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Lösung · Betrieb & ProduktionDer Trainer trainiert, die Beiträge überwachen sich selbst, und die Eltern bekommen eine Mitteilung statt drei Versionen eines Gerüchts
Jugendabteilung: Anwesenheit, Beiträge, Mitteilungen
Ein Roboter führt den Alltag der Abteilung: Anmeldungen in Gruppen, Anwesenheit vom Trainer am Handy abgehakt, Beiträge aus dem Auszug erkannt und den Eltern höflich und automatisch erinnert, das abgesagte Training allen zugleich über einen Kanal mitgeteilt. Training, Gruppeneinteilung und Elterngespräche bleiben, wo sie hingehören: beim Trainer.
Kurzfassung für die Geschäftsführung
Die Jugendabteilung ist der am schnellsten wachsende Teil vieler Vereine und der administrativ am meisten vernachlässigte: Anwesenheit im Trainerheft, Beiträge in der Kassenwart-Tabelle, Mitteilungen über drei Chatgruppen.
Der Roboter verbindet diese Welten: Der Trainer hakt die Anwesenheit in einer halben Minute am Handy ab, Beiträge erkennen sich aus dem Auszug an individuellen Verwendungszwecken, und die Absage eines Trainings erreicht alle Eltern über einen Kanal.
Der Kassenwart ist kein Geldeintreiber unter Freunden mehr, die Eltern wissen, was und wann, und der Vorstand sieht Anwesenheit und Finanzen der Abteilung, ohne den Trainer anzurufen; Kinderdaten auf das Minimum beschränkt.
Anmeldungen und Gruppen in SharePoint; Anwesenheit vom Handy des Trainers; Beiträge aus dem Kontoauszug; Mitteilungen an die Eltern per Mail und SMS aus einem Ort
Geschäftsproblem
Die Abteilung führen Trainer, Kassenwart und drei Chatgruppen. Jeder weiß etwas anderes
Eine Jugendabteilung wächst schneller als ihre Verwaltung. Der Trainer hat ein Anwesenheitsheft, das ungefähr bis zu den Winterferien stimmt. Der Kassenwart hat eine Beitragstabelle, einmal im Monat aus dem Auszug aktualisiert, wonach Mails der unangenehmen Sorte rausgehen. Die Eltern haben drei Chatgruppen, in denen die Nachricht vom abgesagten Training 80% der Betroffenen erreicht; die übrigen 20% stehen um 17 Uhr vor einer verschlossenen Halle.
Beiträge im Verein sind ein heikles Thema: Die Beträge sind klein, die Beziehungen eng, und das Mahnen fällt auf den Kassenwart, der ein Freund vom Vater eines Sportlers ist. Praktisch wachsen Rückstände nicht aus bösem Willen, sondern aus fehlenden Erinnerungen: Die Eltern wissen schlicht nicht mehr, ob der März bezahlt ist. Nach einem halben Jahr kann die Lücke zwischen Tabelle und Wirklichkeit vierstellig sein.
Die Anwesenheit ist Trainerwissen, das nirgendwohin fließt: wer regelmäßig kommt, wer nach dem Sommer verschwand, wer reif für die ältere Gruppe ist. Der Vorstand sieht sie einmal im Jahr, im Jahresbericht, wenn Reagieren zu spät ist. Und Eltern, die fragen, ob ihr Kind überhaupt zum Training geht, bekommen eine Antwort aus dem Gedächtnis.
Niemand im Verein will ein Konzernsystem; alle wollen, dass der Dienstag so aussieht: Der Trainer hakt die Anwesenheit in einer halben Minute ab, die Eltern bekommen die Mitteilung, der Kassenwart mahnt niemanden persönlich. Genau das ist die Größe dieses Projekts.
Wie es heute läuft
So sieht die Arbeit aus, bevor irgendetwas automatisiert wird.
