Start · Rozwiązania · Operacje i produkcja · Zawody klubowe: od zapisów do wyników
Rozwiązanie · Operacje i produkcjaZawodnik zgłasza się sam, lista startowa układa się sama, a sędzia sędziuje zamiast liczyć
Zawody klubowe: od zapisów do wyników
Robot zbiera zgłoszenia z formularza, pilnuje opłat startowych, układa listy startowe według zmian i konkurencji, a wyniki wpisywane przez sędziów zamienia w komunikat z klasyfikacją, gotowy do publikacji tego samego wieczoru. Sędziowanie, rozstrzyganie protestów i cała strzelecka strona zawodów zostają przy ludziach.
Streszczenie dla zarządu
Zawody klubowe organizuje dziś skrzynka i arkusz: zgłoszenia mailem, opłaty do wyłuskania z wyciągu, lista startowa w trzech wersjach, a po zawodach wieczór przepisywania metryk i składania komunikatu.
Robot przyjmuje zgłoszenia z formularza, pilnuje opłat, układa listy startowe według zmian i konkurencji, publikuje je z wyprzedzeniem i rozsyła zawodnikom ich godziny startu.
Wyniki wpisane przez sędziów w prostym widoku zamieniają się w klasyfikację i komunikat z szablonu; zawodnicy dostają wyniki tego samego wieczoru, a klub ma archiwum zawodów bez segregatora.
formularz zgłoszeń i rejestr zawodów w SharePoint; opłaty z wyciągu; wpisywanie wyników przez sędziów w Power Apps; komunikat i klasyfikacja z szablonu
Problem biznesowy
Najwięcej pracy przy zawodach dzieje się poza strzelnicą
Klubowe zawody wyglądają na proste do chwili, gdy się je organizuje. Zgłoszenia przychodzą mailem, esemesem i na przerwie między zajęciami, więc lista startowa powstaje w arkuszu, który ma tyle wersji, ilu ma redaktorów. Opłaty startowe wpadają na konto z tytułami do interpretacji albo do puszki w dniu zawodów, a skarbnik uzgadnia jedno z drugim długo po wszystkim.
W dniu zawodów papier przejmuje władzę: listy zmian drukowane rano potrafią być nieaktualne przed pierwszym strzałem, bo ktoś odpadł, ktoś doszedł, ktoś chce strzelać wcześniej, bo ma zmianę w pracy. Sędziowie prowadzą metryki ręcznie, co jest w porządku, ale potem te metryki ktoś musi przepisać do arkusza, policzyć klasyfikację i nie pomylić się przy dogrywkach i wagach konkurencji.
Wieczorem organizator, zwykle ten sam człowiek co zawsze, skleja komunikat z wyników: tabelki, kategorie, poprawki po telefonie od zawodnika, który policzył sobie inaczej. Publikacja o 23:40 to nie anegdota, to rytuał. A rano i tak ktoś pyta, kiedy będą wyniki, bo nie widział maila.
Klub nie potrzebuje systemu ligowego za tysiące, tylko zdjęcia z siebie tej części, która nie jest ani sędziowaniem, ani strzelaniem: zgłoszeń, opłat, list, liczenia i publikacji. To wszystko jest pracą sekretarską, a sekretarzem może być robot.
Jak to wygląda dzisiaj
Poniżej to, jak wygląda praca, zanim cokolwiek zostanie zautomatyzowane.
- CzłowiekZgłoszenia mailem, esemesem i ustnie na przerwie między zajęciami
- Ryzyko błęduLista startowa w arkuszu o tylu wersjach, ilu redaktorów
- Ryzyko błęduOpłaty startowe uzgadniane z wyciągiem i puszką długo po zawodach
- OczekiwanieListy zmian z rana nieaktualne przed pierwszym strzałem
- Ryzyko błęduMetryki od sędziów przepisywane wieczorem do arkusza
- OczekiwanieKomunikat z wynikami publikowany koło północy, pytania i tak rano
Dlaczego obecny proces kosztuje więcej, niż widać
Rachunek, którego nie widać w budżecie.
- Ile godzin kosztują jedne zawody poza samym dniem na strzelnicy: zgłoszenia, listy, opłaty, wyniki?
- Ile poprawek przechodzi lista startowa między publikacją a pierwszym strzałem?
- Jak długo po zawodach zawodnicy czekają na komunikat z wynikami?
- Ile opłat startowych z ostatnich zawodów uzgodniono z listą dopiero po fakcie?
Koszt zaniechania
Model zakłada 10 zawodów rocznie po około 40 zawodników i 12 godzin pracy organizacyjnej na edycję, licząc zgłoszenia, opłaty, listy i wyniki. Własne liczby zna najlepiej ten, kto publikuje komunikaty przed północą.
