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Lösung · KundenserviceDie Kartei meldet sich selbst für die Patienten, deren Impfschutz abläuft
Impferinnerungen direkt aus der Kartei
Ein Roboter liest die Prophylaxetermine aus dem Praxissystem und schickt den Tierhaltern Erinnerungen mit Terminvorschlag: erst SMS, nach einer Woche die Wiederholung, nach zwei eine kurze Anrufliste für die Rezeption. Der Kalender füllt sich mit Besuchen, die bisher einfach verfielen.
Kurzfassung für die Geschäftsführung
Impf- und Entwurmungstermine stehen in der Kartei, aber das Erinnern ist Handarbeit, für die die Rezeption nur schubweise Zeit hat; die meisten Rückstände entstehen aus Vergessen, nicht aus Entscheidung.
Der Roboter wählt wöchentlich die Patienten mit ablaufendem Schutz und führt eine Sequenz: SMS mit Terminvorschlag, Wiederholung, am Ende eine kurze Anrufliste für die Rezeption.
Die Prophylaxequote steigt, der Kalender füllt sich mit planbaren Besuchen, und der Inhaber sieht monatlich, wie viele Erinnerungen hinausgingen und wie viele als Termine zurückkamen.
das Praxissystem mit Kartei (Export oder API); SMS und E-Mail an die Halter; der Terminkalender; Zusammenfassungen in Microsoft Teams
Geschäftsproblem
Besuche, die am Vergessen sterben
Prophylaxe ist der planbarste Umsatz einer Tierarztpraxis: jährliche Impfungen, quartalsweise Entwurmungen, Kontrollen chronischer Patienten. Jeder dieser Termine ist im Voraus bekannt und in der Kartei notiert. Theoretisch genügt eine Erinnerung.
Praktisch ist das Erinnern Handarbeit. Jemand müsste wöchentlich die Karteien durchsehen, die Patienten mit ablaufendem Schutz herausfiltern, Nummern suchen, anrufen oder schreiben, Antworten notieren und nach einer Woche zu denen zurückkehren, die nicht abgenommen haben. In einer Praxis, in der die Rezeption gleichzeitig eine Katze wiegt, Futter verkauft und das Telefon bedient, verliert diese Arbeit gegen jede andere. Sie passiert schubweise: nach der Saison, gelegentlich, gar nicht.
Tierhalter lehnen Prophylaxe nicht ab; sie vergessen sie. Ein Jahr reicht, damit das Datum der letzten Impfung aus dem Gedächtnis rutscht und der Impfpass zwischen Umzug und Schublade verschwindet. Ohne Erinnerung stirbt der Besuch nicht an einer Entscheidung, sondern an der Stille.
Für die Praxis ist das ein doppelter Verlust: fast sicherer Umsatz, der ausbleibt, und ein Patient, der erst mit einem Problem wiederkommt statt zur Vorsorge. Die Kettenkliniken schicken diese SMS längst.
Wie es heute läuft
So sieht die Arbeit aus, bevor irgendetwas automatisiert wird.
- MenschDie Rezeption sichtet Karteien und notiert Überfällige, wenn ein Moment frei ist, also selten
- FehlerrisikoErinnerungen gehen schubweise raus: nach der Impfsaison, gelegentlich, gar nicht
- WartezeitDer Anruf beim Halter wartet auf eine freie Minute; ein unbeantworteter wird nie wiederholt
- Mensch„Ich rufe später an“ wird nirgends notiert; der Faden reißt
- FehlerrisikoDer Halter erinnert sich an die Impfung beim Problem oder vor der Reise, in letzter Minute
- FehlerrisikoNiemand misst, wie viele Termine ohne Besuch verstreichen; das Ausmaß ist unbekannt
Warum der heutige Prozess mehr kostet, als es scheint
Die Rechnung, die in keinem Budget auftaucht.