- MenschAnmeldungen zur Abteilung per Mail, Telefon und über Bekannte
- FehlerrisikoAnwesenheit im Trainerheft, genau bis zu den ersten Ferien
- FehlerrisikoBeiträge in der Kassenwart-Tabelle, monatlich mit dem Auszug abgeglichen
- WartezeitRückstände wachsen mangels Erinnerungen; das Mahnen kostet Freundschaften
- FehlerrisikoMitteilungen in drei Chatgruppen erreichen 80% der Eltern
- WartezeitDie Anwesenheit erreicht den Vorstand einmal im Jahr, wenn Reagieren zu spät ist
Warum der heutige Prozess mehr kostet, als es scheint
Die Rechnung, die in keinem Budget auftaucht.
- Wie viele Stunden im Monat kostet die Abteilung Trainer und Kassenwart neben den Trainings selbst?
- Wie hoch ist heute die echte Summe der Beitragsrückstände, und wer kennt sie?
- Wie viele Eltern verpassten die Nachricht von der letzten Trainingsabsage?
- Wer außer dem Trainer weiß, welche Junioren nach dem Sommer wegblieben?
Kosten des Nichtstuns
Das Modell nimmt eine Abteilung mit 60 Junioren, einen Monatsbeitrag im zweistelligen Bereich in Euro und 15% Rückstände aus Vergesslichkeit an, nicht aus bösem Willen. Ihre eigenen Zahlen kennt der Kassenwart, sofern er je Zeit hat, sie zu addieren.
Die dritte Zeile hat keinen Betrag, denn der Verein verliert dort kein Geld, sondern Sportler: Ein Junior, der im Oktober verschwand, trainiert im Februar woanders oder nirgends.
Eine Modellorganisation mit realistischen Proportionen – die Zahlen dienen dazu, dieselbe Rechnung mit Ihren Daten zu machen; sie sind kein Kundenergebnis.
Ein Schützenverein mit Jugendabteilung: 60 Sportler in vier Altersgruppen, Training zweimal pro Woche, Monatsbeitrag, zwei Trainer, ein ehrenamtlicher Kassenwart, Microsoft 365.
Dienstag, 16:58 Uhr: Der Trainer öffnet am Handy die Liste der jüngeren Gruppe und hakt die Anwesenden ab, bevor das Aufwärmen endet. Eine halbe Minute.
Donnerstag: Der Auszug kommt. Der Roboter erkennt 14 Beiträge an individuellen Verwendungszwecken, hakt sie im Register ab und schickt drei Eltern im zweiten Rückstandsmonat eine höfliche Erinnerung mit Kontonummer. Der Kassenwart schrieb keine einzige Mail.
Freitag, 13:40 Uhr: Die Halle sagt das Abendtraining ab. Der Trainer tippt „abgesagt“ am Termin, und der Roboter benachrichtigt alle Eltern beider Gruppen per Mail und SMS. Niemand steht vor einer verschlossenen Halle.
Monatsende: Der Vorstand bekommt den Abteilungsbericht: Anwesenheit je Gruppe, Junioren mit drei Fehlzeiten in Folge samt Anrufvorschlag, Beitragsstand. Der Trainer ruft zwei Eltern an, bevor die Kinder endgültig verschwinden.
Im Modelljahr sinken die Rückstände um zwei Drittel, die Verwaltung fällt von 8 auf 2 Stunden im Monat. Das sind Modellzahlen, nicht die Bücher des Vereins.
Vorgeschlagene Lösung
Das Fundament ist ein Abteilungsregister in SharePoint: Junioren, Gruppen, Trainingstermine und die bei der Anmeldung per Formular gesammelten Einwilligungen der Eltern. Kinderdaten beschränken wir auf das Minimum, das die Abteilung braucht: Name, Jahrgang, Gruppe, Kontakt zum Erziehungsberechtigten; Umfang und Aufbewahrung entscheidet der Verein. Die Anmeldung eines neuen Juniors ist ein Elternformular, kein Zettel in der Umkleide.
