Start · Rozwiązania · Łańcuch dostaw · Każda cysterna rozliczona do litra i do 15°C
Rozwiązanie · Łańcuch dostawLitry z faktury, litry z WZ i litry w zbiorniku przestają być trzema różnymi liczbami
Każda cysterna rozliczona do litra i do 15°C
Robot łączy awizację, dokument wydania z bazy, odczyty sond przed i po zrzucie oraz fakturę, przelicza objętości do 15°C i porównuje wszystkie liczby dla każdej dostawy. Rozjazd ponad tolerancję staje się gotową reklamacją, zanim minie termin.
Streszczenie dla zarządu
Paliwo kupuje się w litrach przeliczonych na 15°C, a przyjmuje w litrach rzeczywistych. Porównanie czterech liczb per dostawa robi człowiek, więc robi się je wyrywkowo, a terminy reklamacji mijają.
Każda dostawa rozlicza się sama: WZ z bazy, pomiary zbiornika przed i po, faktura, wszystko sprowadzone do wspólnej podstawy 15°C według tablic gęstości.
Ubytki ponadnormatywne przestają przepadać. Rozjazd ponad tolerancję to komplet dokumentów i wyliczenie gotowe do reklamacji jednym kliknięciem, w terminie umownym.
dokumenty wydania i faktury hurtowników; odczyty sond przed i po zrzucie; ERP z dostawami; sprawy reklamacyjne w Microsoft Teams
Problem biznesowy
Cztery liczby na jedną dostawę
Każda dostawa paliwa generuje co najmniej cztery liczby, które powinny się spotkać: litry na dokumencie wydania z bazy (zwykle w temperaturze rzeczywistej i w przeliczeniu na 15°C), litry z pomiaru zbiornika przed zrzutem, litry po zrzucie i litry na fakturze hurtownika. Fizyka gwarantuje, że nie będą identyczne: paliwo w drodze zmienia temperaturę, a więc objętość, dlatego handel rozlicza się w umownej podstawie 15°C.
Przeliczenie nie jest trudne, jest tylko pracochłonne: wymaga tablic gęstości, temperatury z dokumentu i z sondy oraz chwili spokoju, której przyjęcie dostawy nie oferuje. Kierownik stacji kwituje dokument w tych samych minutach, w których obsługuje klientów, a centrala widzi dostawę dopiero jako pozycję do zapłaty.
W praktyce porównuje się więc co którąś dostawę, po fakcie, kiedy coś już wzbudziło podejrzenie. Tymczasem prawo do reklamacji ubytków ma terminy liczone w dniach, a dowody, pomiar przed i po, temperatura, plomby, są najtańsze w dniu zrzutu i bezcenne tydzień później, kiedy już ich nie ma.
Wynik jest przewidywalny: systematyczne, drobne rozjazdy na niekorzyść kupującego nikną w szumie, reklamacje składa się rzadko i po terminie, a rozmowa z dostawcą o ubytkach opiera się na wrażeniu, nie na serii udokumentowanych dostaw.
Jak to wygląda dzisiaj
Poniżej to, jak wygląda praca, zanim cokolwiek zostanie zautomatyzowane.
- CzłowiekCysterna podjeżdża, kierowca podaje dokument wydania, a kierownik stacji kwituje odbiór między klientami
- Ryzyko błęduPomiar zbiornika przed zrzutem bywa pomijany, bo zrzut się spieszy, a sonda „zaraz się uspokoi”
- CzłowiekDokument jedzie do centrali albo czeka w segregatorze na koniec tygodnia
- OczekiwanieFaktura hurtownika przychodzi osobno i jest księgowana według dokumentu, nie według pomiaru
- Ryzyko błęduPrzeliczenie do 15°C robi się wyrywkowo, więc systematyczne drobne rozjazdy pozostają niewidoczne
- Ryzyko błęduKiedy ktoś wreszcie policzy ubytek, termin reklamacji minął, a pomiarów przed i po nikt nie zapisał
Dlaczego obecny proces kosztuje więcej, niż widać
Rachunek, którego nie widać w budżecie.
- Ubytek mieszczący się w oku, ale nie w rachunku: pół promila systematycznie na niekorzyść to przy dużych wolumenach realne pieniądze rocznie, niewidoczne w żadnej pojedynczej dostawie.