- Jeder unbetreute Termin ist ein fast sicherer Besuch, der nie stattfand: Umsatz, der Stille überlassen wird.
- Ein Patient ohne Kontinuität kommt mit Krankheit statt Vorsorge zurück; die Behandlung ist teurer und für alle belastender.
- Manuelles Erinnern frisst, wenn es überhaupt passiert, Rezeptionsstunden zur teuersten Tageszeit.
- Fehlende Zahlen verbergen das Phänomen: Niemand weiß, welcher Anteil der Termine verfällt und was ihre Rückgewinnung wert wäre.
Kosten des Nichtstuns
Die erste Zeile ist die Rechnung der Modellpraxis: wie viele Prophylaxetermine im Jahr fällig werden und welcher Anteil nie zum Besuch wird. Ihre eigenen Zahlen liefert das System in einem Report; sie sind meist größer als gedacht, weil Rückstände im Tagesgeschäft unsichtbar sind.
Das Modell nimmt nicht an, dass Erinnerungen alles zurückholen: Ein Teil der Halter kommt ohnehin nicht. Es nimmt an, was Praxen mit systematischer Kommunikation tatsächlich sehen: gut zehn Prozentpunkte Unterschied in der Quote, was bei dieser Größenordnung fünfstellig im Jahr ist.
Eine Modellorganisation mit realistischen Proportionen – die Zahlen dienen dazu, dieselbe Rechnung mit Ihren Daten zu machen; sie sind kein Kundenergebnis.
Eine Tierarztpraxis in einer Kreisstadt: zwei Ärzte, eine TFA, Rezeption auf anderthalb Stellen, ein Praxissystem mit Kartei, Microsoft 365.
Rund 2 800 aktive Patienten, 1 900 fällige Impfungen und Entwurmungen im Jahr, ein Vorsorgebesuch im Schnitt 45 € wert.
Erinnerungen schubweise: telefonisch bei Gelegenheit, eine SMS-Serie nach der Saison; Prophylaxequote um 62 %.
Die Rezeption hat keine Zeit für systematische Karteidurchsicht; eine Liste überfälliger Patienten existiert nicht.
Der Roboter zieht wöchentlich die Patienten, deren Schutz binnen 30 Tagen abläuft, und führt die Sequenz: SMS mit Terminvorschlag, Wiederholung nach einer Woche, dann eine kurze Anrufliste in Teams; Antworten und Buchungen fließen in die Kartei zurück.
Im modellierten Fall steigt die Quote von 62 % auf rund 80 %, über 340 zusätzliche Besuche im Jahr. Zahlen aus dem Modell, nicht aus den Registern der Praxis.
Vorgeschlagene Lösung
Wir beginnen mit Ihrem Prophylaxekalender: welche Prozeduren erinnert werden, mit welchem Vorlauf, wie vielen Wiederholungen und in welchem Ton. Die Vorlagen genehmigen Sie; der Roboter erfindet keine Inhalte, er hält den Rhythmus. Getrennt legen wir fest, wann ein Patient als inaktiv gilt, damit niemand den Haltern verstorbener Tiere schreibt.
Der Roboter liest die Termine aus dem Praxissystem: per API, wo es eine gibt, per wöchentlichem Export, wo nicht. Er erinnert per SMS, wiederholt bei Schweigen und behandelt Antworten direkt: Der Terminwunsch wird zum Vorschlag, die Frage geht an die Rezeption, die Bitte um Ruhe wird notiert und respektiert. Jeder Kontakt bleibt in der Patientenhistorie.
Die Rezeption bekommt in Teams eine kurze Liste: Halter, die nach zwei SMS anzurufen sind, Fragen für den Arzt, als verstorben gemeldete Tiere zum Markieren in der Kartei. Der Inhaber sieht monatlich die Zahlen: verschickte Erinnerungen, gebuchte Besuche, Wirksamkeit je Prozedur. Prophylaxe wird ein Prozess statt eines Schubs.
