Start · Rozwiązania · Prawo i compliance · Zapasy obowiązkowe wyliczone, deklaracja czeka na podpis
Rozwiązanie · Prawo i compliancePoziom zapasów liczony codziennie, a nie odtwarzany na koniec miesiąca z arkuszy
Zapasy obowiązkowe wyliczone, deklaracja czeka na podpis
Robot codziennie zestawia przywóz i produkcję z ERP, stany własne i stany u operatorów, liczy wymagany oraz faktyczny poziom zapasów z prognozą na koniec okresu i przygotowuje deklaracje oraz wyliczenie opłaty do zatwierdzenia.
Streszczenie dla zarządu
Obowiązek utrzymywania zapasów zmienia się z wolumenem przywozu i produkcji, a dane do wyliczenia siedzą w trzech miejscach: ERP, magazynach i umowach biletowych. Liczy się je raz, przy deklaracji.
Wymagany i faktyczny poziom liczy się codziennie, z prognozą na koniec okresu. Margines przestaje być niespodzianką z arkusza.
Spadek marginesu poniżej progu to alert z wyprzedzeniem, kiedy reakcją jest jeszcze umowa biletowa, a nie tłumaczenie. Deklaracje i opłata zapasowa schodzą do jednego zatwierdzenia.
przywóz i produkcja w ERP; stany magazynów własnych i operatorów; umowy biletowe; tablica marginesu i deklaracje w Microsoft Teams
Problem biznesowy
Obowiązek, który dryfuje
Ustawa o zapasach ropy i paliw wiąże wielkość obowiązku z działalnością spółki: przywozem i produkcją w okresach odniesienia. Firma, która rośnie, ma obowiązek rosnący; firma o sezonowym profilu ma obowiązek, który faluje. Wymagany poziom nie jest więc stałą, lecz funkcją danych, które codziennie się zmieniają.
Po stronie pokrycia jest podobnie ruchomo: część zapasów leży we własnych zbiornikach, część u operatorów baz na umowach biletowych, z własnymi terminami i wolumenami. Faktyczny poziom to suma stanów z kilku systemów i kilku kontraktów, z których każdy ma swój rytm aktualizacji.
W praktyce oba końce równania spotykają się raz: przy deklaracji. Ktoś zbiera stany, ktoś liczy podstawę, ktoś wypełnia formularz i wnosi opłatę zapasową. Pomiędzy deklaracjami spółka żyje w założeniu, że margines jest bezpieczny, bo ostatnio był.
To założenie bywa drogie w obie strony. Za mały margines to ryzyko regulacyjne z sankcjami, o których nikt nie chce rozmawiać przy kawie. Za duży, utrzymywany „na wszelki wypadek”, to zamrożony kapitał i opłaty za przechowywanie, których nikt nie policzył, bo strach nie ma pozycji w budżecie.
Jak to wygląda dzisiaj
Poniżej to, jak wygląda praca, zanim cokolwiek zostanie zautomatyzowane.
- CzłowiekPrzy zbliżającej się deklaracji ktoś prosi magazyny i operatorów o stany na dzień
- CzłowiekPodstawa obowiązku liczona jest w arkuszu z eksportów przywozu i produkcji z ERP
- Ryzyko błęduUmowy biletowe wchodzą do pokrycia według pamięci: która obowiązuje, na ile, do kiedy
- OczekiwanieWyliczenie powstaje raz na okres, więc dryf marginesu między deklaracjami jest niewidoczny
- Ryzyko błęduBufor bezpieczeństwa ustala się intuicyjnie, zwykle z zapasem, bo nikt nie widzi dziennej krzywej
- Ryzyko błęduPrzy zmianie wolumenów biznesowych nikt nie przelicza obowiązku, dopóki nie każe kalendarz
Dlaczego obecny proces kosztuje więcej, niż widać
Rachunek, którego nie widać w budżecie.
- Kapitał zamrożony w nadmiarowym buforze: każdy punkt procentowy marginesu „na oko” to fizyczne tony paliwa, finansowane i przechowywane za pieniądze.
