Start · Rozwiązania · Zarząd i planowanie
Rozwiązanie · Zarząd i planowanieWłaścicielka pyta w Teams, ile klinika zarobiła na toksynie po odjęciu preparatu. Po minucie ma liczby, okres i źródło, zamiast czekać tydzień
Agent finansowy kliniki w Teams
Agent AI w Microsoft Teams ma dostęp w trybie odczytu do systemu gabinetowego, księgowości w Comarch Optima albo iFirmie, wyciągów bankowych i rejestru preparatów. Rozumie pytania zadane po ludzku, odpowiada liczbami z podaniem okresu i źródła, składa raporty na zamówienie i co rano wysyła jedną wiadomość z najważniejszymi liczbami. Niczego nie księguje, niczego nie płaci i nie widzi danych medycznych.
Streszczenie dla zarządu
Liczby kliniki leżą w kilku miejscach: przychód na zabieg i lekarza w systemie gabinetowym, koszty w księgowości, pieniądze w banku, koszt preparatu w fakturach; odpowiedź na proste pytanie wymaga zebrania wszystkich.
Agent AI w Teams sięga do tych źródeł w trybie odczytu, odpowiada na pytania zadane po ludzku liczbami z okresem i źródłem, składa raporty na zamówienie, wysyła raport poranny i pilnuje marży na zabieg.
Decyzje o cenach, zakupach i grafiku podejmowane na liczbach z wczoraj, a nie z zeszłego miesiąca; mniej godzin nad arkuszami i mniej pytań do biura rachunkowego poza umową.
system gabinetowy przez eksport lub API; Comarch Optima albo iFirma przez API lub eksporty; wyciągi bankowe; rejestr serii i rozliczeń lekarzy; rozmowa i raporty w Microsoft Teams
Problem biznesowy
Klinika produkuje liczby codziennie, a właścicielka widzi je raz w miesiącu, w cudzym zestawieniu
Właścicielka kliniki medycyny estetycznej podejmuje co tydzień decyzje, które zależą od liczb: czy podnieść cenę zabiegu po podwyżce preparatu, czy dołożyć godziny lekarzowi, który ma pełny grafik, czy zamówić większą partię toksyny ze skontem. Liczby, które są do tego potrzebne, istnieją. Tylko nie w jednym miejscu.
Przychód na zabieg i lekarza jest w systemie gabinetowym. Koszty i faktury w księgowości, prowadzonej w Comarch Optima, iFirmie albo w biurze rachunkowym. Pieniądze w banku. Koszt preparatu w fakturach hurtowni. Pytanie o marżę na toksynie wymaga zebrania wszystkich czterech, więc albo zajmuje wieczór nad eksportami, albo trafia mailem do księgowej i wraca po tygodniu.
Skutek jest przewidywalny. Decyzje zapadają na wyczucie albo na liczbach z zeszłego miesiąca. Podwyżka preparatu zjada marżę przez kwartał, zanim ktoś to zauważy. Raport, który miał powstawać co tydzień, powstaje wtedy, gdy jest czas, czyli rzadko.
Agent finansowy nie zastępuje księgowej ani nie podejmuje decyzji. Robi jedno: pozwala zapytać o liczby tak, jak pyta się człowieka, i dostać odpowiedź z danych w minutę. Z podaniem, skąd pochodzą i z jakiego okresu, żeby właścicielka mogła jej zaufać albo sprawdzić.
Jak to wygląda dzisiaj
Poniżej to, jak wygląda praca, zanim cokolwiek zostanie zautomatyzowane.
- CzłowiekWłaścicielka ma pytanie o liczby w środę wieczorem
- Ryzyko błęduDane w systemie gabinetowym, w księgowości i w banku, osobno
- OczekiwaniePytanie idzie mailem do księgowej
- Ryzyko błęduKsięgowa składa odpowiedź z eksportów, gdy ma czas
- OczekiwanieOdpowiedź przychodzi po tygodniu, decyzja czeka
- Ryzyko błęduKolejne pytanie zaczyna ten sam cykl
Dlaczego obecny proces kosztuje więcej, niż widać
Rachunek, którego nie widać w budżecie.
- Ile czasu zajmuje Wam dziś odpowiedź na pytanie o marżę na jednym rodzaju zabiegów w zeszłym miesiącu?
- Kiedy ostatnio podnieśliście cenę zabiegu i czy zrobiliście to przed, czy po tym, jak podwyżka preparatu zjadła marżę?
- Ile pytań o liczby wysyłacie do biura rachunkowego w miesiącu i ile z nich wykracza poza umowę?
- Czy wiecie dziś rano, ile wczoraj wpłynęło, ile jest na koncie i które faktury trzeba zapłacić w tym tygodniu?