- Reklamacje przepadają nie dlatego, że są bezzasadne, tylko dlatego, że w dniu, w którym dało się je udowodnić, nikt nie miał czasu, a w dniu, w którym był czas, nie było już dowodów.
- Księgowość płaci faktury według dokumentów, nie według paliwa, które fizycznie dojechało. Różnica nie ma właściciela, więc nie istnieje.
- Każdy spór z dostawcą zaczyna się od zera, bo nie ma serii: dziesięć udokumentowanych dostaw z rzędu mówi więcej niż jedna awantura raz na kwartał.
Koszt zaniechania
Wiersze są ilustracyjne i celowo ostrożne: zakładają rozjazd rzędu promili, nie procentów. Sens tabeli nie leży w sumie, lecz w proporcji: koszt kontroli każdej dostawy po automatyzacji jest bliski zera, a każda z pozycji wyżej znika albo maleje wraz z pierwszym miesiącem pełnego pokrycia.
Jest też pozycja odwrotna, o której warto pamiętać: część rozjazdów wychodzi na korzyść kupującego. Automatyczne rozliczenie nie jest narzędziem do walki z dostawcą, tylko do tego, żeby obie strony patrzyły na te same liczby.
Przykładowa organizacja o realnych proporcjach – liczby służą do policzenia sprawy na Państwa danych, nie są wynikiem klienta.
Sieć czterdziestu stacji z własnym działem zakupów paliwa: dostawy z dwóch baz paliwowych i od jednego hurtownika, sondy z odczytem zdalnym, ERP z modułem zakupów, Microsoft 365 w centrali.
260 dostaw cysternami miesięcznie, około 2,8 mln litrów kwartalnie, dwie osoby w centrali odpowiedzialne za rozliczenia zakupów.
Kierownicy kwitują dostawy na dokumencie, centrala księguje faktury według dokumentów, a kontrole z kompensacją temperatury robi się wyrywkowo, po kilkanaście miesięcznie.
Pełna kontrola jednej dostawy zajmuje około 25 minut: zebranie dokumentu, odczytów sondy, tablic i faktury. Dlatego robi się ją dla co dziesiątej dostawy, a terminy reklamacyjne mijają szybciej niż kolejka kontroli.
Robot zbiera do każdej dostawy komplet: awizację, WZ, pomiary przed i po zrzucie z sondy, temperatury i fakturę; przelicza wszystko do 15°C, porównuje i zamyka zgodne dostawy. Rozjazd ponad tolerancję staje się sprawą w Teams z wyliczeniem i kompletem załączników do reklamacji.
W modelowanym przypadku kontrola obejmuje sto procent dostaw od pierwszego tygodnia, a pierwsza rozmowa z dostawcą o serii rozjazdów odbywa się na danych, nie na wrażeniach. To liczby z modelu, nie z niczyich rejestrów.
Proponowane rozwiązanie
Zaczynamy od reguły rozliczenia: co jest tolerancją naturalną (transport, temperatura, dokładność sond), a co rozjazdem do wyjaśnienia, per dostawca i per baza. Regułę spisujemy z Państwa działem zakupów i wersjonujemy; to ona, nie intuicja, rozstrzyga każdą dostawę.
Robot dla każdej awizowanej dostawy kompletuje dokumenty: WZ z bazy (odczytany także z PDF-a czy zdjęcia, jeśli tak przychodzi), odczyty sondy przed i po zrzucie z temperaturami, fakturę z ERP. Przelicza objętości do 15°C według tablic gęstości właściwych dla produktu i porównuje komplet liczb. Dostawy zgodne w tolerancji zamykają się same i budują statystykę dostawcy.
Rozjazd ponad tolerancję staje się sprawą w Microsoft Teams: z wyliczeniem, wszystkimi dokumentami i licznikiem dni do końca terminu reklamacyjnego. Człowiek decyduje, czy reklamować, i robi to jednym zatwierdzeniem, bo pismo z załącznikami jest już przygotowane. Statystyka per dostawca i per baza pokazuje, gdzie rozjazdy są systematyczne, a gdzie losowe.
