Start · Rozwiązania · Prawo i compliance · e-DD i e-AD zamykane w terminie, akcyza pod kontrolą
Rozwiązanie · Prawo i complianceŻaden elektroniczny dokument dostawy nie czeka na raport odbioru do ostatniego dnia
e-DD i e-AD zamykane w terminie, akcyza pod kontrolą
Robot monitoruje otwarte dokumenty przemieszczeń w systemie EMCS przez PUESC, dopasowuje je do przyjęć w ERP, składa raporty odbioru tam, gdzie wszystko się zgadza, a rozbieżności i zbliżające się terminy wystawia ludziom z licznikiem dni.
Streszczenie dla zarządu
Przemieszczenia w zawieszonej akcyzie i przy zwolnieniach jadą na dokumentach e-AD i e-DD z twardymi terminami na raporty odbioru. Pilnuje ich arkusz prowadzony obok pracy właściwej.
Robot zestawia otwarte dokumenty z PUESC z przyjęciami w ERP i składa raporty odbioru dla dostaw zgodnych; człowiek widzi tylko rozbieżności i terminy.
Dokument bez pokrycia w przyjęciu, różnica ilości albo zbliżający się termin to sprawa z licznikiem dni, a nie odkrycie przy wezwaniu z urzędu.
PUESC/EMCS PL2; przyjęcia i ewidencje w ERP; sprawy i licznik terminów w Microsoft Teams
Problem biznesowy
Terminy, które nie negocjują
Wyroby akcyzowe przemieszczają się na dokumentach elektronicznych: e-AD w procedurze zawieszonej akcyzy i e-DD dla dostaw objętych zwolnieniem lub zerową stawką. System EMCS, w Polsce dostępny przez PUESC, nadaje każdemu przemieszczeniu numer i terminy: na dostarczenie oraz na raport odbioru po dostawie. To nie są terminy porządkowe; ich przekroczenie uruchamia pytania o los wyrobu, a w złym scenariuszu obowiązek zapłaty akcyzy od towaru, który normalnie jechałby bez niej.
W codzienności składu podatkowego te dokumenty konkurują o uwagę z całą resztą: przyjęciami, wydaniami, ewidencjami. Ktoś prowadzi listę otwartych przemieszczeń w arkuszu, ktoś sprawdza PUESC „przy okazji”, a raporty odbioru składa się seriami, gdy uzbiera się kilka. System działa, dopóki wolumen jest mały i nikt nie choruje.
Rozbieżności są osobnym problemem: przyjęcie w ERP na 29 850 litrów wobec dokumentu na 30 000 wymaga raportu z zastrzeżeniem, a decyzja, czy różnica to ubytek naturalny, czy sprawa, potrzebuje danych z dwóch systemów naraz. Robiona ręcznie, bywa odkładana, a odkładanie zjada termin.
Najgorsze jest to, że ekspozycja jest niewidoczna z zewnątrz procesu: dopóki nikt nie policzy otwartych dokumentów według wieku i terminu, spółka nie wie, na ile akcyzy „na ryzyku” właśnie siedzi. Ta liczba istnieje w EMCS, tylko nikt na nią nie patrzy codziennie.
Jak to wygląda dzisiaj
Poniżej to, jak wygląda praca, zanim cokolwiek zostanie zautomatyzowane.
- CzłowiekKtoś loguje się na PUESC i przegląda otwarte przemieszczenia, gdy znajdzie chwilę
- CzłowiekLista otwartych dokumentów żyje w arkuszu, aktualizowanym ręcznie po każdej sesji
- Ryzyko błęduPrzyjęcia w ERP i dokumenty w EMCS nikt nie zestawia systematycznie, więc rozbieżności czekają
- OczekiwanieRaporty odbioru składa się seriami, a dokument bez raportu zjada swój termin po cichu
- Ryzyko błęduRóżnica ilości wymaga decyzji z danymi z dwóch systemów; odkładana, dojrzewa do problemu
- Ryzyko błęduO przekroczonym terminie spółka dowiaduje się z wezwania, nie z własnego raportu
Dlaczego obecny proces kosztuje więcej, niż widać
Rachunek, którego nie widać w budżecie.
