Start · Rozwiązania · Operacje i produkcja · Kiosk przy wejściu: oświadczenia i rejestr pobytu
Rozwiązanie · Operacje i produkcjaKlient odprawia się na ekranie przy wejściu, a rejestr pobytu pisze się sam
Kiosk przy wejściu: oświadczenia i rejestr pobytu
Tablet w stojaku przy wejściu prowadzi klienta przez to, co dziś odbywa się długopisem przy ladzie: dane, regulamin, oświadczenie z podpisem na ekranie. Robot UiPath odkłada podpisany dokument do archiwum, dopisuje wpis do rejestru pobytu i melduje obsłudze w Teams, kto jest odprawiony. Prowadzący strzelanie dalej robi swoje; znika tylko papier i kolejka.
Streszczenie dla zarządu
Każde wejście na strzelnicę i podobny obiekt zaczyna się od papieru: oświadczenie, wpis do rejestru pobytu, czasem numer rezerwacji; w szczycie robi to jedna osoba za ladą, a kolejka rośnie do drzwi.
Kiosk na tablecie prowadzi klienta samodzielnie: dane, regulamin, podpis palcem na ekranie; robot zapisuje oświadczenie jako PDF w archiwum, dopisuje wpis do rejestru pobytu i melduje obsłudze w Teams, kto jest gotowy.
Stały bywalec podaje numer telefonu i tylko podpisuje, bo dane się podstawiają; odprawa spada z kilku minut do kilkudziesięciu sekund, a rejestr jest kompletny i przeszukiwalny przy każdej kontroli.
aplikacja kiosku w Power Apps na zwykłym tablecie; archiwum oświadczeń i rejestr pobytu w SharePoint; meldunki obsługi w Microsoft Teams; rezerwacje z Bookings albo Państwa systemu
Problem biznesowy
Papier przy wejściu kosztuje dokładnie wtedy, gdy ruch jest największy
Strzelnica, park trampolin i podobne obiekty mają wspólny rytuał wejścia: zanim klient zrobi to, po co przyszedł, musi wypełnić oświadczenie i trafić do rejestru pobytu. W tygodniu to formalność. W sobotę o dziesiątej to dwunastu chętnych naraz, jedna osoba za ladą, dwa długopisy i podkładka, która krąży po poczekalni. Opłacony czas toru albo sali leci, a klient stoi w kolejce do kartki.
Papier ma też drugą stronę: segregator. Oświadczenia lądują w nim setkami, wpisy w rejestrze pobytu powstają ręcznie między jednym klientem a drugim, więc bywają niepełne albo nieczytelne. Gdy przychodzi kontrola albo cokolwiek trzeba udowodnić po tygodniach, ktoś kartkuje segregator w poszukiwaniu jednego podpisu z 14 marca. Bywa, że kartki z soboty nie ma wcale, bo w szczycie coś umknęło.
Najbardziej absurdalna część dotyczy stałych bywalców. Członek klubu, który przychodzi co środę od trzech lat, co środę wypełnia ten sam formularz tymi samymi danymi. On traci cierpliwość, obsada traci czas, a jakość wpisów spada, bo rutyna rozluźnia staranność dokładnie tam, gdzie ewidencja powinna być żelazna.
Jednocześnie nikt rozsądny nie chce oddać maszynie tego, co przy wejściu naprawdę ważne: kontaktu z klientem, oceny, briefingu bezpieczeństwa i decyzji prowadzącego strzelanie. To zostaje przy ludziach. Zautomatyzować trzeba kartkę, wpis i kolejkę, czyli wszystko to, czego klient i obsada szczerze nie znoszą.
Jak to wygląda dzisiaj
Poniżej to, jak wygląda praca, zanim cokolwiek zostanie zautomatyzowane.
