Start · Lösungen · Supply Chain · Jede Tankwagenlieferung auf den Liter bei 15 °C abgerechnet
Lösung · Supply ChainRechnungsliter, Lieferschein-Liter und Tankliter hören auf, drei verschiedene Zahlen zu sein
Jede Tankwagenlieferung auf den Liter bei 15 °C abgerechnet
Ein Roboter verbindet Avis, Lieferschein des Lagers, Sondenwerte vor und nach der Abgabe und die Rechnung, rechnet Volumina auf 15 °C um und vergleicht alle Zahlen jeder Lieferung. Eine Abweichung über der Toleranz wird zur fertigen Reklamation, bevor die Frist abläuft.
Kurzfassung für die Geschäftsführung
Kraftstoff wird in auf 15 °C umgerechneten Litern gekauft und in tatsächlichen Litern angenommen. Vier Zahlen je Lieferung vergleicht ein Mensch, also stichprobenartig, und Reklamationsfristen verstreichen.
Jede Lieferung rechnet sich selbst ab: Lieferschein, Tankmessungen vor und nach, Rechnung, alles auf die gemeinsame Basis 15 °C gebracht, nach Dichtetabellen.
Übernormale Transportverluste gehen nicht mehr verloren. Eine Abweichung über der Toleranz ist ein vollständiger Dokumentensatz und eine Berechnung, reklamierbar mit einem Klick, innerhalb der Vertragsfrist.
Lieferscheine und Großhändlerrechnungen; Sondenwerte vor und nach der Abgabe; das ERP mit Lieferungen; Reklamationsfälle in Microsoft Teams
Geschäftsproblem
Vier Zahlen pro Lieferung
Jede Kraftstofflieferung erzeugt mindestens vier Zahlen, die sich treffen sollten: die Liter auf dem Lieferschein des Lagers (meist bei Ist-Temperatur und umgerechnet auf 15 °C), die Tankmessung vor der Abgabe, die Messung danach und die Liter auf der Rechnung des Großhändlers. Die Physik garantiert, dass sie nicht identisch sind: Kraftstoff ändert unterwegs die Temperatur und damit das Volumen, weshalb der Handel auf der Vertragsbasis 15 °C abrechnet.
Die Umrechnung ist nicht schwer, nur mühsam: sie braucht Dichtetabellen, die Temperaturen aus Dokument und Sonde und eine ruhige Minute, die eine Lieferannahme nie bietet. Der Stationsleiter quittiert das Dokument in denselben Minuten, in denen er Kunden bedient, und die Zentrale sieht die Lieferung zuerst als zu zahlende Position.
In der Praxis wird also jede x-te Lieferung verglichen, im Nachhinein, wenn etwas schon Verdacht erregt hat. Dabei läuft das Reklamationsrecht auf Fristen in Tagen, und die Beweise, Messung vor und nach, Temperatur, Plomben, sind am Tag der Abgabe am billigsten und eine Woche später unbezahlbar, weil es sie nicht mehr gibt.
Das Ergebnis ist vorhersehbar: systematische kleine Abweichungen zulasten des Käufers verschwinden im Rauschen, Reklamationen werden selten und zu spät eingereicht, und das Gespräch mit dem Lieferanten über Verluste stützt sich auf Eindrücke statt auf eine Serie dokumentierter Lieferungen.
Wie es heute läuft
So sieht die Arbeit aus, bevor irgendetwas automatisiert wird.
