Start · Rozwiązania · Obsługa klienta

Rozwiązanie · Obsługa klienta

Telefon dzwonił, gdy ręce były zajęte klientem. Dwie minuty później dzwoniący dostaje SMS, a numer czeka w kolejce

Nieodebrane telefony oddzwonione

Robot patrzy na historię połączeń Waszej centralki albo telefonu firmowego. Nieodebrany numer dostaje w dwie minuty SMS: widzieliśmy telefon, oddzwonimy do konkretnej godziny, a jeśli wolisz, zarezerwuj termin sam. Numer trafia do kolejki oddzwonek w Teams i nie znika z niej, dopóki ktoś nie odhaczy rozmowy. Dzwonienie zostaje ludzkie; robot pilnuje tylko, żeby żaden numer nie przepadł.

Szybki efektMicrosoft TeamsCzłowiek w pętli decyzyjnejAutomatyzacja deterministyczna
1 na 5połączeń w godzinach pracy zostaje w tym modelowym gabinecie bez odbioru, bo ręce są akurat przy kliencie; oddzwonienie następuje wieczorem z pamięci albo wcale, a klient tymczasem zapisał się tam, gdzie odebrali.

Streszczenie dla zarządu

Wyzwanie

W małej firmie usługowej telefon dzwoni wtedy, gdy trwa praca: masaż, strzyżenie, koło na podnośniku. Nieodebrane zbierają się w historii połączeń, oddzwanianie odbywa się wieczorem z pamięci, a część numerów nie doczekuje się nigdy.

Co się zmienia

Robot widzi nieodebrane w historii centralki i w dwie minuty wysyła dzwoniącemu SMS z obietnicą oddzwonienia i linkiem do samodzielnej rezerwacji; numer ląduje w kolejce oddzwonek w Teams i czeka na odhaczenie.

Wartość biznesowa

Dzwoniący przestaje wybierać konkurencję z braku odpowiedzi: dostaje znak życia od razu, oddzwonienie w obiecanym oknie albo rezerwuje sam. Właściciel pierwszy raz widzi, ile telefonów ginęło i ile udało się uratować.

Systemy w tle

historia połączeń z centralki albo od operatora; SMS w dwie minuty; kolejka oddzwonek i raport w Microsoft Teams; rezerwacje przez Microsoft Bookings

Problem biznesowy

Klient nie zostawia drugiej szansy; klient zostawia numer i czeka kwadrans

W jednoosobowym gabinecie i w trzyosobowym warsztacie telefon ma najgorszy możliwy rozkład jazdy: dzwoni wtedy, gdy trwa praca, za którą klient płaci. Masażystka nie przerwie zabiegu, mechanik nie wyjdzie spod auta, fryzjerka nie odłoży nożyczek w połowie cięcia. Połączenie wybrzmiewa, wpada do historii i zaczyna czekać na wieczór.

Wieczorem historia połączeń wygląda inaczej niż w południe: część numerów jest nieznana, nie wiadomo, kto dzwonił w jakiej sprawie, a energia po dziesięciu godzinach pracy jest taka, jaka jest. Oddzwania się do dwóch, trzech numerów, reszta zostaje na jutro, a jutro dochodzą nowe. Tak powstaje cicha lista klientów, którzy chcieli zapłacić i którym nikt nie odpowiedział.

Dzwoniący ma tymczasem swój własny zegar. Boli go bark, cieknie mu z rury, wesele ma w sobotę; dzwoni do trzech firm po kolei i zostaje z tą, która odebrała albo chociaż odpisała. To nie jest kwestia lojalności, tylko kolejności: wygrywa pierwszy znak życia, a przegrany nawet nie wie, że brał udział w wyścigu.

Najbardziej gorzka część dzieje się po zamknięciu. Połączenie o 19:40 nie dostaje żadnej odpowiedzi do rana, choć odpowiedź mogłaby być prosta: jesteśmy jutro od 9:00, a termin można zarezerwować teraz, tym linkiem. Tej wiadomości nie musi wysyłać człowiek; wystarczy, że ktoś ją raz napisze.

Jak to wygląda dzisiaj

Poniżej to, jak wygląda praca, zanim cokolwiek zostanie zautomatyzowane.

