Start · Rozwiązania · Operacje i produkcja · Usterki i przeglądy atrakcji pod kontrolą

Rozwiązanie · Operacje i produkcja

Usterka zgłoszona w minutę spod atrakcji, a przegląd zaplanowany, zanim tor stanie w sobotę

Usterki i przeglądy atrakcji pod kontrolą

Kod QR przy każdej atrakcji pozwala obsłudze zgłosić usterkę w minutę, z telefonu, ze zdjęciem. Robot prowadzi książkę serwisową każdego urządzenia, pilnuje terminów przeglądów, blokuje zepsutą atrakcję w rezerwacjach i przypomina serwisantowi, zanim drobiazg stanie się sobotnią awarią. Naprawy i decyzje o wyłączeniu zostają przy ludziach.

Szybki efektMicrosoft TeamsCzłowiek w pętli decyzyjnejAutomatyzacja deterministyczna
środato najczęstszy dzień zgłoszenia usterki, która zepsuła sobotę: w tym modelowym obiekcie tor zacinał od środy, wiedziała o tym cała zmiana, a serwisant usłyszał o wszystkim w sobotę o 17:20.

Streszczenie dla zarządu

Wyzwanie

Obiekt rekreacyjny żyje ze sprawnych atrakcji: torów, maszyn, gokartów, stanowisk; a ich usterki żyją na tablicy kredowej, w esemesach i w przekonaniu, że ktoś już dzwonił do serwisu.

Co się zmienia

Kod QR przy atrakcji zamienia zgłoszenie w minutę pracy: opis, zdjęcie, gotowe; robot zakłada sprawę, prowadzi książkę serwisową urządzenia i pilnuje, żeby żadne zgłoszenie nie umarło w drodze.

Wartość biznesowa

Przeglądy planowane są z kalendarza, nie z awarii; zepsuta atrakcja znika z rezerwacji, zanim klient kupi ją online, a właściciel widzi, które urządzenie psuje się najczęściej i ile naprawdę kosztuje.

Systemy w tle

zgłoszenia kodem QR z telefonu; książki serwisowe urządzeń w SharePoint; sprawy i przypomnienia w Microsoft Teams; blokady atrakcji w systemie rezerwacji

Problem biznesowy

Wszyscy wiedzieli, że tor zacina. Nikt nie był tym, kto miał zadzwonić

W każdym obiekcie rekreacyjnym istnieje folklor usterek: tor trzeci podnosi kręgle za wolno, gokart siódmy gaśnie na zakręcie, trampolina przy ścianie ma pękniętą sprężynę. Ta wiedza jest powszechna i niczyja zarazem: wisi na tablicy kredowej, krąży w esemesach zmiany i w zdaniu „trzeba to zgłosić", wypowiadanym od środy do soboty.

Zgłoszenie usterki jest dziś czynnością towarzyską: trzeba znaleźć menedżera, opisać problem, mieć nadzieję, że zapisze, a on ma nadzieję, że zadzwoni. Po drodze zgłoszenie umiera średnio dwa razy: raz między zmianą a menedżerem, drugi raz między menedżerem a serwisem. Urządzenie tymczasem pracuje, psuje się bardziej i wybiera na finał najbardziej dochodowy wieczór tygodnia.

Przeglądy okresowe mają terminy, ale terminy mają to do siebie, że mijają: rejestr przeglądów to segregator, a segregator nie przypomina. Bywa, że o terminie przypomina dopiero serwisant przy okazji naprawy albo, gorzej, ktoś z zewnątrz przy okazji kontroli. Do tego dochodzą rezerwacje: klient kupuje online tor, który od rana stoi, i awantura przy ladzie jest gotowa.

Właściciel na końcu roku wie, ile wydał na serwis łącznie, ale nie wie, na co: które urządzenie jest studnią bez dna, a które psuje się raz na trzy lata. Bez książki serwisowej per urządzenie decyzje o wymianie sprzętu podejmuje się na wyczucie, a wyczucie bywa drogie.

Jak to wygląda dzisiaj

Poniżej to, jak wygląda praca, zanim cokolwiek zostanie zautomatyzowane.