- MenschDer Tankwagen fährt vor, der Fahrer reicht den Lieferschein, der Stationsleiter quittiert zwischen zwei Kunden
- FehlerrisikoDie Messung vor der Abgabe entfällt, weil die Abgabe eilt und die Sonde „sich gleich beruhigt“
- MenschDas Dokument fährt in die Zentrale oder wartet im Ordner bis zum Wochenende
- WartezeitDie Rechnung des Großhändlers kommt separat und wird nach dem Dokument gebucht, nicht nach der Messung
- FehlerrisikoDie Umrechnung auf 15 °C erfolgt stichprobenartig, systematische kleine Abweichungen bleiben unsichtbar
- FehlerrisikoWenn endlich jemand einen Verlust rechnet, ist die Frist vorbei, und die Messungen vor und nach hat niemand notiert
Warum der heutige Prozess mehr kostet, als es scheint
Die Rechnung, die in keinem Budget auftaucht.
- Ein Verlust, der ins Auge passt, aber nicht in die Rechnung: ein halbes Promille systematisch zu Ihren Lasten ist bei Volumen echtes Jahresgeld, unsichtbar in jeder einzelnen Lieferung.
- Reklamationen gehen nicht verloren, weil sie unbegründet wären, sondern weil an dem Tag, an dem sie beweisbar waren, niemand Zeit hatte, und an dem Tag mit Zeit die Beweise fehlten.
- Die Buchhaltung zahlt Rechnungen nach Dokumenten, nicht nach dem Kraftstoff, der physisch ankam. Die Differenz hat keinen Eigentümer, also existiert sie nicht.
- Jeder Lieferantenstreit beginnt bei null, weil die Serie fehlt: zehn dokumentierte Lieferungen in Folge sagen mehr als ein Streit pro Quartal.
Kosten des Nichtstuns
Die Zeilen sind illustrativ und bewusst vorsichtig: sie unterstellen Abweichungen in Promille, nicht in Prozent. Der Sinn der Tabelle liegt nicht in der Summe, sondern in der Proportion: nach der Automatisierung kostet die Kontrolle pro Lieferung fast nichts, und jede der Positionen oben verschwindet oder schrumpft mit dem ersten Monat voller Abdeckung.
Es gibt auch die umgekehrte Position, die man nicht vergessen sollte: ein Teil der Abweichungen läuft zugunsten des Käufers. Die automatische Abrechnung ist kein Werkzeug gegen den Lieferanten, sondern dafür, dass beide Seiten auf dieselben Zahlen schauen.
Eine Modellorganisation mit realistischen Proportionen – die Zahlen dienen dazu, dieselbe Rechnung mit Ihren Daten zu machen; sie sind kein Kundenergebnis.
Ein Netz von vierzig Stationen mit eigenem Kraftstoffeinkauf: Lieferungen aus zwei Tanklagern und von einem Großhändler, fernauslesbare Sonden, ein ERP mit Einkaufsmodul, Microsoft 365 in der Zentrale.
260 Tankwagenlieferungen im Monat, rund 2,8 Mio. Liter im Quartal, zwei Personen in der Zentrale für die Einkaufsabrechnung.
Die Leiter quittieren Lieferungen auf dem Dokument, die Zentrale bucht Rechnungen nach Dokumenten, und temperaturkompensierte Kontrollen laufen stichprobenartig, gut ein Dutzend im Monat.
Die volle Kontrolle einer Lieferung dauert etwa 25 Minuten: Dokument, Sondenwerte, Tabellen und Rechnung zusammensuchen. Deshalb passiert sie bei jeder zehnten Lieferung, und die Reklamationsfristen laufen schneller ab als die Prüfschlange.
Der Roboter sammelt zu jeder Lieferung den kompletten Satz: Avis, Lieferschein, Messungen vor und nach der Abgabe mit Temperaturen und die Rechnung; rechnet alles auf 15 °C um, vergleicht und schließt übereinstimmende Lieferungen. Eine Abweichung über der Toleranz wird ein Teams-Fall mit Berechnung und vollständigen Reklamationsanlagen.
Im modellierten Fall deckt die Kontrolle ab der ersten Woche hundert Prozent der Lieferungen ab, und das erste Lieferantengespräch über eine Abweichungsserie findet auf Daten statt, nicht auf Eindrücken. Modellzahlen, nicht die Bücher eines Kunden.
