Start · Rozwiązania · Sprzedaż i marketing · Kurs na patent: od zapisu do zaświadczenia
Rozwiązanie · Sprzedaż i marketingKursant zapisuje się w dwie minuty, a klub przestaje prowadzić kurs w skrzynce mailowej
Kurs na patent: od zapisu do zaświadczenia
Robot zbiera zapisy z formularza, pilnuje wpłat, wysyła materiały i przypomnienia przed zajęciami, odhacza obecności z listy instruktora, umawia egzamin wewnętrzny i generuje zaświadczenia z Państwa szablonu. Instruktor uczy i egzaminuje; papiery przestają być drugą połową jego pracy.
Streszczenie dla zarządu
Kurs przygotowujący do patentu to dziś skrzynka mailowa: chętni pytają, ktoś odpisuje, lista żyje w załączniku, wpłaty trzeba wyłuskać z wyciągu, a zaświadczenia powstają w edytorze wieczorem przed egzaminem.
Robot przyjmuje zapis z formularza, potwierdza miejsce, pilnuje wpłaty i kompletu danych, wysyła materiały i przypomnienia, a obecności odhaczane przez instruktora zamienia w gotową listę frekwencji.
Po zaliczonym egzaminie wewnętrznym zaświadczenia generują się z Państwa szablonu z danymi kursanta i podpisami tych, którzy podpisują dziś; klub widzi w jednym miejscu, kto zapisany, kto opłacony, kto obecny, kto zdał.
formularz zapisu i rejestr kursantów w SharePoint; wpłaty z wyciągu bankowego; przypomnienia i lista obecności w Microsoft Teams; zaświadczenia z szablonu Word
Problem biznesowy
Kurs prowadzi instruktor, ale organizuje go skrzynka mailowa
Klub ogłasza kurs i zaczyna się sezon na maile: kto się zapisał, kto tylko zapytał, kto zapłacił całość, kto połowę, kto przyjdzie od drugich zajęć. Lista chętnych mieszka w załączniku, który ma trzy wersje u trzech osób. Ktoś odpisuje wieczorami, bo rano pracuje, i co edycję obiecuje sobie, że następnym razem będzie arkusz. Jest arkusz. Pomaga umiarkowanie.
Wpłaty przychodzą na konto klubu z tytułami, które trzeba interpretować: nazwisko z literówką, „kurs" bez nazwiska, wpłata za dwie osoby jednym przelewem. Skarbnik dopasowuje je do listy raz w tygodniu, więc na pierwszych zajęciach nikt nie wie na pewno, kto jest opłacony, i pytać wprost jest głupio.
Frekwencja ma znaczenie, bo część zajęć jest obowiązkowa, a egzamin wewnętrzny ma swoje wymogi. Tymczasem obecności są odhaczane na kartce, która czasem wraca do segregatora, a czasem nie. Pod koniec kursu trzeba ustalić, kto faktycznie może podejść do egzaminu, i robi się to z pamięci trzech instruktorów.
Finał to wieczór z edytorem: zaświadczenia sklejane z zeszłorocznego wzoru, dane przepisywane z listy, literówka w nazwisku wychodzi przy wręczaniu. Nic z tej pracy nie wymaga człowieka poza jedną rzeczą: decyzją, że kursant zdał. Cała reszta to obsługa listy, kalendarza i szablonu, czyli robota dla robota.
Jak to wygląda dzisiaj
Poniżej to, jak wygląda praca, zanim cokolwiek zostanie zautomatyzowane.
- CzłowiekOgłoszenie kursu i lawina maili z pytaniami i zapisami
- Ryzyko błęduLista chętnych w załączniku, w trzech wersjach u trzech osób
- Ryzyko błęduSkarbnik raz w tygodniu dopasowuje wpłaty z wyciągu do listy
- OczekiwanieNa pierwszych zajęciach nikt nie wie na pewno, kto opłacony
- Ryzyko błęduObecności na kartce, która czasem wraca do segregatora
- OczekiwanieZaświadczenia sklejane w edytorze wieczorem przed egzaminem
Dlaczego obecny proces kosztuje więcej, niż widać
Rachunek, którego nie widać w budżecie.
- Ile godzin pochłania jedna edycja kursu poza samym uczeniem: maile, listy, wpłaty, zaświadczenia?
- Ilu chętnych zapytało i nie dostało odpowiedzi, zanim zapisali się gdzie indziej?
- Ile wpłat z ostatniej edycji wymagało interpretacji tytułu przelewu?
- Skąd wiedzą Państwo, kto spełnił wymogi frekwencji przed egzaminem wewnętrznym?
