Start · Rozwiązania · Prawo i compliance
Rozwiązanie · Prawo i complianceZdjęcie przed zabiegiem trafia do dokumentacji pacjentki, zanim lekarz odłoży tablet. Żadne nie zostaje w niczyim telefonie
Zdjęcia przed i po w dokumentacji
Lekarz zaczyna sesję zdjęciową od sfotografowania kodu wizyty, a potem robi zdjęcia tabletem kliniki, tak jak dziś robi je telefonem. Robot przypisuje każde zdjęcie do właściwej pacjentki i wizyty, nadaje mu opis, odkłada do dokumentacji i czyści urządzenie. Przy kontroli lekarz ma zdjęcia przed i po obok siebie, a do publikacji trafiają wyłącznie te, na które pacjentka zgodziła się osobno.
Streszczenie dla zarządu
Zdjęcia przed i po to część dokumentacji zabiegu, a dziś często powstają na telefonie, który akurat jest pod ręką, i czekają na przeniesienie, które nie zawsze następuje.
Robot przypisuje zdjęcia z tabletu kliniki do wizyty po kodzie, opisuje je, odkłada do dokumentacji pacjentki, czyści urządzenie i pilnuje, żeby zabieg wymagający zdjęć ich nie pominął.
Koniec zdjęć pacjentek na prywatnych telefonach, porównanie przed i po przy kontroli w kilka sekund, czytelna granica między dokumentacją a publikacją; mniej ryzyka i mniej szukania.
tablet kliniki z folderem wejściowym w OneDrive; karta wizyty z kodem; dokumentacja w systemie gabinetowym albo archiwum SharePoint z uprawnieniami; sygnały dla lekarzy w Microsoft Teams
Problem biznesowy
Zdjęcie przed zabiegiem jest najcenniejszym dokumentem w karcie pacjentki, a przechowuje się je gorzej niż paragon
W medycynie estetycznej zdjęcie przed zabiegiem jest punktem odniesienia dla wszystkiego, co dzieje się później. Pokazuje efekt przy kontroli, rozstrzyga wątpliwości pacjentki, która po miesiącu nie pamięta, jak wyglądała, i chroni klinikę, gdy pojawia się reklamacja. Bez niego rozmowa o efekcie zamienia się w spór o wspomnienia.
Tymczasem zdjęcia powstają na tym, co jest pod ręką. Tablet w gabinecie, telefon recepcji, czasem prywatny telefon lekarza, bo był najbliżej. Plik nazywa się tak, jak nazwał go aparat, a przeniesienie do dokumentacji czeka na wolną chwilę, która w dniu z dwudziestoma wizytami nie przychodzi. Część zdjęć ląduje w dokumentacji po tygodniu, część nigdy.
Najdroższe są dwa momenty. Pierwszy to kontrola albo reklamacja, gdy trzeba pokazać zdjęcie przed, a nikt nie wie, na którym urządzeniu jest i czy w ogóle zostało zrobione. Drugi to dzień, w którym lekarz odchodzi z kliniki albo gubi telefon, a z nim wychodzą zdjęcia pacjentek, do których klinika powinna mieć wyłączny dostęp.
Do tego dochodzi publikacja. Zdjęcia do mediów społecznościowych i na stronę wymagają osobnej zgody pacjentki, a gdy wszystkie leżą w jednej galerii, granica między dokumentacją a marketingiem zależy od pamięci osoby, która wybiera zdjęcie do posta. To nie jest miejsce na pamięć.
Jak to wygląda dzisiaj
Poniżej to, jak wygląda praca, zanim cokolwiek zostanie zautomatyzowane.
- CzłowiekLekarz robi zdjęcie przed zabiegiem tym, co ma pod ręką
- Ryzyko błęduZdjęcie ląduje w galerii telefonu, obok prywatnych
- OczekiwaniePrzeniesienie do dokumentacji czeka na wolną chwilę
- Ryzyko błęduPlik ma numer z aparatu zamiast pacjentki, daty i okolicy
- OczekiwaniePrzy kontroli nikt nie może znaleźć zdjęcia przed
- Ryzyko błęduCzęść zdjęć nie trafia do dokumentacji nigdy
Dlaczego obecny proces kosztuje więcej, niż widać
Rachunek, którego nie widać w budżecie.
- Na ilu urządzeniach są dziś zdjęcia Waszych pacjentek i czy wszystkie należą do kliniki?
- Ile czasu zajmuje odszukanie zdjęcia przed zabiegiem sprzed trzech miesięcy?
- Co dzieje się ze zdjęciami, gdy lekarz odchodzi z kliniki albo zmienia telefon?
- Kto sprawdza, że zdjęcie w poście ma za sobą zgodę pacjentki na publikację?
