Start · Rozwiązania · Operacje i produkcja

Rozwiązanie · Operacje i produkcja

Klient wypełnia oświadczenia na kanapie w domu, a nie na kolanie w przedsionku

Rezerwacje torów i oświadczenia przed wejściem

Robot spina rezerwację toru z kompletem formalności: po zapisie wysyła regulamin i oświadczenia do wypełnienia, przypomina, a w dniu wizyty obsługa widzi listę gotowych wejść. Slot zaczyna się o czasie, bo papierologia wydarzyła się wcześniej.

Szybki efektMicrosoft TeamsCzłowiek w pętli decyzyjnejAutomatyzacja deterministyczna
20 minpoślizgu na starcie miewał wieczorny slot w tej modelowej strzelnicy: oświadczenia wypełniane przy wejściu, pytania o regulamin i szukanie długopisu zjadały czas toru, za który klient zapłacił.

Streszczenie dla zarządu

Wyzwanie

Rezerwacje przychodzą telefonem, mailem i przez media społecznościowe, a formalności odbywają się przy wejściu: oświadczenia na kolanie, regulamin czytany w biegu, kolejka rośnie, sloty się przesuwają.

Co się zmienia

Po rezerwacji klient dostaje link: regulamin, wymagane oświadczenia i dane osób wchodzących wypełnia przed wizytą; robot przypomina, a obsłudze pokazuje listę gotowych i brakujących.

Wartość biznesowa

Sloty zaczynają się o czasie, obsługa zajmuje się strzelaniem zamiast papierami, dokumenty każdej wizyty leżą w jednym miejscu, a właściciel widzi obłożenie torów w liczbach.

Systemy w tle

kalendarz rezerwacji (Microsoft Bookings); formularze oświadczeń (Microsoft Forms); rejestr wizyt w SharePoint; lista wejść w Microsoft Teams

Problem biznesowy

Papierologia w przedsionku

Strzelnica sprzedaje czas toru, a czas toru jest niepodzielny: slot, który zaczął się dwadzieścia minut później, nie odda tych minut wieczorem. Tymczasem procedura wejścia, słuszna i potrzebna, bo bezpieczeństwo jest tu pierwsze, odbywa się w najgorszym możliwym momencie: wtedy, gdy klient już stoi w drzwiach, a jego slot już trwa.

Oświadczenia wypełniane na miejscu to nie tylko opóźnienie. To także jakość: pola wypełnione w pośpiechu bywają nieczytelne albo puste, a przy grupie ośmiu osób z firmy prowadzący strzelanie zamienia się na kwadrans w urzędnika. Segregator z oświadczeniami puchnie, a odszukanie dokumentów konkretnej wizyty sprzed pół roku to praca na godzinę.

Rezerwacje przychodzą zewsząd: telefon w trakcie prowadzenia strzelania, wiadomość na profilu, mail. Część nie trafia do kalendarza, część trafia podwójnie. Do tego dochodzi obsada: który instruktor ma uprawnienia do prowadzenia danego strzelania i czy w ogóle jest dostępny, sprawdza się w głowie, w ostatniej chwili.

Właściciel na końcu miesiąca wie, ile wpłynęło, ale nie wie, jak pracowały tory: które godziny stoją puste, które pękają w szwach, ile slotów zaczęło się z poślizgiem i ile z nich dało się w ogóle sprzedać. Cennik i godziny otwarcia ustawia się na wyczucie.

Jak to wygląda dzisiaj

Poniżej to, jak wygląda praca, zanim cokolwiek zostanie zautomatyzowane.

  1. CzłowiekRezerwacje spływają telefonem, mailem i przez media; ktoś przepisuje je do kalendarza, bywa, że podwójnie
  2. OczekiwanieFormalności zaczynają się, gdy klient stoi w drzwiach, a jego opłacony slot już trwa
  3. CzłowiekProwadzący strzelanie rozdaje długopisy i tłumaczy regulamin zamiast pilnować torów
  4. Ryzyko błęduOświadczenia wypełniane w pośpiechu bywają nieczytelne albo niekompletne; wychodzi to po fakcie
  5. CzłowiekObsadę instruktorów według uprawnień sprawdza się w głowie, w ostatniej chwili
  6. Ryzyko błęduNikt nie liczy poślizgów ani obłożenia; cennik i godziny ustawia się na wyczucie
CzłowiekRyzyko błęduOczekiwanie

Dlaczego obecny proces kosztuje więcej, niż widać

Rachunek, którego nie widać w budżecie.