Die Anwesenheit hakt der Trainer in einer einfachen Handyansicht ab: Gruppenliste, ein Tipp je anwesendem Kind, fertig. Aus diesen Haken baut der Roboter eine Anwesenheitsstatistik, die niemand abtippt: Der Vorstand sieht sie im Monatsbericht, und das Signal „dreimal in Folge gefehlt“ geht mit Anrufvorschlag an den Trainer, bevor der Junior endgültig weg ist. Beiträge erkennen sich aus dem Auszug an individuellen Verwendungszwecken, Bargeld hakt der Kassenwart per Klick ab, und Erinnerungen an Säumige gehen höflich, automatisch und ohne fremde Freundschaften zu belasten.
Mitteilungen sind keine Gerüchte mehr: Ein abgesagtes Training, eine geänderte Uhrzeit oder der Wettkampf der Abteilung wird von einem Ort verkündet und erreicht alle Eltern per Mail oder SMS, nach ihrer Wahl. Die Chatgruppen dürfen fürs Plaudern bleiben; sie sind nicht mehr der einzige Träger der Information, ob das Kind heute Training hat. Training, Gruppeneinteilung und erzieherische Gespräche bleiben vollständig bei den Trainern.
UiPath Orchestrator: der Erinnerungsplan für Beiträge, Mitteilungen, Berichte und die Prüfspur der Einträge; Konnektoren des UiPath Integration Service zu Outlook 365, SharePoint und Teams
Ein Abteilungsregister mit Formularanmeldungen, eine Handy-Anwesenheitsansicht für den Trainer, Beitragserkennung aus dem Auszug, Elternerinnerungen, Ein-Kanal-Mitteilungen und der Monatsbericht für den Vorstand
Der Kontoauszug des Vereins per CSV/MT940-Export; ein SMS-Gateway für Mitteilungen auf Ihrem Anbietervertrag; der Trainingskalender in Outlook
So läuft der automatisierte Prozess
- AutomatisierungDer Junior über das Elternformular angemeldet, Einwilligungen inklusive
- MenschDer Trainer hakt die Anwesenheit am Handy ab, bevor das Aufwärmen endet
- AutomatisierungBeiträge aus dem Auszug erkannt; Bargeld per Klick des Kassenwarts abgehakt
- SystemErinnerungen an Säumige gehen höflich und automatisch raus
- SystemDas abgesagte Training teilt sich allen Eltern über einen Kanal mit
- AutomatisierungDer Monatsbericht: Anwesenheit, verschwindende Junioren, Beitragsstand
Zusammenspiel von Mensch und Automatisierung
Die Automatisierung übernimmt
- Das Abteilungsregister, die Anwesenheit aus den Haken und der Monatsbericht
- Beitragserkennung, Erinnerungen und Rückstandssignale
- Mitteilungen an die Eltern über einen Kanal, per Mail und SMS
Menschen entscheiden
- Training, Gruppeneinteilung und sportliche Entscheidungen: vollständig bei den Trainern
- Gespräche mit den Eltern verschwindender Junioren und erzieherische Themen
- Entscheidungen über Beitragserlasse und Ermäßigungen: der Vorstand, nicht der Roboter
Vorher und nachher
Systeme und Integrationen
Der Stack ist bewusst kurz: ein Motor, eine Ausführungsschicht, ein Ort, an dem ein Mensch entscheidet.
Eingänge
- das von den Eltern ausgefüllte Anmeldeformular
- Anwesenheitshaken vom Handy des Trainers
- der Kontoauszug des Vereins als CSV/MT940-Export
- Trainingstermine und Änderungen von den Trainern
Automatisierungsschicht
- UiPath Orchestrator
- UiPath Robots
- UiPath Integration Service
- UiPath Action Center
Zielsysteme
- das Abteilungsregister und die Anwesenheit in SharePoint
- Beitragserinnerungen und Mitteilungen an die Eltern
- der Monatsbericht der Abteilung für den Vorstand
Berührungspunkte mit Menschen: die Anwesenheit beim Training abhaken; „abgesagt“ am Termin tippen; Eltern nach einem Fehlzeitensignal anrufen
Eingesetzte Technologien
Erinnerungen, Mitteilungen, Berichte, Spur jedes Eintrags
ARegister, Berichte und Versand dort, wo der Verein schon arbeitet
AGruppenliste und Tipp-Abhaken, nichts zu installieren
ABeiträge aus dem CSV/MT940-Export; ohne Kontozugriff
BMitteilungen an die Eltern auf Ihrem Anbietervertrag
BSo setzen wir das um
Von der Beschreibung zum laufenden Prozess
Diese Lösung setzen wir im Rahmen unserer Prozessautomatisierung um: Zuerst messen wir den Prozess mit Unternehmensdaten, dann bauen, testen und betreuen wir die Roboter.