Koszt zaniechania
Model zakłada, że zdjęcia wykonuje się przy około 350 z 600 wizyt zabiegowych w miesiącu, a pełny koszt godziny personelu to 28 €. Własną liczbę poznacie, licząc przez tydzień, ile razy ktoś przenosi, opisuje albo szuka zdjęcia.
Wiersz trzeci nie ma kwoty celowo. Zgubiony telefon ze zdjęciami pacjentek to sprawa dla inspektora ochrony danych, a nie dla arkusza kalkulacyjnego.
Przykładowa organizacja o realnych proporcjach – liczby służą do policzenia sprawy na Waszych danych, nie są wynikiem klienta.
Klinika medycyny estetycznej: 3 gabinety, 5 lekarzy i kosmetologów, około 600 wizyt zabiegowych miesięcznie, w tym około 350 ze zdjęciami, Microsoft 365, dokumentacja w systemie gabinetowym.
Rano robot przygotowuje dla każdego gabinetu karty dzisiejszych wizyt z kodem. Karta jest na ekranie komputera w gabinecie albo na wydruku przy fotelu.
Przed zabiegiem lekarz fotografuje tabletem kliniki kod wizyty, a potem wykonuje zdjęcia przed, tak jak robił to do tej pory. Tablet wysyła je do folderu wejściowego kliniki.
Robot odczytuje kod z pierwszego zdjęcia, przypisuje całą serię do pacjentki i wizyty, nadaje opisy z datą, zabiegiem i oznaczeniem przed, odkłada zdjęcia do dokumentacji i usuwa je z tabletu.
Przy zabiegu, który w zasadach kliniki wymaga zdjęć, a ich brak, robot wysyła lekarzowi sygnał w Teams jeszcze w trakcie wizyty. Zdjęcie przed da się zrobić tylko przed.
Sześć tygodni później, na kontroli, lekarz otwiera zestawienie zdjęć przed i po z tej samej okolicy jednym kliknięciem. W modelowanym roku klinika odzyskuje około 10 000 € czasu personelu. To liczby z modelu, nie z rejestrów kliniki.
Proponowane rozwiązanie
Rdzeniem jest kod wizyty. Robot codziennie rano przygotowuje karty wizyt z kodem dla każdego gabinetu, a lekarz zaczyna każdą sesję zdjęciową od sfotografowania tego kodu. Wszystko, co zostanie zrobione po nim, należy do tej wizyty, aż do kolejnego kodu. Nikt niczego nie wpisuje, a zdjęcie nie może trafić do niewłaściwej karty przez pomyłkę w nazwisku.
Zdjęcia robi się wyłącznie tabletem kliniki, który wysyła je do folderu wejściowego w Microsoft 365. Robot przypisuje serię do pacjentki, nadaje opisy według ustalonego wzoru, odkłada zdjęcia do dokumentacji w systemie gabinetowym albo do archiwum SharePoint z uprawnieniami i usuwa je z urządzenia. Przy kontroli zestawia zdjęcia przed i po z tej samej okolicy, a przy zabiegach, które według zasad kliniki wymagają zdjęć, pilnuje, żeby ich nie zabrakło.
Publikacja to osobny świat. Zgoda na zdjęcia w dokumentacji i zgoda na ich wykorzystanie w materiałach kliniki to dwie różne zgody, a robot oznacza każde zdjęcie jej stanem. Do folderu, z którego korzysta marketing, trafia tylko zdjęcie z ważną zgodą na publikację, wybrane przez człowieka. Robot nie ocenia zdjęć ani efektów zabiegu; porządkuje je i pilnuje dostępu.
UiPath Orchestrator: przypisanie zdjęć do wizyt po kodzie, opisy, przeniesienia, sygnały o brakach i ślad audytowy; konektory UiPath Integration Service do OneDrive, SharePoint i Teams
Karty wizyt z kodem dla każdego gabinetu, zasady nazywania i opisu zdjęć, listę zabiegów wymagających zdjęć, zestawienie przed i po na kontrolę i oznaczenie zgód na publikację
Tablet kliniki z OneDrive i zarządzaniem urządzeniem w Microsoft 365; system gabinetowy z listą wizyt i dokumentacją przez eksport lub API
Jak działa proces po automatyzacji
- CzłowiekLekarz fotografuje kod wizyty, potem robi zdjęcia tabletem kliniki
- AutomatyzacjaRobot przypisuje serię zdjęć do pacjentki i wizyty po kodzie
- AutomatyzacjaOpisy, dokumentacja pacjentki, tablet wyczyszczony
- AutomatyzacjaBrak zdjęć przy zabiegu, który ich wymaga: sygnał do lekarza
- SystemNa kontroli zdjęcia przed i po obok siebie jednym kliknięciem
- CzłowiekDo publikacji tylko zdjęcia z osobną zgodą, wybrane przez człowieka
Model współpracy człowieka z automatyzacją
Automatyzacja obsługuje
- Karty wizyt z kodem i przypisanie zdjęć do pacjentek i wizyt
- Opisy, przeniesienie do dokumentacji i czyszczenie tabletu
- Sygnały o brakujących zdjęciach i zestawienia przed i po na kontrolę
Człowiek decyduje
- Wykonanie zdjęć i ich ocena: wyłącznie lekarz
- Lista zabiegów wymagających zdjęć i wzór opisu: ustala klinika
- Wybór zdjęć do publikacji spośród tych z osobną zgodą: człowiek, nie robot
Przed i po
Systemy i integracje
Stos jest krótki celowo: jeden silnik, jedna warstwa wykonawcza, jedno miejsce decyzji człowieka.