Koszt zaniechania
Model zakłada 6 edycji rocznie po 18 kursantów, opłatę kursową w setkach złotych przeliczoną na euro i 11 godzin organizacji na edycję. Własne liczby znają Państwo z ostatniego naboru.
Drugi wiersz jest ostrożny: chętny na kurs pyta zwykle w dwóch, trzech klubach naraz i zapisuje się tam, gdzie odpowiedź przyszła pierwsza, z numerem konta i terminem.
Przykładowa organizacja o realnych proporcjach – liczby służą do policzenia sprawy na Państwa danych, nie są wynikiem klienta.
Klub strzelecki przy strzelnicy: 6 edycji kursu rocznie po 18 osób, zapisy mailem, wpłaty na konto klubu, zajęcia w weekendy, egzamin wewnętrzny na koniec, Microsoft 365.
Dotąd: lista w załączniku, wpłaty dopasowywane raz w tygodniu, obecności na kartce, zaświadczenia w edytorze. Organizacją zajmuje się wiceprezes po godzinach.
Środa, 21:10: kandydat wypełnia formularz zapisu. Robot potwierdza miejsce, wysyła numer konta z indywidualnym tytułem przelewu i plan zajęć.
Wpłata księguje się w piątek; robot rozpoznaje ją po tytule, oznacza kursanta jako opłaconego i wysyła materiały wstępne oraz regulamin strzelnicy.
Przed każdymi zajęciami kursanci dostają przypomnienie; instruktor odhacza obecności w telefonie, a robot prowadzi frekwencję i po ostatnich zajęciach pokazuje, kto spełnia wymogi przed egzaminem.
Po egzaminie instruktor zaznacza wyniki, a robot generuje zaświadczenia z szablonu klubu, gotowe do podpisu i wręczenia. W modelowej edycji organizacja spada z 11 do 2 godzin. To liczby z modelu, nie z rejestrów klubu.
Proponowane rozwiązanie
Zapis zaczyna się od formularza: dane kandydata, wybór edycji, zgody. Robot potwierdza miejsce albo wpisuje na listę rezerwową, wysyła numer konta z indywidualnym tytułem przelewu i pilnuje kompletu: wpłata rozpoznana po tytule z wyciągu, brakujące dane dopominane grzecznie i automatycznie. Lista kursantów jest jedna, w SharePoint, i zawsze aktualna.
W trakcie kursu robot robi to, o czym zawsze ktoś miał pamiętać: przypomnienia przed zajęciami, materiały po zajęciach, informacja o odwołanym terminie do wszystkich naraz. Instruktor odhacza obecności w prostym widoku na telefonie, a frekwencja liczy się sama i przed egzaminem nikt nie wertuje kartek, żeby ustalić, kto może podejść.
Wyniki egzaminu wewnętrznego zaznacza instruktor; decyzja, kto zdał, jest wyłącznie jego. Robot generuje z Państwa szablonu zaświadczenia z danymi kursanta i datami, gotowe do podpisu przez osoby, które podpisują je dziś. Treść zaświadczenia i wymogi frekwencji ustala klub; my pilnujemy, żeby żadna literówka nie wyszła przy wręczaniu. Warstwa odczytu dokumentów przydaje się, gdy kandydaci przysyłają skany orzeczeń albo innych załączników, których wymagają Państwo.
UiPath Orchestrator: kolejka zapisów, przypomnienia, ślad audytowy edycji; konektory UiPath Integration Service do Outlook 365, SharePoint i Teams; odczyt dokumentów dla przysyłanych skanów załączników
Formularz zapisu z listą rezerwową, rozpoznawanie wpłat po indywidualnym tytule, wysyłkę materiałów, frekwencję z odhaczania w telefonie, widok gotowości do egzaminu i zaświadczenia z Państwa szablonu
Wyciąg bankowy klubu przez eksport CSV/MT940; szablon zaświadczenia w Word; kalendarz zajęć w Outlook; bramka SMS do przypomnień, jeśli wolą Państwo SMS od maila
Jak działa proces po automatyzacji
- AutomatyzacjaZapis z formularza potwierdzony w minutę, z numerem konta i planem zajęć
- AutomatyzacjaWpłata rozpoznana po tytule; kursant oznaczony jako opłacony
- SystemPrzypomnienia przed zajęciami i materiały po zajęciach wychodzą same
- CzłowiekInstruktor uczy i odhacza obecności jednym dotknięciem w telefonie
- SystemPrzed egzaminem widok gotowości: frekwencja i wpłaty bez wertowania kartek
- AutomatyzacjaZaświadczenia z szablonu generują się po zaznaczeniu wyników przez instruktora
Model współpracy człowieka z automatyzacją
Automatyzacja obsługuje
- Zapisy, lista rezerwowa, rozpoznawanie wpłat i dopominanie braków
- Przypomnienia, materiały, frekwencja i widok gotowości do egzaminu
- Zaświadczenia z szablonu z danymi kursanta, bez przepisywania
Człowiek decyduje
- Program kursu, prowadzenie zajęć i wszystkie decyzje merytoryczne
- Egzamin wewnętrzny i decyzja, kto zdał; robot niczego nie ocenia
- Wymogi frekwencji, treść zaświadczenia i zgody: ustala je klub
Przed i po
Systemy i integracje
Stos jest krótki celowo: jeden silnik, jedna warstwa wykonawcza, jedno miejsce decyzji człowieka.