UiPath Orchestrator: Wochenplan, Erinnerungswarteschlange, Wiederholungen und lückenloses Protokoll jeder Nachricht; UiPath-Integration-Service-Konnektoren für Microsoft Teams und Outlook 365; das SMS-Gateway, das Sie bereits nutzen
Erinnerungssequenzen mit genehmigten Vorlagen, Antwortbehandlung, die Vorgangsliste für die Rezeption in Teams und ein monatlicher Wirksamkeitsbericht für den Inhaber
Das Praxissystem: per API, wo vorhanden, per regelmäßigem Export, wo nicht; der Terminkalender; das SMS-Gateway per API
So läuft der automatisierte Prozess
- AutomatisierungDer Roboter wählt wöchentlich die Patienten, deren Schutz binnen 30 Tagen abläuft
- AutomatisierungErinnerungs-SMS mit Terminvorschlag; Schweigen löst nach einer Woche die Wiederholung aus
- SystemDer Terminwunsch wird zum Vorschlag; die Bestätigung landet im Kalender
- SystemDie Bitte um Ruhe oder die Todesmeldung wird notiert; der Roboter meldet sich nie wieder
- MenschDie Rezeption bekommt die Teams-Liste: Anrufe nach zwei SMS, Fragen für den Arzt
- MenschDer Inhaber sieht monatlich: Erinnerungen, gebuchte Besuche, Wirksamkeit je Prozedur
Zusammenspiel von Mensch und Automatisierung
Die Automatisierung übernimmt
- Die wöchentliche Karteiauswertung und die volle Erinnerungssequenz mit Wiederholungen
- Die Antwortbehandlung: Buchungen, Absagen, Inaktiv-Markierungen
- Die Monatszahlen: Erinnerungen, Besuche, Wirksamkeit je Prozedurtyp
Menschen entscheiden
- Den Prophylaxekalender, die Vorlagen und die Entscheidungen über den Ton
- Die Gespräche mit Haltern: medizinische Fragen, sensible Fälle, Patienten, die einen Anruf brauchen
- Preis- und Paketentscheidungen: was erinnert wird, was nicht, welche Angebote mitfahren
Vorher und nachher
Systeme und Integrationen
Der Stack ist bewusst kurz: ein Motor, eine Ausführungsschicht, ein Ort, an dem ein Mensch entscheidet.
Eingänge
- die Kartei mit Prophylaxeterminen (API oder Export)
- der Terminkalender
- Erinnerungsvorlagen und -regeln
- Antworten der Halter aus SMS und E-Mail
Automatisierungsschicht
- UiPath Orchestrator
- UiPath Robots
- UiPath Integration Service
- UiPath Action Center
Zielsysteme
- versandte Sequenzen mit Historie
- gebuchte Besuche im Kalender
- die Vorgangsliste und der Monatsbericht in Microsoft Teams
Berührungspunkte mit Menschen: Rezeptionsvorgänge in Microsoft Teams; ein Monatsbericht für den Inhaber; Vorlagenreview einmal im Quartal
Eingesetzte Technologien
Wochenplan, Erinnerungswarteschlange, Wiederholungen, Protokoll jeder Nachricht
ARezeptionsvorgänge, Inhaberberichte, E-Mail, wo SMS nicht reicht
AOnline-Terminvorschläge, wenn die Halter selbst wählen sollen
AVersand und Antwortempfang; wir arbeiten mit Ihrem Gateway oder helfen bei der Wahl
Bdie Quelle der Prophylaxetermine; der Integrationsumfang hängt von seiner Schnittstelle ab
BSo setzen wir das um
Von der Beschreibung zum laufenden Prozess
Diese Lösung setzen wir im Rahmen unserer Prozessautomatisierung um: Zuerst messen wir den Prozess mit Unternehmensdaten, dann bauen, testen und betreuen wir die Roboter.
