Start · Rozwiązania · Finanse i księgowość · Karty flotowe rozliczone, anomalie widoczne od razu
Rozwiązanie · Finanse i księgowośćTankowanie 300 km od trasy przestaje czekać na koniec miesiąca, żeby ktoś je zauważył
Karty flotowe rozliczone, anomalie widoczne od razu
Robot codziennie konsoliduje transakcje kartowe ze wszystkich źródeł, dopasowuje je do pojazdów, kierowców i tras, składa komplety do faktur zbiorczych, a transakcje odstające od wzorca wystawia ludziom do decyzji tego samego dnia.
Streszczenie dla zarządu
Transakcje kart spływają z kilku źródeł w różnych formatach, a rozliczenie to dopasowanie tysięcy pozycji do pojazdów i limitów. Nadużycia wychodzą przy reklamacji albo wcale.
Konsolidacja, przypisanie i kontrola reguł dzieją się codziennie. Fakturowanie zbiorcze dostaje gotowe komplety, a nie surowe pliki.
Transakcja odstająca od wzorca, miejsce, częstotliwość, wolumen ponad bak, jest sprawą tego samego dnia, z decyzją człowieka: blokada, pytanie do kierowcy, uznanie.
pliki i API operatorów kart; rejestr pojazdów i limitów; telematyka tam, gdzie jest; sprawy i fakturowanie w ERP oraz Microsoft Teams
Problem biznesowy
Tysiące pozycji, zero pytań
Karty paliwowe upraszczają życie kierowcy i komplikują je finansom. Transakcje spływają z własnego systemu kartowego i od operatorów zewnętrznych, każde źródło w swoim formacie i rytmie. Zanim powstanie faktura zbiorcza albo rozliczenie floty, ktoś musi te strumienie skleić, przypisać do pojazdów i kierowców oraz rozstrzygnąć pozycje, które nie pasują do niczego.
Przy kilkudziesięciu tysiącach pozycji miesięcznie kontrola realna zamienia się w kontrolę statystyczną: sprawdza się to, co samo krzyczy. Tankowanie poza trasą, dwa tankowania w odstępie godziny, wolumen większy niż bak, karta użyta w dzień postoju pojazdu, wszystko to są wzorce widoczne w danych, ale tylko wtedy, gdy ktoś na nie patrzy codziennie, a nie przy zamknięciu miesiąca.
Miesięczny rytm ma jeszcze jedną wadę: spory. Klient flotowy kwestionuje pozycję z faktury zbiorczej trzy tygodnie po zdarzeniu, kiedy kierowca już nie pamięta, a zapis telematyki trzeba dopiero odszukać. Każdy spór kosztuje więcej, niż wynosi sporna kwota, więc częściej się go uznaje, niż wyjaśnia.
W efekcie nikt nie umie powiedzieć, ile kosztują nadużycia i błędy, bo system jest zaprojektowany tak, żeby ich nie widzieć. Widać tylko sumę na fakturze, a suma nie zadaje pytań.
Jak to wygląda dzisiaj
Poniżej to, jak wygląda praca, zanim cokolwiek zostanie zautomatyzowane.
- CzłowiekKtoś ściąga pliki transakcji od operatorów i z systemu własnego, każdy w innym formacie
- CzłowiekPozycje są klejone w arkuszu i przypisywane do pojazdów według rejestru, który bywa nieaktualny
- Ryzyko błęduKontrola ogranicza się do pozycji rzucających się w oczy; wzorce czasowe i trasowe umykają
- OczekiwanieFakturowanie zbiorcze czeka na sklejenie kompletu, a komplet na ostatni plik
- Ryzyko błęduSpór klienta przychodzi tygodnie po zdarzeniu, gdy dowody trzeba rekonstruować
- Ryzyko błęduKarta zgubiona albo nadużywana pracuje do końca cyklu, bo nikt nie patrzy w trakcie
Dlaczego obecny proces kosztuje więcej, niż widać
Rachunek, którego nie widać w budżecie.
