Start · Rozwiązania · Sprzedaż i marketing
Rozwiązanie · Sprzedaż i marketingLekarz zaplanował cztery sesje. Pacjentka przychodzi na wszystkie cztery, bo ktoś pilnuje terminów za nią
Serie zabiegów przypomniane na czas
Przy pierwszym zabiegu z serii lekarz zapisuje plan: liczbę sesji i odstępy. Od tej chwili robot proponuje pacjentce kolejną sesję w terminie z planu, z wolnymi okienkami właściwego lekarza i urządzenia, a gdy pacjentka milczy, dopisuje ją do listy telefonów recepcji. Plan i jego zmiany zostają przy lekarzu; robot pilnuje, żeby plan nie rozpłynął się w kalendarzu.
Streszczenie dla zarządu
Serie laserowe, mezoterapia, stymulatory tkankowe i zabiegi powtarzane według zaleceń mają plan, który dziś żyje w głowie lekarza i dobrej woli pacjentki; kolejne sesje umawiają się, jeśli ktoś pamięta.
Robot zapisuje plan serii przy pierwszym zabiegu, proponuje kolejną sesję z wyprzedzeniem, z wolnymi terminami właściwego lekarza i urządzenia, a przerwaną serię zamienia w telefon na liście recepcji.
Więcej dokończonych serii i efektów zgodnych z planem, pełniejszy grafik urządzeń, recepcja bez ręcznego przeglądania kalendarza; komunikacja w ramach opieki nad pacjentką, oddzielona od marketingu.
plan serii przy wizycie w systemie gabinetowym; propozycje terminów z grafiku lekarzy i urządzeń; SMS i e-mail do pacjentek; lista przerwanych serii w Microsoft Teams
Problem biznesowy
Seria, która kończy się po drugiej sesji, rozczarowuje wszystkich: pacjentkę, lekarza i grafik
Wiele zabiegów w medycynie estetycznej działa w seriach. Lekarz planuje kilka sesji w określonych odstępach, bo tylko tak osiągnie efekt, o którym rozmawiał z pacjentką na konsultacji. Po pierwszej sesji wszyscy są zmotywowani. Po drugiej pacjentka wraca do codzienności, a kolejny termin miał być za kilka tygodni i nikt go jeszcze nie umówił.
Dziś pilnowanie serii odbywa się ręcznie, jeśli w ogóle: recepcja przegląda kalendarz albo arkusz i dzwoni, gdy znajdzie chwilę. W tygodniach szczytu tej chwili nie ma. Pacjentka nie dzwoni sama, bo zakłada, że klinika się odezwie, a klinika zakłada, że pacjentka zadzwoni. Termin z planu mija w ciszy.
Skutki są trzy i żaden nie jest dobry. Pacjentka ma efekt w połowie drogi i ocenia zabieg gorzej, niż na to zasługuje. Lekarz traci ciągłość planu, który sam ułożył. A grafik kliniki traci sesje, które były już zaplanowane i sprzedane w rozmowie, tylko nigdy nie trafiły do kalendarza.
Przypomnienie o kolejnej sesji serii to nie marketing, tylko dokończenie tego, co lekarz zaplanował. Wymaga wiedzy, kiedy i u kogo, oraz cierpliwości, której recepcja w szczycie nie ma. Robot ma jedno i drugie, a przy tym zostawia ludziom rozmowę z pacjentką, która z jakiegoś powodu z serii wypadła.
Jak to wygląda dzisiaj
Poniżej to, jak wygląda praca, zanim cokolwiek zostanie zautomatyzowane.
- CzłowiekLekarz planuje serię na konsultacji i przy pierwszym zabiegu
- Ryzyko błęduPlan zapisany w dokumentacji, ale nie w kalendarzu
- OczekiwanieKolejna sesja czeka, aż ktoś sobie przypomni
- Ryzyko błęduRecepcja przegląda kalendarz ręcznie, gdy ma chwilę
- OczekiwanieTermin z planu mija; pacjentka zakłada, że klinika się odezwie
- Ryzyko błęduSeria kończy się w połowie, efekt też
Dlaczego obecny proces kosztuje więcej, niż widać
Rachunek, którego nie widać w budżecie.
- Ile serii rozpoczęliście w zeszłym kwartale i ile z nich dobiegło końca w zaplanowanym rytmie?
- Kto dziś pilnuje, że pacjentka po drugiej sesji ma umówioną trzecią?
- Ile sesji z zaplanowanych serii nigdy nie trafiło do kalendarza?
- Ile opinii o słabym efekcie dotyczy serii, które zostały przerwane?
