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Lösung · Vertrieb & MarketingDer Teilnehmer meldet sich abends an, unterschreibt vor dem Schlafengehen, an die Raten denkt ein Roboter
Kursanmeldungen, Verträge und Raten
Ein Roboter liest das Anmeldeformular, prüft freie Plätze in der Gruppe, baut den Vertrag aus Ihrer Vorlage und schickt ihn in Minuten zur Unterschrift. Die Raten landen in einem Register, Erinnerungen gehen vor der Fälligkeit raus, Zahlungen aus dem Bankexport haken sich selbst ab. Das Sekretariat übernimmt nur Rabatte, Wechsel und Elterngespräche.
Kurzfassung für die Geschäftsführung
Heute ist jede Anmeldung ein Formular oder ein Anruf, Daten in eine Tabelle übertragen, ein Vertrag aus der Vorjahresvorlage zusammengesetzt und Raten separat eingetragen; bei zwei Personen im Sekretariat bedeutet der September drei Wochen Überstunden.
Ein Roboter liest die Meldung, reserviert den Platz in der Gruppe, setzt die Daten in den Vertrag ein und verschickt ihn zur E-Signatur; der Ratenplan legt sich selbst an, die Erinnerung geht vor der Fälligkeit raus, nicht einen Monat danach.
Der Vertrag erreicht den Teilnehmer in Minuten statt Tagen, weniger Anmeldungen sterben unterwegs; Tippfehler und falsche Gruppen erzeugen keine Nachträge mehr, Rückstände sind täglich sichtbar statt beim Quartalsblick.
Anmeldeformular und Gruppenregister; Verträge aus Ihrer Vorlage zur E-Signatur; Raten aus dem Bankexport überwacht; Zusammenfassungen in Microsoft Teams
Geschäftsproblem
Der September dauert drei Wochen, die Erschöpfung bis Dezember
Eine Sprachschule mit dreihundertvierzig Teilnehmern erlebt jedes Jahr denselben September. Jede Anmeldung ist ein Formular oder ein Anruf, Daten in eine Tabelle übertragen, ein Vertrag im Textprogramm aus der Vorjahresvorlage zusammengesetzt, ein Ausdruck oder Scan, eine Unterschrift und ein separat eingetragener Ratenplan. Bei zwei Personen im Sekretariat sind das drei Wochen lange Abende, und eine zweite, kleinere Spitze wartet im Februar.
Die Fehler entstehen beim Abtippen. Ein Nachname wandert vom Formular in den Vertrag, vom Vertrag in die Ratentabelle, von der Tabelle ins Gruppenregister; vier Übertragungen sind vier Chancen für einen Tippfehler, und ein Tippfehler im Vertrag heißt Nachtrag, Ausdruck und zweite Unterschrift. Es kommt schlimmer: Ein Teilnehmer in der falschen Gruppe merkt es in der zweiten Stunde, und die Rate muss neu gerechnet werden, denn B2 kostet mehr als A2.
Die Raten führen ein Eigenleben. Einer zahlt in zwei Raten, eine andere in acht, teils per Überweisung, teils bar am Empfang. Wer im Rückstand ist, zeigt sich erst, wenn jemand Kontoauszug und Tabelle gleichzeitig vor sich hat; praktisch einmal im Monat, sodass die Erinnerung an die Septemberrate schon mal im November rausgeht, was für beide Seiten unangenehm ist.
Dabei sind neun von zehn Anmeldungen mechanisch: Platz prüfen, Daten in die Vorlage einsetzen, Raten nach Preisliste rechnen. Das ist Arbeit für ein System, nicht für ein Sekretariat um 21:30 Uhr. Der menschliche Teil beginnt dort, wo eine Mutter fragt, ob ihr Sohn wirklich in B1 gehört, und den will niemand automatisieren.
Wie es heute läuft
So sieht die Arbeit aus, bevor irgendetwas automatisiert wird.
