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Lösung · Vertrieb & MarketingDer Kandidat meldet sich in zwei Minuten an, und der Verein organisiert den Kurs nicht mehr im Postfach
Schießkurs: von der Anmeldung bis zur Bescheinigung
Ein Roboter sammelt Anmeldungen aus dem Formular, überwacht Zahlungen, verschickt Unterlagen und Erinnerungen vor den Terminen, macht aus den Haken des Ausbilders eine Anwesenheitsliste, terminiert die interne Prüfung und erzeugt Bescheinigungen aus Ihrer Vorlage. Der Ausbilder lehrt und prüft; der Papierkram hört auf, die zweite Hälfte seiner Arbeit zu sein.
Kurzfassung für die Geschäftsführung
Ein Vorbereitungskurs ist heute ein Postfach: Interessenten fragen, jemand antwortet, die Liste lebt im Anhang, Zahlungen muss man aus dem Auszug fischen, und Bescheinigungen entstehen am Abend vor der Prüfung im Textprogramm.
Der Roboter nimmt die Anmeldung aus dem Formular an, bestätigt den Platz, überwacht Zahlung und Datensatz, verschickt Unterlagen und Erinnerungen und macht aus den Haken des Ausbilders eine fertige Anwesenheitsliste.
Nach bestandener interner Prüfung erzeugen sich die Bescheinigungen aus Ihrer Vorlage mit den Daten des Kandidaten und den heutigen Unterzeichnern; der Verein sieht an einer Stelle, wer angemeldet, bezahlt, anwesend und bestanden ist.
Anmeldeformular und Kursregister in SharePoint; Zahlungen aus dem Kontoauszugsexport; Erinnerungen und Anwesenheit in Microsoft Teams; Bescheinigungen aus der Word-Vorlage
Geschäftsproblem
Den Kurs leitet der Ausbilder, organisiert wird er vom Postfach
Der Verein kündigt einen Kurs an, und die Mailsaison beginnt: Wer hat sich angemeldet, wer nur gefragt, wer voll bezahlt, wer zur Hälfte, wer kommt ab dem zweiten Termin. Die Interessentenliste wohnt in einem Anhang, der bei drei Leuten in drei Versionen existiert. Jemand antwortet abends, weil morgens der Beruf ruft, und verspricht sich jede Auflage eine Tabelle. Es gibt eine Tabelle. Sie hilft mäßig.
Zahlungen kommen mit Verwendungszwecken, die man deuten muss: Nachname mit Tippfehler, „Kurs“ ohne Namen, eine Überweisung für zwei Personen. Der Kassenwart gleicht sie einmal pro Woche mit der Liste ab, sodass beim ersten Termin niemand sicher weiß, wer bezahlt hat, und direkt zu fragen ist unangenehm.
Die Anwesenheit zählt, weil ein Teil der Termine Pflicht ist und die interne Prüfung ihre Anforderungen hat. Abgehakt wird sie derweil auf einem Blatt, das mal in den Ordner zurückkehrt und mal nicht. Am Kursende muss jemand feststellen, wer wirklich zur Prüfung antreten darf, und das geschieht aus dem Gedächtnis dreier Ausbilder.
Das Finale ist ein Abend mit dem Textprogramm: Bescheinigungen aus der Vorjahresvorlage, Daten von der Liste abgetippt, der Tippfehler im Nachnamen zeigt sich bei der Übergabe. Nichts an dieser Arbeit braucht einen Menschen bis auf eines: die Entscheidung, dass ein Kandidat bestanden hat. Der ganze Rest ist Listen-, Kalender- und Vorlagenpflege, also Roboterarbeit für einen Roboter.
Wie es heute läuft
So sieht die Arbeit aus, bevor irgendetwas automatisiert wird.