  • Dwadzieścia minut poślizgu na slocie to jedna trzecia jego wartości oddana papierologii; przy pełnym wieczorze to realny, codzienny koszt.
  • Prowadzący strzelanie w roli urzędnika to najdroższe możliwe użycie osoby z uprawnieniami.
  • Niekompletne oświadczenie wychodzi na jaw dokładnie wtedy, kiedy jest potrzebne, czyli za późno.
  • Rezerwacje z czterech kanałów bez jednego kalendarza kończą się pustym torem albo podwójnie sprzedanym slotem; oba warianty kosztują.

Koszt zaniechania

Rocznie: 15 minut papierologii × 380 slotów miesięcznie × stawka obsługi≈ 13 700 €
Sloty sprzedane krócej przez poślizgi na starcie≈ 6 500 €
Szukanie dokumentów wizyt w segregatorach≈ 900 €

Pierwszy wiersz liczy samą obsługę: czas, w którym osoba z uprawnieniami rozdaje formularze zamiast prowadzić strzelanie. Drugi jest ostrożny i liczy tylko te poślizgi, które realnie skróciły sprzedany czas toru w godzinach szczytu.

Model nie wycenia ryzyka niekompletnych oświadczeń, bo jego koszt objawia się rzadko i skokowo. Wycenia porządek: komplet dokumentów każdej wizyty w jednym miejscu, odnajdywalny w minutę.

Scenariusz ilustracyjny

Przykładowa organizacja o realnych proporcjach – liczby służą do policzenia sprawy na Waszych danych, nie są wynikiem klienta.

Organizacja

Strzelnica sportowa: sześć torów, trzech instruktorów na zmiany, sklepik z akcesoriami, rezerwacje przez telefon i media społecznościowe, Microsoft 365.

Wolumen

Około 380 rezerwowanych slotów i 950 wejść miesięcznie; wieczory i weekendy pełne, przedpołudnia puste.

Obecny proces

Oświadczenia i regulamin przy wejściu, papierowo; grupy firmowe wchodzą po 20-30 minut; dokumenty w segregatorach rocznikami.

Wąskie gardło

Obsada instruktorów układana w głowie; zdarza się slot bez osoby z właściwymi uprawnieniami.

Rozwiązanie

Robot po każdej rezerwacji wysyła link z regulaminem i oświadczeniami dla wszystkich wchodzących, przypomina dzień przed wizytą, a w dniu wizyty obsługa widzi w Teams listę wejść: gotowi, brakujący, uwagi; dokumenty wizyty zapisują się w rejestrze; grafik instruktorów sprawdzany jest z uprawnieniami przy każdej rezerwacji.

Potencjalny efekt

W modelowanym przypadku papierologia przy wejściu spada do minuty na osobę, poślizgi niemal znikają, a właściciel dostaje co tydzień obłożenie torów per godzina. To liczby z modelu, nie z rejestrów strzelnicy.

Proponowane rozwiązanie

Zaczynamy od Waszej procedury wejścia: jakie oświadczenia są wymagane dla jakiego rodzaju strzelania, co musi wypełnić każdy wchodzący, a co wystarczy raz na rok, jak wygląda wejście grupy firmowej i kto może prowadzić które strzelania. Spisujemy to raz; od tej pory pilnuje tego system, nie pamięć.

Rezerwacja, niezależnie od kanału, ląduje w jednym kalendarzu. Klient dostaje wiadomość z linkiem: regulamin do przeczytania, oświadczenia do wypełnienia, dane osób wchodzących do uzupełnienia. Robot przypomina tym, którzy nie dokończyli, a organizatorowi grupy pokazuje, kto z jego ludzi jeszcze zalega. W dniu wizyty obsługa widzi prostą listę: kto gotowy, kto nie, co zostało do zebrania na miejscu.

