Start · Rozwiązania · Prawo i compliance · Legalizacje i dozory pilnowane, zanim minie termin
Rozwiązanie · Prawo i complianceOdmierzacz bez ważnej legalizacji nie zaskakuje kontroli, bo najpierw zaskoczyłby system
Legalizacje i dozory pilnowane, zanim minie termin
Robot prowadzi rejestr urządzeń każdej stacji z datami ważności wszystkich reżimów, z wyprzedzeniem otwiera sprawy serwisowe, pilnuje protokołów po wykonaniu i utrzymuje jeden widok: co ważne, co się kończy, co przeterminowane.
Streszczenie dla zarządu
Każda stacja to rejestr urządzeń pod kilkoma reżimami kontrolnymi naraz, z terminami w różnych cyklach i dokumentacją w segregatorach. Jeden przeterminowany dokument potrafi zatrzymać sprzedaż.
Centralny rejestr z datami ważności wszystkich reżimów, sprawy serwisowe otwierane z wyprzedzeniem i protokoły kompletowane automatycznie po wykonaniu.
Kontrola na stacji zaczyna się od wydruku kompletu z systemu, nie od szukania w segregatorze. Eskalacje idą po liniach odpowiedzialności, zanim termin minie.
rejestr urządzeń z terminami; kalendarze inspekcji usługodawców; protokoły w DMS; sprawy i widok zgodności w Microsoft Teams
Problem biznesowy
Czternaście kalendarzy na stację
Stacja paliw to z punktu widzenia zgodności kolekcja urządzeń, z których każde żyje we własnym reżimie: odmierzacze paliw z okresową legalizacją, zbiorniki i instalacje pod dozorem technicznym, separatory substancji ropopochodnych, systemy odzysku oparów, instalacje elektryczne i odgromowe z przeglądami, gaśnice i agregaty. Cykle bywają miesięczne, roczne i wieloletnie, a prowadzą je różni usługodawcy.
W praktyce terminami zarządzają kierownicy stacji w notatnikach i dyrektor techniczny w arkuszu, który jest aktualny w dniu, w którym ktoś go zaktualizował. Dokumentacja, protokoły, decyzje, świadectwa, leży w segregatorach na obiektach, w wersjach, których nikt centralnie nie widzi.
Konsekwencje są dwojakie. Przeoczony termin to w najlepszym razie wyłączony dystrybutor i utarg tracony do czasu legalizacji, w gorszym mandat i zalecenia pokontrolne, w najgorszym zdarzenie środowiskowe na urządzeniu, które formalnie nie miało ważnego przeglądu. A nawet gdy terminy są dopilnowane, kontrola potrafi zamienić się w poszukiwanie papieru, który na pewno gdzieś jest.
To proces, w którym nie ma nic trudnego intelektualnie i wszystko jest trudne organizacyjnie: setki dat, dziesiątki usługodawców, dokumenty w rozproszeniu. Czyli dokładnie profil pracy, w której automat jest niezawodny, a człowiek z natury zawodny.
Jak to wygląda dzisiaj
Poniżej to, jak wygląda praca, zanim cokolwiek zostanie zautomatyzowane.
- CzłowiekKierownik stacji prowadzi własny notes terminów; centrala ma arkusz aktualizowany przy okazji
- Ryzyko błęduCykle różnych reżimów mijają niezależnie; żaden pojedynczy człowiek nie widzi wszystkich
- CzłowiekZamówienie legalizacji czy inspekcji wychodzi, gdy ktoś sobie przypomni albo gdy przyjdzie pismo
- OczekiwaniePo wykonaniu usługi protokół jedzie do segregatora na stacji; centrala widzi fakturę, nie dokument
- Ryzyko błęduKontrola prosi o dokument, którego nikt nie może znaleźć, choć usługa była wykonana
- Ryzyko błęduPrzeterminowanie wychodzi na jaw przy kontroli albo awarii, czyli w najdroższym możliwym momencie
Dlaczego obecny proces kosztuje więcej, niż widać
Rachunek, którego nie widać w budżecie.