Fallstudien
Umgesetzte Kundenprojekte finden Sie unter Case Studies.
Illustratives Wirtschaftlichkeitsmodell
Zahlen, die Sie mit eigenen Daten prüfen können.
Das Modell nimmt 60 Junioren und Rückstände aus elterlicher Vergesslichkeit an, nicht aus bösem Willen; den Wert gehaltener Sportler bepreisen wir nicht, obwohl er für einen Verein oft der größte ist. Ihre eigenen Werte gehören in den Rechner nebenan.
Rechnen Sie mit Ihren Zahlen
Eine illustrative Schätzung auf Basis Ihrer Eingaben. Modelliert wird freigesetzte Kapazität, keine versprochene Einsparung.
Geschäftlicher Nutzen
- Der Trainer hakt die Anwesenheit in einer halben Minute ab und bekommt die Statistik ohne Abtippen
- Beiträge erinnern sich selbst; der Kassenwart mahnt keine Freunde mehr
- Alle Eltern bekommen die Mitteilung rechtzeitig, per Mail oder SMS
- Der verschwindende Junior bekommt den Anruf des Trainers, bevor er endgültig geht
- Der Vorstand sieht die Abteilung im Monatsbericht, nicht erst im Jahresbericht
Aus Sicht der Geschäftsführung
- Die Abteilung kann wachsen, ohne dass das ohnehin knappe Ehrenamt proportional mitwachsen muss
- Die Finanzen der Abteilung werden planbar, und Rückstände sind kein Tabuthema mehr
- Die Anwesenheit je Gruppe ist ein hartes Argument in Gesprächen über Hallenzeiten und Aufnahmen
KPIs für die Geschäftsführung
Anwesenheit je Gruppe · Beitragsrückstände · Zeit, bis eine Mitteilung die Eltern erreicht · nach Fehlzeitensignal zurückgeholte Junioren · Verwaltungsstunden der Abteilung im Monat
Sicherheit und Governance
Die Automatisierung hat genau die Berechtigungen, die sie braucht. Keine einzige mehr.
- Juniorendaten auf das Minimum beschränkt: Name, Jahrgang, Gruppe, Kontakt zum Erziehungsberechtigten; Umfang und Aufbewahrung bestimmt der Verein, DSGVO-konform
- Elterneinwilligungen bei der Anmeldung gesammelt und beim Abteilungsregister aufbewahrt
- Beitragserinnerungen gehen nur an Erziehungsberechtigte und erwähnen das Kind nie vor Dritten
- Der Roboter hat keinen Zugriff aufs Vereinskonto; Beiträge erkennt er nur aus dem Auszugsexport
- Die Daten bleiben in Ihrem Microsoft-365-Tenant; die Roboter laufen in der EU-Region der UiPath Automation Cloud
Warum jetzt
Die Aufnahmen in die Abteilungen wachsen, die Zahl der Ehrenamtlichen nicht; die Differenz zahlt heute die Trainerzeit, die für Tabellen zu schade ist.
Eltern erwarten Kommunikation wie aus der Kita: ein Kanal, rechtzeitig; drei Chatgruppen reichen nicht mehr.
Ein Quick-Win-Projekt steht vor der neuen Saison und der ersten Beitragswelle.
Relevante Führungsrollen
Trainiert und hakt die Anwesenheit in einer halben Minute ab; vom Verschwinden erfährt er rechtzeitig
Sieht die Beiträge aus dem Auszug erkannt; es erinnert der Roboter, nicht der Freund vom Vater eines Sportlers
Bekommen Mitteilungen rechtzeitig und zahlen auf einen individuellen Verwendungszweck, ohne zu raten wofür
Häufige Fragen und Einwände
Nichts. Die Anwesenheitsansicht öffnet sich im Handybrowser aus einem Lesezeichen; Gruppenliste, Tipps, fertig. Bevorzugt ein Trainer Papier, kann das Team sein Heft wöchentlich übertragen, obwohl das noch keiner bevorzugt hat.
