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Lösung · Recht & ComplianceDer Zwanzigste des Monats hört auf, der Paniktag des Konzessionsreferats zu sein
Konzessionsberichte fertig vor der Frist
Ein Roboter führt den Kalender der Konzessionspflichten, aggregiert nach dem Monatsabschluss die ERP-Volumina in das Berichtslayout, prüft sie gegen die Historie und übergibt dem Menschen das komplette Paket zur Freigabe, mit Tagen Reserve, nicht Stunden.
Kurzfassung für die Geschäftsführung
Ein Inhaber einer Kraftstoffkonzession reicht wiederkehrende Berichte über seinen Handel ein. Die Daten liegen im ERP, aber in anderen Schnitten als das Formular, also klebt sie jemand monatlich von Hand zusammen.
Der Pflichtenkalender, die Aggregation der Volumina ins Formularlayout und die Abweichungsprüfung gegen die Historie laufen nach dem Abschluss automatisch.
Das Berichtswesen hört auf, ein Wettlauf gegen die Frist zu sein. Der Mensch gibt ein vorbereitetes Paket frei, und Abweichungen werden vor der Einreichung geklärt, nicht nach dem Schreiben der Behörde.
Handelsvolumina im ERP; das Register der Pflichten und Fristen; Berichtspakete zur Freigabe in Microsoft Teams
Geschäftsproblem
Das Formular gegen das ERP
Eine Konzession für den Handel mit flüssigen Kraftstoffen hat ihren festen laufenden Preis: wiederkehrende Berichte an den Regulierer. Berichte über Arten und Mengen der Kraftstoffe, aufgeschlüsselt nach CN-Codes, Richtungen und Kontrahenten, werden monatlich und jährlich eingereicht, mit Fristen in Tagen ab Periodenschluss.
Die Schwierigkeit liegt nicht im Formular, sondern in den Schnitten. Das ERP kennt Verkäufe nach Materialnummern und Kunden; das Formular will Volumina nach CN-Codes und Tätigkeitsarten. Jemand muss das eine monatlich in das andere übersetzen, und das Mapping der Materialien auf Codes lebt in einer Tabelle, deren aktuelle Version eine Person kennt.
Die Fristen fallen mit dem Monatsabschluss zusammen, also mit der Zeit, in der die Buchhaltung ohnehin an der Kapazitätsgrenze arbeitet. Der Bericht entsteht also in Eile, mit dem Auge validiert, und geht fünf vor zwölf raus. Den Fehler findet nicht der Autor, sondern die Behörde, per Korrekturaufforderung.
Das Risiko steht in keinem Verhältnis zum Aufwand: Verspätungen und Fehler in der Konzessionsberichterstattung sind strafbewehrt und öffnen im Extremfall die Diskussion über die Konzession selbst. Das Unternehmen setzt das Fundament seines Geschäfts auf eine Handtätigkeit in der schlimmsten Woche des Monats.
Wie es heute läuft
So sieht die Arbeit aus, bevor irgendetwas automatisiert wird.
- MenschNach dem Abschluss exportiert jemand Kraftstoffverkäufe und -einkäufe aus dem ERP in eine Tabelle
- MenschMaterialnummern werden von Hand auf CN-Codes gemappt, nach einer Tabelle, die eine Person kennt
- FehlerrisikoRechnungskorrekturen aus Vorperioden fließen in die Volumina ein, oder nicht, je nachdem, wer rechnet
- WartezeitDer Bericht wartet auf eine freie Stunde zwischen den Abschlussaufgaben
- FehlerrisikoDie Validierung ist visuell: niemand vergleicht die Volumina systematisch mit den Vorperioden
- FehlerrisikoEinreichung fünf vor zwölf; der Fehler zeigt sich mit dem Behördenschreiben oder bei der Prüfung
Warum der heutige Prozess mehr kostet, als es scheint
Die Rechnung, die in keinem Budget auftaucht.
- Die Stunden zählen doppelt, weil sie in den Monatsabschluss fallen: jede Stunde am Bericht fehlt bei Abstimmungen, für die auch keine Zeit ist.