Wejścia
- formularz zapisu z wyborem edycji
- wyciąg bankowy klubu w eksporcie CSV/MT940
- odhaczenia obecności od instruktora
- wyniki egzaminu wewnętrznego od instruktora
Warstwa automatyzacji
- UiPath Orchestrator
- UiPath Robots
- UiPath Integration Service
- UiPath Action Center
Systemy docelowe
- rejestr kursantów ze statusami w SharePoint
- przypomnienia i materiały do kursantów
- zaświadczenia z szablonu gotowe do podpisu
Punkty styku z człowiekiem: odhaczenie obecności po zajęciach; zaznaczenie wyników egzaminu; decyzje o wyjątkach: zwroty, przeniesienia między edycjami
Wykorzystane technologie
kolejka zapisów, przypomnienia, ponowienia, ślad każdej edycji
Arejestr, kanał kursu, wysyłki do kursantów
Askany załączników wymaganych przez klub
Agenerowanie dokumentów z danymi kursanta i datami
Arozpoznawanie wpłat z eksportu; przypomnienia SMS na Państwa umowie z dostawcą
BJak to wdrażamy
Od opisu do działającego procesu
To rozwiązanie wdrażamy w ramach usługi automatyzacji procesów: najpierw mierzymy proces na danych firmy, potem budujemy, testujemy i utrzymujemy roboty.
Branże
Realizacje
Opisane wdrożenia u klientów są w dziale Case studies.
Ilustracyjny model ekonomiczny
Liczby, które mogą Państwo sprawdzić na własnych danych.
Model zakłada 6 edycji rocznie po 18 kursantów; wartość uratowanych zapisów liczy ostrożnie, bo chętny bywa stracony z powodów, na które klub nie ma wpływu. Własne liczby podstawią Państwo w kalkulatorze obok.
Policzmy to na Państwa danych
Szacunek ilustracyjny na podstawie Państwa danych. To model uwolnionej przepustowości, nie obietnica oszczędności.
Korzyści biznesowe
- Chętny dostaje potwierdzenie i numer konta w minutę, nie po trzech wieczorach
- Wpłaty rozpoznane po tytule; nikt nie pyta kursanta wprost, czy zapłacił
- Frekwencja liczy się z odhaczeń instruktora, bez kartek i pamięci
- Zaświadczenia bez literówek, z szablonu, po decyzji instruktora
- Zarząd widzi każdą edycję: zapisy, wpłaty, obecności, wyniki, w jednym miejscu
Perspektywa zarządu
- Kursy przestają zależeć od wolnych wieczorów jednej osoby z zarządu, więc można ich robić więcej
- Pieniądze z opłat kursowych są widoczne na bieżąco, a nie po cotygodniowym seansie z wyciągiem
- Dokumentacja edycji jest kompletna od zapisu do zaświadczenia, co ułatwia każdą rozmowę z władzami związku
Wpływ na KPI zarządu
czas od zgłoszenia do potwierdzenia zapisu · odsetek zapisów zakończonych wpłatą · kompletność frekwencji przed egzaminem · godziny organizacji na edycję · zapisy na listę rezerwową wykorzystane
Bezpieczeństwo i nadzór
Automat ma dokładnie te uprawnienia, których potrzebuje. Ani jednego więcej.
- Dane kursantów przetwarzane wyłącznie w zakresie zapisu, rozliczeń i zaświadczeń, zgodnie z RODO
- Robot nie ma dostępu do konta klubu; czyta wyłącznie eksport wyciągu udostępniany przez skarbnika
- Wyniki egzaminu zaznacza wyłącznie instruktor; robot nie ocenia i nie dopuszcza nikogo
- Każde zaświadczenie ma ślad: kto zaznaczył wynik, kiedy wygenerowano dokument i z jakiego szablonu
- Dane pozostają w Państwa dzierżawie Microsoft 365; roboty pracują w regionie unijnym UiPath Automation Cloud
Dlaczego teraz
Zainteresowanie strzelectwem rośnie i kluby konkurują terminami oraz szybkością odpowiedzi; skrzynka mailowa przegrywa z formularzem.
