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Lösung · Vertrieb & MarketingDie Firma fragt am Dienstag nach einem Event und bekommt am Dienstag ein Angebot, kein Versprechen
Firmenevents: Angebot, Vertrag, Anzahlung
Ein Roboter liest die Eventanfrage, prüft den Anlagenkalender und entwirft ein Angebot aus Ihrer Paketpreisliste: Programm, Catering, Preis, Anzahlungsregeln. Der Inhaber gibt mit einem Fingertipp frei, der Vertrag geht zur E-Signatur, die Anzahlung wird überwacht, und das Team bekommt eine Woche vorher das Briefing in Teams. Verhandlungen und das Event selbst bleiben bei Menschen.
Kurzfassung für die Geschäftsführung
Ein Firmenevent ist der teuerste Einzelverkauf der Anlage: Dutzende Personen, Pakete, Catering; und die Anfragen dazu liegen tagelang im Postfach, weil ein Angebot Programm, Kalender und Preisliste in eine Antwort verwandeln muss.
Der Roboter liest die Anfrage, prüft die Verfügbarkeit und entwirft ein Angebot aus Ihren Paketen: Programm Stunde für Stunde, Preis pro Person, Anzahlungsregeln; der Inhaber gibt frei oder korrigiert mit einem Satz.
Nach der Zusage des Kunden geht der Vertrag zur E-Signatur, die Anzahlung wird aus dem Bankexport erkannt und erinnert, und eine Woche vor dem Event bekommt das Team das Briefing: Personenzahl, Programm, Catering, Sonderwünsche.
Anfragepostfach und Anlagenkalender; KI-Angebotsentwürfe zur Freigabe; Vertrag und Anzahlung automatisch überwacht; das Team-Briefing in Microsoft Teams
Geschäftsproblem
Der teuerste Verkauf der Anlage scheitert an der fehlenden ruhigen Stunde
Eine Firmenevent-Anfrage wirkt unscheinbar: eine Mail von der Assistentin der Geschäftsführung, zwanzig Personen, irgendein Donnerstag, Bitte um ein Angebot. Doch die Antwort verlangt mehreres auf einmal: einen freien Termin, ein Zweistundenprogramm, Catering, einen Preis pro Person und Anzahlungsregeln. Niemand in der Anlage hat dafür mitten am Tag eine ruhige Stunde, also wartet die Anfrage auf den Abend, und abends auf den nächsten Abend.
Die Organisatorin der Firma wartet nicht mit. Sie hat Budget, Termin und einen Chef, der fragt, ob es steht; sie hat dieselbe Anfrage an drei Anlagen geschickt und unterschreibt dort, wo das erste konkrete Angebot landet. Wer nach drei Tagen antwortet, spielt um die Reste, auch mit besserem Programm und besserem Preis.
Geht das Angebot endlich raus, beginnt der zweite Akt: Absprachen verstreut über Mailfäden, ein Vertrag aus dem vorigen zusammengeflickt, eine Anzahlung, die niemand ohne Verlegenheit anmahnen kann, und ein Team, das die Details am Vortag mündlich erfährt. Es gab schon Grillabende für zwanzig, von denen der Koch seit gestern wusste.
Dabei passen neun von zehn Anfragen auf die drei, vier Pakete, die die Anlage ohnehin in Serie verkauft. Sie unterscheiden sich in Personenzahl, Uhrzeit und Extras. Das heißt: Den Entwurf kann eine Maschine bauen, und der Mensch sollte tun, worin er unersetzlich ist: Sonderwünsche festzurren und im Gespräch verkaufen.
Wie es heute läuft
So sieht die Arbeit aus, bevor irgendetwas automatisiert wird.
- MenschDie Eventanfrage landet im Postfach zwischen der Alltagspost
- WartezeitDas Angebot wartet auf einen ruhigen Abend, dann auf den nächsten
- FehlerrisikoDie Offerte wird von Hand aus Kalender, Preisliste und alten Mails gebaut
- FehlerrisikoAbsprachen verstreuen sich über Fäden; der Vertrag wird aus dem letzten geflickt
- WartezeitDie Anzahlung bleibt unbewacht; sie anzumahnen ist unangenehm
- FehlerrisikoDas Team erfährt die Eventdetails am Vortag, mündlich
Warum der heutige Prozess mehr kostet, als es scheint
Die Rechnung, die in keinem Budget auftaucht.
