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Lösung · Vertrieb & MarketingKein verschicktes Angebot stirbt in der Stille: Das Nachfassen passiert von selbst, das Telefon bekommt eine Liste
Angebote verschickt, nachgefasst
Ein Roboter führt das Angebotsregister: Drei Tage nach dem Versand bekommt der Kunde eine höfliche Nachricht mit der Frage nach Entscheidung und Zweifeln, nach einer Woche kommt die Nummer auf eine kurze Anrufliste, und jedes Angebot endet mit einem Status. Der Inhaber sieht zum ersten Mal, wie viele Angebote er gewinnt und warum er verliert.
Kurzfassung für die Geschäftsführung
Angebote werden abends nach der Arbeit verschickt, und dort endet der Verkauf: Niemand fragt, ob es ankam, ob es Fragen gibt, ob die Konkurrenz weniger bot; Angebote sterben in der Stille, und die Abschlussquote kennt niemand.
Jedes verschickte Angebot kommt ins Register; nach drei Tagen bekommt der Kunde eine höfliche Nachricht, nach einer Woche landet die Nummer auf der Anrufliste; jedes Angebot endet mit Status und Grund.
Ein Teil der Angebote, die in der Stille gestorben wären, kehrt als Aufträge zurück; der Inhaber sieht Quote, Verlustgründe und Reaktionszeiten; der Verkauf ist nicht mehr das, was zwischen den Montagen passiert.
das Angebotspostfach; das Angebotsregister in SharePoint; Nachfassnachrichten; die Anrufliste und der Bericht in Microsoft Teams
Geschäftsproblem
Verkauf, der bei „gesendet“ endet
In einer Dienstleistungs- und Montagefirma macht die Angebote meist der Inhaber, abends, nach einem vollen Tag auf den Baustellen. Rechnen und Schreiben kostet eine Stunde; nach dem Klick auf „Senden“ kommt die Erleichterung, und das nächste Angebot. Für das Nachfassen, also das, was im Verkauf wirklich abschließt, bleiben weder Zeit noch Kopf.
Auf der anderen Seite hat der Kunde derweil drei Angebote gesammelt und Fragen: Ist das Material im Preis, warum sind Sie achthundert teurer, was ist mit dem Termin. Er ruft damit nicht selbst an; er bestellt bei dem Anbieter, der sich zuerst meldete und die Zweifel ausräumte. Sie verlieren nicht am Preis und nicht an der Qualität, sondern an der Stille.
Die Stille hat noch einen zweiten Preis: das Nichtwissen. Wie viele Angebote haben wir dieses Quartal verschickt, wie viele gewonnen, wie viele verloren und woran: zu teuer, zu spät, kein Kontakt? Ohne diese Zahlen weiß man nicht, ob man Preise, Termine oder Kommunikation verbessern soll; man weiß nur, dass „Arbeit irgendwie da ist“.
Am schlimmsten: Das Problem wächst mit dem Erfolg. Mehr Anfragen heißen mehr Angebote, weniger Zeit für den Kontakt nach dem Versand, niedrigere Quote. Die Firma arbeitet immer härter an Angeboten, von denen ein immer größerer Teil in der Stille stirbt.
Wie es heute läuft
So sieht die Arbeit aus, bevor irgendetwas automatisiert wird.
- MenschDas Angebot entsteht abends, nach der Arbeit; Versand per Mail und Erleichterung
- FehlerrisikoKein Kontakt nach dem Versand; die Fragen des Kunden haben keinen Adressaten
- WartezeitDer Kunde wartet drei Tage auf ein Signal und bestellt dann bei dem, der anrief
- FehlerrisikoNiemand weiß, welche Angebote noch hängen und welche längst verloren sind
- FehlerrisikoStatus und Verlustgründe notiert niemand; die Quote ist unbekannt
- MenschBeim nächsten Angebot entdeckt der Inhaber, dass jener Kunde „schon machen ließ“
Warum der heutige Prozess mehr kostet, als es scheint
Die Rechnung, die in keinem Budget auftaucht.
- Jedes Angebot ist eine Stunde Arbeit des Inhabers; ein Angebot ohne Nachfassen ist diese Stunde dem Verfall überlassen.
- Die Niederlage durch Stille ist schlimmer als die durch den Preis: Letztere lässt sich beheben, von Ersterer weiß man nicht einmal.
- Der Kunde mit ungeklärtem Zweifel kommt nicht mit einer Frage zurück; zurück kommt die Konkurrenz mit unterschriebenem Vertrag.
- Ohne Register und Status ist jede Preisentscheidung ein Raten: Niemand weiß, woran die Angebote wirklich scheitern.