- Akcyza „na ryzyku” w otwartych dokumentach to realna, policzalna kwota, której dziś nikt nie liczy, więc zarząd dowiaduje się o niej w najgorszym możliwym trybie: przy problemie.
- Raport odbioru z zastrzeżeniem złożony w terminie to formalność; ten sam raport po terminie to korespondencja, wyjaśnienia i ciężar dowodu po stronie spółki.
- Osoba prowadząca arkusz jest pojedynczym punktem awarii procesu, który ma konsekwencje podatkowe; jej urlop to nie kwestia organizacji, lecz ekspozycji.
- Czas na ręczne przeglądanie PUESC i klejenie arkusza jest stały i codzienny, a nie robi niczego poza kompensowaniem braku integracji.
Koszt zaniechania
Środkowy wiersz nie jest kosztem, lecz ekspozycją: kwotą akcyzy zawieszonej w dokumentach, które czekają na zamknięcie dłużej, niż powinny. Nie płaci się jej co roku; wisi nad każdym tygodniem, w którym proces kuleje. Model pokazuje rząd wielkości dla scenariusza; Państwa liczba stoi w EMCS i da się ją policzyć dziś.
Trzeci wiersz celowo bez kwoty: skutki przekroczeń terminów w akcyzie zależą od okoliczności i przepisów, których ta strona nie interpretuje. Wystarczy, że są asymetryczne wobec kosztu pilnowania terminów automatem.
Przykładowa organizacja o realnych proporcjach – liczby służą do policzenia sprawy na Państwa danych, nie są wynikiem klienta.
Skład podatkowy przy bazie paliw: przyjęcia w zawieszonej akcyzie z rafinerii i z importu, wydania do klientów ze zwolnieniami na e-DD, SAP jako ERP z ewidencjami akcyzowymi, Microsoft 365, dwie osoby prowadzące obsługę akcyzy.
420 przemieszczeń miesięcznie: około 300 przychodzących e-AD, 120 wychodzących e-DD, w tym stali odbiorcy zwolnieni i sezonowe szczyty.
Codzienne sesje na PUESC, arkusz otwartych dokumentów, raporty odbioru seriami co dwa-trzy dni, rozbieżności wyjaśniane mailami z magazynem.
Około 70 godzin miesięcznie na monitoring i raporty; brak jednego widoku ekspozycji; dwa przemieszczenia w ostatnim roku zamknięte po terminie, oba wykryte przez urząd, nie przez spółkę.
Robot cyklicznie pobiera stan dokumentów z PUESC, dopasowuje je do przyjęć i wydań w SAP, składa raporty odbioru dla zgodnych dostaw, a rozbieżności i dokumenty zbliżające się do terminu wystawia jako sprawy z licznikiem dni i kompletem danych z obu systemów.
W modelowanym przypadku żaden dokument nie czeka na raport dłużej niż dobę od przyjęcia, ekspozycja jest liczbą na tablicy, a dwie osoby z akcyzy zajmują się wyjątkami, nie przeglądaniem list. To liczby z modelu, nie z niczyich rejestrów.
Proponowane rozwiązanie
Zaczynamy od mapy przemieszczeń: jakie typy dokumentów jeżdżą u Państwa, z kim, z jakimi terminami i co w praktyce oznacza „zgodne przyjęcie” (tolerancje ilości, ubytki naturalne per produkt). Ta mapa, spisana z osobą odpowiedzialną za akcyzę, staje się regułą automatu i ma wersje.
Robot w cyklu godzinowym pobiera stan otwartych dokumentów z PUESC i zestawia je z przyjęciami oraz wydaniami w ERP. Tam, gdzie ilości i dane zgadzają się w tolerancji, składa raport odbioru i odnotowuje zamknięcie w ewidencji pomocniczej. Dokument bez pokrycia, różnica ponad tolerancję albo termin bliższy niż próg ostrzegawczy stają się sprawą w Microsoft Teams z danymi z obu systemów i licznikiem dni.
Człowiek decyduje o każdym raporcie z zastrzeżeniem i o każdej sprawie spornej; robot pilnuje, żeby decyzja zapadła przed terminem, eskalując po cichu, ale skutecznie. Tablica ekspozycji pokazuje otwarte dokumenty według wieku, terminu i kwoty zawieszonej akcyzy, więc pytanie „ile wisi” ma odpowiedź w każdej chwili.
