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Lösung · Betrieb & ProduktionDer Schütze meldet sich selbst, die Startliste baut sich selbst, und der Kampfrichter richtet, statt zu rechnen
Vereinswettkämpfe: von der Meldung bis zum Ergebnis
Ein Roboter sammelt Meldungen aus dem Formular, überwacht Startgelder, baut Startlisten nach Durchgängen und Disziplinen und macht aus den von Kampfrichtern eingetragenen Ergebnissen eine Ergebnisliste mit Wertung, noch am selben Abend veröffentlichungsreif. Das Richten, die Proteste und die ganze sportliche Seite bleiben bei Menschen.
Kurzfassung für die Geschäftsführung
Einen Vereinswettkampf organisieren heute Postfach und Tabelle: Meldungen per Mail, Startgelder aus dem Auszug gefischt, die Startliste in drei Versionen, und nach dem Wettkampf ein Abend voller Übertragen von Standblättern und Zusammensetzen der Ergebnisliste.
Der Roboter nimmt Meldungen aus dem Formular an, überwacht die Startgelder, baut Startlisten nach Durchgängen und Disziplinen, veröffentlicht sie vorab und schickt jedem Schützen seine Startzeit.
Von Kampfrichtern in einer einfachen Ansicht eingetragene Ergebnisse werden zu Wertung und Ergebnisliste aus der Vorlage; die Schützen bekommen die Ergebnisse am selben Abend, der Verein ein Archiv ohne Ordner.
Meldeformular und Wettkampfregister in SharePoint; Startgelder aus dem Auszugsexport; Ergebniseingabe der Kampfrichter in Power Apps; Ergebnisliste und Wertung aus der Vorlage
Geschäftsproblem
Die meiste Arbeit am Wettkampf passiert abseits des Standes
Ein Vereinswettkampf wirkt einfach, bis man ihn organisiert. Meldungen kommen per Mail, per SMS und im Vorbeigehen zwischen zwei Trainingsterminen, also wächst die Startliste in einer Tabelle mit so vielen Versionen, wie sie Bearbeiter hat. Startgelder landen mit deutungsbedürftigen Verwendungszwecken auf dem Konto oder am Wettkampftag in der Kasse, und der Kassenwart gleicht beides lange nach allem ab.
Am Wettkampftag übernimmt das Papier: Am Morgen gedruckte Durchgangslisten sind vor dem ersten Schuss veraltet, weil jemand absprang, jemand dazukam, jemand wegen der Arbeitsschicht früher schießen will. Kampfrichter führen Standblätter von Hand, was in Ordnung ist, doch dann muss jemand diese Blätter in die Tabelle übertragen, die Wertung rechnen und sich bei Stechen und Disziplingewichtungen nicht vertun.
Abends setzt der Organisator, meist derselbe Mensch wie immer, die Ergebnisliste zusammen: Tabellen, Klassen, Korrekturen nach dem Anruf eines Schützen, der anders gerechnet hat. Die Veröffentlichung um 23:40 Uhr ist keine Anekdote, sie ist ein Ritual. Und morgens fragt trotzdem jemand, wann die Ergebnisse kommen, weil er die Mail übersehen hat.
Der Verein braucht kein Ligasystem für Tausende, sondern die Abnahme des Teils, der weder Richten noch Schießen ist: Meldungen, Gelder, Listen, Rechnen und Veröffentlichen. Das alles ist Sekretariatsarbeit, und der Sekretär kann ein Roboter sein.
Wie es heute läuft
So sieht die Arbeit aus, bevor irgendetwas automatisiert wird.
- MenschMeldungen per Mail, SMS und mündlich zwischen zwei Trainingsterminen
- FehlerrisikoEine Startliste in einer Tabelle mit so vielen Versionen wie Bearbeitern
- FehlerrisikoStartgelder mit Auszug und Kasse lange nach dem Wettkampf abgeglichen
- WartezeitDie Durchgangslisten vom Morgen sind vor dem ersten Schuss veraltet
- FehlerrisikoStandblätter der Kampfrichter abends in die Tabelle übertragen
- WartezeitDie Ergebnisliste erscheint gegen Mitternacht, die Fragen kommen trotzdem früh
Warum der heutige Prozess mehr kostet, als es scheint
Die Rechnung, die in keinem Budget auftaucht.