Vorgeschlagene Lösung
Wir beginnen mit der Abrechnungsregel: was natürliche Toleranz ist (Transport, Temperatur, Sondengenauigkeit) und was eine zu klärende Abweichung, je Lieferant und Lager. Die Regel wird mit Ihrem Einkauf aufgeschrieben und versioniert; sie, nicht die Intuition, entscheidet jede Lieferung.
Für jede avisierte Lieferung vervollständigt der Roboter die Dokumente: den Lieferschein (auch aus PDF oder Foto gelesen, wenn er so kommt), die Sondenwerte vor und nach der Abgabe mit Temperaturen, die Rechnung aus dem ERP. Er rechnet die Volumina nach den Dichtetabellen des Produkts auf 15 °C um und vergleicht den vollständigen Zahlensatz. Lieferungen in der Toleranz schließen sich selbst und speisen die Lieferantenstatistik.
Eine Abweichung über der Toleranz wird ein Fall in Microsoft Teams: mit Berechnung, allen Dokumenten und einem Zähler der Tage bis zur Reklamationsfrist. Ein Mensch entscheidet, ob reklamiert wird, mit einer einzigen Freigabe, denn das Schreiben mit Anlagen ist vorbereitet. Die Statistik je Lieferant und Lager zeigt, wo Abweichungen systematisch sind und wo zufällig.
UiPath Orchestrator: Lieferwarteschlange, Ereignistrigger nach der Abgabe, Wiederholungen und Audit-Trail; UiPath Document Understanding zum Lesen der Lieferscheine; UiPath-Integration-Service-Konnektoren für Microsoft Teams und Outlook 365; Benachrichtigungen des UiPath Action Center
Die Toleranzregel je Lieferant und Produkt mit Versionierung, die Dokumentzusammenstellung je Lieferung, Umrechnungen auf 15 °C nach Dichtetabellen, die Vergleichs-Engine, Reklamationsfälle mit Fristzähler und die Lieferantenstatistik
Lieferscheine aus den Lagern (PDF, Foto oder EDI), Sondenwerte über das Tanküberwachungssystem, Avise und Rechnungen aus dem ERP über Dateischnittstelle oder API
So läuft der automatisierte Prozess
- AutomatisierungEine avisierte Lieferung öffnet einen Fall: der Roboter wartet auf den Satz, Lieferschein, Messungen vor und nach, Rechnung
- AutomatisierungDer Lieferschein wird automatisch gelesen, auch aus PDF oder Foto, mit Litern, Temperatur und Dichte
- AutomatisierungVolumina werden nach den Tabellen des Produkts auf 15 °C umgerechnet und mit Messung und Rechnung verglichen
- SystemLieferungen in der Toleranz schließen sich selbst und speisen Lieferanten- und Lagerstatistik
- MenschEine Abweichung über der Toleranz erreicht den Einkauf in Microsoft Teams mit Berechnung, Dokumenten und Resttagen der Frist
- MenschDie Reklamationsentscheidung ist eine Freigabe; das Schreiben mit Anlagen ist fertig, die Antwort des Lieferanten kehrt in den Fall zurück
Zusammenspiel von Mensch und Automatisierung
Die Automatisierung übernimmt
- Die Dokumentzusammenstellung jeder Lieferung und das Lesen des Lieferscheins unabhängig vom Format
- Umrechnungen auf 15 °C, Vergleich des vollständigen Zahlensatzes und Selbstschließen von Lieferungen in der Toleranz
- Vorbereitung der Reklamationen mit Anlagen, Fristenüberwachung und die Abweichungsstatistik je Lieferant
Menschen entscheiden
- Die Toleranzregel je Lieferant, Produkt und Route sowie jede ihrer Änderungen
- Die Entscheidung über eine Reklamation und die Eskalation bei einer Abweichungsserie
- Gespräche mit Lieferanten und Lagern, geführt auf einer Serie dokumentierter Lieferungen
Vorher und nachher
Systeme und Integrationen
Der Stack ist bewusst kurz: ein Motor, eine Ausführungsschicht, ein Ort, an dem ein Mensch entscheidet.