Fallstudien
Umgesetzte Kundenprojekte finden Sie unter Case Studies.
Illustratives Wirtschaftlichkeitsmodell
Zahlen, die Sie mit eigenen Daten prüfen können.
Das Modell nimmt einen Anstieg der Quote von 62 % auf 80 % an, also das, was systematische, wiederholte Kommunikation leistet; es nimmt nicht an, dass alle kommen. Volumina und Sätze gehören zum Szenario; Ihre eigenen Zahlen tragen Sie nebenan im Rechner ein.
Rechnen Sie mit Ihren Zahlen
Eine illustrative Schätzung auf Basis Ihrer Eingaben. Modelliert wird freigesetzte Kapazität, keine versprochene Einsparung.
Geschäftlicher Nutzen
- Planbarer Prophylaxeumsatz hängt nicht mehr davon ab, ob die Rezeption Zeit hatte
- Die Patienten behalten ihre Schutzkontinuität; weniger Behandlung, mehr Vorsorge
- Die Rezeption gewinnt die Stunden der Karteidurchsicht und Telefonrunden zurück
- Die Tierhalter bekommen die Kommunikation, die sie von einer modernen Praxis erwarten
- Der Inhaber sieht erstmals Zahlen: wie viele Termine verstreichen, wie viele als Besuche zurückkommen
Aus Sicht der Geschäftsführung
- Die Kartei wird vom Archiv zum Umsatzmotor: Daten, die brachlagen, beginnen zu arbeiten
- Die Kundenbeziehung lebt zwischen den Besuchen, nicht nur am Tresen
- Mehr Patienten erfordern nicht mehr Rezeption, damit die Erinnerungen weiter hinausgehen
KPIs für die Geschäftsführung
Prophylaxequote · aus Erinnerungen gebuchte Besuche · Zeit vom Termin bis zum Besuch · Anteil der Wiederholungen mit Buchung · Rezeptionsstunden fürs Erinnern
Sicherheit und Governance
Die Automatisierung hat genau die Berechtigungen, die sie braucht. Keine einzige mehr.
- Der Roboter arbeitet mit minimalem Datenumfang: Halter, Kontakt, Tier, Prozedurtyp und Termin; ohne medizinische Daten in Nachrichten
- Jede Nachricht und Antwort hat ein Protokoll: was, wann, an wen, aus welcher Regel
- Die Vorlagen sind versioniert und werden nur von einer berechtigten Person geändert
- Die Bitte, den Kontakt einzustellen, wird sofort und dauerhaft respektiert
- Die Daten bleiben in Ihrem Microsoft-365-Tenant und Ihrem SMS-Gateway; die Roboter laufen in der EU-Region der UiPath Automation Cloud
Warum jetzt
Kettenkliniken verschicken längst Erinnerungen; Ihre Stille wirkt daneben wie fehlende Fürsorge.
Die Praxiskosten steigen, und Prophylaxe ist der billigste rückholbare Umsatz: Die Daten sind da, nur der Rhythmus fehlt.
Tierhalter kennen Erinnerungen vom Zahnarzt und vom Friseur; vom Tierarzt erwarten sie dasselbe.
Relevante Führungsrollen
Der planbare Prophylaxeumsatz wächst, und sein Ausmaß ist erstmals in Zahlen sichtbar
Die Patienten kommen zur Vorsorge statt mit Versäumnissen; die Arbeit wird ruhiger und medizinischer
Schluss mit Karteidurchsicht nach Feierabend; es bleibt eine kurze Liste wirklich nötiger Anrufe
Häufige Fragen und Einwände
Wenn es funktioniert und versendet: gut. Prüfen Sie nur, ob es wiederholt, Antworten behandelt und irgendwem die Wirksamkeit zeigt. Meist schickt ein Modul eine Nachricht und hört auf. Die Automatisierung führt die Sequenz zu Ende: Wiederholung, Terminvorschlag, Rezeptionsliste, Zahlen für den Inhaber.