Koszt zaniechania
Model zakłada około 60 serii rozpoczynanych miesięcznie, średnio po trzy sesje, i sesję wartą około 200 €. Z przerwanych serii ginie średnio półtorej sesji. Własną liczbę poznacie, zestawiając serie rozpoczęte z dokończonymi za jeden kwartał.
Wiersz trzeci nie ma kwoty, ale ma konsekwencje: pacjentka, która przerwała serię, rzadko mówi „to moja wina". Mówi, że zabieg nie zadziałał.
Przykładowa organizacja o realnych proporcjach – liczby służą do policzenia sprawy na Waszych danych, nie są wynikiem klienta.
Klinika medycyny estetycznej: 3 gabinety, 5 lekarzy i kosmetologów, około 600 wizyt zabiegowych miesięcznie, w tym około 180 sesji seryjnych, Microsoft 365, grafik lekarzy i urządzeń w systemie gabinetowym.
Marzec: pacjentka rozpoczyna serię zabiegów laserowych. Lekarz zapisuje w dokumentacji plan: cztery sesje w odstępach, które sam ustalił.
Pięć dni przed terminem drugiej sesji robot wysyła pacjentce propozycję trzech wolnych okienek u tego samego lekarza i przy tym samym urządzeniu. Pacjentka wybiera jedno jednym kliknięciem.
Przed trzecią sesją pacjentka nie odpowiada. Po tygodniu robot dopisuje ją do listy telefonów recepcji w Teams, z planem serii i historią propozycji.
Recepcja dzwoni i dowiaduje się, że pacjentka wyjechała na dwa tygodnie. Termin zostaje przesunięty w granicach ustalonych przez lekarza, a seria wraca na tor. Gdyby pacjentka miała pytania o sam zabieg, rozmowę przejmuje lekarz.
Czerwiec: pacjentka kończy czwartą sesję zgodnie z planem. W modelowanym kwartale połowa serii, które dotąd się przerywały, dobiega końca. To liczby z modelu, nie z rejestrów kliniki.
Proponowane rozwiązanie
Punktem wyjścia jest plan lekarza. Przy pierwszym zabiegu z serii lekarz zapisuje liczbę sesji i odstępy, tak jak robi to dziś w dokumentacji, tylko w polach, które robot umie odczytać. Dla zabiegów powtarzanych okresowo lekarz wskazuje zalecany rytm powtórek. Nic w planie nie powstaje bez lekarza i nic się w nim nie zmienia bez jego decyzji.
Resztę prowadzi robot. Z wyprzedzeniem ustalonym przez klinikę proponuje pacjentce kolejną sesję: kilka wolnych okienek u właściwego lekarza i przy właściwym urządzeniu, do wyboru jednym kliknięciem. Przypomina, gdy pacjentka nie odpowiada, a po ustalonym czasie dopisuje ją do listy telefonów recepcji w Teams, z planem i historią. Gdy seria jest opłacona z góry, łączy się z rejestrem pakietów, więc pacjentka widzi, ile sesji jej zostało.
Komunikacja dotyczy wyłącznie serii zaplanowanej przez lekarza i opieki nad pacjentką, a jej treść przygotowuje klinika. Przypomnienia o powtórkach wychodzą tylko do pacjentek, które się na nie zgodziły; kampanie marketingowe to osobna ścieżka z osobną zgodą i nie są częścią tego rozwiązania. Robot nie zachęca do zabiegów, tylko pilnuje terminów z planu.
UiPath Orchestrator: harmonogram propozycji według planów serii, przypomnienia, lista przerwanych serii i ślad audytowy; konektory UiPath Integration Service do Outlook 365, SharePoint i Teams
Plany serii odczytywane z dokumentacji, propozycje terminów u właściwego lekarza i urządzenia, eskalację przerwanych serii do recepcji i połączenie z rejestrem przedpłaconych pakietów
System gabinetowy z grafikiem lekarzy i urządzeń przez eksport lub API; bramka SMS na Waszej umowie z dostawcą
Jak działa proces po automatyzacji
- CzłowiekLekarz zapisuje plan serii przy pierwszym zabiegu
- AutomatyzacjaRobot z wyprzedzeniem proponuje kolejną sesję z wolnymi okienkami
- SystemPacjentka wybiera termin jednym kliknięciem
- AutomatyzacjaBrak odpowiedzi: przypomnienie, potem telefon na liście recepcji
- CzłowiekRecepcja rozmawia z pacjentką; pytania o zabieg przejmuje lekarz
- SystemSeria dobiega końca w rytmie zaplanowanym przez lekarza
Model współpracy człowieka z automatyzacją
Automatyzacja obsługuje
- Odczyt planów serii i propozycje kolejnych sesji z wolnymi terminami
- Przypomnienia i lista przerwanych serii dla recepcji w Teams
- Połączenie z rejestrem pakietów i raport dokończonych serii
Człowiek decyduje
- Plan serii, odstępy i każda ich zmiana: wyłącznie lekarz
- Rozmowa z pacjentką, która wypadła z serii: recepcja, a w sprawach zabiegu lekarz
- Treść wiadomości i zgody na przypomnienia: ustala klinika
Przed i po
Systemy i integracje
Stos jest krótki celowo: jeden silnik, jedna warstwa wykonawcza, jedno miejsce decyzji człowieka.
