Start · Rozwiązania · Prawo i compliance · Sprawozdania paliwowe do URE gotowe przed terminem
Rozwiązanie · Prawo i complianceDwudziesty dzień miesiąca przestaje być dniem paniki działu koncesji
Sprawozdania paliwowe do URE gotowe przed terminem
Robot prowadzi kalendarz obowiązków koncesyjnych, po zamknięciu miesiąca agreguje wolumeny z ERP do układu sprawozdania, porównuje z historią i oddaje człowiekowi komplet do zatwierdzenia, z zapasem dni, nie godzin.
Streszczenie dla zarządu
Posiadacz koncesji paliwowej składa cykliczne sprawozdania o obrocie. Dane są w ERP, ale w innych przekrojach niż formularz, więc co miesiąc ktoś skleja je ręcznie.
Kalendarz obowiązków, agregacja wolumenów do układu formularza i kontrola odchyleń wobec historii dzieją się automatycznie po zamknięciu miesiąca.
Sprawozdanie przestaje być wyścigiem z terminem. Człowiek zatwierdza komplet przygotowany z wyprzedzeniem, a odchylenia wyjaśnia przed wysyłką, nie po pytaniu z urzędu.
wolumeny obrotu w ERP; rejestr obowiązków i terminów; paczki sprawozdawcze do zatwierdzenia w Microsoft Teams
Problem biznesowy
Formularz kontra ERP
Koncesja na obrót paliwami ciekłymi ma swoją cenę stałą: cykliczną sprawozdawczość wobec regulatora. Sprawozdania o rodzajach i ilościach paliw, w podziałach na kody CN, kierunki i kontrahentów, składa się w rytmie miesięcznym i rocznym, w terminach liczonych w dniach od zamknięcia okresu.
Kłopot nie leży w trudności formularza, lecz w przekrojach. ERP zna sprzedaż po indeksach materiałowych i klientach; formularz chce wolumenów po kodach CN i rodzajach działalności. Ktoś musi co miesiąc przełożyć jedno na drugie, a mapowanie indeksów na kody żyje w arkuszu, którego wersję zna jedna osoba.
Terminy zbiegają się z zamknięciem miesiąca, czyli z okresem, w którym księgowość i tak pracuje na granicy przepustowości. Sprawozdanie powstaje więc w pośpiechu, walidowane wzrokiem, i wychodzi za pięć dwunasta. Błąd wykrywa nie autor, lecz urząd, wezwaniem do korekty.
Ryzyko jest nieproporcjonalne do nakładu: spóźnienia i błędy w sprawozdawczości koncesyjnej są zagrożone karami, a w skrajnych scenariuszach otwierają dyskusję o samej koncesji. Firma ryzykuje fundament działalności na czynności, którą wykonuje ręcznie, w najgorszym możliwym tygodniu miesiąca.
Jak to wygląda dzisiaj
Poniżej to, jak wygląda praca, zanim cokolwiek zostanie zautomatyzowane.
- CzłowiekPo zamknięciu miesiąca ktoś eksportuje sprzedaż i zakupy paliw z ERP do arkusza
- CzłowiekIndeksy materiałowe są ręcznie mapowane na kody CN według tabeli, którą zna jedna osoba
- Ryzyko błęduKorekty faktur z poprzednich okresów wchodzą do wolumenów albo nie, zależnie od tego, kto liczy
- OczekiwanieSprawozdanie czeka na wolną godzinę między obowiązkami zamknięcia miesiąca
- Ryzyko błęduWalidacja jest wzrokowa: nikt nie porównuje systematycznie wolumenów z poprzednimi okresami
- Ryzyko błęduWysyłka za pięć dwunasta; błąd wychodzi dopiero przy wezwaniu z urzędu albo przy kontroli
Dlaczego obecny proces kosztuje więcej, niż widać
Rachunek, którego nie widać w budżecie.
- Godziny liczą się podwójnie, bo wypadają w zamknięciu miesiąca: każda godzina na sprawozdaniu to godzina zabrana z uzgodnień, na które też nie ma czasu.