Rachunek pomija koszt najtrudniejszy do policzenia: wypalenie tego jednego działacza, na którym wiszą wszystkie edycje. Kluby tracą takich ludzi nie przez składki, tylko przez arkusze.
Przykładowa organizacja o realnych proporcjach – liczby służą do policzenia sprawy na Państwa danych, nie są wynikiem klienta.
Klub strzelecki: 10 zawodów rocznie, po 40 zawodników w kilku konkurencjach, zgłoszenia mailem, opłaty przelewem i gotówką, wyniki w arkuszu, Microsoft 365.
Dotąd: lista startowa w arkuszu, trzy wersje przed dniem zawodów, komunikat publikowany późnym wieczorem przez wiceprezesa.
Dwa tygodnie przed zawodami robot otwiera zgłoszenia: formularz z wyborem konkurencji i preferencją zmiany. Każde zgłoszenie dostaje potwierdzenie i indywidualny tytuł przelewu.
Trzy dni przed zawodami robot zamyka listę, układa zmiany według konkurencji i preferencji, publikuje listę startową i wysyła każdemu jego godzinę startu. Zmiana z ostatniej chwili to jedna edycja w rejestrze, nie nowy arkusz.
W dniu zawodów sędziowie wpisują wyniki w prostym widoku na telefonie albo tablecie, konkurencja po konkurencji. Metryki papierowe zostają jako dokument źródłowy, ale nikt ich wieczorem nie przepisuje.
O 18:20 robot składa komunikat z szablonu: klasyfikacje, kategorie, dogrywki oznaczone przez sędziego. Zawodnicy dostają link, klub archiwum. To scenariusz modelowy, nie zapis konkretnych zawodów.
Proponowane rozwiązanie
Zgłoszenia przyjmuje formularz: zawodnik wybiera konkurencje i preferowaną zmianę, a robot potwierdza, pilnuje limitu miejsc, prowadzi listę rezerwową i rozpoznaje opłatę startową po indywidualnym tytule przelewu z eksportu wyciągu; wpłatę gotówką w dniu zawodów obsługa odhacza jednym dotknięciem. Lista startowa układa się według reguł, które ustalą Państwo: konkurencje, zmiany, przerwy dla sędziów, i jest publikowana z wyprzedzeniem, a każda korekta to edycja rejestru widoczna od razu wszędzie.
W dniu zawodów sędziowie dostają prosty widok do wpisywania wyników, konkurencja po konkurencji, zawodnik po zawodniku. Papierowe metryki mogą zostać jako dokument źródłowy; różnica jest taka, że nikt ich potem nie przepisuje. Robot liczy klasyfikację według wag i zasad Państwa regulaminu, a wszystko, co wymaga osądu, w tym dogrywki i protesty, oznacza i zostawia sędziemu głównemu.
Po zatwierdzeniu przez sędziego głównego robot składa komunikat z Państwa szablonu: pełne klasyfikacje, kategorie, podziękowania, i wysyła go zawodnikom oraz odkłada do archiwum klubu. Wieczór organizatora kończy się razem z zawodami, a nie pięć godzin później. Regulamin, wagi konkurencji i decyzje sportowe pozostają w całości po stronie klubu i sędziów.
UiPath Orchestrator: kolejka zgłoszeń, terminy publikacji, ponowienia i ślad audytowy każdej edycji listy; konektory UiPath Integration Service do SharePoint, Teams i Outlook 365; Power Apps jako widok sędziego do wpisywania wyników
Formularz zgłoszeń z limitami i listą rezerwową, rozpoznawanie opłat startowych, automatyczne listy startowe według Państwa reguł, liczenie klasyfikacji, komunikat z szablonu i archiwum zawodów
Wyciąg bankowy klubu przez eksport CSV/MT940; szablon komunikatu w Word; opcjonalnie ekran w klubie z listą startową i wynikami na żywo z tego samego rejestru
Jak działa proces po automatyzacji
- AutomatyzacjaZgłoszenie z formularza potwierdzone, z limitem miejsc i listą rezerwową
- AutomatyzacjaOpłata startowa rozpoznana po tytule; gotówka odhaczana jednym dotknięciem
- SystemLista startowa ułożona według Państwa reguł i rozesłana z godzinami startu
- CzłowiekSędziowie wpisują wyniki w prostym widoku; metryki zostają jako źródło
- CzłowiekDogrywki i protesty rozstrzyga sędzia główny; robot je tylko oznacza
- AutomatyzacjaKomunikat z klasyfikacją składa się z szablonu i wychodzi tego samego wieczoru
Model współpracy człowieka z automatyzacją
Automatyzacja obsługuje
- Zgłoszenia, limity, lista rezerwowa i rozpoznawanie opłat startowych
- Listy startowe według reguł klubu, korekty i rozsyłka godzin startu
- Liczenie klasyfikacji, komunikat z szablonu i archiwum zawodów
Człowiek decyduje
- Sędziowanie, metryki i wszystkie decyzje sportowe w dniu zawodów
- Dogrywki, protesty i zatwierdzenie wyników przez sędziego głównego
- Regulamin zawodów, wagi konkurencji i kategorie: ustala je klub
Przed i po
Systemy i integracje
Stos jest krótki celowo: jeden silnik, jedna warstwa wykonawcza, jedno miejsce decyzji człowieka.