- CzłowiekKlient wchodzi i dostaje podkładkę z oświadczeniem oraz długopis
- OczekiwanieW szczycie formularze wypełnia się na kolanie w poczekalni, kolejka rośnie
- Ryzyko błęduObsługa odczytuje pismo odręczne i przepisuje wpis do rejestru pobytu
- Ryzyko błęduOświadczenie ląduje w segregatorze, setki kartek rocznie
- OczekiwanieStały bywalec wypełnia ten sam formularz przy każdej wizycie
- Ryzyko błęduPrzy kontroli ktoś kartkuje segregator w poszukiwaniu jednego podpisu
Dlaczego obecny proces kosztuje więcej, niż widać
Rachunek, którego nie widać w budżecie.
- Ile minut lady kosztuje jedno wejście: rozdanie formularza, odczytanie, wpis do rejestru, odłożenie kartki?
- Ilu klientów w sobotni szczyt widzi kolejkę i odkłada wizytę na kiedy indziej?
- Ile trwa znalezienie konkretnego oświadczenia sprzed dwóch miesięcy, gdy ktoś o nie pyta?
- Ile wpisów w rejestrze pobytu jest niepełnych albo nieczytelnych, bo powstały w biegu?
Koszt zaniechania
Model zakłada 850 wejść miesięcznie i 4 minuty pracy lady na komplet: formularz, odczytanie, wpis, odłożenie. Własne liczby zobaczą Państwo w rejestrze pobytu i grafiku obsady.
Rachunek nie wycenia jakości ewidencji: niepełny wpis albo zgubione oświadczenie nie kosztuje nic, dopóki ktoś o nie nie zapyta. Wtedy kosztuje dużo.
Przykładowa organizacja o realnych proporcjach – liczby służą do policzenia sprawy na Państwa danych, nie są wynikiem klienta.
Strzelnica sportowa z klubem: 6 torów, około 850 wejść miesięcznie, dwie osoby obsady w weekend, rezerwacje w Bookings, Microsoft 365. Oświadczenia na papierze, rejestr pobytu ręcznie.
Sobota, 9:55: przed ladą dwunastu chętnych, w tym firma z rezerwacją na 10:00 i trzech członków klubu, którzy przyszli jak co tydzień.
Każdy podchodzi do tabletu przy wejściu. Firma wybiera swoją rezerwację z listy, uczestnicy kolejno wpisują dane, przesuwają regulamin do końca i podpisują palcem na ekranie.
Członek klubu wpisuje numer telefonu; jego dane podstawiają się same, więc tylko czyta i podpisuje. Całość zajmuje mu mniej niż minutę, zanim zdejmie kurtkę.
Robot odkłada każde oświadczenie jako PDF do archiwum grupy w SharePoint, dopisuje wpis do rejestru pobytu z godziną i stanowiskiem, a obsłudze w Teams rośnie lista: „odprawieni: 12, w tym rezerwacja Kowalscy sp. z o.o.". Prowadzący strzelanie robi briefing i decyduje jak zawsze.
W modelowanej sobocie lada nie prowadzi ani jednego wpisu ręcznie, a kolejka do kartki znika. To liczby z modelu, nie z rejestrów obiektu.
Proponowane rozwiązanie
Kioskiem jest zwykły tablet w stojaku, z aplikacją zbudowaną w Power Apps, czyli w Microsoft 365, które już mają Państwo. Aplikacja prowadzi klienta krokami: wybór rezerwacji albo wejście z ulicy, dane, regulamin do przewinięcia, oświadczenie i podpis na ekranie. Treść formularza i regulaminu jest Państwa, co do przecinka; my odpowiadamy za to, żeby dało się jej dotknąć palcem.
Za ekranem pracuje robot UiPath: podpisane oświadczenie zapisuje jako PDF w archiwum w SharePoint, dopisuje wpis do rejestru pobytu z godziną wejścia, a obsłudze melduje w Teams, kto jest odprawiony i na które stanowisko czeka. Stały klient po podaniu numeru telefonu dostaje formularz wypełniony swoimi danymi z poprzednich wizyt i tylko go podpisuje. Przy wyjściu można odbić się jednym dotknięciem, jeśli rejestr ma trzymać także godziny wyjścia.