Eingänge
- Avise und Rechnungen im ERP
- Lieferscheine aus den Tanklagern
- Sondenwerte vor und nach der Abgabe, mit Temperatur
- die Toleranzregel je Lieferant und Produkt
Automatisierungsschicht
- UiPath Orchestrator
- UiPath Robots
- UiPath Integration Service
- UiPath Action Center
Zielsysteme
- ein Register abgerechneter Lieferungen mit Umrechnungen
- Reklamationsfälle in Microsoft Teams
- Abweichungsstatistik je Lieferant und Lager
Berührungspunkte mit Menschen: Fälle des UiPath Action Center in Microsoft Teams; monatlicher Statistik-Review mit dem Einkauf
Eingesetzte Technologien
Lieferwarteschlange, Trigger nach der Abgabe, Wiederholungen, Passwortspeicher, voller Audit
ALesen der Lieferscheine aus PDFs und Fotos: Ist- und 15-°C-Liter, Temperatur, Dichte, Plomben
AFälle für den Einkauf, Reklamationsversand, Antwortkorrespondenz in den Fall
AReklamationsfreigabe mit einem Klick, dort, wo der Einkauf arbeitet
AStandardpraxis der Abrechnung flüssiger Kraftstoffe; Umrechnungsparameter nach den Normen für Mineralölprodukte
BSo setzen wir das um
Von der Beschreibung zum laufenden Prozess
Diese Lösung setzen wir im Rahmen unserer Prozessautomatisierung um: Zuerst messen wir den Prozess mit Unternehmensdaten, dann bauen, testen und betreuen wir die Roboter. Die SAP-Integration übernimmt unser SAP-Team.
Fallstudien
Umgesetzte Kundenprojekte finden Sie unter Case Studies.
Illustratives Wirtschaftlichkeitsmodell
Zahlen, die Sie mit eigenen Daten prüfen können.
Die ersten zwei Zeilen bepreisen eine Kontrolle, die heute niemand vollständig durchführt, weil sie zu teuer ist; die Automatisierung macht sie pro Stück kostenlos. Die dritte Zeile ist ein vorsichtiges Rückholmodell: ein halbes Promille systematischer Abweichung gehört zu diesem Szenario, nicht zu den Büchern eines Kunden. 26 € pro Stunde sind beispielhafte volle Kosten eines Einkaufsarbeitsplatzes.
Rechnen Sie mit Ihren Zahlen
Eine illustrative Schätzung auf Basis Ihrer Eingaben. Modelliert wird freigesetzte Kapazität, keine versprochene Einsparung.
Geschäftlicher Nutzen
- Die Kontrolle deckt jede Lieferung ab, nicht eine Stichprobe, und kostet pro Stück etwa so viel wie ein Registereintrag
- Reklamationen werden fristgerecht eingereicht, mit Messungen vor und nach und einer schwer anfechtbaren Umrechnung
- Systematische Abweichungen zeigen sich als Serie, nicht als Einzelverdacht
- Die Buchhaltung zahlt für den Kraftstoff, der ankam, nicht für das Dokument, das mit dem Fahrer mitfuhr
- Gespräche mit Lieferanten und Lagern laufen auf gemeinsamen, überprüfbaren Zahlen
Aus Sicht der Geschäftsführung
- Die Dichtheit des Kraftstoffeinkaufs hängt nicht mehr davon ab, ob jemand bei der Annahme 25 Minuten hatte
- Jede Lieferung hat einen Datensatz: Dokumente, Messungen, Umrechnung, Entscheidung und Reklamationsergebnis
- Die Exponierung gegenüber Lieferantenstreit sinkt, weil Beweise am Tag der Abgabe entstehen und nicht eine Woche später rekonstruiert werden
KPIs für die Geschäftsführung
Anteil der mit Temperaturkompensation abgerechneten Lieferungen · Abweichungen über der Toleranz je hundert Lieferungen · fristgerecht eingereichte Reklamationen · pro Quartal aus Reklamationen zurückgeholter Betrag · Zeit von der Abgabe bis zum Abrechnungsabschluss
Sicherheit und Governance
Die Automatisierung hat genau die Berechtigungen, die sie braucht. Keine einzige mehr.
