Start · Branże · Sektor publiczny
Dla jednostek sektora publicznegoSektor publiczny: terminy ustawowe, korespondencja i dokumenty pod kontrolą
W bibliotece jest 26 rozwiązań opisanych dla urzędów i jednostek publicznych: od wniosku o informację publiczną i e-Doręczeń, przez faktury z KSeF na klasyfikacji budżetowej, po archiwum według JRWA i sprawy kadrowe. Z tego 12 to rozwiązania typowe dla branży, a 14 to procesy wspólne dla wielu branż. Każde ma model wartości do przeliczenia na danych jednostki.
Terminy i obsługa mieszkańców
Wnioski, zgłoszenia i terminy ustawowe
Wniosek o informację publiczną ma ustawowy termin, zgłoszenie mieszkańca przychodzi mailem, telefonem i przez formularz, a termin w sprawie mija, bo nikt nie widział całej listy. Robot rejestruje, przypisuje i pilnuje terminów, a odpowiedź merytoryczną przygotowuje urzędnik.
Wnioski wpływają czterema kanałami, termin biegnie na każdym z nich, a rejestr powstaje po fakcie.
Zobacz rozwiązanie Zarząd i planowanieŻaden termin ustawowy nie mija niezauważonyTerminy żyją w systemie spraw, w arkuszu wydziału i w czyjejś pamięci.
Zobacz rozwiązanie Obsługa klientaJedno miejsce na każde zgłoszenie mieszkańcaJedna zepsuta latarnia zgłoszona trzema kanałami to trzy osobne zadania, dwa z nich niewidoczne.
Zobacz rozwiązanie IT i systemye-Doręczenia obsługiwane jak poczta, nie jak druga skrzynkaCztery kanały wpływu, jeden rejestr uzupełniany ręcznie i dowody doręczenia dokładane po fakcie.
Zobacz rozwiązanie Prawo i complianceBiuletyn, który sam wskazuje swoje brakiBraki w biuletynie znajduje mieszkaniec, dziennikarz albo kontroler, nigdy sam urząd.
Zobacz rozwiązanie IT i systemyDostępność cyfrowa sprawdzana co tydzień, nie raz w rokuDeklarację pisze się raz. Serwis zmienia się codziennie, a między przeglądami nikt nie sprawdza.
Zobacz rozwiązanieFinanse i zamówienia
KSeF, podatki lokalne, dotacje i postępowania
Faktury z KSeF trzeba przypisać do klasyfikacji budżetowej, konta podatków lokalnych uzgodnić z wpłatami, a rozliczenie dotacji złożyć z kompletem dokumentów. Dokumentacja postępowania powstaje z zatwierdzonej biblioteki klauzul zamiast z kopii poprzedniego.
Faktura ustrukturyzowana podaje kwotę. Nie podaje, która jednostka zamówiła pracę.
Zobacz rozwiązanie Finanse i księgowośćKonta podatków lokalnych, które uzgadniają się sameFormularze przepisywane dwa razy, wpłaty bez czytelnego tytułu, a pierwszym pismem dla mieszkańca jest upomnienie.
Zobacz rozwiązanie Finanse i księgowośćRozliczanie dotacji bez tygodnia kserowaniaKierownicy projektów tracą tydzień na wniosek, dowodząc kosztów już zaksięgowanych.
Zobacz rozwiązanie ZakupyPostępowania budowane z zatwierdzonej biblioteki klauzulKażde nowe postępowanie zaczyna się od kopii poprzedniego, razem z jego błędami.
Zobacz rozwiązanie Zarząd i planowanieZbieranie budżetu i prognoz bez chaosu wersjiKoniec z kwartałem pracy analityka zużytym na zbieranie arkuszy od właścicieli MPK.
Zobacz rozwiązanieDokumenty i archiwum
Archiwum, umowy i dostawcy z dostępem do danych
Dokumenty opisane według JRWA, kategorie archiwalne i brakowanie, umowy standardowe oraz przeglądy bezpieczeństwa dostawców, którzy mają dostęp do danych jednostki.
Sprawy się kończą, akta nie: kategorie niesprawdzone, spisy przepisywane, brakowanie przełożone na kolejny rok.
Zobacz rozwiązanie Zarząd i planowanieArchiwum dokumentów, które opisuje się samoDokumenty leżą na dysku sieciowym bez metadanych, a zasady retencji istnieją tylko na papierze.
Zobacz rozwiązanie Prawo i complianceNDA i umowy standardowe podpisane w jeden dzieńDwustronicowe NDA na własnym wzorze czeka dziewięć dni za przeglądem przetargu i sporem.