- MenschDie Anmeldung kommt per Formular oder Anruf, meist abends und im September
- FehlerrisikoDas Sekretariat überträgt die Daten in eine Tabelle und sucht eine Gruppe mit Platz
- FehlerrisikoDer Vertrag entsteht im Textprogramm durch Datentausch in der Vorjahresvorlage
- WartezeitDer Ausdruck wartet auf die Unterschrift beim nächsten Besuch, manchmal zwei Wochen
- FehlerrisikoDer Ratenplan wird separat in die Zahlungstabelle eingetragen
- WartezeitRückstände fallen erst bei der monatlichen Kontodurchsicht auf
Warum der heutige Prozess mehr kostet, als es scheint
Die Rechnung, die in keinem Budget auftaucht.
- Das komplette Dokumentenpaket pro Teilnehmer kostet heute fünfzehn bis fünfundzwanzig Minuten; mal Hunderte Anmeldungen sind das Wochen an Arbeit.
- Ein Vertrag, der tagelang unterwegs ist, verliert gegen den Vertrag der Konkurrenz nach einer Viertelstunde; ein Teil der Anmeldungen stirbt unterwegs.
- Jeder Tippfehler beim Abtippen ist ein Nachtrag, ein Ausdruck und eine zweite Unterschrift; jede falsche Gruppe heißt Raten neu rechnen.
- Eine Erinnerung nach der Fälligkeit bedeutet, dass das Geld der Schule wochenlang auf den Konten der Teilnehmer liegt.
Kosten des Nichtstuns
Die Rechnung nimmt 340 Anmeldungen im September, 140 im Februar und 25 Minuten pro Paket an: Daten, Vertrag, Raten. Ihre eigenen Zahlen kennen Sie nach einer gemessenen Saison.
Der teuerste Posten steht außerhalb der Tabelle: der Teilnehmer, der sich nie angemeldet hat, weil Ihr Vertrag eine Woche brauchte und die Schule gegenüber ihren in einer Viertelstunde schickte.
Eine Modellorganisation mit realistischen Proportionen – die Zahlen dienen dazu, dieselbe Rechnung mit Ihren Daten zu machen; sie sind kein Kundenergebnis.
Eine Sprachschule in einer Kreisstadt: 340 Teilnehmer, 24 Gruppen, zwei Personen im Sekretariat, Anmeldungen per Formular und Telefon, Verträge im Textprogramm, Raten in einer Tabelle, Microsoft 365.
Rund 480 Anmeldungen pro Jahr in zwei Spitzen; das Dokumentenpaket dauert im Schnitt 25 Minuten; Ratenerinnerungen gehen raus, wenn jemand Zeit für den Auszug findet.
Dienstag, 19:40 Uhr: Die Mutter eines Achtjährigen füllt das Formular für einen A1-Kinderkurs aus, Dienstag-Donnerstag-Gruppe, Zahlung in acht Raten.
Der Roboter prüft das Register, reserviert einen von drei freien Plätzen, baut den Vertrag mit Daten, Niveau und Ratenplan und schickt ihn zur E-Signatur; die Mutter unterschreibt am Handy vor der Gutenachtgeschichte.
Der unterschriebene Vertrag landet im SharePoint-Ordner der Gruppe, die Raten im Zahlungsregister; drei Tage vor jeder Fälligkeit geht eine Erinnerung mit Kontonummer raus, und die Zahlung aus dem Export hakt die Rate von selbst ab.
Morgens sieht das Sekretariat in Teams: sieben neue Anmeldungen, sechs Verträge unterschrieben, einer offen. Im modellierten Jahr fällt das Dokumentenpaket von 25 Minuten auf Ausnahmen. Das sind Modellzahlen, nicht die Bücher der Schule.
Vorgeschlagene Lösung
Wir beginnen mit Ihrer Vertragsvorlage und Preisliste: Der Roboter arbeitet auf dem Dokument Ihres Anwalts, wir machen nur aus den Datenfeldern Platzhalter. Ein Anmeldeformular in Microsoft Forms oder auf Ihrer Website sammelt Daten, Niveau, Gruppe und Ratenzahl; von da an ist das Formular die einzige Quelle, vier Übertragungen und vier Tippfehlerchancen entfallen.
