Start · Rozwiązania · Sprzedaż i marketing · Eventy firmowe: oferta, umowa, zaliczka
Rozwiązanie · Sprzedaż i marketingFirma pyta o event we wtorek i we wtorek dostaje ofertę, nie obietnicę oferty
Eventy firmowe: oferta, umowa, zaliczka
Robot czyta zapytanie o event, sprawdza kalendarz obiektu i składa projekt oferty według Państwa cennika pakietów: program, catering, cena, zasady zaliczki. Właściciel zatwierdza jednym kliknięciem, umowa idzie do podpisu, zaliczka jest pilnowana, a obsada dostaje brief w Teams na tydzień przed. Negocjacje i sam event pozostają przy ludziach.
Streszczenie dla zarządu
Event firmowy to najdroższa pojedyncza sprzedaż obiektu: kilkadziesiąt osób, pakiety, catering; a zapytania o niego leżą w skrzynce dni, bo wycena wymaga złożenia programu, kalendarza i cennika w jedną odpowiedź.
Robot czyta zapytanie, sprawdza dostępność w kalendarzu i składa projekt oferty z Państwa pakietów: program godzina po godzinie, cena za osobę, zasady zaliczki; właściciel zatwierdza albo poprawia jednym zdaniem.
Po akceptacji klienta umowa idzie do e-podpisu, zaliczka jest rozpoznawana z wyciągu i przypominana, a tydzień przed eventem obsada dostaje brief: liczba osób, program, catering, ustalenia specjalne.
skrzynka zapytań i kalendarz obiektu; projekty ofert z AI do zatwierdzenia; umowa i zaliczka pilnowane automatycznie; brief obsady w Microsoft Teams
Problem biznesowy
Najdroższa sprzedaż obiektu przegrywa z brakiem czasu na wycenę
Zapytanie o event firmowy wygląda niepozornie: mail od asystentki zarządu, dwadzieścia osób, któryś czwartek, prośba o propozycję. Ale odpowiedź wymaga złożenia kilku rzeczy naraz: wolnego terminu, programu na dwie godziny, cateringu, ceny za osobę i zasad zaliczki. Nikt na obiekcie nie ma na to spokojnej godziny w środku dnia, więc zapytanie czeka na wieczór, a wieczorem czeka na kolejny wieczór.
Organizatorka z firmy nie czeka razem z nim. Ma budżet, termin i szefa, który pyta, czy załatwione; wysłała to samo zapytanie do trzech obiektów i podpisze tam, gdzie dostanie konkret pierwsza. Obiekt, który odpowiada po trzech dniach, gra o resztki, nawet jeśli ma lepszy program i lepszą cenę.
Gdy oferta wreszcie wychodzi, zaczyna się druga część dramatu: ustalenia rozproszone po mailach, umowa sklejana z poprzedniej, zaliczka, o którą nikt nie umie się upomnieć bez niezręczności, i obsada, która o szczegółach eventu dowiaduje się dzień wcześniej ustnie. Zdarza się grill dla dwudziestu osób, o którym kucharz wiedział od wczoraj.
A przecież dziewięć na dziesięć zapytań pasuje do trzech, czterech pakietów, które obiekt i tak sprzedaje w kółko. Różnią się liczbą osób, godziną i dodatkami. To znaczy, że projekt oferty może składać maszyna, a człowiek powinien robić to, w czym jest niezastąpiony: dopiąć niestandardowe życzenia i sprzedać rozmową.
Jak to wygląda dzisiaj
Poniżej to, jak wygląda praca, zanim cokolwiek zostanie zautomatyzowane.
- CzłowiekZapytanie o event ląduje w skrzynce między bieżącymi mailami
- OczekiwanieWycena czeka na spokojny wieczór, potem na następny
- Ryzyko błęduOferta składana ręcznie z kalendarza, cennika i starych maili
- Ryzyko błęduUstalenia rozproszone po wątkach; umowa sklejana z poprzedniej
- OczekiwanieZaliczka bez pilnowania; upomnienie się o nią jest niezręczne
- Ryzyko błęduObsada poznaje szczegóły eventu dzień wcześniej, ustnie
Dlaczego obecny proces kosztuje więcej, niż widać
Rachunek, którego nie widać w budżecie.
- Ile zapytań o eventy przyszło w ostatnim kwartale i po ilu dniach wychodziły oferty?
- Ile z tych zapytań zakończyło się podpisaną umową, a ile ciszą po Państwa ofercie?
- Ile razy zaliczka nie wpłynęła przed eventem i nikt tego nie zauważył na czas?
- Ile razy obsada dowiadywała się o cateringu albo programie w ostatniej chwili?