  1. CzłowiekTelefon dzwoni w trakcie zabiegu, naprawy albo strzyżenia
  2. OczekiwaniePołączenie wybrzmiewa i wpada do historii nieodebranych
  3. Ryzyko błęduDzwoniący wybiera następny numer z wyszukiwarki; ktoś tam odbiera
  4. OczekiwanieOddzwanianie zaczyna się wieczorem, z pamięci i resztek energii
  5. Ryzyko błęduNumery nieznane i sprawy niejasne zostają na jutro, a jutro dochodzą nowe
  6. OczekiwaniePołączenia po zamknięciu nie dostają żadnej odpowiedzi do rana
CzłowiekRyzyko błęduOczekiwanie

Dlaczego obecny proces kosztuje więcej, niż widać

Rachunek, którego nie widać w budżecie.

  • Policzcie nieodebrane z ostatniego miesiąca w historii centralki; sama ta liczba bywa zaskoczeniem.
  • Do ilu z nich ktoś oddzwonił tego samego dnia, a ile nie dostało żadnego znaku życia?
  • Ile jest warta jedna wizyta, jedno zlecenie, jedna naprawa, które odchodzą z każdym straconym numerem?
  • Ile wieczornych minut właściciela pochłania oddzwanianie z pamięci, bez wiedzy, kto dzwonił w jakiej sprawie?

Koszt zaniechania

Rocznie: klienci straceni przez brak reakcji na nieodebrane (model: co trzeci nieodebrany bez żadnej odpowiedzi, część z nich rezerwuje gdzie indziej)≈ 9 800 €
Połączenia po zamknięciu zostawione bez odpowiedzi do ranaklient rezerwuje tam, gdzie odpisali
Wieczorne oddzwanianie z pamięci przez właściciela≈ 1 200 € rocznie jego czasu

Model zakłada 80 nieodebranych miesięcznie, z których co trzecie nie dostaje żadnej reakcji, a część tych numerów to nowi klienci z konkretną potrzebą. Własną liczbę zobaczycie w historii centralki po jednym miesiącu.

Rachunek nie obejmuje reputacji: opinia „nie da się do nich dodzwonić” potrafi kosztować więcej niż wszystkie wiersze tej tabeli razem.

Scenariusz ilustracyjny

Przykładowa organizacja o realnych proporcjach – liczby służą do policzenia sprawy na Waszych danych, nie są wynikiem klienta.

Organizacja

Gabinet fizjoterapii: dwóch terapeutów, zabiegi po 45 minut, telefon firmowy z centralką VoIP, recepcji brak, Microsoft 365. Miesięcznie około 400 połączeń, z których 80 zostaje bez odbioru.

Wolumen

Dotąd: oddzwanianie wieczorem z historii połączeń, numery nieznane pomijane, połączenia po 18:00 bez żadnej odpowiedzi do rana.

Obecny proces

Środa, 11:20: pacjent z bolącym barkiem dzwoni trzeci raz. Terapeuta ma ręce na łopatce innego pacjenta; telefon wybrzmiewa.

Wąskie gardło

O 11:22 pacjent dostaje SMS: „Widzieliśmy Państwa telefon. Oddzwonimy do 13:00, a termin można zarezerwować od razu: [link]”. Numer ląduje w kolejce w Teams z godziną połączenia.

Rozwiązanie

Pacjent klika link i rezerwuje piątek 9:00 w Microsoft Bookings; wpis w kolejce odhacza się sam ze statusem „zarezerwował sam”. Gdyby nie kliknął, o 12:50 terapeuta widzi przypomnienie i oddzwania między zabiegami.

Potencjalny efekt

W piątkowym raporcie: 19 nieodebranych w tygodniu, 19 z odpowiedzią w dwie minuty, 11 oddzwonionych w obiecanym oknie, 6 rezerwacji z linku. W modelowanym gabinecie żaden numer nie został bez reakcji. To liczby z modelu, nie z rejestrów klienta.

Proponowane rozwiązanie

Źródłem jest historia połączeń: z centralki VoIP, z panelu operatora albo z telefonu firmowego, przez eksport lub API. Robot sprawdza ją co dwie minuty i porównuje z listą połączeń odebranych; różnica to nieodebrane, które wymagają reakcji. Nie nagrywamy rozmów i nie podsłuchujemy; robot widzi numer, godzinę i to, czy ktoś oddzwonił.

