Start · Case studies · Automatyzacja finansów i HR w FMCG

Realizacja u klientów FMCG

Automatyzacja finansów, należności i HR u klientów z branży FMCG

Dla firm z branży FMCG zautomatyzowaliśmy kilkanaście procesów finansowych, kredytowych i kadrowych. Opisujemy tu dziesięć z nich, każdy w ten sam sposób: jaki był problem, co zrobiliśmy i co zyskał klient. Ze względu na poufność dane klientów są zanonimizowane.

Umów rozmowę Rozwiązania dla handlu i FMCG

Klient

Firmy z branży FMCG; dane klientów zanonimizowane

Zakres

10 opisanych procesów: finanse i należności, zakupy i płatności, treasury, HR

Technologie

UiPath, SAP, ServiceNow; roboty pracują w trybie 24/7

Usługa

Automatyzacja procesów: RPA i agenci AI

Procesy w tej realizacjiAutomatyczne rozliczenia VAT Automatyczne uzgadnianie sald bankowych Monitoring wyciągów bankowych i księgowania wpłat Szybkie i spójne decyzje kredytowe Sprawna obsługa zmiany terminu płatności Sprawy windykacyjne trafiają od razu do właściwej osoby Szybsze zwalnianie zablokowanych zamówień Automatyczna obsługa zapytań P2P Masowa aktualizacja danych pracowniczych Automatyczny onboarding nowego pracownika

Finanse i podatki

Automatyczne rozliczenia VAT

Koniec z ręcznym przepisywaniem danych między systemami a formularzami VAT.

Wyzwanie

Comiesięczne rozliczenia VAT w wielu krajach oznaczały godziny żmudnego kopiowania danych do arkuszy i formularzy. Przy takiej skali łatwo o pomyłkę i opóźnienie deklaracji.

Co zrobiliśmy

Uruchomiliśmy „cyfrowego pracownika”, który sam pobiera dane, przygotowuje kalkulacje według reguł klienta, wypełnia deklaracje VAT i weryfikuje numery kontrahentów, a na koniec archiwizuje dokumenty i przygotowuje płatności podatkowe do zatwierdzenia jednym kliknięciem.

Efekty

Deklaracje gotowe do wysłania bez pracy ręcznej
Mniej błędów i kosztownych korekt
Terminowość i spokój podczas audytów
Łatwe skalowanie na kolejne kraje i spółki
Krótszy czas zamknięcia VAT
Niższe ryzyko kar podatkowych
Odciążony zespół finansowy

Rozwiązania z biblioteki: Wysyłka faktur do KSeF i uzgadnianie statusów, E‑faktury zwalidowane i wysłane, nowe obowiązki wchłonięte.

Automatyczne uzgadnianie sald bankowych

Salda w dwóch systemach porównywane automatycznie, rozbieżność widać od razu.

Wyzwanie

Ręczne porównywanie sald między dwoma systemami bankowymi było czasochłonne, a rozbieżności wychodziły na jaw za późno.

Co zrobiliśmy

Robot automatycznie porównuje salda dla każdego rachunku, a w razie różnicy zakłada zgłoszenie i wskazuje osobę lub zespół odpowiedzialny za wyjaśnienie.

Efekty

Automatyczna kontrola zgodności sald
Wczesne wykrywanie różnic
Mniej rozbieżności finansowych
Gotowość do audytu
Wyższa dokładność danych finansowych
Niższe ryzyko audytowe
Krótszy czas uzgodnień

Rozwiązania z biblioteki: Uzgodnienia kont i księgowania, które zamykają się same, Salda wewnątrzgrupowe uzgodnione przed konsolidacją.

Monitoring wyciągów bankowych i księgowania wpłat

Brakujący wyciąg wychodzi na jaw od razu, więc księgowanie wpłat nie staje.

Wyzwanie

Brakujące lub opóźnione wyciągi bankowe potrafiły zatrzymać księgowanie wpłat i psuć obraz płynności, a wykrywano je zwykle za późno.

Co zrobiliśmy

Robot analizuje raporty z systemu bankowego, sam odróżnia rzeczywiste braki od dni wolnych i, gdy wyciąg powinien już być dostępny, automatycznie zakłada zgłoszenie i kieruje je do właściwej osoby.

Efekty

Proaktywne wykrywanie braków
Szybsze rozwiązywanie problemów
Ciągłość procesu księgowania wpłat
Mniej przestojów w procesach finansowych
Szybsze księgowanie wpłat (DSO)
Lepsza widoczność przepływów
Niższe ryzyko operacyjne

Rozwiązania z biblioteki: Dzienna pozycja gotówkowa bez porannego arkusza, Uzgodnienia kont i księgowania, które zamykają się same.

