Start · Rozwiązania · Sprzedaż i marketing · Zapisy na kursy, umowy i raty
Rozwiązanie · Sprzedaż i marketingKursant zapisuje się wieczorem, umowę podpisuje przed snem, o ratach pamięta robot
Zapisy na kursy, umowy i raty
Robot czyta formularz zapisu, sprawdza wolne miejsca w grupie, składa umowę z Państwa wzoru i wysyła ją do podpisu w kilka minut. Raty trafiają do rejestru, przypomnienia wychodzą przed terminem, a wpłaty z wyciągu odhaczają się same. Sekretariat wkracza tylko przy zniżkach, przeniesieniach i rozmowach z rodzicami.
Streszczenie dla zarządu
Każdy zapis to dziś formularz albo telefon, dane przepisane do arkusza, umowa sklejona z zeszłorocznego wzoru i raty wpisane osobno; przy dwóch osobach w sekretariacie wrzesień oznacza trzy tygodnie nadgodzin.
Robot czyta zgłoszenie, rezerwuje miejsce w grupie, podstawia dane do umowy i wysyła ją do podpisu elektronicznego; harmonogram rat zakłada się sam, a przypomnienie wychodzi przed terminem, nie miesiąc po nim.
Umowa dociera do kursanta w minuty zamiast dni, więc mniej zapisów umiera w drodze; literówki i złe grupy przestają produkować aneksy, a zaległości widać codziennie, nie przy kwartalnym przeglądzie.
formularz zapisu i rejestr grup; umowy z Państwa wzoru do e-podpisu; raty pilnowane z wyciągu bankowego; podsumowania w Microsoft Teams
Problem biznesowy
Wrzesień trwa trzy tygodnie, a zmęczenie do grudnia
Szkoła językowa z trzystoma czterdziestoma kursantami przeżywa co roku ten sam wrzesień. Każdy zapis to formularz albo telefon, przepisanie danych do arkusza, umowa sklejana w edytorze z zeszłorocznego wzoru, wydruk albo skan, podpis i jeszcze harmonogram rat wpisywany osobno. Przy dwóch osobach w sekretariacie to trzy tygodnie pracy po godzinach, a drugi, mniejszy szczyt czeka w lutym.
Błędy biorą się z przepisywania. Nazwisko wędruje z formularza do umowy, z umowy do arkusza rat, z arkusza do dziennika grupy; cztery przepisania to cztery okazje do literówki, a literówka w umowie oznacza aneks, wydruk i drugi podpis. Bywa gorzej: kursant przypisany do złej grupy orientuje się na drugich zajęciach i trzeba przeliczać ratę, bo B2 kosztuje więcej niż A2.
Raty żyją własnym życiem. Jeden płaci w dwóch ratach, druga w ośmiu, część przelewem, część gotówką w sekretariacie. Kto zalega, widać dopiero wtedy, gdy ktoś usiądzie nad wyciągiem i arkuszem naraz; w praktyce raz w miesiącu, więc przypomnienie o wrześniowej racie potrafi wyjść w listopadzie, co jest niezręczne dla obu stron.
A przecież dziewięć na dziesięć zapisów jest mechanicznych: sprawdzić miejsce, podstawić dane do wzoru, policzyć raty według cennika. To praca dla systemu, nie dla sekretariatu o 21:30. Ludzka część zaczyna się tam, gdzie rodzic pyta, czy syn na pewno do B1, i tej części nikt nie chce automatyzować.
Jak to wygląda dzisiaj
Poniżej to, jak wygląda praca, zanim cokolwiek zostanie zautomatyzowane.
- CzłowiekZapis przychodzi formularzem albo telefonem, najczęściej wieczorem i we wrześniu
- Ryzyko błęduSekretariat przepisuje dane do arkusza i szuka grupy z wolnym miejscem
- Ryzyko błęduUmowa powstaje w edytorze przez podmianę danych w zeszłorocznym wzorze
- OczekiwanieWydruk czeka na podpis przy najbliższej wizycie, czasem dwa tygodnie
- Ryzyko błęduHarmonogram rat wpisywany osobno do arkusza płatności
- OczekiwanieZaległości wychodzą przy miesięcznym przeglądzie wyciągu, nie wcześniej
Dlaczego obecny proces kosztuje więcej, niż widać
Rachunek, którego nie widać w budżecie.
- Komplet papierów dla jednego kursanta to dziś kilkanaście do dwudziestu kilku minut; pomnożone przez setki zapisów daje tygodnie pracy.
- Umowa, która idzie do kursanta kilka dni, przegrywa z umową konkurencji wysłaną w kwadrans; część zapisów umiera w drodze.
