Start · Lösungen · Betrieb & Produktion · Kiosk am Eingang: Erklärungen und Anwesenheitsregister

Lösung · Betrieb & Produktion

Der Gast checkt am Bildschirm an der Tür ein, und das Anwesenheitsregister schreibt sich selbst

Kiosk am Eingang: Erklärungen und Anwesenheitsregister

Ein Tablet im Ständer am Eingang führt den Gast durch das, was heute mit dem Stift am Tresen passiert: Daten, Regeln, Erklärung mit Unterschrift auf dem Bildschirm. Ein UiPath-Roboter legt das unterschriebene Dokument ins Archiv, trägt den Eintrag ins Anwesenheitsregister ein und meldet dem Team in Teams, wer eingecheckt ist. Die Standaufsicht macht weiter ihre Arbeit; nur Papier und Warteschlange verschwinden.

Quick WinMicrosoft TeamsMensch in der EntscheidungDeterministische Automatisierung
850Eintritte im Monat verzeichnet dieser Modell-Schießstand, und jeder beginnt gleich: Erklärung mit dem Stift auf dem Knie, handschriftlicher Eintrag ins Anwesenheitsregister und eine Warteschlange am Tresen am Samstagvormittag.

Kurzfassung für die Geschäftsführung

Herausforderung

Jeder Eintritt in einen Schießstand oder eine ähnliche Anlage beginnt mit Papier: Erklärung, Zeile im Anwesenheitsregister, manchmal eine Buchungsnummer; in der Spitze macht das eine Person am Tresen, während die Schlange bis zur Tür wächst.

Was sich ändert

Ein Tablet-Kiosk führt den Gast allein hindurch: Daten, Regeln, Unterschrift mit dem Finger auf dem Bildschirm; der Roboter legt die Erklärung als PDF ab, trägt den Registereintrag ein und meldet dem Team in Teams, wer bereit ist.

Geschäftlicher Nutzen

Der Stammgast tippt seine Telefonnummer und unterschreibt nur, weil sich seine Daten von selbst eintragen; der Check-in fällt von Minuten auf unter eine, und das Register ist vollständig und durchsuchbar, wann immer eine Prüfung fragt.

Beteiligte Systeme

Kiosk-App in Power Apps auf einem gewöhnlichen Tablet; Erklärungsarchiv und Anwesenheitsregister in SharePoint; Teammeldungen in Microsoft Teams; Buchungen aus Bookings oder Ihrem System

Geschäftsproblem

Papier an der Tür kostet genau dann am meisten, wenn am meisten los ist

Schießstände, Trampolinparks und ähnliche Anlagen teilen dasselbe Eintrittsritual: Bevor der Gast tut, wofür er gekommen ist, füllt er eine Erklärung aus und landet im Anwesenheitsregister. Unter der Woche ist das eine Formalität. Am Samstag um zehn sind es zwölf Menschen auf einmal, eine Person hinterm Tresen, zwei Stifte und ein Klemmbrett, das durch den Wartebereich kreist. Die bezahlte Bahnzeit läuft, während der Gast für ein Blatt Papier ansteht.

Papier hat auch ein zweites Leben: den Ordner. Erklärungen landen dort zu Hunderten, Registerzeilen entstehen von Hand zwischen zwei Gästen, also unvollständig oder unleserlich. Kommt eine Prüfung, oder muss Wochen später etwas belegt werden, blättert jemand den Ordner durch auf der Suche nach einer Unterschrift vom 14. März. Manchmal fehlt das Samstagsblatt ganz, weil im Trubel etwas durchrutschte.

Der absurdeste Teil betrifft die Stammgäste. Das Vereinsmitglied, das seit drei Jahren jeden Mittwoch kommt, füllt jeden Mittwoch dasselbe Formular mit denselben Daten aus. Er verliert die Geduld, das Team verliert Zeit, und die Qualität der Einträge sinkt, weil Routine die Sorgfalt genau dort lockert, wo die Aufzeichnungen eisern sein sollten.