Należności i kredyt

Szybkie i spójne decyzje kredytowe

Decyzje o limitach zapadają szybciej, a ryzyko nie rośnie.

Wyzwanie

Zapytania o aktualny limit kredytowy oraz wnioski o jego zwiększenie lub zmniejszenie wymagały ręcznego zbierania danych finansowych i długo czekały na decyzję.

Co zrobiliśmy

Robot automatycznie pobiera aktualne dane o kliencie i jego historii, uzupełnia zgłoszenie i przekazuje sprawę do decyzji, zarówno przy prostych zapytaniach, jak i przy wnioskach o zmianę limitu.

Efekty

Szybsze decyzje kredytowe
Skuteczniejsze wsparcie sprzedaży bez wzrostu ryzyka
Automatyczne pobieranie danych finansowych
Jednolite zasady na wszystkich rynkach
Szybszy onboarding klientów i przychody
Kontrola ryzyka złych długów
Krótszy czas decyzji kredytowej

Rozwiązania z biblioteki: Screening kontrahentów: sankcje, status VAT, rejestry, Process mining O2C: gdzie utyka gotówka. Powiązane: Wieża kontrolna Order-to-Cash.

Sprawna obsługa zmiany terminu płatności

Wnioski klientów o nowy termin płatności obsłużone szybko, z kompletem akceptacji.

Wyzwanie

Obsługa próśb o zmianę terminu płatności wymagała ręcznego zbierania danych i pilnowania kolejnych akceptacji.

Co zrobiliśmy

Robot uzupełnia zgłoszenie o wszystkie potrzebne dane i prowadzi je przez proces akceptacji zgodnie z zasadami klienta, aż do decyzji i zamknięcia sprawy.

Efekty

Szybsza obsługa wniosków
Lepsze doświadczenie klienta i elastyczność
Mniej pracy ręcznej
Lepsza kontrola nad przepływem gotówki
Lepsze zarządzanie terminami (DSO)
Wyższa satysfakcja klienta
Przewidywalny cash flow

Rozwiązania z biblioteki: Process mining O2C: gdzie utyka gotówka, Faktury przypomniane, zanim zrobią się trudne.

Sprawy windykacyjne trafiają od razu do właściwej osoby

Zgłoszenie w sprawie należności ląduje u właściwego opiekuna bez ręcznego sortowania.

Wyzwanie

Zgłoszenia dotyczące należności trzeba było ręcznie przypisywać do odpowiednich osób w różnych regionach. To opóźniało start windykacji i rodziło błędy.

Co zrobiliśmy

Robot rozpoznaje, kogo dotyczy dana sprawa, i automatycznie kieruje ją do właściwego windykatora lub zespołu w danym regionie, natychmiast po zgłoszeniu i przez całą dobę.

Efekty

Koniec ręcznego rozdzielania spraw
Szybszy start działań windykacyjnych
Mniej błędnych przypisań i poprawek
Jednolity proces we wszystkich krajach
Szybszy spływ należności (DSO)
Wyższa produktywność zespołu
Krótszy czas obsługi sprawy

Rozwiązania z biblioteki: Process mining O2C: gdzie utyka gotówka, Faktury przypomniane, zanim zrobią się trudne. Powiązane: Agent należności: gotówka wraca szybciej.

Szybsze zwalnianie zablokowanych zamówień

Prawidłowe zamówienia ruszają bez zwłoki, a firma szybciej zarabia.

Wyzwanie

Zamówienia blokowane przez kontrolę kredytową czekały na ręczną weryfikację. Każda godzina zwłoki to opóźniona sprzedaż i przychód.

Co zrobiliśmy

Robot co kilka minut wykrywa zablokowane zamówienia, zbiera potrzebne informacje, wykonuje wstępne sprawdzenia i uruchamia proces akceptacji zgodnie z zasadami klienta, a po decyzji odblokowuje zamówienie.

Efekty

Szybsze zwalnianie prawidłowych zamówień
Mniej ręcznej weryfikacji danych
Ustandaryzowana ścieżka akceptacji
Mniej utraconych przychodów przez opóźnienia
Szybsza realizacja przychodów
Krótszy czas obsługi
Lepsza kontrola ryzyka kredytowego

Rozwiązania z biblioteki: Zamówienia klientów z PDF i e‑maili prosto do ERP, Zablokowane faktury wyjaśnione przed przebiegiem płatności. Powiązane: Wieża kontrolna Order-to-Cash.