- Wie viele Eventanfragen kamen im letzten Quartal, und nach wie vielen Tagen gingen Angebote raus?
- Wie viele dieser Anfragen endeten mit unterschriebenem Vertrag, wie viele in Stille nach Ihrem Angebot?
- Wie oft kam eine Anzahlung nicht vor dem Event an, ohne dass es jemand rechtzeitig bemerkte?
- Wie oft erfuhr das Team von Catering oder Programm in letzter Minute?
Kosten des Nichtstuns
Das Modell nimmt 30 Anfragen im Saisonmonat und einen Eventwert im Tausenderbereich in Euro an; jede vierte am Verzug sterbende Anfrage ist bei drei Tagen pro Angebot vorsichtig gerechnet.
Der schmerzhafteste Posten steht außerhalb der Tabelle: das Event, das stattfand, aber mit lückenhaftem Briefing; die Firma schreibt keine Beschwerde, sie fragt nächstes Jahr einfach woanders.
Eine Modellorganisation mit realistischen Proportionen – die Zahlen dienen dazu, dieselbe Rechnung mit Ihren Daten zu machen; sie sind kein Kundenergebnis.
Ein Schießstand mit Clubraum: Eventpakete für Firmen von 10 bis 40 Personen, Catering vom Partner, rund 30 Anfragen im Saisonmonat, Angebote abends vom Inhaber geschrieben, Microsoft 365.
Dienstag, 11:20 Uhr: Die Assistentin der Geschäftsführung fragt per Mail nach einem Event für 22 Personen an einem Donnerstag im November, mit Grill und einer Option für zwei Personen ohne Schießen.
Der Roboter liest die Anfrage, findet drei freie Donnerstage, wählt das Paket „Firma auf der Bahn“ und entwirft: Programm Stunde für Stunde, Catering, Preis pro Person, Anzahlungsregeln, zwei Terminvorschläge.
Um 12:05 bekommt der Inhaber den Entwurf aufs Handy, ergänzt einen Satz zur Option ohne Schießen und gibt frei. Das Angebot geht um 12:15 raus, vier Stunden vor der Konkurrenz.
Die Firma wählt den zweiten Donnerstag. Der Roboter schickt den Vertrag zur E-Signatur, erkennt die Anzahlung am Verwendungszweck aus dem Auszug und veröffentlicht eine Woche vorher das Briefing in Teams: 22 Personen, Programm, Grill um 19:30, zwei Personen auf der Bogenbahn.
In der modellierten Saison steigt die Abschlussquote der Anfragen um ein Drittel, und die Abende des Inhabers gehören wieder ihm. Das sind Modellzahlen, nicht die Bücher der Anlage.
Vorgeschlagene Lösung
Wir beginnen mit dem, was Sie ohnehin verkaufen: drei, vier Eventpakete mit Programmen, Preisen pro Person, Cateringoptionen und Anzahlungsregeln, dazu der Ton, in dem Sie an Firmen schreiben wollen. Die KI bekommt diese Pakete und Ihre besten bisherigen Angebote als Vorlage; von da an klingen die Entwürfe nach Ihnen, nicht nach einem Automaten.
Die Anfrage aus Mail oder Formular wird sofort gelesen: Der Roboter zieht Personenzahl, Wunschtermine und Sonderwünsche heraus, prüft den Anlagenkalender und entwirft ein konkretes Angebot: Programm, Preis, Catering, zwei Terminvorschläge. Der Inhaber gibt mit einem Fingertipp frei, korrigiert mit einem Satz oder übernimmt den Faden, wenn die Anfrage ungewöhnlich ist. Ohne Freigabe geht nichts raus, bis Sie es für einfache Fälle selbst anders entscheiden.