Zugleich will niemand Vernünftiges einer Maschine überlassen, was am Eingang wirklich zählt: den Kontakt, das Urteilsvermögen, die Sicherheitseinweisung und die Entscheidung der Standaufsicht. Das bleibt bei Menschen. Zu automatisieren sind Blatt, Registerzeile und Warteschlange, also alles, was Gast und Team ehrlich hassen.

Wie es heute läuft

So sieht die Arbeit aus, bevor irgendetwas automatisiert wird.

  1. MenschDer Gast kommt herein und bekommt ein Klemmbrett mit Erklärung und Stift
  2. WartezeitIn der Spitze werden Formulare auf Knien ausgefüllt, die Schlange wächst
  3. FehlerrisikoDas Team entziffert die Handschrift und überträgt eine Zeile ins Register
  4. FehlerrisikoDie Erklärung landet im Ordner, Hunderte Blätter pro Jahr
  5. WartezeitDer Stammgast füllt bei jedem Besuch dasselbe Formular aus
  6. FehlerrisikoBei einer Prüfung blättert jemand den Ordner nach einer Unterschrift durch
MenschFehlerrisikoWartezeit

Warum der heutige Prozess mehr kostet, als es scheint

Die Rechnung, die in keinem Budget auftaucht.

  • Wie viele Tresenminuten kostet ein Eintritt: Formular ausgeben, entziffern, Registerzeile, Blatt ablegen?
  • Wie viele Gäste sehen in der Samstagsspitze die Schlange und verschieben den Besuch?
  • Wie lange dauert es, eine bestimmte Erklärung von vor zwei Monaten zu finden, wenn jemand fragt?
  • Wie viele Registerzeilen sind unvollständig oder unleserlich, weil sie in Eile entstanden?

Kosten des Nichtstuns

Jährlich: 4 Tresenminuten × 850 Eintritte im Monat≈ 16 300 € Arbeitszeit
Samstagsspitze: Gäste, die die Schlange sehen und aufgebenein paar verlorene Besuche an jedem starken Wochenende
Ordnerblättern bei Prüfungen und Nachfragen≈ 40 h pro Jahr

Das Modell nimmt 850 Eintritte im Monat und 4 Tresenminuten pro Paket an: Formular, Entziffern, Registerzeile, Ablage. Ihre eigenen Zahlen stehen im Anwesenheitsregister und im Dienstplan.

Die Rechnung bepreist die Qualität der Aufzeichnungen nicht: Eine lückenhafte Zeile oder eine verlorene Erklärung kostet nichts, bis jemand danach fragt. Dann kostet sie viel.

Illustratives Szenario

Eine Modellorganisation mit realistischen Proportionen – die Zahlen dienen dazu, dieselbe Rechnung mit Ihren Daten zu machen; sie sind kein Kundenergebnis.

Organisation

Ein Sportschießstand mit Verein: 6 Bahnen, rund 850 Eintritte im Monat, zwei Personen am Wochenende, Buchungen in Bookings, Microsoft 365. Erklärungen auf Papier, das Register von Hand.

Volumen

Samstag, 9:55 Uhr: zwölf Menschen vor dem Tresen, darunter eine Firma mit Buchung für 10 Uhr und drei Vereinsmitglieder, die wie jede Woche kommen.

Heutiger Prozess

Jeder tritt an das Tablet an der Tür. Die Firma wählt ihre Buchung aus der Liste, die Teilnehmer geben nacheinander ihre Daten ein, scrollen die Regeln bis zum Ende und unterschreiben mit dem Finger.

Engpass

Ein Vereinsmitglied tippt seine Telefonnummer; seine Daten tragen sich selbst ein, er liest und unterschreibt nur. Das dauert keine Minute, noch bevor die Jacke aus ist.

Lösung

Der Roboter legt jede Erklärung als PDF im SharePoint-Archiv der Gruppe ab, ergänzt die Registerzeile mit Uhrzeit und Bahn, und im Teams-Kanal des Teams wächst die Liste: „eingecheckt: 12, darunter Buchung Kowalski GmbH“. Die Standaufsicht macht die Einweisung und entscheidet wie immer.