- Wie viele Stunden kostet ein Wettkampf neben dem Standtag selbst: Meldungen, Listen, Gelder, Ergebnisse?
- Wie viele Korrekturen erfährt die Startliste zwischen Veröffentlichung und erstem Schuss?
- Wie lange warten die Schützen nach dem Wettkampf auf die Ergebnisliste?
- Wie viele Startgelder des letzten Wettkampfs wurden erst im Nachhinein zugeordnet?
Kosten des Nichtstuns
Das Modell nimmt 10 Wettkämpfe im Jahr mit je rund 40 Schützen und 12 Stunden Organisationsarbeit pro Auflage an, gerechnet über Meldungen, Gelder, Listen und Ergebnisse. Die eigenen Zahlen kennt am besten, wer vor Mitternacht Ergebnislisten veröffentlicht.
Die Rechnung lässt die am schwersten zählbare Größe aus: das Ausbrennen des einen Ehrenamtlichen, an dem alle Auflagen hängen. Vereine verlieren solche Menschen nicht an Beiträge, sondern an Tabellen.
Eine Modellorganisation mit realistischen Proportionen – die Zahlen dienen dazu, dieselbe Rechnung mit Ihren Daten zu machen; sie sind kein Kundenergebnis.
Ein Schützenverein: 10 Wettkämpfe im Jahr, rund 40 Schützen in mehreren Disziplinen, Meldungen per Mail, Gelder per Überweisung und bar, Ergebnisse in der Tabelle, Microsoft 365.
Bisher: Startliste in der Tabelle, drei Versionen vor dem Wettkampftag, die Ergebnisliste spätabends vom Vizepräsidenten veröffentlicht.
Zwei Wochen vor dem Wettkampf öffnet der Roboter die Meldungen: ein Formular mit Disziplinwahl und Durchgangswunsch. Jede Meldung bekommt eine Bestätigung und einen individuellen Verwendungszweck.
Drei Tage vorher schließt der Roboter die Liste, baut die Durchgänge nach Disziplin und Wunsch, veröffentlicht die Startliste und schickt jedem seine Startzeit. Eine Änderung in letzter Minute ist eine Registerkorrektur, keine neue Tabelle.
Am Wettkampftag tragen die Kampfrichter die Ergebnisse in einer einfachen Ansicht am Handy oder Tablet ein, Disziplin für Disziplin. Die Standblätter bleiben als Quelldokument, aber niemand überträgt sie nachts.
Um 18:20 Uhr setzt der Roboter die Ergebnisliste aus der Vorlage zusammen: Wertungen, Klassen, vom Kampfrichter markierte Stechen. Die Schützen bekommen einen Link, der Verein ein Archiv. Ein Modellszenario, kein Protokoll eines konkreten Wettkampfs.
Vorgeschlagene Lösung
Die Meldungen nimmt ein Formular an: Der Schütze wählt Disziplinen und Wunschdurchgang, der Roboter bestätigt, überwacht das Meldelimit, führt eine Warteliste und erkennt das Startgeld am individuellen Verwendungszweck aus dem Auszugsexport; die Barzahlung am Wettkampftag hakt das Team mit einem Fingertipp ab. Die Startliste baut sich nach Ihren Regeln: Disziplinen, Durchgänge, Pausen für Kampfrichter, und wird vorab veröffentlicht; jede Korrektur ist eine Registeränderung, überall sofort sichtbar.