- Nadużycia niewykryte nie figurują nigdzie: koszt jest realny, ale rozpuszczony w pozycji „paliwo”, więc formalnie nie istnieje.
- Spory rozstrzygane uznaniem, bo wyjaśnienie kosztuje więcej niż sporna kwota; przy skali to systematyczny rabat, którego nikt nie zatwierdził.
- Godziny klejenia plików i przypisywania pozycji co miesiąc, w najgorszym momencie: przy zamknięciu.
- Limity i reguły kart ustawione lata temu i nieprzeglądane, bo nikt nie ma danych, żeby je poprawić.
Koszt zaniechania
Środkowy wiersz jest z natury szacunkiem: wartość nadużyć widzi się dopiero po wdrożeniu kontroli, i to jest właśnie sedno problemu. 0,4% to ostrożna wartość modelowa dla floty bez codziennej kontroli reguł; branżowe widełki bywają szersze w obie strony.
Uwaga uczciwa: część anomalii okazuje się niewinna. Tankowanie poza trasą bywa objazdem, podwójne tankowanie awarią dystrybutora. Dlatego wynik reguły jest pytaniem do człowieka, nie wyrokiem; wartością jest to, że pytanie pada tego samego dnia.
Przykładowa organizacja o realnych proporcjach – liczby służą do policzenia sprawy na Państwa danych, nie są wynikiem klienta.
Operator kart flotowych przy sieci stacji, obsługujący też floty klientów: własny system kartowy, transakcje obce od dwóch operatorów, SAP do fakturowania, telematyka u części klientów flotowych, Microsoft 365.
38 000 transakcji miesięcznie, 4 200 aktywnych kart, faktury zbiorcze dla 130 klientów flotowych w trzech cyklach.
Konsolidacja w arkuszach, przypisania ręczne przy rozjazdach rejestru, kontrola wyrywkowa, spory obsługiwane mailami z historią odtwarzaną wstecz.
Trzy osoby tracą większość miesiąca na klejenie i przypisywanie; anomalie wychodzą od klientów, nie z własnej kontroli; nikt nie zna kosztu nadużyć.
Robot codziennie pobiera transakcje ze wszystkich źródeł, normalizuje, przypisuje do pojazdów i kierowców, kontroluje regułami (limity, geografia, czas, pojemność, status pojazdu, telematyka tam, gdzie jest) i buduje komplety do faktur; anomalie idą jako sprawy do decyzji tego samego dnia.
W modelowanym przypadku fakturowanie zbiorcze przestaje czekać na sklejenie, a pierwsza rzeczywista liczba nadużyć w historii firmy powstaje po kwartale codziennej kontroli. To liczby z modelu, nie z niczyich rejestrów.
Proponowane rozwiązanie
Zaczynamy od rejestru i reguł: pojazdy, karty, kierowcy, limity oraz katalog reguł kontrolnych z progami, spisany z finansami i flotą. Reguły są konfiguracją z wersjami, nie kodem: nowa reguła to wiersz w tabeli, nie projekt.
Robot codziennie pobiera transakcje z każdego źródła, sprowadza je do wspólnego formatu i przypisuje do pojazdów oraz kierowców, z jawną listą pozycji nieprzypisywalnych zamiast cichego „jakoś się przypisało”. Każda transakcja przechodzi katalog reguł; tam, gdzie klient ma telematykę, pozycje są dodatkowo zestawiane z lokalizacją i statusem pojazdu.
Transakcje czyste budują komplety do faktur zbiorczych w ERP dokładnie w rytmie cykli. Anomalie stają się sprawami w Microsoft Teams z pełnym kontekstem: karta, historia, wzorzec, mapa, jeśli jest telematyka. Człowiek decyduje: blokada karty, pytanie do kierowcy lub klienta, uznanie z adnotacją. Spory klienckie dostają dossier transakcji jednym kliknięciem, póki dowody są świeże.