Wejścia
- lista wizyt dnia z systemu gabinetowego
- zdjęcia z tabletu kliniki w folderze wejściowym
- zgody pacjentek na zdjęcia i na publikację
- lista zabiegów, które według zasad kliniki wymagają zdjęć
Warstwa automatyzacji
- UiPath Orchestrator
- UiPath Robots
- UiPath Integration Service
- UiPath Action Center
Systemy docelowe
- zdjęcia opisane i odłożone w dokumentacji pacjentek
- sygnały o brakujących zdjęciach w Teams
- zestawienia przed i po na kontrolę
Punkty styku z człowiekiem: lekarz fotografuje kod wizyty przed sesją zdjęciową; wybór zdjęć do publikacji przez osobę wskazaną przez klinikę; przegląd raportu braków raz w miesiącu
Wykorzystane technologie
przypisanie zdjęć do wizyt po kodzie, opisy, przeniesienia, ślad audytowy
Afolder wejściowy, archiwum z uprawnieniami, sygnały dla lekarzy
Aarchiwum zdjęć per pacjentka, gdy system gabinetowy nie przyjmuje plików
Azdjęcia wysyłane wprost do folderu kliniki; urządzenie zarządzane w Microsoft 365
Blista wizyt i zapis zdjęć w dokumentacji przez eksport lub API
BIlustracyjny model ekonomiczny
Liczby, które możecie sprawdzić na własnych danych.
Model zakłada 350 wizyt ze zdjęciami miesięcznie i ostrożne założenie, że część pracy przy zdjęciach zostaje przy ludziach. Najważniejszy wiersz nie ma kwoty: zdjęcia pacjentek przestają wychodzić z kliniki w cudzych kieszeniach. Własne liczby podstawicie w kalkulatorze obok.
Policz to na swoich danych
Szacunek ilustracyjny na podstawie Twoich danych. To model uwolnionej przepustowości, nie obietnica oszczędności.
Korzyści biznesowe
- Zdjęcia pacjentek wyłącznie na urządzeniach i w systemach kliniki
- Każde zdjęcie przypisane do właściwej wizyty bez wpisywania nazwisk
- Zdjęcie przed zabiegiem obok zdjęcia po, na kontroli i przy reklamacji
- Brak zdjęć przy zabiegu, który ich wymaga, widać jeszcze w trakcie wizyty
- Czytelna granica między dokumentacją a publikacją, zapisana przy każdym zdjęciu
Perspektywa zarządu
- Klinika, która w kilka sekund pokazuje zdjęcie przed, rozmawia o efekcie na faktach, a nie na wspomnieniach
- Odejście lekarza przestaje być ryzykiem dla danych pacjentek
- Uporządkowane archiwum ze zgodami to materiał, z którego marketing może korzystać bez obaw
Wpływ na KPI zarządu
wizyty z kompletem wymaganych zdjęć · czas od zdjęcia do dokumentacji · czas odszukania zdjęcia przed · zdjęcia poza urządzeniami kliniki (cel: zero) · publikacje ze zgodą oznaczoną przy zdjęciu
Bezpieczeństwo i nadzór
Automat ma dokładnie te uprawnienia, których potrzebuje. Ani jednego więcej.
- Zdjęcia nie zostają na urządzeniu: po przeniesieniu do dokumentacji tablet jest pusty
- Dostęp do zdjęć mają lekarz prowadzący i osoby wskazane przez klinikę; każdy wgląd zostawia ślad
- Zgoda na publikację jest osobna od zgody na zdjęcia w dokumentacji; bez niej zdjęcie nie trafia do folderu marketingu
- Wycofanie zgody na publikację robot odnotowuje od razu i pokazuje, gdzie zdjęcie zostało użyte
- Dane pozostają w Waszej dzierżawie Microsoft 365; roboty pracują w regionie unijnym UiPath Automation Cloud
Dlaczego teraz
Każdy dzień zdjęć na przypadkowych urządzeniach to kolejne pliki, które trzeba będzie kiedyś odszukać, przenieść albo wyjaśnić.