Am Wettkampftag bekommen die Kampfrichter eine einfache Ansicht zur Ergebniseingabe, Disziplin für Disziplin, Schütze für Schütze. Die Standblätter können als Quelldokument bleiben; der Unterschied ist, dass sie niemand mehr überträgt. Der Roboter rechnet die Wertung nach den Gewichtungen und Regeln Ihrer Ordnung, und alles, was Urteilskraft verlangt, samt Stechen und Protesten, markiert er und überlässt es dem Hauptkampfrichter.
Nach dessen Freigabe setzt der Roboter die Ergebnisliste aus Ihrer Vorlage zusammen: volle Wertungen, Klassen, Dank an Helfer, verschickt sie an die Schützen und legt sie ins Vereinsarchiv. Der Abend des Organisators endet mit dem Wettkampf, nicht fünf Stunden später. Ordnung, Gewichtungen und sportliche Entscheidungen bleiben vollständig beim Verein und seinen Kampfrichtern.
UiPath Orchestrator: Meldewarteschlange, Veröffentlichungstermine, Wiederholungen und Prüfspur jeder Listenänderung; Konnektoren des UiPath Integration Service zu SharePoint, Teams und Outlook 365; Power Apps als Eingabeansicht der Kampfrichter
Ein Meldeformular mit Limits und Warteliste, Startgelderkennung, automatische Startlisten nach Ihren Regeln, Wertungsrechnung, Ergebnisliste aus der Vorlage und ein Wettkampfarchiv
Der Kontoauszug des Vereins per CSV/MT940-Export; die Ergebnisvorlage in Word; optional ein Bildschirm im Verein mit Startliste und Live-Ergebnissen aus demselben Register
So läuft der automatisierte Prozess
- AutomatisierungDie Formularmeldung bestätigt, mit Limits und Warteliste
- AutomatisierungDas Startgeld am Verwendungszweck erkannt; Barzahlung per Fingertipp abgehakt
- SystemDie Startliste nach Ihren Regeln gebaut und mit Startzeiten verschickt
- MenschKampfrichter tragen Ergebnisse in einer einfachen Ansicht ein; die Blätter bleiben Quelle
- MenschStechen und Proteste entscheidet der Hauptkampfrichter; der Roboter markiert sie nur
- AutomatisierungDie Ergebnisliste mit Wertung setzt sich aus der Vorlage zusammen, noch am Abend
Zusammenspiel von Mensch und Automatisierung
Die Automatisierung übernimmt
- Meldungen, Limits, Warteliste und Startgelderkennung
- Startlisten nach den Vereinsregeln, Korrekturen und Startzeitversand
- Wertungsrechnung, Ergebnisliste aus der Vorlage und das Archiv
Menschen entscheiden
- Das Richten, die Standblätter und jede sportliche Entscheidung am Wettkampftag
- Stechen, Proteste und die Freigabe der Ergebnisse durch den Hauptkampfrichter
- Wettkampfordnung, Gewichtungen und Klassen: bestimmt der Verein
Vorher und nachher
Systeme und Integrationen
Der Stack ist bewusst kurz: ein Motor, eine Ausführungsschicht, ein Ort, an dem ein Mensch entscheidet.
Eingänge
- das Meldeformular mit Disziplinen und Durchgangswunsch
- der Kontoauszug des Vereins als CSV/MT940-Export
- Ergebnisse der Kampfrichter aus der Power-Apps-Ansicht
- die Freigabe der Wertung durch den Hauptkampfrichter
Automatisierungsschicht
- UiPath Orchestrator
- UiPath Robots
- UiPath Integration Service
- UiPath Action Center
Zielsysteme
- Startlisten und Startzeiten an die Schützen
- eine Ergebnisliste mit Wertung aus der Vorlage
- ein Wettkampfarchiv in SharePoint
Berührungspunkte mit Menschen: Regeln für den Durchgangsbau vor der Saison; Ergebniseingabe durch Kampfrichter; Freigabe der Ergebnisliste durch den Hauptkampfrichter
Eingesetzte Technologien
Meldewarteschlange, Veröffentlichungstermine, Spur jeder Listenänderung
AErgebniseingabe am Handy oder Tablet, Disziplin für Disziplin
ARegister, Wettkampfkanal, Versand an die Schützen
AWertungen und Klassen nach der Freigabe automatisch zusammengesetzt
AGelder aus dem Export; Anzeige von Listen und Ergebnissen vor Ort nach Wunsch
BSo setzen wir das um
Von der Beschreibung zum laufenden Prozess
Diese Lösung setzen wir im Rahmen unserer Prozessautomatisierung um: Zuerst messen wir den Prozess mit Unternehmensdaten, dann bauen, testen und betreuen wir die Roboter.