- Wyłączony dystrybutor czeka na legalizację dniami: utarg z tego węża po prostu znika, a klienci tankują obok, u konkurencji.
- Usługi zamawiane na ostatnią chwilę są droższe i gorzej terminowane; usługodawca wie, że nie mają Państwo wyboru.
- Godziny dyrektora technicznego i kierowników na pilnowaniu dat i szukaniu papierów, w rytmie, który i tak nie daje pewności.
- Każda kontrola to loteria dokumentacyjna, choć prace były wykonane i zapłacone; płacą Państwo drugi raz, stresem i zaleceniami.
Koszt zaniechania
Dwa pierwsze wiersze są policzalne i zwykle wystarczają, żeby projekt się obronił. Trzeci jest z innej kategorii: przy zdarzeniu środowiskowym albo wypadku brak ważnego przeglądu zmienia pozycję firmy wobec ubezpieczyciela i organów w sposób, którego nie wycenia się na stronie.
Jest też koszt odwrotny, rzadko liczony: usługi wykonywane za wcześnie, bo „lepiej dmuchać na zimne”. Rejestr z prawdziwymi datami pozwala planować na styk z bezpiecznym marginesem, zamiast płacić za nadgorliwość.
Przykładowa organizacja o realnych proporcjach – liczby służą do policzenia sprawy na Państwa danych, nie są wynikiem klienta.
Sieć czterdziestu stacji własnych: po kilkanaście urządzeń pod reżimami na stację, kilkunastu usługodawców od legalizacji, dozoru i przeglądów, dokumentacja w segregatorach, Microsoft 365 w centrali.
214 terminów ważności rocznie, około 600 dokumentów (protokoły, świadectwa, decyzje) do skompletowania i przechowania.
Arkusz centralny plus notesy kierowników; zamówienia usług reaktywne; dokumenty na stacjach; przed każdą zapowiedzianą kontrolą dwudniowa mobilizacja.
Dwa wyłączone stanowiska w zeszłym roku po przeoczonych terminach; trzy kontrole z zaleceniami dokumentacyjnymi mimo wykonanych prac.
Robot prowadzi centralny rejestr urządzeń z datami wszystkich reżimów, otwiera sprawy serwisowe z wyprzedzeniem właściwym dla reżimu, zamawia usługę u przypisanego usługodawcy po akceptacji, pilnuje protokołu po wykonaniu (czyta go i aktualizuje datę następnego terminu) i utrzymuje widok zgodności per stacja.
W modelowanym przypadku pojęcie „przeterminowane” znika z języka operacyjnego, a kontrola zaczyna się od wydruku kompletu. To liczby z modelu, nie z niczyich rejestrów.
Proponowane rozwiązanie
Fundamentem jest rejestr, nie robot: spisujemy urządzenia każdej stacji, ich reżimy, cykle, usługodawców i wymagane dokumenty. To jednorazowa inwentaryzacja, którą prowadzimy razem z Państwa działem technicznym, i od której dnia pierwszego rejestr jest wersjonowany.
Od tego momentu robot pilnuje dat: z wyprzedzeniem właściwym dla reżimu otwiera sprawę serwisową, przygotowuje zamówienie do przypisanego usługodawcy i wysyła je po akceptacji człowieka. Po wykonaniu usługi pilnuje dokumentu: protokół przychodzi mailem albo jest skanowany na stacji, robot go odczytuje, podpina pod urządzenie w DMS i aktualizuje datę następnego terminu. Brak protokołu w rozsądnym czasie to eskalacja do usługodawcy, nie odkrycie przy kontroli.
Widok zgodności pokazuje każdą stację jedną kartą: urządzenia, ważności, sprawy w toku, dokumenty. Zapowiedziana kontrola oznacza wydruk kompletu; niezapowiedziana, dokładnie to samo. Eskalacje idą po liniach: kierownik, region, dyrektor techniczny, z czasem reakcji zapisanym w sprawie.