- MenschDer Kurs wird angekündigt, die Lawine aus Frage- und Anmeldemails beginnt
- FehlerrisikoDie Interessentenliste lebt im Anhang, in drei Versionen bei drei Leuten
- FehlerrisikoEinmal pro Woche gleicht der Kassenwart die Zahlungen mit der Liste ab
- WartezeitBeim ersten Termin weiß niemand sicher, wer bezahlt hat
- FehlerrisikoAnwesenheit auf einem Blatt, das mal in den Ordner zurückkehrt und mal nicht
- WartezeitBescheinigungen entstehen am Abend vor der Prüfung im Textprogramm
Warum der heutige Prozess mehr kostet, als es scheint
Die Rechnung, die in keinem Budget auftaucht.
- Wie viele Stunden verschlingt eine Auflage neben dem Unterricht: Mails, Listen, Zahlungen, Bescheinigungen?
- Wie viele Interessenten fragten, bekamen keine Antwort und meldeten sich woanders an?
- Wie viele Zahlungen der letzten Auflage verlangten eine Deutung des Verwendungszwecks?
- Woher wissen Sie vor der internen Prüfung, wer die Anwesenheitspflicht erfüllt?
Kosten des Nichtstuns
Das Modell nimmt 6 Auflagen im Jahr mit je 18 Kandidaten an, eine Kursgebühr im dreistelligen Bereich in Euro gerechnet und 11 Stunden Organisation pro Auflage. Ihre eigenen Zahlen kennen Sie vom letzten Durchgang.
Die zweite Zeile ist vorsichtig: Ein Kursinteressent fragt meist bei zwei, drei Vereinen zugleich und meldet sich dort an, wo die erste Antwort mit Kontonummer und Termin ankommt.
Eine Modellorganisation mit realistischen Proportionen – die Zahlen dienen dazu, dieselbe Rechnung mit Ihren Daten zu machen; sie sind kein Kundenergebnis.
Ein Schützenverein am Schießstand: 6 Kursauflagen im Jahr mit je 18 Personen, Anmeldungen per Mail, Zahlungen aufs Vereinskonto, Termine am Wochenende, interne Prüfung am Ende, Microsoft 365.
Bisher: Liste im Anhang, Zahlungen wöchentlich abgeglichen, Anwesenheit auf Papier, Bescheinigungen im Textprogramm. Organisiert vom Vizepräsidenten nach Feierabend.
Mittwoch, 21:10 Uhr: Ein Kandidat füllt das Anmeldeformular aus. Der Roboter bestätigt den Platz, schickt die Kontonummer mit individuellem Verwendungszweck und den Terminplan.
Die Zahlung bucht am Freitag; der Roboter erkennt sie am Verwendungszweck, markiert den Kandidaten als bezahlt und verschickt Einstiegsunterlagen und Standordnung.
Vor jedem Termin bekommen die Kandidaten eine Erinnerung; der Ausbilder hakt die Anwesenheit am Handy ab, der Roboter führt die Liste und zeigt nach dem letzten Termin, wer die Prüfungsvoraussetzungen erfüllt.
Nach der Prüfung markiert der Ausbilder die Ergebnisse, und der Roboter erzeugt Bescheinigungen aus der Vereinsvorlage, bereit zur Unterschrift und Übergabe. In der Modellauflage fällt die Organisation von 11 auf 2 Stunden. Das sind Modellzahlen, nicht die Bücher des Vereins.
Vorgeschlagene Lösung
Die Anmeldung beginnt mit einem Formular: Daten des Kandidaten, gewählte Auflage, Einwilligungen. Der Roboter bestätigt den Platz oder setzt auf die Warteliste, schickt die Kontonummer mit individuellem Verwendungszweck und achtet auf Vollständigkeit: die Zahlung am Verwendungszweck aus dem Auszugsexport erkannt, fehlende Angaben höflich und automatisch angemahnt. Es gibt eine Kandidatenliste, in SharePoint, immer aktuell.
