Każda sztuka sprzętu ma status, a rezerwacja nie obiecuje roweru, którego nie będzie

Wypożyczalnia sprzętu zarządza flotą, tylko nikt tego tak nie nazywa. Kilkadziesiąt czy kilkaset sztuk, z których każda ma swój stan techniczny, swoją historię napraw i swoje miejsce, krąży między klientami, serwisem i punktami. W sezonie ta karuzela kręci się od rana do wieczora, a jedynym systemem bywa zeszyt rezerwacji, zeszyt kaucji i pamięć właściciela.

Rezerwacja telefoniczna obiecuje sprzęt, którego dostępności nikt naprawdę nie sprawdził: kalendarz nie wie, że dwa rowery z pięciu są w serwisie, a trzeci wyjechał wczoraj na tydzień. Klient przyjeżdża, sprzętu nie ma, i to jest dokładnie ten rodzaj rozczarowania, który ląduje w opiniach. W drugą stronę bywa gorzej: sprzęt stoi, bo nikt nie wie, że wrócił.

Kaucje i protokoły to osobny rozdział: gotówka zapisana w zeszycie, stan sprzętu przy wydaniu opisany słowem „ok”, zwrot przyjęty w biegu bez oględzin. Gdy klient odda pękniętą ramę, spór toczy się bez dowodów. A terminy przeglądów, od hamulców po wiązania, istnieją głównie jako wyrzut sumienia: serwisuje się to, co się zepsuło, a nie to, co miało przegląd po trzydziestu wypożyczeniach.

Właściciel nie zna przy tym odpowiedzi na najprostsze pytania biznesu: które kategorie zarabiają, co stoi martwe, ile sprzętu jest przetrzymane i od kiedy. Decyzje o dokupieniu floty zapadają na wyczucie, w środku sezonu, czyli najdrożej.

Poniżej to, jak wygląda praca, zanim cokolwiek zostanie zautomatyzowane.