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Lösung · Recht & ComplianceKein elektronisches Lieferdokument wartet bis zum letzten Tag auf seine Eingangsmeldung
e-AD und e-DD fristgerecht geschlossen, Verbrauchsteuer im Griff
Ein Roboter überwacht offene Beförderungsdokumente im EMCS über PUESC, gleicht sie mit ERP-Eingängen ab, reicht Eingangsmeldungen ein, wo alles stimmt, und legt Abweichungen und nahende Fristen den Menschen mit Tagezähler vor.
Kurzfassung für die Geschäftsführung
Beförderungen unter Steueraussetzung und unter Befreiungen fahren auf e-AD- und e-DD-Dokumenten mit harten Fristen für Eingangsmeldungen. Überwacht werden sie von einer Tabelle neben der eigentlichen Arbeit.
Der Roboter stellt offene PUESC-Dokumente neben die ERP-Eingänge und reicht Eingangsmeldungen für übereinstimmende Lieferungen ein; Menschen sehen nur Abweichungen und Fristen.
Ein Dokument ohne passenden Eingang, eine Mengendifferenz oder eine nahende Frist ist ein Fall mit Tagezähler, keine Entdeckung beim Behördenschreiben.
PUESC/EMCS PL2; Eingänge und Verbrauchsteuerbücher im ERP; Fälle und Fristzähler in Microsoft Teams
Geschäftsproblem
Fristen, die nicht verhandeln
Verbrauchsteuerpflichtige Waren bewegen sich auf elektronischen Dokumenten: e-AD im Verfahren der Steueraussetzung und e-DD für Lieferungen unter Befreiung oder Nullsatz. Das EMCS, in Polen über PUESC erreichbar, gibt jeder Beförderung eine Nummer und Fristen: für die Lieferung und für die Eingangsmeldung danach. Das sind keine Ordnungsdaten; ihre Überschreitung löst Fragen nach dem Verbleib der Ware aus und im schlechten Szenario die Pflicht, Steuer auf Ware zu zahlen, die normalerweise ohne sie führe.
Im Alltag eines Steuerlagers konkurrieren diese Dokumente mit allem anderen um Aufmerksamkeit: Eingängen, Ausgängen, Büchern. Jemand führt die Liste offener Beförderungen in einer Tabelle, jemand schaut „bei Gelegenheit“ auf PUESC, und Eingangsmeldungen werden im Stapel eingereicht, wenn sich ein paar angesammelt haben. Das funktioniert, solange das Volumen klein ist und niemand krank wird.
Abweichungen sind ein eigenes Problem: ein ERP-Eingang über 29.850 Liter gegen ein Dokument über 30.000 verlangt eine Meldung mit Vorbehalt, und die Entscheidung, ob die Differenz natürlicher Schwund oder ein Fall ist, braucht Daten aus zwei Systemen zugleich. Von Hand gemacht, wird sie verschoben, und Verschieben frisst die Frist.
Am schlimmsten: die Exponierung ist von außen unsichtbar. Solange niemand die offenen Dokumente nach Alter und Frist zählt, weiß die Gesellschaft nicht, auf wie viel Steuer-im-Risiko sie gerade sitzt. Die Zahl existiert im EMCS; nur schaut niemand täglich darauf.
Wie es heute läuft
So sieht die Arbeit aus, bevor irgendetwas automatisiert wird.
- MenschJemand loggt sich auf PUESC ein und sieht offene Beförderungen durch, wenn ein Moment frei ist
- MenschDie Liste offener Dokumente lebt in einer Tabelle, nach jeder Sitzung von Hand aktualisiert
- FehlerrisikoERP-Eingänge und EMCS-Dokumente werden nie systematisch nebeneinandergelegt, Abweichungen warten
- WartezeitEingangsmeldungen gehen im Stapel raus, und ein Dokument ohne Meldung frisst still seine Frist
- FehlerrisikoEine Mengendifferenz braucht eine Entscheidung mit Daten aus zwei Systemen; verschoben, reift sie zum Problem
- FehlerrisikoVon der überschrittenen Frist erfährt die Gesellschaft aus dem Schreiben, nicht aus dem eigenen Bericht
Warum der heutige Prozess mehr kostet, als es scheint
Die Rechnung, die in keinem Budget auftaucht.
- Steuer-im-Risiko in offenen Dokumenten ist ein realer, zählbarer Betrag, den heute niemand zählt, also erfährt die Geschäftsführung davon im schlechtesten Modus: beim Problem.