- Der Roboter liest ERP und Sondensystem mit einem technischen Konto minimaler Rechte; er bucht und ändert keine Rechnungen, er führt sein eigenes Abrechnungsregister
- Jede Abrechnung behält Quelldokumente, Messwerte, Tabellenversion und Toleranzregel, das Ergebnis lässt sich auf den Liter nachvollziehen
- Die Toleranzregel ist versioniert und wird nur vom benannten Eigentümer im Einkauf geändert
- Personendaten beschränken sich auf die Fahrerangaben, wie sie auf dem Lieferschein stehen; Statistiken handeln von Lieferanten und Lagern
- Fälle und Register bleiben in Ihrem Microsoft-365-Tenant, die Roboter laufen in der EU-Region der UiPath Automation Cloud
Warum jetzt
Die Margen im Kraftstoffhandel verzeihen keine Einkaufsverluste: ein halbes Promille systematischer Abweichung ist eine Position, die man im Jahresergebnis sieht und in keiner einzelnen Lieferung.
Die Daten sind schon da: Sonden messen vor und nach jeder Abgabe, das ERP kennt Avise und Rechnungen, und Lieferscheine lassen sich maschinell lesen. Es fehlt nur die Schicht, die sie am Liefertag zusammensetzt.
Vertragliche Reklamationsfristen sind kurz und verhandeln nicht rückwärts. Sie zu nutzen heißt, vollständige Beweise zu haben, bevor sie ablaufen, also automatisch.
Relevante Führungsrollen
Hundert Prozent der Lieferungen unter Kontrolle und Abweichungsstatistik je Lieferant statt stichprobenartiger Verdachtsmomente
Wir zahlen für angekommene 15-°C-Liter; die Lücke zwischen Dokument und Kraftstoff hat Eigentümer und Verfahren
Die Lieferannahme verlangt vom Stationsleiter nicht mehr die Rolle eines Prüfers, für die er nie Zeit hatte
Häufige Fragen und Einwände
Sehr wahrscheinlich, und genau deshalb lohnt sich das Messen. Die Toleranzregel trennt Physik von Anomalie: das Natürliche schließt sich selbst. Zeigt die Statistik nach drei Monaten eine saubere Verteilung um null, ist auch das ein Ergebnis: Ruhe, gestützt auf Daten statt auf fehlende Kontrolle.
Sie müssen nichts über das Bisherige hinaus tun: die Messungen kommen automatisch aus den Sonden, nach Aviszeiten und Abgabeereignis. Wo keine Sonden sind, arbeitet die Regel in der reduzierten Variante, auf Dokumenten und Rechnung, und fängt auch dort Abweichungen.
Ein 15-°C-Dokument ist die halbe Abrechnung. Die andere Hälfte ist, wie viel Kraftstoff physisch im Tank ankam, und erst dieses Paar sagt, ob der Transportverlust in der Norm liegt. Außerdem wird die Rechnung oft aus einem anderen System erstellt als der Lieferschein, und auch diese zwei Zahlen können sich unterscheiden.