UiPath Orchestrator: przebiegi dzienne, kolejki per źródło, ponowienia i ślad audytowy; UiPath Document Understanding dla załączników sporów; konektory UiPath Integration Service do Microsoft Teams i Outlook 365; sprawy UiPath Action Center
Normalizację źródeł, rejestr kart-pojazdów-kierowców, katalog reguł z wersjami, przypisania z jawnymi wyjątkami, komplety fakturowe, sprawy anomalii z kontekstem i dossier sporów
Pliki i API operatorów kart, system kartowy własny, fakturowanie w SAP przez udokumentowane interfejsy, telematyka klientów flotowych tam, gdzie jest dostępna
Jak działa proces po automatyzacji
- AutomatyzacjaRobot codziennie pobiera i normalizuje transakcje ze wszystkich źródeł kartowych
- AutomatyzacjaPozycje są przypisywane do pojazdów i kierowców; nieprzypisywalne trafiają na jawną listę
- AutomatyzacjaKażda transakcja przechodzi katalog reguł; przy telematyce także zestawienie z trasą i statusem pojazdu
- SystemCzyste transakcje budują komplety do faktur zbiorczych w rytmie cykli klientów
- CzłowiekAnomalia to sprawa tego samego dnia: blokada, pytanie, uznanie, zawsze decyzją człowieka
- CzłowiekSpór kliencki dostaje dossier transakcji z historią i mapą, póki zdarzenie jest świeże
Model współpracy człowieka z automatyzacją
Automatyzacja obsługuje
- Codzienną konsolidację i normalizację wszystkich źródeł transakcji
- Przypisania, katalog reguł i budowę kompletów fakturowych w rytmie cykli
- Sprawy anomalii z kontekstem i dossier do sporów na żądanie
Człowiek decyduje
- Katalog reguł, progi i limity oraz każdą ich zmianę
- Decyzję w każdej anomalii: blokada, pytanie, uznanie
- Rozstrzygnięcia sporów i rozmowy z klientami flotowymi
Przed i po
Systemy i integracje
Stos jest krótki celowo: jeden silnik, jedna warstwa wykonawcza, jedno miejsce decyzji człowieka.
Wejścia
- transakcje z systemu własnego i operatorów
- rejestr kart, pojazdów, kierowców i limitów
- katalog reguł kontrolnych
- dane telematyczne tam, gdzie dostępne
Warstwa automatyzacji
- UiPath Orchestrator
- UiPath Robots
- UiPath Integration Service
- UiPath Action Center
Systemy docelowe
- komplety do faktur zbiorczych w ERP
- sprawy anomalii w Microsoft Teams
- dossier sporów i statystyka reguł
Punkty styku z człowiekiem: sprawy UiPath Action Center w Microsoft Teams; tygodniowy przegląd skuteczności reguł z finansami i flotą
Wykorzystane technologie
przebiegi dzienne per źródło, kolejki, ponowienia, magazyn poświadczeń, audyt
Asprawy anomalii, dossier sporów i korespondencja z klientami
Adecyzje o blokadach i uznaniach tam, gdzie pracują finanse floty
Aodczyt załączników sporów i potwierdzeń, gdy przychodzą jako PDF-y i skany
Akomplety fakturowe i rozrachunki przez udokumentowane interfejsy; robot przygotowuje, księgowanie według Państwa reguł
AJak to wdrażamy
Od opisu do działającego procesu
To rozwiązanie wdrażamy w ramach usługi automatyzacji procesów: najpierw mierzymy proces na danych firmy, potem budujemy, testujemy i utrzymujemy roboty. Integrację z SAP prowadzi nasz zespół SAP.
Realizacje
Opisane wdrożenia u klientów są w dziale Case studies.
Ilustracyjny model ekonomiczny
Liczby, które mogą Państwo sprawdzić na własnych danych.