- Eine fristgerecht eingereichte Meldung mit Vorbehalt ist eine Formalität; dieselbe Meldung nach der Frist ist Schriftwechsel, Erklärungen und Beweislast bei der Gesellschaft.
- Die Person mit der Tabelle ist der einzelne Ausfallpunkt eines Prozesses mit Steuerfolgen; ihr Urlaub ist keine Organisationsfrage, sondern eine Exponierung.
- Die tägliche Zeit für PUESC-Durchsicht und Tabellenpflege ist konstant und leistet nichts, außer eine fehlende Integration zu kompensieren.
Kosten des Nichtstuns
Die mittlere Zeile ist keine Kosten-, sondern eine Expositionszeile: der Betrag ausgesetzter Steuer in Dokumenten, die länger als nötig auf ihren Abschluss warten. Man zahlt ihn nicht jährlich; er hängt über jeder Woche, in der der Prozess hinkt. Das Modell zeigt eine Größenordnung fürs Szenario; Ihre Zahl steht im EMCS und lässt sich heute zählen.
Die dritte Zeile bewusst ohne Betrag: die Folgen überschrittener Fristen in der Verbrauchsteuer hängen von Umständen und Vorschriften ab, die diese Seite nicht auslegt. Es genügt, dass sie asymmetrisch sind gegenüber den Kosten, Fristen automatisch zu überwachen.
Eine Modellorganisation mit realistischen Proportionen – die Zahlen dienen dazu, dieselbe Rechnung mit Ihren Daten zu machen; sie sind kein Kundenergebnis.
Ein Steuerlager an einem Tanklager: Eingänge unter Steueraussetzung aus Raffinerie und Import, Ausgänge an befreite Kunden auf e-DD, SAP als ERP mit Verbrauchsteuerbüchern, Microsoft 365, zwei Personen in der Steuerverwaltung.
420 Beförderungen im Monat: rund 300 eingehende e-AD, 120 ausgehende e-DD, darunter feste befreite Abnehmer und Saisonspitzen.
Tägliche PUESC-Sitzungen, eine Tabelle offener Dokumente, Eingangsmeldungen im Stapel alle zwei-drei Tage, Abweichungen per Mail mit dem Lager geklärt.
Rund 70 Stunden monatlich für Überwachung und Meldungen; keine Gesamtsicht der Exponierung; zwei Beförderungen im letzten Jahr nach der Frist geschlossen, beide von der Behörde bemerkt, nicht von der Gesellschaft.
Der Roboter holt zyklisch den Dokumentenstand von PUESC, gleicht ihn mit SAP-Eingängen und -Ausgängen ab, reicht Eingangsmeldungen für übereinstimmende Lieferungen ein und legt Abweichungen sowie fristnahe Dokumente als Fälle mit Tagezähler und Daten beider Systeme vor.
Im modellierten Fall wartet kein Dokument länger als einen Tag nach dem Eingang auf seine Meldung, die Exponierung ist eine Zahl auf einem Board, und die zwei Steuerleute arbeiten an Ausnahmen statt am Listenlesen. Modellzahlen, nicht die Bücher eines Kunden.
Vorgeschlagene Lösung
Wir beginnen mit der Beförderungskarte: welche Dokumenttypen bei Ihnen fahren, mit wem, mit welchen Fristen, und was „ein übereinstimmender Eingang“ praktisch heißt (Mengentoleranzen, natürlicher Schwund je Produkt). Diese Karte, aufgeschrieben mit Ihrem Steuerverantwortlichen, wird zur Regel des Automaten und hat Versionen.
Im Stundenzyklus holt der Roboter den Stand der offenen Dokumente von PUESC und legt sie neben die ERP-Eingänge und -Ausgänge. Wo Mengen und Daten in der Toleranz übereinstimmen, reicht er die Eingangsmeldung ein und vermerkt den Abschluss im Nebenbuch. Ein Dokument ohne Deckung, eine Differenz über der Toleranz oder eine Frist näher als die Warnschwelle werden ein Fall in Microsoft Teams mit Daten beider Systeme und Tagezähler.
Der Mensch entscheidet jede Meldung mit Vorbehalt und jeden Streitfall; der Roboter sorgt dafür, dass die Entscheidung vor der Frist fällt, mit leiser, aber wirksamer Eskalation. Das Expositions-Board zeigt offene Dokumente nach Alter, Frist und Betrag der ausgesetzten Steuer, die Frage „wie viel hängt“ hat also jederzeit eine Antwort.