Reakcja ma dwie warstwy. Pierwsza jest natychmiastowa: SMS do dzwoniącego z komunikatem, który sami ustalicie, obietnicą oddzwonienia w konkretnym oknie i, jeśli chcecie, linkiem do samodzielnej rezerwacji w Microsoft Bookings. Druga jest wewnętrzna: numer trafia do kolejki oddzwonek w Teams i czeka tam z godziną połączenia, dopóki ktoś nie odhaczy rozmowy albo klient nie zarezerwuje sam. Po godzinach SMS brzmi inaczej: informuje, od której jesteście jutro, i podaje ten sam link.

Dzwoni zawsze człowiek. Robot nie prowadzi rozmów, nie udaje recepcji i nie obiecuje niczego poza tym, co w szablonie; pilnuje tylko, żeby każdy numer dostał znak życia w dwie minuty i żeby kolejka oddzwonek nie miała dna. Raz w tygodniu raport pokazuje, ile połączeń ginęło, ile uratowano i o których godzinach telefon dzwoni najczęściej; czasem z tego raportu wynika, że warto przesunąć przerwę obiadową.

Wykorzystane funkcje natywne

UiPath Orchestrator: nasłuch historii połączeń co dwie minuty, kolejka oddzwonek, ponowienia i ślad każdego kontaktu; konektory UiPath Integration Service do Microsoft Teams i Outlook 365

Co budujemy

SMS do dzwoniącego w dwie minuty po nieodebranym, kolejkę oddzwonek z odhaczaniem i przypomnieniami, wiadomość po godzinach z linkiem do rezerwacji i tygodniowy raport uratowanych kontaktów

Integracje dedykowane

Centralka VoIP albo telefonia operatora przez eksport lub API; bramka SMS; Microsoft Bookings do samodzielnej rezerwacji terminów

Jak działa proces po automatyzacji

  1. AutomatyzacjaRobot co dwie minuty porównuje historię połączeń z listą odebranych
  2. SystemNieodebrany numer dostaje SMS: oddzwonimy do konkretnej godziny albo zarezerwuj sam
  3. AutomatyzacjaNumer trafia do kolejki oddzwonek w Teams z godziną połączenia
  4. CzłowiekCzłowiek oddzwania między zabiegami; rozmowa zostaje rozmową
  5. SystemRezerwacja z linku odhacza wpis sama; brak reakcji rodzi przypomnienie
  6. AutomatyzacjaTygodniowy raport: nieodebrane, oddzwonione, uratowane, godziny szczytu
AutomatyzacjaCzłowiekSystem

Model współpracy człowieka z automatyzacją

Automatyzacja obsługuje

  • Wykrycie nieodebranego, SMS w dwie minuty i wpis do kolejki oddzwonek
  • Przypomnienia o numerach bez reakcji i odhaczanie rezerwacji z linku
  • Tygodniowy raport: ile ginęło, ile uratowano, kiedy telefon dzwoni najczęściej

Człowiek decyduje

  • Sama rozmowa telefoniczna: oddzwania człowiek, nie automat
  • Treść SMS-ów i obietnica okna oddzwonienia; robot pisze tylko to, co ustalicie
  • Decyzje z raportu: godziny pracy, przerwy, druga linia w sezonie

Przed i po

PrzedPo
Pierwszy znak życia po nieodebranymwieczorem albo nigdySMS w dwie minuty
Los numeru z historii połączeńpamięć właścicielakolejka z odhaczaniem w Teams
Połączenie po zamknięciucisza do ranaSMS z godzinami i linkiem do rezerwacji
Wiedza o ginących telefonachżadnatygodniowy raport z liczbami

Systemy i integracje

Stos jest krótki celowo: jeden silnik, jedna warstwa wykonawcza, jedno miejsce decyzji człowieka.

Wejścia

  • historia połączeń z centralki albo od operatora
  • szablony SMS i okna oddzwonień
  • kalendarz wolnych terminów w Bookings
  • odhaczenia rozmów przez zespół

Warstwa automatyzacji

  • UiPath Orchestrator
  • UiPath Robots
  • UiPath Integration Service
  • UiPath Action Center

Systemy docelowe

  • SMS-y do dzwoniących w dwie minuty
  • kolejka oddzwonek z przypomnieniami w Teams
  • tygodniowy raport nieodebranych i uratowanych

Punkty styku z człowiekiem: oddzwanianie między zabiegami według kolejki; odhaczenie rozmowy jednym dotknięciem; przegląd raportu raz w tygodniu

historia połączeń z centralki albo panelu operatoraUiPath OrchestratorUiPath Robotswykrywanie nieodebranych, SMS-y, kolejka i przypomnieniaTeams z kolejką i raportem, Bookings z rezerwacjami