Wejścia
- plany serii zapisane przez lekarzy w dokumentacji
- grafik lekarzy i urządzeń z wolnymi okienkami
- zgody pacjentek na przypomnienia
- rejestr przedpłaconych pakietów
Warstwa automatyzacji
- UiPath Orchestrator
- UiPath Robots
- UiPath Integration Service
- UiPath Action Center
Systemy docelowe
- propozycje kolejnych sesji dostarczone pacjentkom
- lista przerwanych serii w kanale recepcji w Teams
- raport serii rozpoczętych i dokończonych
Punkty styku z człowiekiem: zapis planu przez lekarza przy pierwszym zabiegu; telefony recepcji do pacjentek z listy; przegląd raportu serii raz w miesiącu
Wykorzystane technologie
harmonogram propozycji według planów serii, przypomnienia, ślad audytowy
Alista recepcji, raporty i wysyłki e-mail
Arejestr serii ze statusami, gdy system gabinetowy go nie prowadzi
Aplany w dokumentacji, grafik i rezerwacje przez eksport lub API
Bpropozycje terminów i przypomnienia; na Waszej umowie z dostawcą
BIlustracyjny model ekonomiczny
Liczby, które możecie sprawdzić na własnych danych.
Model zakłada 60 serii rozpoczynanych miesięcznie i ostrożne założenie, że dokończy się tylko połowa tych, które dziś się przerywają. To przychód z sesji, które lekarz już zaplanował, a nie nowa sprzedaż. Własne liczby podstawicie w kalkulatorze obok.
Policz to na swoich danych
Szacunek ilustracyjny na podstawie Twoich danych. To model uwolnionej przepustowości, nie obietnica oszczędności.
Korzyści biznesowe
- Więcej serii dobiega końca w rytmie zaplanowanym przez lekarza
- Pacjentka wybiera kolejny termin jednym kliknięciem, bez dzwonienia
- Przerwana seria nie ginie w ciszy, tylko trafia do recepcji
- Grafik lekarzy i urządzeń wypełnia się sesjami, które już były zaplanowane
- Efekty zgodne z planem przekładają się na lepsze opinie i polecenia
Perspektywa zarządu
- Najlepsza sprzedaż kliniki to dokończenie tego, co lekarz zaplanował; ta sprzedaż nie wymaga żadnej reklamy
- Przychód z serii staje się przewidywalny, bo każda seria ma w kalendarzu swój ciąg dalszy
- Raport serii rozpoczętych i dokończonych pokazuje, gdzie pacjentki wypadają i dlaczego
Wpływ na KPI zarządu
serie dokończone w zaplanowanym rytmie · czas od terminu z planu do rezerwacji sesji · przerwane serie odzyskane przez recepcję · sesje seryjne w grafiku urządzeń · opinie o efekcie po pełnej serii
Bezpieczeństwo i nadzór
Automat ma dokładnie te uprawnienia, których potrzebuje. Ani jednego więcej.
- Przypomnienia wychodzą tylko do pacjentek, które się na nie zgodziły; marketing to osobna ścieżka z osobną zgodą
- Wiadomości nie zawierają szczegółów zdrowotnych; mówią o terminie, nie o diagnozie
- Plan serii ustala i zmienia wyłącznie lekarz; robot go nie modyfikuje
- Każda propozycja, przypomnienie i eskalacja mają ślad audytowy: co, kiedy, do kogo
- Dane pozostają w Waszej dzierżawie Microsoft 365; roboty pracują w regionie unijnym UiPath Automation Cloud
Dlaczego teraz
Każdy kwartał bez pilnowania serii to sesje, które lekarz zaplanował, a które nie trafią do kalendarza nigdy.
Pacjentki oczekują, że klinika poprowadzi je przez plan, tak jak robi to każda dobra usługa premium.