Koszt zaniechania
Model zakłada 30 zapytań miesięcznie w sezonie i średnią wartość eventu w tysiącach złotych przeliczoną na euro; co czwarte zapytanie ginące od zwłoki to wartość ostrożna przy trzech dniach czekania na ofertę.
Najboleśniejsza pozycja jest poza tabelą: event, który się odbył, ale bez dopiętego briefu; firma nie napisze skargi, po prostu w przyszłym roku zapyta gdzie indziej.
Przykładowa organizacja o realnych proporcjach – liczby służą do policzenia sprawy na Państwa danych, nie są wynikiem klienta.
Strzelnica z salą klubową: pakiety eventowe dla firm od 10 do 40 osób, catering od partnera, około 30 zapytań miesięcznie w sezonie, oferty pisane wieczorami przez właściciela, Microsoft 365.
Wtorek, 11:20: asystentka zarządu pyta mailem o event dla 22 osób w któryś czwartek listopada, z grillem i opcją dla dwóch osób bez strzelania.
Robot czyta zapytanie, znajduje trzy wolne czwartki, dobiera pakiet „Firma na torze" i składa projekt: program godzina po godzinie, catering, cena za osobę, zasady zaliczki, dwie propozycje terminów.
O 12:05 właściciel dostaje projekt na telefon, dopisuje jedno zdanie o opcji bez strzelania i zatwierdza. Oferta wychodzi o 12:15, cztery godziny przed konkurencją.
Firma wybiera drugi czwartek. Robot wysyła umowę do e-podpisu, rozpoznaje zaliczkę z wyciągu po tytule i tydzień przed eventem publikuje brief w Teams: 22 osoby, program, grill na 19:30, dwie osoby na tor łuczniczy.
W modelowanym sezonie skuteczność zapytań rośnie o jedną trzecią, a wieczory właściciela wracają do właściciela. To liczby z modelu, nie z rejestrów obiektu.
Proponowane rozwiązanie
Zaczynamy od spisania tego, co i tak sprzedają Państwo: trzy, cztery pakiety eventowe z programami, cenami za osobę, opcjami cateringu i zasadami zaliczek, plus ton, w jakim chcą Państwo pisać do firm. AI dostaje te pakiety i Państwa najlepsze dotychczasowe oferty jako wzór; od tej pory składa projekty, które brzmią jak Państwo, nie jak automat.
Zapytanie z maila albo formularza jest czytane od razu: robot wyciąga liczbę osób, preferowane terminy i życzenia specjalne, sprawdza kalendarz obiektu i składa projekt oferty z konkretem: program, cena, catering, dwie propozycje terminów. Właściciel zatwierdza jednym dotknięciem, poprawia jednym zdaniem albo przejmuje wątek, gdy zapytanie jest nietypowe. Nic nie wychodzi bez zatwierdzenia, dopóki sami nie zdecydują Państwo inaczej dla prostych przypadków.
Po akceptacji klienta robot prowadzi resztę: umowa z Państwa wzoru do e-podpisu, zaliczka rozpoznana z wyciągu i grzecznie przypominana, ustalenia zebrane w jednej karcie eventu zamiast w siedmiu wątkach. Tydzień przed terminem obsada i partner cateringowy dostają brief: liczba osób, program, godziny, ustalenia specjalne. Negocjacje, rabaty i sam event pozostają w rękach ludzi; robot pilnuje, żeby nic nie przepadło między mailami.
UiPath Orchestrator: kolejka zapytań, przypomnienia o zaliczkach, terminy briefów i ślad audytowy każdej oferty; konektory UiPath Integration Service do Outlook 365, SharePoint i Teams; modele AI do czytania zapytań i projektów ofert
Pakiety eventowe spisane w cennik, projekty ofert do zatwierdzenia z telefonu, umowę ze wzoru do e-podpisu, pilnowanie zaliczek z wyciągu, kartę eventu i brief obsady w Teams na tydzień przed
Kalendarz obiektu w Microsoft 365 albo Państwa systemie rezerwacji przez eksport lub API; wyciąg bankowy CSV/MT940; e-podpis na Państwa umowie z dostawcą; partner cateringowy mailem z tej samej karty eventu
Jak działa proces po automatyzacji
- AutomatyzacjaZapytanie przeczytane od razu: osoby, terminy, życzenia specjalne
- AutomatyzacjaRobot sprawdza kalendarz i składa projekt oferty z pakietów
- CzłowiekWłaściciel zatwierdza jednym dotknięciem albo poprawia jednym zdaniem
- AutomatyzacjaUmowa ze wzoru idzie do e-podpisu; zaliczka rozpoznawana z wyciągu
- SystemCisza po ofercie uruchamia follow-up; brak zaliczki uruchamia przypomnienie
- AutomatyzacjaTydzień przed eventem brief dla obsady i cateringu publikuje się w Teams
Model współpracy człowieka z automatyzacją
Automatyzacja obsługuje
- Czytanie zapytań, sprawdzanie kalendarza i projekty ofert z pakietów
- Umowa do e-podpisu, pilnowanie zaliczki i follow-upy po ciszy
- Karta eventu i brief dla obsady oraz cateringu na tydzień przed
Człowiek decyduje
- Zatwierdzanie ofert, negocjacje, rabaty i wszystkie ustalenia niestandardowe
- Prowadzenie samego eventu i decyzje dnia: pogoda, zmiany programu, bezpieczeństwo
- Cennik pakietów i zasady zaliczek: ustala je obiekt, robot ich pilnuje
Przed i po
Systemy i integracje
Stos jest krótki celowo: jeden silnik, jedna warstwa wykonawcza, jedno miejsce decyzji człowieka.