Während des Kurses erledigt der Roboter, woran immer jemand denken sollte: Erinnerungen vor den Terminen, Unterlagen danach, eine Absage an alle zugleich. Der Ausbilder hakt die Anwesenheit in einer einfachen Handyansicht ab, die Liste rechnet sich selbst zusammen, und vor der Prüfung blättert niemand Zettel durch, um festzustellen, wer antreten darf.
Die Ergebnisse der internen Prüfung markiert der Ausbilder; wer bestanden hat, ist allein seine Entscheidung. Der Roboter erzeugt aus Ihrer Vorlage Bescheinigungen mit Daten und Terminen, bereit für die Personen, die heute unterschreiben. Wortlaut und Anwesenheitsanforderungen bestimmt der Verein; wir sorgen dafür, dass bei der Übergabe kein Tippfehler auftaucht. Die Dokumentenlese-Schicht hilft, wenn Kandidaten Scans der von Ihnen verlangten Anlagen schicken.
UiPath Orchestrator: Anmeldewarteschlange, Erinnerungen, Prüfspur je Auflage; Konnektoren des UiPath Integration Service zu Outlook 365, SharePoint und Teams; Dokumentenlesen für eingesandte Scans
Ein Anmeldeformular mit Warteliste, Zahlungserkennung am individuellen Verwendungszweck, Unterlagenversand, Anwesenheit per Handy-Haken, eine Prüfungsbereitschafts-Ansicht und Bescheinigungen aus Ihrer Vorlage
Der Kontoauszug des Vereins per CSV/MT940-Export; die Bescheinigungsvorlage in Word; der Terminkalender in Outlook; ein SMS-Gateway für Erinnerungen, wenn Sie SMS der Mail vorziehen
So läuft der automatisierte Prozess
- AutomatisierungDie Formularanmeldung in einer Minute bestätigt, mit Kontonummer und Terminplan
- AutomatisierungDie Zahlung am Verwendungszweck erkannt; der Kandidat als bezahlt markiert
- SystemErinnerungen vor und Unterlagen nach den Terminen gehen von selbst raus
- MenschDer Ausbilder lehrt und hakt die Anwesenheit mit einem Fingertipp ab
- SystemVor der Prüfung die Bereitschaftsansicht: Anwesenheit und Zahlungen ohne Zettel
- AutomatisierungBescheinigungen erzeugen sich, sobald der Ausbilder die Ergebnisse markiert
Zusammenspiel von Mensch und Automatisierung
Die Automatisierung übernimmt
- Anmeldungen, Warteliste, Zahlungserkennung und das Anmahnen von Lücken
- Erinnerungen, Unterlagen, Anwesenheitsliste und Prüfungsbereitschafts-Ansicht
- Bescheinigungen aus der Vorlage mit den Daten des Kandidaten, nichts abgetippt
Menschen entscheiden
- Kursprogramm, Unterricht und jede fachliche Entscheidung
- Die interne Prüfung und die Entscheidung, wer bestanden hat; der Roboter bewertet nichts
- Anwesenheitsanforderungen, Wortlaut der Bescheinigung und Einwilligungen: bestimmt der Verein
Vorher und nachher
Systeme und Integrationen
Der Stack ist bewusst kurz: ein Motor, eine Ausführungsschicht, ein Ort, an dem ein Mensch entscheidet.
Eingänge
- das Anmeldeformular mit Auflagenwahl
- der Kontoauszug des Vereins als CSV/MT940-Export
- Anwesenheitshaken vom Ausbilder
- Prüfungsergebnisse vom Ausbilder
Automatisierungsschicht
- UiPath Orchestrator
- UiPath Robots
- UiPath Integration Service
- UiPath Action Center
Zielsysteme
- ein Kandidatenregister mit Status in SharePoint
- Erinnerungen und Unterlagen an die Kandidaten
- Vorlagen-Bescheinigungen bereit zur Unterschrift
Berührungspunkte mit Menschen: Anwesenheit nach dem Termin abhaken; Prüfungsergebnisse markieren; Entscheidungen zu Ausnahmen: Erstattungen, Wechsel zwischen Auflagen
Eingesetzte Technologien
Anmeldewarteschlange, Erinnerungen, Wiederholungen, Spur je Auflage
ARegister, Kurskanal, Versand an Kandidaten
AScans der vom Verein verlangten Anlagen
ADokumente mit Daten und Terminen erzeugt
AZahlungserkennung aus dem Export; SMS-Erinnerungen auf Ihrem Anbietervertrag
BSo setzen wir das um
Von der Beschreibung zum laufenden Prozess
Diese Lösung setzen wir im Rahmen unserer Prozessautomatisierung um: Zuerst messen wir den Prozess mit Unternehmensdaten, dann bauen, testen und betreuen wir die Roboter.
