Start · Rozwiązania · Sprzedaż i marketing · Nowy cennik hurtowy w ERP, zanim otworzą się stacje
Rozwiązanie · Sprzedaż i marketingZmiana ceny producenta o 6:00 nie oznacza dnia sprzedaży na wczorajszych marżach
Nowy cennik hurtowy w ERP, zanim otworzą się stacje
Robot pobiera poranne cenniki producentów, aktualizuje koszty odtworzenia w ERP, przelicza marże per stacja i produkt oraz składa propozycje cen detalicznych według Państwa polityki; zmiana na pylonie idzie po akceptacji człowieka.
Streszczenie dla zarządu
Producenci publikują ceny hurtowe codziennie rano. Sieć przepisująca je ręcznie sprzedaje pół poranka przy nieaktualnych kosztach, a decyzje cenowe zapadają na wczorajszej marży.
Cenniki schodzą automatycznie tuż po publikacji, koszty odtworzenia aktualizują się w ERP, a marże per stacja i produkt są przeliczone przed otwarciem.
Propozycje cen detalicznych według spisanej polityki czekają na akceptację człowieka; po niej zmiana rozchodzi się do systemów stacji z pełnym śladem: kto, kiedy, na jakiej rekomendacji.
cenniki i notowania producentów; koszty i marże w ERP; propozycje i akceptacje w Microsoft Teams; systemy cen stacji
Problem biznesowy
Pół poranka na wczorajszych kosztach
Hurtowe ceny paliw zmieniają się codziennie, a bywa, że gwałtownie. Producenci publikują cenniki wcześnie rano, każdy w swoim formacie i miejscu. Dla sieci stacji i hurtowni te liczby są kosztem odtworzenia zapasu: dopiero wobec nich wiadomo, jaka naprawdę jest dzisiejsza marża na każdym produkcie i każdej stacji.
Tam, gdzie cenniki przepisuje człowiek, poranek wygląda zawsze tak samo: ktoś loguje się do portali, kopiuje liczby do arkusza, przelicza, wkleja do ERP, a potem liczy marże i rozsyła rekomendacje. Zanim skończy, stacje od dwóch godzin sprzedają, a każda z tych godzin poszła po marży liczonej na wczorajszych kosztach.
Decyzje cenowe cierpią podwójnie. Po pierwsze na opóźnieniu: rekomendacja przychodzi, gdy poranny szczyt tankowań już minął. Po drugie na spójności: przy kilkudziesięciu stacjach i ręcznym procesie część obiektów dostaje ceny według polityki, część według pośpiechu, i nikt nie umie potem powiedzieć, która stacja czemu stała tam, gdzie stała.
W dni dużych ruchów cen ten proces bywa najdroższą godziną miesiąca: sprzedaż idzie pełnym strumieniem, a firma dowiaduje się o nowym koszcie odtworzenia ostatnia na własnym rynku.
Jak to wygląda dzisiaj
Poniżej to, jak wygląda praca, zanim cokolwiek zostanie zautomatyzowane.
- CzłowiekKtoś rano loguje się kolejno do portali producentów i pobiera cenniki
- CzłowiekLiczby są przepisywane do arkusza i wklejane do ERP, produkt po produkcie
- Ryzyko błęduLiterówka w jednej cenie zakupu przekłamuje marże całej grupy produktów na cały dzień
- OczekiwanieStacje sprzedają od otwarcia, ale marża bieżąca jest znana dopiero po zakończeniu przepisywania
- CzłowiekRekomendacje cen detalicznych rozsyłane są mailem albo telefonem, stacja po stacji
- Ryzyko błęduCzęść stacji zmienia ceny według polityki, część według pośpiechu; ślad decyzji nie istnieje
Dlaczego obecny proces kosztuje więcej, niż widać
Rachunek, którego nie widać w budżecie.
- Godziny sprzedaży przy nieaktualnym koszcie odtworzenia w dni wzrostów: marża, która wygląda dobrze do południa, a wieczorem okazuje się iluzją.
- Niespójność sieci: dwie stacje w podobnych mikrorynkach stoją w innych miejscach polityki, bo do jednej rekomendacja dotarła, a do drugiej nie.
- Błąd przepisania, który psuje raporty marż na cały dzień i podważa zaufanie do liczb w ogóle.
- Codzienna, jałowa praca poranna, która nie tworzy żadnej decyzji, a tylko przenosi liczby z miejsca na miejsce.
Koszt zaniechania
Środkowy wiersz liczy tylko wybrane poranki: dni, w których hurt drgnął mocno, a detal dowiedział się z opóźnieniem. Dwanaście takich dni w roku to założenie ostrożne; ich koszt zależy od wolumenu porannego i skali ruchu cen, dlatego model mnoży właśnie te dwie zmienne.