Kosten des Nichtstuns
Die erste Zeile ist ein vorsichtiges Modell: Bei 60 Angeboten im Monat und typischen Auftragswerten genügt es, dass jedes achte Angebot allein an der Stille scheitert, um die obige Summe zu erreichen. Die eigene Rechnung machen Sie nach dem ersten Registermonat, denn dann sehen Sie erstmals die echten Zahlen.
Der zweite Posten, Entscheidungen ohne Wissen, zeigt sich mit der Zeit: Firmen, die Verlustgründe notieren, entdecken fast immer, dass sie an etwas anderem verlieren, als sie dachten.
Eine Modellorganisation mit realistischen Proportionen – die Zahlen dienen dazu, dieselbe Rechnung mit Ihren Daten zu machen; sie sind kein Kundenergebnis.
Eine Montagefirma (Zäune, Tore, Terrassen): der Inhaber plus drei Teams, rund 60 Angebote im Monat aus Telefon- und Mailanfragen, Microsoft 365.
Angebote abends verschickt; Kontakt danach sporadisch, „wenn es einem einfällt“; die Quote unbekannt.
Kunden sammeln je drei Angebote; Entscheidungen fallen binnen einer Woche; meist gewinnt, wer sich meldete.
Der Inhaber weiß nicht, wie viele Angebote gerade hängen, noch warum er die verliert, die er verliert.
Jedes verschickte Angebot kommt ins Register; nach drei Tagen schickt der Roboter eine höfliche Nachricht mit der Frage nach Entscheidung und Zweifeln; Antworten gehen an den Inhaber; eine Woche ohne Reaktion bringt die Nummer auf die Freitags-Anrufliste; jedes Angebot bekommt einen Status: gewonnen, verloren mit Grund, kein Kontakt.
Im modellierten Fall hebt das systematische Nachfassen allein die Quote um mehrere Punkte, was bei diesen Volumina ein gutes Dutzend zusätzlicher Aufträge im Jahr bedeutet. Zahlen aus dem Modell, nicht aus den Registern der Firma.
Vorgeschlagene Lösung
Wir beginnen mit Ihrem Ton: Die Nachfassnachricht muss wie Sie klingen, nicht wie ein Callcenter-Automat. Wir schreiben sie gemeinsam: kurz, menschlich, mit der Frage nach Zweifeln und echter Gesprächsbereitschaft. Wir legen auch den Rhythmus fest: nach wie vielen Tagen die erste Nachricht, nach wie vielen die Anrufliste, wann ein Angebot den Status „kein Kontakt“ bekommt und ruht.
Das Register speist sich selbst: Ein aus dem Angebotspostfach verschicktes oder in Outlook markiertes Angebot landet mit Betrag, Kunde und Datum im Register. Der Roboter hält den Rhythmus: Drei Tage nach dem Versand geht die Nachricht, Antworten gehen mit dem ganzen Verlauf direkt an den Inhaber, und Nummern ohne Reaktion landen freitags auf einer kurzen Anrufliste mit Kontext: was angeboten wurde, für wie viel, wann.
Jedes Angebot endet mit einem Status, und der Verluststatus hat einen Grund: Preis, Termin, Konkurrenz, kein Kontakt. Einmal im Monat bekommt der Inhaber den Bericht: wie viele verschickt, wie viele gewonnen, die Quote je Auftragsart und Wert, woran wir verlieren. Nach einem Quartal ist das das wertvollste Vertriebsdokument der Firma, weil es zum ersten Mal auf Fakten steht.
UiPath Orchestrator: Angebotswarteschlange, Nachfasszeitpläne, Wiederholungen und Audit-Trail; UiPath-Integration-Service-Konnektoren für Microsoft Teams und Outlook 365
Ein aus dem Postfach gespeistes Register, Nachfasssequenzen in Ihrem Ton, eine Anrufliste mit Kontext, Status mit Gründen und einen monatlichen Quotenbericht
Das Angebotspostfach in Outlook 365; das Register in SharePoint; Nachrichten per Mail, per SMS dort, wo der Kunde übers Telefon kam
So läuft der automatisierte Prozess
- SystemDas verschickte Angebot kommt ins Register: Kunde, Betrag, Datum, Auftragsart
- AutomatisierungNach drei Tagen bekommt der Kunde die höfliche Nachricht mit der Frage nach Entscheidung und Zweifeln
- MenschAntworten gehen mit dem ganzen Verlauf an den Inhaber; das Gespräch gehört ihm
- AutomatisierungEine Woche ohne Reaktion: Die Nummer landet auf der Freitags-Anrufliste mit Kontext
- SystemJedes Angebot endet mit einem Status; der Verlust hat einen Grund: Preis, Termin, Konkurrenz, Stille
- MenschDer Monatsbericht: Quote je Art und Wert, Verlustgründe, Reaktionszeiten
Zusammenspiel von Mensch und Automatisierung
Die Automatisierung übernimmt
- Das Register jedes verschickten Angebots und den Nachfassrhythmus
- Nachrichten in Ihrem Ton und die Anrufliste mit vollem Kontext
- Status, Gründe und den monatlichen Quotenbericht
Menschen entscheiden
- Die Angebote selbst: Positionen, Preise und Termine bleiben das Handwerk des Inhabers
- Die Kundengespräche: Zweifel ausräumen und verhandeln
- Die Entscheidungen aus dem Berichtswissen: Preise, Termine, das Angebot
Vorher und nachher
Systeme und Integrationen
Der Stack ist bewusst kurz: ein Motor, eine Ausführungsschicht, ein Ort, an dem ein Mensch entscheidet.