Wann diese Lösung nicht passt
- Ein Dutzend Lieferungen im Monat aus einem Lager: eine Tabelle mit Dichtetafel und Messdisziplin genügen, die Automatisierung rechnet sich nicht
- Keine fernauslesbaren Sonden und keine Bereitschaft zum Einbau: ohne Messung vor und nach bleibt der Dokument-Rechnungs-Abgleich, ärmer, aber noch sinnvoll
- Einkauf ausschließlich zu Konditionen ohne Reklamationsrecht für Verluste: dann hat die Abrechnung Informations-, aber keinen Rückholwert
Eine Frage für die nächste Sitzung
Wie viele unserer Kraftstofflieferungen des letzten Quartals wurden mit Temperaturkompensation und Messung vor und nach der Abgabe abgerechnet, und wie viele haben wir nach dem bloßen Dokument bezahlt?
Vorgehen bei der Umsetzung
Der Umfang ohne Unklarheiten, noch vor der Unterschrift.
Wir liefern
- Die Toleranzregel je Lieferant, Produkt und Route, mit dem Einkauf aufgeschrieben und versioniert
- Automatische Zusammenstellung und Lesung der Dokumente jeder Lieferung, PDFs und Fotos eingeschlossen
- Umrechnungen auf 15 °C, Vergleich des vollständigen Zahlensatzes und ein Abrechnungsregister mit voller Historie
- Reklamationsfälle in Microsoft Teams mit Fristzähler und versandfertigem Schreiben
- Abweichungsstatistik je Lieferant und Lager sowie einen Parallellauf über den ersten Liefermonat
Wir brauchen von Ihnen
- Drei Monate Lieferhistorie: Lieferscheine, Rechnungen, Sondenwerte, bisherige Reklamationen
- Einen benannten Eigentümer im Einkauf, der die Toleranzen freigibt und die Regel besitzt
- Zugang zum ERP (Avise, Rechnungen), zum Sondensystem und zum Postfach, in dem Lagerdokumente ankommen
Etappen
Analyse
Ein Liefermonat, Dokument für Dokument gelesen: Lieferscheinformate, Messvollständigkeit, die tatsächlichen Abweichungen
Regeln
Toleranzen je Lieferant und Produkt und Reklamationsgrundsätze, freigegeben vom Einkauf
Bau
Dokumentlesung, Umrechnungen, Vergleich, Teams-Fälle und Lieferantenstatistik
Parallellauf
Der Roboter rechnet alle Lieferungen ab, die bisherige Praxis läuft daneben, Unterschiede werden Lieferung für Lieferung geklärt
Go-live
Volle Abdeckung mit Nachbetreuung und Toleranz-Review nach dem ersten Monat
Ein Quick Win. Der Aufwand hängt von der Zahl der Lieferscheinformate ab, von Sondenwerten mit Abgabezeitpunkt und davon, ob Großhändlerrechnungen elektronisch kommen.
Die Lieferung vom Dienstag: 32.000 Liter bei 15 °C auf der Rechnung, 31.700 im Tank angekommen. Niemand hat es bemerkt, weil niemand gerechnet hat.
Senden Sie uns die Dokumente Ihrer letzten zehn Lieferungen: Lieferscheine, Rechnungen und, falls vorhanden, Sondenwerte. Wir schicken die vollständige Abrechnung jeder einzelnen mit Temperaturkompensation zurück, samt Hinweis, welche reklamierbar gewesen wären.
Senden Sie die letzten zehn Lieferungen zur PrüfungDer Nachbarprozess hat meist dasselbe Problem
Die Sonden sagen das eine, die Kassen das andere. Die Tagesbilanz sagt warum, Station für Station.
Lösung ansehen Finanzen & BuchhaltungGesperrte Rechnungen vor dem Zahllauf geklärtDrei Dokumente, drei Zahlen, und eine Rechnung, die wartet, bis jemand die vierte findet.
Lösung ansehen Finanzen & BuchhaltungLieferantenauszüge am Tag ihres Eingangs abgestimmtIhre Lieferanten schreiben monatlich, was sie zu bekommen glauben. Die meisten dieser Briefe liest niemand.
Lösung ansehen