Trzeci wiersz zostawiamy bez kwoty, bo dziś nie ma jak jej policzyć: brakuje śladu, która stacja kiedy i według czego zmieniła cenę. To samo w sobie jest ustaleniem audytowym.
Przykładowa organizacja o realnych proporcjach – liczby służą do policzenia sprawy na Państwa danych, nie są wynikiem klienta.
Sieć czterdziestu stacji z częścią hurtową: zakupy u dwóch producentów, ceny detaliczne ustalane centralnie z lokalnymi korektami, SAP jako ERP, system zarządzania cenami stacji, Microsoft 365.
Dwa cenniki producentów dziennie, około 90 pozycji produktowo-stacyjnych do przeliczenia, poranny szczyt sprzedaży między 6:30 a 9:00.
Jedna osoba w centrali zaczyna o 7:30 od portali i arkusza; rekomendacje wychodzą około 9:30; w dni urlopowe proces przejmuje ktoś „na zastępstwie” z różnym skutkiem.
W dni dużych ruchów cen sieć sprzedaje cały poranny szczyt na wczorajszych kosztach; polityka cenowa istnieje jako dokument, ale nie jako mechanizm.
Robot pobiera cenniki natychmiast po publikacji, aktualizuje koszty w ERP, przelicza marże per stacja i produkt, składa propozycje według spisanej polityki i wystawia je do akceptacji; po akceptacji ceny schodzą do systemów stacji z pełnym śladem.
W modelowanym przypadku poranek cenowy kończy się przed otwarciem stacji, a polityka cenowa po raz pierwszy działa jak reguła, nie jak intencja. To liczby z modelu, nie z niczyich rejestrów.
Proponowane rozwiązanie
Najpierw spisujemy politykę cenową tak, żeby dała się wykonać: pozycjonowanie wobec konkurencji per mikrorynek, marże minimalne per produkt, zaokrąglenia, wyjątki stacji. To dokument z właścicielem i wersjami; automat go wykonuje, ale nie zmienia.
Robot pobiera cenniki producentów w chwili publikacji, w formatach, w jakich są wydawane, i aktualizuje koszty odtworzenia w ERP. Od razu przelicza marżę bieżącą per stacja i produkt oraz buduje propozycje cen detalicznych według polityki, z uzasadnieniem przy każdej pozycji: koszt, pozycja wobec konkurencji, którą regułę zastosowano.
Propozycje czekają w Microsoft Teams na akceptację osoby odpowiedzialnej za ceny; można je przyjąć hurtem, skorygować punktowo albo odrzucić. Po akceptacji zmiany rozchodzą się do systemów cen stacji, a ślad zostaje: kto, o której, którą propozycję, z jaką korektą. Dni bez akceptacji do godziny granicznej mają jasną ścieżkę eskalacji.
UiPath Orchestrator: wyzwalacze na publikację cenników, kolejki per producent, ponowienia i ślad audytowy; konektory UiPath Integration Service do Microsoft Teams; akceptacje UiPath Action Center; tablica marż Microsoft Power BI
Spisaną politykę cenową jako wykonywalne reguły z wersjami, pobranie cenników, aktualizację kosztów w ERP, przeliczenie marż, propozycje z uzasadnieniami, akceptacje z korektami i dystrybucję do systemów stacji
Portale i pliki cenników producentów; koszty i indeksy w SAP przez udokumentowane interfejsy; system zarządzania cenami stacji przez jego interfejs; opcjonalnie źródło cen konkurencji, którego Państwo używają
Jak działa proces po automatyzacji
- SystemPublikacja cennika producenta uruchamia przebieg w ciągu minut
- AutomatyzacjaKoszty odtworzenia aktualizują się w ERP; marża bieżąca liczy się per stacja i produkt
- AutomatyzacjaPropozycje cen detalicznych powstają według spisanej polityki, z uzasadnieniem przy każdej pozycji
- CzłowiekOsoba odpowiedzialna za ceny akceptuje hurtem, koryguje punktowo albo odrzuca w Microsoft Teams
- SystemZaakceptowane ceny rozchodzą się do systemów stacji; ślad decyzji zostaje w rejestrze
- CzłowiekTablica marż pokazuje sieć w jednym widoku: koszt, cena, marża, pozycja wobec polityki
Model współpracy człowieka z automatyzacją
Automatyzacja obsługuje
- Pobranie cenników w chwili publikacji i aktualizację kosztów w ERP bez przepisywania
- Przeliczenie marż i budowę propozycji ściśle według spisanej polityki, z uzasadnieniami
- Dystrybucję zaakceptowanych cen i pełny rejestr decyzji
Człowiek decyduje
- Politykę cenową i każdą jej zmianę, z wersją i datą
- Akceptację, korektę albo odrzucenie propozycji każdego dnia
- Decyzje w dniach nietypowych: wojny cenowe, awarie, promocje
Przed i po
Systemy i integracje
Stos jest krótki celowo: jeden silnik, jedna warstwa wykonawcza, jedno miejsce decyzji człowieka.