Möglicher Effekt

Am modellierten Samstag schreibt der Tresen keine einzige Zeile von Hand, und die Schlange fürs Blatt Papier verschwindet. Das sind Modellzahlen, nicht die Bücher der Anlage.

Vorgeschlagene Lösung

Der Kiosk ist ein gewöhnliches Tablet im Ständer mit einer App aus Power Apps, also aus dem Microsoft 365, das Sie schon haben. Die App führt den Gast in Schritten: Buchung wählen oder spontan eintreten, Daten, Regeln zum Durchscrollen, Erklärung und Unterschrift auf dem Bildschirm. Der Wortlaut von Formular und Regeln ist Ihrer, bis aufs Komma; unsere Arbeit ist, dass man ihn mit dem Finger berühren kann.

Hinter dem Bildschirm arbeitet ein UiPath-Roboter: Er speichert die unterschriebene Erklärung als PDF im SharePoint-Archiv, trägt den Registereintrag mit Uhrzeit ein und meldet dem Team in Teams, wer eingecheckt ist und auf welche Bahn er wartet. Der wiederkehrende Gast tippt seine Telefonnummer und bekommt das Formular mit den Daten früherer Besuche vorausgefüllt; es bleibt die Unterschrift. Beim Verlassen kann ein Fingertipp die Austrittszeit erfassen, wenn Ihr Register auch die führt.

Zwei Dinge tut der Kiosk bewusst nicht. Er prüft weder Identität noch Berechtigungen: Dokumente kontrolliert ein Mensch, wie bisher. Und er ersetzt nicht die Standaufsicht: Einweisung, Urteil und Zulassungsentscheidung bleiben vollständig bei Menschen. Fällt das Tablet aus oder bevorzugt ein Gast Papier, läuft der Tresen wie früher, und das Team ergänzt den Eintrag in derselben App am eigenen Rechner.

Genutzte native Funktionen

UiPath Orchestrator: Check-in-Warteschlange, Wiederholungen und Prüfspur jedes Registereintrags; Konnektoren des UiPath Integration Service zu SharePoint, Teams und Outlook 365; Power Apps als Kiosk-App auf einem gewöhnlichen Tablet

Was wir bauen

Eine Kiosk-App mit Ihrem Formular, Ihren Regeln und Unterschrift auf dem Bildschirm, ein PDF-Erklärungsarchiv, ein automatisches Anwesenheitsregister, einen Stammgastmodus und Check-in-Meldungen im Teams-Kanal des Teams

Dedizierte Integrationen

Buchungen aus Microsoft Bookings oder Ihrem Reservierungssystem per Export oder API; Tablet und Ständer stellt die Anlage, keine dedizierte Kiosk-Hardware

So läuft der automatisierte Prozess

  1. AutomatisierungAm Tablet wählt der Gast eine Buchung oder tritt spontan ein
  2. SystemDaten, Regeln und Unterschrift auf dem Bildschirm; der Stammgast unterschreibt nur
  3. AutomatisierungDer Roboter legt das PDF ab und ergänzt die Zeile im Anwesenheitsregister
  4. AutomatisierungDas Team sieht die Eingecheckten und Buchungsnummern in Teams
  5. MenschDokumente und Berechtigungen prüft ein Mensch; die Standaufsicht weist ein und entscheidet
  6. SystemBei einer Prüfung findet sich eine Erklärung in Sekunden nach Nachnamen
AutomatisierungMenschSystem

Zusammenspiel von Mensch und Automatisierung

Die Automatisierung übernimmt

  • Den Gast durch Formular, Regeln und Bildschirmunterschrift führen
  • PDF-Archiv und Anwesenheitsregister mit Uhrzeiten, ohne handschriftliche Zeilen
  • Check-in-Meldungen in Teams und das Vorausfüllen für Stammgäste

Menschen entscheiden

  • Dokumente und Berechtigungen prüfen; der Kiosk verifiziert nichts an Stelle eines Menschen
  • Die Sicherheitseinweisung und die Zulassungsentscheidung der Standaufsicht
  • Ausnahmen: Gast ohne Telefon, Gruppe Minderjähriger, Tabletausfall, Rückfall auf Papier