UiPath Orchestrator: zyklische Läufe, Dokumenten-Warteschlange, Wiederholungen und Audit-Trail; UiPath-Integration-Service-Konnektoren für Microsoft Teams und Outlook 365; Fälle des UiPath Action Center; ein Microsoft-Power-BI-Board im Teams-Kanal
Die Übereinstimmungsregel mit Toleranzen je Produkt, den Dokument-Ereignis-Abgleich, automatische Eingangsmeldungen für übereinstimmende Lieferungen, Fälle mit Tagezähler und das Expositions-Board mit dem Steuerbetrag
Den EMCS-Austausch über die PUESC-Webdienste nach veröffentlichter Spezifikation oder über Ihr vorhandenes Verbrauchsteuer-Tool; Eingänge, Ausgänge und Bücher aus SAP über dokumentierte Schnittstellen
So läuft der automatisierte Prozess
- AutomatisierungStündlich holt der Roboter den Stand offener e-AD und e-DD von PUESC
- AutomatisierungJedes Dokument wird nach der Regel mit Toleranzen einem ERP-Eingang oder -Ausgang zugeordnet
- AutomatisierungFür übereinstimmende Lieferungen reicht der Roboter die Eingangsmeldung ein und vermerkt den Abschluss
- MenschEine Differenz über der Toleranz geht als Fall mit Daten beider Systeme an die Steuerabteilung; eine Meldung mit Vorbehalt gibt ein Mensch frei
- SystemFristnahe Dokumente erhöhen die Priorität und eskalieren, bis jemand entscheidet
- MenschDas Expositions-Board zeigt offene Dokumente nach Alter, Frist und ausgesetztem Steuerbetrag
Zusammenspiel von Mensch und Automatisierung
Die Automatisierung übernimmt
- Die zyklische EMCS-Überwachung und den Abgleich der Dokumente mit ERP-Ereignissen
- Eingangsmeldungen für in der Toleranz übereinstimmende Lieferungen und die Abschlussvermerke
- Fristzähler, Eskalationen und das Expositions-Board mit dem Steuerbetrag
Menschen entscheiden
- Toleranzen und Übereinstimmungsregel je Produkt sowie jede ihrer Änderungen
- Jede Meldung mit Vorbehalt und jeden Streitfall mit einem Kontrahenten
- Behördenkontakte und Entscheidungen in Situationen, die die Regel nicht vorsieht
Vorher und nachher
Systeme und Integrationen
Der Stack ist bewusst kurz: ein Motor, eine Ausführungsschicht, ein Ort, an dem ein Mensch entscheidet.
Eingänge
- offene e-AD und e-DD von PUESC
- Eingänge und Ausgänge im ERP
- die Übereinstimmungsregel mit Toleranzen je Produkt
- Verbrauchsteuerbücher
Automatisierungsschicht
- UiPath Orchestrator
- UiPath Robots
- UiPath Integration Service
- UiPath Action Center
Zielsysteme
- Eingangsmeldungen im EMCS
- Abweichungsfälle in Microsoft Teams
- das Expositions-Board mit ausgesetzter Steuer
Berührungspunkte mit Menschen: Fälle des UiPath Action Center in Microsoft Teams; das Expositions-Board als Teams-Registerkarte; Toleranz-Review mit der Steuerabteilung je Quartal
Eingesetzte Technologien
Stundenzyklus, Dokumenten-Warteschlange, Wiederholungen, Passwortspeicher, Audit
AFälle, Eskalationen und Kontrahentenkorrespondenz bei Abweichungen
AFreigaben von Meldungen mit Vorbehalt dort, wo das Steuerteam arbeitet
Adas Expositions-Board: Dokumente nach Alter, Frist und Steuerbetrag
Ader dokumentierte Webdienstkanal zum Beförderungssystem: bidirektionales XML nach veröffentlichter Spezifikation, mit Testumgebung
BSo setzen wir das um
Von der Beschreibung zum laufenden Prozess
Diese Lösung setzen wir im Rahmen unserer Prozessautomatisierung um: Zuerst messen wir den Prozess mit Unternehmensdaten, dann bauen, testen und betreuen wir die Roboter. Die SAP-Integration übernimmt unser SAP-Team.
Branche
Fallstudien
Umgesetzte Kundenprojekte finden Sie unter Case Studies.