- Das Wissen um das Mapping auf CN-Codes wohnt in einem Kopf und einer Tabelle. Der Urlaub dieser Person ist ein regulatorisches Risiko, was genau deshalb absurd klingt, weil es stimmt.
- Eine Volumenabweichung, die eine interne Frage sein sollte („warum hat der März 40 % mehr Diesel?“), wird zur Frage der Behörde, und dann kostet die Antwort ein Vielfaches.
- Jede Änderung der Vorschriften oder des Formulars heißt, den Prozess neu zu lernen, denn er ist nirgends aufgeschrieben; er ist eine Gewohnheit.
Kosten des Nichtstuns
Die ersten zwei Zeilen sind sichere, zählbare Kosten. Die dritte hat absichtlich keinen Betrag: Sanktionen im Konzessionsberichtswesen folgen aus Gesetz und Behördenentscheidungen, und ihre Spannweite ist so groß, dass jede Zahl auf einer Seite entweder Panikmache oder Verharmlosung wäre. Es genügt zu wissen, dass es sie gibt und dass sie auch Verspätungen betreffen.
Die eigentliche Asymmetrie liegt woanders: es richtig zu machen kostet wenig und einmal, während die Exponierung zyklisch und unbefristet ist, denn Berichte sind jede Periode fällig, solange die Konzession besteht.
Eine Modellorganisation mit realistischen Proportionen – die Zahlen dienen dazu, dieselbe Rechnung mit Ihren Daten zu machen; sie sind kein Kundenergebnis.
Eine Kraftstoffhandelsgesellschaft mit Handelskonzession: Großhandel mit Diesel und Benzin an Flotten- und Agrarkunden, eigenes Lager, SAP als ERP, Microsoft 365, eine Person verantwortlich für Konzessionen samt Transportlizenzen.
Mehr als ein Dutzend Berichtspflichten pro Jahr gegenüber Regulierer und verwandten Institutionen; Volumina um 60 Mio. Liter jährlich in Dutzenden Schnitten aus CN-Codes und Richtungen.
Nach jedem Abschluss: SAP-Exporte, Tabellen-Mapping, manuelles Eintragen in Formulare und Einreichung; alles an einem Schreibtisch, in der Abschlusswoche.
Etwa zwei Arbeitstage im Monat in der am stärksten belasteten Woche, null automatische Validierung und volle Abhängigkeit von der Anwesenheit einer Person.
Der Roboter aggregiert nach dem Abschluss die Volumina nach dem versionierten CN-Mapping, vergleicht jeden Schnitt mit Historie und Saisonmedian, baut das Berichtspaket und stellt es mit der Liste zu klärender Abweichungen in Teams zur Freigabe.
Im modellierten Fall ist der Bericht drei Tage nach dem Abschluss freigabebereit statt drei Stunden vor der Frist; Abweichungen werden intern geklärt, bevor jemand von außen fragt. Modellzahlen, nicht die Bücher eines Kunden.
Vorgeschlagene Lösung
Das Fundament ist kein Roboter, sondern zwei aufgeschriebene Dinge: das Pflichtenregister (was, an wen, bis wann, in welchem Layout) und das versionierte Mapping der Materialnummern auf CN-Codes und Tätigkeitsarten. Beide entstehen mit Ihrem Konzessionsverantwortlichen, beide haben Eigentümer und Änderungshistorie.
Nach dem Monatsabschluss holt der Roboter die Volumina aus dem ERP, wendet das Mapping an und baut den Bericht im geforderten Layout. Bevor irgendetwas einen Menschen erreicht, wird jeder Schnitt mit den Vorperioden verglichen: eine Abweichung über der Schwelle erhält ein Etikett und die Bitte um Erklärung. Erst der komplette Satz, Daten plus geklärte Abweichungen, geht in Microsoft Teams zur Freigabe.
Der Mensch gibt frei und reicht ein; der Roboter achtet auf die Einreichungsbestätigung, archiviert das Paket mit Mapping-Version und Quelldaten und erinnert an die nächsten Fristen aus dem Pflichtenkalender. Eine Änderung des Formulars oder des Rechts ist die Änderung eines Templates und eines Mappings an einer Stelle, nicht das Erlernen einer neuen Gewohnheit.