- Umowy biletowe odnawiane w pośpiechu, bo termin wyszedł nagle: pozycja negocjacyjna spółki jest najgorsza dokładnie wtedy, gdy potrzeba jest pilna.
- Ryzyko dnia, w którym margines był ujemny, a nikt o tym nie wiedział, bo arkusz policzono trzy tygodnie później.
- Czas ludzi na sklejanie stanów z trzech źródeł przy każdej deklaracji, w rytmie, który uniemożliwia jakiekolwiek zarządzanie, bo dane są zawsze historyczne.
Koszt zaniechania
Pierwszy wiersz jest zwykle największy i najmniej widoczny: bufor „na wszelki wypadek” nie figuruje w żadnym raporcie jako koszt strachu, a nim właśnie jest. Jego wysokość w modelu jest ilustracyjna; u Państwa wynika z krzywej dziennego marginesu, której dziś nikt nie rysuje.
Trzeci wiersz celowo bez kwoty: konsekwencje niedoboru zapasów określa ustawa i praktyka organów, a nie strona internetowa. Wystarczy zauważyć, że jedyną realną ochroną jest wiedzieć o problemie, zanim wystąpi.
Przykładowa organizacja o realnych proporcjach – liczby służą do policzenia sprawy na Państwa danych, nie są wynikiem klienta.
Producent i importer paliw średniej wielkości: własna baza z sześcioma zbiornikami, dwie umowy biletowe u operatorów, SAP jako ERP, Microsoft 365, obowiązki zapasowe prowadzone przez dział finansów wspólnie z logistyką.
Przywóz i produkcja rzędu 180 tys. ton rocznie, obowiązek liczony od zmiennej podstawy, deklaracje i opłata zapasowa w rytmie ustawowym.
Stany zbierane mailami na dzień deklaracji, podstawa liczona w arkuszu, bufor bezpieczeństwa utrzymywany intuicyjnie od lat na tym samym poziomie.
Nikt nie zna dziennego marginesu; przy zmianach wolumenu biznesowego wyliczenie obowiązku spóźnia się o tygodnie, a decyzje o umowach biletowych zapadają pod presją terminu.
Robot codziennie liczy podstawę z ERP, zbiera stany własne i operatorskie, nakłada obowiązujące umowy biletowe z rejestru i rysuje krzywą marginesu z prognozą; deklaracje i opłata powstają z tych samych danych do zatwierdzenia.
W modelowanym przypadku bufor spada z intuicyjnego do policzonego, a rozmowy o umowach biletowych zaczynają się z miesięcznym wyprzedzeniem, bo prognoza pokazuje przecięcie progu zawczasu. To liczby z modelu, nie z niczyich rejestrów.
Proponowane rozwiązanie
Zaczynamy od spisania modelu obowiązku: jak liczy się podstawa u Państwa (przywóz, produkcja, okresy odniesienia, wyłączenia), gdzie fizycznie leżą zapasy i które umowy biletowe wchodzą do pokrycia. Model ma właściciela po stronie finansów i wersje, bo przepisy i umowy się zmieniają.
Robot codziennie pobiera wolumeny z ERP, stany ze zbiorników własnych i raporty operatorów, aktualizuje pokrycie o obowiązujące umowy i liczy trzy liczby: wymagany poziom, faktyczny poziom i margines, z prognozą na koniec okresu przy bieżącym profilu działalności. Wynik ląduje na tablicy w Power BI, a przecięcie progu ostrzegawczego wywołuje alert w Teams z wyprzedzeniem liczonym w tygodniach, nie w godzinach.
Deklaracje i wyliczenie opłaty zapasowej powstają z tych samych danych, które widać na tablicy, więc nie ma drugiego, „deklaracyjnego” świata liczonego osobno. Człowiek sprawdza, zatwierdza i składa; archiwum trzyma każdy dzień z pełnym rodowodem: skąd stany, która umowa, która wersja modelu.
