Start · Rozwiązania · Finanse i księgowość
Rozwiązanie · Finanse i księgowośćKażdy lekarz widzi swoje zestawienie pozycja po pozycji, z regułą, która je policzyła. Miesięczny arkusz i miesięczna dyskusja znikają
Rozliczenia lekarzy: procent od zabiegu
Zasady rozliczeń każdego lekarza i kosmetologa spisujemy raz: procent od zabiegu, sposób odjęcia preparatu, pakiety, rabaty, vouchery i poprawki. Od tej chwili robot liczy zestawienia sam, z wizyt i płatności w systemie gabinetowym oraz z kosztu preparatów z rejestru serii. Lekarz widzi swój miesiąc na bieżąco, komentuje konkretne pozycje, właścicielka rozstrzyga i zatwierdza, a księgowa dostaje gotowe dane.
Streszczenie dla zarządu
Lekarze i kosmetolodzy w klinikach często rozliczają się procentem od zabiegu po odjęciu preparatu, z innymi stawkami dla każdej osoby i wyjątkami dla pakietów, rabatów i poprawek; dziś liczy to arkusz i właścicielka.
Robot liczy zestawienia według spisanych zasad z wizyt, płatności, pakietów i kosztu preparatów, pokazuje każdą pozycję z regułą, zbiera uwagi lekarzy przy konkretnych pozycjach i przygotowuje dane do faktury lub płac.
Kilkanaście godzin miesięcznie wraca do właścicielki, pomyłek jest mniej, a dyskusja dotyczy jednej pozycji zamiast całego arkusza; przejrzystość, która buduje zaufanie w zespole.
wizyty, ceny, rabaty i pakiety z systemu gabinetowego; koszt preparatów z rejestru serii; zasady w SharePoint; zestawienia i uwagi w Microsoft Teams; dane dla księgowej w pliku
Problem biznesowy
Rozliczenie lekarza to kilkaset pozycji, każda z własnym wyjątkiem, a wynik wysyła się jako jedną kwotę
W klinice medycyny estetycznej wynagrodzenie lekarza rzadko jest prostą pensją. Najczęściej to procent od zabiegu, liczony po odjęciu kosztu preparatu, z innymi stawkami dla różnych zabiegów i różnych osób. Do tego konsultacje, pakiety sprzedane z góry, rabaty, vouchery i poprawki wykonywane bez opłaty. Każdy z tych elementów ma swoją zasadę, a zasady często żyją w pamięci właścicielki i w starych mailach.
Na koniec miesiąca zaczyna się arkusz. Eksport wizyt z systemu, dopasowanie cen i rabatów, szukanie kosztu preparatu na zabieg w fakturach albo szacowanie go na oko, wyjątki dla pakietów i voucherów. Pięć osób, kilkaset pozycji, kilkanaście godzin pracy osoby, której czas jest w klinice najdroższy.
Potem przychodzi dyskusja. Lekarz dostaje jedną kwotę i pyta, dlaczego jest niższa niż w zeszłym miesiącu. Nie widzi pozycji, więc nie może wskazać, co mu się nie zgadza, a właścicielka nie pamięta, jak policzyła zabieg z pakietu sprzed dwóch miesięcy. Ta sama rozmowa wraca co miesiąc i powoli psuje relację, która w małej klinice jest wszystkim.
Pomyłki zdarzają się w obie strony. Zawyżone rozliczenie rzadko wraca, zaniżone zawsze wychodzi na jaw, zwykle w najgorszym momencie. Robot nie ma lepszej pamięci niż właścicielka, ale ma zapisane zasady i stosuje je tak samo do każdej pozycji, co miesiąc.
Jak to wygląda dzisiaj
Poniżej to, jak wygląda praca, zanim cokolwiek zostanie zautomatyzowane.
- CzłowiekNa koniec miesiąca właścicielka eksportuje wizyty z systemu
- Ryzyko błęduArkusz: stawki każdego lekarza, pakiety, rabaty, vouchery
- OczekiwanieKoszt preparatu na zabieg szacowany albo szukany w fakturach
- Ryzyko błęduWynik wysłany lekarzom jako jedna kwota
- OczekiwanieLekarz pyta o pozycje, których nie widzi
- Ryzyko błęduDyskusja o pakietach i poprawkach, co miesiąc od nowa
Dlaczego obecny proces kosztuje więcej, niż widać
Rachunek, którego nie widać w budżecie.
- Ile godzin miesięcznie zajmuje Wam przygotowanie rozliczeń lekarzy i kosmetologów, razem z wyjaśnianiem?
- Czy zasady rozliczania pakietów, rabatów i poprawek są gdzieś spisane, czy żyją w pamięci?
- Skąd bierzecie koszt preparatu przy konkretnym zabiegu: z faktury, z cennika, czy na oko?