Nach der Zusage führt der Roboter den Rest: Vertrag aus Ihrer Vorlage zur E-Signatur, Anzahlung aus dem Auszugsexport erkannt und höflich erinnert, Absprachen auf einer Eventkarte gesammelt statt in sieben Fäden. Eine Woche vor dem Termin bekommen Team und Cateringpartner das Briefing: Personenzahl, Programm, Zeiten, Sonderwünsche. Verhandlungen, Rabatte und das Event selbst bleiben in Menschenhand; der Roboter sorgt dafür, dass zwischen den Mails nichts verloren geht.
UiPath Orchestrator: Anfragewarteschlange, Anzahlungserinnerungen, Briefing-Termine und Prüfspur jedes Angebots; Konnektoren des UiPath Integration Service zu Outlook 365, SharePoint und Teams; KI-Modelle zum Lesen von Anfragen und Entwerfen von Angeboten
Ihre Eventpakete als Preisliste erfasst, Angebotsentwürfe zur Freigabe vom Handy, den Vertrag aus der Vorlage zur E-Signatur, Anzahlungsüberwachung aus dem Auszug, die Eventkarte und das Team-Briefing in Teams eine Woche vorher
Der Anlagenkalender in Microsoft 365 oder Ihrem Buchungssystem per Export oder API; der Kontoauszug als CSV/MT940; E-Signatur auf Ihrem eigenen Anbietervertrag; der Cateringpartner per Mail aus derselben Eventkarte
So läuft der automatisierte Prozess
- AutomatisierungDie Anfrage sofort gelesen: Personen, Termine, Sonderwünsche
- AutomatisierungDer Roboter prüft den Kalender und entwirft das Angebot aus den Paketen
- MenschDer Inhaber gibt mit einem Fingertipp frei oder korrigiert mit einem Satz
- AutomatisierungDer Vertrag aus der Vorlage geht zur E-Signatur; die Anzahlung wird aus dem Export erkannt
- SystemStille nach dem Angebot löst ein Nachfassen aus; eine fehlende Anzahlung eine Erinnerung
- AutomatisierungEine Woche vorher veröffentlicht sich das Briefing für Team und Catering in Teams
Zusammenspiel von Mensch und Automatisierung
Die Automatisierung übernimmt
- Anfragen lesen, den Kalender prüfen und Angebote aus Paketen entwerfen
- Der Vertrag zur E-Signatur, die Anzahlungsüberwachung und das Nachfassen nach Stille
- Die Eventkarte und das Briefing für Team und Catering eine Woche vorher
Menschen entscheiden
- Angebote freigeben, Verhandlungen, Rabatte und jede Sonderabsprache
- Das Event selbst und die Entscheidungen des Tages: Wetter, Programmänderungen, Sicherheit
- Paketpreise und Anzahlungsregeln: legt die Anlage fest, der Roboter setzt sie durch
Vorher und nachher
Systeme und Integrationen
Der Stack ist bewusst kurz: ein Motor, eine Ausführungsschicht, ein Ort, an dem ein Mensch entscheidet.
Eingänge
- Anfragen aus Mail und Website-Formular
- der Anlagenkalender mit Terminen und Sperren
- die Paket-, Catering- und Anzahlungspreisliste
- der Kontoauszug als CSV/MT940-Export
Automatisierungsschicht
- UiPath Orchestrator
- UiPath Robots
- UiPath Integration Service
- UiPath Action Center
Zielsysteme
- Angebote und Verträge zur E-Signatur mit Historie
- eine Eventkarte mit allen Absprachen in SharePoint
- das Briefing für Team und Catering im Teams-Kanal
Berührungspunkte mit Menschen: Angebotsentwürfe vom Handy freigeben; Verhandlungen und Sonderfälle; wöchentlicher Blick auf die Eventkarten
Eingesetzte Technologien
Anfragewarteschlange, Nachfassen, Anzahlungserinnerungen, Spur jedes Angebots
ASubstanz aus menschlich geschriebenen Mails und Angebote im Ton der Anlage
APostfach, Eventkarten, Team-Briefings
AMicrosoft 365 direkt oder Ihr Buchungssystem per Export oder API
Bder Vertrag auf Ihrem Signaturanbieter; Anzahlungen aus dem Auszugsexport
BSo setzen wir das um
Von der Beschreibung zum laufenden Prozess
Diese Lösung setzen wir im Rahmen unserer Prozessautomatisierung um: Zuerst messen wir den Prozess mit Unternehmensdaten, dann bauen, testen und betreuen wir die Roboter. Einen Teil der Arbeit erledigt ein KI-Agent in Microsoft Teams.