Każda edycja prowadzona po staremu to kolejne kilkanaście godzin z życia zarządu, które można oddać strzelaniu.
Wdrożenie klasy szybka wygrana zdąży przed najbliższym naborem i od razu obsłuży listę rezerwową z poprzedniego.
Role zarządcze, których to dotyczy
Nabory przestają zjadać wieczory; dokumentacja edycji gotowa na każde pytanie
Uczy i egzaminuje; obecności odhacza jednym dotknięciem zamiast prowadzić papiery
Zapis w dwie minuty, jasny plan, przypomnienia i zaświadczenie bez literówki
Częste pytania i zastrzeżenia
Nie. Wyniki zaznacza instruktor, a zaświadczenie generuje się dopiero po jego decyzji. Robot jest sekretarzem kursu, nie komisją egzaminacyjną.
Treść zaświadczeń, wymogi frekwencji i listę wymaganych załączników ustala klub i można je zmienić w kilka minut, bo to Państwa szablony i Państwa reguły. Robot pilnuje wykonania, nie wymyśla wymogów.
Skarbnik albo obsługa odhacza wpłatę jednym kliknięciem w rejestrze i status kursanta zmienia się tak samo jak przy przelewie. Gotówka nie wypada z obiegu informacji.
Kiedy to nie jest właściwe rozwiązanie
- Klub robiący jeden kurs rocznie dla kilku osób: arkusz i telefon naprawdę wystarczą
- Oczekiwanie, że automat poprowadzi zajęcia albo oceni egzamin: to zawsze praca instruktora
- Nabory prowadzone w całości przez zewnętrzną platformę kursową: automatyzujemy wtedy to, czego ona nie robi
Pytanie na najbliższe posiedzenie
Ilu kandydatów z ostatniego naboru zapytało, nie doczekało się odpowiedzi i zrobiło kurs w innym klubie?
Podejście wdrożeniowe
Zakres bez niedomówień, jeszcze przed podpisem.
Dostarczamy
- Formularz zapisu z listą rezerwową i potwierdzeniami
- Rozpoznawanie wpłat po indywidualnych tytułach z eksportu wyciągu
- Przypomnienia, materiały i frekwencję z odhaczania w telefonie
- Widok gotowości do egzaminu i zaświadczenia z Państwa szablonu
- Instrukcję dla zarządu i dwa tygodnie asysty po pierwszym naborze
Potrzebujemy od Państwa
- Wzoru zaświadczenia, wymogów frekwencji i planu najbliższej edycji
- Dostępu do Microsoft 365 i eksportu wyciągu konta klubu
- Godziny z osobą, która dziś organizuje kursy, na przejście całego obiegu
Etapy
Rozpoznanie
Jak wygląda edycja od ogłoszenia do zaświadczeń; godzina z organizatorem
Wzory i reguły
Formularz, szablon zaświadczenia, wymogi frekwencji, tytuły przelewów
Budowa
Zapisy, wpłaty, przypomnienia, frekwencja, generator zaświadczeń
Bieg równoległy
Jeden nabór prowadzony równolegle starym i nowym trybem
Uruchomienie
Kolejna edycja w pełni w nowym trybie; przegląd po egzaminie
Szybka wygrana. Najwięcej pracy to jednorazowe spisanie wzorów i reguł; potem każda edycja kursu organizuje się niemal sama.
Środa, 21:10: kandydat wypełnia formularz. W starym trybie czekałby na odpowiedź do niedzieli. W nowym: potwierdzenie, konto i plan zajęć, zanim zamknie przeglądarkę.
Proszę policzyć godziny spędzone przy ostatniej edycji: maile, wyciąg, kartki, edytor. Proszę przesłać nam tę liczbę ze wzorem zaświadczenia; odeślemy projekt obiegu i rachunek czasu do odzyskania.
Policz swój ostatni kursTen sam problem ma zwykle sąsiedni proces
Wrzesień: 340 zapisów, 340 umów i dwa razy tyle rat. Sekretariat to dwie osoby.
Zobacz rozwiązanie Prawo i complianceUprawnienia członków klubu pod kontroląLicencja wygasła w marcu, a członek strzela w kwietniu. Kto miał to wyłapać?
Zobacz rozwiązanie Operacje i produkcjaZawody klubowe: od zapisów do wynikówGodzina przed zawodami: lista startowa w trzech wersjach, dwóch zawodników bez opłaty, sędzia pyta o metryki.
Zobacz rozwiązanie