Fallstudien
Umgesetzte Kundenprojekte finden Sie unter Case Studies.
Illustratives Wirtschaftlichkeitsmodell
Zahlen, die Sie mit eigenen Daten prüfen können.
Das Modell nimmt 10 Wettkämpfe im Jahr mit 40 Schützen an; der schwerer zählbare Wert ist der Ehrenamtliche, der nicht an Tabellen ausbrennt. Ihre eigenen Werte gehören in den Rechner nebenan.
Rechnen Sie mit Ihren Zahlen
Eine illustrative Schätzung auf Basis Ihrer Eingaben. Modelliert wird freigesetzte Kapazität, keine versprochene Einsparung.
Geschäftlicher Nutzen
- Meldungen und Gelder finden von selbst zusammen, bevor jemand eine Tabelle öffnet
- Die Startliste hat eine Version, jede Korrektur ist überall sofort sichtbar
- Kampfrichter tragen Ergebnisse einmal ein; niemand überträgt nachts Standblätter
- Die Ergebnisliste mit Wertung erscheint am selben Abend, mit Archiv für Jahre
- Der Organisator geht mit den Schützen nach Hause, nicht nach Mitternacht
Aus Sicht der Geschäftsführung
- Der Verein schafft mehr Wettkämpfe mit denselben Leuten, weil eine Auflage keine Abende mehr kostet
- Prompt veröffentlichte Ergebnisse heben das Ansehen des Wettkampfs bei Schützen und Sponsoren
- Das Archiv aus Wertungen und Beteiligung liefert dem Vorstand harte Daten für die Saisonplanung
KPIs für die Geschäftsführung
Organisationsstunden pro Wettkampf · Zeit vom letzten Schuss bis zur Ergebnisliste · Startlistenkorrekturen nach Veröffentlichung · vor dem Wettkampftag zugeordnete Gelder · Meldebeteiligung im Jahresvergleich
Sicherheit und Governance
Die Automatisierung hat genau die Berechtigungen, die sie braucht. Keine einzige mehr.
- Schützendaten werden nur für Meldungen, Gelder und Wertung verarbeitet, DSGVO-konform
- Ergebnisse tragen allein Kampfrichter ein, die Wertung gibt der Hauptkampfrichter frei; der Roboter rechnet, er entscheidet nicht
- Jede Korrektur an Liste und Ergebnis wird protokolliert: wer, wann, was
- Der Roboter hat keinen Zugriff aufs Vereinskonto; er liest nur den Auszugsexport des Kassenwarts
- Die Daten bleiben in Ihrem Microsoft-365-Tenant; die Roboter laufen in der EU-Region der UiPath Automation Cloud
Warum jetzt
Die Wettkampfsaison wird im Voraus geplant; ein jetzt gestartetes System bedient alle Auflagen dieses Jahres.
Schützen vergleichen Vereine auch nach der Organisation: saubere Listen und schnelle Ergebnisse sind die günstigste Werbung eines Wettkampfs.
Der fleißigste Ehrenamtliche des Vereins braucht keine Zulage, sondern jemanden, der ihm die Tabellen abnimmt.