UiPath Orchestrator: Trigger nach dem Abschluss, Pflichten-Warteschlangen, Wiederholungen und Audit-Trail; UiPath-Integration-Service-Konnektoren für Microsoft Teams und Outlook 365; Freigaben des UiPath Action Center
Das Pflichtenregister mit Kalender, das versionierte CN-Mapping, die Volumenaggregation, die Abweichungskontrolle gegen die Historie, Berichtspakete mit Archivierung und eskalierende Erinnerungen
Verkaufs- und Einkaufsvolumina aus SAP über dokumentierte Schnittstellen (Tabellen, BAPIs oder Exporte); Berichtsformulare im von der Behörde geforderten Format; optional Rechnungskorrekturen aus FI
So läuft der automatisierte Prozess
- SystemDer Monatsabschluss im ERP startet den Berichtslauf für die Pflichten des Kalenders
- AutomatisierungDer Roboter aggregiert die Volumina nach dem versionierten CN-Mapping und baut den Bericht im Formularlayout
- AutomatisierungJeder Schnitt wird mit den Vorperioden verglichen; Abweichungen über der Schwelle werden etikettiert
- MenschDer Konzessionsverantwortliche klärt die Abweichungen und gibt das Paket in Microsoft Teams frei
- AutomatisierungDer Roboter achtet auf die Einreichungsbestätigung und archiviert das Paket mit Quelldaten und Mapping-Version
- MenschDer Kalender zeigt die nächsten Fristen; stockt eine Freigabe, eskaliert es zum Vorgesetzten
Zusammenspiel von Mensch und Automatisierung
Die Automatisierung übernimmt
- Den Pflichtenkalender, die Volumenaggregation und den Berichtsbau in den geforderten Layouts
- Den Vergleich jedes Schnitts mit der Historie und das Etikettieren von Abweichungen über der Schwelle
- Die Archivierung der Pakete mit voller Datenherkunft und die Überwachung der Einreichungsbestätigungen
Menschen entscheiden
- Das Mapping der Materialien auf CN-Codes und jede seiner Änderungen
- Die Abweichungserklärungen und die Freigabeentscheidung für jedes Paket
- Den Kontakt mit dem Regulierer und Auslegungen in unklaren Fragen
Vorher und nachher
Systeme und Integrationen
Der Stack ist bewusst kurz: ein Motor, eine Ausführungsschicht, ein Ort, an dem ein Mensch entscheidet.
Eingänge
- Kraftstoffverkaufs- und -einkaufsvolumina im ERP
- das Register der Pflichten und Fristen
- das versionierte Material-zu-CN-Mapping
- Rechnungskorrekturen aus Vorperioden
Automatisierungsschicht
- UiPath Orchestrator
- UiPath Robots
- UiPath Integration Service
- UiPath Action Center
Zielsysteme
- Berichtspakete in den Formularlayouts
- ein Archiv eingereichter Berichte mit Datenherkunft
- Freigaben und Erinnerungen in Microsoft Teams
Berührungspunkte mit Menschen: Freigaben des UiPath Action Center in Microsoft Teams; der Pflichtenkalender als Teams-Registerkarte; Mapping-Review nach jeder Rechtsänderung
Eingesetzte Technologien
Läufe nach dem Abschluss, Pflichten-Warteschlangen, Wiederholungen, Audit
APakete zur Freigabe, Erinnerungen und Eskalationen dort, wo Compliance arbeitet
ABerichtsfreigabe mit einem Klick, mit der Abweichungsliste in der Aufgabe
AVolumina und Korrekturen über dokumentierte Tabellen und Schnittstellen; der Roboter liest, bucht nichts
AUmfang und Fristen folgen aus dem polnischen Energierecht und Durchführungsakten; der Rechtsstand wird bei der Einführung und bei jeder Änderung geprüft
BSo setzen wir das um
Von der Beschreibung zum laufenden Prozess
Diese Lösung setzen wir im Rahmen unserer Prozessautomatisierung um: Zuerst messen wir den Prozess mit Unternehmensdaten, dann bauen, testen und betreuen wir die Roboter. Die SAP-Integration übernimmt unser SAP-Team.