- Każda literówka z przepisywania to aneks, wydruk i drugi podpis; każda zła grupa to przeliczanie rat.
- Przypomnienie o racie wysyłane po fakcie oznacza, że gotówka szkoły stoi na kontach kursantów tygodniami.
Koszt zaniechania
Rachunek zakłada 340 zapisów we wrześniu i 140 w lutym oraz 25 minut na komplet: dane, umowa, raty. Własne liczby poznają Państwo po jednym sezonie mierzenia.
Najdroższa pozycja jest poza tabelą: kursant, który nie zapisał się wcale, bo Państwa umowa szła do niego tydzień, a szkoła po drugiej stronie ulicy wysłała swoją w kwadrans.
Przykładowa organizacja o realnych proporcjach – liczby służą do policzenia sprawy na Państwa danych, nie są wynikiem klienta.
Szkoła językowa w mieście powiatowym: 340 kursantów, 24 grupy, dwie osoby w sekretariacie, zapisy formularzem i telefonem, umowy w edytorze, raty w arkuszu, Microsoft 365.
W roku około 480 zapisów w dwóch szczytach; komplet papierów zajmuje średnio 25 minut; przypomnienia o ratach wychodzą, gdy ktoś znajdzie czas na wyciąg.
Wtorek, 19:40: mama ośmiolatka wypełnia formularz zapisu na kurs A1, grupa wtorkowo-czwartkowa, płatność w ośmiu ratach.
Robot sprawdza rejestr, rezerwuje jedno z trzech wolnych miejsc, składa umowę z danymi, poziomem i harmonogramem rat i wysyła ją do podpisu elektronicznego; mama podpisuje na telefonie przed dobranocką.
Podpisana umowa ląduje w segregatorze grupy w SharePoint, raty w rejestrze płatności; trzy dni przed każdym terminem wychodzi przypomnienie z numerem konta, a wpłata z wyciągu odhacza ratę sama.
Rano sekretariat widzi w Teams: siedem nowych zapisów, sześć umów podpisanych, jedna czeka. W modelowanym roku komplet papierów spada z 25 minut do wyjątków. To liczby z modelu, nie z rejestrów szkoły.
Proponowane rozwiązanie
Zaczynamy od Państwa wzoru umowy i cennika: robot pracuje na dokumencie od Państwa prawnika, my tylko zamieniamy pola danych na podstawiane automatycznie. Formularz zapisu w Microsoft Forms albo na stronie zbiera dane kursanta, poziom, grupę i liczbę rat; od tej chwili formularz jest jedynym źródłem, więc znikają cztery przepisania i cztery okazje do literówki.
Robot sprawdza wolne miejsca w rejestrze grup i rezerwuje miejsce albo proponuje alternatywę, gdy grupa jest pełna. Umowa z danymi, ceną i harmonogramem rat wychodzi do podpisu elektronicznego w kilka minut od zgłoszenia; podpisana wraca do segregatora grupy w SharePoint. Warstwa odczytu dokumentów obsługuje skany, gdy ktoś jednak woli papier.
Rejestr rat pilnuje się sam: przypomnienie przed terminem, dopasowanie wpłaty z wyciągu po tytule przelewu, odhaczenie raty, a przy zaległości spokojna wiadomość do kursanta i notka dla sekretariatu. O tonie i częstotliwości przypomnień decydują Państwo; robot niczego nie eskaluje i nie prowadzi windykacji, tylko pilnuje kalendarza.
UiPath Orchestrator: kolejka zapisów, harmonogramy przypomnień o ratach, ponowienia i ślad audytowy; konektory UiPath Integration Service do Outlook 365, SharePoint i Teams; odczyt dokumentów dla podpisanych skanów umów
Formularz zapisu połączony z rejestrem grup, generowanie umów z Państwa wzoru, harmonogramy rat, przypomnienia przed terminem, dopasowanie wpłat z wyciągu i poranne podsumowanie w Teams
Rejestr grup i kursantów (arkusz albo lista SharePoint); wyciąg bankowy przez eksport CSV lub MT940; bramka SMS i podpis elektroniczny na Państwa umowach z dostawcami
Jak działa proces po automatyzacji
- AutomatyzacjaFormularz zapisu trafia prosto do robota; nikt niczego nie przepisuje
- AutomatyzacjaRobot sprawdza wolne miejsca i rezerwuje grupę albo proponuje inną
- AutomatyzacjaUmowa z danymi i harmonogramem rat wychodzi do e-podpisu w kilka minut
- CzłowiekSekretariat wkracza przy zniżkach, przeniesieniach i nietypowych prośbach
- SystemPrzypomnienia o ratach i odhaczanie wpłat z wyciągu dzieją się same
- AutomatyzacjaPoranne podsumowanie w Teams: zapisy, podpisy, zaległości
Model współpracy człowieka z automatyzacją
Automatyzacja obsługuje
- Przyjęcie zgłoszenia, rezerwacja miejsca, umowa ze wzoru i harmonogram rat
- Przypomnienia przed terminem i dopasowanie wpłat z wyciągu bankowego
- Porządek w dokumentach i poranne podsumowanie stanu zapisów w Teams
Człowiek decyduje
- Rozmowa z rodzicem i dobór poziomu, gdy test kwalifikacyjny nie wystarcza
- Decyzje o zniżkach, przeniesieniach między grupami i rozłożeniu zaległości
- Kontakt z kursantem, który zalega mimo przypomnień; robot nie windykuje
Przed i po
Systemy i integracje
Stos jest krótki celowo: jeden silnik, jedna warstwa wykonawcza, jedno miejsce decyzji człowieka.