Eingänge
- verschickte Angebote aus dem Angebotspostfach
- Kundenantworten
- die Regeln des Nachfassrhythmus
- Status und Gründe vom Inhaber
Automatisierungsschicht
- UiPath Orchestrator
- UiPath Robots
- UiPath Integration Service
- UiPath Action Center
Zielsysteme
- das Angebotsregister mit Status und Historie
- versandte Nachfassnachrichten und die Anrufliste
- der monatliche Quotenbericht in Microsoft Teams
Berührungspunkte mit Menschen: Kundenantworten als Verlauf; die Freitags-Anrufliste; der Monatsbericht; Tonreview einmal im Quartal
Eingesetzte Technologien
Angebotswarteschlange, Nachfasszeitpläne, Wiederholungen, Protokoll jeder Nachricht
Adas Lesen des Angebotspostfachs, Nachrichtenversand, die Anrufliste
Adas Angebotsregister mit Status, Gründen und Historie
ANachfassen per SMS, wo der Kunde übers Telefon kam; auf Ihrem Gateway
Bwenn Sie eines haben, kann das Register dort statt in SharePoint leben
BIllustratives Wirtschaftlichkeitsmodell
Zahlen, die Sie mit eigenen Daten prüfen können.
Das Modell nimmt einen bescheidenen Anstieg der Quote um fünf Prozentpunkte an, also das, was systematischer Kontakt nach dem Versand in der Praxis bringt. Volumina und Margen gehören zum Szenario; Ihre eigenen Zahlen sehen Sie nach dem ersten Registermonat, und der Rechner nebenan zählt die Zeit.
Rechnen Sie mit Ihren Daten
Eine illustrative Schätzung auf Basis Ihrer Eingaben. Modelliert wird freigesetzte Kapazität, keine versprochene Einsparung.
Geschäftlicher Nutzen
- Angebote sterben nicht mehr in der Stille; jedes bekommt eine zweite Runde
- Kundenfragen erreichen den Inhaber, bevor der Kunde woanders bestellt
- Die Freitagsanrufe haben Liste und Kontext statt Gedächtnis und schlechtem Gewissen
- Quote, Verlustgründe und Reaktionszeiten sind endlich gezählt
- Preis- und Terminentscheidungen stehen auf Fakten aus dem Register
Aus Sicht der Geschäftsführung
- Der Verkauf wird ein Prozess mit Zahlen, kein Nebenprodukt freier Abende
- Das Marktwissen, wer gewinnt und womit, sammelt sich von selbst, Angebot für Angebot
- Mehr Anfragen senken die Quote nicht mehr; das Nachfassen skaliert ohne den Inhaber
KPIs für die Geschäftsführung
Abschlussquote gesamt und je Art · Angebote ohne Kontakt nach dem Versand · Zeit vom Versand zum ersten Nachfassen · Verlustgründe · Aufträge aus der zweiten Runde
Sicherheit und Governance
Die Automatisierung hat genau die Berechtigungen, die sie braucht. Keine einzige mehr.
- Der Roboter arbeitet mit Angebotsdaten: Kunde, Kontakt, Betrag, Status; der Angebotsinhalt bleibt in Ihrem Postfach
- Jede Nachricht hat ein Protokoll: was, wann, an wen; Antworten verschwinden nicht im Automaten, sie gehen an einen Menschen
- Ton und Inhalt genehmigen Sie; der Kunde spricht immer mit der Firma, nicht mit einem Bot
- Der Kontaktverzicht wird sofort respektiert
- Die Daten bleiben in Ihrem Microsoft-365-Tenant; die Roboter laufen in der EU-Region der UiPath Automation Cloud
Warum jetzt
Anfragen kommen aus dem Internet schneller, als der Tag des Inhabers Stunden hat; manuelles Nachfassen ist physisch unmöglich geworden.