Dokumenty każdej wizyty zapisują się w rejestrze powiązanym z rezerwacją: rok później odnajduje się je w minutę, nie w segregatorze. Obsada instruktorów jest sprawdzana z uprawnieniami automatycznie przy każdej rezerwacji, a właściciel co tydzień dostaje obłożenie torów per godzina i dzień, czyli podstawę do decyzji o cenniku i godzinach otwarcia.

Wykorzystane funkcje natywne

UiPath Orchestrator: kolejka rezerwacji, harmonogramy przypomnień, ponowienia i ślad audytowy; konektory UiPath Integration Service do Microsoft Teams, Outlook 365 i SharePoint; Microsoft Bookings i Forms

Co budujemy

Procedurę wejścia w wersjach, komplet oświadczeń per typ strzelania, przypomnienia, listę wejść dla obsługi, kontrolę uprawnień obsady i tygodniowy raport obłożenia

Integracje dedykowane

Kalendarz rezerwacji w Microsoft Bookings; formularze w Microsoft Forms; rejestr wizyt i dokumentów w SharePoint; bramka SMS przez API tam, gdzie mail nie wystarcza

Jak działa proces po automatyzacji

  1. SystemRezerwacja z dowolnego kanału ląduje w jednym kalendarzu z typem strzelania i liczbą osób
  2. AutomatyzacjaKlient dostaje link: regulamin, oświadczenia, dane wchodzących; robot przypomina niedokończonym
  3. AutomatyzacjaOrganizator grupy widzi, kto z jego ludzi jeszcze zalega; ponaglenia idą same
  4. CzłowiekW dniu wizyty obsługa widzi listę wejść: gotowi, brakujący, uwagi do zebrania na miejscu
  5. SystemDokumenty wizyty zapisują się w rejestrze powiązanym z rezerwacją; odnajdywalne w minutę
  6. CzłowiekWłaściciel dostaje co tydzień obłożenie torów per godzina i dzień
AutomatyzacjaCzłowiekSystem

Model współpracy człowieka z automatyzacją

Automatyzacja obsługuje

  • Komplet formalności przed wizytą: wysyłkę, przypomnienia, kontrolę kompletności per osoba
  • Listę wejść dla obsługi i rejestr dokumentów każdej wizyty
  • Kontrolę obsady z uprawnieniami i tygodniowy raport obłożenia torów

Człowiek decyduje

  • Procedurę wejścia: które oświadczenia, dla kogo, jak często; regulamin i jego zmiany
  • Samo strzelanie: nadzór, bezpieczeństwo i decyzje na osi toru pozostają w całości przy ludziach
  • Decyzje cennikowe i handlowe na podstawie raportów obłożenia

Przed i po

PrzedPo
Oświadczeniana kolanie w przedsionku, w pośpiechuw domu, przed wizytą, kompletne i czytelne
Wejście grupy firmowej20-30 minut papierologiilista gotowych; na miejscu tylko wyjątki
Dokumenty wizyty sprzed pół rokugodzina w segregatorachminuta w rejestrze powiązanym z rezerwacją
Obłożenie torówwyczucieliczby per godzina i dzień, co tydzień

Systemy i integracje

Stos jest krótki celowo: jeden silnik, jedna warstwa wykonawcza, jedno miejsce decyzji człowieka.

Wejścia

  • kalendarz rezerwacji (Bookings)
  • formularze oświadczeń (Forms)
  • reguły procedury wejścia i uprawnienia instruktorów
  • dane grup i osób wchodzących

Warstwa automatyzacji

  • UiPath Orchestrator
  • UiPath Robots
  • UiPath Integration Service
  • UiPath Action Center

Systemy docelowe

  • komplety dokumentów per wizyta w rejestrze
  • lista wejść dla obsługi w Microsoft Teams
  • tygodniowy raport obłożenia dla właściciela

Punkty styku z człowiekiem: lista wejść w Microsoft Teams; tygodniowy raport obłożenia; przegląd procedury wejścia przy każdej zmianie regulaminu

rezerwacje, formularze i uprawnienia obsadyUiPath OrchestratorUiPath Robotskomplet formalności, przypomnienia i kontrola gotowościlista wejść i raporty w Microsoft Teams