  1. CzłowiekZmiana zauważa usterkę i wpisuje ją kredą na tablicy
  2. OczekiwanieZgłoszenie czeka, aż ktoś złapie menedżera między klientami
  3. Ryzyko błęduMenedżer zapisuje na karteczce i ma zadzwonić do serwisu
  4. OczekiwanieUrządzenie pracuje dalej i psuje się bardziej do soboty
  5. Ryzyko błęduKlient kupuje online rezerwację atrakcji, która od rana stoi
  6. OczekiwanieO terminie przeglądu przypomina serwisant albo kontrola
CzłowiekRyzyko błęduOczekiwanie

Dlaczego obecny proces kosztuje więcej, niż widać

Rachunek, którego nie widać w budżecie.

  • Ile dni mija od zauważenia usterki do jej zgłoszenia do serwisu?
  • Które urządzenie psuło się w tym roku najczęściej i ile łącznie kosztowało? Kto to wie?
  • Ile razy klient zarezerwował online atrakcję, która była wyłączona?
  • Które przeglądy okresowe zbliżają się w ciągu 60 dni i skąd o tym wiedzą Państwo?

Koszt zaniechania

Sobotni przestój najbardziej dochodowej atrakcji (model: 6 wieczorów w roku)≈ 5 400 € utraconego utargu
Usterki zgłaszane po dniach: drobiazg dojrzewa do poważnej naprawydroższe naprawy i dłuższe przestoje
Rezerwacje sprzedane na wyłączone atrakcjezwroty i awantury przy ladzie

Model zakłada obiekt z kilkunastoma atrakcjami i sześć wieczorów przestoju rocznie po kilkaset euro utargu; Państwa liczby zna grafik rezerwacji i historia napraw, o ile ktoś ją prowadzi.

Najdroższy wiersz jest hipotetyczny do dnia, w którym przestaje być: usterka bezpieczeństwa zgłoszona kredą na tablicy to zdanie, którego żaden właściciel nie chce przeczytać w protokole.

Scenariusz ilustracyjny

Przykładowa organizacja o realnych proporcjach – liczby służą do policzenia sprawy na Państwa danych, nie są wynikiem klienta.

Organizacja

Kręgielnia z barem i salą gier: 8 torów, 12 automatów, kuchnia, około 70 zgłoszeń i przeglądów rocznie, serwis torów zewnętrzny, Microsoft 365. Usterki na tablicy kredowej.

Wolumen

Środa, 19:40: pracownik zmiany widzi, że tor trzeci podnosi kręgle za wolno. Skanuje kod QR przy torze, wybiera „podnośnik", dopisuje zdanie, dołącza film z telefonu. Minuta.

Obecny proces

Robot zakłada sprawę, wpisuje ją do książki serwisowej toru trzeciego i widzi, że to trzecie zgłoszenie podnośnika w kwartał; podnosi priorytet i proponuje wezwanie serwisu zamiast obserwacji.

Wąskie gardło

Menedżer zatwierdza jednym dotknięciem; zgłoszenie do firmy serwisowej wychodzi mailem z historią usterek toru i filmem. Serwis potwierdza piątek rano, przed weekendem.

Rozwiązanie

Na czas naprawy robot blokuje tor trzeci w systemie rezerwacji, więc nikt nie kupi go online; w piątek po naprawie serwisant odhacza sprawę, blokada znika, książka serwisowa rośnie o wpis z fakturą.

Potencjalny efekt

W poniedziałkowym raporcie właściciel widzi: tor trzeci to 40% kosztów serwisu torów w tym roku; rozmowa o wymianie podnośnika ma wreszcie liczby. To scenariusz modelowy, nie zapis konkretnego obiektu.

Proponowane rozwiązanie

Każda atrakcja i każde istotne urządzenie dostaje kartę w SharePoint i kod QR naklejony w widocznym miejscu. Zgłoszenie usterki to skan, wybór kategorii, zdanie opisu i opcjonalnie zdjęcie albo film; zgłaszać może każdy z obsady, z własnego telefonu, w minutę. Robot zakłada sprawę z właścicielem i priorytetem według Państwa reguł: co jest obserwacją, co wezwaniem serwisu, co natychmiastowym wyłączeniem do decyzji menedżera.