UiPath Orchestrator: przebiegi dzienne, kolejki źródeł danych, ponowienia i ślad audytowy; konektory UiPath Integration Service do Microsoft Teams i Outlook 365; zatwierdzenia UiPath Action Center; tablica Microsoft Power BI na kanale Teams
Wersjonowany model obowiązku i rejestr umów biletowych, dzienne wyliczenie trzech liczb z prognozą, progi ostrzegawcze z alertami, deklaracje i opłatę z jednego źródła danych oraz archiwum dzienne
Wolumeny przywozu i produkcji z SAP; stany zbiorników z systemu bazowego; raporty stanów od operatorów (mail, portal lub plik); rejestr umów biletowych z terminami
Jak działa proces po automatyzacji
- AutomatyzacjaRobot codziennie pobiera wolumeny z ERP oraz stany własne i operatorskie
- AutomatyzacjaPodstawa obowiązku i pokrycie liczone są według wersjonowanego modelu z rejestrem umów biletowych
- SystemKrzywa marginesu z prognozą aktualizuje się na tablicy; każdy dzień zostaje w archiwum z rodowodem
- AutomatyzacjaPrzecięcie progu ostrzegawczego wywołuje alert w Microsoft Teams z tygodniami wyprzedzenia
- CzłowiekFinanse decydują: umowa biletowa, przesunięcie zapasu albo korekta planu przywozu
- CzłowiekDeklaracja i opłata zapasowa, przygotowane z tych samych danych, czekają na jedno zatwierdzenie
Model współpracy człowieka z automatyzacją
Automatyzacja obsługuje
- Codzienne wyliczenie wymaganego i faktycznego poziomu oraz marginesu z prognozą
- Pilnowanie terminów umów biletowych i progów ostrzegawczych z alertami
- Przygotowanie deklaracji i wyliczenia opłaty z pełnym rodowodem danych
Człowiek decyduje
- Model obowiązku, progi ostrzegawcze i każdy wyjątek od reguły
- Decyzje o pokryciu: umowy biletowe, przesunięcia, plan przywozu
- Zatwierdzenie i złożenie każdej deklaracji oraz kontakt z instytucjami
Przed i po
Systemy i integracje
Stos jest krótki celowo: jeden silnik, jedna warstwa wykonawcza, jedno miejsce decyzji człowieka.
Wejścia
- wolumeny przywozu i produkcji w ERP
- stany zbiorników własnych
- raporty stanów operatorów baz
- rejestr umów biletowych i wersjonowany model obowiązku
Warstwa automatyzacji
- UiPath Orchestrator
- UiPath Robots
- UiPath Integration Service
- UiPath Action Center
Systemy docelowe
- dzienna krzywa marginesu w Power BI
- alerty progowe w Microsoft Teams
- deklaracje i wyliczenie opłaty do zatwierdzenia
Punkty styku z człowiekiem: alerty i zatwierdzenia UiPath Action Center w Microsoft Teams; tablica marginesu jako zakładka Teams; przegląd modelu przy każdej zmianie przepisów lub umów
Wykorzystane technologie
przebiegi dzienne, kolejki źródeł, ponowienia, magazyn poświadczeń, audyt
Aodbiór raportów operatorów z maila, alerty i zatwierdzenia na kanałach finansów
Azatwierdzenie deklaracji i decyzji pokryciowych tam, gdzie pracują finanse
Akrzywa marginesu, prognoza, archiwum dzienne z rodowodem
Apodstawa, stawki opłaty i terminy wynikają z ustawy o zapasach i aktów wykonawczych; stan prawny weryfikowany przy wdrożeniu i przy każdej zmianie
BJak to wdrażamy
Od opisu do działającego procesu
To rozwiązanie wdrażamy w ramach usługi automatyzacji procesów: najpierw mierzymy proces na danych firmy, potem budujemy, testujemy i utrzymujemy roboty. Integrację z SAP prowadzi nasz zespół SAP.