Wejścia
- cenniki i notowania producentów
- koszty i indeksy produktów w ERP
- spisana polityka cenowa z wersjami
- opcjonalnie ceny konkurencji per mikrorynek
Warstwa automatyzacji
- UiPath Orchestrator
- UiPath Robots
- UiPath Integration Service
- UiPath Action Center
Systemy docelowe
- zaktualizowane koszty odtworzenia w ERP
- propozycje i akceptacje w Microsoft Teams
- ceny w systemach stacji i rejestr decyzji
Punkty styku z człowiekiem: akceptacje UiPath Action Center w Microsoft Teams; tablica marż jako zakładka Teams; przegląd polityki cenowej w rytmie ustalonym z handlem
Wykorzystane technologie
wyzwalacze na publikację, kolejki per producent, ponowienia, audyt
Apropozycje, akceptacje i eskalacje na kanale handlu
Aakceptacja dnia cenowego jednym działaniem, z korektami punktowymi
Aaktualizacja kosztów i odczyt indeksów przez udokumentowane interfejsy
Atablica marż: koszt, cena, marża i pozycja wobec polityki per stacja
AJak to wdrażamy
Od opisu do działającego procesu
To rozwiązanie wdrażamy w ramach usługi automatyzacji procesów: najpierw mierzymy proces na danych firmy, potem budujemy, testujemy i utrzymujemy roboty. Integrację z SAP prowadzi nasz zespół SAP.
Realizacje
Opisane wdrożenia u klientów są w dziale Case studies.
Ilustracyjny model ekonomiczny
Liczby, które mogą Państwo sprawdzić na własnych danych.
Druga pozycja zależy od dwóch rzeczy, których nie znamy za Państwa: porannego wolumenu i liczby dni z dużym ruchem hurtu. Model przyjmuje wartości ostrożne; kalkulator obok pozwala podstawić własne. Automat nie podnosi marży jako takiej; skraca czas, w którym decyzja cenowa nie mogła zapaść, bo nie było liczb.
Policzmy to na Państwa danych
Szacunek ilustracyjny na podstawie Państwa danych. To model uwolnionej przepustowości, nie obietnica oszczędności.
Korzyści biznesowe
- Koszty odtworzenia są w ERP, zanim stacje zaczną sprzedawać, każdego dnia, bez wyjątków urlopowych
- Propozycje cen wykonują politykę, więc sieć stoi tam, gdzie zarząd postanowił, a nie tam, gdzie zdążył telefon
- Każda decyzja cenowa ma ślad, więc rozmowa o skuteczności polityki opiera się na rejestrze, nie na pamięci
- Błędy przepisania znikają wraz z przepisywaniem
- Dni gwałtownych ruchów przestają być dniami ślepej sprzedaży
Perspektywa zarządu
- Polityka cenowa staje się mechanizmem z rejestrem wykonania, a nie dokumentem intencji
- Marża sieci jest widoczna na bieżąco per stacja i produkt, wobec dzisiejszych, nie wczorajszych kosztów
- Kompetencja cenowa przestaje być zakładnikiem jednej osoby i jej poranka
Wpływ na KPI zarządu
czas od publikacji cennika do aktualizacji ERP · udział stacji z ceną zgodną z polityką · marża bieżąca wobec planowanej per stacja · korekty ręczne propozycji i ich skutek · dni z pełnym śladem decyzji cenowych
Bezpieczeństwo i nadzór
Automat ma dokładnie te uprawnienia, których potrzebuje. Ani jednego więcej.
- Robot zmienia w ERP wyłącznie koszty odtworzenia w zdefiniowanym zakresie; ceny detaliczne idą do stacji dopiero po akceptacji człowieka
- Każda propozycja zapisuje dane wejściowe, wersję polityki i uzasadnienie; rejestr decyzji jest kompletny z natury procesu
- Polityka cenowa jest wersjonowana; zmienia ją wyłącznie właściciel po stronie handlu
- Dane osobowe nie występują; proces operuje produktami, stacjami i cenami
- Propozycje i rejestry pozostają w Państwa dzierżawie Microsoft 365, a roboty pracują w regionie unijnym UiPath Automation Cloud
Dlaczego teraz
Zmienność cen hurtowych jest trwale wyższa niż dekadę temu, a każda godzina opóźnienia w dniu ruchu kosztuje realną marżę na realnym wolumenie.
Presja na marże detaliczne nie zostawia miejsca na dni ślepej sprzedaży: sieci, które reagują rano, zbierają marżę tych, które reagują po południu.