Procent nadużyć jest z definicji nieznany przed wdrożeniem kontroli i to on jest największą niewiadomą modelu; 0,4% to wartość ostrożna, a „połowa wykrywalności” celowo skromna. Prawdziwa liczba powstanie po pierwszym kwartale codziennych reguł i będzie pierwszą taką liczbą w historii firmy.
Policzmy to na Państwa danych
Szacunek ilustracyjny na podstawie Państwa danych. To model uwolnionej przepustowości, nie obietnica oszczędności.
Korzyści biznesowe
- Fakturowanie zbiorcze schodzi z krytycznej ścieżki, bo komplety są gotowe codziennie
- Anomalie dostają pytanie tego samego dnia, a karta nadużywana nie pracuje do końca cyklu
- Spory wyjaśnia się dossier zamiast uznaniem, póki kierowca pamięta, a telematyka ma zapis
- Limity i reguły przegląda się na statystyce skuteczności, nie na przeczuciu
- Koszt nadużyć staje się liczbą, którą można zarządzać, zamiast rozpuszczać w pozycji „paliwo”
Perspektywa zarządu
- Kontrola przestaje być statystyczna: każda transakcja przechodzi te same reguły, codziennie
- Każda decyzja, blokada, uznanie, rozstrzygnięcie sporu, ma zapis z nazwiskiem i kontekstem
- Rozmowy z klientami flotowymi prowadzą się na dossier, nie na przepraszaniu
Wpływ na KPI zarządu
anomalie na tysiąc transakcji i ich rozstrzygnięcia · czas od transakcji do decyzji w anomalii · spory uznane bez wyjaśnienia · terminowość kompletów fakturowych · wartość wykrytych nadużyć kwartalnie
Bezpieczeństwo i nadzór
Automat ma dokładnie te uprawnienia, których potrzebuje. Ani jednego więcej.
- Dane kart i transakcji przetwarzane są w minimalnym zakresie potrzebnym do reguł; dostępy per źródło, konta techniczne, pełny audyt
- Blokada karty nigdy nie jest automatyczna: robot przygotowuje, człowiek decyduje, zapis zostaje
- Katalog reguł i limity są wersjonowane; każda sprawa zapisuje regułę i wersję, która ją wywołała
- Dane kierowców ograniczone do przypisań służbowych; sprawy operują numerami kart i pojazdów, dossier ujawnia dane osobowe tylko uprawnionym
- Sprawy i rejestry pozostają w Państwa dzierżawie Microsoft 365, a roboty pracują w regionie unijnym UiPath Automation Cloud
Dlaczego teraz
Ceny paliw zrobiły z kart flotowych istotną pozycję kosztową klientów: floty pytają o kontrolę i raporty, a operator, który je ma, wygrywa przetargi.
Telematyka spowszedniała: dane do zestawiania transakcji z trasami już są u klientów, czekają tylko na proces, który z nich korzysta.
Skala rośnie szybciej niż zespoły: każdy nowy klient flotowy to tysiące pozycji, a arkusz nie zatrudnia się sam.
Role zarządcze, których to dotyczy
Koszt nadużyć i błędów staje się mierzalny i spada; fakturowanie zbiorcze przestaje zależeć od klejenia plików
Kontrola i dossier sporów stają się argumentem sprzedażowym wobec flot, nie kosztem obsługi
Limity i reguły opierają się na statystyce, a pytania do kierowców padają, gdy zdarzenie jest świeże
Częste pytania i zastrzeżenia
Mają, i dobrze: łapią wzorce widoczne w ich sieci. Nie widzą jednak Państwa kontekstu: tras, statusów pojazdów, dni postoju, rejestru kierowców. Najwięcej anomalii wychodzi dokładnie na styku tych dwóch światów, i ten styk jest u Państwa, nie u operatora.