Vorher und nachher

VorherNachher
Check-in eines Eintritts3 bis 5 Tresenminutenunter einer Minute am Kiosk
Der Stammgastdasselbe Formular bei jedem BesuchTelefonnummer und Unterschrift
Das Anwesenheitsregisterhandschriftlich zwischen zwei Gästenvollständig, mit Uhrzeit, von selbst
Eine Monate alte ErklärungOrdnerblätternnach Nachnamen in Sekunden gefunden

Systeme und Integrationen

Der Stack ist bewusst kurz: ein Motor, eine Ausführungsschicht, ein Ort, an dem ein Mensch entscheidet.

Eingänge

  • Ihr Erklärungsformular und die Regeln der Anlage
  • Buchungen aus Bookings oder dem Reservierungssystem
  • Daten der Stammgäste aus früheren Besuchen
  • Fingertipps und Unterschriften am Tablet an der Tür

Automatisierungsschicht

  • UiPath Orchestrator
  • UiPath Robots
  • UiPath Integration Service
  • UiPath Action Center

Zielsysteme

  • ein PDF-Erklärungsarchiv in SharePoint
  • ein Anwesenheitsregister mit Ein- und Austrittszeiten
  • Check-in-Meldungen im Teams-Kanal des Teams

Berührungspunkte mit Menschen: Dokumente und Einweisung wie bisher; ein Blick auf die Eingecheckten in Teams; wöchentliche Durchsicht des Registers

Tablet mit Power-Apps-App an der Tür + Buchungen aus Bookings oder Ihrem SystemUiPath OrchestratorUiPath RobotsUiPath-Roboter: PDF-Archiv, Anwesenheitsregister, Stammgastmodus, MeldungenSharePoint (Erklärungen, Register) + Teams (Liste der Eingecheckten)

Eingesetzte Technologien

UiPath Robots + Orchestrator

Check-in-Warteschlange, Wiederholungen, Prüfspur jedes Registereintrags

A
Power Apps (die Kiosk-App)

Formular, Regeln und Unterschrift auf dem Bildschirm eines gewöhnlichen Tablets

A
UiPath Integration Service (Konnektoren SharePoint, Teams, Outlook)

Archiv, Register und Meldungen dort, wo das Team ohnehin hinschaut

A
Microsoft Bookings oder Ihr Reservierungssystem

die Buchungen des Tages per Konnektor, Export oder API

B
Ein Tablet im Ständer

Standard-Endgerät, angeschafft von der Anlage; keine dedizierten Kioskgeräte

B
Abestätigte Produktfunktion (Herstellerdokumentation)Bgeprüfte externe Quelle

So setzen wir das um

Von der Beschreibung zum laufenden Prozess

Diese Lösung setzen wir im Rahmen unserer Prozessautomatisierung um: Zuerst messen wir den Prozess mit Unternehmensdaten, dann bauen, testen und betreuen wir die Roboter.

Fallstudien

Umgesetzte Kundenprojekte finden Sie unter Case Studies.

Illustratives Wirtschaftlichkeitsmodell

Zahlen, die Sie mit eigenen Daten prüfen können.

Illustratives Modell
Der Tresen: aus 4 Minuten pro Eintritt werden ein Nicken und die Dokumentenkontrolle (Modell)≈ 13 000 € / Jahr zurückgewonnene Zeit
Die Samstagsschlange fürs Blatt Papier verschwindetweniger Abbrecher in den Spitzenstunden
Ein vollständiges, durchsuchbares RegisterPrüfungen ohne Ordnerblättern
Jahreswert der zurückgewonnenen Arbeitszeit (illustrativ)≈ 13 000 €

Das Modell nimmt 850 Eintritte im Monat an und den Rückgewinn des Großteils der 4 Tresenminuten pro Eintritt; Gäste, die nicht mehr in der Schlange aufgeben, bepreist es nicht, weil wir diese Zahl ehrlich nicht kennen. Ihre eigenen Werte gehören in den Rechner nebenan.