Wejścia
- zapytania z maila i formularza na stronie
- kalendarz obiektu z terminami i blokadami
- cennik pakietów, cateringu i zasady zaliczek
- wyciąg bankowy w eksporcie CSV/MT940
Warstwa automatyzacji
- UiPath Orchestrator
- UiPath Robots
- UiPath Integration Service
- UiPath Action Center
Systemy docelowe
- oferty i umowy do e-podpisu z historią
- karta eventu z kompletem ustaleń w SharePoint
- brief obsady i cateringu w kanale Teams
Punkty styku z człowiekiem: zatwierdzanie projektów ofert z telefonu; negocjacje i przypadki nietypowe; przegląd kart eventów raz w tygodniu
Wykorzystane technologie
kolejka zapytań, follow-upy, przypomnienia o zaliczkach, ślad każdej oferty
Akonkret z maili pisanych po ludzku i oferty w tonie obiektu
Askrzynka, karty eventów, briefy obsady
AMicrosoft 365 wprost albo Państwa system rezerwacji przez eksport lub API
Bumowa na Państwa umowie z dostawcą podpisu; zaliczki z eksportu wyciągu
BJak to wdrażamy
Od opisu do działającego procesu
To rozwiązanie wdrażamy w ramach usługi automatyzacji procesów: najpierw mierzymy proces na danych firmy, potem budujemy, testujemy i utrzymujemy roboty. Część pracy wykonuje agent AI na Microsoft Teams.
Branże
Realizacje
Opisane wdrożenia u klientów są w dziale Case studies.
Ilustracyjny model ekonomiczny
Liczby, które mogą Państwo sprawdzić na własnych danych.
Model zakłada, że szybka i konkretna oferta ratuje część zapytań, nie wszystkie; firma bywa stracona z powodów, na które obiekt nie ma wpływu. Wolumeny i ceny należą do scenariusza; własne liczby podstawią Państwo w kalkulatorze obok.
Policzmy to na Państwa danych
Szacunek ilustracyjny na podstawie Państwa danych. To model uwolnionej przepustowości, nie obietnica oszczędności.
Korzyści biznesowe
- Oferta wychodzi tego samego dnia, gdy firma jeszcze porównuje, a nie gdy już podpisała
- Każdy event ma jedną kartę ustaleń zamiast siedmiu wątków mailowych
- Zaliczki wpływają przed terminem, a upominanie się o nie przestaje być niezręczne
- Obsada i catering dostają brief tydzień przed, z automatycznymi aktualizacjami
- Właściciel zatwierdza z telefonu zamiast pisać oferty po nocach
Perspektywa zarządu
- Najdroższa sprzedaż obiektu przestaje zależeć od wolnych wieczorów jednej osoby
- Lejek eventowy staje się mierzalny: ile zapytań, ile ofert, ile podpisów, gdzie ucieka reszta
- Powtarzalna jakość briefów buduje opinię obiektu, do którego firmy wracają co rok
Wpływ na KPI zarządu
czas od zapytania do oferty · skuteczność zapytań o eventy · zaliczki wpłacone przed terminem · kompletność briefów obsady · eventy powracających firm rok do roku
Bezpieczeństwo i nadzór
Automat ma dokładnie te uprawnienia, których potrzebuje. Ani jednego więcej.
- Dane firm i uczestników przetwarzane wyłącznie do oferty, umowy i organizacji eventu, zgodnie z RODO
- Projekty ofert zatwierdza człowiek; AI nie zmyśla cen ani terminów, a niepewność oddaje właścicielowi
- Robot nie ma dostępu do konta obiektu; zaliczki rozpoznaje wyłącznie z eksportu wyciągu
- Każda oferta, umowa i zmiana ustaleń ma ślad: co, kiedy, do kogo wyszło
- Dane pozostają w Państwa dzierżawie Microsoft 365; roboty pracują w regionie unijnym UiPath Automation Cloud
Dlaczego teraz
Sezon eventów firmowych planuje się z miesięcznym wyprzedzeniem; system uruchomiony teraz łapie najbliższą falę zapytań.