UiPath Orchestrator: przebiegi cykliczne, kolejka dokumentów, ponowienia i ślad audytowy; konektory UiPath Integration Service do Microsoft Teams i Outlook 365; sprawy UiPath Action Center; tablica Microsoft Power BI na kanale Teams
Regułę zgodności z tolerancjami per produkt, dopasowanie dokumentów do przyjęć i wydań, automatyczne raporty odbioru dla zgodnych dostaw, sprawy z licznikiem dni oraz tablicę ekspozycji z kwotą zawieszonej akcyzy
Wymianę z EMCS przez usługi sieciowe PUESC zgodnie z opublikowaną specyfikacją albo przez narzędzie akcyzowe, którego Państwo już używają; przyjęcia, wydania i ewidencje z SAP przez udokumentowane interfejsy
Jak działa proces po automatyzacji
- AutomatyzacjaRobot co godzinę pobiera stan otwartych e-AD i e-DD z PUESC
- AutomatyzacjaKażdy dokument jest dopasowywany do przyjęcia lub wydania w ERP według reguły z tolerancjami
- AutomatyzacjaDla dostaw zgodnych robot składa raport odbioru i odnotowuje zamknięcie
- CzłowiekRóżnica ponad tolerancję trafia jako sprawa do akcyzy z danymi z obu systemów; raport z zastrzeżeniem zatwierdza człowiek
- SystemDokumenty zbliżające się do terminu podbijają priorytet i eskalują, dopóki ktoś nie podejmie decyzji
- CzłowiekTablica ekspozycji pokazuje otwarte dokumenty według wieku, terminu i kwoty zawieszonej akcyzy
Model współpracy człowieka z automatyzacją
Automatyzacja obsługuje
- Cykliczny monitoring EMCS i dopasowanie dokumentów do zdarzeń w ERP
- Raporty odbioru dla dostaw zgodnych w tolerancji i zapis zamknięć
- Liczniki terminów, eskalacje i tablicę ekspozycji z kwotą akcyzy
Człowiek decyduje
- Tolerancje i regułę zgodności per produkt oraz każdą ich zmianę
- Każdy raport z zastrzeżeniem i każdą sprawę sporną z kontrahentem
- Kontakty z urzędem i decyzje w sytuacjach nieprzewidzianych regułą
Przed i po
Systemy i integracje
Stos jest krótki celowo: jeden silnik, jedna warstwa wykonawcza, jedno miejsce decyzji człowieka.
Wejścia
- otwarte e-AD i e-DD z PUESC
- przyjęcia i wydania w ERP
- reguła zgodności z tolerancjami per produkt
- ewidencje akcyzowe
Warstwa automatyzacji
- UiPath Orchestrator
- UiPath Robots
- UiPath Integration Service
- UiPath Action Center
Systemy docelowe
- raporty odbioru w EMCS
- sprawy rozbieżności w Microsoft Teams
- tablica ekspozycji z kwotą zawieszonej akcyzy
Punkty styku z człowiekiem: sprawy UiPath Action Center w Microsoft Teams; tablica ekspozycji jako zakładka Teams; przegląd tolerancji z akcyzą raz na kwartał
Wykorzystane technologie
cykl godzinowy, kolejka dokumentów, ponowienia, magazyn poświadczeń, audyt
Asprawy, eskalacje i korespondencja z kontrahentami przy rozbieżnościach
Azatwierdzenia raportów z zastrzeżeniem tam, gdzie pracuje zespół akcyzy
Atablica ekspozycji: dokumenty według wieku, terminu i kwoty akcyzy
Audokumentowany kanał usług sieciowych do systemu przemieszczeń: dwukierunkowy XML zgodny z opublikowaną specyfikacją, ze środowiskiem testowym
BJak to wdrażamy
Od opisu do działającego procesu
To rozwiązanie wdrażamy w ramach usługi automatyzacji procesów: najpierw mierzymy proces na danych firmy, potem budujemy, testujemy i utrzymujemy roboty. Integrację z SAP prowadzi nasz zespół SAP.
Branże
Realizacje
Opisane wdrożenia u klientów są w dziale Case studies.