Wykorzystane technologie

UiPath Robots + Orchestrator

nasłuch historii połączeń, kolejka oddzwonek, ponowienia, ślad każdego kontaktu

A
UiPath Integration Service (konektory Teams i Outlook 365)

kolejka, przypomnienia i raporty tam, gdzie zespół już patrzy

A
Microsoft Bookings

samodzielna rezerwacja terminu z linku w SMS-ie, z kalendarza, który już prowadzicie

A
Centralka VoIP albo telefonia operatora

historia połączeń przez eksport lub API; bez nagrywania rozmów

B
Bramka SMS z API

wiadomości do dzwoniących w dwie minuty; na Waszej umowie z dostawcą

B
Apotwierdzona funkcja produktu (dokumentacja producenta)Bzweryfikowane źródło zewnętrzne

Ilustracyjny model ekonomiczny

Liczby, które możecie sprawdzić na własnych danych.

Model ilustracyjny
Część straconych klientów wraca: znak życia w dwie minuty zamiast ciszy (model)≈ 6 500 € / rok uratowanych zleceń
Rezerwacje z linku po godzinach, bez udziału zespołukalendarz zapełnia się nocą
Wieczorne oddzwanianie z pamięcikolejka na jutro zamiast listy w głowie
Roczna wartość uratowanych kontaktów (ilustracyjnie)≈ 6 500 €

Model zakłada, że szybka reakcja ratuje część nieodebranych, nie wszystkie; kto naprawdę musiał, ten i tak znalazł inną firmę w kwadrans. Liczby wolumenów należą do scenariusza; własne podstawicie w kalkulatorze obok.

Policz to na swoich danych

godzin do odzyskania miesięcznie
rocznej przepustowości do odzyskania

Szacunek ilustracyjny na podstawie Twoich danych. To model uwolnionej przepustowości, nie obietnica oszczędności.

Korzyści biznesowe

  • Każdy nieodebrany numer dostaje znak życia w dwie minuty, także po godzinach
  • Kolejka oddzwonek zastępuje pamięć; żaden numer nie przepada między zabiegami
  • Część dzwoniących rezerwuje sama z linku, zanim ktokolwiek znajdzie chwilę
  • Właściciel odzyskuje wieczory, a klient przestaje słyszeć „nie da się do nich dodzwonić”
  • Raport pokazuje godziny szczytu połączeń; grafik można ustawić pod prawdziwy ruch

Perspektywa zarządu

  • Sprzedaż przestaje zależeć od tego, czy ręce były akurat wolne, gdy dzwonił telefon
  • Liczba ginących połączeń staje się widoczna i mierzalna, zamiast być przeczuciem
  • Godziny szczytu z raportu to twarde dane do decyzji o grafiku i drugiej linii

Wpływ na KPI zarządu

odsetek nieodebranych z odpowiedzią w 5 minut · czas do oddzwonienia · rezerwacje z linku po nieodebranym · kontakty uratowane po godzinach · nieodebrane bez żadnej reakcji tygodniowo

Bezpieczeństwo i nadzór

Automat ma dokładnie te uprawnienia, których potrzebuje. Ani jednego więcej.

  • Robot widzi numer, godzinę i status połączenia; rozmowy nie są nagrywane ani odsłuchiwane
  • Numery telefonów przetwarzane są wyłącznie do oddzwonienia i rezerwacji, zgodnie z RODO
  • SMS-y wychodzą z szablonów, które sami zatwierdzicie; robot nie prowadzi rozmów i nie udaje człowieka
  • Każdy SMS i każde odhaczenie mają zapis: co, kiedy, do którego numeru
  • Dane pozostają w Waszej dzierżawie Microsoft 365; roboty pracują w regionie unijnym UiPath Automation Cloud

Dlaczego teraz

01

Klient porównuje trzy firmy w kwadrans; pierwszy znak życia wygrywa, a cisza nie dostaje drugiej szansy.

02

Historia połączeń, którą już macie, zawiera gotową listę straconych klientów; trzeba ją tylko zacząć czytać co dwie minuty.

03

Wdrożenie tej klasy mieści się w tygodniach; pierwszy raport nieodebranych bywa najtańszym audytem sprzedaży, jaki firma kiedykolwiek zrobiła.