Branche
Fallstudien
Umgesetzte Kundenprojekte finden Sie unter Case Studies.
Illustratives Wirtschaftlichkeitsmodell
Zahlen, die Sie mit eigenen Daten prüfen können.
Die Rechnung enthält absichtlich keine Strafen, denn deren Höhe folgt aus Vorschriften und Entscheidungen, die diese Seite nicht bepreist. Sie enthält die sicheren Kosten: Zeit in der schlimmsten Woche des Monats und Korrekturen. Der wahre Einsatz dieses Prozesses sind nicht achttausend Euro, sondern der Fortbestand der Konzession, auf der der gesamte Umsatz steht.
Rechnen Sie mit Ihren Zahlen
Eine illustrative Schätzung auf Basis Ihrer Eingaben. Modelliert wird freigesetzte Kapazität, keine versprochene Einsparung.
Geschäftlicher Nutzen
- Berichte sind mit Tagen Reserve fertig, außerhalb der Spitzenwoche des Abschlusses
- Das CN-Mapping ist kein Stammeswissen mehr: es hat Eigentümer, Versionen und Historie
- Volumenabweichungen werden intern vor der Einreichung geklärt, nicht im Schriftwechsel mit der Behörde
- Jeder eingereichte Bericht hat ein Archiv mit Quelldaten, eine Prüfung ist ein Ausdruck, keine Ermittlung
- Die Abwesenheit einer Person ist kein regulatorisches Risiko mehr
Aus Sicht der Geschäftsführung
- Das Fundament des Umsatzes, die Konzession, hängt nicht mehr an einer Handtätigkeit unter Druck
- Die Geschäftsführung sieht alle Pflichten und Status im Kalender, bevor sie dringend werden
- Die Berichtshistorie mit Datenherkunft ist die fertige Antwort auf jede Prüfung
KPIs für die Geschäftsführung
vor der Frist eingereichte Berichte · Puffertage zwischen Fertigstellung und Frist · vor der Einreichung geklärte Abweichungen · Korrekturen nach Behördenschreiben · Pflichten ohne zugewiesenen Eigentümer
Sicherheit und Governance
Die Automatisierung hat genau die Berechtigungen, die sie braucht. Keine einzige mehr.
- Der Roboter liest das ERP mit einem technischen Konto minimaler Rechte und ändert dort nichts; eingereicht wird von einem Menschen oder vom Roboter mit Wissen und Freigabe eines Menschen
- Jedes Paket archiviert Quelldaten, Mapping-Version und Freigebenden, jede Berichtszeile hat eine Herkunft
- CN-Mapping und Pflichtenregister sind versioniert; Änderungen erfordern den Konzessionsverantwortlichen
- Personendaten kommen praktisch nicht vor; berichtet werden Volumina und Kontrahenten im von den Formularen geforderten Umfang
- Pakete und Archive bleiben in Ihrem Microsoft-365-Tenant, die Roboter laufen in der EU-Region der UiPath Automation Cloud
Warum jetzt
Die Berichtspflichten im Kraftstoffsektor schrumpfen nicht; die jüngere Geschichte besteht aus zusätzlichen Pflichten und einem immer kürzeren Weg vom Verstoß zur Sanktion. Ein manueller Prozess skaliert nur in eine Richtung: schlechter.
Die Daten liegen seit Jahren im ERP, die Formulare haben stabile Layouts. Das ist Automatisierung mit geringem technischem Risiko und sofortigem Effekt: die erste automatisierte Periode schlägt die letzte manuelle.
Die Kosten des Nichtstuns sind asymmetrisch: die Ersparnis durch Verzicht ist einmalig und klein, die Exponierung gegenüber Strafen und einer Konzessionsdiskussion zyklisch und unbefristet.