- Ile razy w ostatnim półroczu trzeba było korygować rozliczenie po jego wypłacie?
Koszt zaniechania
Model zakłada pięć osób rozliczanych procentowo, wypłaty około 35 000 € miesięcznie i pełny koszt godziny właścicielki lub kierowniczki na poziomie 45 €. Własne liczby poznacie, mierząc czas przy najbliższym zamknięciu miesiąca i przeglądając korekty z ostatniego półrocza.
Wiersz trzeci nie ma kwoty, ale w małej klinice odejście jednego lekarza z powodu poczucia niesprawiedliwych rozliczeń kosztuje więcej niż wszystkie arkusze razem.
Przykładowa organizacja o realnych proporcjach – liczby służą do policzenia sprawy na Waszych danych, nie są wynikiem klienta.
Klinika medycyny estetycznej: 3 gabinety, 5 lekarzy i kosmetologów rozliczanych procentem od zabiegu, każdy z innymi stawkami, około 600 wizyt zabiegowych miesięcznie, Microsoft 365, system gabinetowy.
Wrzesień, start: właścicielka z każdym lekarzem spisuje zasady. Procent od zabiegu po odjęciu preparatu, osobne stawki dla konsultacji, zasady dla pakietów, rabatów, voucherów i poprawek bez opłaty. Obie strony je akceptują.
Przez cały miesiąc robot dolicza zabiegi codziennie. Każdy lekarz w dowolnej chwili widzi w Teams swój bieżący miesiąc, pozycja po pozycji.
1 października robot zamyka wrzesień. Zestawienie każdego lekarza zawiera numer wizyty, datę, zabieg, cenę, rabat, koszt preparatu z rejestru serii i regułę, która policzyła jego udział. Lekarze mają trzy dni na uwagi.
Lekarka zgłasza jedną pozycję: poprawka wykonana bez opłaty została policzona jak zwykły zabieg. Właścicielka rozstrzyga zgodnie ze spisaną zasadą, a robot przelicza zestawienie w kilka sekund.
5 października: rozliczenia zatwierdzone. Lekarze na kontrakcie dostają kwotę i opis do faktury, księgowa paczkę danych do płac. Zamiast 14 godzin: dwie. W modelowanym roku to około 9 000 €. To liczby z modelu, nie z rejestrów kliniki.
Proponowane rozwiązanie
Najpierw zasady. Razem z właścicielką i każdym lekarzem spisujemy, jak liczy się jego udział: procent dla każdej kategorii zabiegów, sposób odjęcia preparatu według ceny zakupu serii albo stałej stawki z umowy, konsultacje, pakiety sprzedane z góry, rabaty, vouchery i poprawki bez opłaty. Zasady trafiają do jednej listy w SharePoint, a ich każda zmiana ma datę i akceptację obu stron. To najważniejszy krok, bo kończy spory o to, jak miało być.
Potem liczenie. Robot codziennie zbiera wizyty, ceny, rabaty i płatności z systemu gabinetowego, koszt preparatu z rejestru serii i realizacje pakietów, i przypisuje każdej pozycji regułę. Lekarz widzi swój bieżący miesiąc w Teams w każdej chwili. Na koniec miesiąca robot zamyka zestawienia, wysyła je lekarzom i zbiera uwagi przy konkretnych pozycjach, a nie przy całej kwocie.
Decyzje zostają przy ludziach. Uwagi lekarzy rozstrzyga właścicielka, a robot tylko przelicza wynik po jej decyzji. Po zatwierdzeniu przygotowuje kwotę i opis do faktury lekarza na kontrakcie albo paczkę danych do płac dla księgowej, w formacie, którego ona używa. Zestawienia nie zawierają nazwisk pacjentek, tylko numery wizyt, a właścicielka widzi dodatkowo marżę na lekarza i zabieg.