- Wiedza o mapowaniu indeksów na kody CN mieszka w jednej głowie i jednym arkuszu. Urlop tej osoby jest ryzykiem regulacyjnym, co brzmi absurdalnie dokładnie dlatego, że jest prawdziwe.
- Odchylenie wolumenu, które powinno być pytaniem wewnętrznym („czemu marzec ma o 40% więcej ON?”), staje się pytaniem urzędu, a wtedy odpowiedź kosztuje wielokrotnie więcej.
- Każda zmiana w przepisach albo w formularzu oznacza ponowne uczenie się procesu, bo proces nigdzie nie jest spisany; jest nawykiem.
Koszt zaniechania
Dwa pierwsze wiersze to koszty pewne i policzalne. Trzeci celowo nie ma kwoty: sankcje w sprawozdawczości koncesyjnej wynikają z przepisów i decyzji regulatora, a ich widełki są na tyle szerokie, że każda liczba na stronie byłaby albo straszeniem, albo bagatelizowaniem. Wystarczy wiedzieć, że istnieją i że dotyczą także spóźnień.
Prawdziwa asymetria jest gdzie indziej: koszt zrobienia tego porządnie jest mały i jednorazowy, a ekspozycja jest cykliczna i bezterminowa, bo sprawozdania trzeba składać co okres, dopóki istnieje koncesja.
Przykładowa organizacja o realnych proporcjach – liczby służą do policzenia sprawy na Państwa danych, nie są wynikiem klienta.
Spółka obrotu paliwami z koncesją OPC: hurt oleju napędowego i benzyn do klientów flotowych i rolniczych, własna baza magazynowa, SAP jako ERP, Microsoft 365, jedna osoba odpowiedzialna za koncesje łącznie z licencjami transportowymi.
Kilkanaście obowiązków sprawozdawczych rocznie wobec regulatora i instytucji pokrewnych; wolumeny rzędu 60 mln litrów rocznie w kilkudziesięciu przekrojach kodów CN i kierunków.
Po każdym zamknięciu miesiąca eksporty z SAP, mapowanie w arkuszu, ręczne wpisywanie do formularzy i wysyłka; wszystko na jednym stanowisku, w tygodniu zamknięcia.
Około dwóch dni pracy miesięcznie w najbardziej obciążonym tygodniu, zero automatycznej walidacji i pełna zależność od obecności jednej osoby.
Robot po zamknięciu miesiąca agreguje wolumeny według wersjonowanego mapowania CN, porównuje każdy przekrój z historią i medianą sezonową, przygotowuje paczkę sprawozdawczą i wystawia ją do zatwierdzenia w Teams z listą odchyleń do wyjaśnienia.
W modelowanym przypadku sprawozdanie jest gotowe do zatwierdzenia trzy dni po zamknięciu, a nie trzy godziny przed terminem; odchylenia wyjaśnia się wewnętrznie, zanim ktokolwiek z zewnątrz o nie zapyta. To liczby z modelu, nie z niczyich rejestrów.
Proponowane rozwiązanie
Fundamentem nie jest robot, lecz dwie spisane rzeczy: rejestr obowiązków (co, dokąd, w jakim terminie, w jakim układzie) i wersjonowane mapowanie indeksów materiałowych na kody CN oraz rodzaje działalności. Obie powstają z Państwa osobą odpowiedzialną za koncesje i obie mają właściciela oraz historię zmian.
Po zamknięciu miesiąca robot pobiera wolumeny z ERP, stosuje mapowanie i buduje sprawozdanie w układzie wymaganym przez formularz. Zanim cokolwiek trafi do człowieka, każdy przekrój jest porównany z poprzednimi okresami: odchylenie ponad próg dostaje etykietę i prośbę o wyjaśnienie. Dopiero komplet, dane plus wyjaśnienia odchyleń, trafia do zatwierdzenia w Microsoft Teams.
Człowiek zatwierdza i składa; robot pilnuje potwierdzenia złożenia, archiwizuje paczkę z wersją mapowania i danymi źródłowymi oraz przypomina o kolejnych terminach z kalendarza obowiązków. Zmiana formularza czy przepisów to zmiana szablonu i mapowania w jednym miejscu, nie nauka nowego nawyku.
