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Lösung · Betrieb & ProduktionDer Gast checkt am Bildschirm an der Tür ein, und das Anwesenheitsregister schreibt sich selbst
Kiosk am Eingang: Erklärungen und Anwesenheitsregister
Ein Tablet im Ständer am Eingang führt den Gast durch das, was heute mit dem Stift am Tresen passiert: Daten, Regeln, Erklärung mit Unterschrift auf dem Bildschirm. Ein UiPath-Roboter legt das unterschriebene Dokument ins Archiv, trägt den Eintrag ins Anwesenheitsregister ein und meldet dem Team in Teams, wer eingecheckt ist. Die Standaufsicht macht weiter ihre Arbeit; nur Papier und Warteschlange verschwinden.
Kurzfassung für die Geschäftsführung
Jeder Eintritt in einen Schießstand oder eine ähnliche Anlage beginnt mit Papier: Erklärung, Zeile im Anwesenheitsregister, manchmal eine Buchungsnummer; in der Spitze macht das eine Person am Tresen, während die Schlange bis zur Tür wächst.
Ein Tablet-Kiosk führt den Gast allein hindurch: Daten, Regeln, Unterschrift mit dem Finger auf dem Bildschirm; der Roboter legt die Erklärung als PDF ab, trägt den Registereintrag ein und meldet dem Team in Teams, wer bereit ist.
Der Stammgast tippt seine Telefonnummer und unterschreibt nur, weil sich seine Daten von selbst eintragen; der Check-in fällt von Minuten auf unter eine, und das Register ist vollständig und durchsuchbar, wann immer eine Prüfung fragt.
Kiosk-App in Power Apps auf einem gewöhnlichen Tablet; Erklärungsarchiv und Anwesenheitsregister in SharePoint; Teammeldungen in Microsoft Teams; Buchungen aus Bookings oder Ihrem System
Geschäftsproblem
Papier an der Tür kostet genau dann am meisten, wenn am meisten los ist
Schießstände, Trampolinparks und ähnliche Anlagen teilen dasselbe Eintrittsritual: Bevor der Gast tut, wofür er gekommen ist, füllt er eine Erklärung aus und landet im Anwesenheitsregister. Unter der Woche ist das eine Formalität. Am Samstag um zehn sind es zwölf Menschen auf einmal, eine Person hinterm Tresen, zwei Stifte und ein Klemmbrett, das durch den Wartebereich kreist. Die bezahlte Bahnzeit läuft, während der Gast für ein Blatt Papier ansteht.
Papier hat auch ein zweites Leben: den Ordner. Erklärungen landen dort zu Hunderten, Registerzeilen entstehen von Hand zwischen zwei Gästen, also unvollständig oder unleserlich. Kommt eine Prüfung, oder muss Wochen später etwas belegt werden, blättert jemand den Ordner durch auf der Suche nach einer Unterschrift vom 14. März. Manchmal fehlt das Samstagsblatt ganz, weil im Trubel etwas durchrutschte.
Der absurdeste Teil betrifft die Stammgäste. Das Vereinsmitglied, das seit drei Jahren jeden Mittwoch kommt, füllt jeden Mittwoch dasselbe Formular mit denselben Daten aus. Er verliert die Geduld, das Team verliert Zeit, und die Qualität der Einträge sinkt, weil Routine die Sorgfalt genau dort lockert, wo die Aufzeichnungen eisern sein sollten.
Zugleich will niemand Vernünftiges einer Maschine überlassen, was am Eingang wirklich zählt: den Kontakt, das Urteilsvermögen, die Sicherheitseinweisung und die Entscheidung der Standaufsicht. Das bleibt bei Menschen. Zu automatisieren sind Blatt, Registerzeile und Warteschlange, also alles, was Gast und Team ehrlich hassen.
Wie es heute läuft
So sieht die Arbeit aus, bevor irgendetwas automatisiert wird.
- MenschDer Gast kommt herein und bekommt ein Klemmbrett mit Erklärung und Stift
- WartezeitIn der Spitze werden Formulare auf Knien ausgefüllt, die Schlange wächst
- FehlerrisikoDas Team entziffert die Handschrift und überträgt eine Zeile ins Register
- FehlerrisikoDie Erklärung landet im Ordner, Hunderte Blätter pro Jahr
- WartezeitDer Stammgast füllt bei jedem Besuch dasselbe Formular aus
- FehlerrisikoBei einer Prüfung blättert jemand den Ordner nach einer Unterschrift durch
Warum der heutige Prozess mehr kostet, als es scheint
Die Rechnung, die in keinem Budget auftaucht.