Wdrożenie klasy szybka wygrana trwa tygodnie i działa od pierwszej serii rozpoczętej po starcie.
Role zarządcze, których to dotyczy
Przewidywalny przychód z serii i grafik wypełniony sesjami, które już były sprzedane
Plan realizuje się tak, jak go ułożył, a on widzi, gdzie pacjentki wypadają
Dostaje terminy w porę, wybiera jednym kliknięciem i kończy serię z pełnym efektem
Częste pytania i zastrzeżenia
Nie. Robot przypomina wyłącznie o sesjach, które lekarz zaplanował w ramach serii, i tylko pacjentkom, które się na to zgodziły. Nie zachęca do nowych zabiegów i nie wysyła ofert. Kampanie to osobna ścieżka z osobną zgodą.
Tak, bo czyta plan z dokumentacji. Gdy lekarz zmieni liczbę sesji albo odstępy, kolejna propozycja uwzględni nowy plan. Robot nigdy nie zmienia planu sam.
Tak. Seria może być powiązana z rejestrem pakietów, więc pacjentka w propozycji terminu widzi, ile sesji jej zostało, a klinika wie, ile przedpłat czeka na realizację.
Kiedy to nie jest właściwe rozwiązanie
- Klinika, w której serie są rzadkością: zysk nie uzasadni wdrożenia
- Plany serii niezapisywane nigdzie poza pamięcią lekarza: najpierw zapis planu, potem jego pilnowanie
- Oczekiwanie kampanii sprzedażowych do wszystkich pacjentek: to inne rozwiązanie i inne zgody
Pytanie na najbliższe posiedzenie
Ile serii rozpoczętych w zeszłym kwartale dobiegło końca tak, jak zaplanował je lekarz?
Podejście wdrożeniowe
Zakres bez niedomówień, jeszcze przed podpisem.
Dostarczamy
- Zapis planu serii w dokumentacji w polach czytelnych dla robota
- Propozycje kolejnych sesji z wolnymi terminami właściwego lekarza i urządzenia
- Przypomnienia i listę przerwanych serii dla recepcji w Teams
- Połączenie z rejestrem pakietów i miesięczny raport serii
- Instrukcję dla lekarzy i recepcji oraz dwa tygodnie asysty po starcie
Potrzebujemy od Państwa
- Listy zabiegów wykonywanych w seriach i zasad zapisu planu z lekarzami
- Dostępu do dokumentacji, grafiku i rezerwacji w systemie gabinetowym
- Ustalenia treści wiadomości i zasad zgód na przypomnienia
Etapy
Rozpoznanie
Zabiegi seryjne, dzisiejszy zapis planów i przyczyny przerwań; pół dnia w klinice
Plany i treści
Pola planu serii, wyprzedzenia propozycji, treści wiadomości, zgody
Budowa
Odczyt planów, propozycje terminów, przypomnienia, lista recepcji, raport
Bieg równoległy
Dwa tygodnie na nowych seriach; porównujemy z ręcznym pilnowaniem
Uruchomienie
Wszystkie serie w nowym trybie; przegląd dokończonych serii po kwartale
Szybka wygrana. Największa praca to jednorazowe ustalenie z lekarzami, jak zapisywać plan serii; potem każda nowa seria prowadzi się sama.
Marzec: lekarz planuje cztery sesje. Czerwiec: pacjentka kończy czwartą. Między nimi nikt w klinice nie musiał pamiętać o żadnym terminie.
Zestawcie serie rozpoczęte w zeszłym kwartale z tymi, które dobiegły końca. Prześlijcie nam obie liczby z listą zabiegów seryjnych; odeślemy projekt pilnowania serii i rachunek sesji do odzyskania.
Policz swoje przerwane serieTen sam problem ma zwykle sąsiedni proces
Sprzedany pakiet to obietnica, nie przychód. Kto w klinice pilnuje, ile z tej obietnicy jeszcze zostało?
Zobacz rozwiązanie Obsługa klientaOpieka pozabiegowa i wizyta kontrolnaZalecenia na kartce giną w torebce, a o kontroli pacjentka przypomina sobie, gdy coś ją zaniepokoi.
Zobacz rozwiązanie Sprzedaż i marketingWizyty potwierdzone, puste okienka zapełnionePacjentka nie przyszła, gabinet stał godzinę, a trzy osoby z listy rezerwowej wzięłyby ten termin od ręki.
Zobacz rozwiązanieBranże, w których wdrażamy to najczęściejMedycyna estetycznaMałe firmy i usługi