UiPath Orchestrator: codzienne doliczanie zabiegów, zamknięcie miesiąca, przeliczenia po decyzjach i ślad audytowy każdej pozycji; konektory UiPath Integration Service do Outlook 365, SharePoint i Teams
Spisane zasady rozliczeń dla każdej osoby, zestawienia pozycja po pozycji z regułą, uwagi lekarzy przy pozycjach, zatwierdzenie właścicielki i dane do faktury lub płac
System gabinetowy z wizytami, cenami, rabatami i pakietami przez eksport lub API; koszt preparatów z rejestru serii; dane dla księgowej w pliku zgodnym z jej systemem
Jak działa proces po automatyzacji
- CzłowiekZasady rozliczeń każdego lekarza spisane raz i zaakceptowane przez obie strony
- AutomatyzacjaRobot łączy wizyty, płatności, pakiety i koszt preparatów
- AutomatyzacjaZestawienie każdego lekarza z każdą pozycją i regułą, która ją policzyła
- CzłowiekLekarz przegląda swoje zestawienie i komentuje konkretne pozycje
- CzłowiekWłaścicielka rozstrzyga uwagi i zatwierdza
- SystemKwota do faktury lekarza albo dane do płac u księgowej
Model współpracy człowieka z automatyzacją
Automatyzacja obsługuje
- Codzienne doliczanie zabiegów według spisanych zasad
- Zamknięcie miesiąca, zestawienia dla lekarzy i zbieranie uwag przy pozycjach
- Przeliczenia po decyzjach i dane do faktury lub płac
Człowiek decyduje
- Treść zasad rozliczeń i każda ich zmiana: właścicielka i lekarz, wspólnie
- Rozstrzyganie uwag lekarzy: właścicielka
- Zatwierdzenie rozliczenia przed wypłatą: właścicielka
Przed i po
Systemy i integracje
Stos jest krótki celowo: jeden silnik, jedna warstwa wykonawcza, jedno miejsce decyzji człowieka.
Wejścia
- wizyty, zabiegi, ceny, rabaty i płatności z systemu gabinetowego
- koszt preparatów z rejestru serii i cen zakupu
- realizacje pakietów i voucherów
- spisane zasady rozliczeń dla każdej osoby
Warstwa automatyzacji
- UiPath Orchestrator
- UiPath Robots
- UiPath Integration Service
- UiPath Action Center
Systemy docelowe
- zestawienia lekarzy pozycja po pozycji w Teams
- kwoty i opisy do faktur lekarzy lub dane do płac dla księgowej
- marża na lekarza i zabieg dla właścicielki
Punkty styku z człowiekiem: spisanie zasad raz na starcie; przegląd zestawienia przez lekarza raz w miesiącu; rozstrzygnięcie uwag i zatwierdzenie przez właścicielkę
Wykorzystane technologie
codzienne i miesięczne przeliczenia według zasad, ślad audytowy każdej pozycji
Azestawienia dla lekarzy, uwagi, zatwierdzenia, paczka dla księgowej
Azasady rozliczeń dla każdej osoby i archiwum zatwierdzonych zestawień
Awizyty, zabiegi, ceny, rabaty i pakiety przez eksport lub API
Bkoszt preparatu na zabieg; dane do płac w pliku zgodnym z systemem księgowej
BIlustracyjny model ekonomiczny
Liczby, które możecie sprawdzić na własnych danych.
Model zakłada pięć osób rozliczanych procentowo i ostrożne założenie, że pomyłek będzie o trzy czwarte mniej, a nie zero. Najważniejszy efekt nie ma kwoty: lekarz widzi, jak policzono każdą pozycję, więc rozmowa o pieniądzach przestaje być rozmową o zaufaniu. Własne liczby podstawicie w kalkulatorze obok.
Policz to na swoich danych
Szacunek ilustracyjny na podstawie Twoich danych. To model uwolnionej przepustowości, nie obietnica oszczędności.
Korzyści biznesowe
- Rozliczenia liczone według spisanych zasad, tak samo co miesiąc
- Każdy lekarz widzi swoje pozycje na bieżąco, nie tylko jedną kwotę na koniec
- Koszt preparatu na zabieg z rejestru serii zamiast szacunków
- Uwagi przy konkretnych pozycjach, rozstrzygane zasadą, nie wspomnieniem
- Gotowe dane do faktury lekarza albo do płac, bez przepisywania
Perspektywa zarządu
- Przejrzyste rozliczenia to argument przy rekrutacji dobrych lekarzy, którzy mają wybór
- Marża na lekarza i zabieg pokazuje właścicielce, gdzie klinika naprawdę zarabia
- Spisane zasady ułatwiają dołączenie nowej osoby i zmianę stawek bez nieporozumień
Wpływ na KPI zarządu
godziny na zamknięcie rozliczeń miesiąca · korekty po wypłacie · uwagi lekarzy na sto pozycji · dzień zatwierdzenia rozliczeń · pozycje z kosztem preparatu z rejestru serii
Bezpieczeństwo i nadzór
Automat ma dokładnie te uprawnienia, których potrzebuje. Ani jednego więcej.
- Zestawienia zawierają numery wizyt, nie nazwiska pacjentek
- Każdy lekarz widzi tylko swoje zestawienie; marże i porównania widzi wyłącznie właścicielka
- Zasady rozliczeń zmieniają się tylko z datą i akceptacją obu stron
- Robot niczego nie wypłaca; przygotowuje dane, a zatwierdza człowiek
- Dane pozostają w Waszej dzierżawie Microsoft 365; roboty pracują w regionie unijnym UiPath Automation Cloud
Dlaczego teraz
Każde zamknięcie miesiąca w arkuszu to kolejne kilkanaście godzin i kolejna okazja do sporu.