Książka serwisowa każdego urządzenia pisze się sama: zgłoszenia, naprawy, przeglądy, koszty z faktur, wszystko chronologicznie i policzalnie. Terminy przeglądów okresowych siedzą w kalendarzu urządzenia, a robot przypomina z wyprzedzeniem, które ustalą Państwo, i proponuje terminy w dni o niskim obłożeniu. Rejestr przeglądów na żądanie drukuje się w minutę, co doceni każda kontrola i każdy ubezpieczyciel.

Najbardziej praktyczny element spina usterki z pieniędzmi: atrakcja wyłączona przez menedżera znika z systemu rezerwacji przez konektor, eksport albo API, więc klient nie kupi online toru, który stoi. Po odhaczeniu naprawy blokada znika sama. Decyzje o wyłączeniu, wezwaniu serwisu i wymianie sprzętu zawsze podejmują ludzie; robot dba, żeby podejmowali je na liczbach i na czas.

Wykorzystane funkcje natywne

UiPath Orchestrator: kolejka zgłoszeń, priorytety, przypomnienia o przeglądach i ślad audytowy każdej sprawy; konektory UiPath Integration Service do SharePoint, Teams i Outlook 365

Co budujemy

Kody QR przy atrakcjach, zgłoszenia z telefonu ze zdjęciem, książki serwisowe urządzeń, kalendarz przeglądów z przypomnieniami, blokady w rezerwacjach i raport kosztów per urządzenie

Integracje dedykowane

Państwa system rezerwacji przez konektor, eksport lub API do blokowania atrakcji; firmy serwisowe mailem z historią urządzenia; faktury serwisowe dopinane do spraw

Jak działa proces po automatyzacji

  1. AutomatyzacjaSkan kodu QR przy atrakcji: kategoria, opis, zdjęcie, minuta
  2. AutomatyzacjaRobot zakłada sprawę, dopisuje do książki serwisowej i nadaje priorytet
  3. CzłowiekMenedżer decyduje: obserwacja, serwis albo wyłączenie atrakcji
  4. SystemWyłączona atrakcja znika z rezerwacji, zanim klient kupi ją online
  5. AutomatyzacjaZgłoszenie do serwisu wychodzi z historią urządzenia i materiałem
  6. SystemPrzeglądy okresowe przypominają się z wyprzedzeniem, w spokojne dni
AutomatyzacjaCzłowiekSystem

Model współpracy człowieka z automatyzacją

Automatyzacja obsługuje

  • Przyjęcie zgłoszenia, sprawa z priorytetem i wpis do książki serwisowej
  • Przypomnienia o przeglądach, blokady w rezerwacjach i korespondencja z serwisem
  • Raport kosztów i awaryjności per urządzenie dla właściciela

Człowiek decyduje

  • Decyzje o wyłączeniu atrakcji, wezwaniu serwisu i wymianie sprzętu
  • Same naprawy i przeglądy: robot ich nie wykonuje, tylko pilnuje
  • Reguły priorytetów i progi bezpieczeństwa: ustala je obiekt

Przed i po

PrzedPo
Zgłoszenie usterkikreda, karteczka, pamięćskan QR i minuta z telefonu
Droga do serwisudwa umierające ogniwasprawa z historią, mailem, terminem
Zepsuta atrakcja w rezerwacjachsprzedawana dalej onlinezablokowana do odhaczenia naprawy
Koszty serwisujedna suma na koniec rokuper urządzenie, z wnioskami o wymianie

Systemy i integracje

Stos jest krótki celowo: jeden silnik, jedna warstwa wykonawcza, jedno miejsce decyzji człowieka.

Wejścia

  • zgłoszenia kodem QR z telefonów obsady
  • kalendarz przeglądów okresowych urządzeń
  • decyzje menedżera o wyłączeniach i priorytetach
  • faktury serwisowe dopinane do spraw

Warstwa automatyzacji

  • UiPath Orchestrator
  • UiPath Robots
  • UiPath Integration Service
  • UiPath Action Center

Systemy docelowe

  • książki serwisowe urządzeń w SharePoint
  • blokady atrakcji w systemie rezerwacji
  • sprawy, przypomnienia i raport kosztów w Teams