Relevante Führungsrollen
Mehr Wettkämpfe ohne mehr Abende; Archiv und Abrechnungen bereit für die Hauptversammlung
Einmal eingetragen, nach der Ordnung gerechnet, sportliche Entscheidungen unangetastet
Meldung in zwei Minuten, Startzeit am Handy, Ergebnisse am selben Abend
Häufige Fragen und Einwände
Nein. Der Roboter rechnet nach Gewichtungen und Regeln Ihrer Ordnung, und alles, was Urteilskraft verlangt, markiert er und überlässt es dem Hauptkampfrichter. Die Ergebnisliste entsteht erst nach dessen Freigabe.
Die Wertungsregeln schreiben wir zu Beginn aus Ihrer Ordnung heraus, und sie steuern die Rechnung. Eine Ordnungsänderung ist eine Regeländerung an einer Stelle, kein Tabellenumbau.
Das Team hakt die Zahlung beim Check-in mit einem Fingertipp ab, und der Status des Schützen ändert sich sofort. Die Kasse ist keine getrennte Buchführung mehr.
Wann diese Lösung nicht passt
- Wettkämpfe eines Rangs, der ein homologiertes Ergebnissystem verlangt: Dann integrieren wir uns, statt es zu ersetzen
- Zweimal im Jahr ein Wettkampf mit zehn Leuten: Die Tabelle reicht wirklich
- Die Erwartung elektronischer Scheiben und Live-Messung: Das ist eigene Hardware auf einem anderen Preisregal
Eine Frage für die nächste Sitzung
Um wie viel Uhr verschickte unser Organisator nach dem letzten Wettkampf die Ergebnisliste, und wer hat ihm für diesen Abend gedankt?
Vorgehen bei der Umsetzung
Der Umfang ohne Unklarheiten, noch vor der Unterschrift.
Wir liefern
- Ein Meldeformular mit Limits, Warteliste und Bestätigungen
- Startgelderkennung aus dem Auszugsexport und Bar-Abhaken per Fingertipp
- Startlisten nach Ihren Regeln mit Startzeitversand
- Eine Kampfrichteransicht zur Ergebniseingabe und die Ergebnisliste aus der Vorlage nach Freigabe
- Ein Wettkampfarchiv und zwei Wochen Begleitung nach der ersten Auflage
Wir brauchen von Ihnen
- Die Wettkampfordnung mit Gewichtungen und Wertungsregeln
- Zugang zu Microsoft 365 und den Auszugsexport des Vereinskontos
- Eine Stunde mit Organisator und Hauptkampfrichter zur letzten Auflage
Etappen
Aufnahme
Wie der letzte Wettkampf von der Ankündigung bis zur Ergebnisliste lief; eine Stunde Gespräch
Regeln
Disziplinen, Gewichtungen, Durchgänge, Limits, die Ergebnisvorlage
Aufbau
Meldungen, Gelder, Listen, Kampfrichteransicht, Ergebnislisten-Generator
Parallelbetrieb
Ein Wettkampf parallel geführt: die Tabelle neben dem System
Start
Der nächste Wettkampf voll im neuen Modus; Durchsicht nach der Ergebnisliste
Ein Quick Win. Die meiste Arbeit ist das einmalige Herausschreiben der Wertungsregeln aus Ihrer Ordnung; danach ist jede Auflage ein Formular, Kampfrichtereinträge und ein Knopf.
Sonntag, 18:20 Uhr: Der letzte Schuss fiel um 17:40, und die Ergebnisliste mit voller Wertung hängt schon. Der Vizepräsident isst zu Hause zu Abend, zum ersten Mal seit Jahren.
Schicken Sie uns die Ordnung Ihres letzten Wettkampfs und die Uhrzeit, zu der die Ergebnisliste rausging. Sie bekommen einen Entwurf des Melde- und Ergebnisablaufs und die Rechnung der Stunden, die eine Saison dem Verein zurückgeben kann.
Rechnen Sie Ihren letzten Wettkampf nachDer Nachbarprozess hat meist dasselbe Problem
Der Kurs startet am Samstag. Die Anmeldungen stecken in Mails, die Zahlungen im Kontoauszug, die Bescheinigungen im Textprogramm.
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