Zobacz rozwiązanie Prawo i complianceKażdy dostawca z dostępem do danych ma aktualny przeglądPrzeglądy dostawców żyją w arkuszu, certyfikaty w skrzynkach, a o wygaśnięciu dowiaduje się audytor.
Zobacz rozwiązanieKadry
Sprawy pracownicze bez papieru i maili
Wnioski urlopowe, zaświadczenia, zmiany danych, szkolenia i oświadczenia, pytania o regulaminy. Pracownik składa sprawę w Teams, a robot przeprowadza ją przez system kadrowy z zachowaniem uprawnień.
Urlop nie powinien być zatwierdzany z pamięci, przepisywany dwa razy i potwierdzany dopiero na pytanie.
Zobacz rozwiązanie HR i pracownicyZaświadczenie o zatrudnieniu w kilka minutPismo, którego każde pole jest już w systemie kadrowym, nie powinno wymagać trzech dni i polowania na podpis.
Zobacz rozwiązanie HR i pracownicyAdres, nazwisko i konto zmienia sam pracownikTrzyliniowy mail nie powinien wystarczyć, żeby przenieść czyjąś wypłatę na inne konto.
Zobacz rozwiązanie HR i pracownicySzkolenia i oświadczenia pilnowane i udokumentowanePakiet dowodowy istnieje tylko w tygodniu, w którym ktoś go składa, a dwie osoby z listy odeszły w marcu.
Zobacz rozwiązanie HR i pracownicyTa sama poprawna odpowiedź na pytanie o politykę HRDwóch doradców odpowiada cały rok na te same pytania z regulaminu, z różnych jego wersji.
Zobacz rozwiązanie HR i pracownicyGotowi od pierwszego dnia: konta, dostępy i sprzętNowi pracownicy czekają dniami na role i laptopy, bo onboarding to pięć procesów spiętych mailem.
Zobacz rozwiązanieUsługi
Usługi dla jednostek publicznych
Scenariusze
Scenariusze, które działają tak samo w jednostce publicznej
Scenariusze to modele ilustracyjne z kalkulacją, opisane na przykładowej firmie.
Koniec niechcianych przedłużeń; klauzule i zobowiązania widoczne od ręki.
Zobacz scenariusz ScenariuszAgent HR na TeamsOdpowiedź w sekundę zamiast dni; HR odzyskuje czas na rekrutację i rozwój.
Zobacz scenariusz ScenariuszAgent helpdesku ITRozwiązanie w minuty zamiast godzin; inżynierowie wracają do projektów.
Zobacz scenariuszOd czego zacząć
Cztery kroki od rozmowy do działającego robota
Proszę wybrać jeden proces
Taki, który dziś zabiera ludziom najwięcej godzin albo najczęściej wraca z błędem. Lista na tej stronie jest dobrym punktem wyjścia.
Zmierzymy go na Państwa danych
Przy kilku procesach naraz korzystamy z task miningu i process miningu (KYP.ai), żeby wybrać ten o największym zwrocie na podstawie danych.
Model wartości i plan wdrożenia
Każde rozwiązanie z biblioteki ma model ekonomiczny do przeliczenia na Państwa liczbach i etapy wdrożenia, od rozpoznania po optymalizację.
Uruchomienie i utrzymanie
Budujemy, testujemy i uruchamiamy rozwiązanie w Państwa środowisku, a potem utrzymujemy je w reżimie SLA, z raportem po Państwa stronie.
Częste pytania
Pytania jednostek publicznych
Rozwiązania korzystają z dzierżawy Microsoft 365 jednostki, a roboty UiPath mogą pracować w europejskim regionie UiPath Automation Cloud. Zakres danych ustalamy przed wdrożeniem, a każde działanie robota ma ślad audytowy.
Nie. Robot rejestruje, przypisuje, pilnuje terminów i przygotowuje dokumenty. Decyzje i odpowiedzi merytoryczne przygotowuje i podpisuje urzędnik.
Tak i zwykle tak radzimy. Każde rozwiązanie z biblioteki jest osobnym wdrożeniem z własnym modelem wartości, więc można zacząć od jednego i dokładać kolejne, kiedy pierwsze zacznie działać.
Proszę wybrać jeden proces z terminem ustawowym. Pokażemy, jak go pilnować automatycznie.
Proszę opowiedzieć nam o procesie i systemach jednostki. Odeślemy ocenę i plan pierwszego wdrożenia.
Umów rozmowę