Branże
Realizacje
Opisane wdrożenia u klientów są w dziale Case studies.
Ilustracyjny model ekonomiczny
Liczby, które mogą Państwo sprawdzić na własnych danych.
Model pokazuje mechanizm, nie obietnicę: o ile można obniżyć bufor, mówi wyłącznie Państwa dzienna krzywa marginesu, której dziś nie ma. Bywa i odwrotnie: krzywa pokazuje dni, w których intuicyjny bufor był za mały, i wtedy wartością nie jest oszczędność, lecz uniknięta rozmowa z regulatorem. Stawki kosztu kapitału i przechowywania należą do scenariusza.
Policzmy to na Państwa danych
Szacunek ilustracyjny na podstawie Państwa danych. To model uwolnionej przepustowości, nie obietnica oszczędności.
Korzyści biznesowe
- Margines jest wielkością znaną codziennie, a nie odtwarzaną przy deklaracji
- Bufor bezpieczeństwa wynika z krzywej i kosztu kapitału, a nie ze strachu
- Umowy biletowe negocjuje się z wyprzedzeniem, na prognozie, a nie pod presją terminu
- Deklaracje i opłata powstają z tych samych danych co tablica, więc nie ma dwóch prawd
- Każdy dzień ma archiwum z rodowodem: stany, umowy, wersja modelu
Perspektywa zarządu
- Ryzyko regulacyjne dnia z ujemnym marginesem spada do ryzyka nieprzeczytanego alertu
- Kapitał w zapasach pracuje według rachunku, nie według przyzwyczajenia
- Zarząd widzi jedną krzywą zamiast trzech arkuszy i wie, kiedy podejmie następną decyzję pokryciową
Wpływ na KPI zarządu
margines dzienny wobec progu · dni od alertu do decyzji pokryciowej · koszt bufora ponad wymóg · deklaracje złożone przed terminem · rozjazdy stanów operatorów wobec umów
Bezpieczeństwo i nadzór
Automat ma dokładnie te uprawnienia, których potrzebuje. Ani jednego więcej.
- Robot czyta ERP i systemy magazynowe kontem technicznym o minimalnych uprawnieniach; deklaracje składa człowiek albo robot po zatwierdzeniu
- Każdy dzień archiwizuje stany źródłowe, obowiązujące umowy i wersję modelu, więc każdą liczbę da się wywieść wstecz
- Model obowiązku i rejestr umów są wersjonowane; zmiany wymagają właściciela po stronie finansów
- Dane osobowe nie występują; wyliczenia operują wolumenami, zbiornikami i kontraktami
- Tablice i archiwa pozostają w Państwa dzierżawie Microsoft 365, a roboty pracują w regionie unijnym UiPath Automation Cloud
Dlaczego teraz
Zmienność rynku przeniosła się do wolumenów: przywóz faluje, a z nim podstawa obowiązku. Wyliczenie raz na okres było znośne przy stabilnym biznesie; przy zmiennym jest zgadywaniem.
Koszt kapitału przestał być darmowy. Bufor „na wszelki wypadek”, który przy niskich stopach nikogo nie bolał, dziś ma konkretną, policzalną cenę roczną.
Wszystkie dane wejściowe już istnieją w systemach: to automatyzacja składająca istniejące liczby w jedną krzywą, nie projekt zbierania nowych danych.
Role zarządcze, których to dotyczy
Margines i bufor stają się wielkościami zarządzanymi rachunkiem, z krzywą zamiast przekonania
Decyzje o umowach biletowych i przesunięciach zapadają na prognozie, z tygodniami zapasu
Deklaracja przestaje być projektem badawczym; jest zatwierdzeniem danych, które widziała codziennie
Częste pytania i zastrzeżenia
Wtedy wdrożenie jest tańsze, a wartość przesuwa się w stronę bufora: przy stabilnym obowiązku krzywa szybko pokaże, ile marginesu utrzymują Państwo ponad potrzebę i ile to kosztuje rocznie. Stabilność jest argumentem za policzeniem, nie przeciw.