Rechnen Sie mit Ihren Zahlen

Stunden monatlich zurückzugewinnen
an Jahreskapazität zurückzugewinnen

Eine illustrative Schätzung auf Basis Ihrer Eingaben. Modelliert wird freigesetzte Kapazität, keine versprochene Einsparung.

Geschäftlicher Nutzen

  • Check-in in Sekunden statt Minuten, auch wenn eine ganze Gruppe auf einmal hereinkommt
  • Ein Anwesenheitsregister, das vollständig, leserlich und mit Uhrzeiten geführt ist, ohne eine handschriftliche Zeile
  • Erklärungen im PDF-Archiv, in Sekunden nach Nachnamen auffindbar
  • Stammgäste füllen nicht mehr jede Woche dasselbe Formular aus
  • Das Team sieht in Teams, wer eingecheckt ist, und kümmert sich um Menschen statt um Papier

Aus Sicht der Geschäftsführung

  • Der Durchsatz am Eingang wächst ohne zusätzliche Stelle, sichtbar an den besten, umsatzstärksten Samstagen
  • Die Anwesenheitsdokumentation hängt nicht mehr an Handschrift und Eile; bei einer Prüfung liegt alles vor
  • Dieselbe Mechanik funktioniert in jeder Anlage mit Erklärungen am Eingang, vom Schießstand bis zum Trampolinpark

KPIs für die Geschäftsführung

Zeit von der Tür bis zum Check-in · Schlangenlänge in der Samstagsspitze · Vollständigkeit der Registereinträge · Zeit bis zur Vorlage einer Erklärung auf Anfrage · Anteil der Stammgäste mit Check-in unter einer Minute

Sicherheit und Governance

Die Automatisierung hat genau die Berechtigungen, die sie braucht. Keine einzige mehr.

  • Der Kiosk erhebt nur die Daten, die Erklärung und Register brauchen; die Aufbewahrungsfrist bestimmt die Anlage, DSGVO-konform
  • Der Kiosk scannt keine Ausweisdokumente und zeichnet nichts auf; die Dokumentenkontrolle bleibt beim Team
  • Die Bildschirmunterschrift steckt im PDF der Erklärung, und jeder Registereintrag wird protokolliert: wer, wann, von welchem Gerät
  • Über die Zulassung zum Schießen entscheidet allein die Standaufsicht; der Kiosk beurteilt und lässt niemanden zu
  • Die Daten bleiben in Ihrem Microsoft-365-Tenant; die Roboter laufen in der EU-Region der UiPath Automation Cloud

Warum jetzt

01

Die Saison der starken Wochenenden kommt schneller, als ein Projekt dauert; ein Quick-Win-Kiosk steht in Wochen an der Tür.

02

Gäste kennen den Check-in am Bildschirm von Flughäfen und Praxen; der Stift auf dem Klemmbrett fällt jedes Jahr mehr auf, und nicht positiv.

03

Tablet und Power Apps sind Geräte und Lizenzen, die die meisten Anlagen mit Microsoft 365 schon haben oder günstig ergänzen.

Relevante Führungsrollen

Inhaber der Anlage

Die besten Samstage haben keinen Engpass mehr am Tresen; die Aufzeichnungen sind für jede Prüfung bereit

Team und Standaufsicht

Arbeiten mit Menschen und Sicherheit statt Stifte auszugeben und Einträge zu übertragen

Gast

Checkt in einer Minute ein und unterschreibt als Stammgast nur; die Schlange fürs Blatt Papier ist weg

Häufige Fragen und Einwände

Kann ein Kiosk die Papiererklärung und das Register rechtlich ersetzen?

Form und Inhalt Ihrer Aufzeichnungen legen Sie fest, am besten mit der Person, die Ihre formalen Angelegenheiten betreut; wir bilden exakt Ihre Vorlage im Kiosk ab, mit der Unterschrift im PDF und voller Eintragsspur. Auf Wunsch druckt der Kiosk in einer Übergangszeit parallel eine Papierfassung.