Wykorzystane technologie

UiPath Robots + Orchestrator

kolejka rezerwacji, przypomnienia, ponowienia, ślad każdego kompletu dokumentów

A
UiPath Integration Service (konektory Teams, Outlook 365, SharePoint)

lista wejść, ponaglenia, zapis rejestru wizyt

A
Microsoft Bookings

jeden kalendarz rezerwacji torów z natywnym API w Microsoft 365

A
Microsoft Forms

oświadczenia i dane wchodzących wypełniane przed wizytą

A
Bramka SMS z API

przypomnienia tam, gdzie mail nie działa; pracujemy na Waszej bramce

B
Apotwierdzona funkcja produktu (dokumentacja producenta)Bzweryfikowane źródło zewnętrzne

Ilustracyjny model ekonomiczny

Liczby, które możecie sprawdzić na własnych danych.

Model ilustracyjny
Papierologia przy wejściu: z 15 do 2 minut na slot × 380 slotów (model)≈ 82 h / miesiąc obsługi mniej
Poślizgi slotów w godzinach szczytu niemal wyeliminowane≈ 6 500 € / rok odzyskanej sprzedaży
Szukanie dokumentów wizytz godziny do minuty na przypadek
Roczna wartość odzyskanego czasu i sprzedaży (ilustracyjnie)≈ 18 900 €

Model zakłada, że formalności nie znikają, tylko przenoszą się przed wizytę; na miejscu zostają wyjątki. Wolumeny i stawki należą do scenariusza; własne liczby podstawicie w kalkulatorze obok. Zasady bezpieczeństwa i nadzór na osi toru pozostają wyłącznie w rękach ludzi.

Policz to na swoich danych

godzin do odzyskania miesięcznie
rocznej przepustowości do odzyskania

Szacunek ilustracyjny na podstawie Twoich danych. To model uwolnionej przepustowości, nie obietnica oszczędności.

Korzyści biznesowe

  • Sloty zaczynają się o czasie; klient strzela w czasie, za który zapłacił
  • Instruktorzy prowadzą strzelania zamiast rozdawać długopisy
  • Komplet dokumentów każdej wizyty leży w jednym miejscu, odnajdywalny w minutę
  • Grupy firmowe wchodzą sprawnie, co słychać potem w polecaniach
  • Właściciel widzi obłożenie torów w liczbach i na nich buduje cennik

Perspektywa zarządu

  • Procedura wejścia przestaje zależeć od refleksu obsługi; jest taka sama w każdy wtorek i każdą sobotę
  • Dokumentacja wizyt jest kompletna i uporządkowana, zanim ktokolwiek o nią zapyta
  • Przepustowość rośnie bez dobudowywania torów: te same godziny sprzedają się pełniej

Wpływ na KPI zarządu

poślizg startu slotów · czas wejścia grupy · komplety dokumentów przed wizytą · obłożenie torów per godzina · czas odnalezienia dokumentów wizyty

Bezpieczeństwo i nadzór

Automat ma dokładnie te uprawnienia, których potrzebuje. Ani jednego więcej.

  • Robot pracuje na minimalnym zakresie danych: imię, kontakt, rezerwacja i status formalności; zakres oświadczeń ustala Wasza procedura
  • Dokumenty wizyt leżą w rejestrze z uprawnieniami; dostęp ma obsługa, nie każdy
  • Każda wysyłka i każde przypomnienie mają zapis: co, kiedy, do kogo
  • Formularze i regulamin są wersjonowane; zmiany wprowadza wyłącznie upoważniona osoba
  • Dane pozostają w Waszej dzierżawie Microsoft 365; roboty pracują w regionie unijnym UiPath Automation Cloud

Dlaczego teraz

01

Strzelectwo rekreacyjne rośnie i klient pierwszorazowy porównuje Was z każdą inną rozrywką, gdzie rezerwuje i podpisuje online.

02

Grupy firmowe to najcenniejszy segment i najbardziej wrażliwy na sprawność wejścia; poczta pantoflowa działa w obie strony.

03

Koszt godziny osoby z uprawnieniami rośnie; wydawanie jej na papierologię przestało się spinać.