UiPath Orchestrator: wyzwalacze po zamknięciu miesiąca, kolejki obowiązków, ponowienia i ślad audytowy; konektory UiPath Integration Service do Microsoft Teams i Outlook 365; zatwierdzenia UiPath Action Center
Rejestr obowiązków z kalendarzem, wersjonowane mapowanie CN, agregację wolumenów, kontrolę odchyleń wobec historii, paczki sprawozdawcze z archiwizacją i przypomnienia eskalacyjne
Wolumeny sprzedaży i zakupów z SAP przez udokumentowany interfejs (tabele, BAPI lub eksporty); formularze sprawozdawcze w postaci wymaganej przez urząd; opcjonalnie korekty faktur z modułu FI
Jak działa proces po automatyzacji
- SystemZamknięcie miesiąca w ERP uruchamia przebieg sprawozdawczy dla obowiązków z kalendarza
- AutomatyzacjaRobot agreguje wolumeny według wersjonowanego mapowania CN i buduje sprawozdanie w układzie formularza
- AutomatyzacjaKażdy przekrój jest porównywany z poprzednimi okresami; odchylenia ponad próg dostają etykiety
- CzłowiekOsoba odpowiedzialna za koncesje wyjaśnia odchylenia i zatwierdza paczkę w Microsoft Teams
- AutomatyzacjaRobot pilnuje potwierdzenia złożenia i archiwizuje paczkę z danymi źródłowymi i wersją mapowania
- CzłowiekKalendarz pokazuje kolejne terminy; eskalacja idzie do przełożonego, jeśli zatwierdzenie utknie
Model współpracy człowieka z automatyzacją
Automatyzacja obsługuje
- Kalendarz obowiązków, agregację wolumenów i budowę sprawozdań w wymaganych układach
- Porównanie każdego przekroju z historią i etykietowanie odchyleń ponad próg
- Archiwizację paczek z pełnym rodowodem danych i pilnowanie potwierdzeń złożenia
Człowiek decyduje
- Mapowanie indeksów na kody CN i każdą jego zmianę
- Wyjaśnienia odchyleń i decyzję o zatwierdzeniu każdej paczki
- Kontakt z regulatorem i interpretacje w sprawach niejednoznacznych
Przed i po
Systemy i integracje
Stos jest krótki celowo: jeden silnik, jedna warstwa wykonawcza, jedno miejsce decyzji człowieka.
Wejścia
- wolumeny sprzedaży i zakupów paliw w ERP
- rejestr obowiązków i terminów
- wersjonowane mapowanie indeksów na kody CN
- korekty faktur z poprzednich okresów
Warstwa automatyzacji
- UiPath Orchestrator
- UiPath Robots
- UiPath Integration Service
- UiPath Action Center
Systemy docelowe
- paczki sprawozdawcze w układzie formularzy
- archiwum złożonych sprawozdań z rodowodem danych
- zatwierdzenia i przypomnienia w Microsoft Teams
Punkty styku z człowiekiem: zatwierdzenia UiPath Action Center w Microsoft Teams; kalendarz obowiązków jako zakładka Teams; przegląd mapowania po każdej zmianie przepisów
Wykorzystane technologie
przebiegi po zamknięciu miesiąca, kolejki obowiązków, ponowienia, audyt
Apaczki do zatwierdzenia, przypomnienia i eskalacje tam, gdzie pracuje compliance
Azatwierdzenie sprawozdania jednym kliknięciem, z listą odchyleń w treści zadania
Awolumeny i korekty przez udokumentowane tabele i interfejsy; robot czyta, niczego nie księguje
Azakres i terminy wynikają z Prawa energetycznego i aktów wykonawczych; stan prawny weryfikowany przy wdrożeniu i przy każdej zmianie
BJak to wdrażamy
Od opisu do działającego procesu
To rozwiązanie wdrażamy w ramach usługi automatyzacji procesów: najpierw mierzymy proces na danych firmy, potem budujemy, testujemy i utrzymujemy roboty. Integrację z SAP prowadzi nasz zespół SAP.