Koszt zaniechania
Model zakłada około 30 pytań o liczby i raportów miesięcznie, 16 minut na zebranie odpowiedzi, pełny koszt godziny właścicielki na poziomie 45 € i godzinę pracy biura rachunkowego poza umową za około 50 €. Własną liczbę poznacie, zapisując przez miesiąc każde pytanie o liczby i czas do odpowiedzi.
Wiersz trzeci nie ma kwoty, ale bywa największy. Podwyżka ceny preparatu zauważona kwartał za późno to kwartał zabiegów sprzedawanych z niższą marżą.
Przykładowa organizacja o realnych proporcjach – liczby służą do policzenia sprawy na Waszych danych, nie są wynikiem klienta.
Klinika medycyny estetycznej: 3 gabinety, 5 lekarzy i kosmetologów, około 600 wizyt zabiegowych miesięcznie, księgowość w Comarch Optima prowadzona przez biuro rachunkowe, jeden rachunek firmowy, Microsoft 365.
Codziennie o 7:30 właścicielka dostaje w Teams jedną wiadomość: wczorajsze wizyty i utarg, dzisiejszy grafik z wolnymi okienkami, stan konta, faktury do zapłaty w tym tygodniu i preparaty, których zapas starczy na mniej niż tydzień.
Środa wieczorem pisze: „Ile zarobiliśmy we wrześniu na toksynie i na wypełniaczach po odjęciu preparatu?”. Po minucie agent odpowiada: toksyna 20 400 € przychodu, 5 000 € preparatu, 15 400 € po odjęciu preparatu, czyli 75%; wypełniacze 26 500 €, 9 100 €, 17 400 €, czyli 66%. Źródło: system gabinetowy i rejestr serii, stan na 7:00.
Dopytuje: „A jak to wyglądało w sierpniu i ile mamy niezrealizowanych pakietów?”. Agent pokazuje porównanie miesięcy i 38 pakietów ze 112 zabiegami do wykonania, wartymi razem 9 800 €. Na koniec właścicielka prosi o ten sam raport w każdy pierwszy poniedziałek miesiąca; agent go ustawia.
Tydzień później agent sam zgłasza, że po nowej fakturze hurtowni marża na jednym wypełniaczu spadła poniżej progu ustawionego przez właścicielkę. Decyzję o zmianie ceny podejmuje ona; agent pokazuje tylko liczby.
Po kwartale pytań do biura poza umową jest mniej o trzy czwarte, a raporty powstają same. Modelowa wartość to około 5 600 € rocznie plus decyzje podejmowane na czas. To liczby z modelu, nie z rejestrów kliniki.
Proponowane rozwiązanie
Agent działa w Microsoft Teams, tam, gdzie właścicielka i tak pracuje. Ma dostęp w trybie odczytu do systemu gabinetowego, księgowości w Comarch Optima albo iFirmie przez interfejsy lub eksporty, wyciągów bankowych oraz rejestrów, które klinika już prowadzi: serii preparatów, magazynu i rozliczeń lekarzy. Pytanie zadane po ludzku zamienia na zapytania do tych źródeł i składa odpowiedź z liczbami, okresem i źródłem.
Poza rozmową agent pracuje na trzy sposoby. Codziennie o ustalonej porze wysyła raport poranny. Na prośbę właścicielki ustawia raporty cykliczne, na przykład miesięczny przegląd marży na zabieg. Pilnuje też progów: gdy marża zabiegu spada po podwyżce preparatu, gdy konto zbliża się do ustalonego minimum albo gdy wygasają vouchery, sam o tym informuje. Każdą odpowiedź i każdy raport zapisuje, więc zawsze da się sprawdzić, na jakich danych powstały.
Granice są wyraźne. Agent tylko czyta i raportuje: niczego nie księguje, nie płaci, nie zmienia cen. Nie widzi danych medycznych ani nazwisk pacjentek, pracuje na zabiegach, kwotach i numerach wizyt. Gdy danych brakuje albo są niekompletne, mówi to wprost zamiast zgadywać. Sprawy podatkowe, na przykład rozróżnienie stawek VAT między zabiegami, pokazuje tak, jak zaksięgowało je biuro, i odsyła do księgowej, zamiast je interpretować.