Wejścia
- formularz zgłoszeń z konkurencjami i preferencją zmiany
- wyciąg bankowy klubu w eksporcie CSV/MT940
- wyniki wpisywane przez sędziów w widoku Power Apps
- zatwierdzenie klasyfikacji przez sędziego głównego
Warstwa automatyzacji
- UiPath Orchestrator
- UiPath Robots
- UiPath Integration Service
- UiPath Action Center
Systemy docelowe
- listy startowe i godziny startu do zawodników
- komunikat z klasyfikacją z szablonu klubu
- archiwum zawodów w SharePoint
Punkty styku z człowiekiem: reguły układania zmian przed sezonem; wpisywanie wyników przez sędziów; zatwierdzenie komunikatu przez sędziego głównego
Wykorzystane technologie
kolejka zgłoszeń, terminy publikacji, ślad każdej korekty listy
Awpisywanie wyników na telefonie albo tablecie, konkurencja po konkurencji
Arejestr, kanał zawodów, rozsyłki do zawodników
Aklasyfikacje i kategorie składane automatycznie po zatwierdzeniu
Aopłaty z eksportu; wyświetlanie list i wyników na miejscu wedle uznania
BJak to wdrażamy
Od opisu do działającego procesu
To rozwiązanie wdrażamy w ramach usługi automatyzacji procesów: najpierw mierzymy proces na danych firmy, potem budujemy, testujemy i utrzymujemy roboty.
Branże
Realizacje
Opisane wdrożenia u klientów są w dziale Case studies.
Ilustracyjny model ekonomiczny
Liczby, które mogą Państwo sprawdzić na własnych danych.
Model zakłada 10 zawodów rocznie po 40 zawodników; wartością trudniejszą do policzenia jest działacz, który nie wypala się od arkuszy. Własne liczby podstawią Państwo w kalkulatorze obok.
Policzmy to na Państwa danych
Szacunek ilustracyjny na podstawie Państwa danych. To model uwolnionej przepustowości, nie obietnica oszczędności.
Korzyści biznesowe
- Zgłoszenia i opłaty spinają się same, zanim ktokolwiek usiądzie do arkusza
- Lista startowa ma jedną wersję, a każda korekta jest widoczna od razu wszędzie
- Sędziowie wpisują wyniki raz; nikt nie przepisuje metryk po nocy
- Komunikat z klasyfikacją wychodzi tego samego wieczoru, z archiwum na lata
- Organizator wraca do domu razem z zawodnikami, nie po północy
Perspektywa zarządu
- Klub może robić więcej zawodów tym samym składem ludzi, bo edycja przestaje kosztować wieczory
- Wyniki publikowane od ręki budują rangę zawodów u zawodników i sponsorów
- Archiwum klasyfikacji i frekwencji z lat daje zarządowi twarde dane do rozmów o sezonie
Wpływ na KPI zarządu
godziny organizacji na zawody · czas od ostatniego strzału do komunikatu · korekty list startowych po publikacji · opłaty uzgodnione przed dniem zawodów · frekwencja zgłoszeń rok do roku
Bezpieczeństwo i nadzór
Automat ma dokładnie te uprawnienia, których potrzebuje. Ani jednego więcej.
- Dane zawodników przetwarzane wyłącznie do zgłoszeń, opłat i klasyfikacji, zgodnie z RODO
- Wyniki wpisują wyłącznie sędziowie, a klasyfikację zatwierdza sędzia główny; robot liczy, nie rozstrzyga
- Każda korekta listy startowej i wyniku ma ślad: kto, kiedy, co zmienił
- Robot nie ma dostępu do konta klubu; czyta wyłącznie eksport wyciągu od skarbnika
- Dane pozostają w Państwa dzierżawie Microsoft 365; roboty pracują w regionie unijnym UiPath Automation Cloud
Dlaczego teraz
Sezon zawodów układa się z wyprzedzeniem; system uruchomiony teraz obsłuży wszystkie tegoroczne edycje.