Was passiert, wenn Internet oder Tablet ausfallen?

Der Tresen kehrt zum Papier zurück, wie bisher, und das Team ergänzt die Einträge in derselben App am Rechner, sobald die Verbindung steht. Der Kiosk ist eine Verbesserung, kein einzelner Ausfallpunkt der Anlage.

Wir haben viele organisierte Gruppen. Muss jeder Teilnehmer ans Tablet?

Eine Gruppe kann vor dem Besuch einen Link bekommen und die Erklärungen zu Hause ausfüllen; an der Tür zeigt der Kiosk die Teilnehmerliste zum Abhaken und sammelt nur fehlende Unterschriften ein. Zwölf Leute sind in Minuten drin statt in einer halben Stunde.

Wann diese Lösung nicht passt

  • Eine Anlage ohne verpflichtende Erklärungen und Anwesenheitsregister: Es gibt kein Papier, das der Kiosk abnehmen könnte
  • Wenige Gäste am Tag: Der Tresen kommt locker nach, und das Tablet stünde als Dekoration herum
  • Die Erwartung, der Kiosk prüfe Identität oder lasse zum Schießen zu: Das ist immer Menschenarbeit

Eine Frage für die nächste Sitzung

Wie viele Gäste sahen am letzten starken Samstag zuerst die Schlange am Tresen, bevor sie irgendetwas anderes von unserer Anlage sahen?

Vorgehen bei der Umsetzung

Der Umfang ohne Unklarheiten, noch vor der Unterschrift.

Wir liefern

  • Eine Power-Apps-Kiosk-App mit Ihrem Formular, Ihren Regeln und Bildschirmunterschrift
  • Einen Roboter, der das PDF-Archiv und das Anwesenheitsregister mit Uhrzeiten führt
  • Einen Stammgastmodus und einen Gruppenmodus mit Link zum Ausfüllen vor dem Besuch
  • Check-in-Meldungen im Teams-Kanal des Teams und eine Tagesansicht für den Tresen
  • Ein Teamhandbuch, eine Ausfallprozedur und zwei Wochen Begleitung nach dem Start

Wir brauchen von Ihnen

  • Ihre Erklärungsvorlage, die Regeln der Anlage und die Konventionen des Registers
  • Zugang zu Microsoft 365 sowie Buchungen aus Bookings oder Ihrem System
  • Ein Tablet im Ständer an der Tür und eine Stunde mit dem Team zum heutigen Eintrittsablauf

Etappen

Aufnahme

Wie ein Gast heute hereinkommt, von der Tür bis zur Bahn; ein halber Tag vor Ort

Vorlagen und Regeln

Formular, Regeln, Registerkonventionen, Gruppen- und Stammgastmodus

Aufbau

Kiosk-App, Archiv, Register, Teams-Meldungen

Parallelbetrieb

Eine Woche: Kiosk und Papier nebeneinander, Vollständigkeit im Vergleich

Start

Der Kiosk übernimmt die Eintritte; Durchsicht nach dem ersten starken Wochenende

Ein Quick Win. Die größte Arbeit ist die einmalige Übertragung Ihrer Vorlagen auf den Bildschirm; die Technik läuft auf Microsoft 365, und der Kiosk ist ein gewöhnliches Tablet im Ständer.

Samstag, 10 Uhr: zwölf Besucher. Der alte Weg: zwei Stifte und eine halbe Stunde. Der neue: zwölf Unterschriften auf dem Bildschirm, bevor die Standaufsicht ihren Kaffee austrinkt.

Zählen Sie die Eintritte des letzten Monats und die Minuten, die der Tresen für jeden aufwendet. Schicken Sie uns diese zwei Zahlen mit Ihrer Erklärungsvorlage; Sie bekommen einen Entwurf der Kioskbildschirme und die Rechnung der zurückgewonnenen Zeit.

Rechnen Sie Ihren Samstag am Tresen nach

Der Nachbarprozess hat meist dasselbe Problem

Alle 233 Lösungen durchsuchen