Der Roboter prüft freie Plätze im Gruppenregister und reserviert einen Platz oder schlägt eine Alternative vor, wenn die Gruppe voll ist. Der Vertrag mit Daten, Preis und Ratenplan geht Minuten nach der Meldung zur E-Signatur raus; unterschrieben kehrt er in den SharePoint-Ordner der Gruppe zurück. Die Dokumentenlese-Schicht übernimmt Scans, wenn jemand doch Papier bevorzugt.
Das Ratenregister überwacht sich selbst: Erinnerung vor der Fälligkeit, Zuordnung der Zahlungen aus dem Bankexport über den Verwendungszweck, Abhaken der Rate und bei Rückstand eine ruhige Nachricht an den Teilnehmer plus Notiz fürs Sekretariat. Ton und Takt der Erinnerungen bestimmen Sie; der Roboter eskaliert nichts und betreibt kein Inkasso, er führt nur den Kalender.
UiPath Orchestrator: Anmeldewarteschlange, Zeitpläne für Ratenerinnerungen, Wiederholungen und Prüfspur; Konnektoren des UiPath Integration Service zu Outlook 365, SharePoint und Teams; Dokumentenlesen für unterschriebene Vertragsscans
Ein Anmeldeformular am Gruppenregister, Verträge aus Ihrer Vorlage, Ratenpläne, Erinnerungen vor Fälligkeit, Zahlungszuordnung aus dem Bankexport und die morgendliche Zusammenfassung in Teams
Das Gruppen- und Teilnehmerregister (Tabelle oder SharePoint-Liste); der Kontoauszug per CSV- oder MT940-Export; SMS-Gateway und E-Signatur auf Ihren eigenen Anbieterverträgen
So läuft der automatisierte Prozess
- AutomatisierungDas Anmeldeformular geht direkt an den Roboter; niemand tippt etwas ab
- AutomatisierungDer Roboter prüft freie Plätze und reserviert die Gruppe oder schlägt eine andere vor
- AutomatisierungDer Vertrag mit Daten und Ratenplan geht in Minuten zur E-Signatur raus
- MenschDas Sekretariat übernimmt Rabatte, Wechsel und Sonderwünsche
- SystemRatenerinnerungen und das Abhaken der Zahlungen aus dem Export laufen von selbst
- AutomatisierungMorgens die Zusammenfassung in Teams: Anmeldungen, Unterschriften, Rückstände
Zusammenspiel von Mensch und Automatisierung
Die Automatisierung übernimmt
- Eingang, Platzreservierung, Vertrag aus der Vorlage und Ratenplan
- Erinnerungen vor der Fälligkeit und Zahlungszuordnung aus dem Bankexport
- Ordnung in den Unterlagen und die morgendliche Zusammenfassung in Teams
Menschen entscheiden
- Das Elterngespräch und die Niveaueinstufung, wenn der Einstufungstest nicht reicht
- Entscheidungen über Rabatte, Gruppenwechsel und das Strecken von Rückständen
- Der Kontakt mit einem Teilnehmer, der trotz Erinnerungen im Rückstand bleibt; der Roboter treibt nichts ein
Vorher und nachher
Systeme und Integrationen
Der Stack ist bewusst kurz: ein Motor, eine Ausführungsschicht, ein Ort, an dem ein Mensch entscheidet.