UiPath Agents jako agent konwersacyjny w Microsoft Teams, z narzędziami do każdego źródła; UiPath Orchestrator do harmonogramu raportów i śladu każdej odpowiedzi; UiPath AI Trust Layer do kontroli danych w modelach
Rozmowę o liczbach po ludzku, odpowiedzi z okresem i źródłem, raport poranny, raporty cykliczne na zamówienie, alerty marży, stanu konta i wygasających voucherów
Comarch Optima albo iFirma przez API lub eksporty; system gabinetowy przez eksport lub API; wyciąg bankowy CSV lub MT940 albo API banku; rejestry kliniki w SharePoint
Jak działa proces po automatyzacji
- CzłowiekWłaścicielka pisze pytanie w Teams, po ludzku
- AutomatyzacjaAgent sięga do systemu gabinetowego, księgowości, banku i rejestrów
- AutomatyzacjaOdpowiedź z liczbami, okresem i źródłem w minutę
- SystemRaport na zamówienie albo codziennie o 7:30
- AutomatyzacjaAlert, gdy marża zabiegu spada poniżej progu
- CzłowiekDecyzje o cenach i zakupach podejmuje właścicielka; podatki z księgową
Model współpracy człowieka z automatyzacją
Automatyzacja obsługuje
- Odpowiedzi na pytania o liczby z podaniem okresu i źródła
- Raport poranny i raporty cykliczne ustawiane w rozmowie
- Alerty marży, stanu konta i wygasających voucherów
Człowiek decyduje
- Decyzje o cenach, zakupach, grafiku i wynagrodzeniach: właścicielka
- Księgowanie, podatki i interpretacja przepisów: księgowa
- Progi alertów i lista osób z dostępem do agenta: ustala właścicielka
Przed i po
Systemy i integracje
Stos jest krótki celowo: jeden silnik, jedna warstwa wykonawcza, jedno miejsce decyzji człowieka.
Wejścia
- wizyty, zabiegi i przychód na lekarza z systemu gabinetowego
- faktury, koszty i rozrachunki z Comarch Optima albo iFirmy
- wyciągi bankowe
- rejestry kliniki: serie preparatów, magazyn, rozliczenia lekarzy, pakiety i vouchery
Warstwa automatyzacji
- UiPath Orchestrator
- UiPath Robots
- UiPath Integration Service
- UiPath Action Center
Systemy docelowe
- odpowiedzi w Teams z liczbami, okresem i źródłem
- raport poranny i raporty cykliczne
- alerty marży, stanu konta i wygasających voucherów
Punkty styku z człowiekiem: właścicielka pyta, kiedy potrzebuje; raz ustawia raporty i progi alertów; księgowa odpowiada tylko na pytania podatkowe
Wykorzystane technologie
rozumienie pytań, zapytania do źródeł, odpowiedzi z okresem i źródłem
Aharmonogram raportów, ślad każdej odpowiedzi, kontrola danych przekazywanych modelom
Arozmowa, raporty cykliczne, archiwum odpowiedzi
Adane księgowe w trybie odczytu przez API lub eksporty; zakres zależy od interfejsu
Bprzychód na zabieg i lekarza, wyciągi; przez eksport lub API
BIlustracyjny model ekonomiczny
Liczby, które możecie sprawdzić na własnych danych.
Model liczy tylko czas i koszty, które da się zmierzyć. Najcenniejsze w agencie jest to, czego model nie liczy: decyzja o cenie zabiegu podjęta w tygodniu podwyżki preparatu, a nie kwartał później. Własne liczby podstawicie w kalkulatorze obok.
Policz to na swoich danych
Szacunek ilustracyjny na podstawie Twoich danych. To model uwolnionej przepustowości, nie obietnica oszczędności.
Korzyści biznesowe
- Odpowiedź na pytanie o liczby w minutę, z okresem i źródłem
- Marża na zabieg, lekarza i gabinet zawsze pod ręką
- Jedna wiadomość rano zamiast przeglądania trzech systemów i banku
- Alert, gdy podwyżka preparatu zjada marżę, przy pierwszej fakturze
- Raporty cykliczne ustawiane w rozmowie, bez arkuszy
Perspektywa zarządu
- Właścicielka zarządza kliniką na liczbach z wczoraj, a nie z zeszłego miesiąca
- Rozmowa z księgową przenosi się z zestawień na podatki i strategię
- Ten sam agent rośnie razem z kliniką: nowe źródło to nowe narzędzie, nie nowy projekt
Wpływ na KPI zarządu
czas od pytania do odpowiedzi · raporty powstające automatycznie · pytania do biura poza umową · dni od podwyżki preparatu do decyzji o cenie · odpowiedzi oznaczone jako niekompletne dane
Bezpieczeństwo i nadzór
Automat ma dokładnie te uprawnienia, których potrzebuje. Ani jednego więcej.
- Agent ma dostęp wyłącznie do odczytu; niczego nie księguje, nie płaci i nie zmienia
- Agent nie widzi danych medycznych ani nazwisk pacjentek; pracuje na zabiegach, kwotach i numerach wizyt
- Z agentem rozmawiają tylko osoby wskazane przez właścicielkę; zakres danych zależy od roli
- Każda odpowiedź ma zapisane źródła i okres; AI Trust Layer kontroluje, jakie dane trafiają do modeli
- Dane pozostają w Waszej dzierżawie Microsoft 365; roboty pracują w regionie unijnym UiPath Automation Cloud
Dlaczego teraz
Ceny preparatów zmieniają się częściej niż cennik zabiegów; bez marży pod ręką różnicę płaci klinika.