Ilustracyjny model ekonomiczny
Liczby, które mogą Państwo sprawdzić na własnych danych.
Rachunek obejmuje tylko czas, bo to jedyna pozycja, którą można uczciwie zsumować. Prawdziwa stawka jest w wierszu, którego tu nie ma: różnicy między raportem z zastrzeżeniem złożonym w terminie a tym samym raportem po terminie. 28 € za godzinę to przykładowy pełny koszt stanowiska; wolumen należy do scenariusza.
Policzmy to na Państwa danych
Szacunek ilustracyjny na podstawie Państwa danych. To model uwolnionej przepustowości, nie obietnica oszczędności.
Korzyści biznesowe
- Raporty odbioru dla zgodnych dostaw schodzą w godziny, nie w dni, i nie zależą od tego, kto ma czas
- Rozbieżności dostają dane z obu systemów od razu, więc decyzja zapada, zanim termin zacznie uwierać
- Ekspozycja akcyzowa jest liczbą na tablicy, a nie niespodzianką z wezwania
- Ewidencje pomocnicze uzgadniają się z EMCS, bo zamknięcia są zapisywane w chwili raportu
- Zespół akcyzy pracuje na wyjątkach, a jego wiedza idzie w tolerancje i sprawy, nie w przeglądanie list
Perspektywa zarządu
- Ryzyko podatkowe przemieszczeń przestaje zależeć od arkusza i pamięci dwóch osób
- Każdy dokument ma historię: dopasowanie, raport, zastrzeżenia, decyzje i nazwiska
- Pytanie „ile akcyzy wisi w otwartych dokumentach” ma odpowiedź w każdej chwili, nie raz na kryzys
Wpływ na KPI zarządu
dokumenty zamknięte w terminie · mediana godzin od przyjęcia do raportu odbioru · kwota zawieszonej akcyzy w dokumentach otwartych ponad próg · raporty z zastrzeżeniem i ich wynik · sprawy rozbieżności otwarte ponad 3 dni
Bezpieczeństwo i nadzór
Automat ma dokładnie te uprawnienia, których potrzebuje. Ani jednego więcej.
- Wymiana z PUESC idzie po udokumentowanych usługach sieciowych, z osobną tożsamością techniczną i pełnym zapisem komunikatów w obie strony
- Robot niczego nie księguje w ERP; czyta zdarzenia i prowadzi ewidencję pomocniczą zamknięć, a raporty z zastrzeżeniem zawsze zatwierdza człowiek
- Reguła zgodności i tolerancje są wersjonowane; każdy raport zapisuje wersję, która o nim zdecydowała
- Dane osobowe ograniczają się do pól wymaganych przez dokumenty przemieszczeń; tablica operuje numerami dokumentów
- Sprawy i tablice pozostają w Państwa dzierżawie Microsoft 365, a roboty pracują w regionie unijnym UiPath Automation Cloud
Dlaczego teraz
EMCS jest z natury systemem terminów: cała konstrukcja zawieszonej akcyzy opiera się na domykaniu dokumentów w oknach czasowych. Proces ręczny gra przeciwko konstrukcji systemu.
Strona państwowa jest dobrze udokumentowana: PUESC publikuje specyfikacje usług sieciowych i udostępnia środowisko testowe. Integracja jest budową według instrukcji, nie odkrywaniem.
Wolumeny przemieszczeń rosną z każdym nowym zwolnionym odbiorcą, a każdy nowy odbiorca to nowe e-DD i nowe terminy. Arkusz skaluje się liniowo w koszcie i wykładniczo w ryzyku.
Role zarządcze, których to dotyczy
Kwota zawieszonej akcyzy w otwartych dokumentach staje się zarządzaną liczbą, a nie odkryciem
Raporty odbioru przestają konkurować z pracą operacyjną; zostają decyzje, które naprawdę wymagają człowieka
Zamiast pilnować listy, pilnuje reguł i wyjątków, z historią każdej decyzji
Częste pytania i zastrzeżenia
I niech wysyła: wtedy nie budujemy wysyłki od nowa. Braki są zwykle wokół narzędzia: nikt nie zestawia dokumentów z przyjęciami w ERP, nikt nie liczy ekspozycji i nikt nie eskaluje terminów. Automatyzacja domyka ten obwód, a istniejące narzędzie zostaje kanałem.