Relevante Führungsrollen
Der Fortbestand der Konzession hängt nicht mehr an der Gewohnheit einer Person in der schlimmsten Woche des Monats
Das Berichtswesen verlässt den kritischen Pfad des Abschlusses, und Korrekturen kommen nicht mehr zurück
Statt Exporte zu kleben, gibt er ein fertiges Paket frei und klärt Abweichungen, solange sie intern sind
Häufige Fragen und Einwände
Das Layout ändert sich, die Substanz seltener: Volumina in Schnitten. Deshalb sind Formulartemplate und Mapping Konfiguration, nicht Code: eine Rechtsänderung ist eine Tabellenänderung mit neuer Version und Geltungsdatum, und die alten Versionen bleiben für Erklärungen Jahre zurück.
Genau deshalb. Diese zwei Tage fallen in die Woche, in der das Unternehmen die Bücher schließt, und fehlen bei Aufgaben, die sonst niemand übernimmt. Die Automatisierung ersetzt diese Person nicht; sie gibt ihr die Rolle zurück, in der sie unersetzlich ist: Abweichungen erklären und mit dem Regulierer sprechen.
Zu Recht: standardmäßig bereitet der Roboter vor, und ein Mensch reicht ein. Die automatische Einreichung ist eine Option für später, für Pflichten mit stabilisiertem Ablauf, immer mit Freigabe vor dem Versand.
Wann diese Lösung nicht passt
- Eine einfache Pflicht pro Jahr bei stabilem Volumen: Kalender und Vorlage genügen
- Ein ERP ohne verlässliche Volumina je Material: erst Ordnung in den Stammdaten, dann Berichtswesen
- Die Erwartung von Rechtsberatung: die Automatisierung ordnet Prozess und Daten, die Auslegung des Rechts bleibt bei Ihren Juristen
Eine Frage für die nächste Sitzung
Welche unserer Berichtspflichten haben einen aufgeschriebenen Prozess und einen ersetzbaren Bearbeiter, und welche existieren nur als Gewohnheit einer Person?
Vorgehen bei der Umsetzung
Der Umfang ohne Unklarheiten, noch vor der Unterschrift.
Wir liefern
- Das Pflichtenregister mit Kalender, Eigentümern und Eskalationen
- Ein versioniertes Material-zu-CN-Mapping, aufgeschrieben mit Ihrem Spezialisten
- Den automatischen Berichtsbau mit Abweichungskontrolle gegen die Historie
- Freigaben in Microsoft Teams und ein Paketarchiv mit voller Datenherkunft
- Einen Parallellauf über zwei Berichtsperioden und Betreuung nach dem Go-live
Wir brauchen von Ihnen
- Die letzten vier eingereichten Berichte jedes Typs samt der Exporte, aus denen sie entstanden
- Den Konzessionsverantwortlichen als Eigentümer von Mapping und Abweichungen
- Lesezugriff auf die ERP-Volumina und auf die Formularvorlagen
Etappen
Analyse
Die letzten vier Perioden von den Daten bis zum Formular rekonstruiert: woher die Zahlen wirklich kommen und wo der Prozess schmerzt
Regeln
Pflichtenregister, CN-Mapping und Abweichungsschwellen, freigegeben von Compliance
Bau
Aggregation, Abweichungskontrolle, Pakete, Freigaben und Archiv
Parallellauf
Zwei Perioden parallel gerechnet, Roboter und Mensch, Unterschiede auf den Liter geklärt
Go-live
Umstellung auf den Automatikmodus mit Review nach dem ersten Quartal
Ein Quick Win. Der Aufwand hängt von der Zahl der Pflichten, der Sauberkeit der Materialdaten im ERP und davon ab, ob die Formulare elektronisch oder portalbasiert sind.
Die Behörde fragt nach einem März von vor zwei Jahren. Die Person, die jenen Bericht einreichte, ist seit einem Jahr weg.
Senden Sie uns einen beliebigen eingereichten Bericht und die Exporte, aus denen er entstand. Wir schicken denselben Bericht zurück, gebaut mit unserem Prozess, mit den Abweichungen, die wir zur Klärung markiert hätten, und der Herkunft jeder Zahl.
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