UiPath Orchestrator: harmonogramy per reżim, kolejki spraw, ponowienia i ślad audytowy; UiPath Document Understanding do odczytu protokołów; konektory UiPath Integration Service do Microsoft Teams i Outlook 365; sprawy UiPath Action Center
Inwentaryzację i wersjonowany rejestr urządzeń, logikę wyprzedzeń per reżim, sprawy serwisowe z zamówieniami, odczyt protokołów z aktualizacją terminów, DMS urządzeń i widok zgodności per stacja
Skrzynka usługodawców i skany ze stacji; SharePoint/DMS na dokumentację; opcjonalnie ERP dla zamówień i faktur usług; kalendarze inspekcji dozorowych
Jak działa proces po automatyzacji
- SystemRejestr zna daty wszystkich reżimów; zbliżający się termin otwiera sprawę z właściwym wyprzedzeniem
- AutomatyzacjaRobot przygotowuje zamówienie usługi do przypisanego usługodawcy z danymi urządzenia
- CzłowiekCzłowiek akceptuje zamówienie; nietypowe przypadki (wymiana zamiast legalizacji) decyduje dział techniczny
- AutomatyzacjaPo wykonaniu robot odbiera protokół, odczytuje go, podpina pod urządzenie i aktualizuje następny termin
- SystemBrak protokołu w terminie eskaluje do usługodawcy; brak reakcji idzie w górę linii
- CzłowiekWidok zgodności per stacja służy kontrolom, audytom i planowaniu budżetu serwisowego
Model współpracy człowieka z automatyzacją
Automatyzacja obsługuje
- Pilnowanie wszystkich dat i otwieranie spraw z wyprzedzeniem właściwym dla reżimu
- Przygotowanie zamówień, odbiór i odczyt protokołów oraz aktualizację terminów
- Eskalacje, kompletność dokumentacji i widok zgodności per stacja
Człowiek decyduje
- Rejestr urządzeń i reżimów oraz każdą jego zmianę (nowe urządzenie, wymiana, likwidacja)
- Akceptację zamówień i decyzje nietypowe: wymiana, modernizacja, zmiana usługodawcy
- Relacje z usługodawcami i organami oraz wnioski z zaleceń pokontrolnych
Przed i po
Systemy i integracje
Stos jest krótki celowo: jeden silnik, jedna warstwa wykonawcza, jedno miejsce decyzji człowieka.
Wejścia
- rejestr urządzeń z reżimami i cyklami
- korespondencja i protokoły od usługodawców
- skany dokumentów ze stacji
- kalendarze inspekcji dozorowych
Warstwa automatyzacji
- UiPath Orchestrator
- UiPath Robots
- UiPath Integration Service
- UiPath Action Center
Systemy docelowe
- sprawy serwisowe i zamówienia po akceptacji
- DMS urządzeń z kompletem dokumentów
- widok zgodności per stacja w Microsoft Teams
Punkty styku z człowiekiem: sprawy UiPath Action Center w Microsoft Teams; widok zgodności jako zakładka Teams; kwartalny przegląd rejestru z działem technicznym
Wykorzystane technologie
harmonogramy per reżim, kolejki spraw, ponowienia, audyt
Aodczyt protokołów i świadectw z PDF-ów i skanów: daty, numery urządzeń, wyniki
Azamówienia do usługodawców, odbiór protokołów z maila, eskalacje
Aakceptacje zamówień i decyzje nietypowe tam, gdzie pracuje dział techniczny
Adokumentacja per urządzenie z metadanymi i wersjami, w Państwa dzierżawie Microsoft 365
AJak to wdrażamy
Od opisu do działającego procesu
To rozwiązanie wdrażamy w ramach usługi automatyzacji procesów: najpierw mierzymy proces na danych firmy, potem budujemy, testujemy i utrzymujemy roboty.