UiPath Orchestrator: kolejka dostaw, wyzwalacze zdarzeniowe po zrzucie, ponowienia i ślad audytowy; UiPath Document Understanding do odczytu dokumentów wydania; konektory UiPath Integration Service do Microsoft Teams i Outlook 365; powiadomienia UiPath Action Center
Regułę tolerancji per dostawca i produkt z wersjonowaniem, kompletowanie dokumentów do dostawy, przeliczenia do 15°C według tablic gęstości, silnik porównania, sprawy reklamacyjne z licznikiem terminu oraz statystykę dostawców
Dokumenty wydania z baz (PDF, zdjęcie lub EDI), odczyty sond przez system monitoringu zbiorników, awizacje i faktury z ERP przez interfejs plikowy lub API
Jak działa proces po automatyzacji
- AutomatyzacjaAwizowana dostawa otwiera sprawę: robot czeka na komplet, WZ, pomiary przed i po, fakturę
- AutomatyzacjaDokument wydania jest odczytywany automatycznie, także z PDF-a lub zdjęcia, z litrami, temperaturą i gęstością
- AutomatyzacjaObjętości są przeliczane do 15°C według tablic dla produktu i porównywane z pomiarem oraz fakturą
- SystemDostawy zgodne w tolerancji zamykają się same i zasilają statystykę dostawcy i bazy
- CzłowiekRozjazd ponad tolerancję trafia do zakupów w Microsoft Teams z wyliczeniem, dokumentami i licznikiem dni na reklamację
- CzłowiekDecyzja o reklamacji to jedno zatwierdzenie; pismo z załącznikami jest przygotowane, a odpowiedź dostawcy wraca do sprawy
Model współpracy człowieka z automatyzacją
Automatyzacja obsługuje
- Kompletowanie dokumentów do każdej dostawy i odczyt danych z WZ niezależnie od formatu
- Przeliczenia do 15°C, porównanie kompletu liczb i zamykanie dostaw zgodnych w tolerancji
- Przygotowanie reklamacji z załącznikami, pilnowanie terminów i statystykę rozjazdów per dostawca
Człowiek decyduje
- Regułę tolerancji per dostawca, produkt i trasę oraz każdą jej zmianę
- Decyzję o złożeniu reklamacji i o eskalacji przy serii rozjazdów
- Rozmowy z dostawcami i bazami, prowadzone na serii udokumentowanych dostaw
Przed i po
Systemy i integracje
Stos jest krótki celowo: jeden silnik, jedna warstwa wykonawcza, jedno miejsce decyzji człowieka.
Wejścia
- awizacje i faktury dostaw w ERP
- dokumenty wydania z baz paliwowych
- odczyty sond przed i po zrzucie z temperaturą
- reguła tolerancji per dostawca i produkt
Warstwa automatyzacji
- UiPath Orchestrator
- UiPath Robots
- UiPath Integration Service
- UiPath Action Center
Systemy docelowe
- rejestr rozliczonych dostaw z przeliczeniami
- sprawy reklamacyjne w Microsoft Teams
- statystyka rozjazdów per dostawca i baza
Punkty styku z człowiekiem: sprawy UiPath Action Center w Microsoft Teams; miesięczny przegląd statystyki dostawców z działem zakupów
Wykorzystane technologie
kolejka dostaw, wyzwalacze po zrzucie, ponowienia, magazyn poświadczeń, pełny audyt
Aodczyt dokumentów wydania z PDF-ów i zdjęć: litry rzeczywiste i w 15°C, temperatura, gęstość, plomby
Asprawy dla zakupów, wysyłka reklamacji, korespondencja zwrotna do sprawy
Azatwierdzenie reklamacji jednym kliknięciem tam, gdzie pracują zakupy
Astandardowa praktyka rozliczeń paliw ciekłych; parametry przeliczeń wg norm dla produktów naftowych
BJak to wdrażamy
Od opisu do działającego procesu
To rozwiązanie wdrażamy w ramach usługi automatyzacji procesów: najpierw mierzymy proces na danych firmy, potem budujemy, testujemy i utrzymujemy roboty. Integrację z SAP prowadzi nasz zespół SAP.
Realizacje
Opisane wdrożenia u klientów są w dziale Case studies.
Ilustracyjny model ekonomiczny
Liczby, które mogą Państwo sprawdzić na własnych danych.
Pierwsze dwa wiersze wyceniają kontrolę, której dziś nikt nie robi w całości, bo jest za droga; automatyzacja czyni ją darmową na sztuce. Trzeci wiersz to ostrożny model odzysku: pół promila systematycznego rozjazdu należy do scenariusza, nie do rejestrów klienta. 26 € za godzinę to przykładowy pełny koszt stanowiska w zakupach.