Firmy wybierają obiekt tak, jak wybiera się hotel: wygrywa pierwszy konkret, a nie najładniejszy obiekt z ofertą po tygodniu.
AI nauczyło się czytać maile pisane po ludzku i pisać oferty Państwa tonem; automatyczna propozycja przestała brzmieć jak automat.
Role zarządcze, których to dotyczy
Sprzedaje eventy także wtedy, gdy prowadzi obiekt; wieczory wracają do niego
Wiedzą tydzień wcześniej, co, dla ilu osób i o której; koniec niespodzianek dnia eventu
Dostaje konkret tego samego dnia i ma czym pochwalić się szefowi
Częste pytania i zastrzeżenia
Szycie na miarę zaczyna się od płótna. Projekt z najbliższego pakietu i kalendarza powstaje w minuty, a Państwo dopasowują to, co naprawdę niestandardowe. Nawet w pełni indywidualna oferta wychodzi szybciej, gdy program, catering i zasady zaliczek są już poskładane.
Może, ale dopiero gdy sami to włączą Państwo dla prostych przypadków. Domyślnie każdy projekt czeka na Państwa zatwierdzenie jednym dotknięciem; nietypowe zapytania robot od razu oddaje człowiekowi.
Partner dostaje brief mailem z tej samej karty eventu co obsada: liczba osób, menu, godziny, zmiany. Gdy klient dzień wcześniej dopisze dwie osoby, aktualizacja idzie do wszystkich naraz.
Kiedy to nie jest właściwe rozwiązanie
- Obiekt bez oferty eventowej i sali na grupy: najpierw produkt, potem automatyzacja sprzedaży
- Kilka zapytań rocznie: wycena ręczna wystarcza, a system się nie zwróci
- Oczekiwanie, że AI będzie negocjować rabaty i prowadzić event: sprzedaje szybciej, nie zamiast Państwa
Pytanie na najbliższe posiedzenie
Ile eventów firmowych odbyło się w tym roku u konkurencji tylko dlatego, że ich oferta przyszła pierwsza?
Podejście wdrożeniowe
Zakres bez niedomówień, jeszcze przed podpisem.
Dostarczamy
- Spisane pakiety eventowe z cenami, cateringiem i zasadami zaliczek
- Projekty ofert z AI do zatwierdzenia z telefonu i follow-upy po ciszy
- Umowę z Państwa wzoru do e-podpisu i pilnowanie zaliczek z wyciągu
- Kartę eventu i automatyczne briefy obsady oraz cateringu w Teams
- Raport lejka eventowego i dwa tygodnie asysty po starcie
Potrzebujemy od Państwa
- Pakietów, cennika i kilku najlepszych ofert jako wzoru tonu
- Dostępu do skrzynki zapytań, kalendarza obiektu i Microsoft 365
- Decyzji, które przypadki mogą kiedyś wychodzić bez zatwierdzenia
Etapy
Rozpoznanie
Skąd przychodzą zapytania, ile ich jest, jak wygląda dzisiejsza wycena; godzina rozmowy
Pakiety i reguły
Programy, ceny, catering, zaliczki, ton ofert, granice automatu
Budowa
Czytanie zapytań, projekty, umowa, zaliczki, karta eventu, briefy
Bieg równoległy
Dwa tygodnie: projekty do zatwierdzenia, mierzymy czasy i trafność
Uruchomienie
Oferty idą nowym trybem; przegląd lejka po pierwszym miesiącu
Szybka wygrana. Największa praca to jednorazowe spisanie pakietów i zasad zaliczek; AI uczy się Państwa tonu z kilku ofert w godzinę.
Wtorek, 11:20: zapytanie o event dla 22 osób. O 12:15 firma ma program, cenę i dwa terminy. W czwartek podpisana umowa i zaliczka w drodze.
Proszę przesłać dziesięć ostatnich zapytań o eventy z datami Państwa odpowiedzi. Odeślemy rachunek, ile eventów rocznie leży w samym czasie reakcji, i projekt oferty złożonej z Państwa pakietów.
Policz swoje zapytania o eventyTen sam problem ma zwykle sąsiedni proces
Zapytanie z wtorku wieczora dostało odpowiedź w czwartek. Gość śpi już gdzie indziej.
Zobacz rozwiązanie Sprzedaż i marketingOferty wysłane, follow-up zrobionyWycena poszła we wtorek. Klient czekał na telefon, który nigdy nie przyszedł, i zamówił u innych.
Zobacz rozwiązanie Operacje i produkcjaRezerwacje torów i oświadczenia przed wejściemGrupa z firmy wypełnia oświadczenia na kolanie, a opłacony czas toru właśnie leci.
Zobacz rozwiązanie