Każda wypłata z bramki rozkłada się sama na zamówienia, prowizje i zwroty

Sklep internetowy sprzedaje pojedynczymi zamówieniami, ale pieniądze przychodzą hurtem: bramka wypłaca raz na kilka dni jedną kwotę, po potrąceniu prowizji, z wmieszanymi zwrotami i korektami. Marketplace robi to samo, tylko według własnego kalendarza i własnej logiki raportów. Na wyciągu bankowym ląduje kilka zbiorczych przelewów, które trzeba rozłożyć z powrotem na setki zdarzeń.

To rozkładanie jest ręczną pracą z trzech plików naraz: raport bramki, eksport zamówień, wyciąg. Kwoty nie zgadzają się z definicji, bo prowizja, bo zwrot z zeszłego tygodnia, bo transakcja z 23:59 wpadła do innej wypłaty. Przy kilkuset zamówieniach miesięcznie uzgadnianie zjada dni, a i tak zostaje osad: pozycje „do wyjaśnienia”, których nikt już nigdy nie wyjaśni.

Nieuzgodnione pozycje to nie kosmetyka: wśród nich chowają się zwroty naliczone podwójnie, prowizje pobrane błędnie, zamówienia opłacone a nieoznaczone i pieniądze, które po prostu nie doszły. Sklep, który nie uzgadnia, nie wie, czy bramka rozlicza go uczciwie; wie tylko, że „mniej więcej się zgadza”.

Księgowa dostaje na koniec zagadkę: zbiorcze przelewy bez rozbicia, które musi zaksięgować na coś. W praktyce księguje na konto techniczne, które rośnie z miesiąca na miesiąc, aż przy zamknięciu roku trzeba je rozplątać. Wtedy to już archeologia.

Poniżej to, jak wygląda praca, zanim cokolwiek zostanie zautomatyzowane.