Kiosk celowo nie robi dwóch rzeczy. Nie weryfikuje tożsamości ani uprawnień: dokumenty sprawdza człowiek, jak dotąd. I nie zastępuje prowadzącego strzelanie: briefing, ocena i decyzja o dopuszczeniu zostają w całości przy ludziach. Gdy tablet padnie albo klient woli papier, lada działa po staremu, a obsługa może uzupełnić wpis w tej samej aplikacji ze swojego komputera.
UiPath Orchestrator: kolejka odpraw, ponowienia i ślad audytowy każdego wpisu; konektory UiPath Integration Service do SharePoint, Teams i Outlook 365; Power Apps jako aplikacja kiosku na zwykłym tablecie
Aplikację kiosku z Państwa formularzem, regulaminem i podpisem na ekranie, archiwum oświadczeń PDF, automatyczny rejestr pobytu, tryb stałego klienta i meldunki odprawionych w kanale Teams obsady
Rezerwacje z Microsoft Bookings albo Państwa systemu rezerwacyjnego przez eksport lub API; tablet ze stojakiem po stronie obiektu, bez dedykowanego sprzętu kioskowego
Jak działa proces po automatyzacji
- AutomatyzacjaKlient przy tablecie wybiera rezerwację albo wejście z ulicy
- SystemDane, regulamin i podpis na ekranie; stały bywalec tylko podpisuje
- AutomatyzacjaRobot odkłada PDF oświadczenia do archiwum i dopisuje wpis do rejestru pobytu
- AutomatyzacjaObsada widzi w Teams listę odprawionych i numer rezerwacji
- CzłowiekDokumenty i uprawnienia sprawdza człowiek; prowadzący robi briefing i decyduje
- SystemPrzy kontroli oświadczenie znajduje się po nazwisku w kilka sekund
Model współpracy człowieka z automatyzacją
Automatyzacja obsługuje
- Przeprowadzenie klienta przez formularz, regulamin i podpis na ekranie
- Archiwum oświadczeń PDF i rejestr pobytu z godzinami, bez ręcznych wpisów
- Meldunki odprawionych w Teams i podstawianie danych stałym klientom
Człowiek decyduje
- Sprawdzenie dokumentów i uprawnień; kiosk niczego nie weryfikuje za człowieka
- Briefing bezpieczeństwa i decyzja prowadzącego strzelanie o dopuszczeniu
- Obsługa wyjątków: klient bez telefonu, grupa nieletnich, awaria tabletu, powrót do papieru
Przed i po
Systemy i integracje
Stos jest krótki celowo: jeden silnik, jedna warstwa wykonawcza, jedno miejsce decyzji człowieka.
Wejścia
- formularz oświadczenia i regulamin obiektu
- rezerwacje z Bookings albo systemu rezerwacyjnego
- dane stałych klientów z poprzednich wizyt
- dotknięcia i podpisy na tablecie przy wejściu
Warstwa automatyzacji
- UiPath Orchestrator
- UiPath Robots
- UiPath Integration Service
- UiPath Action Center
Systemy docelowe
- archiwum oświadczeń PDF w SharePoint
- rejestr pobytu z godzinami wejścia i wyjścia
- meldunki odprawionych w kanale Teams obsady
Punkty styku z człowiekiem: sprawdzenie dokumentów i briefing jak dotąd; zerknięcie na listę odprawionych w Teams; przegląd rejestru raz w tygodniu
Wykorzystane technologie
kolejka odpraw, ponowienia, ślad audytowy każdego wpisu do rejestru
Aformularz, regulamin i podpis na ekranie zwykłego tabletu
Aarchiwum, rejestr i meldunki tam, gdzie obsada już patrzy
Alista rezerwacji dnia przez konektor, eksport lub API
Bstandardowy sprzęt konsumencki kupowany przez obiekt; bez dedykowanych kiosków
BJak to wdrażamy
Od opisu do działającego procesu
To rozwiązanie wdrażamy w ramach usługi automatyzacji procesów: najpierw mierzymy proces na danych firmy, potem budujemy, testujemy i utrzymujemy roboty.
