisten je Rolle: Rezeption, Techniker, Büro, jede mit eigenem Satz an Zugängen, Ausstattung und Schulungen. Eine neue Rolle ist die Kopie der nächstliegenden plus eine Viertelstunde Anpassung. Die Rollenvielfalt ist das Argument für Listen, nicht dagegen; genau sie hält kein Gedächtnis.
Und die bleiben im Prozess als Menschenaufgaben: mit Frist, Erinnerung und Abhakfeld. Der Roboter automatisiert, was sich automatisieren lässt (Microsoft 365 meist vollständig), und überwacht den Rest. Das Überwachen ist hier mehr wert als das Klicken selbst.
Wann diese Lösung nicht passt
- Eine Drei-Personen-Firma mit einer Einstellung alle zwei Jahre: Zettel und Sorgfalt genügen
- Eine Umgebung ohne zentrale Konten (jedes System separat, kein Verzeichnis): erst Ordnung in der Identität, dann der Automat
- Die Erwartung, der Automat arbeite inhaltlich ein: Die Firma lehrt, die Liste sichert nur die Bedingungen
Eine Frage für die nächste Sitzung
Wie viele Konten ehemaliger Mitarbeiter sind in diesem Moment in unseren Systemen aktiv? Wer kennt die Antwort ohne Nachsehen?
Vorgehen bei der Umsetzung
Der Umfang ohne Unklarheiten, noch vor der Unterschrift.
Wir liefern
- Rollenchecklisten für Ein- und Austritte, geschrieben und versioniert
- Automatische Konten, Gruppen und Lizenzen in Microsoft 365 nach Rolle
- Terminierte Aufgaben, Erinnerungen und Eskalationen vor dem Start
- Die Spiegelliste der Austritte mit Zugangsentzug am selben Tag
- Prozessprotokolle und zwei begleitete Pilotdurchläufe
Wir brauchen von Ihnen
- Das gemeinsame Aufschreiben der Rollenchecklisten in einem Termin (zwei Stunden)
- Administrative Berechtigungen zu Microsoft 365 für den Roboter
- Die Liste der Branchensysteme und wie Zugänge darin vergeben werden
Etappen
Analyse
Wie die Einarbeitung heute aussieht, die letzten Verzögerungen, Systeme und Zugänge
Checklisten
Rollen, Aufgaben, Fristen, Verantwortliche; die Spiegelliste der Austritte
Aufbau
Automatische Konten, Aufgaben, Erinnerungen, Eskalationen, Protokolle
Pilot
Die nächsten zwei Prozesse unter Begleitung; Checklistenkorrekturen
Go-live
Jeder Ein- und Austritt auf der Liste; Review nach dem Quartal
Ein Quick Win. Microsoft-365-Konten und -Zugänge automatisieren sich vollständig; der Rest ist das Aufschreiben von Listen, die ohnehin existieren sollten.
Montag, 8:55: Die neue Kollegin wartet am Schreibtisch ohne Computer. Der Inhaber sucht, wer den Laptop bestellen sollte. Am Donnerstag zeigt sich, dass auch die Untersuchung nicht gebucht war.
Beschreiben Sie Ihre letzte Einstellung: was am Starttag fertig war und was im Lauf der Woche nachkam. Wir schicken einen Checklistenentwurf für Ihre Rollen und die Liste dessen zurück, was sich von selbst anlegen würde.
Prüfen Sie, wie Ihr letzter erster Tag aussahDer Nachbarprozess hat meist dasselbe Problem
Krankmeldung um 6:40, Patienten ab 8:00, und die Leiterin sucht Vertretung per Telefonkette.
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