Illustratives Wirtschaftlichkeitsmodell
Zahlen, die Sie mit eigenen Daten prüfen können.
Die Rechnung umfasst nur Zeit, denn das ist die einzige ehrlich summierbare Position. Der wahre Einsatz steht in der Zeile, die hier fehlt: der Differenz zwischen einer fristgerechten Meldung mit Vorbehalt und derselben Meldung nach der Frist. 28 € pro Stunde sind beispielhafte volle Arbeitsplatzkosten; das Volumen gehört zum Szenario.
Rechnen Sie mit Ihren Zahlen
Eine illustrative Schätzung auf Basis Ihrer Eingaben. Modelliert wird freigesetzte Kapazität, keine versprochene Einsparung.
Geschäftlicher Nutzen
- Eingangsmeldungen für stimmige Lieferungen dauern Stunden, nicht Tage, und hängen nicht davon ab, wer Zeit hat
- Abweichungen kommen sofort mit den Daten beider Systeme, Entscheidungen fallen, bevor die Frist drückt
- Die Verbrauchsteuer-Exponierung ist eine Zahl auf einem Board, keine Überraschung im Schreiben
- Die Nebenbücher stimmen mit dem EMCS überein, weil Abschlüsse im Moment der Meldung geschrieben werden
- Das Steuerteam arbeitet an Ausnahmen, sein Wissen fließt in Toleranzen und Fälle, nicht ins Listenlesen
Aus Sicht der Geschäftsführung
- Das Steuerrisiko der Beförderungen hängt nicht mehr an einer Tabelle und dem Gedächtnis zweier Personen
- Jedes Dokument hat eine Historie: Abgleich, Meldung, Vorbehalte, Entscheidungen und Namen
- „Wie viel Steuer hängt in offenen Dokumenten“ hat jederzeit eine Antwort, nicht einmal pro Krise
KPIs für die Geschäftsführung
fristgerecht geschlossene Dokumente · Medianstunden vom Eingang bis zur Eingangsmeldung · ausgesetzte Steuer in über der Schwelle offenen Dokumenten · Meldungen mit Vorbehalt und deren Ausgang · über 3 Tage offene Abweichungsfälle
Sicherheit und Governance
Die Automatisierung hat genau die Berechtigungen, die sie braucht. Keine einzige mehr.
- Der PUESC-Austausch läuft über dokumentierte Webdienste, mit eigener technischer Identität und vollem Protokoll aller Nachrichten in beide Richtungen
- Der Roboter bucht nichts im ERP; er liest Ereignisse und führt ein Abschluss-Nebenbuch, Meldungen mit Vorbehalt gibt immer ein Mensch frei
- Übereinstimmungsregel und Toleranzen sind versioniert; jede Meldung protokolliert die entscheidende Version
- Personendaten beschränken sich auf die von den Beförderungsdokumenten geforderten Felder; das Board arbeitet mit Dokumentnummern
- Fälle und Boards bleiben in Ihrem Microsoft-365-Tenant, die Roboter laufen in der EU-Region der UiPath Automation Cloud
Warum jetzt
Das EMCS ist seinem Wesen nach ein Fristensystem: die ganze Konstruktion der Steueraussetzung beruht auf dem Schließen von Dokumenten in Zeitfenstern. Ein manueller Prozess spielt gegen die Konstruktion.
Die staatliche Seite ist gut dokumentiert: PUESC veröffentlicht Webdienst-Spezifikationen und stellt eine Testumgebung bereit. Die Integration ist Bauen nach Anleitung, kein Entdecken.
Die Beförderungsvolumina wachsen mit jedem neuen befreiten Abnehmer, und jeder neue Abnehmer heißt neue e-DD und neue Fristen. Eine Tabelle skaliert linear in den Kosten und exponentiell im Risiko.
Relevante Führungsrollen
Der Betrag ausgesetzter Steuer in offenen Dokumenten wird eine gesteuerte Zahl statt einer Entdeckung
Eingangsmeldungen konkurrieren nicht mehr mit dem Betrieb; es bleiben Entscheidungen, die wirklich einen Menschen brauchen
Statt eine Liste zu hüten, hütet er Regeln und Ausnahmen, mit Historie jeder Entscheidung
Häufige Fragen und Einwände
Soll es: dann bauen wir das Senden nicht neu. Die Lücken liegen meist um das Tool herum: niemand legt Dokumente neben die ERP-Eingänge, niemand zählt die Exponierung, niemand eskaliert Fristen. Die Automatisierung schließt diesen Kreis, das vorhandene Tool bleibt der Kanal.