Branże
Realizacje
Opisane wdrożenia u klientów są w dziale Case studies.
Ilustracyjny model ekonomiczny
Liczby, które mogą Państwo sprawdzić na własnych danych.
Model zakłada 850 wejść miesięcznie i odzysk większości z 4 minut lady na wejście; nie wycenia klientów uratowanych od rezygnacji w kolejce, bo tej liczby nie znamy uczciwie. Własne liczby podstawią Państwo w kalkulatorze obok.
Policzmy to na Państwa danych
Szacunek ilustracyjny na podstawie Państwa danych. To model uwolnionej przepustowości, nie obietnica oszczędności.
Korzyści biznesowe
- Odprawa w kilkadziesiąt sekund zamiast kilku minut, także gdy wchodzi cała grupa naraz
- Rejestr pobytu kompletny, czytelny i z godzinami, bez jednego ręcznego wpisu
- Oświadczenia w archiwum PDF, do znalezienia po nazwisku w sekundy
- Stali bywalcy przestają wypełniać co tydzień ten sam formularz
- Obsada widzi w Teams, kto odprawiony, i zajmuje się ludźmi, nie papierem
Perspektywa zarządu
- Przepustowość wejścia rośnie bez dodatkowego etatu, co widać w najlepsze, najbardziej dochodowe soboty
- Ewidencja pobytu przestaje zależeć od charakteru pisma i pośpiechu; przy kontroli wszystko jest na miejscu
- Ta sama mechanika działa w każdym obiekcie z oświadczeniami przy wejściu: od strzelnicy po park trampolin
Wpływ na KPI zarządu
czas od wejścia do odprawy · długość kolejki w sobotni szczyt · kompletność wpisów w rejestrze pobytu · czas znalezienia oświadczenia na żądanie · odsetek stałych klientów odprawionych poniżej minuty
Bezpieczeństwo i nadzór
Automat ma dokładnie te uprawnienia, których potrzebuje. Ani jednego więcej.
- Kiosk zbiera tylko dane potrzebne do oświadczenia i rejestru pobytu; okres przechowywania ustala obiekt, zgodnie z RODO
- Kiosk nie skanuje dokumentów tożsamości i niczego nie nagrywa; weryfikacja dokumentów zostaje przy obsłudze
- Podpis z ekranu zapisuje się w PDF oświadczenia, a każdy wpis do rejestru ma ślad: kto, kiedy, z którego urządzenia
- Decyzje o dopuszczeniu do strzelania podejmuje wyłącznie prowadzący; kiosk nie ocenia i nie dopuszcza nikogo
- Dane pozostają w Państwa dzierżawie Microsoft 365; roboty pracują w regionie unijnym UiPath Automation Cloud
Dlaczego teraz
Sezon mocnych weekendów przychodzi szybciej, niż trwa wdrożenie; kiosk klasy szybka wygrana staje przy wejściu w kilka tygodni.
Klienci znają odprawę na ekranie z lotnisk i przychodni; długopis na podkładce coraz mocniej odstaje od reszty ich dnia.
Tablet i Power Apps to sprzęt i licencje, które w większości obiektów z Microsoft 365 już są albo kosztują niewiele.
Role zarządcze, których to dotyczy
Najlepsze soboty przestają być wąskim gardłem lady; ewidencja gotowa na każdą kontrolę
Zajmują się ludźmi i bezpieczeństwem zamiast rozdawaniem długopisów i przepisywaniem wpisów
Odprawia się w minutę, a jako stały bywalec tylko podpisuje; kolejka do kartki znika
Częste pytania i zastrzeżenia
Formę i treść ewidencji ustalają Państwo, najlepiej z osobą, która prowadzi sprawy formalne firmy; my odtwarzamy w kiosku dokładnie ten wzór, z podpisem zapisanym w PDF i pełnym śladem wpisów. Na życzenie kiosk może równolegle drukować wersję papierową w okresie przejściowym.