- Wie viele Tresenminuten kostet ein Eintritt: Formular ausgeben, entziffern, Registerzeile, Blatt ablegen?
- Wie viele Gäste sehen in der Samstagsspitze die Schlange und verschieben den Besuch?
- Wie lange dauert es, eine bestimmte Erklärung von vor zwei Monaten zu finden, wenn jemand fragt?
- Wie viele Registerzeilen sind unvollständig oder unleserlich, weil sie in Eile entstanden?
Kosten des Nichtstuns
Das Modell nimmt 850 Eintritte im Monat und 4 Tresenminuten pro Paket an: Formular, Entziffern, Registerzeile, Ablage. Ihre eigenen Zahlen stehen im Anwesenheitsregister und im Dienstplan.
Die Rechnung bepreist die Qualität der Aufzeichnungen nicht: Eine lückenhafte Zeile oder eine verlorene Erklärung kostet nichts, bis jemand danach fragt. Dann kostet sie viel.
Eine Modellorganisation mit realistischen Proportionen – die Zahlen dienen dazu, dieselbe Rechnung mit Ihren Daten zu machen; sie sind kein Kundenergebnis.
Ein Sportschießstand mit Verein: 6 Bahnen, rund 850 Eintritte im Monat, zwei Personen am Wochenende, Buchungen in Bookings, Microsoft 365. Erklärungen auf Papier, das Register von Hand.
Samstag, 9:55 Uhr: zwölf Menschen vor dem Tresen, darunter eine Firma mit Buchung für 10 Uhr und drei Vereinsmitglieder, die wie jede Woche kommen.
Jeder tritt an das Tablet an der Tür. Die Firma wählt ihre Buchung aus der Liste, die Teilnehmer geben nacheinander ihre Daten ein, scrollen die Regeln bis zum Ende und unterschreiben mit dem Finger.
Ein Vereinsmitglied tippt seine Telefonnummer; seine Daten tragen sich selbst ein, er liest und unterschreibt nur. Das dauert keine Minute, noch bevor die Jacke aus ist.
Der Roboter legt jede Erklärung als PDF im SharePoint-Archiv der Gruppe ab, ergänzt die Registerzeile mit Uhrzeit und Bahn, und im Teams-Kanal des Teams wächst die Liste: „eingecheckt: 12, darunter Buchung Kowalski GmbH“. Die Standaufsicht macht die Einweisung und entscheidet wie immer.
Am modellierten Samstag schreibt der Tresen keine einzige Zeile von Hand, und die Schlange fürs Blatt Papier verschwindet. Das sind Modellzahlen, nicht die Bücher der Anlage.
Vorgeschlagene Lösung
Der Kiosk ist ein gewöhnliches Tablet im Ständer mit einer App aus Power Apps, also aus dem Microsoft 365, das Sie schon haben. Die App führt den Gast in Schritten: Buchung wählen oder spontan eintreten, Daten, Regeln zum Durchscrollen, Erklärung und Unterschrift auf dem Bildschirm. Der Wortlaut von Formular und Regeln ist Ihrer, bis aufs Komma; unsere Arbeit ist, dass man ihn mit dem Finger berühren kann.
Hinter dem Bildschirm arbeitet ein UiPath-Roboter: Er speichert die unterschriebene Erklärung als PDF im SharePoint-Archiv, trägt den Registereintrag mit Uhrzeit ein und meldet dem Team in Teams, wer eingecheckt ist und auf welche Bahn er wartet. Der wiederkehrende Gast tippt seine Telefonnummer und bekommt das Formular mit den Daten früherer Besuche vorausgefüllt; es bleibt die Unterschrift. Beim Verlassen kann ein Fingertipp die Austrittszeit erfassen, wenn Ihr Register auch die führt.