Kunden sammeln mehrere Angebote mit einer Mail; es gewinnt der Kontakt, nicht die Zahl unten auf der Seite.
Die Margen im Handwerk stehen unter Druck; an die Stille verlorene Angebote zurückzuholen ist das billigste Wachstum, das es gibt.
Relevante Führungsrollen
Gewinnt Angebote, die bisher in der Stille starben, und kennt erstmals seine Quote
Sieht Register und Anrufliste statt Zetteln „den Terrassenherrn zurückrufen“
Bekommt das Signal, dass der Firma etwas liegt, und den Raum für die Frage, die die Entscheidung blockierte
Häufige Fragen und Einwände
Aufdringlich ist der fünfte Anruf aus dem Callcenter. Eine höfliche Nachricht drei Tage nach dem Angebot, mit der Frage, ob es ankam und ob es Zweifel gibt, wird genau andersherum gelesen: als Professionalität und Zeichen, dass Ihnen der Auftrag nicht egal ist. Den Ton schreiben wir gemeinsam, und er klingt wie Sie.
Das Register speist sich so einfach wie möglich: Das aus dem Angebotspostfach verschickte Angebot fällt von selbst hinein, das über einen anderen Kanal verschickte trägt man mit einer Mail oder einem Handyeintrag nach, in einer halben Minute. Wichtig ist, dass alle hineinfallen; die Form ist frei.
Der Status ist ein Klick in der Zusammenfassungsnachricht, die der Roboter beim Abschluss schickt: gewonnen, verloren-Preis, verloren-Termin, Stille. Fünf Sekunden. Und nach einem Quartal ergeben diese Klicks ein Wissen, das für kein Geld zu kaufen ist: warum Sie wirklich verlieren, was Sie verlieren.
Wann diese Lösung nicht passt
- Eine Firma mit vollem Auftragsbuch ein Jahr voraus, die nicht mehr gewinnen will: Das Problem existiert nicht
- Angebote nur mündlich, vor Ort, ohne schriftliche Spur: erst das schriftliche Angebot, dann das Nachfassen
- Die Erwartung, der Automat verhandle: Das Nachfassen öffnet das Gespräch, führen tut es ein Mensch
Eine Frage für die nächste Sitzung
Wie viele Angebote im Wert echter Aufträge hängen in diesem Moment ohne jeden Kontakt von unserer Seite?
Vorgehen bei der Umsetzung
Der Umfang ohne Unklarheiten, noch vor der Unterschrift.
Wir liefern
- Ein aus dem Angebotspostfach gespeistes Angebotsregister
- Eine Nachfasssequenz in Ihrem Ton, mit Antworten als Verlauf
- Die Freitags-Anrufliste mit vollem Kontext
- Status mit Gründen und den monatlichen Quotenbericht
- Zwei Wochen Parallelbetrieb und Tonjustierung nach dem ersten Monat
Wir brauchen von Ihnen
- Das Postfach, aus dem die Angebote gehen, oder die Zustimmung, eines anzulegen
- Eine Stunde, um die Nachfassnachricht gemeinsam in Ihrem Ton zu schreiben
- Die Entscheidung über den Rhythmus: nach wie vielen Tagen die Nachricht, nach wie vielen der Anruf
Etappen
Analyse
Wie Angebote entstehen und hinausgehen; wie viele es sind; was über die Quote bekannt ist
Regeln
Ton und Inhalt der Nachricht, der Sequenzrhythmus, Status und Gründe
Aufbau
Register, Nachfassen, Anrufliste, Bericht
Parallelbetrieb
Zwei Wochen an echten Angeboten; Ton und Rhythmus justiert
Go-live
Voller Betrieb; der erste Quotenbericht nach einem Monat
Ein Quick Win. Die kleinste Einführung im Katalog: ein Postfach, ein Register und zwei Nachrichten; läuft auf dem Microsoft 365, das Sie schon haben.
Donnerstag: ein Kunde mit einem 14 000-€-Angebot von Dienstag, seither kein Kontakt. Am Freitag unterschreibt er bei der Konkurrenz, deren Verkäufer gestern anrief.
Schicken Sie uns Ihre Angebotszahl des letzten Quartals, und wie viele in Aufträgen endeten, falls bekannt. Wir schicken die Rechnung zurück: wie viele Aufträge im Jahr allein im Nachfassen liegen und wie Ihre Drei-Tage-Nachricht klingen würde.
Prüfen Sie, wie viele Angebote unbeantwortet hängenDer Nachbarprozess hat meist dasselbe Problem
Die Anfrage von Dienstagabend bekam ihre Antwort am Donnerstag. Der Gast schläft längst woanders.
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