Das ist die wichtigste Regel des ganzen Prozesses, und so behandeln wir sie: Die Sequenz startet nur für als aktiv markierte Patienten, die erste Nachricht ist vorsichtig im Ton, und jede Todesmeldung beendet die Kommunikation sofort und dauerhaft und landet in der Kartei. Am Telefon gilt für die Rezeption heute dieselbe Regel, nur ist sie jetzt aufgeschrieben statt Gewohnheit.
Sie lesen sie; sie antworten nicht immer auf die erste. Darum hat die Sequenz eine Wiederholung und einen Ausgang zum Menschen: Nach zwei Nachrichten ohne Reaktion kommt die Nummer auf die kurze Liste der Rezeption. Es geht nicht um hundert Prozent, sondern um die gut zehn Punkte Unterschied, die das Jahresergebnis machen.
Wann diese Lösung nicht passt
- Eine Praxis mit einer Handvoll Stammpatienten, die der Arzt beim Namen kennt: ein Anruf pro Quartal genügt
- Papierkartei oder ein System ohne Export und API: erst die Daten in elektronischer Form, dann die Automatisierung
- Die Erwartung von Marketingkampagnen an eine kalte Liste: Dies ist ein Erinnerungsprozess für eigene Patienten, kein Massenversand
Eine Frage für die nächste Sitzung
Wie viele Prophylaxetermine sind bei uns im letzten Quartal ohne Besuch verstrichen, und wer hätte erinnern sollen?
Vorgehen bei der Umsetzung
Der Umfang ohne Unklarheiten, noch vor der Unterschrift.
Wir liefern
- Geschriebene Erinnerungsregeln: Prozeduren, Vorlauf, Wiederholungen, Ton
- Automatische SMS-Sequenzen mit Antwortbehandlung auf Ihrem Gateway
- Die Integration mit dem Praxissystem: API oder regelmäßiger Export
- Die Vorgangsliste für die Rezeption in Microsoft Teams und den monatlichen Wirksamkeitsbericht
- Zwei Wochen Parallelbetrieb und Betreuung nach dem Start
Wir brauchen von Ihnen
- Zugang zum Praxissystem (API oder Export der Prophylaxetermine) und zum SMS-Gateway
- Genehmigte Nachrichtenvorlagen; wir schreiben sie gemeinsam in einem Termin
- Die Entscheidung, welche Prozeduren mit welchem Vorlauf erinnert werden
Etappen
Analyse
Ein Systemreport: wie viele Termine fällig werden, wie viele zurückkommen, wo am meisten verloren geht
Regeln
Prozeduren, Vorlauf, Wiederholungen, Vorlagen, die Inaktiv-Regel
Aufbau
Kartei- und SMS-Integration, Sequenzen, Teams-Vorgänge, der Monatsbericht
Parallelbetrieb
Zwei Wochen mit einer kleinen Patientengruppe; Ton und Vorlauf justiert
Go-live
Die volle Basis, mit Zahlenreview nach dem ersten Monat
Ein Quick Win. Der Aufwand hängt von der Schnittstelle des Praxissystems ab: Eine API ist der kürzeste Weg, ein Wochenexport funktioniert überall.
In der Kartei stehen heute einige Hundert überfällige Patienten. Jeder kommt irgendwann; die Frage ist, ob mit Erinnerung oder mit Problem.
Schicken Sie uns einen Export der Impftermine des letzten Jahres. Wir schicken die Rechnung zurück: wie viele Termine ohne Besuch verstrichen, was sie wert waren und welchen Anteil eine systematische Erinnerungssequenz zurückgeholt hätte.
Prüfen Sie, wie viele Patienten überfällig sindDer Nachbarprozess hat meist dasselbe Problem
Die Zufriedenen gehen schweigend. Der Unzufriedene schreibt sonntags um 23:40.
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