Realizacje
Opisane wdrożenia u klientów są w dziale Case studies.
Ilustracyjny model ekonomiczny
Liczby, które mogą Państwo sprawdzić na własnych danych.
Wiersz o wyłączonych stanowiskach zakłada, że przeoczenia zdarzają się i że przestają: oba założenia należy zweryfikować własną historią. Wartość nieujęta w modelu to pozycja wobec ubezpieczyciela i organów w dniu zdarzenia, kiedy komplet ważnych przeglądów jest wart więcej niż cały ten rachunek.
Policzmy to na Państwa danych
Szacunek ilustracyjny na podstawie Państwa danych. To model uwolnionej przepustowości, nie obietnica oszczędności.
Korzyści biznesowe
- Pojęcie „przeterminowane” znika z języka operacyjnego, bo sprawy otwierają się przed terminem
- Usługi zamawiane z wyprzedzeniem są tańsze i lepiej terminowane
- Protokoły są tam, gdzie ich szuka kontrola: podpięte pod urządzenie, z datą następnego terminu
- Wyłączone stanowiska po przeoczeniach przestają zjadać utarg
- Budżet serwisowy planuje się z rejestru, nie z niespodzianek
Perspektywa zarządu
- Zgodność infrastruktury przestaje zależeć od notesów i pamięci czterdziestu kierowników
- Każde urządzenie ma historię: usługi, dokumenty, decyzje, eskalacje
- Pozycja firmy w dniu kontroli albo zdarzenia jest budowana codziennie, automatycznie
Wpływ na KPI zarządu
urządzenia z ważnymi terminami (odsetek) · sprawy otwarte z właściwym wyprzedzeniem · protokoły skompletowane w terminie · stanowiska wyłączone po przeoczeniach · czas przygotowania stacji do kontroli
Bezpieczeństwo i nadzór
Automat ma dokładnie te uprawnienia, których potrzebuje. Ani jednego więcej.
- Robot nie zmienia niczego w urządzeniach ani systemach stacji; prowadzi rejestr, sprawy i dokumentację
- Każda zmiana terminu ma źródło: protokół, z którego została odczytana, z wersją i datą
- Rejestr urządzeń jest wersjonowany; zmiany strukturalne wymagają działu technicznego
- Dane osobowe ograniczają się do podpisów na protokołach; sprawy operują urządzeniami i stacjami
- Dokumentacja i sprawy pozostają w Państwa dzierżawie Microsoft 365, a roboty pracują w regionie unijnym UiPath Automation Cloud
Dlaczego teraz
Reżimy kontrolne przybywają, a nie ubywają; każdy nowy obowiązek to kolejny kalendarz doklejany do arkusza, który już dziś nie domyka.
Marża stacji nie wybacza wyłączonych stanowisk: pojedyncze przeoczenie potrafi skonsumować roczny koszt całego systemu pilnowania.
Dokumenty i tak już powstają: protokoły, świadectwa, decyzje. Brakuje wyłącznie procesu, który je czyta, podpina i wyciąga z nich następny termin.
Role zarządcze, których to dotyczy
Zamiast pilnować dat, zarządza wyjątkami i budżetem; rejestr pilnuje się sam
Widok zgodności per stacja istnieje w każdej chwili, nie po dwudniowej mobilizacji
Wyłączone stanowiska po przeoczeniach znikają z raportów, a kontrole przestają być loterią
Częste pytania i zastrzeżenia
Niektórzy tak, we własnym zakresie i we własnym interesie. Tylko że odpowiedzialność jest po Państwa stronie, reżimów jest kilka, usługodawców kilkunastu, a żaden nie pilnuje całości. Rejestr nie zastępuje usługodawców; zdejmuje z Państwa założenie, że każdy z nich zadziała.