Wszystkie elementy już istnieją: cenniki są publikowane elektronicznie, ERP ma koszty, systemy stacji mają interfejsy. Brakuje tylko procesu, który je łączy przed 6:30.
Role zarządcze, których to dotyczy
Sieć wykonuje politykę cenową co rano, z rejestrem, który pokazuje, gdzie polityka działa, a gdzie wymaga zmiany
Marża bieżąca liczona wobec dzisiejszych kosztów kończy epokę raportów, które wieczorem prostują poranek
Zamiast przepisywać liczby, zarządza regułami i wyjątkami; poranek zaczyna od akceptacji, nie od portali
Częste pytania i zastrzeżenia
I nie oddają Państwo: automat wykonuje Państwa politykę i przygotowuje propozycje, a każda cena detaliczna przechodzi przez akceptację człowieka. Przewaga zostaje w polityce i w decyzjach; znika tylko przepisywanie i opóźnienie.
Dlatego polityka jest per mikrorynek i per stacja, z wyjątkami zapisanymi wprost. Jeśli dziś te różnice żyją w głowie jednej osoby, spisanie ich jest wartością samą w sobie: przetrwają urlop i zmianę kadrową.
Z tego źródła, którego już Państwo używają, jeśli używają: proces je konsumuje, nie tworzy. Bez cen konkurencji polityka działa na kosztach i marżach minimalnych; moduł pozycjonowania włącza się, gdy źródło jest.
Kiedy to nie jest właściwe rozwiązanie
- Ceny detaliczne narzucane w całości przez markę franczyzową: zostaje sama aktualizacja kosztów, wciąż sensowna, ale o mniejszej wadze
- Kilka stacji i jeden cennik dziennie: dyscyplina poranna wystarczy, automat się nie zwróci
- Oczekiwanie automatycznych zmian cen bez akceptacji: świadomie tego nie robimy, dopóki polityka nie okrzepnie w rejestrze decyzji
Pytanie na najbliższe posiedzenie
O której godzinie dzisiejszy koszt odtworzenia znalazł się w naszym ERP i ile sprzedaliśmy, zanim się tam znalazł?
Podejście wdrożeniowe
Zakres bez niedomówień, jeszcze przed podpisem.
Dostarczamy
- Spisaną, wykonywalną politykę cenową z wersjami i właścicielem
- Automatyczne pobranie cenników i aktualizację kosztów w ERP w minutach od publikacji
- Propozycje cen z uzasadnieniami i akceptacje w Microsoft Teams
- Dystrybucję do systemów stacji i kompletny rejestr decyzji
- Tablicę marż w Power BI oraz bieg równoległy przez dwa tygodnie poranków
Potrzebujemy od Państwa
- Dostępów do cenników producentów i miesiąca ich historii
- Obecnych zasad cenowych w dowolnej formie oraz właściciela polityki po stronie handlu
- Dostępu technicznego do ERP i systemu cen stacji
Etapy
Rozpoznanie
Dwa tygodnie poranków odtworzone z historii: cenniki, czasy, decyzje, rozjazdy wobec polityki
Reguły
Polityka cenowa spisana jako wykonywalne reguły z wyjątkami, zatwierdzona przez handel
Budowa
Pobrania, aktualizacja ERP, silnik propozycji, akceptacje, dystrybucja i rejestr
Bieg równoległy
Dwa tygodnie: robot proponuje, dotychczasowy proces działa, różnice omawiane co rano
Uruchomienie
Przejście na akceptację propozycji robota, przegląd polityki po miesiącu
Szybki efekt. Nakład zależy od liczby i formy cenników producentów oraz od interfejsu systemu cen stacji; polityka cenowa bywa największą pracą, i największą wartością.
Hurt poszedł w górę o 4 grosze o 6:00. Stacje sprzedawały do 9:30 po staremu, w najlepszy poranek tygodnia.
Prosimy o miesiąc cenników producentów i Państwa ceny detaliczne z tego okresu. Odsyłamy analizę poranków: kiedy koszty realnie trafiały do decyzji, ile trwało wykonanie polityki i które dni kosztowały najwięcej.
Zobacz swój poranek cenowy w liczbachTen sam problem ma zwykle sąsiedni proces
Udział biokomponentów widać po każdym miesiącu, kiedy można nim sterować.
Zobacz rozwiązanie Finanse i księgowośćUtarg każdej stacji uzgodniony do złotówki co ranoKasa, terminale, gotówka i konwój schodzą się same.
Zobacz rozwiązanie Finanse i księgowośćKarty flotowe rozliczone, anomalie widoczne od razuTankowanie 300 km od trasy przestaje czekać na koniec miesiąca.
Zobacz rozwiązanie