Branże
Realizacje
Opisane wdrożenia u klientów są w dziale Case studies.
Ilustracyjny model ekonomiczny
Liczby, które mogą Państwo sprawdzić na własnych danych.
Rachunek celowo nie zawiera kar, bo ich wysokość wynika z przepisów i decyzji, których ta strona nie wycenia. Zawiera za to koszt pewny: czas w najgorszym tygodniu miesiąca i korekty. Prawdziwa stawka tego procesu to nie 8 tysięcy euro, lecz ciągłość koncesji, na której stoi cały przychód spółki.
Policzmy to na Państwa danych
Szacunek ilustracyjny na podstawie Państwa danych. To model uwolnionej przepustowości, nie obietnica oszczędności.
Korzyści biznesowe
- Sprawozdania są gotowe z zapasem dni, a nie godzin, i poza tygodniem szczytu zamknięcia
- Mapowanie CN przestaje być wiedzą plemienną: ma właściciela, wersje i historię
- Odchylenia wolumenów wyjaśnia się wewnętrznie, przed wysyłką, a nie w korespondencji z urzędem
- Każde złożone sprawozdanie ma archiwum z danymi źródłowymi, więc kontrola to wydruk, nie śledztwo
- Nieobecność jednej osoby przestaje być ryzykiem regulacyjnym
Perspektywa zarządu
- Fundament przychodu, koncesja, przestaje zależeć od ręcznej czynności wykonywanej pod presją
- Zarząd widzi w kalendarzu wszystkie obowiązki i ich statusy, zanim staną się pilne
- Historia sprawozdań z rodowodem danych to gotowa odpowiedź na każdą kontrolę
Wpływ na KPI zarządu
sprawozdania złożone przed terminem · dni zapasu między gotowością a terminem · odchylenia wyjaśnione przed wysyłką · korekty po wezwaniach · obowiązki bez przypisanego właściciela
Bezpieczeństwo i nadzór
Automat ma dokładnie te uprawnienia, których potrzebuje. Ani jednego więcej.
- Robot czyta ERP kontem technicznym o minimalnych uprawnieniach i niczego w nim nie zmienia; sprawozdania składa człowiek albo robot za wiedzą i zatwierdzeniem człowieka
- Każda paczka archiwizuje dane źródłowe, wersję mapowania i zatwierdzającego, więc każdy wiersz sprawozdania ma rodowód
- Mapowanie CN i rejestr obowiązków są wersjonowane; zmiany wymagają osoby odpowiedzialnej za koncesje
- Dane osobowe praktycznie nie występują; sprawozdawczość operuje wolumenami i kontrahentami w zakresie wymaganym przez formularze
- Paczki i archiwa pozostają w Państwa dzierżawie Microsoft 365, a roboty pracują w regionie unijnym UiPath Automation Cloud
Dlaczego teraz
Sprawozdawczość paliwowa nie maleje; historia ostatnich lat to kolejne obowiązki i coraz krótsza droga od uchybienia do sankcji. Proces ręczny skaluje się w jedną stronę: coraz gorzej.
Dane są w ERP od dawna, a formularze mają stabilne układy. To automatyzacja o niskim ryzyku technicznym i natychmiastowym efekcie: pierwszy zautomatyzowany okres jest lepszy od ostatniego ręcznego.
Koszt zaniechania jest asymetryczny: oszczędność na wdrożeniu jest jednorazowa i mała, a ekspozycja na karę i dyskusję o koncesji cykliczna i bezterminowa.
Role zarządcze, których to dotyczy
Ciągłość koncesji przestaje wisieć na nawyku jednej osoby w najgorszym tygodniu miesiąca
Sprawozdawczość schodzi z krytycznej ścieżki zamknięcia miesiąca, a korekty przestają wracać
Zamiast sklejać eksporty, zatwierdza gotową paczkę i wyjaśnia odchylenia, kiedy są jeszcze wewnętrzne
Częste pytania i zastrzeżenia
Zmienia się układ, rzadziej istota: wolumeny w przekrojach. Dlatego szablon formularza i mapowanie są konfiguracją, nie kodem: zmiana przepisów to edycja tabeli z nową wersją i datą obowiązywania, a historia starych wersji zostaje do wyjaśnień za lata wstecz.