Wejścia
- formularz zapisu z Forms albo strony
- rejestr grup i kursantów
- wzór umowy w Word z polami
- wyciąg bankowy w eksporcie CSV/MT940
Warstwa automatyzacji
- UiPath Orchestrator
- UiPath Robots
- UiPath Integration Service
- UiPath Action Center
Systemy docelowe
- podpisane umowy w segregatorach grup w SharePoint
- rejestr rat ze statusem każdej płatności
- podsumowania i alerty w Microsoft Teams
Punkty styku z człowiekiem: zatwierdzanie wyjątków z telefonu; decyzje o zniżkach i przeniesieniach; przegląd zaległości raz w tygodniu
Wykorzystane technologie
kolejka zapisów, przypomnienia o ratach, ponowienia, ślad każdej umowy
Askrzynka zapisów, segregatory umów, kanał sekretariatu
Apodpisane skany umów, gdy kursant woli papier
Aformularz zapisu i rejestr grup, kursantów i rat
Aprzypomnienia SMS-em i zdalny podpis umowy; na Państwa umowach z dostawcami
BJak to wdrażamy
Od opisu do działającego procesu
To rozwiązanie wdrażamy w ramach usługi automatyzacji procesów: najpierw mierzymy proces na danych firmy, potem budujemy, testujemy i utrzymujemy roboty.
Branże
Realizacje
Opisane wdrożenia u klientów są w dziale Case studies.
Ilustracyjny model ekonomiczny
Liczby, które mogą Państwo sprawdzić na własnych danych.
Model zakłada 480 zapisów rocznie i 25 minut na komplet papierów; nie liczy kursantów uratowanych przez szybką umowę, bo tej liczby nie znamy uczciwie. Własne liczby podstawią Państwo w kalkulatorze obok.
Policzmy to na Państwa danych
Szacunek ilustracyjny na podstawie Państwa danych. To model uwolnionej przepustowości, nie obietnica oszczędności.
Korzyści biznesowe
- Umowa u kursanta w minuty od zapisu; mniej zapisów umiera w drodze
- Wrzesień i luty bez nadgodzin i bez trzeciej osoby na trzy miesiące
- Raty przypominane przed terminem i odhaczane automatycznie po wpłacie
- Jeden rejestr zamiast trzech zeszytów: kto podpisał, kto zalega, gdzie są miejsca
- Mniej aneksów, bo dane nie są przepisywane, tylko podstawiane z formularza
Perspektywa zarządu
- Sprzedaż kursów przestaje zależeć od tego, czy sekretariat nadąża z papierami w szczycie
- Stan zapisów i pieniędzy widać codziennie rano, a nie wtedy, gdy ktoś znajdzie czas na arkusz
- Gotówka wraca bliżej terminów rat, co w szkole żyjącej z dwóch szczytów w roku ma wagę
Wpływ na KPI zarządu
czas od formularza do wysłanej umowy · odsetek zapisów dokończonych podpisem · umowy wymagające poprawek · średni poślizg wpłat rat · nadgodziny sekretariatu w szczycie
Bezpieczeństwo i nadzór
Automat ma dokładnie te uprawnienia, których potrzebuje. Ani jednego więcej.
- Dane kursantów, w tym dzieci, przetwarzane są wyłącznie w zakresie potrzebnym do umowy i rozliczeń, zgodnie z RODO
- Robot nie ma dostępu do kont bankowych; czyta wyłącznie eksport wyciągu, który sami mu udostępniają Państwo
- Każde przypomnienie i każda zmiana w rejestrze rat mają zapis: co, kiedy, do kogo
- Treść i częstotliwość przypomnień ustala szkoła; robot nie podejmuje działań windykacyjnych
- Dane pozostają w Państwa dzierżawie Microsoft 365; roboty pracują w regionie unijnym UiPath Automation Cloud
Dlaczego teraz
Do najbliższego szczytu zapisów zostały tygodnie, a wdrożenie tej klasy mieści się w tym oknie.