Punkty styku z człowiekiem: decyzja menedżera przy każdej sprawie; odhaczenie naprawy; przegląd raportu awaryjności raz w miesiącu

kody QR + kalendarz przeglądów + decyzje menedżeraUiPath OrchestratorUiPath Robotsrobot UiPath: sprawy, książki serwisowe, przypomnienia, blokadySharePoint (książki) + Teams (sprawy) + system rezerwacji (blokady)

Wykorzystane technologie

UiPath Robots + Orchestrator

kolejka zgłoszeń, priorytety, przypomnienia, ślad każdej sprawy

A
UiPath Integration Service (konektory SharePoint, Teams, Outlook)

sprawy, książki serwisowe i maile do firm serwisowych

A
Formularz zgłoszenia pod kodem QR

kategoria, opis, zdjęcie z telefonu każdego z obsady

A
Państwa system rezerwacji

blokowanie wyłączonych atrakcji przez konektor, eksport lub API

B
Faktury serwisowe

koszty dopinane do spraw przez skrzynkę albo eksport z księgowości

B
Apotwierdzona funkcja produktu (dokumentacja producenta)Bzweryfikowane źródło zewnętrzne

Jak to wdrażamy

Od opisu do działającego procesu

To rozwiązanie wdrażamy w ramach usługi automatyzacji procesów: najpierw mierzymy proces na danych firmy, potem budujemy, testujemy i utrzymujemy roboty.

Realizacje

Opisane wdrożenia u klientów są w dziale Case studies.

Ilustracyjny model ekonomiczny

Liczby, które mogą Państwo sprawdzić na własnych danych.

Model ilustracyjny
Sobotnie przestoje: z sześciu wieczorów do sporadycznych (model)≈ 4 500 € / rok uratowanego utargu
Usterki zgłaszane w dniu zauważenianaprawy tańsze, bo drobiazg nie dojrzewa do awarii
Koszty per urządzenie zamiast jednej sumydecyzje o wymianie sprzętu na liczbach
Roczna wartość uratowanego utargu i tańszych napraw (ilustracyjnie)≈ 6 000 €

Model zakłada kilkanaście atrakcji i sześć uratowanych wieczorów rocznie; prawdziwą stawkę zna Państwa grafik rezerwacji. Ryzyka bezpieczeństwa nie wyceniamy; ono jest powodem, nie pozycją w tabeli. Własne liczby podstawią Państwo w kalkulatorze obok.

Policzmy to na Państwa danych

godzin do odzyskania miesięcznie
rocznej przepustowości do odzyskania

Szacunek ilustracyjny na podstawie Państwa danych. To model uwolnionej przepustowości, nie obietnica oszczędności.

Korzyści biznesowe

  • Usterka zgłoszona w minutę spod atrakcji, ze zdjęciem, przez każdego z obsady
  • Żadne zgłoszenie nie umiera między zmianą, menedżerem a serwisem
  • Klient nie kupi online atrakcji, która stoi; blokada znika po naprawie
  • Przeglądy okresowe przypominają się same, w dni o niskim obłożeniu
  • Właściciel widzi koszty i awaryjność per urządzenie, nie jedną sumę na koniec roku

Perspektywa zarządu

  • Najbardziej dochodowe wieczory przestają zależeć od tego, czy ktoś w środę zadzwonił do serwisu
  • Rejestr przeglądów gotowy na kontrolę i rozmowę z ubezpieczycielem w każdej chwili
  • Decyzje o wymianie sprzętu zapadają na historii urządzenia, nie na wyczuciu

Wpływ na KPI zarządu

czas od zauważenia do zgłoszenia usterki · przestoje w godzinach szczytu · przeglądy wykonane w terminie · rezerwacje sprzedane na wyłączone atrakcje · koszt serwisu per urządzenie

Bezpieczeństwo i nadzór

Automat ma dokładnie te uprawnienia, których potrzebuje. Ani jednego więcej.

  • Zgłoszenia dotyczą urządzeń, nie osób; robot nie ocenia pracy obsady
  • Każda sprawa ma ślad: kto zgłosił, kto zdecydował, kiedy naprawiono i za ile
  • Progi bezpieczeństwa i reguły natychmiastowego wyłączenia ustala obiekt; robot je egzekwuje, nie wymyśla
  • Decyzja o dopuszczeniu atrakcji do użytku zawsze należy do człowieka
  • Dane pozostają w Państwa dzierżawie Microsoft 365; roboty pracują w regionie unijnym UiPath Automation Cloud

Dlaczego teraz

01

Sezon obciąża urządzenia najmocniej i wybacza najmniej; system zgłoszeń uruchomiony przed szczytem zwraca się pierwszą uratowaną sobotą.