Zwei Dinge tut der Kiosk bewusst nicht. Er prüft weder Identität noch Berechtigungen: Dokumente kontrolliert ein Mensch, wie bisher. Und er ersetzt nicht die Standaufsicht: Einweisung, Urteil und Zulassungsentscheidung bleiben vollständig bei Menschen. Fällt das Tablet aus oder bevorzugt ein Gast Papier, läuft der Tresen wie früher, und das Team ergänzt den Eintrag in derselben App am eigenen Rechner.
UiPath Orchestrator: Check-in-Warteschlange, Wiederholungen und Prüfspur jedes Registereintrags; Konnektoren des UiPath Integration Service zu SharePoint, Teams und Outlook 365; Power Apps als Kiosk-App auf einem gewöhnlichen Tablet
Eine Kiosk-App mit Ihrem Formular, Ihren Regeln und Unterschrift auf dem Bildschirm, ein PDF-Erklärungsarchiv, ein automatisches Anwesenheitsregister, einen Stammgastmodus und Check-in-Meldungen im Teams-Kanal des Teams
Buchungen aus Microsoft Bookings oder Ihrem Reservierungssystem per Export oder API; Tablet und Ständer stellt die Anlage, keine dedizierte Kiosk-Hardware
So läuft der automatisierte Prozess
- AutomatisierungAm Tablet wählt der Gast eine Buchung oder tritt spontan ein
- SystemDaten, Regeln und Unterschrift auf dem Bildschirm; der Stammgast unterschreibt nur
- AutomatisierungDer Roboter legt das PDF ab und ergänzt die Zeile im Anwesenheitsregister
- AutomatisierungDas Team sieht die Eingecheckten und Buchungsnummern in Teams
- MenschDokumente und Berechtigungen prüft ein Mensch; die Standaufsicht weist ein und entscheidet
- SystemBei einer Prüfung findet sich eine Erklärung in Sekunden nach Nachnamen
Zusammenspiel von Mensch und Automatisierung
Die Automatisierung übernimmt
- Den Gast durch Formular, Regeln und Bildschirmunterschrift führen
- PDF-Archiv und Anwesenheitsregister mit Uhrzeiten, ohne handschriftliche Zeilen
- Check-in-Meldungen in Teams und das Vorausfüllen für Stammgäste
Menschen entscheiden
- Dokumente und Berechtigungen prüfen; der Kiosk verifiziert nichts an Stelle eines Menschen
- Die Sicherheitseinweisung und die Zulassungsentscheidung der Standaufsicht
- Ausnahmen: Gast ohne Telefon, Gruppe Minderjähriger, Tabletausfall, Rückfall auf Papier
Vorher und nachher
Systeme und Integrationen
Der Stack ist bewusst kurz: ein Motor, eine Ausführungsschicht, ein Ort, an dem ein Mensch entscheidet.
Eingänge
- Ihr Erklärungsformular und die Regeln der Anlage
- Buchungen aus Bookings oder dem Reservierungssystem
- Daten der Stammgäste aus früheren Besuchen
- Fingertipps und Unterschriften am Tablet an der Tür
Automatisierungsschicht
- UiPath Orchestrator
- UiPath Robots
- UiPath Integration Service
- UiPath Action Center
Zielsysteme
- ein PDF-Erklärungsarchiv in SharePoint
- ein Anwesenheitsregister mit Ein- und Austrittszeiten
- Check-in-Meldungen im Teams-Kanal des Teams
Berührungspunkte mit Menschen: Dokumente und Einweisung wie bisher; ein Blick auf die Eingecheckten in Teams; wöchentliche Durchsicht des Registers
Eingesetzte Technologien
Check-in-Warteschlange, Wiederholungen, Prüfspur jedes Registereintrags
AFormular, Regeln und Unterschrift auf dem Bildschirm eines gewöhnlichen Tablets
AArchiv, Register und Meldungen dort, wo das Team ohnehin hinschaut
Adie Buchungen des Tages per Konnektor, Export oder API
BStandard-Endgerät, angeschafft von der Anlage; keine dedizierten Kioskgeräte
BSo setzen wir das um
Von der Beschreibung zum laufenden Prozess
Diese Lösung setzen wir im Rahmen unserer Prozessautomatisierung um: Zuerst messen wir den Prozess mit Unternehmensdaten, dann bauen, testen und betreuen wir die Roboter.