Policzmy to na Państwa danych
Szacunek ilustracyjny na podstawie Państwa danych. To model uwolnionej przepustowości, nie obietnica oszczędności.
Korzyści biznesowe
- Kontrola obejmuje każdą dostawę, nie próbkę, i kosztuje na sztuce tyle co zapis w rejestrze
- Reklamacje składane są w terminie, z pomiarami przed i po oraz przeliczeniem, które trudno podważyć
- Systematyczne rozjazdy wychodzą na jaw jako seria, a nie jako pojedyncze podejrzenie
- Księgowość płaci za paliwo, które dojechało, a nie za dokument, który przyjechał z kierowcą
- Rozmowy z dostawcami i bazami prowadzą się na wspólnych, sprawdzalnych liczbach
Perspektywa zarządu
- Szczelność zakupów paliwa przestaje zależeć od tego, czy ktoś miał 25 minut przy przyjęciu dostawy
- Każda dostawa ma zapis: dokumenty, pomiary, przeliczenie, decyzję i wynik reklamacji
- Ekspozycja na spór z dostawcą maleje, bo dowody powstają w dniu zrzutu, a nie są odtwarzane po tygodniu
Wpływ na KPI zarządu
udział dostaw rozliczonych z kompensacją temperatury · rozjazdy ponad tolerancję na sto dostaw · reklamacje złożone w terminie · kwota odzyskana z reklamacji kwartalnie · czas od zrzutu do zamknięcia rozliczenia
Bezpieczeństwo i nadzór
Automat ma dokładnie te uprawnienia, których potrzebuje. Ani jednego więcej.
- Robot czyta ERP i system sond kontem technicznym o minimalnych uprawnieniach; faktur nie księguje i nie zmienia, prowadzi własny rejestr rozliczeń
- Każde rozliczenie zachowuje dokumenty źródłowe, odczyty, wersję tablic i reguły tolerancji, więc wynik da się odtworzyć co do litra
- Reguła tolerancji jest wersjonowana i zmieniana wyłącznie przez wskazaną osobę w zakupach
- Dane osobowe ograniczają się do danych kierowcy z dokumentu wydania w zakresie, w jakim widnieją na WZ; statystyki operują dostawcami i bazami
- Sprawy i rejestry pozostają w Państwa dzierżawie Microsoft 365, a roboty pracują w regionie unijnym UiPath Automation Cloud
Dlaczego teraz
Marże w detalu paliwowym nie wybaczają strat na zakupie: pół promila systematycznego rozjazdu to pozycja, którą widać w wyniku rocznym, a której nie widać w żadnej pojedynczej dostawie.
Dane już są: sondy mierzą przed i po każdym zrzucie, ERP zna awizacje i faktury, a dokumenty wydania da się czytać maszynowo. Brakuje wyłącznie warstwy, która je zestawi w dniu dostawy.
Terminy reklamacyjne w umowach są krótkie i nie negocjują się wstecz. Jedyny sposób, żeby z nich korzystać, to mieć komplet dowodów zanim miną, czyli automatycznie.
Role zarządcze, których to dotyczy
Sto procent dostaw pod kontrolą i statystyka rozjazdów per dostawca zamiast wyrywkowych podejrzeń
Płacimy za litry w 15°C, które dojechały; różnica między dokumentem a paliwem ma właściciela i procedurę
Przyjęcie dostawy na stacji przestaje wymagać od kierownika roli kontrolera, którym i tak nie miał kiedy być
Częste pytania i zastrzeżenia
Najpewniej tak, i właśnie dlatego warto to mierzyć. Reguła tolerancji oddziela fizykę od anomalii: to, co naturalne, zamyka się samo. Jeśli po trzech miesiącach statystyka pokaże czysty rozkład wokół zera, to też jest wynik: spokój poparty danymi, a nie brakiem kontroli.
Nie muszą robić nic ponad to, co robią: pomiary bierzemy z sond automatycznie, według godzin awizacji i zdarzenia zrzutu. Tam, gdzie sond nie ma, reguła działa w wariancie ograniczonym, na dokumentach i fakturze, i nadal wychwytuje rozjazdy między nimi.