Zawodnicy porównują kluby także po organizacji: czytelne listy i szybkie wyniki to najtańsza promocja zawodów.
Najbardziej zapracowany działacz klubu nie potrzebuje podwyżki, tylko żeby ktoś zdjął z niego arkusze.
Role zarządcze, których to dotyczy
Więcej zawodów bez więcej wieczorów; archiwum i rozliczenia gotowe na walne
Wpisy raz, klasyfikacja policzona według regulaminu, decyzje sportowe bez zmian przy nim
Zgłoszenie w dwie minuty, godzina startu na telefonie, wyniki tego samego wieczoru
Częste pytania i zastrzeżenia
Nie. Robot liczy według wag i reguł z Państwa regulaminu, a wszystko, co wymaga osądu, oznacza i zostawia sędziemu głównemu. Komunikat składa się dopiero po jego zatwierdzeniu.
Reguły klasyfikacji spisujemy z Państwa regulaminu na początku i to one sterują liczeniem. Zmiana regulaminu to zmiana reguł w jednym miejscu, nie przebudowa arkusza.
Obsługa odhacza wpłatę jednym dotknięciem przy odprawie i status zawodnika zmienia się natychmiast. Puszka przestaje być osobną księgowością.
Kiedy to nie jest właściwe rozwiązanie
- Zawody rangi wymagającej homologowanego systemu wyników: wtedy integrujemy się z nim, nie zastępujemy go
- Dwa razy w roku zawody na dziesięć osób: arkusz naprawdę wystarczy
- Oczekiwanie elektronicznych tarcz i pomiaru na żywo: to osobny sprzęt, nie ta półka cenowa
Pytanie na najbliższe posiedzenie
O której godzinie po ostatnich zawodach nasz organizator wysłał komunikat i kto mu za ten wieczór podziękował?
Podejście wdrożeniowe
Zakres bez niedomówień, jeszcze przed podpisem.
Dostarczamy
- Formularz zgłoszeń z limitami, listą rezerwową i potwierdzeniami
- Rozpoznawanie opłat startowych z eksportu wyciągu i odhaczanie gotówki
- Listy startowe według Państwa reguł z rozsyłką godzin startu
- Widok sędziego do wpisywania wyników i komunikat z szablonu po zatwierdzeniu
- Archiwum zawodów i dwa tygodnie asysty po pierwszej edycji
Potrzebujemy od Państwa
- Regulaminu zawodów z wagami konkurencji i zasadami klasyfikacji
- Dostępu do Microsoft 365 i eksportu wyciągu konta klubu
- Godziny z organizatorem i sędzią głównym na przejście ostatniej edycji
Etapy
Rozpoznanie
Jak wyglądały ostatnie zawody od ogłoszenia do komunikatu; godzina rozmowy
Reguły
Konkurencje, wagi, zmiany, limity, szablon komunikatu
Budowa
Zgłoszenia, opłaty, listy, widok sędziego, generator komunikatu
Bieg równoległy
Jedne zawody prowadzone równolegle: arkusz obok systemu
Uruchomienie
Kolejne zawody w pełni w nowym trybie; przegląd po komunikacie
Szybka wygrana. Najwięcej pracy to jednorazowe spisanie reguł klasyfikacji z regulaminu; potem każda edycja to formularz, wpisy sędziów i jeden przycisk.
Niedziela, 18:20: ostatni strzał padł o 17:40, a komunikat z pełną klasyfikacją już wisi. Wiceprezes je obiad w domu, pierwszy raz od lat.
Proszę przesłać regulamin ostatnich zawodów i godzinę, o której wyszedł komunikat. Odeślemy projekt obiegu zgłoszeń i wyników oraz rachunek godzin, które sezon może oddać klubowi.
Policz swoje ostatnie zawodyTen sam problem ma zwykle sąsiedni proces
Kurs rusza w sobotę. Lista chętnych w mailach, wpłaty w wyciągu, zaświadczenia w edytorze.
Zobacz rozwiązanie Zarząd i planowanieObłożenie torów, sal i gabinetów co tydzieńWieczory pękają w szwach, przedpołudnia stoją puste, a cennik jest jeden od lat.
Zobacz rozwiązanie HR i pracownicyRozliczenia instruktorów bez arkuszaTrzy stawki, cztery umowy, godziny z pamięci. Wypłaty co miesiąc kończą się dyskusją.
Zobacz rozwiązanie