Zakupy i płatności

Automatyczna obsługa zapytań P2P

Kopie faktur, statusy i zestawienia dostarczane natychmiast, przez całą dobę.

Wyzwanie

Zespoły i dostawcy zasypywali dział rozliczeń powtarzalnymi prośbami: kopia faktury, status płatności, zestawienie konta. To wiązało ludzi i tworzyło zaległości.

Co zrobiliśmy

Robot odbiera zapytanie, znajduje potrzebny dokument lub informację i odsyła odpowiedź użytkownikowi. Bez przerw, 24/7.

Efekty

Natychmiastowe odpowiedzi na typowe zapytania
Koniec powtarzalnej pracy ręcznej
Dostępność usługi 24/7
Mniejszy backlog w zespołach rozliczeń
Wyższa produktywność
Niższy koszt obsługi zapytania
Zadowoleni użytkownicy i dostawcy

Rozwiązania z biblioteki: Skrzynka AP posortowana co godzinę, odpowiedzi z SAP, Zmiany danych dostawców z kontrolą wyłudzeń płatności. Powiązane: Spór fakturowy bez eskalacji.

Masowa aktualizacja danych pracowniczych

Setki zmian danych w jednym przebiegu, bez ręcznego wprowadzania.

Wyzwanie

Masowe zmiany danych pracowników w systemie HR to żmudne i wrażliwe zadanie, w którym łatwo o pomyłkę.

Co zrobiliśmy

Robot pobiera zgłoszenie z plikiem zmian, weryfikuje jego zakres (z wykluczeniem kadry zarządzającej), przygotowuje dane i realizuje masową aktualizację, a na końcu raportuje wynik do zespołu HR.

Efekty

Szybka i bezpieczna aktualizacja masowa
Eliminacja błędów ręcznego wprowadzania
Kontrola nad wrażliwymi danymi
Pełny ślad i raport z operacji
Wyższa produktywność HR
Lepsza jakość danych
Zgodność i mniej korekt

Rozwiązania z biblioteki: Dane do listy płac sprawdzone przed naliczeniem, Adres, nazwisko i konto zmienia sam pracownik.

Automatyczny onboarding nowego pracownika

Nowi pracownicy szybciej gotowi do pracy, a HR ma mniej papierologii.

Wyzwanie

Zakładanie i aktualizacja danych nowych pracowników wymagało ręcznego przetwarzania plików i wielu kroków między systemami.

Co zrobiliśmy

Robot pobiera i bezpiecznie przetwarza dane z systemu kadrowego, archiwizuje je i zakłada lub aktualizuje pracownika w systemie HR: od nowego zatrudnienia, przez zmiany, po zakończenie współpracy.

Efekty

Zautomatyzowany przepływ danych onboardingowych
Szybsza aktywacja pracowników w systemach
Odciążenie HR z pracy administracyjnej
Bezpieczne przetwarzanie danych
Krótszy czas onboardingu
Lepsze doświadczenie pracownika
Niższe koszty operacyjne HR

Rozwiązania z biblioteki: Joiner, mover, leaver: konta i dostępy od pierwszego dnia, Gotowi od pierwszego dnia: konta, dostępy i sprzęt. Powiązane: Agent HR na Teams.

Agenci i scenariusze

Te same procesy w wersji z agentem AI

Scenariusze to modele ilustracyjne z kalkulacją, opisane na przykładowej firmie. Pokazują, co zmienia agent AI na Microsoft Teams w procesach z tej realizacji.

ScenariuszWieża kontrolna Order-to-Cash

Szybsza realizacja przychodu, niższe DSO, pełna audytowalność każdej decyzji.

Zobacz scenariusz ScenariuszSpór fakturowy bez eskalacji

Rozstrzygnięcia w godziny, mniej korekt „dla świętego spokoju”, lepsze relacje z dostawcami.

Zobacz scenariusz ScenariuszAgent HR na Teams

Odpowiedź w sekundę zamiast dni; HR odzyskuje czas na rekrutację i rozwój.

Zobacz scenariusz Agent AIAgent należności: gotówka wraca szybciej

Priorytetyzuje, pisze, eskaluje i proponuje decyzje, a Państwo tylko zatwierdzają.

Zobacz agenta

Referencje i szczegóły tych wdrożeń udostępniamy w procesie ofertowym.

Podobny proces spowalnia Państwa zespół?

Proszę opowiedzieć nam o procesie w kwadrans. Pokażemy, jak szybko możemy go zautomatyzować u Państwa.

Umów rozmowę

Wszystkie realizacje