Fallstudien
Umgesetzte Kundenprojekte finden Sie unter Case Studies.
Illustratives Wirtschaftlichkeitsmodell
Zahlen, die Sie mit eigenen Daten prüfen können.
Das Modell nimmt an, dass ein schnelles, konkretes Angebot einen Teil der Anfragen rettet, nicht alle; eine Firma geht auch aus Gründen verloren, die keine Anlage steuert. Volumina und Preise gehören zum Szenario; Ihre eigenen Werte gehören in den Rechner nebenan.
Rechnen Sie mit Ihren Zahlen
Eine illustrative Schätzung auf Basis Ihrer Eingaben. Modelliert wird freigesetzte Kapazität, keine versprochene Einsparung.
Geschäftlicher Nutzen
- Das Angebot geht am selben Tag raus, solange die Firma noch vergleicht, nicht wenn sie unterschrieben hat
- Jedes Event hat eine Absprachenkarte statt sieben Mailfäden
- Anzahlungen kommen vor dem Termin an, und das Anmahnen ist nicht mehr unangenehm
- Team und Catering bekommen das Briefing eine Woche vorher, mit automatischen Updates
- Der Inhaber gibt vom Handy frei, statt nachts Angebote zu schreiben
Aus Sicht der Geschäftsführung
- Der teuerste Verkauf der Anlage hängt nicht mehr an den freien Abenden einer Person
- Der Event-Trichter wird messbar: Anfragen, Angebote, Unterschriften, und wo der Rest versickert
- Verlässlich vollständige Briefings bauen den Ruf einer Anlage auf, zu der Firmen jedes Jahr zurückkommen
KPIs für die Geschäftsführung
Zeit von der Anfrage zum Angebot · Abschlussquote der Eventanfragen · vor dem Termin gezahlte Anzahlungen · Vollständigkeit der Team-Briefings · Events wiederkehrender Firmen im Jahresvergleich
Sicherheit und Governance
Die Automatisierung hat genau die Berechtigungen, die sie braucht. Keine einzige mehr.
- Firmen- und Teilnehmerdaten werden nur für Angebot, Vertrag und Event verarbeitet, DSGVO-konform
- Angebotsentwürfe gibt ein Mensch frei; die KI erfindet weder Preise noch Termine und übergibt Unsicherheit dem Inhaber
- Der Roboter hat keinen Zugriff aufs Konto der Anlage; Anzahlungen erkennt er nur aus dem Auszugsexport
- Jedes Angebot, jeder Vertrag und jede Absprachenänderung wird protokolliert: was, wann, an wen
- Die Daten bleiben in Ihrem Microsoft-365-Tenant; die Roboter laufen in der EU-Region der UiPath Automation Cloud
Warum jetzt
Die Firmeneventsaison wird einen Monat im Voraus geplant; ein jetzt gestartetes System fängt die nächste Anfragewelle.
Firmen wählen Anlagen wie Hotels: Das erste konkrete Angebot gewinnt, nicht die schönste Anlage mit dem Angebot nach einer Woche.
KI hat gelernt, menschlich geschriebene Mails zu lesen und Angebote in Ihrem Ton zu schreiben; der automatische Vorschlag klingt nicht mehr automatisch.