Eingänge
- das Anmeldeformular aus Forms oder der Website
- das Gruppen- und Teilnehmerregister
- die Vertragsvorlage in Word mit Feldern
- der Kontoauszug als CSV/MT940-Export
Automatisierungsschicht
- UiPath Orchestrator
- UiPath Robots
- UiPath Integration Service
- UiPath Action Center
Zielsysteme
- unterschriebene Verträge in Gruppenordnern in SharePoint
- ein Ratenregister mit dem Status jeder Zahlung
- Zusammenfassungen und Hinweise in Microsoft Teams
Berührungspunkte mit Menschen: Ausnahmen vom Handy freigeben; Entscheidungen über Rabatte und Wechsel; wöchentlicher Blick auf Rückstände
Eingesetzte Technologien
Anmeldewarteschlange, Ratenerinnerungen, Wiederholungen, Spur für jeden Vertrag
AAnmeldepostfach, Vertragsordner, Sekretariatskanal
Aunterschriebene Vertragsscans, wenn jemand Papier bevorzugt
AAnmeldeformular und Register für Gruppen, Teilnehmer und Raten
ASMS-Erinnerungen und Fernunterschrift; auf Ihren eigenen Anbieterverträgen
BSo setzen wir das um
Von der Beschreibung zum laufenden Prozess
Diese Lösung setzen wir im Rahmen unserer Prozessautomatisierung um: Zuerst messen wir den Prozess mit Unternehmensdaten, dann bauen, testen und betreuen wir die Roboter.
Fallstudien
Umgesetzte Kundenprojekte finden Sie unter Case Studies.
Illustratives Wirtschaftlichkeitsmodell
Zahlen, die Sie mit eigenen Daten prüfen können.
Das Modell nimmt 480 Anmeldungen pro Jahr und 25 Minuten pro Dokumentenpaket an; Teilnehmer, die ein schneller Vertrag rettet, zählt es nicht, weil wir diese Zahl ehrlich nicht kennen. Ihre eigenen Werte gehören in den Rechner nebenan.
Rechnen Sie mit Ihren Zahlen
Eine illustrative Schätzung auf Basis Ihrer Eingaben. Modelliert wird freigesetzte Kapazität, keine versprochene Einsparung.
Geschäftlicher Nutzen
- Der Vertrag ist Minuten nach der Anmeldung beim Teilnehmer; weniger Anmeldungen sterben unterwegs
- September und Februar ohne Überstunden und ohne dritte Saisonkraft
- Raten werden vor der Fälligkeit erinnert und nach Zahlung automatisch abgehakt
- Ein Register statt drei Hefte: wer unterschrieben hat, wer im Rückstand ist, wo Plätze frei sind
- Weniger Nachträge, weil Daten eingesetzt statt abgetippt werden
Aus Sicht der Geschäftsführung
- Der Kursverkauf hängt nicht mehr daran, ob das Sekretariat in der Spitze mit dem Papier nachkommt
- Der Stand von Anmeldungen und Geld ist jeden Morgen sichtbar, nicht erst, wenn jemand Zeit für die Tabelle findet
- Das Geld kommt näher an den Ratenterminen zurück, was in einer Schule mit zwei Spitzen im Jahr zählt
KPIs für die Geschäftsführung
Zeit vom Formular zum versandten Vertrag · Anteil der mit Unterschrift abgeschlossenen Anmeldungen · Verträge mit Korrekturbedarf · mittlerer Zahlungsverzug der Raten · Überstunden des Sekretariats in der Spitze
Sicherheit und Governance
Die Automatisierung hat genau die Berechtigungen, die sie braucht. Keine einzige mehr.
- Teilnehmerdaten, auch von Kindern, werden nur im für Vertrag und Abrechnung nötigen Umfang verarbeitet, DSGVO-konform
- Der Roboter hat keinen Zugriff auf Bankkonten; er liest nur den Auszugexport, den Sie ihm bereitstellen
- Jede Erinnerung und jede Änderung im Ratenregister wird protokolliert: was, wann, an wen
- Inhalt und Takt der Erinnerungen bestimmt die Schule; der Roboter unternimmt keine Inkassoschritte
- Die Daten bleiben in Ihrem Microsoft-365-Tenant; die Roboter laufen in der EU-Region der UiPath Automation Cloud
Warum jetzt
Bis zur nächsten Anmeldespitze sind es Wochen, und ein Projekt dieser Klasse passt in dieses Fenster.
Eltern melden Kinder abends vom Handy an und vergleichen zwei, drei Schulen gleichzeitig; ein Vertrag nach einer Woche verliert gegen einen nach einer Viertelstunde.
Ein Sekretariat, das nicht mehr abtippt, hat Zeit für Eltern und stabile Gruppen, also für das, wovon die Schule lebt.