Właśnie dlatego. Te dwa dni wypadają w tygodniu, w którym firma zamyka księgi, i znikają z zadań, których nikt inny nie zrobi. Automat nie zastępuje tej osoby; oddaje jej rolę, w której jest niezastępowalna: wyjaśnianie odchyleń i rozmowę z regulatorem.
I słusznie: dlatego domyślnie robot przygotowuje, a składa człowiek. Automatyczna wysyłka to opcja, którą włącza się później, dla obowiązków o ustabilizowanym przebiegu, zawsze z zatwierdzeniem przed wysyłką.
Kiedy to nie jest właściwe rozwiązanie
- Jeden prosty obowiązek rocznie przy stabilnym wolumenie: kalendarz i szablon wystarczą
- ERP bez wiarygodnych wolumenów per indeks: najpierw porządek w danych podstawowych, potem sprawozdawczość
- Oczekiwanie porady prawnej: automat porządkuje proces i dane, ale interpretacje przepisów pozostają po stronie Państwa prawników
Pytanie na najbliższe posiedzenie
Które z naszych obowiązków sprawozdawczych mają spisany proces i zastępowalnego wykonawcę, a które istnieją wyłącznie jako nawyk jednej osoby?
Podejście wdrożeniowe
Zakres bez niedomówień, jeszcze przed podpisem.
Dostarczamy
- Rejestr obowiązków sprawozdawczych z kalendarzem, właścicielami i eskalacjami
- Wersjonowane mapowanie indeksów na kody CN, spisane z Państwa specjalistą
- Automatyczną budowę sprawozdań z kontrolą odchyleń wobec historii
- Zatwierdzenia w Microsoft Teams i archiwum paczek z pełnym rodowodem danych
- Bieg równoległy przez dwa okresy sprawozdawcze i opiekę powdrożeniową
Potrzebujemy od Państwa
- Ostatnich czterech złożonych sprawozdań każdego typu wraz z eksportami, z których powstały
- Osoby odpowiedzialnej za koncesje jako właściciela mapowania i odchyleń
- Dostępu odczytowego do wolumenów w ERP oraz do wzorów formularzy
Etapy
Rozpoznanie
Cztery ostatnie okresy odtworzone od danych do formularza: skąd naprawdę biorą się liczby i gdzie proces boli
Reguły
Rejestr obowiązków, mapowanie CN i progi odchyleń zatwierdzone przez compliance
Budowa
Agregacja, kontrola odchyleń, paczki, zatwierdzenia i archiwum
Bieg równoległy
Dwa okresy liczone równolegle: robot i człowiek, różnice wyjaśnione co do litra
Uruchomienie
Przejście na tryb automatyczny z przeglądem po pierwszym kwartale
Szybki efekt. Nakład zależy od liczby obowiązków, czystości danych indeksowych w ERP i od tego, czy formularze mają postać elektroniczną czy portalową.
Urząd pyta o marzec sprzed dwóch lat. Osoba, która składała tamto sprawozdanie, nie pracuje tu od roku.
Prosimy o jedno dowolne złożone sprawozdanie i eksporty, z których powstało. Odsyłamy to samo sprawozdanie zbudowane naszym procesem, z listą odchyleń, które oznaczylibyśmy do wyjaśnienia, i rodowodem każdej liczby.
Pokaż nam jedno swoje sprawozdanieTen sam problem ma zwykle sąsiedni proces
Poziom zapasów liczony codziennie, a nie odtwarzany na koniec miesiąca z arkuszy.
Zobacz rozwiązanie Prawo i compliancee-DD i e-AD zamykane w terminie, akcyza pod kontroląŻaden elektroniczny dokument dostawy nie czeka na raport odbioru do ostatniego dnia.
Zobacz rozwiązanie Finanse i księgowośćFCPA, Sunshine Act i VAT: dowody zbierane na bieżącoKontrola przychodzi raz na kilka lat, ale dowody trzeba mieć z każdego dnia.
Zobacz rozwiązanie