Progi są po to, żeby szum został w statystyce: zaczyna się od reguł ostrych (wolumen ponad bak, karta w dniu postoju), a rozszerza według skuteczności. Tygodniowy przegląd reguł to część procesu; reguła, która produkuje szum, jest strojona albo wyłączana, z historią zmian.
System kartowy autoryzuje i nalicza; nakładka rozlicza i kontroluje. To różne zadania: autoryzacja patrzy na kartę w chwili transakcji, kontrola na wzorzec w czasie i wobec floty. Nakładka nie zastępuje systemu, tylko konsumuje jego dane razem z pozostałymi źródłami.
Kiedy to nie jest właściwe rozwiązanie
- Flota poniżej ~20 pojazdów z jednym źródłem transakcji: raport operatora i rzut oka wystarczą
- Brak elektronicznych źródeł transakcji: z papierowych kwitów nie zbuduje się kontroli dziennej
- Oczekiwanie automatycznych blokad bez człowieka: świadomie tego nie robimy, bo koszt fałszywej blokady ponosi kierowca w trasie
Pytanie na najbliższe posiedzenie
Ile wyniósł w zeszłym roku koszt nadużyć i błędów na kartach flotowych i skąd ta liczba pochodzi, skoro kontrola działa raz na cykl?
Podejście wdrożeniowe
Zakres bez niedomówień, jeszcze przed podpisem.
Dostarczamy
- Rejestr kart-pojazdów-kierowców i katalog reguł z progami, spisany z finansami i flotą
- Codzienną konsolidację wszystkich źródeł z jawną listą wyjątków przypisań
- Komplety do faktur zbiorczych w rytmie cykli klientów
- Sprawy anomalii z kontekstem i dossier sporów jednym kliknięciem
- Statystykę skuteczności reguł oraz bieg równoległy przez jeden pełny cykl fakturowy
Potrzebujemy od Państwa
- Trzech miesięcy transakcji ze wszystkich źródeł oraz rejestru kart i pojazdów
- Właściciela katalogu reguł po stronie finansów oraz kontaktu po stronie floty
- Dostępów do plików lub API operatorów i do fakturowania w ERP
Etapy
Rozpoznanie
Miesiąc transakcji przepuszczony przez wstępne reguły: mapa źródeł, rozjazdy rejestru, pierwsze anomalie
Reguły
Katalog reguł z progami i ścieżkami decyzji zatwierdzony przez finanse i flotę
Budowa
Normalizacja, przypisania, reguły, komplety fakturowe, sprawy i dossier
Bieg równoległy
Jeden pełny cykl: robot rozlicza równolegle, różnice wobec dotychczasowego procesu wyjaśnione co do pozycji
Uruchomienie
Przejście na komplety robota, przegląd reguł po pierwszym miesiącu
Szybki efekt. Nakład zależy od liczby źródeł i jakości rejestru pojazdów; telematyka jest opcją, nie warunkiem startu.
Karta numer 2417 tankowała w soboty, sto kilometrów od bazy, od marca. Faktury zbiorcze wychodziły co miesiąc, punktualnie.
Prosimy o miesiąc transakcji ze wszystkich źródeł i rejestr pojazdów. Odsyłamy analizę: pozycje, które nasze reguły oznaczyłyby do decyzji, rozjazdy przypisań i szacunek czasu, który odzyskałoby fakturowanie.
Prześlij miesiąc transakcji do analizyTen sam problem ma zwykle sąsiedni proces
Kasa, terminale, gotówka i konwój schodzą się same; człowiek widzi tylko wyjątki.
Zobacz rozwiązanie Sprzedaż i marketingNowy cennik hurtowy w ERP, zanim otworzą się stacjeZmiana ceny producenta o 6:00 nie oznacza dnia sprzedaży na wczorajszych marżach.
Zobacz rozwiązanie Operacje i produkcjaŻaden kierowca nie wyjeżdża na nieważnym dokumencieDokumenty kierowców i pojazdów wygasają w czternastu kalendarzach.
Zobacz rozwiązanie