Fallstudien
Umgesetzte Kundenprojekte finden Sie unter Case Studies.
Illustratives Wirtschaftlichkeitsmodell
Zahlen, die Sie mit eigenen Daten prüfen können.
Das Modell nimmt 6 Auflagen im Jahr mit je 18 Kandidaten an; den Wert geretteter Anmeldungen rechnet es vorsichtig, weil ein Interessent auch aus Gründen verloren geht, die kein Verein steuert. Ihre eigenen Werte gehören in den Rechner nebenan.
Rechnen Sie mit Ihren Zahlen
Eine illustrative Schätzung auf Basis Ihrer Eingaben. Modelliert wird freigesetzte Kapazität, keine versprochene Einsparung.
Geschäftlicher Nutzen
- Der Interessent bekommt Bestätigung und Kontonummer in einer Minute, nicht nach drei Abenden
- Zahlungen am Verwendungszweck erkannt; niemand fragt einen Kandidaten direkt, ob er bezahlt hat
- Die Anwesenheit rechnet sich aus den Haken des Ausbilders, ohne Zettel und Gedächtnis
- Bescheinigungen ohne Tippfehler, aus der Vorlage, nach der Entscheidung des Ausbilders
- Der Vorstand sieht jede Auflage an einer Stelle: Anmeldungen, Zahlungen, Anwesenheit, Ergebnisse
Aus Sicht der Geschäftsführung
- Kurse hängen nicht mehr an den freien Abenden eines Vorstandsmitglieds, also können mehr davon laufen
- Das Geld aus Kursgebühren ist laufend sichtbar statt nach der wöchentlichen Auszugssitzung
- Die Dokumentation jeder Auflage ist von der Anmeldung bis zur Bescheinigung vollständig, was jedes Gespräch mit dem Verband erleichtert
KPIs für die Geschäftsführung
Zeit von der Anfrage bis zur Anmeldebestätigung · Anteil der Anmeldungen mit Zahlung · Vollständigkeit der Anwesenheit vor der Prüfung · Organisationsstunden pro Auflage · genutzte Wartelistenplätze
Sicherheit und Governance
Die Automatisierung hat genau die Berechtigungen, die sie braucht. Keine einzige mehr.
- Kandidatendaten werden nur für Anmeldung, Abrechnung und Bescheinigungen verarbeitet, DSGVO-konform
- Der Roboter hat keinen Zugriff aufs Vereinskonto; er liest nur den Auszugsexport des Kassenwarts
- Prüfungsergebnisse markiert allein der Ausbilder; der Roboter bewertet und lässt niemanden zu
- Jede Bescheinigung hat eine Spur: wer das Ergebnis markierte, wann das Dokument entstand und aus welcher Vorlage
- Die Daten bleiben in Ihrem Microsoft-365-Tenant; die Roboter laufen in der EU-Region der UiPath Automation Cloud
Warum jetzt
Das Interesse am Schießsport wächst, und Vereine konkurrieren über Termine und Antwortzeit; das Postfach verliert gegen das Formular.
Jede Auflage im alten Stil kostet den Vorstand erneut ein gutes Dutzend Lebensstunden, die dem Schießen gehören könnten.
Ein Quick-Win-Projekt steht vor dem nächsten Durchgang und bedient sofort die Warteliste des letzten.