To największa pozycja wdrożenia i mówimy to wprost. Robimy ją raz, metodycznie, stacja po stacji, częściowo z dokumentów, które już są (faktury usług, stare protokoły). Alternatywą jest nie zrobić jej nigdy i pilnować terminów urządzeń, których lista nie istnieje.
Jeśli CMMS ma kompletne dane i daty reżimów, zostaje źródłem: robot czyta z niego, dokłada pilnowanie dokumentów, eskalacje i widok zgodności. Zwykle jednak CMMS wie o przeglądach technicznych, a nie o legalizacjach i dozorze; wtedy uzupełniamy go, nie dublujemy.
Kiedy to nie jest właściwe rozwiązanie
- Kilka stacji i jeden zaufany usługodawca od wszystkiego: kalendarz współdzielony wystarczy
- Obsługa techniczna w pełni outsourcowana z karami umownymi za przeoczenia: wtedy pilnują Państwo umowy, nie terminów
- Brak gotowości do inwentaryzacji: bez rzetelnego rejestru na starcie automat pilnowałby fikcji
Pytanie na najbliższe posiedzenie
Ile urządzeń w naszej sieci ma dziś nieważny termin któregokolwiek reżimu i jak długo zajęłoby nam ustalenie tej liczby?
Podejście wdrożeniowe
Zakres bez niedomówień, jeszcze przed podpisem.
Dostarczamy
- Inwentaryzację urządzeń i wersjonowany rejestr z datami wszystkich reżimów
- Sprawy serwisowe z wyprzedzeniami per reżim i zamówieniami po akceptacji
- Odczyt protokołów z aktualizacją terminów i DMS urządzeń
- Widok zgodności per stacja i eskalacje po liniach odpowiedzialności
- Opiekę powdrożeniową i kwartalny przegląd rejestru przez pierwszy rok
Potrzebujemy od Państwa
- Dostępu do obecnych arkuszy, faktur usług i segregatorów na czas inwentaryzacji
- Wskazanej osoby w dziale technicznym jako właściciela rejestru
- Listy usługodawców z zakresami i skrzynki do korespondencji serwisowej
Etapy
Rozpoznanie
Inwentaryzacja pilotażowa trzech stacji: urządzenia, reżimy, stan dokumentów, realne cykle
Reguły
Wyprzedzenia per reżim, linie eskalacji i szablony zamówień zatwierdzone przez dział techniczny
Budowa
Rejestr, sprawy, odczyt protokołów, DMS i widok zgodności
Bieg równoległy
Inwentaryzacja reszty sieci przy działającym systemie na pilotażu
Uruchomienie
Cała sieć w rejestrze, arkusze i notesy przechodzą do historii
Szybki efekt na pilotażu, pełna wartość po inwentaryzacji sieci. Nakład zależy głównie od stanu obecnej dokumentacji; sama warstwa automatyzacji jest prosta.
Kontrola pyta o świadectwo legalizacji odmierzacza numer 6. Jest w segregatorze. Którymś. Na którejś stacji.
Prosimy o obecny arkusz terminów i dokumenty jednej stacji. Odsyłamy rejestr tej stacji w naszej strukturze, listę terminów wymagających działania w kwartał oraz to, czego w dokumentach brakuje, zanim zapyta o to ktoś inny.
Prześlij rejestr jednej stacji do przegląduTen sam problem ma zwykle sąsiedni proces
Dokumenty kierowców i pojazdów wygasają w czternastu kalendarzach. Ta strona robi to samo dla ludzi i aut.
Zobacz rozwiązanie Operacje i produkcjaZbiorniki uzgodnione co noc, ubytki widoczne ranoSondy pokazują jedno, kasy drugie. Bilans dobowy mówi dlaczego.
Zobacz rozwiązanie Prawo i complianceSprawozdania paliwowe do URE gotowe przed terminemDwudziesty dzień miesiąca przestaje być dniem paniki działu koncesji.
Zobacz rozwiązanie