Rodzice zapisują dzieci z telefonu wieczorem i porównują dwie, trzy szkoły naraz; umowa po tygodniu przegrywa z umową po kwadransie.
Sekretariat, który przestaje przepisywać, ma czas na rozmowy z rodzicami i utrzymanie grup, czyli na to, z czego szkoła żyje.
Role zarządcze, których to dotyczy
Widzi zapisy i pieniądze codziennie rano; wrzesień przestaje być miesiącem, którego się boi
Rozmawia z rodzicami i układa grupy zamiast sklejać umowy w edytorze po godzinach
Zapis wieczorem z telefonu, umowa przed snem, przypomnienie o racie trzy dni przed terminem
Częste pytania i zastrzeżenia
Tak, robot pracuje na Państwa wzorze. Zamieniamy tylko pola danych na podstawiane automatycznie; treść prawna zostaje nietknięta, a każda zmiana wzoru to podmiana jednego pliku.
Sekretariat odhacza wpłatę jednym kliknięciem w rejestrze, a robot pilnuje reszty harmonogramu dokładnie tak samo jak przy przelewach. Gotówka nie wypada z systemu.
To decyzja człowieka. Sekretariat zmienia grupę w rejestrze, a robot przelicza harmonogram rat i przygotowuje aneks do podpisu, jeśli zmienia się cena.
Kiedy to nie jest właściwe rozwiązanie
- Szkoła z kilkudziesięcioma kursantami rocznie i umowami podpisywanymi wyłącznie na miejscu: zeszyt bywa wtedy wystarczający
- Zapisy prowadzone w całości przez zewnętrzną platformę, która już obsługuje umowy i płatności: automatyzujemy wtedy to, czego platforma nie robi
- Wzór umowy zmieniany co tydzień: najpierw stabilny wzór, potem automat
Pytanie na najbliższe posiedzenie
Ilu kursantów z ostatniego września zapisało się gdzie indziej, zanim nasza umowa do nich dotarła?
Podejście wdrożeniowe
Zakres bez niedomówień, jeszcze przed podpisem.
Dostarczamy
- Formularz zapisu połączony z rejestrem grup i wolnych miejsc
- Robota generującego umowy z Państwa wzoru i wysyłającego je do e-podpisu
- Rejestr rat z przypomnieniami przed terminem i dopasowaniem wpłat z wyciągu
- Poranne podsumowanie zapisów i płatności w kanale Teams
- Instrukcję dla sekretariatu i dwa tygodnie asysty po starcie
Potrzebujemy od Państwa
- Wzoru umowy w Word i cennika kursów z wariantami rat
- Dostępu do Microsoft 365 i miejsca na rejestr w SharePoint
- Godziny z sekretariatem na przejście dzisiejszego procesu zapisu
Etapy
Rozpoznanie
Jak dziś wygląda zapis od formularza do ostatniej raty; pół dnia z sekretariatem
Wzór i reguły
Pola w umowie, cennik, warianty rat, ton przypomnień
Budowa
Formularz, rezerwacja miejsc, umowy, harmonogramy, dopasowanie wpłat
Bieg równoległy
Tydzień: prawdziwe zapisy starym i nowym trybem naraz
Uruchomienie
Nowe zapisy idą przez robota; przegląd przed szczytem sezonu
Szybki efekt. Największa praca to jednorazowe uporządkowanie wzoru umowy i cennika rat; sama technologia działa na Microsoft 365, które szkoła zwykle już ma.
Wtorek, 19:40: mama wypełnia formularz zapisu. W starym trybie umowa wyszłaby w przyszłym tygodniu. W nowym: podpisana przed dobranocką.
Proszę przesłać liczbę zapisów z ostatniego września, Państwa wzór umowy i cennik rat. Odeślemy rachunek godzin sekretariatu do odzyskania i projekt formularza, od którego wszystko się zaczyna.
Policz swój wrzesieńTen sam problem ma zwykle sąsiedni proces
Obecności w zeszycie, stawka za wyżywienie z obecności, rachunki dla rodziców z ręki. Co miesiąc.
Zobacz rozwiązanie Finanse i księgowośćFaktury przypomniane, zanim zrobią się trudneKlient płaci po 40 dniach, bo nikt nie przypomniał po 14. Gotówka stoi u innych.
Zobacz rozwiązanie Obsługa klientaJedna skrzynka zamiast czterech kanałówMail, Messenger, telefon i formularz. Cztery miejsca, w których klient mógł zadać to samo pytanie.
Zobacz rozwiązanie