Relevante Führungsrollen
Verkauft Events auch, während er die Anlage führt; die Abende gehören wieder ihm
Wissen eine Woche vorher, was, für wie viele und um wie viel Uhr; Schluss mit Überraschungen am Eventtag
Bekommt am selben Tag Konkretes und hat etwas für ihren Chef
Häufige Fragen und Einwände
Maßschneidern beginnt mit Stoff. Der Entwurf aus dem nächstliegenden Paket und dem Kalender steht in Minuten, und Sie passen an, was wirklich individuell ist. Auch ein ganz eigenes Angebot geht schneller raus, wenn Programm, Catering und Anzahlungsregeln schon zusammengebaut sind.
Ja, aber erst, wenn Sie das für einfache Fälle selbst freischalten. Standardmäßig wartet jeder Entwurf auf Ihre Freigabe per Fingertipp; ungewöhnliche Anfragen übergibt der Roboter sofort einem Menschen.
Der Partner bekommt das Briefing per Mail aus derselben Eventkarte wie das Team: Personenzahl, Menü, Zeiten, Änderungen. Meldet der Kunde am Vortag zwei Personen nach, geht das Update an alle zugleich.
Wann diese Lösung nicht passt
- Eine Anlage ohne Eventangebot und Gruppenraum: erst das Produkt, dann die Vertriebsautomatik
- Eine Handvoll Anfragen im Jahr: Die Handkalkulation reicht, das System rechnet sich nicht
- Die Erwartung, die KI verhandle Rabatte und führe durchs Event: Sie verkauft schneller, nicht an Ihrer Stelle
Eine Frage für die nächste Sitzung
Wie viele Firmenevents fanden dieses Jahr bei der Konkurrenz statt, nur weil deren Angebot zuerst ankam?
Vorgehen bei der Umsetzung
Der Umfang ohne Unklarheiten, noch vor der Unterschrift.
Wir liefern
- Ihre Eventpakete ausformuliert mit Preisen, Catering und Anzahlungsregeln
- KI-Angebotsentwürfe zur Freigabe vom Handy und Nachfassen nach Stille
- Den Vertrag aus Ihrer Vorlage zur E-Signatur und die Anzahlungsüberwachung aus dem Auszug
- Die Eventkarte und automatische Briefings für Team und Catering in Teams
- Einen Event-Trichter-Bericht und zwei Wochen Begleitung nach dem Start
Wir brauchen von Ihnen
- Ihre Pakete, die Preisliste und ein paar beste Angebote als Tonvorlage
- Zugang zum Anfragepostfach, zum Anlagenkalender und zu Microsoft 365
- Die Entscheidung, welche Fälle irgendwann ohne Freigabe rausgehen dürfen
Etappen
Aufnahme
Woher Anfragen kommen, wie viele, wie heute kalkuliert wird; eine Stunde Gespräch
Pakete und Regeln
Programme, Preise, Catering, Anzahlungen, Angebotston, Grenzen des Automaten
Aufbau
Anfragen lesen, Entwürfe, Vertrag, Anzahlungen, Eventkarte, Briefings
Parallelbetrieb
Zwei Wochen: Entwürfe zur Freigabe, wir messen Tempo und Treffsicherheit
Start
Angebote laufen im neuen Modus; Trichterdurchsicht nach dem ersten Monat
Ein Quick Win. Die größte Arbeit ist das einmalige Ausformulieren der Pakete und Anzahlungsregeln; Ihren Ton lernt die KI aus wenigen Angeboten in einer Stunde.
Dienstag, 11:20 Uhr: Anfrage für ein Event mit 22 Personen. Um 12:15 hat die Firma Programm, Preis und zwei Termine. Am Donnerstag den unterschriebenen Vertrag, die Anzahlung unterwegs.
Schicken Sie uns die letzten zehn Eventanfragen mit den Daten Ihrer Antworten. Sie bekommen die Rechnung, wie viele Events im Jahr allein in der Reaktionszeit stecken, und einen Angebotsentwurf aus Ihren Paketen.
Zählen Sie Ihre EventanfragenDer Nachbarprozess hat meist dasselbe Problem
Die Anfrage von Dienstagabend bekam ihre Antwort am Donnerstag. Der Gast schläft längst woanders.
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