02

Kody QR i telefony obsada ma w kieszeni od dawna; brakuje tylko miejsca, w które zgłoszenie ma trafić.

03

Wdrożenie klasy szybka wygrana obejmuje cały park urządzeń w tygodnie, bez zmiany nawyków poza jednym skanem.

Role zarządcze, których to dotyczy

Właściciel obiektu

Widzi, co naprawdę kosztują urządzenia, i przestaje tracić najlepsze wieczory na przestoje

Menedżer i obsada

Zgłaszają w minutę i wiedzą, że sprawa żyje; kreda przechodzi do historii

Firma serwisowa

Dostaje zgłoszenia z historią i materiałem zamiast telefonu „coś zacina"

Częste pytania i zastrzeżenia

Serwis robi nam firma zewnętrzna. Czy ona musi coś instalować?

Nie. Serwisant dostaje maila ze zgłoszeniem, historią urządzenia i zdjęciem, a naprawę odhacza linkiem albo robi to Państwa menedżer. Dla firmy serwisowej nic się nie zmienia poza jakością zgłoszeń.

Czy klienci też mogą zgłaszać usterki tym kodem QR?

Można to włączyć: osobny, prostszy formularz dla gości, zgłoszenia trafiają do tej samej kolejki z niższym priorytetem i weryfikacją obsady. Wielu właścicieli zaczyna od obsady i dokłada gości po miesiącu.

Mamy urządzenia objęte dozorem technicznym. Czy to zastępuje tamte obowiązki?

Nie zastępuje i nie udaje, że zastępuje. Formalne obowiązki wobec dozoru prowadzą Państwo jak dotąd; robot pilnuje terminów, kompletuje historię i sprawia, że do żadnego terminu nie docierają Państwo zaskoczeni.

Kiedy to nie jest właściwe rozwiązanie

  • Obiekt z trzema urządzeniami i serwisem po sąsiedzku: tablica naprawdę wystarcza
  • Oczekiwanie predykcji awarii z czujników: to osobna półka; my porządkujemy zgłoszenia, przeglądy i historię
  • Brak zgody menedżera na jakiekolwiek reguły priorytetów: bez nich kolejka zgłoszeń to nowa tablica kredowa

Pytanie na najbliższe posiedzenie

Która nasza atrakcja jest studnią bez dna i czy potrafimy to dziś udowodnić liczbami, a nie wrażeniem?

Podejście wdrożeniowe

Zakres bez niedomówień, jeszcze przed podpisem.

Dostarczamy

  • Karty urządzeń, kody QR i formularz zgłoszenia z telefonu
  • Sprawy z priorytetami, książki serwisowe i korespondencję z serwisem
  • Kalendarz przeglądów z przypomnieniami i rejestrem do wydruku
  • Blokady wyłączonych atrakcji w Państwa systemie rezerwacji
  • Miesięczny raport kosztów per urządzenie i dwa tygodnie asysty

Potrzebujemy od Państwa

  • Listy atrakcji i urządzeń z terminami przeglądów okresowych
  • Państwa reguł priorytetów i progów natychmiastowego wyłączenia
  • Dostępu do Microsoft 365 i systemu rezerwacji przez eksport albo API

Etapy

Rozpoznanie

Park urządzeń, dzisiejszy obieg usterek, terminy przeglądów; pół dnia na obiekcie

Reguły

Kategorie, priorytety, progi wyłączeń, wyprzedzenia przypomnień

Budowa

Karty, kody QR, sprawy, książki, blokady, raport

Bieg równoległy

Dwa tygodnie: QR obok tablicy, porównujemy czasy reakcji

Uruchomienie

Tablica przechodzi do historii; przegląd raportu po miesiącu

Szybka wygrana. Najwięcej pracy to jednorazowe spisanie urządzeń i terminów przeglądów; codzienność to jeden skan kodu i decyzja menedżera.