Pacjentki coraz częściej pytają, gdzie trafiają ich zdjęcia; dobra odpowiedź buduje zaufanie przed pierwszym zabiegiem.
Wdrożenie klasy szybka wygrana trwa tygodnie i działa od pierwszej sesji zdjęciowej po starcie.
Role zarządcze, których to dotyczy
Zdjęcia pacjentek tylko w systemach kliniki, spokój przy odejściu lekarza i przy kontroli ochrony danych
Robi zdjęcia jak dotąd, a przy kontroli ma przed i po obok siebie bez szukania
Wie, że jej zdjęcia są w dokumentacji, a w publikacji tylko wtedy, gdy sama się zgodzi
Częste pytania i zastrzeżenia
Jedno: przed sesją zdjęciową fotografuje kod wizyty z karty w gabinecie. Resztę, czyli przypisanie, opis, przeniesienie i czyszczenie tabletu, robi robot.
Zdjęcia trafiają do archiwum SharePoint z uprawnieniami, ułożonego per pacjentka, a w systemie gabinetowym może pojawić się odnośnik do ich folderu. Dostęp i ślad wglądu działają tak samo.
Nie. Robot pilnuje tylko, żeby do folderu publikacji mogło trafić wyłącznie zdjęcie z osobną zgodą pacjentki. Wybór zdjęcia, kadr i anonimizację robi człowiek.
Kiedy to nie jest właściwe rozwiązanie
- Klinika, która fotografuje pojedyncze zabiegi w miesiącu: wystarczy prosta procedura
- Brak zgody zespołu na robienie zdjęć wyłącznie urządzeniem kliniki: bez tego rozwiązanie traci sens
- Oczekiwanie automatycznej oceny efektów ze zdjęć: to decyzja lekarza, nie robota
Pytanie na najbliższe posiedzenie
Gdyby jutro pacjentka poprosiła o swoje zdjęcie sprzed zabiegu sprzed pół roku, ile czasu zajęłoby jego odnalezienie?
Podejście wdrożeniowe
Zakres bez niedomówień, jeszcze przed podpisem.
Dostarczamy
- Karty wizyt z kodem dla każdego gabinetu i przypisanie zdjęć po kodzie
- Zasady opisu zdjęć i ich odkładanie do dokumentacji albo archiwum z uprawnieniami
- Sygnały o brakujących zdjęciach i zestawienia przed i po na kontrolę
- Oznaczanie zgód na publikację i osobny folder dla marketingu
- Instrukcję dla lekarzy i asystentek oraz dwa tygodnie asysty po starcie
Potrzebujemy od Państwa
- Tabletu kliniki, najlepiej jednego na gabinet, i decyzji o rezygnacji z prywatnych telefonów
- Dostępu do listy wizyt i dokumentacji w systemie gabinetowym
- Listy zabiegów wymagających zdjęć i treści zgód ustalonych przez klinikę
Etapy
Rozpoznanie
Gdzie dziś powstają i leżą zdjęcia, kto ma do nich dostęp; pół dnia w klinice
Zasady
Wzór opisu, zabiegi wymagające zdjęć, uprawnienia, folder publikacji
Budowa
Karty z kodem, przypisanie, archiwizacja, sygnały, zestawienia przed i po
Bieg równoległy
Dwa tygodnie w jednym gabinecie; sprawdzamy każde przypisanie
Uruchomienie
Wszystkie gabinety; przegląd archiwum i zgód po miesiącu
Szybka wygrana. Największa zmiana jest organizacyjna: zdjęcia pacjentek robi się tylko urządzeniem kliniki. Technicznie to kilka tygodni.
Zdjęcie przed zabiegiem w dokumentacji, zanim lekarz odłoży tablet. Na kontroli obok zdjęcia po. W żadnym prywatnym telefonie.
Policzcie urządzenia, na których dziś są zdjęcia Waszych pacjentek, i czas szukania jednego zdjęcia sprzed pół roku. Prześlijcie nam te dwie liczby; odeślemy projekt obiegu zdjęć dla Waszej kliniki i rachunek odzyskanego czasu.
Sprawdźcie, gdzie dziś leżą Wasze zdjęciaTen sam problem ma zwykle sąsiedni proces
Pacjentka na fotelu, zabieg za chwilę, a w teczce brakuje jednej podpisanej strony. Znów.
Zobacz rozwiązanie Prawo i complianceSerie preparatów przypisane do zabieguProducent ogłasza komunikat o serii. Kto ją dostał? Odpowiedź leży w stu papierowych kartach.
Zobacz rozwiązanie Operacje i produkcjaRecepcja kliniki na tablecie: check-in, dane, zgodyPodkładka z formularzem, długopis, a potem recepcja przepisuje wszystko do systemu. Przy każdej wizycie.
Zobacz rozwiązanieBranże, w których wdrażamy to najczęściejMedycyna estetycznaMałe firmy i usługi