Und soll er nicht. Der Roboter löst nur das in der Toleranz Übereinstimmende, also die Langeweile; eine Abweichung erhält die vollen Daten beider Systeme und wartet auf den Menschen. Es ändert sich nicht, wer entscheidet, sondern wie lange es dauert, ihm die Grundlagen zu liefern.
Vernünftig. Deshalb ist der Umfang des Automaten schmal und aufgeschrieben: eine Eingangsmeldung für eine Lieferung, die in einer von Ihnen als Regel freigegebenen Toleranz übereinstimmt. Alles andere, Vorbehalte, Streitfälle, Ausnahmen, läuft über einen Menschen, und jede Nachricht hat ein volles Protokoll.
Wann diese Lösung nicht passt
- Ein Dutzend Beförderungen im Monat: Disziplin und Kalender genügen, die Integration rechnet sich nicht
- Handel ausschließlich mit versteuerter Ware, ohne Lager, Aussetzungen und Befreiungen: der Prozess kommt nicht vor
- Keine Zustimmung zu irgendwelchen Toleranzen: muss jede Mengendifferenz ein Handfall sein, schließt der Automat nur perfekte Lieferungen, und der Wert bricht ein
Eine Frage für die nächste Sitzung
Wie hoch ist heute der Betrag ausgesetzter Steuer in unseren offenen Beförderungsdokumenten, und nach wie vielen Tagen erführen wir von einem steckengebliebenen Dokument?
Vorgehen bei der Umsetzung
Der Umfang ohne Unklarheiten, noch vor der Unterschrift.
Wir liefern
- Die Beförderungskarte und die Übereinstimmungsregel mit Toleranzen, aufgeschrieben mit dem Steuerteam
- Die zyklische EMCS-Überwachung mit Abgleich zu ERP-Ereignissen
- Automatische Eingangsmeldungen für stimmige Lieferungen und Zählerfälle für den Rest
- Das Expositions-Board mit ausgesetzter Steuer nach Dokumentalter und Frist
- Einen Parallellauf über einen Beförderungsmonat und Betreuung nach dem Go-live
Wir brauchen von Ihnen
- Drei Monate Beförderungshistorie von PUESC und die zugehörigen ERP-Eingänge und -Ausgänge
- Den Verbrauchsteuer-Verantwortlichen als Eigentümer von Regel und Toleranzen
- Zugang zur PUESC-Testumgebung und ein technisches Konto fürs ERP
Etappen
Analyse
Ein Beförderungsmonat, Dokument für Dokument rekonstruiert: Typen, Fristen, Abweichungen, Abschlusszeiten
Regeln
Toleranzen je Produkt und Grundsätze für Meldungen mit Vorbehalt, freigegeben von der Steuerabteilung
Bau
PUESC-Austausch, ERP-Abgleich, Meldungen, Fälle und das Expositions-Board
Parallellauf
Der Roboter gleicht ab und bereitet vor, Menschen reichen wie bisher ein; Unterschiede Dokument für Dokument geklärt
Go-live
Automatische Meldungen für stimmige Lieferungen, erst ein Strom, dann alle
Der Aufwand hängt davon ab, ob Sie die PUESC-Webdienste direkt oder über ein vorhandenes Tool nutzen, und von der Sauberkeit der Eingangsdaten im ERP.
Das Dokument vom Fünfzehnten blieb ohne Meldung stecken. Am Dreiundzwanzigsten bemerkte es die Behörde, nicht wir.
Senden Sie uns die Liste offener Beförderungen der letzten drei Monate und die zugehörigen Eingänge. Wir schicken eine Analyse zurück: was automatisch geschlossen worden wäre, welche Abweichungen auf Ihre Entscheidung gewartet hätten und wie das Expositions-Board aussähe.
Zeigen Sie uns Ihre offenen DokumenteDer Nachbarprozess hat meist dasselbe Problem
Der Zwanzigste des Monats hört auf, der Paniktag des Konzessionsreferats zu sein.
Lösung ansehen Recht & CompliancePflichtvorräte berechnet, die Meldung wartet auf die UnterschriftDer Vorratsstand täglich gerechnet statt aus Tabellen rekonstruiert.
Lösung ansehen Supply ChainÜberwachte Transporte gemeldet, bevor der Lkw fährtDie Referenznummer erreicht den Fahrer zusammen mit der Ladungszuteilung.
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