Role zarządcze, których to dotyczy

Właściciel

Widzi w piątek, ile telefonów ginęło i ile uratowano; wieczory przestają być czasem oddzwaniania

Zespół

Oddzwania z kolejki między zabiegami zamiast z pamięci po zamknięciu

Dzwoniący

Dostaje SMS w dwie minuty i oddzwonienie o obiecanej porze albo rezerwuje sam jednym kliknięciem

Częste pytania i zastrzeżenia

Nie mamy centralki, tylko zwykły telefon komórkowy z abonamentem firmowym.

Większość operatorów udostępnia historię połączeń w panelu albo przez API i to wystarcza. Jeśli Wasz nie udostępnia, tania centralka wirtualna kosztuje kilkadziesiąt złotych miesięcznie i przy okazji daje zapowiedź i godziny otwarcia.

Czy klienci nie uznają automatycznego SMS-a za spam?

SMS przychodzi w dwie minuty po ich własnym połączeniu, z nazwą firmy i konkretem: oddzwonimy do 13:00, albo zarezerwuj tu. To odpowiedź, na którą czekali, nie reklama. Treść jest Wasza, a link do rezerwacji można pominąć.

Co z numerami zastrzeżonymi i pomyłkami?

Numer zastrzeżony nie dostanie SMS-a, bo nie ma dokąd go wysłać; trafia tylko do kolejki jako „nieodebrane bez numeru”. Pomyłka, która dostanie SMS, po prostu nie kliknie i nie oddzwoni; wpis wygasa z kolejki po ustalonym czasie.

Kiedy to nie jest właściwe rozwiązanie

  • Firma z recepcją, która realnie odbiera niemal wszystko: najpierw sprawdźcie w historii, czy problem istnieje
  • Oczekiwanie voicebota, który przeprowadzi rozmowę i umówi klienta głosem: tu dzwoni człowiek, robot pilnuje kolejki
  • Telefonia bez dostępu do historii połączeń i bez zgody na jej udostępnienie: bez źródła nie ma nasłuchu

Pytanie na najbliższe posiedzenie

Ile wczorajszych nieodebranych połączeń dostało od nas do dziś jakikolwiek znak życia?

Podejście wdrożeniowe

Zakres bez niedomówień, jeszcze przed podpisem.

Dostarczamy

  • Nasłuch historii połączeń i wykrywanie nieodebranych co dwie minuty
  • SMS-y z Waszych szablonów: w godzinach pracy i po zamknięciu, z linkiem do Bookings albo bez
  • Kolejkę oddzwonek w Teams z przypomnieniami i odhaczaniem jednym dotknięciem
  • Tygodniowy raport: nieodebrane, oddzwonione, uratowane, godziny szczytu
  • Dwa tygodnie strojenia treści i okien oddzwonień po starcie

Potrzebujemy od Państwa

  • Dostępu do historii połączeń: panel centralki, panel operatora albo eksport
  • Treści SMS-ów i realnych okien oddzwonień, których zespół dotrzyma
  • Decyzji, czy dzwoniący ma dostawać link do samodzielnej rezerwacji

Etapy

Rozpoznanie

Miesiąc historii połączeń: ile nieodebranych, o których godzinach, co się z nimi działo

Reguły

Treści SMS-ów, okna oddzwonień, zasady po godzinach, wygasanie wpisów

Budowa

Nasłuch, SMS-y, kolejka w Teams, połączenie z Bookings, raport

Bieg równoległy

Dwa tygodnie: robot działa, a Wy porównujecie kolejkę z dotychczasową pamięcią

Uruchomienie

Strojenie treści i okien; przegląd raportu po pierwszym miesiącu

Szybki efekt. Największa niewiadoma to dostęp do historii połączeń u Waszego operatora; gdy jest panel albo API, reszta działa na Microsoft 365, które już macie.

Środa, 11:20: pacjent z bolącym barkiem dzwoni trzeci raz, terapeuta ma ręce przy innym pacjencie. O 11:22 pacjent dostaje SMS z linkiem. O 11:26 ma termin na piątek.

Wyciągnijcie z panelu historię połączeń z ostatniego miesiąca i policzcie nieodebrane. Prześlijcie nam tę jedną liczbę; odeślemy rachunek, ile z tych telefonów dało się uratować dwuminutowym SMS-em.

Policz swoje nieodebrane

Ten sam problem ma zwykle sąsiedni proces

Branże, w których wdrażamy to najczęściejMedycyna estetycznaMałe firmy i usługi

Przeglądaj bibliotekę 232 rozwiązań