Role zarządcze, których to dotyczy

Właściciel strzelnicy

Tory sprzedają się pełniej, a decyzje o cenniku i godzinach mają wreszcie liczby pod spodem

Prowadzący strzelanie

Zajmuje się strzelaniem i bezpieczeństwem, nie formularzami i długopisami

Obsługa recepcji

Widzi listę gotowych wejść zamiast kolejki z plikiem kartek

Częste pytania i zastrzeżenia

Klient pierwszorazowy i tak wymaga obsługi na miejscu.

Wymaga i ją dostaje, tylko krótszą: instruktaż i nadzór zostają w całości, znika przepisywanie danych i czytanie regulaminu w przedsionku. Formalności zrobione w domu skracają wejście z kwadransa do minut, a instruktor zaczyna od strzelania, nie od segregatora.

Część klientów przychodzi z ulicy, bez rezerwacji.

I dalej może. Dla wejść z ulicy zostaje krótka ścieżka na miejscu: tablet z tym samym formularzem zamiast kartki. Rejestr i tak dostaje komplet, a lista wejść po prostu rośnie o pozycję.

Nasze oświadczenia wymagają podpisu na papierze.

Jeśli tak zdecydujecie albo wymaga tego Wasza procedura, papier zostaje: formularz przed wizytą zbiera dane i potwierdzenia, a na miejscu klient podpisuje gotowy, wydrukowany dokument zamiast wypełniać go od zera. Samo to skraca wejście kilkukrotnie, a rejestr wiąże skan z wizytą.

Kiedy to nie jest właściwe rozwiązanie

  • Strzelnica klubowa z garstką stałych członków i bez ruchu komercyjnego: wystarczy kalendarz i teczka
  • Brak zgody na jakikolwiek kalendarz elektroniczny: najpierw jedna książka rezerwacji, potem automatyzacja
  • Oczekiwanie automatyzacji samego strzelania: nadzór, bezpieczeństwo i decyzje na osi toru pozostają przy ludziach

Pytanie na najbliższe posiedzenie

Ile minut opłaconego czasu toru oddaliśmy w zeszłym miesiącu papierologii przy wejściu?

Podejście wdrożeniowe

Zakres bez niedomówień, jeszcze przed podpisem.

Dostarczamy

  • Spisaną procedurę wejścia z wersjami: oświadczenia per typ strzelania i osób
  • Rezerwacje w jednym kalendarzu i formalności wypełniane przed wizytą
  • Listę wejść dla obsługi i rejestr dokumentów każdej wizyty
  • Kontrolę obsady instruktorów z uprawnieniami
  • Tygodniowy raport obłożenia torów i dwa tygodnie działania równoległego

Potrzebujemy od Państwa

  • Waszego regulaminu i wzorów oświadczeń w obecnym kształcie
  • Listy instruktorów z uprawnieniami do rodzajów strzelań
  • Decyzji, które formalności mogą iść online, a które zostają na papierze

Etapy

Rozpoznanie

Procedura wejścia dziś: dokumenty, czasy, poślizgi, kanały rezerwacji

Reguły

Oświadczenia per typ strzelania, ścieżka grup, ścieżka wejść z ulicy, uprawnienia

Budowa

Bookings, formularze, przypomnienia, lista wejść, rejestr, raport obłożenia

Bieg równoległy

Dwa tygodnie: system pracuje, papier idzie obok, porównujemy czasy wejścia

Uruchomienie

Pełny ruch z przeglądem liczb po pierwszym miesiącu

Szybki efekt. Całość działa na Microsoft 365, które już macie; jedyny nowy element to ewentualna bramka SMS do przypomnień.

Piątek, 18:00: ośmiu ludzi z firmy w przedsionku, jeden długopis, a tor numer trzy stoi opłacony i pusty.

Opiszcie nam swoje wejście: ile slotów miesięcznie, ile trwa wpuszczenie grupy, gdzie leżą oświadczenia z zeszłego roku. Odeślemy rachunek minut i projekt procedury wejścia bez kolejki.

Policz poślizgi swoich slotów

Ten sam problem ma zwykle sąsiedni proces

Branże, w których wdrażamy to najczęściejMałe firmy i usługi

Przeglądaj bibliotekę 232 rozwiązań