Relevante Führungsrollen
Durchgänge fressen keine Abende mehr; die Dokumentation jeder Auflage ist für jede Frage bereit
Lehrt und prüft; die Anwesenheit hakt er mit einem Fingertipp ab, statt Papier zu führen
Anmeldung in zwei Minuten, klarer Plan, Erinnerungen und eine Bescheinigung ohne Tippfehler
Häufige Fragen und Einwände
Nein. Die Ergebnisse markiert der Ausbilder, und die Bescheinigung entsteht erst nach seiner Entscheidung. Der Roboter ist der Kurssekretär, nicht die Prüfungskommission.
Wortlaut der Bescheinigungen, Anwesenheitsanforderungen und die Liste verlangter Anlagen bestimmt der Verein, änderbar in Minuten, denn es sind Ihre Vorlagen und Regeln. Der Roboter setzt sie durch, er erfindet sie nicht.
Kassenwart oder Team haken die Zahlung mit einem Klick im Register ab, und der Status des Kandidaten ändert sich wie bei einer Überweisung. Bargeld fällt nicht aus dem Informationsfluss.
Wann diese Lösung nicht passt
- Ein Verein mit einem Kurs im Jahr für eine Handvoll Leute: Tabelle und Telefon reichen wirklich
- Die Erwartung, der Automat unterrichte oder bewerte die Prüfung: Das ist immer Ausbilderarbeit
- Durchgänge komplett auf einer externen Kursplattform: Dann automatisieren wir, was sie nicht kann
Eine Frage für die nächste Sitzung
Wie viele Kandidaten des letzten Durchgangs fragten, hörten nichts zurück und machten ihren Kurs bei einem anderen Verein?
Vorgehen bei der Umsetzung
Der Umfang ohne Unklarheiten, noch vor der Unterschrift.
Wir liefern
- Ein Anmeldeformular mit Warteliste und Bestätigungen
- Zahlungserkennung an individuellen Verwendungszwecken aus dem Auszugsexport
- Erinnerungen, Unterlagen und Anwesenheit per Handy-Haken
- Eine Prüfungsbereitschafts-Ansicht und Bescheinigungen aus Ihrer Vorlage
- Ein Vorstandshandbuch und zwei Wochen Begleitung nach dem ersten Durchgang
Wir brauchen von Ihnen
- Die Bescheinigungsvorlage, die Anwesenheitsanforderungen und den Plan der nächsten Auflage
- Zugang zu Microsoft 365 und den Auszugsexport des Vereinskontos
- Eine Stunde mit der Person, die Kurse heute organisiert, für den ganzen Ablauf
Etappen
Aufnahme
Wie eine Auflage von der Ankündigung bis zu den Bescheinigungen läuft; eine Stunde mit dem Organisator
Vorlagen und Regeln
Formular, Bescheinigungsvorlage, Anwesenheitsanforderungen, Verwendungszwecke
Aufbau
Anmeldungen, Zahlungen, Erinnerungen, Anwesenheit, Bescheinigungsgenerator
Parallelbetrieb
Ein Durchgang läuft alt und neu nebeneinander
Start
Die nächste Auflage voll im neuen Modus; Durchsicht nach der Prüfung
Ein Quick Win. Die meiste Arbeit ist das einmalige Festhalten von Vorlagen und Regeln; danach organisiert sich jede Kursauflage fast von selbst.
Mittwoch, 21:10 Uhr: Ein Kandidat füllt das Formular aus. Im alten Ablauf wartete er bis Sonntag auf Antwort. Im neuen: Bestätigung, Kontonummer und Terminplan, bevor er den Browser schließt.
Zählen Sie die Stunden der letzten Auflage: Mails, Auszug, Zettel, Textprogramm. Schicken Sie uns diese Zahl mit Ihrer Bescheinigungsvorlage; Sie bekommen einen Ablaufentwurf und die Rechnung der rückholbaren Zeit.
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