Agent konwersacyjny w Teams to dziś sprawdzona technologia, a nie eksperyment; wymaga tylko dobrze podłączonych źródeł.
Wdrożenie klasy szybka wygrana trwa tygodnie i zaczyna od raportu porannego, który działa od pierwszego dnia.
Role zarządcze, których to dotyczy
Liczby, kiedy ich potrzebuje, w rozmowie, bez czekania i bez arkuszy
Mniej pytań o zestawienia, więcej rozmów o podatkach i planowaniu
Raport poranny i alerty w tej samej aplikacji, w której pracuje cały dzień
Częste pytania i zastrzeżenia
Agent odpowiada tylko na podstawie danych ze źródeł i zawsze podaje okres i źródło. Gdy danych brakuje albo pytanie jest niejednoznaczne, mówi to wprost i dopytuje. Nie zmyśla liczb, a każdą odpowiedź da się sprawdzić w zapisie.
Nie. Jeśli biuro prowadzi księgi w Comarch Optima albo iFirmie, agent czyta dane przez interfejs lub eksporty, bez zmiany czegokolwiek w pracy biura. Ustalamy to z biurem na starcie.
Nie. Agent pracuje na zabiegach, kwotach, lekarzach i numerach wizyt. Nazwiska pacjentek i dane o zdrowiu są poza jego zasięgiem z założenia.
Kiedy to nie jest właściwe rozwiązanie
- Klinika bez dostępu do danych księgowych w formie elektronicznej: najpierw dostęp, potem agent
- Oczekiwanie, że agent będzie księgował albo płacił: to inne rozwiązanie i inne uprawnienia
- Oczekiwanie porad podatkowych od agenta: to rola księgowej
Pytanie na najbliższe posiedzenie
Jakie trzy pytania o liczby zadałaby dziś właścicielka, gdyby odpowiedź przychodziła w minutę?
Podejście wdrożeniowe
Zakres bez niedomówień, jeszcze przed podpisem.
Dostarczamy
- Agenta finansowego w Microsoft Teams z dostępem do odczytu do Waszych źródeł
- Połączenia z systemem gabinetowym, Comarch Optima albo iFirmą, bankiem i rejestrami kliniki
- Raport poranny według Waszego porannego obchodu
- Alerty marży, stanu konta i wygasających voucherów z progami ustalonymi przez właścicielkę
- Przewodnik po pytaniach i dwa tygodnie asysty po starcie
Potrzebujemy od Państwa
- Dostępu do odczytu w systemie gabinetowym i w Comarch Optima albo iFirmie, uzgodnionego z biurem
- Eksportu wyciągów bankowych albo dostępu do API banku
- Listy osób, które mogą rozmawiać z agentem, i ich zakresów danych
Etapy
Rozpoznanie
Źródła, pytania zadawane dziś, poranny obchód właścicielki; pół dnia w klinice
Źródła
Dostępy do odczytu, uzgodnienia z biurem, słownik zabiegów i kategorii
Budowa
Agent w Teams, narzędzia do źródeł, raport poranny, alerty
Próba
Dwa tygodnie pytań właścicielki; sprawdzamy każdą odpowiedź z danymi
Uruchomienie
Agent dla wskazanych osób; przegląd pytań i progów po miesiącu
Szybka wygrana. Najwięcej pracy wymaga podłączenie źródeł i uzgodnienie słownika zabiegów; sam agent pracuje od pierwszego dnia próby.
Pytanie o marżę w środę wieczorem. Odpowiedź z liczbami i źródłem po minucie. Decyzja jeszcze tego samego tygodnia.
Zapiszcie trzy pytania o liczby, na które dziś czekacie najdłużej. Prześlijcie je nam z nazwą systemu gabinetowego i księgowego; pokażemy, jak odpowiadałby na nie agent w Waszej klinice.
Zadajcie nam swoje trzy pytania o liczbyTen sam problem ma zwykle sąsiedni proces
Wczorajszy utarg, dzisiejsze obsady, zaległe płatności i saldo. Jedna wiadomość o 7:00 zamiast czterech logowań i trzech telefonów.
Zobacz rozwiązanie Finanse i księgowośćUtarg dnia uzgodniony co ranoKasa mówi jedno, terminal drugie, system rezerwacji trzecie. Różnicę wyjaśnia się w niedzielę wieczorem.
Zobacz rozwiązanie Finanse i księgowośćRozliczenia lekarzy: procent od zabiegu bez arkuszaProcent od zabiegu minus preparat, inne stawki dla każdego lekarza. Co miesiąc ten sam arkusz i ta sama dyskusja.
Zobacz rozwiązanieBranże, w których wdrażamy to najczęściejMedycyna estetycznaMałe firmy i usługi