Lada wraca do papieru, jak dotąd, a obsługa uzupełnia wpisy w tej samej aplikacji ze swojego komputera, gdy połączenie wróci. Kiosk jest usprawnieniem, nie pojedynczym punktem awarii obiektu.
Grupa może dostać link przed wizytą i wypełnić oświadczenia w domu; przy wejściu kiosk pokazuje listę uczestników do odhaczenia i zbiera tylko brakujące podpisy. Dwunastka wchodzi w kilka minut zamiast w pół godziny.
Kiedy to nie jest właściwe rozwiązanie
- Obiekt bez obowiązkowych oświadczeń i rejestru pobytu: nie ma papieru, który kiosk miałby zdjąć
- Ruch kilku klientów dziennie: lada spokojnie nadąża, a tablet będzie stał ozdobą
- Oczekiwanie, że kiosk zweryfikuje tożsamość albo dopuści klienta do strzelania: to zawsze praca człowieka
Pytanie na najbliższe posiedzenie
Ilu klientów w ostatnią mocną sobotę zobaczyło kolejkę do lady, zanim zobaczyło cokolwiek innego w naszym obiekcie?
Podejście wdrożeniowe
Zakres bez niedomówień, jeszcze przed podpisem.
Dostarczamy
- Aplikację kiosku w Power Apps z Państwa formularzem, regulaminem i podpisem na ekranie
- Robota prowadzącego archiwum oświadczeń PDF i rejestr pobytu z godzinami
- Tryb stałego klienta i tryb grupy z linkiem do wypełnienia przed wizytą
- Meldunki odprawionych w kanale Teams obsady i widok dnia dla lady
- Instrukcję obsady, procedurę awaryjną i dwa tygodnie asysty po starcie
Potrzebujemy od Państwa
- Wzoru oświadczenia, regulaminu i zasad rejestru pobytu
- Dostępu do Microsoft 365 oraz rezerwacji z Bookings albo Państwa systemu
- Tabletu ze stojakiem przy wejściu i godziny z obsadą na przejście dzisiejszego wejścia klienta
Etapy
Rozpoznanie
Jak dziś wygląda wejście klienta od drzwi do stanowiska; pół dnia na obiekcie
Wzory i zasady
Formularz, regulamin, zasady rejestru, tryb grup i stałych klientów
Budowa
Aplikacja kiosku, archiwum, rejestr, meldunki w Teams
Bieg równoległy
Tydzień: kiosk i papier działają obok siebie, porównujemy kompletność
Uruchomienie
Kiosk przejmuje wejścia; przegląd po pierwszym mocnym weekendzie
Szybka wygrana. Największa praca to jednorazowe przełożenie Państwa wzorów na ekran; technologia działa na Microsoft 365, a kioskiem jest zwykły tablet w stojaku.
Sobota, 10:00: dwunastu chętnych. W starym trybie: dwa długopisy i pół godziny. W nowym: dwanaście podpisów na ekranie, zanim prowadzący skończy kawę.
Proszę policzyć wejścia z ostatniego miesiąca i minuty, które lada poświęca każdemu. Proszę przesłać nam te dwie liczby ze wzorem oświadczenia; odeślemy projekt ekranów kiosku i rachunek odzyskanego czasu.
Policz swoją sobotę przy ladzieTen sam problem ma zwykle sąsiedni proces
Grupa z firmy wypełnia oświadczenia na kolanie, a opłacony czas toru właśnie leci.
Zobacz rozwiązanie Prawo i complianceEwidencja amunicji strzelnicy bez zeszytuZeszyt przy stanowisku zna tylko jedna osoba, a pytania o stany przychodzą znienacka.
Zobacz rozwiązanie Prawo i complianceUprawnienia członków klubu pod kontroląLicencja wygasła w marcu, a członek strzela w kwietniu. Kto miał to wyłapać?
Zobacz rozwiązanie