Fallstudien
Umgesetzte Kundenprojekte finden Sie unter Case Studies.
Illustratives Wirtschaftlichkeitsmodell
Zahlen, die Sie mit eigenen Daten prüfen können.
Das Modell nimmt 850 Eintritte im Monat an und den Rückgewinn des Großteils der 4 Tresenminuten pro Eintritt; Gäste, die nicht mehr in der Schlange aufgeben, bepreist es nicht, weil wir diese Zahl ehrlich nicht kennen. Ihre eigenen Werte gehören in den Rechner nebenan.
Rechnen Sie mit Ihren Zahlen
Eine illustrative Schätzung auf Basis Ihrer Eingaben. Modelliert wird freigesetzte Kapazität, keine versprochene Einsparung.
Geschäftlicher Nutzen
- Check-in in Sekunden statt Minuten, auch wenn eine ganze Gruppe auf einmal hereinkommt
- Ein Anwesenheitsregister, das vollständig, leserlich und mit Uhrzeiten geführt ist, ohne eine handschriftliche Zeile
- Erklärungen im PDF-Archiv, in Sekunden nach Nachnamen auffindbar
- Stammgäste füllen nicht mehr jede Woche dasselbe Formular aus
- Das Team sieht in Teams, wer eingecheckt ist, und kümmert sich um Menschen statt um Papier
Aus Sicht der Geschäftsführung
- Der Durchsatz am Eingang wächst ohne zusätzliche Stelle, sichtbar an den besten, umsatzstärksten Samstagen
- Die Anwesenheitsdokumentation hängt nicht mehr an Handschrift und Eile; bei einer Prüfung liegt alles vor
- Dieselbe Mechanik funktioniert in jeder Anlage mit Erklärungen am Eingang, vom Schießstand bis zum Trampolinpark
KPIs für die Geschäftsführung
Zeit von der Tür bis zum Check-in · Schlangenlänge in der Samstagsspitze · Vollständigkeit der Registereinträge · Zeit bis zur Vorlage einer Erklärung auf Anfrage · Anteil der Stammgäste mit Check-in unter einer Minute
Sicherheit und Governance
Die Automatisierung hat genau die Berechtigungen, die sie braucht. Keine einzige mehr.
- Der Kiosk erhebt nur die Daten, die Erklärung und Register brauchen; die Aufbewahrungsfrist bestimmt die Anlage, DSGVO-konform
- Der Kiosk scannt keine Ausweisdokumente und zeichnet nichts auf; die Dokumentenkontrolle bleibt beim Team
- Die Bildschirmunterschrift steckt im PDF der Erklärung, und jeder Registereintrag wird protokolliert: wer, wann, von welchem Gerät
- Über die Zulassung zum Schießen entscheidet allein die Standaufsicht; der Kiosk beurteilt und lässt niemanden zu
- Die Daten bleiben in Ihrem Microsoft-365-Tenant; die Roboter laufen in der EU-Region der UiPath Automation Cloud
Warum jetzt
Die Saison der starken Wochenenden kommt schneller, als ein Projekt dauert; ein Quick-Win-Kiosk steht in Wochen an der Tür.
Gäste kennen den Check-in am Bildschirm von Flughäfen und Praxen; der Stift auf dem Klemmbrett fällt jedes Jahr mehr auf, und nicht positiv.
Tablet und Power Apps sind Geräte und Lizenzen, die die meisten Anlagen mit Microsoft 365 schon haben oder günstig ergänzen.
Relevante Führungsrollen
Die besten Samstage haben keinen Engpass mehr am Tresen; die Aufzeichnungen sind für jede Prüfung bereit
Arbeiten mit Menschen und Sicherheit statt Stifte auszugeben und Einträge zu übertragen
Checkt in einer Minute ein und unterschreibt als Stammgast nur; die Schlange fürs Blatt Papier ist weg
Häufige Fragen und Einwände
Form und Inhalt Ihrer Aufzeichnungen legen Sie fest, am besten mit der Person, die Ihre formalen Angelegenheiten betreut; wir bilden exakt Ihre Vorlage im Kiosk ab, mit der Unterschrift im PDF und voller Eintragsspur. Auf Wunsch druckt der Kiosk in einer Übergangszeit parallel eine Papierfassung.