Dobrzy lekarze wybierają kliniki, w których rozumieją swoje rozliczenia.
Wdrożenie klasy szybka wygrana trwa tygodnie i działa od pierwszego zamknięcia miesiąca po starcie.
Role zarządcze, których to dotyczy
Kilkanaście godzin miesięcznie z powrotem, marża na lekarza i zabieg, koniec comiesięcznych sporów
Widzi każdą pozycję i regułę na bieżąco, a uwagi zgłasza przy konkretnej wizycie
Dostaje gotowe dane do płac albo zestawienie do faktur lekarzy, zawsze w tym samym formacie
Częste pytania i zastrzeżenia
Tak. Zasady są spisane osobno dla każdej osoby i każdej kategorii zabiegów. Robot nie potrzebuje, żeby zasady były takie same, tylko żeby były spisane.
Tak, jak ustalicie w zasadach: według faktycznie zapisanego zużycia z rejestru serii, według ułamka opakowania albo według stałej stawki na zabieg z umowy. Ważne, żeby zasada była jedna i spisana.
Nie. Każdy widzi wyłącznie swoje zestawienie. Porównania i marże widzi tylko właścicielka albo osoby, które wskaże.
Kiedy to nie jest właściwe rozwiązanie
- Klinika, w której wszyscy pracują na stałej pensji: tu nie ma czego liczyć
- Brak woli spisania zasad rozliczeń: robot nie zastąpi ustaleń, które nie istnieją
- Oczekiwanie, że robot będzie negocjował stawki: to rozmowa właścicielki z lekarzem
Pytanie na najbliższe posiedzenie
Gdyby lekarz zapytał dziś, jak policzono trzecią pozycję jego rozliczenia sprzed dwóch miesięcy, ile czasu zajęłaby odpowiedź?
Podejście wdrożeniowe
Zakres bez niedomówień, jeszcze przed podpisem.
Dostarczamy
- Spisane zasady rozliczeń dla każdej osoby w SharePoint, z historią zmian
- Codzienne doliczanie zabiegów i podgląd bieżącego miesiąca dla lekarzy w Teams
- Zamknięcie miesiąca, zestawienia pozycja po pozycji i uwagi przy pozycjach
- Dane do faktur lekarzy lub do płac dla księgowej oraz marżę na lekarza i zabieg
- Instrukcję dla właścicielki i lekarzy oraz asystę przy pierwszych dwóch zamknięciach
Potrzebujemy od Państwa
- Obecnych zasad rozliczeń, nawet jeśli są tylko w arkuszu i w pamięci
- Dostępu do wizyt, cen, rabatów i pakietów w systemie gabinetowym
- Ustalenia z księgową formatu danych do płac lub faktur
Etapy
Rozpoznanie
Dzisiejszy arkusz, umowy, wyjątki; rozmowa z właścicielką i lekarzami
Zasady
Spisanie reguł dla każdej osoby i ich akceptacja przez obie strony
Budowa
Doliczanie, zestawienia, uwagi, przeliczenia, dane dla księgowej
Bieg równoległy
Jeden miesiąc liczony obok arkusza; wyjaśniamy każdą różnicę
Uruchomienie
Rozliczenia wyłącznie z robota; przegląd zasad po kwartale
Szybka wygrana. Najwięcej pracy wymaga spisanie zasad, które dziś istnieją tylko w głowach; po tym kroku zespół zwykle przyznaje, że to on był najcenniejszy.
Każdy lekarz widzi swoje rozliczenie pozycja po pozycji. Właścicielka zatwierdza w kwadrans. Arkusz i comiesięczna dyskusja znikają.
Zmierzcie czas przy najbliższym zamknięciu rozliczeń, razem z wyjaśnieniami. Prześlijcie nam tę liczbę z opisem obecnych zasad, choćby w punktach; odeślemy projekt rozliczeń dla Waszej kliniki i rachunek odzyskanych godzin.
Policz godziny nad arkuszem rozliczeńTen sam problem ma zwykle sąsiedni proces
Producent ogłasza komunikat o serii. Kto ją dostał? Odpowiedź leży w stu papierowych kartach.
Zobacz rozwiązanie Finanse i księgowośćUtarg dnia uzgodniony co ranoKasa mówi jedno, terminal drugie, system rezerwacji trzecie. Różnicę wyjaśnia się w niedzielę wieczorem.
Zobacz rozwiązanie Zarząd i planowanieAgent finansowy kliniki w TeamsIle zarobiliśmy we wrześniu na toksynie po odjęciu preparatu? Dziś to pytanie do księgowej na przyszły tydzień.
Zobacz rozwiązanieBranże, w których wdrażamy to najczęściejMedycyna estetycznaMałe firmy i usługi