I nie ma rozstrzygać. Robot rozstrzyga wyłącznie zgodne w tolerancji, czyli nudę; rozbieżność dostaje komplet danych z obu systemów i czeka na człowieka. Zmienia się nie to, kto decyduje, lecz to, ile trwa dostarczenie mu podstaw do decyzji.
Rozsądnie. Dlatego zakres automatu jest wąski i spisany: raport odbioru dla dostawy zgodnej w tolerancji, którą zatwierdzili Państwo jako regułę. Wszystko inne, zastrzeżenia, spory, wyjątki, przechodzi przez człowieka, a każdy komunikat ma pełny zapis.
Kiedy to nie jest właściwe rozwiązanie
- Kilkanaście przemieszczeń miesięcznie: dyscyplina i kalendarz wystarczą, integracja się nie zwróci
- Obrót wyłącznie z zapłaconą akcyzą, bez składu, zawieszeń i zwolnień: proces nie występuje
- Brak zgody na jakiekolwiek tolerancje: jeśli każda różnica ilości ma być sprawą ręczną, automat zamyka tylko dostawy idealne, a wartość spada
Pytanie na najbliższe posiedzenie
Ile wynosi dziś kwota zawieszonej akcyzy w naszych otwartych dokumentach przemieszczeń i po ilu dniach dowiedzielibyśmy się o dokumencie, który utknął?
Podejście wdrożeniowe
Zakres bez niedomówień, jeszcze przed podpisem.
Dostarczamy
- Mapę przemieszczeń i regułę zgodności z tolerancjami, spisaną z zespołem akcyzy
- Cykliczny monitoring EMCS z dopasowaniem do zdarzeń w ERP
- Automatyczne raporty odbioru dla dostaw zgodnych i sprawy z licznikiem dni dla reszty
- Tablicę ekspozycji z kwotą zawieszonej akcyzy według wieku i terminu dokumentów
- Bieg równoległy przez miesiąc przemieszczeń i opiekę powdrożeniową
Potrzebujemy od Państwa
- Trzech miesięcy historii przemieszczeń z PUESC oraz odpowiadających im przyjęć i wydań z ERP
- Osoby odpowiedzialnej za akcyzę jako właściciela reguły zgodności i tolerancji
- Dostępu do środowiska testowego PUESC i konta technicznego do ERP
Etapy
Rozpoznanie
Miesiąc przemieszczeń odtworzony dokument po dokumencie: typy, terminy, rozbieżności, czasy zamknięć
Reguły
Tolerancje per produkt i zasady raportów z zastrzeżeniem zatwierdzone przez akcyzę
Budowa
Wymiana z PUESC, dopasowanie do ERP, raporty, sprawy i tablica ekspozycji
Bieg równoległy
Robot dopasowuje i przygotowuje, ludzie składają jak dotąd; różnice wyjaśniane dokument po dokumencie
Uruchomienie
Automatyczne raporty dla zgodnych dostaw, najpierw jeden strumień, potem wszystkie
Nakład zależy od tego, czy korzystają Państwo z usług sieciowych PUESC bezpośrednio, czy przez istniejące narzędzie, oraz od czystości danych przyjęć w ERP.
Dokument z piętnastego utknął bez raportu. Dwudziestego trzeciego zauważył go urząd, nie my.
Prosimy o listę otwartych przemieszczeń z ostatnich trzech miesięcy i odpowiadające im przyjęcia. Odsyłamy analizę: co zamknęłoby się automatycznie, które rozbieżności czekałyby na Państwa decyzję i jak wyglądałaby tablica ekspozycji.
Pokaż nam swoje otwarte dokumentyTen sam problem ma zwykle sąsiedni proces
Dwudziesty dzień miesiąca przestaje być dniem paniki działu koncesji.
Zobacz rozwiązanie Prawo i complianceZapasy obowiązkowe wyliczone, deklaracja czeka na podpisPoziom zapasów liczony codziennie, nie odtwarzany z arkuszy.
Zobacz rozwiązanie Łańcuch dostawPrzewozy monitorowane zgłoszone, zanim pojazd ruszyNumer referencyjny trafia do kierowcy razem z przydziałem ładunku.
Zobacz rozwiązanie