Krzywa jest tak dobra jak jej najwolniejsze źródło i to uczciwie pokazujemy: stany operatorskie niosą datę raportu, a niepewność między raportami jest oznaczona. Częstsze raportowanie bywa kwestią prośby albo aneksu; wielu operatorów udostępnia stany tygodniowo, gdy klient poprosi.
I tak ma być: model obowiązku spisujemy według interpretacji Państwa prawników i tylko ją automatyzujemy. Robot liczy szybciej, ale niczego nie interpretuje; każda zmiana wykładni to nowa wersja modelu z datą.
Kiedy to nie jest właściwe rozwiązanie
- Obowiązek w całości pokryty jedną stałą umową biletową przy stabilnym wolumenie: kalendarz odnowień wystarczy
- Podmiot zwolniony z obowiązku albo poniżej progów ustawy: nie ma czego liczyć
- Brak zgody wewnętrznej co do interpretacji podstawy: najpierw ustalenia prawne, potem automatyzacja
Pytanie na najbliższe posiedzenie
Jaki był nasz najniższy dzienny margines zapasów w zeszłym kwartale i skąd to wiemy, skoro liczymy poziom raz na okres?
Podejście wdrożeniowe
Zakres bez niedomówień, jeszcze przed podpisem.
Dostarczamy
- Wersjonowany model obowiązku spisany według interpretacji Państwa prawników
- Codzienne wyliczenie trzech liczb z prognozą i krzywą na tablicy Power BI
- Rejestr umów biletowych z terminami i alertami odnowień
- Deklaracje i wyliczenie opłaty z jednego źródła danych, do zatwierdzenia w Teams
- Archiwum dzienne z pełnym rodowodem oraz bieg równoległy przez jeden okres deklaracyjny
Potrzebujemy od Państwa
- Dwóch ostatnich deklaracji z arkuszami, z których powstały
- Rejestru umów biletowych i dostępu do raportów stanów operatorów
- Właściciela modelu po stronie finansów i interpretacji podstawy od Państwa prawników
Etapy
Rozpoznanie
Dwie ostatnie deklaracje odtworzone od danych źródłowych; mapa źródeł stanów i ich rytmów
Reguły
Model obowiązku, progi ostrzegawcze i zasady pokrycia zatwierdzone przez finanse
Budowa
Pobrania, wyliczenie dzienne, krzywa z prognozą, alerty, deklaracje i archiwum
Bieg równoległy
Jeden pełny okres: robot liczy codziennie, deklaracja powstaje po staremu, różnice wyjaśnione co do tony
Uruchomienie
Przejście na wspólne źródło danych dla tablicy i deklaracji, przegląd progów po kwartale
Nakład zależy głównie od rytmu i formy raportów operatorów oraz od tego, czy interpretacja podstawy obowiązku jest w firmie ustalona; sama warstwa techniczna jest prosta.
Margines był ujemny przez cztery dni w lutym. Deklaracja z marca wyszła poprawnie, więc nikt się nie dowiedział.
Prosimy o dwie ostatnie deklaracje z arkuszami źródłowymi. Odsyłamy dzienną krzywą marginesu za tamten okres policzoną naszym modelem, z dniami, które wymagałyby alertu, i oceną, ile bufora dałoby się policzyć zamiast zakładać.
Sprawdź swój margines na naszych regułachTen sam problem ma zwykle sąsiedni proces
Dwudziesty dzień miesiąca przestaje być dniem paniki działu koncesji.
Zobacz rozwiązanie Prawo i compliancee-DD i e-AD zamykane w terminie, akcyza pod kontroląŻaden elektroniczny dokument dostawy nie czeka na raport odbioru do ostatniego dnia.
Zobacz rozwiązanie Operacje i produkcjaZbiorniki uzgodnione co noc, ubytki widoczne ranoSondy pokazują jedno, kasy drugie. Bilans dobowy mówi dlaczego.
Zobacz rozwiązanie