Im Gegenteil: Das persönliche Mahnen verdirbt sie. Eine höfliche, automatische Erinnerung mit Kontonummer ist so neutral wie eine Stromrechnung, und Ton und Takt bestimmt der Vorstand. Heikle Fälle, Ermäßigungen und Erlasse bleiben immer ein menschliches Gespräch.
Ja. Register, Anwesenheit, Beiträge und Mitteilungen laufen je Gruppe, also sind weitere Abteilungen weitere Listen im selben System, ohne neue Projekte.
Wann diese Lösung nicht passt
- Eine Abteilung mit zehn Kindern und einer Gruppe: Heft und eine Chatgruppe reichen
- Ein Verein, der ein volles Verbandssystem mit Lizenzen erwartet: Wir ordnen den Alltag, wir ersetzen keine Verbandssysteme
- Keine Zustimmung zu irgendwelchen Kinderdaten in der Cloud: Dann bleibt Papier, und mit ihm das heutige Chaos
Eine Frage für die nächste Sitzung
Wie viele Junioren verschwanden letzte Saison aus der Abteilung, bevor jemand fragen konnte, warum?
Vorgehen bei der Umsetzung
Der Umfang ohne Unklarheiten, noch vor der Unterschrift.
Wir liefern
- Ein Abteilungsregister mit Formularanmeldungen und Elterneinwilligungen
- Eine Handy-Anwesenheitsansicht für den Trainer und die Statistik ohne Abtippen
- Beitragserkennung aus dem Auszug und höfliche Erinnerungen an die Eltern
- Ein-Kanal-Mitteilungen per Mail und SMS sowie den Monatsbericht
- Ein Handbuch für Trainer und Kassenwart und zwei Wochen Begleitung
Wir brauchen von Ihnen
- Die Listen der Junioren, Gruppen und Trainingstermine sowie die Beitragsregeln
- Zugang zu Microsoft 365 und den Auszugsexport des Vereinskontos
- Eine Stunde mit Trainer und Kassenwart zum heutigen Alltag
Etappen
Aufnahme
Gruppen, Beiträge, heutige Kommunikationskanäle; eine Stunde mit Trainer und Kassenwart
Regeln
Datenumfang, Einwilligungen, Verwendungszwecke, Ton der Erinnerungen und Mitteilungen
Aufbau
Register, Anwesenheitsansicht, Beiträge, Erinnerungen, Mitteilungen, Bericht
Parallelbetrieb
Ein Monat: Heft und Tabelle neben dem System, Rückstände im Vergleich
Start
Die Abteilung im neuen Modus ab dem nächsten Beitragsmonat
Ein Quick Win. Die meiste Arbeit ist das einmalige Erfassen der Gruppen und Beitragsregeln; danach führt sich die Abteilung nebenbei zum Training, nicht statt seiner.
Freitag, 13:40 Uhr: Die Halle sagt das Training ab. Um 13:43 haben sechzig Eltern eine SMS. Um 17 Uhr steht niemand vor der Halle.
Zählen Sie die Beitragsrückstände und die Stunden, die die Abteilung Trainer und Kassenwart monatlich kostet. Schicken Sie uns diese zwei Zahlen; Sie bekommen einen Registerentwurf und die Rechnung, was die erste Saison zurückgibt.
Zählen Sie die Verwaltungsstunden der AbteilungDer Nachbarprozess hat meist dasselbe Problem
Anwesenheit im Heft, Essensgeld aus der Anwesenheit, Elternrechnungen von Hand. Jeden Monat.
Lösung ansehen Vertrieb & MarketingKursanmeldungen, Verträge und RatenSeptember: 340 Anmeldungen, 340 Verträge, doppelt so viele Raten. Das Sekretariat sind zwei Personen.
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