Dokument w 15°C to połowa rozliczenia. Drugą połową jest to, ile paliwa fizycznie przybyło w zbiorniku, i dopiero ta para mówi, czy ubytek transportowy mieści się w normie. Poza tym faktura bywa wystawiana z innego systemu niż WZ i te dwie liczby też potrafią się różnić.
Kiedy to nie jest właściwe rozwiązanie
- Kilkanaście dostaw miesięcznie z jednej bazy: arkusz z tablicą gęstości i dyscyplina pomiarów wystarczą, automat się nie zwróci
- Brak sond z odczytem zdalnym i brak gotowości do ich montażu: bez pomiaru przed i po zostaje kontrola dokument-faktura, uboższa, choć wciąż sensowna
- Zakupy wyłącznie na warunkach bez prawa do reklamacji ubytków: wtedy rozliczenie ma wartość informacyjną, ale nie odzyskową
Pytanie na najbliższe posiedzenie
Ile z naszych dostaw paliwa w zeszłym kwartale zostało rozliczonych z kompensacją temperatury i pomiarem przed i po zrzucie, a ile zapłaciliśmy według samego dokumentu?
Podejście wdrożeniowe
Zakres bez niedomówień, jeszcze przed podpisem.
Dostarczamy
- Regułę tolerancji per dostawca, produkt i trasę, spisaną z zakupami i wersjonowaną
- Automatyczne kompletowanie i odczyt dokumentów każdej dostawy, także z PDF-ów i zdjęć
- Przeliczenia do 15°C, porównanie kompletu liczb i rejestr rozliczeń z pełną historią
- Sprawy reklamacyjne w Microsoft Teams z licznikiem terminu i pismem gotowym do wysyłki
- Statystykę rozjazdów per dostawca i baza oraz bieg równoległy przez pierwszy miesiąc dostaw
Potrzebujemy od Państwa
- Trzech miesięcy historii dostaw: dokumenty wydania, faktury, odczyty sond, dotychczasowe reklamacje
- Wskazanej osoby w zakupach, która zatwierdzi tolerancje i będzie właścicielem reguły
- Dostępu do ERP (awizacje, faktury), systemu sond i skrzynki, na którą przychodzą dokumenty z baz
Etapy
Rozpoznanie
Miesiąc dostaw przeczytany dokument po dokumencie: formaty WZ, kompletność pomiarów, faktyczne rozjazdy
Reguły
Tolerancje per dostawca i produkt oraz zasady reklamacji zatwierdzone przez zakupy
Budowa
Odczyt dokumentów, przeliczenia, porównanie, sprawy w Teams i statystyka dostawców
Bieg równoległy
Robot rozlicza wszystkie dostawy, dotychczasowa praktyka biegnie obok, różnice wyjaśniamy dostawa po dostawie
Uruchomienie
Pełne pokrycie z opieką powdrożeniową i przeglądem tolerancji po pierwszym miesiącu
Szybki efekt. Nakład zależy od liczby formatów dokumentów wydania, dostępności odczytów sond z godziną zrzutu oraz od tego, czy faktury hurtowników przychodzą elektronicznie.
Dostawa z wtorku: na fakturze 32 000 litrów w 15°C, w zbiorniku przybyło 31 700. Nikt tego nie zauważył, bo nikt nie liczył.
Prosimy o dokumenty dziesięciu ostatnich dostaw: WZ, faktury i odczyty sond, jeśli są. Odsyłamy pełne rozliczenie każdej z nich z kompensacją temperatury oraz wskazanie, które kwalifikowałyby się do reklamacji.
Prześlij dziesięć ostatnich dostaw do kontroliTen sam problem ma zwykle sąsiedni proces
Sondy pokazują jedno, kasy drugie. Bilans dobowy mówi, dlaczego, stacja po stacji.
Zobacz rozwiązanie Finanse i księgowośćZablokowane faktury wyjaśnione przed przebiegiem płatnościTrzy dokumenty, trzy liczby i faktura, która czeka, aż ktoś znajdzie czwartą.
Zobacz rozwiązanie Finanse i księgowośćWyciągi dostawców uzgadniane w dniu otrzymaniaDostawcy co miesiąc piszą, ile ich zdaniem im się należy. Większości tych pism nikt nie czyta.
Zobacz rozwiązanie