Relevante Führungsrollen
Sieht Anmeldungen und Geld jeden Morgen; der September ist kein Monat mehr, vor dem sie sich fürchtet
Spricht mit Eltern und baut Gruppen, statt nach Feierabend Verträge im Textprogramm zusammenzusetzen
Anmeldung abends vom Handy, Vertrag vor dem Schlafengehen, Erinnerung drei Tage vor jeder Rate
Häufige Fragen und Einwände
Ja, der Roboter arbeitet mit Ihrer Vorlage. Wir machen nur aus den Datenfeldern Platzhalter; der juristische Text bleibt unangetastet, und eine Vorlagenänderung ist ein Dateitausch.
Das Sekretariat hakt die Zahlung mit einem Klick im Register ab, und der Roboter überwacht den restlichen Plan genau wie bei Überweisungen. Bargeld fällt nicht aus dem System.
Das entscheidet ein Mensch. Das Sekretariat ändert die Gruppe im Register, der Roboter rechnet den Ratenplan neu und bereitet bei Preisänderung einen Nachtrag zur Unterschrift vor.
Wann diese Lösung nicht passt
- Eine Schule mit wenigen Dutzend Teilnehmern im Jahr und Verträgen nur vor Ort: Da reicht das Heft manchmal wirklich
- Anmeldungen komplett über eine externe Plattform, die Verträge und Zahlungen schon abdeckt: Dann automatisieren wir, was die Plattform nicht kann
- Eine Vertragsvorlage, die sich jede Woche ändert: erst die Vorlage stabilisieren, dann automatisieren
Eine Frage für die nächste Sitzung
Wie viele Teilnehmer vom letzten September haben sich woanders angemeldet, bevor unser Vertrag bei ihnen war?
Vorgehen bei der Umsetzung
Der Umfang ohne Unklarheiten, noch vor der Unterschrift.
Wir liefern
- Ein Anmeldeformular, verbunden mit dem Gruppen- und Platzregister
- Einen Roboter, der Verträge aus Ihrer Vorlage erzeugt und zur E-Signatur versendet
- Ein Ratenregister mit Erinnerungen vor der Fälligkeit und Zahlungszuordnung aus dem Export
- Die morgendliche Zusammenfassung von Anmeldungen und Zahlungen in einem Teams-Kanal
- Ein Handbuch fürs Sekretariat und zwei Wochen Begleitung nach dem Start
Wir brauchen von Ihnen
- Die Vertragsvorlage in Word und die Preisliste mit Ratenvarianten
- Zugang zu Microsoft 365 und einen SharePoint-Ort für das Register
- Eine Stunde mit dem Sekretariat, um den heutigen Anmeldeablauf durchzugehen
Etappen
Aufnahme
Wie eine Anmeldung heute läuft, vom Formular bis zur letzten Rate; ein halber Tag mit dem Sekretariat
Vorlage und Regeln
Felder im Vertrag, Preisliste, Ratenvarianten, Erinnerungston
Aufbau
Formular, Platzreservierung, Verträge, Pläne, Zahlungszuordnung
Parallelbetrieb
Eine Woche: echte Anmeldungen alt und neu gleichzeitig
Start
Neue Anmeldungen laufen über den Roboter; Durchsicht vor der Saisonspitze
Schneller Effekt. Die größte Arbeit ist das einmalige Aufräumen von Vertragsvorlage und Ratenpreisliste; die Technik selbst läuft auf Microsoft 365, das die Schule meist schon hat.
Dienstag, 19:40 Uhr: Eine Mutter füllt das Anmeldeformular aus. Im alten Ablauf ginge der Vertrag nächste Woche raus. Im neuen: unterschrieben vor der Gutenachtgeschichte.
Schicken Sie uns die Anmeldezahl vom letzten September, Ihre Vertragsvorlage und die Ratenpreisliste. Sie bekommen die Rechnung der zurückzugewinnenden Sekretariatsstunden und einen Entwurf des Formulars, mit dem alles beginnt.
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