Der Tresen kehrt zum Papier zurück, wie bisher, und das Team ergänzt die Einträge in derselben App am Rechner, sobald die Verbindung steht. Der Kiosk ist eine Verbesserung, kein einzelner Ausfallpunkt der Anlage.
Eine Gruppe kann vor dem Besuch einen Link bekommen und die Erklärungen zu Hause ausfüllen; an der Tür zeigt der Kiosk die Teilnehmerliste zum Abhaken und sammelt nur fehlende Unterschriften ein. Zwölf Leute sind in Minuten drin statt in einer halben Stunde.
Wann diese Lösung nicht passt
- Eine Anlage ohne verpflichtende Erklärungen und Anwesenheitsregister: Es gibt kein Papier, das der Kiosk abnehmen könnte
- Wenige Gäste am Tag: Der Tresen kommt locker nach, und das Tablet stünde als Dekoration herum
- Die Erwartung, der Kiosk prüfe Identität oder lasse zum Schießen zu: Das ist immer Menschenarbeit
Eine Frage für die nächste Sitzung
Wie viele Gäste sahen am letzten starken Samstag zuerst die Schlange am Tresen, bevor sie irgendetwas anderes von unserer Anlage sahen?
Vorgehen bei der Umsetzung
Der Umfang ohne Unklarheiten, noch vor der Unterschrift.
Wir liefern
- Eine Power-Apps-Kiosk-App mit Ihrem Formular, Ihren Regeln und Bildschirmunterschrift
- Einen Roboter, der das PDF-Archiv und das Anwesenheitsregister mit Uhrzeiten führt
- Einen Stammgastmodus und einen Gruppenmodus mit Link zum Ausfüllen vor dem Besuch
- Check-in-Meldungen im Teams-Kanal des Teams und eine Tagesansicht für den Tresen
- Ein Teamhandbuch, eine Ausfallprozedur und zwei Wochen Begleitung nach dem Start
Wir brauchen von Ihnen
- Ihre Erklärungsvorlage, die Regeln der Anlage und die Konventionen des Registers
- Zugang zu Microsoft 365 sowie Buchungen aus Bookings oder Ihrem System
- Ein Tablet im Ständer an der Tür und eine Stunde mit dem Team zum heutigen Eintrittsablauf
Etappen
Aufnahme
Wie ein Gast heute hereinkommt, von der Tür bis zur Bahn; ein halber Tag vor Ort
Vorlagen und Regeln
Formular, Regeln, Registerkonventionen, Gruppen- und Stammgastmodus
Aufbau
Kiosk-App, Archiv, Register, Teams-Meldungen
Parallelbetrieb
Eine Woche: Kiosk und Papier nebeneinander, Vollständigkeit im Vergleich
Start
Der Kiosk übernimmt die Eintritte; Durchsicht nach dem ersten starken Wochenende
Ein Quick Win. Die größte Arbeit ist die einmalige Übertragung Ihrer Vorlagen auf den Bildschirm; die Technik läuft auf Microsoft 365, und der Kiosk ist ein gewöhnliches Tablet im Ständer.
Samstag, 10 Uhr: zwölf Besucher. Der alte Weg: zwei Stifte und eine halbe Stunde. Der neue: zwölf Unterschriften auf dem Bildschirm, bevor die Standaufsicht ihren Kaffee austrinkt.
Zählen Sie die Eintritte des letzten Monats und die Minuten, die der Tresen für jeden aufwendet. Schicken Sie uns diese zwei Zahlen mit Ihrer Erklärungsvorlage; Sie bekommen einen Entwurf der Kioskbildschirme und die Rechnung der zurückgewonnenen Zeit.
Rechnen Sie Ihren Samstag am Tresen nachDer Nachbarprozess hat meist dasselbe Problem
Die Firmengruppe füllt Erklärungen auf dem Knie aus, während die bezahlte Bahnzeit läuft.
Lösung ansehen Recht & ComplianceMunitionsbuch des Schießstands ohne KladdeDie Kladde am Tresen kann nur eine Person lesen, und Fragen nach Beständen kommen unangekündigt.
Lösung ansehen Recht & ComplianceMitgliederberechtigungen unter KontrolleDie Lizenz lief im März ab, und das Mitglied schoss im April. Wer hätte das bemerken sollen?
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